Compliance Management negli aerodromi

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1 Dipartimento federale dell ambiente, dei trasporti, dell energia e delle comunicazioni DATEC Divisione Sicurezza delle infrastrutture Guida AD I-004 I Oggetto: Compliance Management negli aerodromi N. riferimento: Destinatari: Capi d aerodromo, Compliance Manager, Safety Manager Stato: Presente versione: 2.0 del Autore: Divisione Sicurezza delle infrastrutture

2 Indice 1. Introduzione Compliance Management secondo l OACI Compliance Management secondo l AESA /9

3 1. Introduzione In virtù dell'articolo 3 capoverso 1 bis dell'ordinanza sull'infrastruttura aeronautica (OSIA; RS ), le norme (Standards) e le raccomandazioni (Recommendations) dell'organizzazione dell'aviazione civile internazionale (OACI) che figurano in diversi allegati, tra cui il 14 (Annesso 14 OACI), della Convenzione del 7 dicembre 1944 relativa all'aviazione civile internazionale, comprese le relative prescrizioni tecniche, sono direttamente applicabili agli aerodromi svizzeri. L'Ufficio federale dell'aviazione civile (UFAC) verifica l'osservanza di queste direttive in sede di certificazione dell'aerodromo in conformità con il Doc 9774 OACI (Manual on Certification of Aerodromes). Quanto precede si applica anche, per analogia, alle prescrizioni dell'agenzia europea per la sicurezza aerea (AESA) conformemente al Regolamento (UE) n. 139/2014 della Commissione del 12 febbraio 2014 che stabilisce i requisiti tecnici e le procedure amministrative relativi agli aeroporti (Regolamentazione AESA sugli aerodromi), vincolante per la Svizzera a partire dal 1 agosto La presente guida si rivolge ai capi d aerodromo e ai responsabili della conformità (Compliance Manager) degli aerodromi certificati, fornendo istruzioni per l emissione e l aggiornamento periodico delle dichiarazioni di conformità secondo le disposizioni dell Annesso 14 OACI 1 e della regolamentazione AESA sugli aerodromi Compliance Management secondo l OACI 2.1 Basi giuridiche 1. Scaricare le regolamentazioni OACI vigenti per gli aerodromi 2. Richiedere all UFAC le Compliance Checklist in formato elettronico 3. Designare i responsabili dei vari temi Le norme e le raccomandazioni vigenti per gli aerodromi, in particolare l'annesso 14 OACI Volumi I (Aerodromes) e II (Heliports), le relative prescrizioni tecniche e le direttive UFAC sono disponibili sul sito Internet dell'ufac, nel portale Spazio professionale 3. Le Compliance Checklist (liste di controllo relative alla conformità) basate sulla versione vigente dell Annesso 14 OACI sono disponibili presso l UFAC in formato elettronico. 2.2 Valutazione del carattere vincolante, dell applicabilità e della conformità 1. Identificare gli articoli vincolanti e applicabili 2. Verificare la conformità delle direttive vincolanti e applicabili 1 Determinante per gli aerodromi che rientrano nel campo di applicazione del certificato OACI 2 Determinante per gli aerodromi che rientrano nel campo di applicazione del certificato AESA 3 3/9

4 È richiesta una verifica della conformità solo per le direttive che risultano al contempo vincolanti e applicabili. Il carattere vincolante delle norme e delle raccomandazioni OACI è disciplinato dall'articolo 3 capoverso 1bis OSIA e dalla Direttiva UFAC AD I-010 del 22 luglio 2011 «Applicazione degli standard e delle raccomandazioni ICAO (Standards and Recomendations; SARP) nel settore degli aerodromi». Queste norme costituiscono pertanto il punto di riferimento per l applicazione delle raccomandazioni e per la verifica della conformità alle stesse. La conformità agli allegati e alle Appendici degli Annessi OACI deve essere controllata solo laddove la loro osservanza sia richiesta dall'ufac a ragione della situazione locale. Analogamente, anche l'applicabilità di una direttiva dipende dalla situazione locale. 2.3 Trattamento delle non conformità 1. Definire come verranno trattate le non conformità (creazione di uno stato conforme o richiesta della deroga corrispondente presso l UFAC) 2. Emettere la necessaria prova di sicurezza e ottenere l approvazione dell UFAC. 3. Documentare le non conformità approvate dall UFAC nel manuale dell aerodromo con rimando alle relative prove di sicurezza 4. Pubblicare nell AIP/nel VFRM le non conformità rilevanti dal punto di vista operativo Il principale obiettivo in caso di non conformità è la creazione di uno stato conforme alle direttive. Se tale obiettivo non fosse raggiungibile con sforzi proporzionati, si dovrà dimostrare mediante una prova di sicurezza che, nonostante la non conformità, è garantito un livello di sicurezza accettabile. La non conformità con le direttive OACI richiede l approvazione dell UFAC. 2.4 Gestione dei rischi in caso di non conformità 1. Creare un riferimento alle non conformità nel catalogo dei rischi dell aerodromo Si procede all integrazione delle non conformità o alla creazione di un riferimento ad esse nel catalogo dei rischi dell aerodromo sulla base dei rischi derivanti dalle stesse (conformemente alla relativa prova di sicurezza). La procedura per la valutazione dei rischi e per l emissione della prova di sicurezza si basa sul Doc 9859 OACI (Safety Management Manual) e sulla Guida UFAC AD I-005 «Safety Risk Management negli aerodromi». Qualora al grado di non conformità sia già stato assegnato un giudizio (significant, major, minor) nell ambito del progetto SARPS, la valutazione del rischio di non conformità può essere ricavata direttamente da questa classificazione. Se per una non conformità esiste già una prova di sicurezza ancora valida, si può fare riferimento a quest'ultimo. In casi palesi è possibile fare a meno di emettere una prova di sicurezza ed effettuare la valutazione del rischio direttamente nella Compliance Checklist, corredandola di una motivazione. 4/9

5 2.5 Verifica e aggiornamento periodici 1. Fissare l intervallo di verifica 2. Verificare e aggiornare la Compliance Checklist secondo l intervallo di tempo fissato, in caso di progetti di modifica (Change Management) e a seguito della pubblicazione di nuove direttive o delle relative modifiche Una volta emessa, la dichiarazione di conformità va verificata e aggiornata a intervalli di tempo adeguati. L'intervallo tra due verifiche può essere fissato in base al rischio. La Compliance Checklist va aggiornata anche in caso di progetti di modifica nell ambito del Change Management e di aggiornamento della regolamentazione dell aerodromo da parte dell OACI. 3. Compliance Management secondo l AESA 3.1 Basi giuridiche 1. Scaricare le regolamentazioni AESA vigenti per gli aerodromi 2. Richiedere all UFAC le Compliance Checklist in formato elettronico 3. Designare i responsabili dei vari temi La regolamentazione AESA vigente per gli aerodromi è reperibile sia sul sito Internet dell AESA che su quello dell UFAC. Nel regolamentazione per gli aerodromi rientrano il Regolamento (CE) n. 216/2008 (Basic Regulation) e il Regolamento (UE) n. 139/2014 che stabilisce i requisiti tecnici e le procedure amministrative relativi agli aeroporti, allegati compresi. Le normative AESA si distinguono in Implementing Rules (IR), Acceptable Means of Compliance (AMC) e Guidance Material (GM) per i settori organizzazione ed esercizio, nonché Certification Specifications (CS) e Guidance Material (GM) per il settore infrastruttura. Le Compliance Checklist basate sulla regolamentazione AESA vigente per gli aerodromi sono disponibili presso l UFAC in formato elettronico. 3.2 Valutazione del carattere vincolante, dell applicabilità e della conformità 1. Identificare le disposizioni vincolanti e applicabili 2. Verificare la conformità delle direttive vincolanti e applicabili È richiesta una verifica della conformità solo per le direttive che risultano al contempo vincolanti e applicabili. Il carattere vincolante delle direttive AESA è disciplinato dal Regolamento (CE) n. 216/2008 (Basic Regulation) e dal Regolamento (UE) n. 139/2014. In caso di divergenze rispetto al diritto svizzero, prevale il diritto europeo. Il Guidance Material funge da supporto e non è vincolante. L applicabilità di una determinata direttiva dipende dalla situa- 5/9

6 zione locale (organizzazione, esercizio e infrastruttura). Per i settori non regolamentati dall AESA continueranno a essere determinanti le direttive OACI. 3.3 Trattamento delle non conformità Il trattamento delle non conformità con le direttive AESA, e pertanto i criteri da applicare, sono disciplinati nella Basic Regulation e nel Regolamento AESA per gli aerodromi. 1. Definire come verranno ulteriormente trattate le non conformità (creare uno stato conforme o richiedere la relativa Flexibility Option presso l'ufac) 2. Emettere le necessarie dichiarazioni di conformità (cfr. tabella) e ottenere l approvazione dell UFAC o dell AESA via UFAC 3. Integrare la documentazione relativa alle non conformità approvate dall UFAC nel manuale dell aerodromo con rimando alle relative prove di sicurezza 4. Pubblicare nell AIP/nel VFRM le non conformità rilevanti dal punto di vista operativo Il principale obiettivo in caso di non conformità è la creazione di uno stato conforme alle direttive. Se tale obiettivo non fosse raggiungibile con sforzi proporzionati, a seconda del tipo di direttiva sono a disposizione diverse misure di flessibilità (Flexibility Option). L impiego di una determinata misura di flessibilità necessita dell approvazione dell UFAC o dell AESA. I formulari per la richiesta di misure di flessibilità sono disponibili presso l UFAC in formato elettronico. Misure di flessibilità nei settori organizzazione ed esercizio: Direttiva Misura di flessibilità Applicazione Documentazione BR, ER o IR Exemption Derogation Non conformità permanente con Basic Regulation (BR), Essential Requirement (ER) o Implementing Rule (IR) secondo l articolo 14(4) BR Non conformità temporanea con Basic Regulation (BR), Essential Requirement (ER) o Implementing Rule (IR) secondo l articolo 14(6) BR Descrizione e motivazione della non conformità unitamente alla documentazione che dimostri il livello di sicurezza accettabile. Soggetta ad approvazione dell AESA. 6/9

7 AMC Alternative Means of Compliance (AltMOC) Non conformità con gli Acceptable Means of Compliance (AMC) Descrizione e motivazione del procedimento o del metodo alternativo unitamente alla documentazione che dimostri un livello di sicurezza equivalente a quello del relativo AMC. Soggetta ad approvazione dell UFAC, notifica all AESA e pubblicazione da parte dell'aesa. Misure di flessibilità nel settore infrastruttura: Direttiva CS Misura di flessibilità Deviation Acceptance and Action Document (DAAD) Equivalent Level of Safety (ELOS) Special Condition (SC) Applicazione Non conformità con la Certification Specification (CS) che esisteva già prima dell entrata in vigore del Regolamento AESA in Svizzera (1 agosto 2014) e che dovrà essere eliminata entro una determinata data. Può essere emessa solo entro il 31 dicembre Non conformità con la Certification Specification (CS) a fronte del mantenimento di un livello di sicurezza equivalente. Non conformità con la Certification Specification (CS) poiché la direttiva risulta inappropriata (inappropriate) o inadeguata (inadequate) per motivi fisici, topografici o simili. Documentazione Descrizione e motivazione della non conformità unitamente alla documentazione che dimostri che fino all eliminazione della non conformità potrà essere mantenuto un livello di sicurezza accettabile e che indichi il termine di attuazione delle misure correttive. Soggetta ad approvazione dell UFAC. Descrizione e motivazione della non conformità unitamente alla documentazione che dimostri che, nonostante la non conformità, potrà essere mantenuto un livello di sicurezza equivalente. Soggetta ad approvazione dell UFAC. Descrizione e motivazione della non conformità unitamente alla documentazione che dimostri che fino a quel momento è stato possibile mantenere un livello di sicurezza accettabile e che un eliminazione non risulterebbe appropriata o adeguata. Soggetta ad approvazione dell UFAC. 7/9

8 3.4 Definizione dell established Certification Basis (CB) e dell Organisation and Operation Basis (OB) 1. Notifica formale della CB e dell OB da parte dell UFAC Nella CB e nell OB, l UFAC definisce l elenco di tutte le direttive AESA applicabili nell aerodromo e di tutte le misure di flessibilità accordate. La CB e l OB definite dall UFAC fungono da base formale per la certificazione AESA dell aerodromo. 3.5 Declaration of Compliance (dichiarazione di conformità) 1. Inoltro della dichiarazione di conformità firmata dal capo d aerodromo all UFAC (su richiesta dell UFAC) La dichiarazione di conformità firmata dal capo d aerodromo viene inoltrata all UFAC prima del primo audit AESA e successivamente, su richiesta dell Ufficio, nell ambito delle attività di vigilanza dello stesso. Il modulo Declaration of Compliance è disponibile presso l UFAC in formato elettronico. 3.6 Gestione dei rischi derivanti dalle non conformità 1. Creare un riferimento alle non conformità nel catalogo dei rischi dell aerodromo Si procede all integrazione delle non conformità o alla creazione di un riferimento ad esse nel catalogo dei rischi dell aerodromo sulla base dei rischi derivanti dalle stesse (conformemente alla relativa prova di sicurezza). Le procedure per la valutazione dei rischi e per l emissione delle prove di sicurezza si basa sulle direttive AESA e sulla Guida AD I-005 «Safety Risk Management negli aerodromi» dell UFAC. 3.7 Verifica e aggiornamento periodici 1. Fissare l intervallo di verifica 2. Verificare e aggiornare la Compliance Checklist secondo l intervallo di tempo fissato, in caso di progetti di modifica (Change Management) e a seguito della pubblicazione di nuove direttive o di relative modifiche 3. In caso di adeguamenti della CB o dell OB: ottenere l approvazione dell UFAC che provvederà alla successiva notifica formale delle attuali versioni della CB e dell OB Una volta emessa, la dichiarazione di conformità va verificata e aggiornata a intervalli di tempo adeguati. L'intervallo tra due verifiche può essere fissato in base al rischio. La Com- 8/9

9 pliance Checklist va aggiornata anche in caso di progetti di modifica nell ambito del Change Management e di aggiornamento della regolamentazione per gli aerodromi da parte dell AESA. Qualora ne consegua un adeguamento della CB o dell OB (ad es. modifica o abrogazione di una Flexibility Option), si deve ottenere l approvazione dell UFAC cui seguirà la formale notifica da parte dello stesso della nuova versione della CB o dell OB. 9/9