Procedura registro informazioni privilegiate PRG 23 - aggiornamento del 27/07/2015

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1 PRG 23 Procedura per la tenuta e l aggiornamento del registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1 del D.lgs. n. 58/1998 Premessa 1. Ruoli e funzioni 2. Struttura del registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1 del D.lgs. n. 58/ Modalità di tenuta del registro 4. Soggetto Preposto alla tenuta ed all aggiornamento del registro 5. Informativa alle persone iscritte nel registro 6. Modifiche ed integrazioni alla Procedura Procedure Mittel Group 1 di 5

2 Premessa - l art. 115-bis del D.lgs. n. 58 del 24 febbraio 1998 (Testo Unico della Finanza, di seguito TUF ) prevede l istituzione di un registro delle persone che, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte, hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate all art. 114, comma 1 del TUF; - tale registro deve essere istituito dagli emittenti quotati e dai soggetti in rapporto di controllo con essi o dalle persone che agiscono in loro nome e per loro conto; - l art. 152-bis del Regolamento CONSOB n del 14 maggio 1999 e successive modificazioni (Regolamento Emittenti, di seguito RE ) prevede che le società in rapporto di controllo con l emittente e l emittente stesso possano delegare ad altra società del gruppo l istituzione, la gestione e la tenuta del registro, purché le politiche interne relative alla circolazione e al monitoraggio delle informazioni privilegiate consentano alla società delegata un puntuale adempimento degli obblighi connessi; Al fine di disporre di un adeguato strumento che permetta di individuare le persone che, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte, hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate all art. 114, comma 1 del TUF, in ottemperanza a quanto previsto dall art. 115-bis del TUF, il Consiglio di Amministrazione di Mittel S.p.A., nella riunione del 2 maggio 2006, ha istituito per il Gruppo Mittel il Registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1, del D.lgs. n. 58/1998 e approvato la Procedura per la tenuta e l aggiornamento del registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1, del D.lgs. n. 58/ Ruoli e funzioni ULS RLS SP DG - Ufficio Legale e Societario - Responsabile Ufficio Legale e Societario - Soggetto Preposto alla tenuta del registro delle persone che hanno accesso a informazioni privilegiate, identificato per Mittel S.p.A. nel RLS - Direttore Generale Procedure Mittel Group 2 di 5

3 2. Struttura del registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1 del D.lgs. n. 58/1998 Il registro delle persone che hanno accesso alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1 del TUF (di seguito registro ) è suddiviso in: - Registro Permanente - Registro Occasionale Nel Registro Permanente devono essere iscritte le persone che, in ragione dell attività lavorativa o professionale ovvero in ragione delle funzioni svolte, hanno accesso su base regolare alle informazioni privilegiate indicate dall art. 114, comma 1 del TUF (di seguito informazioni privilegiate ). Nel Registro Permanente vengono iscritte le seguenti persone: a) componenti dei Consigli di Amministrazione/Amministratori Unici di tutte le società del Gruppo b) membri effettivi dei Collegi Sindacali di tutte le società del Gruppo c) componenti degli Organismi di Vigilanza di tutte le società del Gruppo d) Direttore Generale di Mittel S.p.A. e Direttori Generali delle altre società del Gruppo e) Chief Financial Officer di Mittel S.p.A. f) Direttore Amministrativo di Mittel S.p.A. g) Investor Relator di Mittel S.p.A. h) segretari delle riunioni dei Consigli di Amministrazione di tutte le società del Gruppo i) componenti dell Ufficio Legale e Societario di Mittel S.p.A. j) componenti dell Ufficio Internal Audit di Mittel S.p.A. k) società di revisione l) consulenti e professionisti che, operando per società appartenenti al Gruppo Mittel, hanno accesso su base regolare ad informazioni privilegiate m) in caso di Persona Giuridica, Ente o Associazione, dovrà essere indicata anche l identità di un soggetto di riferimento che sia in grado di individuare le persone che hanno avuto accesso a informazioni privilegiate L iscrizione nel registro permanente delle persone sopra indicate operanti per società controllate da Mittel S.p.A. è ritenuta necessaria, attesa la struttura del Gruppo Mittel e l incidenza che le Procedure Mittel Group 3 di 5

4 informazioni privilegiate attinenti società controllate possono avere su Mittel S.p.A. e sui suoi strumenti finanziari. Nel Registro Occasionale vengono iscritte le persone non comprese nel registro permanente che, in occasione di specifici progetti e/o operazioni nonché di particolari eventi e/o fatti, hanno accesso ad informazioni privilegiate. 3. Modalità di tenuta del registro Il registro è tenuto con modalità informatiche e consiste in un sistema accessibile via internet protetto da opportuni criteri di sicurezza. L accesso e la gestione del registro sono in capo al RLS. Il registro contiene le seguenti informazioni per ogni persona: - dati identificativi della persona. Relativamente a Persone Giuridiche, Enti o Associazioni viene indicata anche l identità del soggetto di riferimento in grado di individuare le persone che hanno accesso a informazioni privilegiate - data di iscrizione della persona nel registro - motivo di iscrizione della persona nel registro - data di ogni aggiornamento delle informazioni riferite alla persona - data dalla quale la persona non ha più accesso ad informazione privilegiate - motivo per il quale la persona non ha più accesso ad informazioni privilegiate I dati relativi alle persone iscritte nel registro sono trattati in conformità alle disposizioni previste dal D.lgs. n. 196/ Soggetto Preposto alla tenuta ed all aggiornamento del registro Il SP alla tenuta ed all aggiornamento del registro è il RLS della Capogruppo Mittel S.p.A.. Il SP provvede d ufficio, per i soggetti di cui al punto 2, lettere da a) a k), della Procedura: - all iscrizione nel registro permanente - all aggiornamento delle informazioni contenute nel registro permanente - alla cancellazione dal registro permanente dei soggetti che non hanno più accesso ad informazioni privilegiate - ad effettuare le comunicazioni previste dal successivo punto n. 5 della Procedura Il DG e gli organi di amministrazione, direzione e controllo di Mittel S.p.A. e delle società controllate comunicano senza indugio e per iscritto al SP le informazioni necessarie: Procedure Mittel Group 4 di 5

5 - per l aggiornamento del registro permanente per i soggetti di cui al punto 2, lettere l) e m), della Procedura - per l aggiornamento del registro occasionale, con la formale segnalazione dei nominativi di volta in volta interessati ai fini dell iscrizione nel registro Il SP, ricevute le comunicazioni di cui sopra, provvede senza indugio all aggiornamento del registro. È compito di SP sottoporre semestralmente alla sigla di controllo del DG il tabulato dei nominativi iscritti nel registro permanente e occasionale. Il tabulato è archiviato a cura di SP. 5. Informativa alle persone iscritte nel registro Il SP, mediante specifica comunicazione scritta da trasmettere con modalità cartacea o elettronica, informa tempestivamente le persone iscritte nel registro: - della loro iscrizione nel registro, degli aggiornamenti che li riguardano nonché della loro cancellazione dal registro non avendo più accesso ad informazioni privilegiate - degli obblighi che derivano dall avere accesso ad informazioni privilegiate e delle sanzioni stabilite per gli illeciti previsti nel Titolo I-bis della Parte V del TUF o nel caso di diffusione non autorizzata delle informazioni privilegiate - dell obbligo di informare senza indugio il SP qualora le stesse comunichino un informazione privilegiata a soggetti che non sono tenuti, in base alle procedure interne, ad avere accesso a tale Informazione privilegiata Il SP consegna alle persone che ne fanno richiesta copia delle informazioni contenute nel registro che le riguardano. È responsabilità di SP assicurare l archiviazione di tutta la documentazione inerente l attività di gestione del registro. I dati e la documentazione di riferimento sono mantenuti per almeno cinque anni successivamente al venir meno delle circostanze che hanno determinato l iscrizione o l aggiornamento. 6. Modifiche ed integrazioni alla Procedura È compito del Presidente del Consiglio di Amministrazione, del Vice Presidente e del DG di Mittel S.p.A. richiedere (in via tra loro disgiunta) di apportare alla Procedura ogni modifica e/o integrazione che si rendesse necessaria e/o opportuna in relazione a modifiche normative e/o regolamentari o chiarimenti della competente Autorità di Vigilanza, nonché in relazione a modifiche organizzative del Gruppo Mittel. Procedure Mittel Group 5 di 5