AlmaRM. Bologna Process Mobilità e accordi internazionali Sistemi informativi a supporto della mobilità internazionale Bologna, 21 giugno 2011

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1 AlmaRM Bologna Process Mobilità e accordi internazionali Sistemi informativi a supporto della mobilità internazionale Bologna, 21 giugno 2011

2 Cos è AlmaRM AlmaRM è il nuovo sistema per la gestione delle relazioni internazionali dell Università di Bologna RM sta per Relationship Management Nell arco di 3 anni ( ) coprirà tutte le funzionalità che rientrano nell ambito delle relazioni internazionali Adotta un approccio innovativo e si pone un obiettivo di forte integrazione con gli altri sistemi dell Ateneo

3 Obiettivo generale Ridisegnare i processi di gestione nell ambito della Mobilità Internazionale in un ottica di: Semplificazione Dematerializzazione Gestione ordinata dei processi Tracciabilità e completezza dell informazione

4 Caratteristiche Completezza: copertura di tutti i processi copertura di tutti programmi Flessibilità: deve essere in grado di adattarsi agevolmente a modifiche dei programmi o alla nascita di nuovi programmi Integrazione: con il sistema della formazione (PdS, carriere) con il sistema contabile (borse di studio e operazioni contabili collegate)

5 Tracciabilità: Caratteristiche tener traccia di tutte le relazioni, sia quelle gestite a livello di Ateneo sia quelle curate da Facoltà e Dipartimenti Data l università X si deve poter rispondere a domande di questo tipo: Quante e quali relazioni abbiamo? A che punto sono? Che cosa hanno prodotto? Chi ci sta lavorando? Quante persone ne hanno usufruito

6 Completezza: i processi Gestione relazioni e progetti Mobilità in ingresso Mobilità in uscita

7 I processi nel dettaglio Gestione relazioni e progetti Gestione progetti Gestione accordi Rinnovo accordi Mobilità in ingresso Nomine Registrazione Svolgimento Chiusura periodo Offerte e bando Selezione Mobilità in uscita Svolgimento Candidature Accettazione Learning Agreement Chiusura e riconoscimenti

8 Completezza: i programmi Tutte le tipologie di programmi: Erasmus Overseas e altre convenzioni External cooperation windows Erasmus placement e Leonardo, MAE/CRUI Cooperazione allo sviluppo: Atlantis, Alfa, Tempus, Edu/link, UE/xxx) Marco Polo, People, Marie Curie Joint programs (Erasmus Mundus) Borse per tesi all'estero

9 Processi e programmi Erasmus Overseas ECW Altri programmi di Ateneo Altri programmi di settore EP Leonardo Gestione relazioni Mobilità in ingresso Mobilità in uscita

10 I temi della giornata Gestire gli accordi Integrare nella carriere degli studenti i periodi di mobilità Monitorare la quantità e la qualità della mobilità (crediti, periodi, tipi di attività)

11 I temi della giornata -1 Gestire gli accordi Integrare nella carriere degli studenti i periodi di mobilità Monitorare la quantità e la qualità della mobilità (crediti, periodi, tipi di attività)

12 Gli accordi Per poter gestire in modo uniforme gli accordi relativi ai vari programmi è essenziale trovare un modello generale Obiettivo: uscire dalla visione "erasmuscentrica" che caratterizzava i precedenti sistemi

13 Un modello per i programmi Modello generale a tre livelli: macro programma, programma, sottoprogramma in cui incasellare le varie tipologie LLP Programmi di scambio extraeuropei Erasmus Leonardo Erasmus mundus Overseas Accordi di settore Co-operation with industrialised countries Erasmus studio Erasmus Placement Leonardo ECW Overseas Atlantis

14 Un modello per gli accordi Sono stati individuati due livelli di accordo: istituzionale e operativo (es. bilateral) Per gli accordi operativi è stato definito un meccanismo di annualizzazione Ateneo Accordo istituzionale Macro Programma Programma Sotto Programma Accordo operativo Rinnovo annuale Flusso Flusso annuale

15 Disegno generale Il tutto è stato immerso nel preesistente sistema di anagrafiche comuni: Università partner = tipo particolare di entità esterna Accordi di mobilità = tipo particolare di accordi con entità esterne Risultato: visione generale dei rapporti con una determinata università mobilità internazionale ricerca

16 I temi della giornata - 2 Gestire gli accordi Integrare nella carriere degli studenti i periodi di mobilità Monitorare la quantità e la qualità della mobilità (crediti, periodi, tipi di attività)

17 Integrazione con le carriere AlmaRM è strettamente integrato con il sistema della didattica e delle carriere degli studenti I due punti di integrazione più importanti sono legati a due dei sottoprocessi della mobilità in uscita: learning agreement e riconoscimenti Offerte e bando Selezione Mobilità in uscita Svolgimento Candidature Accettazione Learning Agreement Chiusura e riconoscimenti

18 Learning agreement/1 Premessa: tutti i processi legati alla mobilità outgoing sono stati dematerializzati e vengono gestiti online Questo vale anche per il LA: presentazione, validazione e approvazione avvengono interamente via web Dal prossimo anno verrà introdotta anche la firma digitale sull approvazione (quest anno viene stampata e firmata) Il LA viene applicato anche ad altri programmi, non solo ad Erasmus (modello generale!)

19 Learning agreement/2 Il learning agreement viene visto come un contratto a priori E stato applicato un modello di riconoscimento a pacchetto (n a m) Il LA è costituito da un certo numero di «gruppi di corrispondenza» Per ogni gruppo è possibile definire: Un dato numero di attività svolte all estero Un numero (eventualmente diverso) di attività che vengono sostituite

20 Learning agreement/3 Si possono quindi avere più gruppi:

21 Learning agreement/4 Oppure un unico gruppo di corrispondenza:

22 I temi della giornata - 3 Gestire gli accordi Integrare nella carriere degli studenti i periodi di mobilità Monitorare la quantità e la qualità della mobilità (crediti, periodi, tipi di attività)

23 Caratteristiche di AlmaRM -1 Un modello di dati molto accurato e generale progettato da zero sulle esigenze effettive senza compromessi con l esistente Una stretta integrazione con gli altri componenti dei sistemi informativi dell Ateneo Anagrafiche unificate Didattica Carriere degli studenti Una copertura capillare di tutti i processi che caratterizzano l ambito della mobilità internazionale

24 Caratteristiche di AlmaRM - 2 I processi vengono dematerializzati in modo quasi completo Tutti gli attori utilizzano il sistema arricchendolo con le informazioni in loro possesso mentre completano le varie fasi Questa impostazione porta a creare progressivamente una base dati molto accurata e completa: Dati sugli accordi e sugli iter di stipula Dati sugli studenti incoming e su quello che hanno fatto presso di noi Dati sugli studenti outgoing e sul loro percorso

25 Grado di copertura Erasmus Overseas ECW Joint Programs Programmi di Ateneo Programmi di settore EP Leonardo Gestione relazioni Mobilità in ingresso Mobilità in uscita

26 Qualche numero Anagrafiche: 1209 università partner 982 accordi istituzionali 2308 accordi operativi (bilateral e simili) Studenti incoming (tutti i programmi): 2447 studenti per l AA (dato definitivo, tutti i programmi) 1567 studenti per l AA (dato provvisorio, arrivi in corso) Studenti outgoing (Erasmus, Overseas, ECW) 5448 candidature presentate e valutate online 2081 studenti in partenza per AA learning agreement compilati online