Il servizio archivistico L archivio non è un MAGAZZINO è ma un SERVIZIO

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1 Il servizio archivistico nella P.A.

2 Il servizio archivistico L archivio non è un MAGAZZINO ma è un SERVIZIO

3 Il servizio archivistico... previsto dall art.61 t61del ldpr D.P.R. 445/2000 come il fulcro delle attività connesse alla gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

4 Dal DPR 445/2000 Le P.A. sono obbligate a: Realizzare sistemi di protocollo informatico Individuare le Aree Organizzative Omogenee (A.O.O.) Assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione Per realizzare questi obiettivi è necessaria la creazione di una struttura competente altamente qualificata

5 Gli attuali presupposti normativi D.P.R. 445/2000 art.61, Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi: 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell art.50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea. 2. Al Al servizio èpreposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

6 dunque: L istituzione del servizio archivistico è il presupposto per la razionalizzazione delle attività relative alla Gestione dei documenti

7 dunque: Il SERVIZIO ARCHIVISTICO dovrebbe avere una visione della gestione documentale a 360 dal protocollo all archivio storico

8 Che cosa si intende per servizio? Il concetto di servizio ha una duplice connotazione: inteso nel linguaggio organizzativo-gestionalegestionale il servizio è un entità che mette a disposizione knowhow e soluzioni inteso nel linguaggio burocratico-amministrativoamministrativo il servizio è un organismo gerarchicamente posizionato tra il livello della direzione e il nucleo più ristretto dell ufficio

9 Altre caratteristiche ti del servizio i archivistico: 1 é servizio trasversale con funzioni gestionali di supporto all attività i amministrativa ii i 2é servizio altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni ioni servono all Ente per migliorare l efficienza e l efficacia della sua azione 3 gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo all archivio storico

10 Compiti del Responsabile del Servizio i previsti dal DPR 445/00, art. 61 Il servizio... a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica dll delle if informazioni; i i b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizionii i i del presente testo unico;

11 ... c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro it giornaliero di protocollo di cui all'articolo l 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate i t entro ventiquattro tt ore dlbl dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri i differenti;...

12 ... f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dll' dell'organizzazione i dll delle attività iià di registrazione i di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all articolo 54; h) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

13 Compiti del Responsabile del Servizio i previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 Art. 4. le p.a. provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di: Predisporre loschema dl del manuale di gestione Proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche ih di cui all art. 3, comma 1, lettera d), (li (eliminazionei i dei protocolli diversi da quello informatico);

14 Compiti del Responsabile del Servizio i previsti dal DPCM 31 ottobre 2000 Predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, i interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici d intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali Y

15 Dunque, che cosa deve fare il Responsabile del Servizio? coordinare e gestire la produzione dei documenti, organizzandone la sedimentazione i ordinata (tili (utilizzo degli strumenti archivistici) coordinare tutti gli attori coinvolti nel processo inoltre produzione e conservazione del registro di protocollo controllosul l correttoutilizzo tili degli strumenti tiarchivistici i i elaborazione ed aggiornamento degli strumenti

16 Il servizio archivistico Si inserisce in una serie di attività previste dal D.P.R. 445/00: individuazione dell A.O.O. introduzione del protocollo informatico approvazione del manuale di gestione

17 Che cos è una A.O.O. A.O.O. = insieme di U.O. dell amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una U.O. associata ad una A.O.O. è un utente dei servizi messi a disposizione dalla A.O.O. O stessa

18 I presupposti organizzativi: i la definizione dell A.O.O. Un solo protocollo Una sola struttura di riferimento Eliminazione della frammentazione Miglioramento dell efficienza e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documenti

19 I presupposti organizzativi: i l adozione di misure per eliminare la frammentazione Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti it internii Necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow più evoluto Valutazione dei volumi trattabili efficientemente

20 La frammentazione dei registri i di protocollo Sviluppo di sistemi federati, maggiormente settorializzati ti all interno di una organizzazione i Ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione interna Necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollo

21 I presupposti per l applicazione del p.i. Valutazione del contesto ambientale: livello di informatizzazione grado di cultura informatica clima interno resistenza al cambiamento

22 I presupposti per l applicazione del p.i. clima interno resistenza al cambiamento sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono fortemente sul come viene affrontato il cambiamento

23 Centralizzare il servizio archivistico Farne struttura trasversale Punto di riferimento dell attività di tutti gli uffici di fatto tale riferimento è già in atto per le attività che riguardano l archivio già formato, e dovrebbe essere estesa alle attività legate all archivio in formazione, dalla registrazione a protocollo, vissuta come parte dell attività amministrativa

24 Strumenti: il protocollo informatico Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscita Registro pubblico Funzione giuridico-probatoriaefunzione idi bt i i gestionale Funzionalità di accesso e controllo di gestione

25 Strumenti archivistici Titolario di classificazione Prontuario di classificazione e smistamento Repertorio dei fascicoli Piano di conservazione Mezzi di corredo (censimenti, guide, inventari, elenchi )

26 Strumenti gestionali: Regolamento del Servizio archivistico: i strumento t che definisce principi e regole generali e fondamentali Manuale di gestione: insieme edellee regole eedee dellee procedure operative che l Ente stabilisce

27 Manuale di Gestione è obbligatorio (art. 5 D.P.C.M. 31 ottobre 2000) è atto di organizzazione (deve essere formalmente istituito con Deliberazione di Giunta) èlostrumento nel quale trovare le risposte a tutti i problemi legati alla formazione, gestione e conservazione dei documenti

28 I contenuti ti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioni Premessa: che cos è il manuale di gestione (= insieme di regoleeprocedure stabilite dl dal produttore) Individuazione dell Area Organizzativa Omogenea (AOO) Obiettivo del manuale (= risolvere problematiche e casistiche relative alla gestione dei documenti) Descrizione i dll delle fasi operative, idiid individuazionei di dei responsabili e indicazione degli strumenti Definizioni

29 I contenuti ti del Manuale di gestione Ambito di applicazione e definizioni Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) Istituzione del Servizio archivistico comunale: compiti e strutture tt ad esso funzionali Individuazione del responsabile It Introduzione dl del protocollo if informatico unico Individuazione degli strumenti: titolario, indici, repertorio dei fascicoli, prontuario di smistamento, piano di selezione

30 I contenuti ti del Manuale di gestione I documenti Contenuto dei documenti Tipologia dei documenti (in arrivo, in partenza, interni) Trattamento delle differenti tipologie di documenti Forme dei documenti (analogica, digitale) Modalità di trasmissione dei documenti

31 I contenuti del Manuale di gestione Descrizione i dei flussi documentali nell archivio corrente Documenti in entrata : come e dove avviene la ricezione did dei documenti, loro trattamento Elementi informativi essenziali dei documenti in redazione, gestione e trasmissione uscita, Documenti interni di preminente carattere informativo e di preminente carattere giuridico-probatorio

32 I contenuti ti del Manuale di gestione Registrazione e segnatura dei documenti Elementi obbligatori della registrazione Documenti sottoposti a registrazione particolare (repertori) Documenti che non vanno protocollati Segnatura dei documenti, modalità di effettuazione delle operazioni ed elementi della segnatura

33 I contenuti ti del Manuale di gestione Registrazione e segnatura dei documenti Casi particolari: protocollo differito, protocollo particolare o riservato, annullamenti, telefax, lf posta elettronica, offerte per gare o domande di concorso che pervengono in busta chiusa e sigillata, documenti pervenuti per errore...

34 I contenuti ti del Manuale di gestione Gestione dei documenti e dei flussi Organizzazione, gestione e strumenti dell archivio corrente (titolario, i fascicoli,serie i e repertori, repertorio deifascicoli) Organizzazione, gestione e strumenti dell archivio di deposito Organizzazione, gestione e strumenti dell archivio

35 I contenuti ti del Manuale di gestione Documenti informatici e interoperabilità Modalità di ricezione dei documenti informatici Accertamento dell autenticità ed integrità del documento Archiviazione del documento informatico, allegato in chiaro alla registrazione i di protocollo e contemporanea produzione di una copia cartacea

36 I contenuti ti del Manuale di gestione Accesso e privacy Riferimento alla normativa vigente in materia di accesso e di tutela dld del dati personali esensibili Modalità di esercizio dei diritti e casi di consultazione (interna all ente, di terzi per finii amministrativi, iit tiidi terzi per fini di ricerca storico-scientifica) Eccezioni alla libera consultabilità Riferimento al codice deontologico degli archivisti

37 I contenuti ti del Manuale di gestione Sicurezza e sistema informatico Piano di sicurezza e obiettivi Controllo del rischio: misure di sicurezza organizzative, logiche e fisiche Codici identificativi personali e protezione degli elaboratori Misure di sicurezza legate all attività di protocollazione

38 I contenuti ti del Manuale di gestione Sicurezza e sistema informatico Altre misure di protezione nella procedura di registrazione (annullamento, protocolli riservati) i) Ruolo del responsabile Abilitazioni all accesso Controllo della sessione di lavoro Tracciatura delle operazioni Regole per la tenuta del protocollo di emergenza

39 Gli allegati al Manuale di Gestione Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività ità descrittanel manualeostrumenti tioperativi i Soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)

40 Il ruolo del Manuale di gestione nell ambito dell attività ità del servizio i archivistico Spinta alla sua condivisione Soluzione omogenea dei casi da parte dell amministrazione Riferimento immediato nei casi dubbi

41 Il ruolo del Servizio i e il coinvolgimento i nell adozione del protocollo informatico Rispetto all amministrazione (leadership, coordinamento e sponsorizzazione i da parte dei vertici) i) Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la struttura dell ente ente e integrate con i processi e le procedure di lavoro

42 Il coinvolgimento dell amministrazione Nel predisporre i progetti e le attività legate all adozione di nuovi sistemi, i occorre: uno sforzo organizzativo, professionale e culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativo interventi di riqualificazione e formazione professionale

43 Definizione del livello realizzativo Domanda: quali funzionalità si vogliono realizzare? Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Workflow documentale BPR (business process reengeneering)

44 Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPA Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Gestione dei procedimenti Riorganizzazione i i dei processi

45 Nucleo minimo protocollo Registrazione informatica del documento Segnatura del documento Classificazione d archivio ed eventuale smistamento

46 Nucleo minimo protocollo A questo livello si realizza: intervento solo nella fase di registrazione dei documenti e dll della loro organizzazione i nel sistema documentario intervento solo sui documenti protocollati coinvolgimento solo dell ufficio protocollo accesso telematico alle informazioni ma non ai documenti stessi

47 Gestione documentale Registrazione con trattamento delle immagini Assegnazione per via telematica al destinatario Gestione avanzata della classificazione del documento Collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti Realizzazione di un repository documentale per i documenti ad alto contenuto informativo

48 Gestione documentale A questo livello si realizza: creazione di un patrimonio informativo ampliamento dell ambito di intervento non solo ai documenti protocollati coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo possibilità di accesso in via informatica direttamente ai documenti

49 Workflow documentale Informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali inentrata/uscita/interni i /i i Integrazione con gli altri workflow relativi ai processi primari i

50 Workflow documentale A questo livello si realizza: l obiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali coinvolgimento di tutti gli uffici possibilità di accesso informatico alle fasi del processo

51 BPR (Business Process Reenginering) Prevede la reingegnerizzazione di tutti i processi dell ente al fine di una loro successiva if informatizzazione, i i realizzata mediante sistemi integrati di workflow

52 Definizione i i degli obiettivi i a corto,, medio e lungo raggio Adempimenti per i quali era prevista la scadenza del 1 gennaio 2004 Nucleo minimo ii dl del protocollo Istituzione del Servizio e nomina del responsabile Inserimento del sistema nell organizzazione dell ente

53 Definizione i i degli obiettivi i a corto, medio e lungo raggio Verifica degli obiettivi raggiunti e attività ancora da realizzare per il loro pieno raggiungimento i Dfiii Definizione dll delle linee di sviluppo dl del progetto Implementazioni necessarie nei sistemi.

54 Definizione i i degli obiettivi i a corto, medio e lungo raggio Definizione dei procedimenti amministrativi ai fini della loro automazione Sviluppo di una nuova cultura relativa alla gestione dei documenti Passaggio a scenari tecnologicamente avanzati

55 Quali problemi emergono? Definizione dei costi, in riferimento anche alle risorse disponibiliibili Necessità di un contenimento delle spese Livello di condivisione i i degli obiettivi i i

56 Obiettivi Costruzione di un sistema informativo Miglioramento e controllo dei processi interni Automatizzazione dei procedimenti Maggiore efficienza verso l esterno Accessibilità degli archivi

57 Costruzione di di un sistema informativo Il protocollo informatico deve costituire l ossatura di un sistema informativo, strumento condiviso e utilizzato dall intera struttura a scopo organizzativo e giuridicobt probatorio

58 Controllo di gestione Possibilità di monitoraggio e controllo costante sulla attività amministrativa attraverso il controllo della produzione documentaria

59 Automatizzare i procedimenti Automatizzare il flusso dei documenti e razionalizzare la loro gestione per arrivare alla gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi Operazione complessa che estende il livello realizzativo Operazione complessa che estende il livello realizzativo raggiunto e che va attentamente valutata

60 Quando, dove e perché è opportuno automatizzare i processi? Tale operazione va valutata in termini di rapporto costi/benefici i in considerazione: i dll dellariduzione i di dei costi del miglioramento della qualità del processo

61 Vantaggi per il cittadino Essere in grado di fornire informazioni sui documenti e procedimenti che li riguardano significa porsi sulla strada di un diverso rapporto con i cittadini, e significa garantire efficacia, i efficienza i e trasparenza

62 Recupero di una corretta cultura archivistica Avviare la prassi per una corretta gestione dei fascicoli e per la costruzione di archivi logicamente accessibili, sin dalla loro nascita e non demandandola a posteriori

63 Recenti evoluzioni: i servizi per il cittadino Nuovi scenari, nuove opportunità e nuovi problemi derivano: dalle previsioni del codice dell Amministrazione digitale dall introduzione d i dll della posta elettronica certificata