Il protocollo informatico e la gestione documentale nel Comune di Padova. Mestre, 9 marzo 2010 Valeria Pavone - Servizio archivistico

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1 Il protocollo informatico e la gestione documentale nel Comune di Padova Mestre, 9 marzo 2010 Valeria Pavone - Servizio archivistico

2 Il punto di partenza Direttiva PCM 28 ott 1999 potenziamento supporti conoscitivi, miglioramento servizi, trasparenza, contenimento dei costi DPR 445 art. 50 sistemi informativi automatizzati di gestione protocollo e procedimenti DPR 445 art. 64 miglioramento dei servizi e potenziamento supporti conoscitivi secondo criteri di economicità, efficacia e pubblicità DPR 445/2000 indicazioni normative sull introduzione del protocollo informatico creazione di strumenti coerenti e all altezza dell obiettivo Impostazione nell ottica del SISTEMA

3 Il percorso del Comune di Padova 1987 protocollo informatizzato 2003 primo protocollo informatico dal 2008 SISTEMA protocollo informatico L obiettivo attuale: un SISTEMA di gestione documentale che sia in grado di organizzare e gestire (ma potenzialmente anche produrre e conservare) i documenti dell Ente

4 La seconda stagione del Protocollo informatico progettazione più consapevole approfondita conoscenza delle esigenze dell organizzazione mutamento delle norme maggiore maturità del sistema nel suo complesso

5 Il bilancio di alcuni anni di lavoro sistema realizzato in casa sulla base di un progetto condiviso sistema in costante evoluzione, integrato nel sistema aziendale ruolo del protocollo accettato/richiesto

6 A P P L I C A Z I O N I Tributi Interoperabilità P.A. Portale Edilizia Anagrafe Commercio Mail.. D.t.d. Contabilità.. Protocollo Uscita Mondo Esterno

7 Che cosa significa implementare un sistema di gestione documentale nell ottica del miglioramento dell efficienza e dell efficacia? Organizzare meccanismi di automazione nella gestione del flusso documentale (classificazione, smistamento, assegnazioni, procedimenti amministrativi) Intercettare i flussi documentali e integrarli nel sistema (è il protocollo che governa i flussi interni e convoglia i documenti da tutti i possibili canali di ricezione)

8 Un esempio Codifica oggetto/ normaliz zazione riserva tezza assegna zione classificazione

9 Dal codice oggetto

10 Integrazione dei canali di ricezione

11 Spinta tecnologica+progetto archivistico saldatura tra aspetti tecnico-informatici e strumenti archivistici sinergie di lavoro tra diverse professionalità fondamenta archivistiche del sistema che integra la classificazione, la gestione dei repertori, dei fascicoli, dell archivio corrente, di deposito e storico prevede l integrazione anche con la gestione dei procedimenti amministrativi e con i sistemi verticali

12 per la fascicolazione e la conservazione Utilizzo del nuovo protocollo per tutta la documentazione in Entrata, Interna, Uscita di vari formati (carta, digitale, PEC, , fax, etc) informatico per la formazione e l archiviazione dei documenti informatici

13 Gli sviluppi (possibili, auspicabili): sviluppo di una cultura archivistica come patrimonio dell organizzazione gestione dei registri e repertori implementazione dei procedimenti amministrativi automatizzati predisposizione di canali di ricezione di documenti informatici

14 Pec e documenti informatici: problemi non solo tecnologici Il canale esiste: ma che cosa arriva attraverso esso e come viene utilizzato? Necessità di fare chiarezza sull utilizzo degli strumenti Necessità di alfabetizzazione informatica dei cittadini

15 Alcune osservazioni: L utilizzo della PEC non ci consente attualmente di migliorare le nostre prestazioni e di economizzare risorse Necessità di analisi organizzativa e di adeguata regolamentazione da parte delle amministrazioni

16 Purtroppo però... D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82 ART. 71 mancano le regole tecniche previste

17 Grazie per l attenzione e buon lavoro! pavonev@comune.padova.it