Enel Il processo Enel di Gestione della Posta e del Protocollo. Unindustria Roma, 9 Novembre 2012

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1 Enel Il processo Enel di Gestione della Posta e del Protocollo Unindustria Roma, 9 Novembre 2012

2 Indice IL CONTESTO IL MODELLO OPERATIVO NUMERI E VOLUMI Il PROGETTO INVIO CORRISPONDENZA POSTA TRADIZIONALE TRASMISSIONE CON VALORE LEGALE DEI DOCUMENTI () TRASMISSIONE VIA ARCHIVIAZIONE DIGITALE

3 Il Contesto Chi siamo Il Gruppo Enel si è strutturato con tre nuove Global Service Functions: Global Business Services; Global Information & Communication Technology; Global Procurement: permettono alle Divisioni ed alla Holding di focalizzarsi sulle proprie attività core, fornendo servizi di alta qualità secondo le linee guida e gli standard della Holding. Le Global Service Functions aggiungono valore al Gruppo Enel, fornendo il miglior servizio a costi competitivi e con alti standard di qualità, assicurando l implementazione delle best practice in tutto il Gruppo. Oggetto dell intervento Oggi parliamo del servizio e dell applicazione informatica realizzata in Italia per la Gestione di Posta e Protocollo. 3

4 Il Modello Operativo di gestione della corrispondenza 11 CGC 5 CGC MILANO VENEZIA 190 addetti MILANO 70 addetti TORINO CAGLIARI BOLOGNA FIRENZE ROMA E LAM NAPOLI PALERMO BARI CATANZARO Flussi principalmente analogici Sla: Arrivo disponibile in 3-5 giorni; Partenza spedita in 5-7 giorni ROMA outsourcer NAPOLI outsourcer PALERMO BARI 2 outsourcer Integrazione con Firma digitale e Sla: Arrivo e partenza lavorati in 1 GIORNO 4

5 Statistics Overview sui numeri e i volumi Andamento volumi Arrivo Totale protocolli Andamento volumi Partenza Cartaceo Firma sett sett Andamento 2012 Andamento FD/Cartaceo

6 Il Modello Operativo di gestione della corrispondenza Italy Inbound Terzi Posta Corriere Fax Centri di Gestione della Corrispondenza Lavorazioni (accettazione/normalizzazione/protocollazione/ digitalizzazione/assegnazione/reinvio/archiviazione/ ecc ) SLA DEFINITI CONTRATTI INTRACOMPANY Società Enel Documentazione disponibile a sistema Originali analogici su richiesta Reindirizzamento della posta cartacea (Mailroom) Sistema di tratte interne definite Fax digitali Caselle di protocollo Modello centralizzato di gestione della corrispondenza: lavorazione polarizzata in Centri di gestione della corrispondenza su tutto il territorio nazionale Tipo Documenti gestiti: Tutta la corrispondenza ufficiale del Gruppo Enel Atti giudiziari Un unica piattaforma e un unico sistema a supporto () Archiviazione fisica e Conservazione digitale Contratti Intracompany SLA contrattuali KPI Customer Satisfaction Procedure organizzative e istruzioni operative Call Center a supporto 6

7 Il Modello Operativo di gestione della corrispondenza Italy Outbound Società Enel Terzi Conservatore Creazione documento Puma Firma del Documento Puma Invio automatico da canale digitale Puma Fax digitale Mail Invio Automatico in Conservazione dei documenti e ricevute di trasmissione FLUSSO DIGITALE Analogico Società Enel CGC Territoriali Terzi Creazione documento Firma documento Accettazione Posta Cartacea CGC Affrancatura/ Spedizione/ Recapito Posta Puma Puma SLA: 1gg Corriere FLUSSO ANALOGICO 7

8 Origini ed evoluzione L applicazione (Protocollo Unico Multidivisionale Aziendale) gestisce la corrispondenza ufficiale in ingresso ed uscita di tutte le Divisioni/Società del Gruppo Enel secondo normativa (associa alle funzionalità di editing, protocollazione, assegnazione quelle di gestione dei flussi di posta) Attivazione progetto per la realizzazione di una nuova applicazione per la Gestione della Corrispondenza Ufficiale Passaggio in produzione progetto (rollout 8 mesi) Gestione completa del ciclo di vita della posta (tracking) ricevute di ritorno delle raccomandate Integrazione del Servizio di Firma Servizi di integrazioni con applicazione esterne Gestione storico del documento e esiti della postalizzazion e Integrazione dei Servizi Benefici immediati Carta Intestata Centralizzazione dei Canali Stampe Copie di servizio Recupero spazi Descrizione Centralizzazione di più di 300 modelli di carta intestata Abbattimento dei costi della tipografia Instradamento dei canali di in/outbound su unica applicazione Centralizzazione della stampa e postalizzazione dei documenti Abbattimento della consuetudine della copia uso interno (fotocopia) Recupero degli spazi dedicati all archivio Tipologia 8 Volumi Totali Documenti archiviati in > Utenti abilitati al sistema % dei documenti in partenza firmati in Firma 90% Certificati di firma 1000 Numero caselle attualmente gestite 26 in arrivo dall avvio in Esercizio (Aprile 2011) ad oggi in partenza dall avvio in Esercizio (Aprile 2011) ad oggi

9 Flussi principali Lo schema sintetizza i canali che interfacciano Posta tradizionale - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Inbound Firma Outbound 9

10 Invio Corrispondenza Posta Tradizionale Posta cartacea prioritaria e raccomandata in Arrivo Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Attività 1. Consegna posta al CGC di Lavorazione 2. Smistamento e Assegnazione posta 3. Protocollazione Posta in Arrivo 4. Scansione SLA verso Clienti Interni Data accettazione Enel Data protocollo Data Data inizio disponibilità su Scansione Server Scansione Sistemi / Infrastrutture a supporto 10

11 Invio Corrispondenza Posta Tradizionale Posta cartacea prioritaria e raccomandata in Partenza Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Attività 1. Redazione documento analogico e firma in calce 2. Consegna Documento al CGC di Lavorazione 4. Protocollazione Posta in Partenza 5. Scansione 6. Affrancatura e Spedizione SLA verso Clienti Interni Data accettazione CGC Lavorazione Data protocollo Sistema di affrancatura Sistemi / Infrastrutture a supporto 11

12 Alcune scelte tecniche relative L applicazione è stata organizzata mediante un integrazione SW, disaccoppiando i servizi di Firma e attraverso l utilizzo di un framework; I provider hanno parti delle loro infrastrutture ubicate presso Enel, ma i servizi sono erogati attraverso la rete Internet. Intranet Enel Internet Web App Framework Firma Gateway Gateway FD Connettore Conservazione Provider Posta Elettronica Certificata Provider Firma Provider Conservazione 12

13 Trasmissione con valore legale dei documenti () Il contesto Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Caratteristiche delle caselle : Le caselle sono le caselle ufficiali aziendali (dominio@pec.enel.it) da utilizzare per lo scambio di documenti digitali protocollati, che necessitano di una conferma legale dell avvenuta consegna (secondo quanto previsto dalla normativa vigente). Le caselle sono di tipo chiuso, ovvero ricevono ed inviano messaggi solo ed esclusivamente da/verso altre caselle. 13

14 Trasmissione con valore legale dei documenti () in arrivo Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Attività 1. Ricezione 2. Disponibilità a sistema 3. Protocollazione in Arrivo 4. Conservazione SLA verso Clienti Interni SLA Conservazione Data accettazione Enel Data ricezione Data protocollo Data Conservazione tempo Manager Portale Conservazione Server Remoto Sistemi / Infrastrutture a supporto 14

15 Trasmissione con valore legale dei documenti () in partenza Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale Attività 1. Redazione documento digitale 2. Firma 3. Protocollazione (Automatica) Posta in Partenza 4. Trasmissione Tramite canale 5. Conservazione SLA Conservazione Data protocollo Data Invio Data Conservazione tempo Server Firma Manager Server Remoto Portale Conservazione Sistemi / Infrastrutture a supporto 15

16 Trasmissione via in partenza Inbound Posta tradizionale Firma Outbound - Raccom. A/R - Prioritaria - Stampa locale In vengono gestite solo le in partenza; Il sistema di NON gestisce il canale in arrivo, in quanto non c è la certezza del mittente, né della data di invio/ricezione. 16

17 Conservazione Enel, per scelta aziendale, ha affidato a terzi la Conservazione, ovvero trasmette al Conservatore tutti i documenti nativi digitali sottoscritti. Per i documenti originali analogici unici (firmati in calce), Enel ha predisposto l archiviazione fisica del documento cartaceo in strutture attrezzate. 17

18 Grazie dell attenzione. 18