SISTEMI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI: DOMANDA E OFFERTA

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Domenica Silvestri
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1 Fiera di Roma - 8 maggio 2002 FORUM PA 2002 SISTEMI PER LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI: DOMANDA E OFFERTA Guglielmo Longobardi Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione longobardi@aipa.it

NORMA E DOMANDA La domanda sulla gestione elettronica dei documenti è di due tipi una spontanea dovuta ad esigenze già esistenti Accesso ai Documenti Recupero di Documenti

2 NORMA E DOMANDA La domanda sulla gestione elettronica dei documenti è di due tipi una spontanea dovuta ad esigenze già esistenti Accesso ai Documenti Recupero di Documenti Scambi di Documenti Acquisizione di Documenti Emissione dei Documenti REPOSITORY DOCUMENTALE Gestione dei Documenti Memorizzazione dei Documenti una indotta dalla normativa 2

3 OFFERTA DEL MERCATO: ARCHITETTURA E FUNZIONALITA Nucleo minimo interoperabilità gestione documentale workflow Funzionalità ASP Web based Client Server Piattaforme Utente File system con DB Solo DB Piattaforma di gestione documentale Infrastruttura 3

4 STATO AVANZAMENTO DELL'ATTUAZIONE DEL DPR 445/2000: AMMINISTRAZIONI/ENTI Presidenza del Consiglio Pubblica istruzione ex Lavori pubblici ex Trasporti e Navigazione Lavoro e previdenza sociale Università Comunicazione Difesa Attività produttive Commercio estero Affari Esteri Politiche agricole Sanità Economia e Finanze Ex Tesoro Interno Giustizia Beni e attività culturali Ambiente Inps Inail 4

5 DOV'E' IL PROBLEMA? 5

6 STANDARD NORMATIVI E VINCOLI TEMPORALI FIRMA DIGITALE TESTO UNICO SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA CONFLUITI INTEROPERABILITA' DEI SISTEMI DI PROTOCOLLO CONSERVAZIONE DOCUMENTI PROTOCOLLO INFORMATICO L'AUTOMAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEVE ESSERE REALIZZATO ENTRO IL 1 GENNAIO

7 FUNZIONALITA' OBBLIGATORIE E FACOLTATIVE 5 MODULI DI CUI UNO OBBLIGATORIO PROCESSI DOCUMENTI Gestione completa tramite workflow Ausilio assegnazione NUCLEO MINIMO fascicoli virtuali Accesso ai documenti - Trasparenza REGISTRO DI PROTOCOLLO ELETTRONICO 7

8 OFFERTA DEL MERCATO: CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA' Gestione documentale per qualsiasi tipo di formato e contenuto Modalità di accesso alle informazioni Gestione controllo degli accessi Interoperabilità nello scambio di documenti Integrazione con sistemi di workflow Integrazione con applicazioni volte alla trasparenza amministrativa Integrazione con legacy system Sicurezza 8

9 INIZIATIVA DI RISPARMIO CONSIP: STIPULA CONVENZIONI PER L ACQUISIZIONE DI SW DI GESTIONE DOCUMENTALE Spesa della P.A. prevista in convenzione: Fase 1 entro 12/2002 = 15 Mln euro Fase 2 entro 12/2003 = 40 Mln euro Stima minori spese: Minori spese stimate in 15 Mln euro entro la fine del 2003 Rilevanti anche i risparmi impliciti legati alla riduzione delle procedure di acquisizione 9

10 ANALISI DEI PRODOTTI CENSITI la Consip nell'ambito dell'iniziativa di risparmio sull'acquisizione di licenze di piattaforme per la gestione documentale ha avviato una indagine conoscitiva che ha portato alla analisi di circa 100 brochure di società in alcuni casi profondamente diverse tra loro per tipologia di prodotti forniti, per dimensioni, per fatturato, per tipo di cliente 10

11 INDAGINE CONOSCITIVA AIPA VS CONSIP 2002 Conformità alle norme Funzionalità offerte Flessibilità Architettura sw Aderenza agli standard Utilizzo di ambienti tecnologici di base Informazioni sui fornitori 11

12 INDAGINE CONOSCITIVA AIPA VS CONSIP 2002 AIPA società CONSIP società 55% "a norme aipa" DPR 428/98 Regole tecniche 90% "a norme aipa" DPR 445/2000 Regole tecniche Circolare AIPA n.28 del 7/5/2001 sull'interoperabiltà dei sistemi di protocollo informatico 12

13 DALLA PARTE DEI FORNITORI INVESTIMENTI vs RISCHI assenza di uno strumento di certificazione amministrazioni più sensibili al front office che al back office 13

14 DALLA PARTE DELLE AMMINISTRAZIONI SENSIBILIZZAZIONE DEI VERTICI RISORSE FINANZIARIE CULTURA INFORMATICA DEL PERSONALE 14

15 PROTOCOLLO INFORMATICO: PROGETTO O PRODOTTO? 15

16 VALENZE DEL PROTOCOLLO culturali organizzative logistiche economiche di sicurezza archivistiche Protocollo giuridiche manageriali informatiche di partecipazione attiva di formazione di immagine 16

17 PROTOCOLLO:ATTIVITA' DA SVOLGERE Consulenza tecnica Consulenza organizzativa prodotti Flusso documentale System integration classificazione Protocollo formazione archiviazione manutenzione BPR Analisi gestione 17

18 CICLO DI SVILUPPO DI UN PROGETTO DI PROTOCOLLO INFORMATICO Processo "a cascata" Processo Iterativo ANALISI DESIGN Pianificazione Analisi rischio CODIFICA TEST MANUTEN. Valutazione Progetti guidato dai requisiti rischio si valuta alla fine Customizzazione Diseconomia di scala guidato dall'architettura feedback riduce i rischi sviluppo modulare Economia di scala 18

19 CONCLUSIONI Obiettivi: Accelerare l uso del Protocollo Informatico anche negli EE.LL. Aumentare l efficienza della P.A. ttraverso l interoperabilità tra le Amministrazioni Centrali e le Amministrazioni Locali. Consentire l attivazione di servizi per via telematica. Strumenti da utilizzare: riuso best practices Incentivi/Sanzioni Formazione obbligatorietà di scambio telematico di informazioni tra le p.a. check list sui prodotti 19

20 IL SITO WEB DEDICATO AL PROTOCOLLO INFORMATICO 20

21 REGISTRAZIONI EFFETTUATE al 15 aprile Amminist Centrali Enti pubblici non economici Regioni Provincie Comuni associazioni, Istituti enti del SSN consorzi, scolastici e comunità universitari Non PA 21

22 TIPOLOGIA DI UTENTE Pubblica Amministrazione Azienda Libero Professionista Privato Ricercatore 22

23 TREND DI ISCRIZIONI AL SITO PROTOCOLLO ott-01 nov-01 dic-01 gen-02 feb-02 mar-02 apr-02 23

24 ESTENSIONE DEL SITO DI KNOWLEDGE MANAGEMENT AGLI ALTRI PROGETTI ORIZZONTALI DELLA P.A. PROTOCOLLO INFORMATICO MANDATO INFORMATICO CONTABILITA' E BILANCIO FORMAZIONE ACCESSIBILITA' DISABILI NORME IN RETE 24

25 Grazie per l attenzione! longobardi@aipa.it

26 INTEROPERABILIA' DEI SISTEMI DI PROTOCOLLO ALLO STAND AIPA Aipa Unione dei comuni di Lonate Pozzolo e Ferno Comune di Livorno Comune di Catania a brevissimo anche con PCM, Regione marche 26

27 TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO, L IMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI Che fine ha fatto la mia pratica? A E H Amministrazione o Area organizzativa C F B F A C E H D G Amministrazione o Area organizzativa A A E Amministrazione o Area organizzativa B G H 27

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