RIF. Procedura SINTEL ID

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1 Relazione progetto di intervento per adeguamento alla normativa vigente del sistema di gestione documentale in essere nel Comune di Carpenedolo, con particolare riferimento alla prosecuzione delle attività e procedure afferenti al percorso di digitalizzazione in implementazione del gestionale MUA RIF. Procedura SINTEL ID Spett.le Comune di Carpenedolo, con la presente siamo a descrivere il piano di intervento volto all implementazione e all adeguamento normativo del sistema di gestione documentale in riferimento alla richiesta di offerta su indicata, sulla base dei recenti sviluppi della normativa di settore. (Pagina 1 di 8)

2 Premessa Il percorso di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione ha subito negli ultimi anni una forte accelerazione dovuta in particolar modo all applicazione e pubblicazione dei diversi provvedimenti inquadrati come regole tecniche attuative delle prescrizioni del Codice dell Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005 e ss.ii. mm.). Tale percorso presenta ovviamente notevoli implicazioni di natura tecnologica, sia per quanto concerne gli aspetti software, che per quanto attiene all hardware, ma è evidente a tutti gli addetti ai lavori come allo stato attuale gli aspetti di maggiore delicatezza che sarà necessario trattare al fine di completare il più velocemente possibile l attuale fase di transizione, saranno quelli di natura organizzativa ed amministrativa. Tale considerazione si basa sull esperienza pluridecennale maturata dalle Pubbliche Amministrazioni in materie a forte tasso di evoluzione quali ad esempio la gestione documentale, del protocollo e degli archivi, la tutela della riservatezza, la continuità operativa ed il disaster recovery, la trasparenza amministrativa, la gestione dei procedimenti amministrativi; tutte materie che pur essendo fortemente intersecate tra di loro vengono ad oggi trattate a compartimenti stagni attraverso un modus operandi che contribuisce a mantenere la Pubblica Amministrazione in mezzo al guado, costretta a compiere azioni tese alla digitalizzazione ma senza essere ancora riuscita ad interiorizzare la ratio riorganizzativa alla base delle iniziative del legislatore. Occorre rendersi conto che gli ostacoli che impediscono oggi di trarre i benefici derivanti dal percorso di digitalizzazione sono principalmente di natura organizzativa e non tecnologica, che gli investimenti fatti dalle Pubbliche Amministrazioni negli ultimi anni in termini di hardware e software devono essere semplicemente sfruttati e non implementati nel breve termine (se non per aspetti marginali), che gli ulteriori investimenti urgenti sono ormai quelli inerenti la riorganizzazione amministrativa. Questo rappresenta il primo passo nella giusta direzione. Il secondo passo dovrebbe essere quello di individuare il punto di avvio di questo processo di riorganizzazione amministrativa e conseguentemente lo schema base da utilizzare per produrre i necessari cambiamenti. Proprio sulla scia di questa necessità è stato ideato e sviluppato il progetto che verrà descritto ed approfondito nel presente documento, il quale ha proprio l obiettivo di fornire al Comune di Carpenedolo uno schema base, un percorso unico, dal quale partire per omogeneizzare e riorganizzare la propria attività e le proprie strutture al fine di gestire il proprio percorso di digitalizzazione. (Pagina 2 di 8)

3 Riferimenti normativi Legge 241/1990, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e ss.mm. ii. DPR 28 dicembre 2000, n.445 «Testo unico sulla documentazione amministrativa» D.Lgs 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali D.Lgs. 42/2004, Codice dei beni culturali D.Lgs. 82/2005: Codice dell amministrazione digitale (D. Lgs. 159/2006 e successive modifiche fino al D. Lgs. 179/2016) DPR 184/2006, Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi D.Lgs. 150/2009, Attuazione della Legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle PA; Legge 114/2014, Piano di informatizzazione delle istanze DPCM 3/12/2013, Regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3/12/2013, Regole tecniche conservazione digitale DPCM 13/11/2014, Regole tecniche documento informatico (Pagina 3 di 8)

4 L attività di digitalizzazione proposta al Comune si sostanzia di un iter composto da diversi step di varia natura all interno dei quali vengono progettate ed attuate le evoluzioni necessarie delle strutture, delle procedure e degli strumenti dell ente collegando tra loro le normative di settore di volta in volta impattanti. Gli step proposti all ente possono essere esemplificati graficamente con il seguente diagramma di flusso: 1 Valutazione potenzialità strumenti elettronici e correzione modalità operative interne 2 Impostazione "catena" istanza - Procedimento/affare/attività - Fascicolo - Trattamento dati personali 3 Impostazione regole per la conservazione digitale 4 Sportello al cittadino (Pagina 4 di 8)

5 1 Valutazione potenzialità strumenti elettronici e correzione modalità operative interne Correzione delle modalità operative interne di gestione degli strumenti digitali e dei documenti (analogici e digitali) sulla base delle potenzialità dei sistemi acquistati dall amministrazione e delle normative di settore, in particolare riguardo: - gestione della posta elettronica certificata; - gestione della posta elettronica ordinaria; - utilizzo delle firme elettroniche; - utilizzo del protocollo informatico e del sistema di gestione documentale; - procedure di formazione del documento informatico; - procedure di gestione del documento informatico; - procedure di ricezione e invio del documento informatico. Tale attività, per le parti già svolte dal Comune di Carpenedolo nell anno 2016, verrà interamente riportata all interno del sistema MUA, al fine di poter essere utilizzata in maniera automatizzata nella predisposizione e nell aggiornamento della documentazione amministrativa dell ente. Tale attività ha inoltre lo scopo di supportare l ente nell attivazione delle nuove procedure progettate nella documentazione privacy e gestione documentale realizzata. (Pagina 5 di 8)

6 2 Impostazione "catena" Istanza - Procedimento/affare/attività - Fascicolo - Trattamento dati personali Impostazione della catena : Istanza Procedimento Fascicolo Trattamento Il presente step svilupperà in particolare i seguenti concetti: - indicazione ed elencazione delle istanze; - individuazione, elencazione e descrizione delle caratteristiche dei procedimenti/affari/attività dell ente (in termini di tipologia, avvio, responsabilità); - individuazione ed elencazione delle tipologie di fascicoli nelle diverse classi di titolario e specifica delle modalità di registrazione dei documenti (protocollo/registrazione particolare); - individuazione, elencazione e descrizione dei trattamenti di dati personali. All interno di tale attività verrà affiancato l ente nell effettiva attivazione delle procedure operative di fascicolazione sulla base della catena descritta nei punti precedenti. (Pagina 6 di 8)

7 3 Impostazione regole conservazione digitale Tale step prenderà particolarmente in considerazione le seguenti tematiche: - individuazione delle tipologie di documenti da conservare digitalmente; - individuazione delle modalità di invio dei documenti ai sistemi di conservazione; - individuazione delle tempistiche entro le quali inviare in conservazione le diverse tipologie documentarie/fascicoli. 4 Sportello al cittadino Affiancamento all ente per l individuazione del sistema software atto a: - sviluppare sportello telematico al cittadino; - implementare e collegare alle istanze i relativi worflow procedimentali alla catena Istanza Procedimento/affare/attività di cui al punto 2. (Pagina 7 di 8)

8 Produzione della documentazione obbligatoria prevista dalla norma Nel contesto dello sviluppo dell iter di digitalizzazione descritto negli step precedenti verranno anche aggiornati i documenti obbligatori richiesti dalle norme di riferimento quali: - manuale di gestione di cui all art. 5 del DPCM 03/12/2013 Regole tecniche sul protocollo informatico; - documentazione privacy di cui al D.Lgs. 196/2003; - piano di sicurezza informatica di cui al DPCM 03/12/2013 Regole tecniche sul protocollo informatico ed al DPCM 13/11/2014 Regole tecniche documento informatico. Modalità operativa di esecuzione e svolgimento delle attività Il presente progetto composto di tutte le attività sopra descritte, verrà sviluppato attraverso le seguenti modalità combinate: - presenza di un team di professionisti (giuristi, archivisti, privacy officer, security manager) presso le strutture dell ente; Tutte le scelte verranno effettuate dall ente, in affiancamento con i professionisti presso le strutture dell ente e riportate all interno del sistema MUA il quale produrrà i documenti e consentirà all ente di mantenere aggiornato il modello organizzativo ed i documenti amministrativi richiesti dalle norme sia durante l intervento del personale tecnico che al termine dell intervento degli stessi. Durante il periodo di validità del rapporto di cui al presente progetto il popolamento del sistema avverrà ad opera dei professionisti di Gruppo SE.CO.GES.. (Pagina 8 di 8)