Manuale di sistema amfori BSCI

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1 2018 Manuale di sistema amfori BSCI

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3 Premessa La presente versione aggiornata del Manuale di sistema amfori BSCI è stata pubblicata nel giugno Coesiste con la documentazione in materia pubblicata fino ad oggi da amfori. I documenti riportati di seguito continuano a essere applicabili e rimangono validi: Documenti amfori BSCI Codice di condotta amfori BSCI (versione ampliata) Risultati di audit amfori BSCI (disponibili sulla piattaforma amfori BSCI) Classificazione di rischio paese amfori BSCI Statuti coordinati di amfori a.i.s.b.l. Vademecum: Legge del Regno Unito sulla schiavitù moderna Documento di posizione: Nuova legge in materia di lavoro infantile in India Pacchetto di orientamento: Cittadini siriani impiegati all interno di catene di fornitura turche Note per gli auditor Nota Consigli di arbitrato 2016/03 1 Disposizioni in materia di auditing nell ambito di BSCI 2.0 Nota Consigli di arbitrato 2016/03 2 Disposizioni in materia di auditing nell ambito di BSCI 2.0, Appendice Nota Consigli di arbitrato 2016/10 1 Nuovo procedimento della Foreign Trade Association per lo sblocco della richiesta dei rapporti di controllo, Appendice Nota Consigli di arbitrato 2016/11 1 (relativa alla Legge di emendamento in materia di lavoro infantile in India) Nota Consigli di arbitrato 2017/03 1 Valutazione della contabilità doppia (relativa agli audit in Turchia) Nota Consigli di arbitrato 2018/04 (relativa all adesione ad altri codici etici) Nota Consigli di arbitrato 2018/03 (relativa alle rendicontazioni sui lavoratori vulnerabili al lavoro forzato) Nota Consigli di arbitrato 2016/03 1 Disposizioni in materia di auditing nell ambito di BSCI 2.0 Nota Consigli di arbitrato 2016/03 2 Disposizioni in materia di auditing nell ambito di BSCI 2.0, Appendice

4 Contenuti SEZIONE I - LA STRATEGIA DI ATTUAZIONE DELLA DUE DILIGENCE AMFORI BSCI... 8 CAPITOLO 1: IL CODICE DI CONDOTTA AMFORI BSCI... 9 CAPITOLO 2: IL CORRETTO ATTEGGIAMENTO PER UN APPLICAZIONE DI SUCCESSO CAPITOLO 3: RISPETTO DELLE DISPOSIZIONI DI LEGGE CAPITOLO 4: AGIRE CON DUE DILIGENCE CAPITOLO 5: MAPPATURA DELLA CATENA DI FORNITURA CAPITOLO 6: CLASSIFICAZIONE DEI PARTNER COMMERCIALI DI RILIEVO19 CAPITOLO 7: PROGETTAZIONE DELL APPROCCIO E DELLE PROCEDURE AZIENDALI CAPITOLO 8: PROGETTAZIONE DELL APPROCCIO DI COOPERAZIONE AZIENDALE CAPITOLO 9: COINVOLGIMENTO DEL REPARTO ACQUISTI CAPITOLO 10: SVILUPPO DI UNA CULTURA DI COINVOLGIMENTO SIGNIFICATIVO DEGLI STAKEHOLDER CAPITOLO 11: DEFINIZIONE DI UNA CULTURA DELLA RESPONSABILITÀ 34 CAPITOLO 12: INTERRUZIONE RESPONSABILE DEI RAPPORTI COMMERCIALI SEZIONE II - L APPROCCIO DI MONITORAGGIO AMFORI BSCI CAPITOLO 1: RESPONSABILITÀ NELLE ATTIVITÀ AZIENDALI CAPITOLO 2: SCELTA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO CAPITOLO 3: SEI PECULIARITÀ DEL SISTEMA DI AUDITING AMFORI BSCI45 CAPITOLO 4: AREE SOGGETTE A VALUTAZIONE DURANTE L AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 5: SISTEMA DI VALUTAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 6: IL CICLO DI AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 7: ESTENSIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI... 53

5 CAPITOLO 8: SELEZIONE DI UNA SOCIETÀ DI AUDITING CAPITOLO 9: PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 10: DURATA DELL AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 11: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEGLI ADERENTI AMFORI BSCI CAPITOLO 12: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI GESTORI DEL PROGRAMMA DELLE SOCIETÀ DI AUDITING CAPITOLO 13: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI SINGOLI AUDITOR CAPITOLO 14: SVOLGIMENTO DELL AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 15: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO CAPITOLO 16: FOLLOW-UP E MIGLIORAMENTO CONTINUO SEZIONE III - LINEE GUIDA PER L INTERPRETAZIONE DI AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 1: STRUTTURA DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI CAPITOLO 2: CONTENUTI DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI BSCI CAPITOLO 3: LINEE GUIDA PER L INTERPRETAZIONE DELL AUDIT AMFORI BSCI Area di performance 1: Sistemi di gestione sociale ed effetto cascata Area di performance 2: Partecipazione e protezione dei lavoratori Area di performance 3: Diritto alla libertà sindacale e alla contrattazione collettiva Area di performance 4: Divieto di discriminazione Area di performance 5: Equa remunerazione Area di performance 6: Orari di lavoro dignitosi Area di performance 7: Salute e sicurezza sul lavoro Area di performance 8: Divieto di lavoro infantile Area di performance 9: Protezione particolare di lavoratori giovani. 149 Area di performance 10: Divieto di occupazione precaria Area di performance 11: Divieto di lavoro forzato

6 Area di performance 12: Tutela ambientale Area di performance 13: Commercio etico SEZIONE IV - LINEE GUIDA PER I PRODUTTORI AMFORI BSCI CAPITOLO 1: RACCOLTA E GESTIONE DEI DATI CAPITOLO 2: I VANTAGGI DELL AUTOVALUTAZIONE CAPITOLO 3: LINEE GUIDA PER L INTERPRETAZIONE DELL AUDIT AMFORI BSCI Area di performance 1: Sistema di gestione sociale ed effetto cascata Area di performance 2: Partecipazione e protezione dei lavoratori Area di performance 3: Diritti alla libertà sindacale e alla contrattazione collettiva Area di performance 4: Divieto di discriminazione Area di performance 5: Equa remunerazione Area di performance 6: Orari di lavoro dignitosi Area di performance 7: Salute e sicurezza sul lavoro Area di performance 8: Divieto di lavoro infantile Area di performance 9: Protezione particolare dei giovani lavoratori 221 Area di performance 10: Divieto di occupazione precaria Area di performance 11: Divieto di lavoro forzato Area di performance 12: Tutela ambientale Area di performance 13: Commercio etico CAPITOLO 4: COMPRENSIONE DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI BSCI238 SEZIONE V ALLEGATI ALLEGATO 1: COME INIZIARE A USARE LA PIATTAFORMA BSCI ALLEGATO 2: COME CLASSIFICARE I SETTORI E I RELATIVI CLUSTER DI COMPETENZA DEGLI AUDITOR ALLEGATO 3: COME SVILUPPARE UN SISTEMA DI GESTIONE SOCIALE (SMS) ALLEGATO 4: COME SVILUPPARE UN MECCANISMO DI LAMENTELA ALLEGATO 5: COME SEGUIRE IL PROTOCOLLO TOLLERANZA ZERO ALLEGATO 6: DOCUMENTAZIONE ATTINENTE L AUDIT AMFORI BSCIS

7 ALLEGATO 7: COME USARE LA CHECKLIST PER BUYER AMFORI BSCI ALLEGATO 8: COME VALUTARE RAPIDAMENTE ALTRI SISTEMI DI MONITORAGGIO ALLEGATO 9: COME PROMUOVERE UN EQUA REMUNERAZIONE ALLEGATO 10: COME DIFFONDERE AMFORI BSCI ATTRAVERSO LA CATENA DI FORNITURA ALLEGATO 11: COME INTERPRETARE LA FORMULA DI IMPEGNO ALLEGATO 12: COME VALUTARE I PICCOLI PRODUTTORI ALLEGATO 13: COME PROMUOVERE IL CAPACITY BUILDING ALLEGATO 14: COME INTEGRARE L UGUAGLIANZA DI GENERE NELLA STRATEGIA DI DUE DILIGENCE ALLEGATO 15: COME EFFETTUARE UNA VALUTAZIONE PRELIMINARE DEI POTENZIALI PARTNER COMMERCIALI ALLEGATO 16: COME REDIGERE E LEGGERE LA RELAZIONE DEI RISULTATI ALLEGATO 17: COME PROMUOVERE UN RECLUTAMENTO RESPONSABILE ALLEGATO 18: COME MONITORARE LE ORGANIZZAZIONI DEI PRODUTTORI NEL COMPARTO ALIMENTARE SEZIONE VI MODELLI MODELLO 1: INFORMAZIONI RELATIVE AI PARTNER COMMERCIALI MODELLO 2: MAPPATURA DELLA CATENA DI FORNITURA MODELLO 3: VALUTAZIONE DEI PICCOLI PROPRIETARI E DELLE AZIENDE AGRICOLE A CONDUZIONE FAMIGLIARE MODELLO 4: TRACKER DELL ORARIO DI LAVORO MODELLO 5: QUICK SCAN PER UN EQUA REMUNERAZIONE MODELLO 6: MAPPATURA DEGLI STAKEHOLDER MODELLO 7: DATI SUI GIOVANI LAVORATORI MODELLO 8: TRACKER DEL MECCANISMO DI LAMENTELA MODELLO 9: PIANO DI MIGLIORAMENTO MODELLO 10: QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE PER LA QUALIFICA PRELIMINARE MODELLO 11: AUTOVALUTAZIONE DEL PRODUTTORE

8 MODELLO 12: AUTOVALUTAZIONE DEL PICCOLO PRODUTTORE MODELLO 13: AUTOVALUTAZIONE IN MATERIA DI UGUAGLIANZA DI GENERE MODELLO 14: PIANO DI CAPACITY BUILDING NELLA AMFORI ACADEMY MODELLO 15: CHECKLIST DELLA FORMULA DI IMPEGNO

9 SEZIONE I - La strategia di attuazione della due diligence amfori BSCI Le aziende commerciali che hanno adottato il Codice di condotta amfori BSCI sostengono il rilevamento precoce di violazioni in materia di diritto del lavoro e di diritti umani all interno delle catene di fornitura e fanno di esso una componente fondamentale della propria identità aziendale. L attuazione del Codice di condotta amfori BSCI è pertanto parte del loro piano d azione aziendale e non costituisce solo un modo per ridurre i rischi per la loro reputazione. Tutte le aziende nel sistema amfori BSCI ricevono il medesimo sostegno professionale e hanno accesso ai medesimi strumenti indipendentemente dalle loro dimensioni. In sintesi le PMI possono usufruire di: creazione e mantenimento di relazioni di fiducia con i consumatori, la catena di fornitura e gli stakeholder definizione dei propri clienti diretti dal valore aggiunto grazie a una buona integrazione del sistema amfori BSCI a livello aziendale Le seguenti affermazioni sono a disposizione delle aziende commerciali che desiderano verificare se amfori può essere la soluzione adatta a loro: Le aziende commerciali possono contribuire allo sviluppo economico di un paese Le aziende commerciali devono evitare attentamente di arrecare danni a persone o all ambiente Le aziende commerciali devono essere responsabili delle proprie azioni e omissioni amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 8

10 CAPITOLO 1: IL CODICE DI CONDOTTA AMFORI BSCI Al centro di amfori BSCI: Il Codice di condotta amfori BSCI costituisce la base del sistema amfori BSCI. Il Sistema permette alle aziende commerciali di: Monitorare le proprie catene di fornitura in tutto il mondo Sviluppare competenze e conoscenze insieme ai propri team e all interno delle proprie catene di fornitura Partecipare attivamente a un dialogo costruttivo con gli stakeholder di competenza In breve il Codice amfori BSCI: Richiede il rispetto delle disposizioni di legge È allineato ai Principi guida su imprese e diritti umani delle Nazioni Unite Si fonda sulle Convenzioni fondamentali dell Organizzazione internazionale del lavoro (ILO) che sono applicabili in ogni paese Permette alle aziende commerciali di seguire un approccio sistematico di due diligence all interno delle proprie catene di fornitura Impegno pubblico: Nel momento in cui un aderente amfori BSCI firma il Codice di condotta, tale firma rappresenta il suo impegno pubblico nei confronti del commercio responsabile. Sistema di valori: Il Codice di condotta amfori BSCI definisce valori e principi volti a stabilire pratiche commerciali responsabili nelle catene di fornitura. Quadro legale: Il Codice amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione forniscono agli aderenti amfori BSCI il quadro legale per richiedere informazioni sulle prestazioni dei propri partner commerciali in materia di responsabilità sociale. Al fine di estendere i benefici del Sistema a un proprio partner commerciale gli aderenti amfori BSCI dovranno: Richiedere al proprio partner commerciale di rilievo di firmare il Codice amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione Creare un profilo produttore sulla piattaforma amfori BSCI per i partner commerciali che saranno successivamente soggetti a monitoraggi Modalità di coinvolgimento dei partner commerciali nel sistema amfori BSCI Il codice può essere trasmesso: Come documento a sé stante, in allegato alle condizioni di acquisto o ai contratti Come documento di riferimento, in una clausola del contratto commerciale Come documento integrato per esteso nel contratto o nelle condizioni d acquisto Come documento integrato per esteso nel proprio codice di condotta Come dichiarazione pubblica sul proprio sito internet amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 9

11 Struttura del Codice di condotta amfori BSCI Versione estesa: Il Codice di condotta amfori BSCI si compone di diversi documenti da leggere insieme: Codice amfori BSCI: Contiene i valori e i principi che le aziende si impegnano a rispettare Condizioni di attuazione: Aumentano con la progressiva attuazione del sistema amfori BSCI da parte di un azienda. Contengono le modalità per: o Diventare un azienda socialmente responsabile o Applicare la due diligence all interno della propria catena di fornitura o Accettare gli audit 2.0 amfori BSCI (applicabile solo ai produttori) Riferimenti amfori BSCI: Contengono le Convenzioni e le raccomandazioni dell ILO nonché altre policy da considerare durante l attuazione del sistema amfori BSCI. Glossario amfori BSCI: Contiene tutte le definizioni di riferimento per l attuazione del sistema amfori BSCI. Versione poster: Attività di comunicazione e sensibilizzazione in merito al Codice amfori BSCI possono avvenire utilizzando la versione poster del Codice. Tale documento in formato A3 non rappresenta tuttavia la versione integrale del Codice e non ha valore legale. Modifiche al Codice amfori BSCI: Il contenuto del Codice di condotta amfori BSCI deve essere rispettato nella sua interezza. Gli aderenti amfori BSCI non possono eliminare alcuna parte della versione integrale del Codice amfori BSCI né apportare modifiche che possano entrare in conflitto o indebolire lo spirito del Codice amfori BSCI. Qualsiasi modifica deve essere preventivamente approvata dal reparto di competenza del Segretariato amfori, contattabile all indirizzo info@amfori.org Modifiche al Codice di condotta amfori BSCI approvate più comuni: Integrazione del Codice amfori BSCI nei documenti aziendali (es. contratti commerciali) o Allineamento del Codice amfori BSCI all immagine aziendale e relative modifiche di formattazione Clausola legale: Qualora un aderente amfori BSCI integri il Codice amfori BSCI nei propri contratti d acquisto, deve essere inserita la seguente clausola al fine di fare accettare il Codice di condotta amfori BSCI ai propri partner commerciali: Con la presente, [il partner commerciale] riconosce di essere stato informato e di aderire appieno ai contenuti e ai requisiti del Codice di condotta amfori BSCI e alle relative condizioni di attuazione [che figurano in allegato / disponibili su richiesta / una cui copia è stata fornita al partner commerciale /...] e che tali documenti sono considerati parte integrante del presente [accordo / contratto /...]. Liberatoria: Qualora un aderente amfori BSCI dovesse apportare delle modifiche alla formattazione del Codice, sarà necessario l inserimento del seguente paragrafo all inizio del documento: Il presente documento è una traduzione letterale della versione 1/2014 del Codice di Condotta amfori BSCI. In quanto azienda commerciale aderente al Codice di condotta amfori BSCI, abbiamo adattato tale documento alla nostra formattazione per potere contribuire al meglio all effetto cascata di amfori BSCI. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 10

12 Codice etico aziendale: Qualora un aderente amfori BSCI avesse un diverso codice etico, devono essere considerati i seguenti punti: Compatibilità: Il codice in questione deve essere compatibile e non entrare in contrasto con il Codice amfori BSCI Coerenza: L applicazione di criteri differenti per la propria azienda (dettati dal proprio codice etico) rispetto a quelli per i propri partner commerciali (Codice di condotta amfori BSCI) potrebbe essere considerata come una mancanza di un reale impegno dagli stakeholder. Rifiuto a firmare il Codice amfori BSCI amfori BSCI non stabilisce alcuna modalità precisa per la gestione di tale decisione in quanto essa rientra nella sfera di competenza dell aderente amfori BSCI. Si suggerisce tuttavia di procedere come illustrato di seguito: Policy interna: Gli aderenti amfori BSCI dovrebbero mettere a punto policy interne su come affrontare un rifiuto a firmare il Codice amfori BSCI da parte dei propri partner commerciali. Trasparenza: Tali policy dovrebbero essere accessibili al pubblico e ai partner commerciali attuali e potenziali di modo che questi possano essere consapevoli delle conseguenze di un loro rifiuto. Altri elementi da prendere eventualmente in considerazione: Rifiuto da parte di un marchio rinomato: l aderente amfori BSCI può evitare di richiedere di firmare il Codice di condotta amfori BSCI qualora il marchio in questione sia dotato di un codice di condotta analogo e un solido approccio di due diligence. Rifiuto da parte di una società produttrice: l aderente amfori BSCI valuterà i seguenti aspetti: o È possibile collaborare con altri aderenti BSCI aventi il medesimo partner commerciale come fornitore di modo da convincerlo a firmare il Codice amfori BSCI? o È possibile ottenere informazioni affidabili e tempestive sulla sua performance sociale utilizzando metodi alternativi (es. altre valutazioni sociali)? o È possibile continuare ad approvvigionarsi da un partner commerciale che non desidera collaborare? Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione I, Capitolo 12: Interruzione responsabile dei rapporti commerciali Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 11

13 CAPITOLO 2: IL CORRETTO ATTEGGIAMENTO PER UN APPLICAZIONE DI SUCCESSO Milestone principali dell applicazione del Codice di condotta amfori BSCI Immagine 1: Milestone dell applicazione Oltre alle milestone immediate, le aziende commerciali potranno trovarsi ad affrontare molteplici sfide per il cui superamento sarà fondamentale avere il giusto atteggiamento. Non piegarsi dinanzi alle sfide interne all azienda Mettendo in pratica il Codice di condotta amfori BSCI le aziende commerciali affrontano sfide interne ed esterne. Eccone alcuni esempi: Riserve dei colleghi, i quali sono restii a sostenere i cambiamenti necessari all interno dell azienda Mancanza di risorse umane ed economiche Mancanza d influenza sui propri partner commerciali in merito alla loro decisione di applicare il Codice di condotta amfori BSCI Trovare alleati interni ed esterni I presenti esempi evidenziano il fatto che le aziende non possono integrare con successo il Codice di condotta amfori BSCI se lavorano a compartimenti stagni, al contrario, devono trovare alleati che le sostengano in tale processo. Essere consapevoli dei vantaggi del network amfori Gli aderenti amfori BSCI costituiscono una comunità forte di aziende che condividono le stesse idee e che: ricevono e condividono, da e con il Segretariato amfori, consulenze competenti e strumenti affidabili per identificare, monitorare e risolvere determinate questioni creano sinergie con altre aziende commerciali che affrontano questioni analoghe Non sottovalutare le proprie capacità in quanto PMI Le piccole e medie imprese e le microimprese possono ritenere che tali nuove responsabilità siano troppo onerose per loro. Con l adeguato sostegno, le PMI si renderanno conto in breve tempo di fare già più di quanto non pensino. Una caratteristica importante delle PMI è infatti data dalla loro responsabilità sociale d impresa dal carattere intuitivo e informale. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 12

14 Adottare un approccio fondato sulle esperienze maturate per affrontare gli scenari complessi La complessità dei mercati mondiali e dei cambiamenti geopolitici richiede un approccio in costante miglioramento in grado di portare le aziende ad abbandonare soluzioni a breve termine e a puntare a un impatto positivo a lungo termine. Tutto ciò risulta particolarmente importante ogni volta che gli aderenti amfori BSCI si trovano ad affrontare violazioni flagranti o rischi imminenti di violazioni dei diritti umani all interno della propria catena di fornitura. Coinvolgere l alta dirigenza Il successo delle aziende socialmente responsabili si fonda su: La serietà del proprio impegno Il grado di integrazione dei valori fondamentali del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale Pertanto l acquisto di quote e la cooperazione da parte dell amministratore delegato e dell alta dirigenza (o del proprietario, in caso di piccole imprese) costituiscono prerequisiti per l attuazione del Codice. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 13

15 CAPITOLO 3: RISPETTO DELLE DISPOSIZIONI DI LEGGE Pertinenza del Codice di condotta amfori BSCI: Il Codice amfori BSCI è linea con convenzioni internazionali accettate a livello universale che la maggior parte dei paesi ha già recepito all interno della propria normativa. Pertanto è altamente probabile che le aziende commerciali che rispettano la legge rispettino già il Codice di condotta amfori BSCI. Primo dovere di un azienda: Il primo dovere di un azienda commerciale è il rispetto delle disposizioni di legge, da intendersi sia come leggi a cui sottosta la sede dell azienda sia come giurisprudenza interna dei paesi in cui essa è attiva o da cui si approvvigiona. Contraddizione del Codice amfori BSCI con le leggi nazionali Il Codice amfori BSCI è in linea con convenzioni internazionali accettate a livello universale. Un apparente contraddizione del Codice amfori BSCI con le leggi nazionali potrebbe di fatto non rivelarsi tale in seguito a un analisi più approfondita. Di seguito sono riportati alcuni elementi che possono essere considerati: Analisi della situazione effettiva In caso di contraddizione del Codice di condotta amfori BSCI con le leggi nazionali dei paesi di approvvigionamento, viene applicata la disposizione che garantisce una maggior tutela dei lavoratori e dell ambiente. Tale operazione deve essere soggetta a una valutazione alla luce dell ottima conoscenza del contesto locale e di eventuali restrizioni. Gli aderenti amfori BSCI devono evitare attentamente di mettere i propri partner commerciali nelle condizioni di trovarsi ad affrontare il dilemma di violare le disposizioni locali per soddisfare le richieste dei clienti. Dialogo costruttivo Gli aderenti amfori BSCI dovrebbero sfruttare l occasione per valutare e definire insieme ai propri partner commerciali: le limitazioni che sono state incontrate durante i tentativi di applicazione del Codice di condotta amfori BSCI i modi migliori per tutelare i lavoratori nel rispetto delle leggi nazionali Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Codice di condotta amfori BSCI Condizioni di attuazione amfori BSCI Riferimenti amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 14

16 CAPITOLO 4: AGIRE CON DUE DILIGENCE Di seguito sono riportate le azioni principali dell approccio in materia di due diligence del Codice amfori BSCI: Rilevamento Gli aderenti amfori BSCI si impegnano nel rilevamento precoce di qualsiasi inosservanza del Codice amfori BSCI. Rilevamenti precoci di tali inosservanze permettono alle aziende di: Tutelare e migliorare la propria reputazione Sostenere un ambiente commerciale più stabile Utilizzare in modo mirato risorse umane e finanziarie Monitoraggio Gli aderenti amfori BSCI monitorano con successo la propria catena di fornitura grazie a: Lo sviluppo di approcci analitici e di procedure interne per il rafforzamento dei rapporti commerciali affidabili L utilizzo delle metodologie di monitoraggio amfori BSCI per la comprensione e la valutazione dei rischi La definizione di procedimenti e di risorse per l applicazione di quanto appreso Miglioramento Gli aderenti amfori BSCI conseguono miglioramenti con successo grazie a: L identificazione del proprio grado di coinvolgimento o di sostegno in merito a questioni sociali riscontrate nella propria catena di fornitura L utilizzo del network amfori BSCI per accelerare il proprio processo di miglioramento efficace La propria partecipazione attiva al processo di miglioramento Presentazione Gli aderenti amfori BSCI devono agire all insegna del principio di know and show (impara e mostra) ed essere pertanto in grado di descrivere quanto stanno svolgendo in termini di due diligence aziendale e di due diligence in materia di diritti umani. Tali comunicazioni risultano ancora più importanti in un quadro legale richiedente la comunicazione dell informativa non finanziaria. Tali tipi di comunicazioni devono considerare: Aspettative della comunità: La due diligence relativa alle aspettative della comunità interessata nei confronti del comportamento dell azienda commerciale in questione. Tali aspettative variano a seconda della comunità, sono tuttavia presenti delle aspettative generali da parte della società per cui le aziende sono tenute ad agire in modo etico e responsabile. Equilibrio tra aspettative e risorse: Mirare a una copertura e una trasparenza integrale dell intera catena di fornitura non è realistico. Le aziende devono effettuare esami, definire priorità e trovare un equilibrio tra le aspettative della società e le proprie risorse in modo tale da fornire informazioni solide e credibili. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 15

17 Due diligence per PMI Le piccole imprese sono inoltre vincolate all esercizio della vigilanza e all attuazione dei provvedimenti necessari per il rilevamento precoce, il monitoraggio e (qualora necessario) il miglioramento di qualsivoglia violazione in materia di diritti umani all interno delle proprie catene di fornitura. La struttura stessa delle piccole imprese, costituita da catene di fornitura meno complesse, può rivelarsi utile per avere un migliore controllo dei propri fattori di rischio e dei propri eventuali impatti negativi, permettendo di affrontare al meglio tali problematiche. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno Riferimenti amfori BSCI: Sezione II del Manuale di sistema amfori BSCI, L approccio di monitoraggio amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 16

18 CAPITOLO 5: MAPPATURA DELLA CATENA DI FORNITURA Il sistema amfori BSCI mira a fornire strumenti e soluzioni per gli aderenti amfori BSCI, sostenendoli nella loro responsabilità di condurre azioni di due diligence nelle proprie catene di fornitura. Durante la realizzazione delle azioni a livello delle catene di fornitura, gli aderenti amfori BSCI possono applicare il Codice di condotta amfori BSCI nella propria azienda commerciale. Catena di fornitura: Nell ambito dell applicazione di amfori BSCI, con catena di fornitura si intendono i partner commerciali di rilievo dell aderente amfori BSCI. (Per una definizione completa si rimanda al Glossario amfori BSCI). Mappatura della catena di fornitura: Una mappatura della catena di fornitura funge da supporto agli aderenti amfori BSCI, permettendo loro di visualizzare le correlazioni tra i vari partner commerciali nella catena di fornitura. Oltre alla tipica catena di fornitura incentrata sui prodotti (es. costituita da diversi attori che aggiungono valore a un prodotto), una mappatura amfori BSCI illustra la rete degli attori, interconnessi tra loro grazie ad accordi e condizioni di lavoro. Una rappresentazione grafica della catena di fornitura è di sostegno alle aziende nel processo di identificazione di: Chi: i diversi attori coinvolti in modo diretto o indiretto nella catena di fornitura Come: il grado di rilevanza o di importanza di tali attori per il core business e la reputazione dell azienda Cosa: il grado di leva finanziaria e il tipo di azioni a cui deve essere data la priorità Modello di attuazione In base alla mappatura delle proprie catene di fornitura, gli aderenti amfori BSCI metteranno a punto il modello di attuazione amfori BSCI più consono per loro. Di seguito sono riportati i modelli di attuazione amfori BSCI: Modello diretto: L aderente amfori BSCI si approvvigiona direttamente dai partner commerciali attivi nel settore della produzione e della trasformazione o dalle proprie unità di produzione (aziende agricole incluse). Un approvvigionamento indiretto (es. tramite un venditore) è possibile qualora l aderente amfori BSCI disponga di tutte le informazioni relative ai siti di produzione. In tal caso l aderente amfori BSCI identificherà i produttori di rilievo per la propria attività e creerà loro un profilo sulla piattaforma amfori BSCI per un loro ulteriore coinvolgimento nel sistema BSCI. Modello indiretto: L aderente amfori BSCI stipula tramite un venditore (agente o importatore) i propri contratti di approvvigionamento da aziende produttrici o trasformatrici e non dispone di alcuna informazione su di esse. In tal caso l aderente amfori BSCI richiederà ai venditori di divenire aderenti amfori BSCI e farà affidamento sulla loro applicazione di amfori BSCI. Modello ibrido: L aderente amfori BSCI combina il modello diretto e quello indiretto. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 17

19 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Modello 2: Mappatura della catena di fornitura Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 18

20 CAPITOLO 6: CLASSIFICAZIONE DEI PARTNER COMMERCIALI DI RILIEVO Definizione dei rischi Secondo il sistema amfori BSCI, per partner commerciali di rilievo si intendono coloro che: Sono fornitori primari di una data tipologia di beni o servizi Costituiscono un ampia quota del volume d acquisto o influenzano la reputazione dell aderente amfori BSCI oppure Sono potenzialmente legati a rischi o impatti negativi in ambito di diritti umani Coloro che influenzano (o hanno maggiori probabilità di influenzare) l azienda dell aderente amfori BSCI. (Si rimanda al glossario amfori BSCI per maggiori dettagli.) Definizione delle opportunità Nell ambito degli Obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni Unite, le aziende commerciali possono considerare come partner commerciali di rilievo anche coloro che sono in grado di influenzare in maniera positiva il modello aziendale e la reputazione degli aderenti amfori BSCI. Prospettiva di classificazione Le aziende commerciali possono utilizzare varie risorse per stilare una classificazione dei propri partner commerciali di rilievo per poi selezionare coloro che saranno soggetti ad audit amfori BSCI. Di seguito sono riportate le modalità più comuni per la classificazione dei propri partner commerciali dal punto di vista del sistema amfori BSCI: Valutazione di macrolivello: Il sistema di governance di un paese si riflette sulla capacità di un azienda commerciale ivi stabilita di considerare la responsabilità sociale tra le componenti del proprio core business. Di seguito sono riportati alcuni esempi di strumenti utilizzabili per tale valutazione: Classificazione di rischio paese amfori: La presente classificazione è stata stilata in base agli indicatori di governance della Banca mondiale. Nell ambito di tale classificazione, amfori BSCI fornisce ulteriori consulenze in merito ai paesi classificati come estremamente a rischio. Paesi meno sviluppati: La presente classificazione è stata stilata dalle Nazioni Unite. I paesi elencati presentano eccezioni per determinate convenzioni dell Organizzazione internazionale del lavoro (es. Convenzione ILO 188 in materia di lavoro infantile). Preoccupazione pubblica: Informazioni da parte di stakeholder di competenza (es. relazioni relative a indagini svolte da ONG). Valutazione del comparto e della catena di fornitura: La struttura del comparto economico e la complessità della catena di fornitura hanno ripercussioni sul modo in cui un azienda commerciale è in grado di includere la responsabilità sociale tra le componenti del proprio core business. Di seguito sono riportati alcuni esempi di strumenti utilizzabili per tale valutazione: Piattaforma amfori BSCI: permette agli aderenti amfori BSCI di visualizzare i propri partner commerciali di rilievo, controllare i risultati degli audit amfori BSCI, collaborare con altri aderenti amfori BSCI per costituire alleanze volte al miglioramento e al progresso continuo. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 19

21 amfori BSCI commitment formula dashboard: Grazie a tale strumento gli aderenti amfori BSCI possono valutare la proattività e la disponibilità a impegnarsi nel progresso continuo dei propri partner commerciali. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno Valutazione dei rischi settoriali amfori: amfori pubblica regolarmente delle relazioni di valutazione dei rischi settoriali con informazioni legate alle maggiori problematiche identificate in determinati settori Allerte Tolleranza Zero amfori BSCI: Tali informazioni vengono fornite entro 24 ore dall audit amfori BSCI da parte degli auditor, i quali le comunicano tramite la piattaforma amfori BSCI. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero. Visite commerciali: Informazioni raccolte tramite buyer, team acquisti, agenti o figure analoghe Esperienze accumulate: Gli aderenti amfori BSCI, facendo affidamento sull esperienza del personale, possono correre una serie di rischi specifici dei propri settori di appartenenza. Di seguito sono riportati alcuni esempi di pratiche che possono comportare rischi: Uso di di agenti per subappaltare i lavoratori in determinati settori Lavorazione dei beni spesso effettuata tramite telelavoro, come nel caso di lavori di ricamo o altri lavori artigianali Prodotti provenienti da zone in cui ai bambini non viene garantito il diritto all istruzione Colture raccolte facendo ampio ricorso al lavoro manuale Approvvigionamento da zone colpite da conflitti o ad alto rischio. Meccanismo di lamentela: Informazioni derivanti da lamentele o da suggerimenti che l aderente amfori BSCI può avere ricevuto tramite il proprio meccanismo di lamentela o il meccanismo di lamentela amfori. Valutazioni: Informazioni raccolte utilizzando valutazioni di seconda o terza parte, audit o attività analoghe. Il Segretariato amfori consiglia agli aderenti amfori BSCI di non fare affidamento esclusivamente sui certificati bensì raccogliere informazioni più concrete che possano comprovare quanto sostenuto in modo da potere prendere decisioni informate in merito a come collaborare con un partner commerciale di rilievo. Al fine di raccogliere le informazioni relative alle tali prospettive di classificazione in questione il sistema amfori BSCI fornisce alle aziende commerciali una serie di modelli e allegati per la raccolta delle informazioni relative a partner commerciali potenziali o attuali. Modello 1: Informazioni relative ai partner commerciali Modello 2: Mappatura della catena di fornitura Modello 3: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare Modello 10: Questionario di valutazione per la qualifica preliminare Modello 11: Autovalutazione del produttore Modello 13: Autovalutazione in materia di uguaglianza di genere Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 20

22 Tecniche per la creazione di grafici Vi sono varie tecniche per la creazione di grafici che possono essere adottate dagli aderenti amfori BSCI per decidere il proprio livello di investimenti e di vigilanza nei confronti dei propri partner commerciali di maggiore rilievo. Di seguito vengono riportate le più comuni: Arco delle priorità in materia di diritti umani Diagramma dei rischi (probabilità versus gravità) Analisi dei punti di forza, debolezze, opportunità e minacce (analisi SWOT) Immagine 2: Arco delle priorità in materia di diritti umani Immagine 3: Diagramma di rischio amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 21

23 I risultati ottenuti a seguito dell impiego dei diagrammi saranno di supporto per le decisioni degli aderenti amfori BSCI in merito a quali partner commerciali coinvolgere nel sistema amfori BSCI e, in particolare, quali partner sottoporre ad audit amfori BSCI. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno Sezione I, Capitolo 12: Interruzione responsabile dei rapporti commerciali Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 22

24 CAPITOLO 7: PROGETTAZIONE DELL APPROCCIO E DELLE PROCEDURE AZIENDALI Procedure interne: Prima di applicare il sistema amfori BSCI all interno della propria azienda, l aderente amfori BSCI può mettere a punto delle procedure interne per rendere più efficace possibile la gestione dei rapporti con i propri partner commerciali. Tali procedure saranno soggette a: Approvazioni da parte dell alta dirigenza Valutazioni e adattamenti regolari, necessari per la definizione di nuovi rapporti commerciali (es. qualora, a metà esercizio, un azienda decida di aggiungere una nuova linea di prodotti o di servizi alla propria strategia di due diligence per la catena di fornitura, saranno necessari adattamenti di alcune procedure) Gli aderenti amfori BSCI possono scegliere l approccio per la gestione del rischio che ritengano sia più adeguato alla propria visione della futura applicazione del sistema BSCI. Approcci di gestione del rischio più adottati e relative conseguenze Approcci per la gestione del rischio Supporre Gestire Delegare Conseguenze L azienda commerciale riconosce che un dato partner commerciale costituisce un rischio per essa L azienda commerciale accetta deliberatamente tale rischio senza impegnarsi in alcun modo per ridurlo L alta dirigenza deve approvare tale decisione e assumersi le responsabilità delle proprie azioni qualora qualcosa dovesse andare male L azienda commerciale è consapevole dei rischi che si assume L azienda commerciale mette a punto ulteriori misure per la gestione dei rischi L azienda commerciale attua misure per la riduzione al minimo dell impatto o della probabilità dei rischi legati al partner commerciale in questione L azienda commerciale stanzia fondi per il sostegno delle misure definite L azienda commerciale valuta il successo della propria gestione dei rischi e la adatta di conseguenza È presente una persona o un team responsabile per la gestione dei rischi L azienda commerciale condivide la propria responsabilità e la propria autorità con altre aziende commerciali, di modo che queste ultime controllino i rischi per conto della prima Di seguito sono riportati alcuni esempi di tale atteggiamento: o Un marchio richiede a un importatore di effettuare controlli sui rischi di un produttore per conto proprio o Un produttore richiede a un agenzia di reclutamento di occuparsi della forza lavoro per conto proprio amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 23

25 Le deleghe possono essere molto efficienti ed efficaci qualora le parti si scabino regolarmente informazioni e condividano responsabilità e risorse Il completo trasferimento delle responsabilità non è più accettato. Le aziende commerciali sono tenute a conoscere e a mostrare le diverse azioni adottate per evitare un impatto negativo su di sé e sui propri titolari. Evitare L azienda commerciale adatta le condizioni della propria collaborazione commerciale per eliminare o ridurre i rischi Di seguito sono riportati alcuni esempi di tale atteggiamento: o Un marchio interrompe i propri rapporti commerciali con un importatore che non fornisce informazioni soddisfacenti in merito al proprio luogo di approvvigionamento o Un azienda commerciale si approvvigiona esclusivamente da partner locali e noti Non è possibile applicare integralmente il presente principio ed evitare qualsiasi rischio. Le aziende commerciali si assumono sempre certi rischi. Tabella 1: Approcci e conseguenze per la gestione dei rischi Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 13: Come promuovere il capacity building Sezione I, Capitolo 12: Interruzione responsabile dei rapporti commerciali Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 24

26 CAPITOLO 8: PROGETTAZIONE DELL APPROCCIO DI COOPERAZIONE AZIENDALE Non tutte le culture aziendali concepiscono allo stesso modo la collaborazione né hanno tutte la medesima inclinazione verso essa. Dal punto di vista di amfori BSCI la cooperazione rappresenta l approccio migliore per la creazione di un impatto positivo. Cooperazione con partner commerciali Di seguito sono riportati alcuni esempi di collaborazioni produttive con i partner commerciali: Follow up regolare relativo a sfide e a miglioramenti in materia di performance sociale Sviluppo di competenze comuni in merito all efficacia della propria due diligence Scambio di informazioni sulle rispettive strategie di coinvolgimento degli stakeholder e sui relativi risultati Sostegno dei partner commerciali nell attuazione degli attuali piani di miglioramento Cooperazione con gli altri aderenti amfori BSCI Di seguito sono riportati alcuni esempi di collaborazioni produttive con altri aderenti amfori BSCI: Immagine 4: Esempi di cooperazione È piuttosto probabile che le piccole imprese e le microimprese non abbiano un reparto acquisti in quanto svolgono la propria attività in proprio o con un piccolo team che si assume diversi compiti. In tale contesto, le piccole imprese devono concentrarsi sull aggiornamento dei contratti d acquisto, ottenendo una panoramica della catena di fornitura e definendo le conseguenze aziendali per i partner commerciali che non mostrano alcun interesse nei confronti di una collaborazione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 25

27 La piattaforma amfori BSCI mette a disposizione un modo diretto per condividere e scambiare informazioni con altri aderenti amfori BSCI. Cooperazione con stakeholder esterni Di seguito sono riportati alcuni esempi di collaborazioni produttive con stakeholder esterni: Governi e organizzazioni internazionali (es. ILO): Una cooperazione con tali stakeholder può essere di supporto per l applicazione delle normative in materia di diritto del lavoro nel paese di approvvigionamento Sindacati nel paese di approvvigionamento: Una cooperazione con tali stakeholder può contribuire a sensibilizzare i lavoratori in merito ai loro diritti e doveri; può inoltre rivelarsi utile durante la gestione di lamentele Il coinvolgimento di stakeholder esterni interessati facilita la scelta di una soluzione sostenibile, in particolare nel caso in cui le cause di fondo degli scarsi risultati in materia di performance sociale siano state identificate all esterno della catena di fornitura. Sebbene gli aderenti amfori BSCI possano non avere risorse sufficienti per gestire singolarmente ogni stakeholder esterno, il Segretariato amfori può essere un punto di riferimento e sostegno in ambito di coordinamento. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 13: Come promuovere il capacity building Sezione I, Capitolo 12: Interruzione responsabile dei rapporti commerciali Sezione II, Capitolo 1: Responsabilità nelle attività aziendali Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 26

28 CAPITOLO 9: COINVOLGIMENTO DEL REPARTO ACQUISTI I reparti acquisti dispongono di informazioni di prima mano sui vari partner commerciali. Per questo motivo sono nella posizione migliore per sostenere una strategia solida per l applicazione di amfori BSCI. Dal punto di vista degli aderenti amfori BSCI, i reparti acquisti devono essere coinvolti nell applicazione di amfori BSCI in diverse fasi: Immagine 5: Coinvolgimento del reparto acquisti Sfide e limitazioni: Le operazioni di coinvolgimento del reparto acquisti non sono sempre facili e possono comprendere alcune sfide e limitazioni. La seguente tabella è utile per comprendere eventuali limitazioni e soluzioni per lo sviluppo di una strategia solida per l applicazione di amfori BSCI. Eventuali limitazioni I buyer dispongono di informazioni riguardanti solo il loro interlocutore diretto (es. agente) tuttavia non hanno informazioni sui luoghi di approvvigionamento dell agente (es. siti di produzione). I buyer possono avere classificato i partner commerciali in base ai loro prezzi, alla loro qualità e ai loro tempi di consegna. Potrebbero non essere interessati a modificare tale classificazione aggiungendo i rischi di natura sociale e ambientale. Eventuali soluzioni Inclusione del Codice di condotta amfori BSCI e le condizioni di attuazione all interno dei contratti con un interlocutore diretto. Così facendo viene fornito il quadro legale per la richiesta di maggiori informazioni in merito alla catena di fornitura. Coinvolgimento dei buyer nella mappatura e nella definizione dei partner commerciali prioritari di modo che comprendano al meglio il legame tra i rischi sociali e quelli qualitativi. Condivisione con loro della Classificazione di rischio paese amfori BSCI. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 27

29 I buyer ricevono incentivi per selezionare la fonte di approvvigionamento più economica. I buyer possono non avere tempo o competenze sufficienti per comprendere le informazioni raccolte in materia di performance sociale (es. lettura dei risultati di un audit) I buyer effettuano visite a fabbriche ma possono non avere tempo o competenze sufficienti per fare domande chiave ai produttori sulla loro performance sociale. Influenza dei responsabili in materia decisionale affinché che vengano introdotti incentivi per i buyer che integrano la performance sociale nei propri criteri di selezione. Definizione di una procedura chiara per la comprensione delle informazioni relative alla performance sociale e/o la comprensione delle strategie in materia di responsabilità sociale d impresa di un partner commerciale. Sviluppo di uno strumento di scansione rapida che permetta di trasporre i risultati dell audit amfori BSCI in linee guida. Condivisione con i buyer di una lista di domande per svolgere controlli in materia di performance sociale. Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali Svolgimento di formazioni interne e condivisione regolare di brevi video di sensibilizzazione. Tabella 2: Coinvolgimento del reparto acquisti: potenziali sfide e soluzioni Aggiornamento dei contratti di acquisto: Inclusione del Codice di condotta e delle rispettive condizioni di attuazione nei contratti di acquisto per coinvolgere almeno i partner commerciali di rilievo. Panoramica della catena di fornitura: Classificazione delle informazioni relative alla catena di fornitura effettuata in base al tipo di approvvigionamento (diretto o indiretto), al luogo e alla stabilità del rapporto commerciale. La tabella riportata di seguito mostra un esempio di come gli aderenti amfori BSCI possono ottenere una panoramica sui propri partner commerciali. A seguito della mappatura di tali informazioni, gli aderenti amfori BSCI continuano a sviluppare la propria strategia e a definire le proprie priorità e i fondi necessari per l adozione di un buon approccio di due diligence. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 28

30 Approvvigionamento diretto da un produttore Approvvigionamento indiretto tramite agenti, importatori o intermediari Basso livello di stabilità del rapporto commerciale Alto livello di stabilità del rapporto commerciale Certificati in ambito sociale o dichiarazioni analoghe in ambito sociale Basso livello di stabilità del rapporto commerciale Alto livello di stabilità del rapporto commerciale Certificati in ambito sociale o dichiarazioni analoghe in ambito sociale Num. dei partner commerciali Inserire il numero dei partner commerciali nella presente situazione Paesi di approvvigionamento Inserire i paesi in cui si trovano le sedi dei partner commerciali Tabella 3: Separazione dell approvvigionamento diretto da quello indiretto amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 29

31 Immagine 6: Panoramica della catena di fornitura Valutazione collaborativa dei rischi sociali: Definizione comune della procedura di scambio di informazioni tra i reparti, volta all identificazione dei rischi potenziali o reali legati ai partner commerciali. Conseguenze commerciali: Definizione comune delle possibili conseguenze commerciali per i partner commerciali che non dovessero mostrare alcun interesse nel miglioramento della propria performance sociale (es. quando interrompere i rapporti commerciali con un partner commerciale?). Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 13: Come promuovere il capacity building Sezione I, Capitolo 12: Interruzione responsabile dei rapporti commerciali Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 30

32 CAPITOLO 10: SVILUPPO DI UNA CULTURA DI COINVOLGIMENTO SIGNIFICATIVO DEGLI STAKEHOLDER Gli stakeholder sono singoli individui, comunità od organizzazioni che sono influenzate o che possono avere un influenza su prodotti, operazioni, mercati, settori e risultati di un organizzazione. Per maggiori informazioni si rimanda al Glossario amfori BSCI. La mappatura e il coinvolgimento degli stakeholder (inclusi i dipendenti di un azienda commerciale) sono componenti integranti fondamentali della due diligence di un azienda. Un coinvolgimento significativo si fonda su: Attitudine: Nessuna delle parti intende convincere l altra delle proprie opinioni o dei propri approcci, bensì vi è un impegno condiviso nei confronti di obiettivi comuni Interesse: Vengono ricercate soluzioni a lungo termine, non richieste a breve termine Regolarità: Il programma concordato prevede follow-up regolar che hanno luogo i in via continuativa e non solo in caso di crisi immediata Identificazione di tutti i gruppi di stakeholder La tabella riportata di seguito illustra dal punto di vista di un aderente amfori BSCI i potenziali gruppi di stakeholder (organizzazioni e individui) e il loro grado di pertinenza nelle diverse fasi dell attuazione del sistema amfori BSCI. Le piccole imprese e le microimprese possono fare affidamento sul lavoro di coinvolgimento svolto dagli stakeholder BSCI. Ad ogni modo, indipendentemente dalle proprie risorse economiche, è possibile cogliere l occasione di visite a fabbriche o aziende agricole per svolgere anche a un ONG o a un sindacato locale, di modo da potersi fare una prima impressione sulle condizioni di lavoro nella regione in questione. Fasi BSCI Policy, definizione dell ambito e valutazione (orientate alle regole e alla strategia) Stakeholder interni all azienda Alta dirigenza Reparto approvvigionamenti / acquisiti Reparto compliance / legale Uffici acquisti locali Stakeholder esterni all azienda Partner commerciali Segretariato amfori Federazioni sindacali Organizzazioni della società civile amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 31

33 Azione e integrazione (orientate alle mansioni) Knowing and showing (orientato alla comunicazione e alla responsabilità) Reparto approvvigionamenti / acquisiti Lavoratori degli uffici acquisti locali Reparto per la responsabilità sociale d impresa Reparto compliance Reparto comunicazione Partner commerciali Segretariato amfori Altri aderenti amfori BSCI Country Representative amfori Agenzie specializzate delle Nazioni Unite (ILO, UNICEF) Agenzie di governo Sindacati locali Gruppi di supporto Consumatori Network amfori Partner commerciali Sindacati Lavoratori dei partner commerciali Agenzie di governo Tabella 4: Potenziali di gruppi di stakeholder di competenza in grado di sostenere l applicazione di amfori BSCI Grado di coinvolgimento degli stakeholder La tabella riportata di seguito illustra la tipologia di classificazione più comune per definire il grado di coinvolgimento in base a: Influenza sulla comunità e su altri stakeholder da parte dell azienda Interesse nei confronti delle attività dell azienda Immagine 7: Modalità di coinvolgimento degli stakeholder amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 32

34 Vantaggi del coinvolgimento degli stakeholder Gli stakeholder interni ed esterni possono diventare ottimi alleati delle aziende, aiutandole a concentrarsi sulle questioni più rilevanti e aumentando così al massimo le risorse. Gli stakeholder possono: richiamare l attenzione su questioni, mercati o attori specifici all interno della catena di fornitura influenzare la percezione del pubblico in merito alla performance sociale all interno della catena di fornitura disporre di conoscenze uniche e specifiche relativamente ad attori, questioni e contesti locali che sarebbero altrimenti difficili (se non impossibili) da ottenere da parte di un aderente amfori BSCI integrare o mettere in dubbio informazioni raccolte tramite audit sociali collaborare nella ricerca delle cause di fondo e sviluppare capacità per superare i gap presenti Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 6: Mappatura degli stakeholder Classificazione di rischio paese amfori Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 33

35 CAPITOLO 11: DEFINIZIONE DI UNA CULTURA DELLA RESPONSABILITÀ Responsabilità e meccanismo di lamentela Il termine responsabilità può essere definito come l obbligo di un individuo o di un organizzazione ad assumersi e ad accettare la responsabilità per le proprie attività. La scarsa responsabilità (sia essa percepita o effettiva) può ripercuotersi negativamente sul rispetto nei confronti dell azienda e dei suoi leader da parte del pubblico. La definizione e il mantenimento di un meccanismo di lamentela efficace sono fondamentali al fine di potere essere considerati come un azienda diligente e responsabile. Tale meccanismo rappresenta un ulteriore canale di comunicazione con gli stakeholder interni (i lavoratori) e quelli esterni (es. la comunità) per la prevenzione di rischi o di danni prima di eventuali peggioramenti della situazione. I meccanismi di lamentela devono essere definiti sulla base di un reale impegno e della volontà di ascoltare le voci dei lavoratori e le preoccupazioni della comunità. Devono essere legati a follow-up equi e miglioramenti, qualora necessari. Qualora tutto ciò non dovesse avvenire, gli effetti della definizione di un meccanismo interno di lamentela potrebbero essere controproducenti e generare diffidenza. Vantaggi dei meccanismi di lamentela Coinvolgimento: I meccanismi di lamentela rafforzano la relazione dell azienda con i propri lavoratori. Nel momento in cui i lavoratori comprendono che non solo possono esprimere le proprie preoccupazioni ma anche ricevere soluzioni tempestive alle questioni segnalate, essi si sentono più motivati e intenzionati a lavorare meglio. Possono così essere creati prodotti e servizi di migliore qualità e può essere migliorata la produttività Fiducia: I meccanismi di lamentela rafforzano la fiducia nella gestione dell azienda commerciale e nel rapporto con la forza lavoro, il che sarà visto di buon grado durante un audit e/o nel corso di visite da parte di potenziali o attuali clienti Consapevolezza: I meccanismi di lamentela costituiscono un ottimo mezzo per sensibilizzare i lavoratori in merito ai propri diritti e doveri. I lavoratori possono comprendere se determinate dichiarazioni sono giustificate o meno nel momento in cui gli esiti vengono condivisi apertamente (nel rispetto del principio di salvaguardia della riservatezza del lavoratore) Oltre agli impegni specifici presi da ogni aderente amfori BSCI per la definizione e il mantenimento della propria responsabilità, amfori ha creato un proprio meccanismo di lamentela per fare fronte alle preoccupazioni degli stakeholder in modo tempestivo ed efficace. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 34

36 CAPITOLO 12: INTERRUZIONE RESPONSABILE DEI RAPPORTI COMMERCIALI Segnali d avvertimento più comuni della fine del rapporto di fiducia Il motivo principale della sospensione dei rapporti commerciali è la mancanza di fiducia dovuta a un comportamento del partner commerciale. La fiducia può venire scalfita all improvviso, tuttavia spesso sono presenti diversi segnali d avvertimento del fatto che essa potrà venire meno. Essi sono dovuti ai seguenti comportamenti del partner commerciale: Mancata fornitura di informazioni pertinenti e accurate in merito ai propri siti di produzione Mancato coinvolgimento dei propri partner commerciali, i quali non forniscono informazioni con regolarità Mancata verifica dell applicazione dei piani di miglioramento da parte dei partner commerciali Evidente rifiuto di allineamento al Codice di condotta amfori BSCI Compromissione dell integrità dell audit tramite corruzione, falsificazione o false dichiarazioni all interno della catena di fornitura. I presenti esempi possono verificarsi a livello di commercializzazione (es. l intermediario tradisce la fiducia) o a livello di produzione (es. l azienda produttrice). Tali episodi di violazione della fiducia possono essere identificati durante un audit amfori BSCI, presi in considerazione dall auditor e, qualora di gravità sufficiente, causare l attivazione di un allerta Tolleranza Zero. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero. Cosa fare prima della sospensione dei rapporti commerciali Le aziende commerciali non dovrebbero interrompere i rapporti commerciali improvvisamente e avrebbero bisogno della dovuta due diligence. Di seguito vengono riportati alcuni aspetti da considerare prima della sospensione dei rapporti commerciali o della risoluzione di contratti con un partner commerciale: La sospensione dei rapporti commerciali rappresenta la soluzione migliore? Quali potrebbero essere le ripercussioni negative sull azienda in caso di sospensione della collaborazione? Quali potrebbero essere le ripercussioni negative sui lavoratori del produttore in caso di sospensione della collaborazione? La questione può essere risolta in alto modo? Esiste un partner commerciale alternativo migliore? Il problema identificato appartiene specificamente al partner commerciale in questione o è endemico nella sua regione di appartenenza? Problemi endemici Alcune carenze in materia di performance sociale sono legate ai problemi endemici del settore, della regione o del paese in questione. Tutto ciò complica la ricerca di alternative e rende fondamentale il coinvolgimento degli stakeholder che possono così essere di sostegno per l adozione di un approccio olistico di miglioramento. Così facendo essi potranno inoltre comprendere le motivazioni a lungo termine dell interruzione dei rapporti commerciali con un azienda nonché le motivazioni legate alla continuazione dei rapporti commerciali con un partner problematico. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 35

37 Procedure per la sospensione dei rapporti commerciali Ogni aderente amfori BSCI è libero di scegliere come e quando decidere di sospendere i rapporti commerciali. Tale decisione deve essere tuttavia sempre essere basata su procedure concordate che comprendono: Motivazione razionale alla base dell azione, comunicata con chiarezza: Gli aderenti amfori BSCI devono mirare a fare presenti in modo chiaro ai propri partner commerciali (potenziali o attuali) le ragioni che per loro potrebbero costituire una violazione della fiducia. Per quanto possibile, tutto ciò deve essere trasposto in una clausola risolutiva o rescissoria all interno dei contratti, la quale costituisce il modo più rigoroso di fare rispettare il Codice di condotta amfori BSCI. Procedura di avvertimento: Gli aderenti amfori BSCI devono mirare a stabilire una procedura per emettere avvertimenti prima della sospensione dei rapporti commerciali con i propri partner. Tale procedura sarà inoltre di supporto per l azienda nel processo di ricerca di partner commerciali alternativi. Procedura di comunicazione: Gli aderenti amfori BSCI devono mirare ad avere una procedura di comunicazione per la gestione di casi in cui il proprio partner commerciale è stato preso di mira dai media. In tali casi la decisione relativa alla sospensione dei rapporti commerciali va analizzata con estrema cautela in quando potrebbe rivelarsi altamente controproducente e suscitare le preoccupazione degli stakeholder. Coinvolgimento degli stakeholder: Gli aderenti amfori BSCI devono mirare a coinvolgere regolarmente i consumatori e altri stakeholder di modo da essere trasparenti in merito ai propri modelli commerciali e alle proprie motivazioni di possibile sospensione dei rapporti commerciali con i partner in caso di performance sociali non accettabili. Sospensione dei rapporti commerciali e conclusione di contratti: I contratti commerciali e/o i rapporti commerciali devono essere conclusi in conformità con le condizioni stabilite e a seguito degli avvertimenti concordati. La sospensione di rapporti commerciali in seguito al rifiuto di un partner commerciale di applicare i provvedimenti necessari per rispettare un obbligo del Codice di condotta amfori BSCI non comporta modifiche degli accordi contrattuali (es. gli obblighi finanziari dei contratti vigenti vanno onorati). amfori sconsiglia agli aderenti amfori BSCI di sospendere i rapporti commerciali sulla base di risultati audit amfori BSCI inferiori a B (bene) in quanto tale atteggiamento è in contrasto con i valori e i principi del sistema amfori BSCI e impedisce agli aderenti di apportare un contributo positivo agli Obiettivi di sviluppo sostenibile. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela Modello 9: Piano di miglioramento Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione I - 36

38 SEZIONE II - L approccio di monitoraggio amfori BSCI La presente sezione del Manuale di sistema amfori BSCI è dedicata agli aderenti, ai produttori e agli aditor amfori BSCI. Fornisce una panoramica dell approccio di monitoraggio olistico di amfori BSCI e illustra l intero processo di audit amfori BSCI 2.0, dal momento della richiesta e della programmazione di un audit fino al suo svolgimento e ai relativi follow-up. La presente sezione permetterà di comprendere meglio: A cosa è dovuta l unicità dell approccio di monitoraggio amfori BSCI Quali sono i diversi tipi di monitoraggio In che modo preparare, svolgere ed effettuare follow-up per un audit amfori BSCI 2.0 amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 37

39 CAPITOLO 1: RESPONSABILITÀ NELLE ATTIVITÀ AZIENDALI Il monitoraggio nell ambito di amfori BSCI va inteso come un approccio sistematico che permette alle aziende commerciali di misurare e analizzare la performance sociale all interno della propria catena di fornitura. Contribuisce all identificazione proattiva di problemi gravi da parte delle aziende, permettendo di prendere decisioni volte a migliorare la qualità e l efficacia del proprio impegno in materia di responsabilità sociale d impresa. I Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani (UNGP) sanciscono che tutte le aziende commerciali hanno la responsabilità di prevenire e di mitigare gli impatti negativi in materia di diritti umani: Causati dalle proprie attività Legati alle operazioni delle proprie collaborazioni commerciali Le aziende commerciali sono esortate a mettere in pratica il proprio impegno in ambito di responsabilità sociale d impresa attraverso: Monitoraggi della performance dei propri partner commerciali di rilievo nella catena di fornitura Follow-up relativi ai progressi dei propri partner commerciali di rilievo Collaborazioni con altri partner commerciali presenti nel sistema amfori BSCI (aderenti amfori BSCI) per conseguire miglioramenti in modo efficace a seguito dei problemi identificati. Creazione di sinergie tramite la piattaforma amfori BSCI Il sistema amfori BSCI mira a evitare affaticamenti legati all audit ( audit fatigue ) e creare sinergie tra le varie aziende commerciali. Tale obiettivo viene perseguito attraverso molti elementi del sistema amfori BSCI, come ad esempio la piattaforma collaborativa amfori BSCI (si rimanda in merito all Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI) che permette agli aderenti di condividere: Produttori (es. fabbriche o aziende agricole) delle loro catene di fornitura Informazioni su attività di monitoraggio legate ai produttori in questione Attività di miglioramento Governance interna della piattaforma amfori BSCI All interno della piattaforma amfori BSCI sono definiti due tipi di status per gli aderenti amfori BSCI, ai quali sono associati compiti, diritti e doveri differenti. Tale suddivisione regola le interazioni tra gli aderenti. Tali stati migliorano la programmazione ed evitano la duplicazione degli sforzi. Essi sono: Detentore della responsabilità (RSP): Il presente status viene assunto in maniera attiva e volontaria da un aderente amfori BSCI che desidera guidare il processo di applicazione della strategia di monitoraggio per un dato produttore Aderente collegato: Il presente status viene assunto in maniera attiva da un aderente amfori BSCI che effettua un follow-up sui progressi del produttore senza guidare in maniera attiva la strategia di monitoraggio. La collaborazione inter pares resta centrale per la governance interna di amfori BSCI. Allo stesso tempo, gli stati presenti sono dinamici e possono variare a seguito di un cambiamento della relazione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 38

40 con il produttore. Ad esempio, sia il detentore della RSP che gli aderenti collegati possono cambiare status o rinunciare al proprio in modo unilaterale nel caso interrompano le relazioni commerciali con i produttori in questione. Informazioni sullo status di detentore della RSP In considerazione delle sinergie presenti sulla piattaforma amfori BSCI, è improbabile che un aderente amfori BSCI assuma lo stato di detentore della RSP per tutti i propri produttori. È più probabile che gli aderenti amfori BSCI assumano lo status di detentori della responsabilità qualora intendano stabilire una precisa strategia di due diligence con un produttore specifico. L assunzione dello status di detentore della RSP ha particolarmente senso nel caso in cui l aderente amfori desideri: Coinvolgere un produttore in diversi corsi di formazione prima dell audit amfori BSCI Sviluppare un piano d azione per passare di livello e superare il livello 1 in un dato periodo di tempo Riconoscere gli sforzi in cui si è profuso un produttore nell ambito di un diverso sistema di monitoraggio prima del passaggio al sistema amfori BSCI L assunzione dello status di detentore della RSP richiede lo stanziamento di risorse (es. tempo e capacità), deve inoltre essere evitata la creazione di ostacoli per altri aderenti amfori BSCI collegati. Per evitare la creazione di ostacoli indesiderati e una mancanza di leadership lo status di detentore della RSP può essere: Soggetto a rinuncia su richiesta di un altro aderente amfori BSCI: La presente situazione si verifica nel caso in cui il detentore della RSP rinunci volontariamente al proprio status su richiesta di un altro aderente amfori BSCI, il quale aveva precedentemente contattato il detentore della RSP attraverso la piattaforma amfori BSCI presentando la richiesta di scarico della RSP. Qualora il detentore della RSP volesse mantenere il proprio status, deve rispondere alla richiesta illustrando le proprie motivazioni. Rimosso in seguito a inattività o mancato esercizio di diritti e doveri minimi: La presente situazione si verifica nel caso in cui il detentore della RSP non riesca a programmare un audit amfori BSCI (sia essa completo o di follow-up) nel proprio ciclo. Contestato da un altro aderente amfori BSCI: La presente situazione si verifica nel caso in cui un altro aderente collegato disponga di ragioni per mettere in dubbio la metodologia applicata durante l audit, l ambiente di audit, l annuncio dell audit o il riconoscimento di altri certificati sociali. L onere della prova incombe sull aderente collegato e non sul detentore della RSP. Preoccupazioni di tale natura possono essere presentate attraverso il meccanismo di lamentela amfori. Informazioni sullo status di aderente collegato Gli aderenti amfori BSCI possono collegarsi a produttori preesistenti sulla piattaforma amfori BSCI. Gli aderenti amfori BSCI vengono collegati automaticamente a tutti i produttori per cui creano un profilo sulla piattaforma amfori BSCI (si rimanda in merito all Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI) Attraverso il collegamento con i produttori sulla piattaforma amfori BSCI gli aderenti amfori BSCI restano aggiornati sui progressi dei produttori e vengono avvisati in merito a questioni importanti legate ad essi (es. emergenze o casi Tolleranza Zero). Gli aderenti collegati hanno i medesimi diritti e doveri del detentore della RSP, fatta eccezione per coloro che sono legati alla strategia di monitoraggio. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 39

41 Si rimanda alla tabella 1 per maggior dettagli sui diritti e doveri dei detentori della RSP e degli aderenti collegati. DIRITTI E DOVERI Detentore della RSP Aderente collegato 1 Fornire ai partner commerciali il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione 2 Invitare i partner commerciali a intraprendere attività di capacity building 3 Interagire con altri aderenti legati al medesimo partner commerciale 4 Reagire alle allerte Tolleranza Zero 5 Sostenere i partner commerciali nel processo di miglioramento 6 Coinvolgere gli stakeholder di competenza affinché sostengano i propri partner commerciali 7 Autorizzare le tempistiche di audit amfori BSCI x 8 Autorizzare la società di auditing x 9 Autorizzare gli audit amfori BSCI (sia completi che di follow-up) x 10 Approvare un sistema di auditing equivalente x 11 Rinunciare allo status di detentore della RSP cedendolo a un altro aderente collegato x 12 Essere il primo punto di contatto per casi Tolleranza Zero e accertamenti x Tabella 1: Diritti e doveri dei detentori della RSP e degli aderenti connessi Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Meccanismo esterno di lamentela amfori Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 40

42 CAPITOLO 2: SCELTA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO La scelta del tipo di valutazione da condurre è di fondamentale importanza. Tale decisione permette agli aderenti amfori BSCI di: Gestire in modo efficiente le proprie risorse Definire varie strategie per la gestione dei rischi sociali nella catena di fornitura Ridurre affaticamenti legati all audit ( audit fatigue ) Gli aderenti amfori BSCI possono utilizzare sia gli strumenti preparatori volontari sia gli audit amfori BSCI 2.0, a seconda della strategia di monitoraggio scelta. In ogni caso gli audit amfori BSCI 2.0 sono l unica metodologia di monitoraggio operata da terzi la cui qualità è sottoposta a controlli tramite il programma per l integrità degli audit amfori BSCI e sostenuta dalla formula di impegno amfori BSCI (si rimanda all Allegato 11). Strumenti preparatori volontari Gli strumenti preparatori possono essere impiegati da qualsiasi aderente amfori BSCI in qualsiasi momento. Il loro utilizzo non comporta una valutazione e non ha ripercussioni sul ciclo di audit amfori BSCI. Tra gli strumenti volontari sono compresi: Questionario di autovalutazione Questionario di valutazione per la qualifica preliminare (pre-qualification assessment, PQA) Checklist per buyer Questionario di autovalutazione (si rimanda in merito al Modello 11: Autovalutazione del produttore): gli aderenti amfori BSCI possono chiedere ai propri partner commerciali di compilare il questionario di autovalutazione amfori BSCI per sensibilizzarli in merito a questioni di responsabilità sociale e prepararli al completamento di un audit amfori BSCI 2.0. Non è disponibile alcuna autovalutazione specifica per i piccoli proprietari e le aziende agricole a conduzione famigliare (si rimanda in merito al Modello 3: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare). Vantaggi: L autovalutazione amfori BSCI rispecchia il questionario di audit amfori BSCI. Qualora utilizzata congiuntamente con la Sezione IV del Manuale di sistema amfori BSCI o con formazioni specifiche, permette all azienda soggetta all audit di comprendere appieno i valori e i principi del Codice di condotta amfori BSCI e le loro modalità di integrazione nelle proprie pratiche aziendali ordinarie Svantaggi: Le autovalutazioni sono, per definizione, delle autodichiarazioni la cui imparzialità può essere compromessa. Valutazione per la qualifica preliminare (PQA) (si rimanda in merito al Modello 10: Questionario di valutazione per la qualifica preliminare): qualora gli aderenti amfori BSCI vogliano acquisire una comprensione di base dei potenziali rischi legati a nuovi partner commerciali, possono svolgere una PQA prima di un audit amfori BSCI 2.0 qualora il proprio potenziale partner commerciale non abbia controlli recenti riportati sulla piattaforma amfori BSCI. Vantaggi: Gli aderenti amfori BSCI possono identificare i rischi imminenti legati ai nuovi partner commerciali prima di stringere rapporti commerciali. I risultati di una PQA possono essere condivisi con altri aderenti collegati al produttore sulla piattaforma amfori BSCI. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 41

43 Svantaggi: Una PQA può fornire una panoramica incompleta in merito alla performance del produttore a causa della sua struttura basata su liste da spuntare e della sua mancanza di requisiti minimi di competenza per gli auditor interni e/o esterni. Checklist dei buyer (si rimanda in merito all Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI): gli aderenti amfori BSCI possono utilizzare questo strumento dalla lunghezza di una pagina per rilevare carenze palesi in ambito di performance sociale durante le proprie visite a partner commerciali potenziali o effettivi. Vantaggi: La checklist può essere utilizzata ovunque e da chiunque, inclusi coloro che non hanno alcuna esperienza in materia di audit sociale. Svantaggi: Qualora utilizzata in modo isolato (es. senza alcun follow-up professionale), la checklist può fornire informazioni non accurate e dare un immagine incompleta dei rischi sociali all interno della catena di produzione. Tre tipi di audit amfori BSCI 2.0 Gli audit amfori BSCI 2.0 sono uno strumento di monitoraggio progettato per contribuire alla valutazione della performance sociale nelle catene di fornitura e per stimolare i miglioramenti continui da parte delle aziende commerciali. Si fondano su un approccio olistico che contribuisce al rilevamento precoce e al miglioramento di qualsiasi violazione del Codice di condotta amfori BSCI nell ambito della catena di fornitura, in grado di avere ripercussioni dirette o indirette sugli aderenti amfori BSCI. Un audit amfori BSCI 2.0 può essere richiesto esclusivamente da un detentore della RSP (si veda in merito il Capitolo 1: Responsibilità nelle attività aziendali). A seconda della dimensione del produttore e del numero delle sue sedi, possono essere svolti tre tipi di audit amfori BSCI 2.0: Audit in loco Audit a più livelli Valutazione per piccoli produttori (small producer assessment, SPA) In loco (una sede, alimentare o non alimentare) Valutazione del piccolo produttore (una sede, alimentare o non alimentare) Audit a più livelli (Azienda principale sottoposta all audit + aziende agricole, legato all alimentare) Immagine 1: Tre tipi di audit amfori BSCI Audit in loco: Gli audit in loco sono adatti per produttori di grandi dimensioni con più di 35 lavoratori, possono essere svolti in aziende trasformatrici del settore alimentare e non alimentare, cooperative alimentari incluse. Vantaggi: Contribuiscono a comprendere la performance sociale di un produttore Svantaggi: Non includono verifiche della performance sociale relative ai produttori del livello successivo, come ad esempio i subappaltatori, i fornitori o le aziende agricole amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 42

44 Audit a più livelli: Gli audit a più livelli sono adatti per produttori alimentari che hanno solo diverse aziende agricole. Valutano la performance sociale di un partner commerciale di rilievo e un campione di suoi partner commerciali del livello successivo (es. subappaltatori, fornitori o aziende agricole). Vantaggi: Creano economie di scala includendo aziende agricole e/o altri produttori di altri livelli nell estensione dell audit. Svantaggi: Possono risultare complessi nel caso siano presenti intermediari tra l azienda principale soggetta all audit e i produttori del livello successivo. amfori BSCI consiglia un periodo di preparazione di sei mesi sia per l azienda principale soggetta all audit che per i produttori del livello successivo. In questo modo, il tempo concesso permette lo sviluppo di procedure e processi interni di monitoraggio, necessari per favorire la comunicazione tra tutte le parti coinvolte. Valutazione per piccoli produttori (SPA) (si rimanda in merito all Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori): gli aderenti amfori BSCI possono richiedere una valutazione per piccoli produttori per valutare la performance sociale di piccoli produttori qualificati secondo amfori BSCI. Vantaggi: In una SPA la prospettiva dell auditor si adatta alla realtà di una piccola impresa. Svantaggi: Sussiste un rischio di false dichiarazioni e un potenziale aumento del grado di irregolarità dei rapporti di lavoro al fine di rientrare nella classificazione come piccoli produttori. Come scegliere il tipo di audit è il più adatto Il detentore della RSP deve comprendere la catena di fornitura e la struttura di produzione per effettuare la scelta dell approccio più adeguato in base a cui svolgere l audit. Una comprensione incompleta della catena di fornitura può determinare una valutazione incompleta e portare a trascurare eventuali rischi o impatti negativi. Vi sono diverse risorse esterne a cui i detentori della RSP possono ricorrere per avere informazioni più complete: I venditori o gli importatori che sono attivi come intermediari (es. modello di approvvigionamento indiretto) Le società di auditing che possono essere utilizzate come supporto nella raccolta di informazioni preliminari prima della programmazione di un audit amfori BSCI 2.0 I buyer interni all azienda Fattori che incidono sulla durata di un audit Gli audit amfori BSCI 2.0 sono incentrati sull intera forza lavoro, reclutata e gestita in modo diretto e indiretto. Pertanto la durata e il grado di complessità dell audit amfori BSCI, così come gli strumenti preparatori volontari, dipendono dal numero dei lavori, siano essi permanenti o stagionali, nonché dai diversi tipi di modelli di reclutamento adottati. Ad esempio: Reclutamento diretto: Il produttore assume e gestisce tutta la propria forza lavoro Reclutamento indiretto: Il produttore non assume né gestisce la propria forza lavoro, bensì fa completo affidamento su fornitori di servizi quali agenzie di reclutamento o agenti che si occupano delle assunzioni Reclutamento ibrido (una via di mezzo tra i due modelli): Il produttore assume e gestisce parte della sua forza lavoro (es. i lavoratori permanenti) ma fa affidamento a fornitori di servizi per il reclutamento di servizi specifici (es. in materia di sicurezza, pulizia e catering) o per la gestione di evenienze specifiche (es. lavoratori stagionali). Per quanto riguarda gli audit a più livelli saranno il numero delle aziende agricole da includere nel campione dell audit e il numero di lavoratori per azienda agricola a incidere sulla durata dell audit. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 43

45 L auditor sceglierà un campione di aziende agricole da un elenco di aziende agricole già selezionate e identificate come partner commerciali di rilievo da parte dell azienda principale soggetta all audit (es. le aziende agricole selezionate costituiscono buona parte della sua produzione). Il numero delle aziende agricole rappresentate nel campione dovrà essere concordato dal detentore della RSP e dall azienda principale soggetta all audit in quanto comporta profonde implicazioni sui costi dell audit a più livelli amfori BSCI. In ogni caso il numero delle aziende agricole non deve essere inferiore a due (a meno che l azienda non si approvvigioni da solo un azienda agricola) né superiore a dieci (a meno che la varietà delle circostanze giustifichi un eccezione). Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 7: Estensione degli audit amfori BSCI Sezione II, Capitolo 10: Durata dell audit amfori BSCI Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 44

46 CAPITOLO 3: SEI PECULIARITÀ DEL SISTEMA DI AUDITING AMFORI BSCI Di seguito sono riportate le sei peculiarità che rendono unico il sistema di auditing amfori BSCI: 1. Piattaforma informatica online: Tutti gli aderenti amfori BSCI collegati a un medesimo produttore hanno accesso ai dati relativi all audit per quel produttore, al giudizio professionale dell auditor e ai relativi piani di miglioramento, il che evita una duplicazione degli audit e rafforza le sinergie nel processo di miglioramento. Tutti ricevono inoltre allerte tempestive da parte degli auditor in caso di violazioni flagranti dei diritti umani. (Si rimanda all Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero) 2. Metodologia di auditing olistica: Tutti i principi del Codice di condotta amfori BSCI sono interconnessi e incorporati nell approccio di monitoraggio amfori BSCI 2.0. Durante un audit amfori BSCI l auditor formula un proprio giudizio personale per completare una valutazione onnicomprensiva del produttore relativa alle modalità di attuazione di 13 aree di performance (performance areas, PA) e ai valori del Codice di condotta amfori BSCI. L approccio olistico adottato durante l audit comprende: Controlli di efficacia e di coerenza: Gli auditor non valutano esclusivamente l attuazione di procedure e la presenza di infrastrutture, bensì anche che queste siano pertinenti e adeguate alla tutela dei diritti dei lavoratori in conformità con i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Triangolazione: Gli auditor devono effettuare controlli incrociati ricorrendo a fonti diverse (es. interviste con i lavoratori, documenti e accertamenti sul campo) nell ambito del loro impegno volto all identificazione di prove soddisfacenti e alla formulazione di un giudizio professionale. 3. Metodologia specifica per trasformatori alimentari e aziende agricole: Tutti i principi del Codice di condotta amfori BSCI sono pertinenti alle condizioni di lavoro nella catena di fornitura alimentare, inclusi i settori dell agricoltura e dell acquacoltura. Gli audit amfori BSCI possono tuttavia adattarsi al contesto di produzione alimentare includendo nell a propria estensione il comparto agricolo (es. aziende agricole di proprietà o in appalto). amfori fornisce inoltre agli auditor delle linee guida specifiche che li incentivano a formulare il proprio giudizio personale prendendo in considerazione le peculiarità della catena di fornitura alimentare. Ad esempio, gli auditor ricevono delle linee guida in merito alle modalità di gestione delle cooperative quando esse costituiscono l ente principale soggetto all audit e alle modalità di svolgimento di un audit in aziende agricole di piccole dimensioni o a conduzione famigliare. 4. Approccio collaborativo volto a un miglioramento: Gli aderenti amfori BSCI legati a un medesimo produttore possono sostenere insieme i miglioramenti continui di questo tramite attività di capacity building. Hanno inoltre diritto ad agire, in particolare qualora vengano identificati episodi gravi di violazioni all interno della catena di fornitura. Tali eventi gravi costituiscono casi Tolleranza Zero ed episodi di emergenza in cui è necessario un miglioramento immediato e tempestivo, all insegna della collaborazione. 5. Collaborazioni strategiche: Gli aderenti amfori BSCI possono incontrare una mancanza sistematica di tutele dei lavoratori legata a un applicazione delle leggi insufficiente o inefficace. In tali situazioni gli aderenti amfori BSCI possono avviare collaborazioni strategiche con i governi locali e con organizzazioni dalle vedute analoghe per esaminare gli impatti positivi a lungo termine relativi a un comparto, una regione o un paese. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 45

47 6. Integrità dell audit: Il programma per l integrità dell audit amfori BSCI consiste in una serie di policy e procedure per tutelare e mantenere la credibilità del processo di audit amfori BSCI tramite verifiche regolari della: Adozione e applicazione dei valori e dei principi amfori BSCI negli audit Indipendenza e legittimità delle società di auditing Integrità del processo di auditing e delle attività legate ad esso Coerenza nell applicazione del processo di auditing Performance in corso e competenze dei singoli auditor Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione III, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell audit amfori BSCI Sezione III, Capitolo 3: Linee guida per l interpretazione di audit amfori BSCI Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 46

48 CAPITOLO 4: AREE SOGGETTE A VALUTAZIONE DURANTE L AUDIT AMFORI BSCI Gli audit amfori BSCI sono progettati per valutare un produttore in base ai valori e ai principi del Codice di condotta amfori BSCI, i quali vengono tradotti in tredici aree di performance (AP) interconnesse tra loro: Sistema di gestione sociale ed effetto cascata Partecipazione e protezione dei lavoratori Diritto alla libertà sindacale e diritto alla contrattazione collettiva Divieto di discriminazione Equa remunerazione Orari di lavoro dignitosi Salute e sicurezza sul lavoro Divieto di lavoro infantile Protezione particolare dei giovani lavoratori Divieto di occupazione precaria Divieto di lavoro coatto Tutela ambientale Commercio etico Gli audit completi amfori BSCI valutano tutte le tredici aree interconnesse. Vengono svolti con una frequenza di due anni che determina il ciclo di audit amfori BSCI. Gli audit di follow-up amfori BSCI vengono svolti tra i cicli completi e sono incentrati esclusivamente sulle PA che richiedono prove dei progressi da parte del produttore. Gli audit di follow-up amfori BSCI devono avere luogo entro dodici mesi dall audit precedente e devono mantenerne la stessa estensione e metodologia. L aderente amfori (detentore della RSP) può tuttavia dovere fare delle eccezioni, ad esempio in caso di: Follow-up urgente: Il detentore della RSP può fare richiesta di un audit di follow-up urgente, incentrato solo su un risultato specifico o su una PA legata a una necessità urgente, come ad esempio: o Un auditor che ha destato sospetti nei commenti riservati riportati nei risultati dell audit. o La presenza di gravi rischi da verificare o La necessità di miglioramenti immediati in seguito a un allerta Tolleranza Zero Nuovo campione di aziende agricole: Il detentore della RSP può richiedere di aggiungere nuovi modelli di aziende agricole qualora l azienda principale soggetta all audit abbia sospeso i rapporti commerciali con tutte le aziende agricole presenti nel campione dell audit completo. L audit di follow-up valuterà le PA a cui appartengono i risultati rilevati per l azienda principale soggetta all audit. Tuttavia valuterà anche, come nel caso di un audit completo, tutte le PA delle aziende agricole recentemente aggiunte al campione. L aggiunta delle nuove aziende agricole al campione e i relativi costi di tale operazione vengono approvati dal detentore della RSP e accettati dall azienda principale soggetta all audit. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 47

49 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione III: Linee guida per l interpretazione di audit amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 48

50 CAPITOLO 5: SISTEMA DI VALUTAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI La valutazione complessiva di un audit amfori BSCI rispecchia il grado di integrazione del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale e nelle operazioni quotidiane dell azienda soggetta all audit. Il calcolo non è effettuato dall auditor bensì viene generato automaticamente dal sistema informatico amfori BSCI insieme alle valutazioni relative alle 13 aree di performance (PA). Gli auditor non sono pertanto a conoscenza del risultato dell audit fino al caricamento dell audit sulla piattaforma amfori BSCI. Di conseguenza, durante la riunione conclusiva dell audit, l auditor si concentrerà sulle buone prassi e sui risultati, senza presentare alcuna valutazione. Valutazione complessiva A Ottimo Descrizione Almeno sette PA hanno ricevuto come valutazione A Nessuna PA ha ricevuto come valutazione C, D o E Livello di maturità Ottimo livello di maturità che permette all azienda soggetta all audit di mantenere il proprio processo di miglioramento continuo senza un audit di follow-up professionale. B Buono C Accettabile D Insufficiente E Non accettabile Al massimo tre PA hanno ricevuto come valutazione C Nessuna PA ha ricevuto come valutazione D o E Al massimo due PA hanno ricevuto come valutazione D Nessuna PA ha ricevuto come valutazione E Al massimo sei PA hanno ricevuto come valutazione E Almeno sette PA hanno ricevuto come valutazione E Buon livello di maturità che permette all azienda soggetta all audit di mantenere il proprio processo di miglioramento continuo senza un audit di follow-up professionale. Livello di maturità accettabile che richiede all azienda soggetta all audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui. Livello di maturità non sufficiente che richiede all azienda soggetta all audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui. Livello di maturità non accettabile che richiede all azienda soggetta all audit di sviluppare un piano di miglioramento entro 60 giorni dalla data dell audit. È previsto un audit di follow-up professionale per la valutazione dei miglioramenti continui. Tabella 2: Valutazione complessiva degli audit amfori BSCI Valutazione per area di performance (PA): Ogni PA riceve una valutazione a sé stante, compresa tra A ed E, determinata dal grado di adempimento di ogni domanda della PA. Alcune domande della PA possono essere classificate come domande fondamentali in quanto il loro contenuto deve avere la massima priorità per il produttore in ambito di protezione dei lavoratori. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 49

51 Nel corso dell audit, l auditor risponde alle domande in base al proprio giudizio professionale, scegliendo una delle seguenti opzioni: SÌ: Nel caso in cui l auditor ritenga che la quantità delle prove sia soddisfacente; NO: Nel caso in cui l auditor ritenga che la quantità delle prove non sia soddisfacente; oppure IN PARTE: Nel caso in cui l auditor trovi alcune prove soddisfacenti, tuttavia non in quantità sufficiente per rispondere in modo definitivo con SÌ. La seguente tabella illustra il modo in cui le domande dell audit hanno ripercussioni sulla valutazione complessiva della PA a seconda delle risposte date e dell importanza di ogni elemento. Le domande fondamentali relative alle aree di performance del lavoro infantile, del lavoro coatto e della salute e sicurezza sul lavoro hanno maggiore peso sui risultati. Le domande fondamentali con risposta O o IN PARTE hanno inoltre un impatto superiore sul calcolo della valutazione della PA rispetto alle domande non fondamentali. Immagine 2: Impatto delle domande dell audit per la valutazione delle PA Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 16: Come redigere e leggere la relazione dei risultati Modello 9: Piano di miglioramento Sezione III: Linee guida per l interpretazione di audit amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 50

52 CAPITOLO 6: IL CICLO DI AUDIT AMFORI BSCI Il ciclo di audit amfori BSCI è costituito dal biennio che intercorre tra due audit completi. In altre parole, per i produttori che ricevono le valutazioni migliori durante un audit amfori BSCI (es. una valutazione complessiva pari ad A o B ) tutte le PA devono essere sottoposte a valutazione ogni due anni. Per i produttori che ottengono valutazioni complessive pari a C, D o E è necessario un audit di follow-up nel periodo compreso tra i 2 e i 12 mesi dall audit precedente. L audit di follow-up non riguarda tutte le PA bensì solo quelle aventi i risultati da verificare. Per quanto tempo è valido un audit? La durata della validità dei risultati di un audit varia a seconda delle valutazioni del produttore a seguito dell audit completo e di quello di follow-up. 2 anni di validità: Gli audit completi amfori BSCI con una valutazione complessiva parti ad A o B ( ottimo o buono ) sono validi per due anni. Il detentore della RSP può mettere in dubbio la validità esprimendo preoccupazioni specifiche al Segretariato amfori. Qualora i risultati di un audit di follow-up mostrino un risultato complessivo pari ad A o B, l audit resta valido fino allo svolgimento dell audit successivo, alla fine del ciclo biennale. 12 mesi di validità: Gli audit completi e di follow-up amfori BSCI con una valutazione complessiva pari a C, D o E sono validi per un massimo di 12 mesi a condizione che il periodo che intercorre tra i due audit non superi mai i due anni. Tale arco di tempo fornisce sufficiente flessibilità sia al detentore della RSP che al produttore, di modo che possano essere definite le tempistiche migliori per un audit di follow-up, il quale normalmente viene svolto nel periodo compreso tra i 2 e i 12 mesi dal primo audit. Raramente vengono svolti due audit di follow-up durante lo stesso ciclo biennale. Qualora non venga rispettata una scadenza relativa a un audit di follow-up, viene richiesto un audit completo. Ulteriori tempistiche da considerare Almeno tre mesi di attività da parte dei produttori: I produttori devono avere un periodo di esistenza minimo in modo tale da disporre di registri aziendali (es. licenza commerciale, libro paga e sicurezza sociale) per fare in modo che un audit amfori BSCI possa emettere un giudizio affidabile. Un audit amfori BSCI non deve pertanto essere svolto presso i produttori che hanno iniziato la propria attività da meno di tre mesi. Sei mesi di preparazione per audit a più livelli: Si consiglia di concedere agli aderenti amfori BSCI un periodo di preparazione di sei mesi per gli audit a più livelli che riguardano un produttore con diversi produttori di altri livelli (es. aziende agricole). Tali tempistiche superiori per la preparazione permettono al produttore che costituisce l azienda principale soggetta all audit di sviluppare le procedure interne necessarie e svolgere un monitoraggio interno dei propri produttori di altri livelli prima dell audit amfori BSCI. Almeno due mesi prima di un audit di follow-up: Qualora l audit di un produttore risulti avere una valutazione complessiva pari a C, D o E l audit fornisce al produttore le informazioni necessarie in merito a come deve migliorare per essere conforme al Codice di condotta amfori BSCI. In tali situazioni non deve essere svolto alcun audit di follow-up prima di un periodo ragionevole che possa permettere al produttore di sviluppare nuove prove dei progressi effettuati. Ciò risulta particolarmente importante per i risultati inerenti la remunerazione e gli orari di lavoro, per cui sono necessari almeno due mesi per creare nuova documentazione per dimostrare la messa in atto di nuove pratiche. Il mancato rispetto della presente linea guida può portare a un audit dai medesimi risultati dell audit precedente. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 51

53 Immagine 3: Ciclo di audit Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Sezione II, Capitolo 5: Sistema di valutazione degli audit amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 52

54 CAPITOLO 7: ESTENSIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI L estensione di un audit amfori BSCI è definita al momento della richiesta di un audit e deve essere approvata prima della data di programmazione dell audit. Tale processo si svolge sulla piattaforma amfori BSCI ed è avviato dal detentore della RSP, il quale seleziona una delle seguenti opzioni: Azienda principale soggetta all audit: Nel caso di audit in loco l estensione dell audit solitamente corrisponde a un soggetto giuridico in un solo luogo Azienda principale soggetta all audit con aziende agricole: Nel caso di audit a più livelli l estensione dell audit comprende l azienda principale soggetta all audit e il suo campione di aziende agricole che possono appartenere o meno al medesimo soggetto giuridico. Un unità di produzione che appartiene a un soggetto giuridico con diverse unità di produzione: Il detentore della RSP può richiedere di identificare solo un azienda come oggetto principale dell audit in caso di soggetti giuridici che con diversi siti. Tale eccezione può essere fatta da parte della società di auditing a condizione che sussistano i due criteri riportati di seguito: Separazione fisica dimostrata: L unità di produzione da sottoporre all audit (in loco) è evidentemente separata fisicamente da altre unità di produzione del produttore. Separazione della forza lavoro dimostrata: Non sono presenti spostamenti o scambi della forza lavoro tra l unità di produzione da sottoporre all audit (in loco) e altre unità di produzione del produttore. La società di auditing può accettare la presente richiesta di audit da parte del detentore della RSP senza richiedere l approvazione amfori. Tuttavia, prima di accettare richieste, le società di auditing sono tenute a: Svolgere le specifiche operazioni di due diligence per verificare che le condizioni sopracitate sussistano Conservare la documentazione relativa alla due diligence in questione. Le società di auditing dovranno inoltre assicurarsi che: La durata dell audit venga calcolata in base al numero dei lavoratori attivi nell unità di produzione da sottoporre all audit (in loco) e non in base al numero totale dei lavoratori attivi nel soggetto giuridico. Sulla piattaforma amfori BSCI: o La denominazione dell azienda soggetta all audit indicherà chiaramente che l estensione dell audit non corrisponde all intero soggetto giuridico bensì solo a una sua unità di produzione (es. Nome del produttore [unità di produzione 1]) o L auditor riporta l estensione limitata alla voce Estensione dell audit, situata nella sezione Informazioni generali dei risultati dell audit. Ulteriori eccezioni in merito all estensione dell audit amfori BSCI possono essere concesse esclusivamente da amfori previa richiesta da parte del detentore della responsabilità in questione. Sull azienda commerciale incomberà l onere della prova, volto a dimostrare che la propria richiesta è senz altro debitamente giustificata da una più efficace applicazione del Codice di condotta amfori BSCI (es. migliore protezione dei lavoratori) e non da considerazioni meramente legate ai costi. Le richieste di eccezioni devono essere effettuate tramite l indirizzo system@amfori.org. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 53

55 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Sezione II, Capitolo 10: Durata dell audit amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 54

56 CAPITOLO 8: SELEZIONE DI UNA SOCIETÀ DI AUDITING Solo le società di auditing che hanno firmato il contratto quadro amfori sono qualificate per coordinare ed effettuare audit amfori BSCI. Oltre a tutto ciò, solo auditor che hanno completato un processo di qualificazione possono svolgere audit amfori BSCI. Sia le società di auditing che i loro auditor qualificati sono soggetti a un rigoroso programma di integrità da parte di terzi. amfori non stabilisce: Chi paga l audit amfori BSCI (completa o di follow-up) né A quanto ammontano i costi dell audit amfori BSCI. Gli aderenti amfori BSCI ingaggiano le società di auditing in tre modi principali: Ingaggio ad hoc: Il detentore della RSP ingaggia una diversa società di auditing per ogni audit che richiede Ingaggio a lungo termine: Il detentore della RSP può ingaggiare la medesima società di auditing (o le medesime società) per tutti gli audit che richiede Ingaggio misto: Il detentore della RSP può ingaggiare la stessa società di auditing per tutti gli audit in una regione o in un settore e ingaggiare società di auditing diverse per casi ad hoc. amfori non definisce una modalità di ingaggio considerata migliore. Gli aderenti amfori BSCI devono tuttavia considerare tre criteri durante la selezione di una società di auditing: Capacità: Le società di auditing devono essere contattate con un anticipo sufficiente per programmare l audit amfori BSCI e assegnare un auditor che abbia esperienze adatte a tale compito. Una buona prassi è richiedere audit con tre o quattro mesi di anticipo. Prezzo: amfori BSCI determina la lunghezza minima di un audit amfori BSCI, tuttavia ogni società di auditing stabilisce i propri tariffari. Un audit completo richiede una buona preparazione, competenza e professionalità (sia prima che durante e dopo l audit). Gli audit a prezzi economici possono risultare costosi sul lungo termine qualora non forniscano le informazioni necessarie. Potenziale conflitto di interessi: Le società di auditing hanno in atto meccanismi per evitare conflitti di interessi. Il detentore della RSP dovrebbe comunque considerare tale questione al momento della selezione della società di auditing. Di seguito sono riportati alcuni esempi di potenziali conflitti di interessi: o L auditor ha precedentemente svolto corsi di formazione e/o fornito consulenze tecniche all azienda soggetta all audit o L audit non è pagata in anticipo bensì il suo prezzo varia a seconda dei risultati o La stessa società di auditing e il medesimo auditor vengono ingaggiati ripetutamente (relazioni durature tra auditor e azienda soggetta all audit possono compromettere l obiettività dell auditor e la qualità del processo di monitoraggio). Gli aderenti amfori BSCI possono ricorrere al meccanismo esterno di lamentela amfori per sporgere accuse relative a comportamenti scorretti o false dichiarazioni da parte di società di auditing. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 55

57 CAPITOLO 9: PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT AMFORI BSCI Gli audit amfori BSCI 2.0 possono essere programmati esclusivamente attraverso la piattaforma amfori BSCI. La amfori Academy mette a disposizione tutorial specifici che fungono da supporto per le aziende commerciali intente nella programmazione di un audit. Di seguito sono riportate le cinque fasi principali da considerare: FASE 1: Verificare che la potenziale azienda da sottoporre all audit sia presente nella lista dei produttori dell aderente amfori BSCI sulla piattaforma amfori BSCI. FASE 2: Assumersi la responsabilità (RSP) per l azienda da sottoporre all audit. Solo i detentori della RSP possono richiedere e programmare audit amfori BSCI, pertanto l aderente amfori BSCI che vuole richiedere un audit deve assumersi lo status di detentore della RSP nei confronti dell azienda da sottoporre all audit. FASE 3: Cliccare su Richiedere un audit per programmare un audit, poi selezionare dalla finestra pop-up: o Periodo o Tipo di audit (completo o di follow-up) o Azienda di auditing e filiale (se applicabile) o Tipo di annuncio: semi-annunciato, pienamente annunciato o non annunciato. (Gli audit sono semi-annunciati per default, il che implica che il produttore è consapevole che l audit si svolgerà ma non è a conoscenza della data). o Ambiente dell audit o Estensione dell audit FASE 4: Aggiungere dettagli nella casella di testo vuota. L aderente amfori BSCI può utilizzare la casella di testo vuota per fornire ulteriori informazioni e presentare commenti alla società di auditing. (Es. Desidererei che il team di auditor fosse composto da uomini e donne ). FASE 5: La società di auditing riceve la richiesta tramite la piattaforma amfori BSCI e la conferma. Di conseguenza la piattaforma amfori BSCI: ο Assegna una data per l audit ο Nomina un auditor ο Richiede delle date di disponibilità all interno di un periodo predefinito dall azienda principale sottoposta all audit (in caso di audit semi-annunciato) o comunica all azienda principale la data dell audit (in caso di audit annunciato). Prima della programmazione il detentore della RSP deve sapere: Il detentore della RSP deve sapere almeno: Sede dell azienda principale sottoposta all audit. Numero di lavoratori (il numero di lavoratori determina la durata degli audit, siano essi completi o di follow-up). Attività agricole esistenti che potrebbero essere aggiunte all estensione dell audit. (Es. l azienda principale soggetta all audit possiede o appalta aziende agricole il cui prodotto viene trasformato dall azienda principale soggetta all audit). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 56

58 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 1: Responsibilità nelle attività aziendali Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 57

59 CAPITOLO 10: DURATA DELL AUDIT AMFORI BSCI La tabella riportata di seguito funge da riferimento per tutti gli audit amfori BSCI. Durata di un audit completo La tabella illustra la durata minima di un audit completo e il numero minimo di interviste con i lavoratori da svolgere. Nella durata complessiva dell audit è inclusa mezza giornata per la stesura dei risultati. Dimensioni del produttore (Numero dei lavoratori) Durata di un audit completo (giorno/uomo) Minimo di interviste con i lavoratori (Numero dei lavoratori) 1-35 (metodologia SPA) , , , e oltre 5 > 35 Tabella 3: Durata minima di un audit completo amfori BSCI 2.0 In caso di audit a più livelli (es. un azienda di confezionamento e varie aziende agricole) amfori BSCI consiglia di calcolare separatamente i giorni/uomo per ogni azienda agricola. Si consideri una situazione ipotetica in cui l azienda principale sottoposta all audit ha 120 lavoratori e ogni azienda agricola ha tra i 5 e i 500 lavoratori. Viene selezionato un campione di tre aziende agricole su dieci, composto da aziende agricole raggiungibili a piedi l una dall altra e non distanti dall azienda principale soggetta all audit. La tabella riportata di seguito funge da esempio in merito a come calcolare la durata di un audit amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 58

60 ESEMPIO: Dimensioni del produttore (Numero dei lavoratori) Durata di un audit completo (Giorni/uomo) Interviste con i lavoratori (numero di lavoratori) Tempo di stesura della relazione (Giorni/uomo) Durata dei trasferi menti Azienda principale soggetta all audit 120 2,5 18 0,5 - Campione delle aziende agricole: Azienda agricola A Azienda agricola B Azienda agricola C ,5 2, ,5 0,5 0,5 - Subtotale aziende agricole ,5 - TOTALE 362 6, L utilizzo del numero complessivo dei lavoratori come riferimento per un calcolo della durata giorno/uomo (es. in questo caso il numero totale dei lavoratori è pari a 362, pertanto avremmo 3,5 giorni/uomo e 25 interviste con i lavoratori) potrebbe compromettere i risultati dell audit in quanto così facendo non si considererebbe che ogni campione di aziende agricole ha una serie di documenti, una gestione e dei lavoratori a sé stanti che devono essere considerati. Pertanto, prendendo come riferimento la tabella sopra riportata, le società di auditing dovranno fare una proposta da negoziare tra l azienda principale da sottoporre all audit, il detentore della RSP e le società di auditing stesse. Il presente calcolo preliminare viene presentato sia al detentore della RSP che all azienda principale soggetta all audit per valutare se possono essere identificate economie di scala. amfori BSCI non interferisce in tali trattative. Tuttavia si aspetta che portino a soluzioni realistiche e responsabili che non compromettano la qualità dell audit. Durata dell audit di follow-up La tabella riportata di seguito illustra la durata minima di un audit di follow-up. In questo caso la durata dipende dal numero dei lavoratori e dal numero delle PA per cui sono stati riscontrati risultati nell audit precedente. Nella durata dell audit è inclusa mezza giornata per la stesura dei risultati. Il numero di interviste non viene ridotto nell audit di follow-up. Un audit SPA di follow-up condotta per esami documentali ha una durata di mezza giornata (si veda in merito l Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 59

61 Numero di PA per cui sono emersi risultati nell audit precedente Dimension i del produttore (numero di lavoratori) Interviste (numero di lavoratori) Da 1 a e oltre = durata di un audit completo * ,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1, ,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1, ,5 1,5 1, ,5 2,5 2, ,5 1, ,5 2, , ,5 1,5 2 2,5 2,5 3 3,5 3, ,5 2 2,5 2,5 3 3,5 3,5 4 4, e oltre > 35 1,5 2 2,5 3 3,5 3,5 4 4,5 5 Tabella 4: Durata minima di un audit di follow-up amfori BSCI 2.0 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione III, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell audit amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 60

62 CAPITOLO 11: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEGLI ADERENTI AMFORI BSCI Prima di un audit gli aderenti amfori BSCI devono: Raccogliere le informazioni necessarie per definire il tipo di approccio di monitoraggio Richiedere al produttore di firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione Concordare chi si assumerà i costi dell audit amfori BSCI Stanziare fondi per attività specifiche di capacity building sia per la propria azienda che per i propri partner commerciali Stanziare fondi e assegnare le responsabilità per fornire una risposta immediata in caso di allerte Tolleranza Zero Accesso a informazioni aggiornate: Gli aderenti amfori BSCI devono garantire che i propri partner commerciali, in particolare coloro che saranno soggetti al monitoraggio (es. produttori), abbiano regolarmente accesso a informazioni aggiornate sul processo di audit. Vi sono diversi modi per riuscire in tale attività: Individuare, tramite valutazioni, l intermediario corretto e fornirgli regolarmente informazioni pertinenti. Gli aderenti amfori BSCI dovranno creare dei volantini o degli altri strumenti semplificati per i responsabili dell approvvigionamento, di modo che possano avere un rapido accesso ai messaggi fondamentali da trasmettere ai produttori (nuovi e non) della catena di fornitura. Fornire accesso ai produttori ai diversi strumenti amfori BSCI a loro disposizione, tra cui: ο Piattaforma amfori BSCI: Fornisce accesso ai risultati degli audit e ai piani di miglioramento. ο amfori Academy: Fornisce accesso a corsi gratuiti pertinenti alle attività dei produttori Valutare l effetto leva: gli aderenti amfori BSCI possono anticipare l effetto leva che eserciteranno sui propri produttori grazie alle informazioni a disposizione sulla piattaforma amfori BSCI relative agli altri aderenti amfori BSCI collegati al medesimo produttore. Divulgazione volontaria delle informazioni: gli aderenti amfori BSCI possono selezionare l opzione per la divulgazione volontaria sulla piattaforma amfori BSCI, permettendo così a tutti gli aderenti amfori BSCI collegati con il medesimo produttore di vedere i propri nomi. Questa funzione accresce la fiducia e stimola il dialogo tra pari all insegna della trasparenza. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 61

63 CAPITOLO 12: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI GESTORI DEL PROGRAMMA DELLE SOCIETÀ DI AUDITING Nella maggior parte dei casi, un gestore del programma di una società di auditing approvata è responsabile della gestione delle richieste di audit amfori BSCI e della programmazione degli audit tramite la piattaforma amfori BSCI. Prima di programmare un audit il gestore del programma deve verificare che la richiesta di audit sia conforme alle linee guida del Manuale di sistema amfori BSCI e accurata in termini di: Ambiente: Qualora l ambiente selezionato non sia corretto, i gestori del programma sono tenuti a informare in merito il detentore della RSP (es. è stata fatta richiesta di una SPA per un produttore senza autodichiarazione come piccolo produttore); Validità dell audit: Qualora la richiesta di audit non sia conforme al ciclo di audit amfori BSCI per l azienda interessata, i gestori del programma sono tenuti a informare in merito il detentore della RSP (es. il detentore della RSP ha richiesto un audit di follow-up presso un produttore che ha concluso un ciclo di audit e pertanto necessita di un audit completo) Il gestore del programma può inoltre essere responsabile della selezione di auditor adeguati (siano essi singoli auditor o un team). A seconda del settore e della regione il gestore del programma selezionerà i migliori auditor che: Padroneggiano almeno una lingua locale e le lingue che la maggior parte dei lavoratori migranti sono in grado di parlare (se applicabile) Comprendono il settore, la normativa applicabile e gli specifici rischi sociali Sono consapevoli dei potenziali gruppi vulnerabili (es. minoranze non tutelate) e sanno come gestirli. Durante la creazione di team efficaci per l audit, il gestore del programma sarà attento all equilibrio di genere all interno in essi, di modo che siano adatti alla struttura dell azienda soggetta all audit. Implicazioni economiche: I gestori del programma considereranno che il tempo e la forza lavoro impiegati per l audit incideranno sui costi del servizio per coloro che se li assumeranno. I gestori del programma comunicheranno al detentore della RSP qualsiasi motivazione che potrebbe giustificare un aumento del numero degli auditor, della durata del trasferimenti o di ulteriori interviste al di fuori del luogo di lavoro. Utilizzo della piattaforma amfori BSCI: I gestori del programma sono spesso responsabili del caricamento delle informazioni sulla piattaforma amfori. Le modalità secondo cui le società di auditing gestiscono le informazioni sono definite dal contratto quadro in materia di auditing amfori BSCI e dalle condizioni di utilizzo della piattaforma informatica. Le società di auditing: Utilizzano esclusivamente la piattaforma amfori BSCI per la comunicazione dei risultati dei propri audit Garantiscono che i dati caricati sulla piattaforma amfori BSCI sono accurati e attuali in data di presentazione a quanto loro consta Utilizzano le informazioni a cui hanno accesso sulla piattaforma amfori BSCI solamente per effettuare audit presso fabbriche o aziende agricole appartenenti alla catena di fornitura di aderenti amfori BSCI Trattano tutte le informazioni presenti sulla piattaforma amfori BSCI come informazioni commerciali riservate e non le divulgano al di fuori di essa amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 62

64 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Sezione II, Capitolo 6: Il ciclo di audit amfori BSCI Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 63

65 CAPITOLO 13: MODALITÀ DI PREPARAZIONE A UN AUDIT AMFORI BSCI DEI SINGOLI AUDITOR Gli auditor amfori BSCI devono intraprendere qualsiasi azione necessaria per comprendere la situazione dell azienda soggetta all audit. Un auditor deve comprendere almeno i seguenti aspetti: Geografia: Un auditor deve prendere in considerazione la posizione geografica della zona del produttore. Essa è infatti legata alle modalità di organizzazione della logistica e alla comprensione della realtà dei lavoratori. Ad esempio, l auditor deve verificare in che modo i lavoratori si recano al lavoro nonché la distanza del luogo di lavoro dalle scuole, dagli ospedali e/o da altri uffici amministrativi (es. banche). Peculiarità: Un auditor deve comprendere eventuali questioni di genere, gerarchie sociali, questioni migratorie, ricorso a personale che svolge telelavoro o a giovani. Egli deve inoltre conoscere le autorità locali di competenza. L auditor deve avere sempre una buona conoscenza di tali peculiarità. Normativa: L auditor deve rivedere la normativa specifica pertinente all azienda. In certi casi, leggi e regolamenti locali possono includere peculiarità che incidono sulle modalità a cui un auditor farà ricorso per formulare il proprio giudizio professionale. Remunerazione: Un auditor deve effettuare anticipatamente i calcoli relativi a un equa remunerazione. Essi devono essere più accurati possibili e fondati sul settore e la regione in questione. Settore: Un auditor deve avere una buona comprensione del settore a cui appartiene l azienda soggetta all audit e avere chiare le sue peculiarità. In tutto ciò sono incluse: o Comprensione della struttura di produzione o Verifica dell esistenza di sindacati specifici o Verifica dell esistenza di contratti collettivi specifici o Conoscenza di eventuali differenze nel modo in cui vengono elargite le remunerazioni o Verifica dell esistenza di una normativa specifica applicabile (es. relativa al comparto agricolo o per le cooperative) Disporre anticipatamente di tutta la documentazione pertinente all azienda: L auditor deve applicare le misure necessarie per raccogliere tutta la documentazione pertinente all azienda prima dell audit amfori BSCI 2.0. Ciò comprende anche: Risultati dell audit amfori BSCI accessibili attraverso la piattaforma amfori BSCI oppure offline Una copia della versione firmata del Codice di condotta amfori BSCI con le relative condizioni di attuazione per verificare il coinvolgimento dell azienda soggetta all audit nel processo di monitoraggio amfori BSCI Una copia del modello relativo ai piani di miglioramento (in alternativa può essere condiviso il link con l azienda soggetta all audit, qualora questo sia necessario) Se pertinente: o Una copia dell autodichiarazione come piccolo produttore (si rimanda in merito all Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori) o Una copia del piano di miglioramento dell azienda soggetta all audit, messa a disposizione sulla piattaforma amfori BSCI (si rimanda in merito al Modello 9: Piano di miglioramento). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 64

66 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione III, Capitolo 2: Contenuto dei risultati dell audit amfori BSCI Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 65

67 CAPITOLO 14: SVOLGIMENTO DELL AUDIT AMFORI BSCI Tutti gli audit amfori BSCI devono essere svolti in base a standard di qualità, due diligence ed esperienza pratica. Esperienza pratica e giudizio professionale: In tutti gli audit gli auditor amfori BSCI sono tenuti a fare riferimento a due concetti fondamentali: l esperienza pratica e il giudizio professionale. Ricorso all esperienza pratica: Nell ambito della metodologia amfori BSCI 2.0 gli auditor devono ricorrere alla propria esperienza pratica, formulando giudizi informati e razionali. L approccio adottato si contrappone a procedure decisionali fondate su valutazioni della realtà in bianco o nero. I questionari per gli audit amfori BSCI fungono da guida per gli auditor durante la valutazione. I risultati devono essere formulati in considerazione delle prove raccolte durante l audit relativi alle PA. Per questo gli auditor amfori BSCI devono considerare sia le regole e i principi che i segnali impliciti e informali alla luce delle specificità dell azienda soggetta all audit. L esperienza pratica permette agli auditor di: o o o Contestualizzare: Gli auditor devono essere in grado di inserire la realtà che stanno valutando nel proprio contesto di appartenenza. Es. quali regole sociali o culturali influiscono sulla comunicazione tra i lavoratori e i dirigenti? Come vengono applicate le regole in materia di salute e sicurezza sul lavoro durante le operazioni agricole? Essere empatici: Gli auditor devono essere in grado di mettersi nei panni degli altri e comprendere la situazione dal loro punto di vista (es. perché le lavoratrici potrebbero voler parlare più volentieri con auditor del loro stesso sesso?) Considerare gli interessi contrastanti: Gli auditor devono essere in grado di comprendere gli interessi contrastanti senza compromettere la propria neutralità (es. i lavoratori potrebbero preferire un salario lordo senza trattenute dei contributi previdenziali?) Ricorso al giudizio professionale: Gli auditor sono tenuti a fare ricorso al proprio giudizio professionale per instaurare collegamenti tra dati e informazioni da un lato e diversi valori e principi del Codice di condotta amfori BSCI dall altro. L auditor analizzerà i legami tra determinate pratiche aziendali e le PA (es. una pratica lavorativa quale la limitazione dell accesso al meccanismo di lamentela ha probabilmente delle ripercussioni negative sulle PA relative alla protezione particolare dei giovani lavoratori, alla salute e sicurezza sul lavoro, al divieto di discriminazione, al divieto di occupazione precaria e al commercio etico). amfori si aspetta che gli auditor facciano ricorso al proprio giudizio professionale per stabilire tali collegamenti. Il giudizio professionale può inoltre essere di supporto per gli auditor nel momento in cui essi devono decidere se le informazioni raccolte possono essere considerate prove soddisfacenti o meno. Le sei fasi principali dell audit amfori BSCI FASE 1: Arrivo e presentazione del team. L auditor (o il gruppo di auditor) si presenta (eventualmente il responsabile dell audit presenta il proprio team), mostra le proprie credenziali e illustra brevemente le ragioni della propria visita. Se pertinente, egli informerà l azienda soggetta all audit in merito alle conseguenze nel caso di un negato accesso all auditor. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 66

68 FASE 2: Riunione di apertura. La riunione di apertura viene svolta in un luogo definito dall azienda soggetta all audit. Può avvenire in una sala riunioni o all aperto, in caso di audit presso aziende agricole. Tale riunione fornisce il contesto di svolgimento e permette di iniziare a instaurare un rapporto collaborativo e fondato sul dialogo aperto. L auditor coglierà tale occasione per: Illustrare le fasi e lo scopo dell audit amfori BSCI Presentarsi (e presentare il team di auditor, se applicabile) facendo riferimento alle proprie competenze più significative e al proprio accreditamento Illustrare la politica anticorruzione della società di auditing e le sue implicazioni (è necessaria una firma dell azienda soggetta all audit sul documento in merito) Raccogliere informazioni sui presenti alla riunione di apertura (es. membri del direttivo e rispettive funzioni, rappresentanti del lavoratori e consulente legale) Illustrare e adattare, qualora necessario, il programma dell audit (es. definizione del campione di aziende agricole da sottoporre all audit, qualora esso rientri nell estensione dell audit) Richiedere una serie di documenti da sottoporre a verifica preliminare (es. contratti, libro paga ecc.) FASE 3: Raccolta delle prove. L auditor raccoglie prove sulla performance sociale dell azienda sottoposta all audit tramite verifiche della documentazione, osservazione del luogo e interviste. Tali tipi di prove saranno presentate separatamente nei risultati dell audit e contrassegnate con i seguenti acronimi: DO: per DO si intende la verifica dei documenti (Document Observation); SO: per SO si intende l osservazione del sito (Site Observation), in essa sono incluse la visita e l analisi degli stabilimenti di produzione, delle unità e delle aziende agricole (se applicabile); MI: per MI si intende l intervista con il direttivo (Management interview), comprende le informazioni raccolte tramite le interviste con tutti i membri del direttivo di pertinenza; WI: per WI si intende l intervista con i lavoratori (Workers Interview), comprende le informazioni raccolte da tutti i lavoratori intervistati (stagionali o permanenti); WRI: per WRI si intende l intervista con i rappresentanti dei lavoratori (Workers Representative Interview), comprende le informazioni raccolte tramite le interviste con i rappresentanti dei lavoratori. FASE 4: Completamento del questionario di performance sociale pertinente all azienda soggetta all audit. In base al proprio giudizio professionale, l auditor compilerà il questionario di performance sociale relativo all azienda principale sottoposta all audit e, se applicabile, i questionari relativi a ogni azienda agricola del campione. Le domande fungono da supporto per l auditor nello svolgimento di un controllo incrociato e nella verifica del raggiungimento di un numero soddisfacente di prove relative alla performance sociale dell azienda soggetta all audit. Di seguito sono riportate le espressioni fondamentali da comprendere: Prove soddisfacenti: Tale espressione si riferisce a un livello adeguato di dati e/o informazioni che permette all auditor di giungere a una conclusione Prove sufficienti: Tale espressione indica la quantità minima di prove necessarie per comprovare un fatto (es. certificato di potabilità dell acqua). Il questionario di audit amfori BSCI include domande per cui vengono richieste all auditor prove soddisfacenti. Ciò è dovuto al fatto che si desidera incoraggiare gli auditor ad avere una buona quantità di prove (e non solo una quantità a malapena sufficiente) relative a determinare pratiche commerciali aventi un impatto sulla tutela dei diritti dei lavoratori. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 67

69 Ad esempio, anziché limitarsi a prove sufficienti (es. il produttore ha mostrato un certificato di potabilità dell acqua valido), gli auditor amfori cercano prove soddisfacenti (il produttore dispone di un certificato o di altre prove che testimonino che l acqua è adatta al consumo umano, che l acqua potabile è sempre a disposizione dei lavoratori e che sono disponibili dei recipienti puliti e senza vettori di contaminazione per berla). Tale quantità adeguata di prove non può ovviamente essere raggiunta se gli auditor rispondono alle domande senza effettuare alcuna analisi. Al contrario, il questionario per audit amfori BSCI richiede loro di effettuare un analisi rigorosa della situazione prima di rispondere alle domande. FASE 5: Stesura della relazione dei risultati: La relazione dei risultati illustra le buone prassi e le aree di miglioramento dell azienda sottoposta all audit, in modo da incentivare l applicazione del Codice di condotta amfori BSCI. A seguito dell inclusione del campione di aziende agricole nell estensione dell audit, la relazione dei risultati comprova i risultati e le buone pratiche dell azienda principale sottoposta all audit e delle aziende agricole. Nel momento della stesura dei risultati, gli auditor devono adottare il seguente approccio e illustrare: Il ragionamento che li ha portati a formulare il proprio giudizio: Descrizione del ragionamento seguito e di come è stata considerata la protezione dei lavoratori nel processo Le prove soddisfacenti e i loro relativi risultati: Descrizione dei dati, delle informazioni e dei risultati collegati Considerazioni e osservazioni: Descrizione delle osservazioni che non possono costituire risultati ma che tenute in considerazione per la loro pertinenza. FASE 6: Riunione di chiusura. La riunione di chiusura si svolge alla fine dell audit in un luogo deciso e predisposto per tale scopo dall azienda sottoposta all audit. Può essere condotta in una sala riunioni o all aperto. Tale riunione è fondamentale per mantenere l atmosfera di collaborazione dell audit e ottenere eventuali chiarimenti necessari. L auditor coglierà tale occasione per: Presentare un commento sugli episodi identificati nel corso dell audit amfori BSCI. Verrà ringraziato il produttore della propria collaborazione, dell accesso ai documenti e del permesso di scattare fotografie. L auditor potrà inoltre cogliere tale occasione per informare l azienda soggetta all audit in merito ad alcune questioni rilevate. Informare l azienda soggetta all audit del fatto che il giudizio professionale sia basato su una combinazione di dati e di informazioni. L auditor deve spiegare che le interviste con i lavori sono solo una delle molte fonti di informazioni che confluiscono nel proprio giudizio di modo da evitare che venga fatta pressione su di essi. Informare l azienda soggetta all audit in merito alle modalità di calcolo della valutazione amfori BSCI, la quale è il risultato di calcoli automatici effettuati da parte di un sistema informatico online. Gli auditor non sono pertanto in grado di controllare tale valutazione. Illustrare le buone prassi identificate nel corso dell audit. Illustrare i risultati e le osservazioni, includendo brevi spiegazioni sul motivo per cui quanto riportato nelle osservazioni costituisce un potenziale rischio per l azienda soggetta all audit e i suoi clienti. L auditor deve presentare una panoramica e non fare solo riferimento a quanto contenuto nel Codice di condotta amfori BSCI. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 68

70 Ricordare all azienda soggetta all audit che ha a disposizione 60 giorni lavorativi per presentare il proprio piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI. Fornire una copia del modello per i piani di miglioramento. Dare un feedback sulle azioni da intraprendere considerando il piano di miglioramento, la presentazione dei risultati dell audit sulla piattaforma amfori, ecc. Chiedere che il direttivo e i rappresentanti dei lavoratori firmino la relazione dei risultati e informare l azienda sottoposta all audit che tale firma non implica l accettazione dei contenuti bensì riconosce semplicemente che è stato svolto un audit privo di irregolarità. Mostrarsi disponibile a rispondere a domande e dare chiarimenti. Modalità che possono determinare la compromissione di un audit amfori BSCI Di seguito vengono riportate le modalità in grado di compromettere lo svolgimento di un audit amfori BSCI: Annullamento: L audit viene organizzato e programmato sulla piattaforma amfori BSCI, tuttavia non viene svolto. In tal caso, i risultati dell audit contengono solo informazioni generali, senza alcuna valutazione delle PA. L auditor presenta i risultati dell audit, indica che è stato annullato (Aborted) in corrispondenza della sezione Interferenze audit (Audit Interferences) e fornisce informazioni per giustificate la propria decisione. L audit non riceverà una valutazione e risulterà annullato sulla piattaforma amfori BSCI. Accesso negato: L azienda soggetta all audit non permette all auditor di accedere ad essa. In tal caso l auditor seleziona l opzione accesso negato (Access Denied) nella sezione Interferenze audit e fornisce informazioni sulla scelta di tale opzione. In tal caso la piattaforma amfori BSCI assegna automaticamente un punteggio pari a E. Svolgimento parziale: L audit viene svolto e poi interrotto, in modo da non consentire all auditor di concludere la propria valutazione. In tal caso l auditor seleziona l opzione svolto parzialmente (Partially Conducted) nella sezione Interferenze audit e fornisce informazioni sulla scelta di tale opzione. L auditor contrassegna con NO tutte le PA che non sono state valutate e la piattaforma amfori BSCI calcola automaticamente la valutazione complessiva dell audit. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione III, Capitolo 2: Come redigere e leggere la relazione dei risultati amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 69

71 CAPITOLO 15: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO In seguito all identificazione di problemi relativi a una valutazione, un audit, un workshop o un progetto pilota, i produttori possono sviluppare un piano di miglioramento che proponga soluzioni realizzabili e azioni per correggere le problematiche identificate. Un produttore può creare in qualsiasi momento un piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI, non appena si rende conto di avere bisogno di effettuare miglioramenti all interno della propria azienda. Oltre a un audit, le necessità di miglioramento possono essere segnalate a un produttore tramite: Una valutazione: Non deve essere necessariamente un audit formale amfori BSCI bensì può essere effettuata attraverso un diverso sistema Un workshop a cui ha partecipato uno dei propri dipendenti: Non deve essere necessariamente sulla piattaforma amfori BSCI bensì può essere stato messo a disposizione da un altra realtà di competenza. Un progetto pilota a cui partecipa il produttore: Non deve necessariamente svolgersi nell ambito di amfori BSCI bensì può essere organizzato da un ente diverso. Per la redazione di un piano di miglioramento un produttore può utilizzare: Il piano di miglioramento disponibile nel profilo produttori sulla piattaforma amfori BSCI Il modello per i piani di miglioramento fornito nel Manuale di sistema amfori BSCI Qualsiasi altro modello adeguato a discrezione del produttore Le sette fasi di creazione di un piano di miglioramento La redazione di un piano di miglioramento è suddivisa in sette fasi per il produttore: FASE 1 Analisi: Riesame dei risultati dell audit o dei risultati della valutazione che hanno messo in evidenza la necessità di apportare miglioramenti FASE 2 Causa di fondo: Identificazione della causa della condotta (o delle condotte) che hanno portato a un inadempienza FASE 3 Soluzioni: Identificazione delle soluzioni realizzabili (da suddividere in soluzioni a breve termine e a lungo termine) FASE 4 Responsabilità: Identificazione di uno o più responsabili per il processo di attuazione del piano di miglioramento FASE 5 Budget: Stanziamento di un budget realistico FASE 6 Strategia: Definizione e rispetto delle fasi di attuazione FASE 7 Monitoraggio: Definizione di una strategia per il monitoraggio e l eventuale adattamento dell approccio amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 70

72 Reazione alla relazione dei risultati: In seguito a un audit amfori BSCI i produttori devono sviluppare un piano di miglioramento in risposta alla relazione dei risultati pubblicata dall auditor e condividere tale piano con gli aderenti collegati sulla piattaforma amfori BSCI. Tempistiche: All azienda soggetta all audit sono concessi 60 giorni lavorativi per la redazione e la presentazione sulla piattaforma amfori BSCI di un piano di miglioramento definitivo. Qualora l azienda soggetta all audit abbia affrontato problemi durante la presentazione del documento sulla piattaforma amfori BSCI, essa è tenuta a condividere tale piano di miglioramento tramite altri mezzi, facendolo pervenire al detentore della RSP e almeno all auditor che effettuerà l audit di follow-up nell ambito del processo di preparazione che ha luogo prima dell audit stesso. Mancato rispetto delle tempistiche: La mancata presentazione del piano di miglioramento non impedisce né ritarda il follow-up amfori BSCI che verifica il grado dei miglioramenti conseguiti. In caso di mancata pubblicazione di un piano di miglioramento da parte del produttore, l audit di follow-up amfori BSCI sarà programmato secondo le tempistiche definite dalla relazione dei risultati, la quale fungerà da standard di riferimento per l auditor. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 9: Piano di miglioramento Modello 14: Piano di capacity building nella amfori Academy Allegato 13: Come promuovere il capacity building Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 71

73 CAPITOLO 16: FOLLOW-UP E MIGLIORAMENTO CONTINUO Il miglioramento continuo costituisce un valore centrale del sistema amfori BSCI. Gli aderenti amfori BSCI si aspettano che i propri produttori conseguano miglioramenti continui nel rispetto dei diritti umani e dei lavoratori nelle proprie sedi e in tutta le proprie catene di fornitura. Gli aderenti amfori BSCI sono esortati a sostenere i loro produttori a: Migliorare i propri risultati nel breve e lungo termine Apportare i cambiamenti a lungo termine necessari Integrare il Codice di condotta amfori BSCI nella propria cultura aziendale In equilibrio tra autonomia e responsabilità: amfori BSCI si fonda su un connubio dato da autonomia e responsabilità. L equilibrio tra tali elementi guida i rapporti tra gli aderenti amfori BSCI e i loro produttori. L obiettivo degli aderenti è di fungere da supporto per i progressi e il miglioramento continuo dei produttori, permettendo loro al contempo di assumersi le proprie responsabilità aziendali. I due concetti fondamentali in tale contesto sono: Autonomia: Si riferisce all attitudine di un produttore in seguito a una valutazione e la sua capacità di prendere decisioni per gestire il proprio processo di miglioramento. Ai produttori vengono offerte formazioni specifiche e sostegno per il superamento di eventuali mancanze identificate (questioni Tolleranza Zero incluse). I produttori vengono inoltre incoraggiati a utilizzare in modo proattivo qualsiasi altra risorsa disponibile per l apprendimento autonomo. Si ritiene che i produttori con una valutazione complessiva pari ad A (ottimo) o B (buono) abbiano raggiunto un livello di maturità che permette loro di progettare autonomamente e mantenere attivo il proprio processo di miglioramento continuo senza il bisogno di un audit di follow-up amfori BSCI. Responsabilità: I produttori che hanno ottenuto valutazioni audit pari o inferiori a C (accettabile) saranno soggetti a un audit di follow-up entro 12 mesi dalla data dell audit amfori BSCI precedente. Qualora non dovesse essere rispettata una scadenza sarà necessario richiedere un audit completo amfori BSCI affinché il produttore possa continuare ad avere un ciclo di audit valido. Circostanze per cui il processo di verifica (audit completo amfori BSCI incluso) può venire anticipato: L audit di follow-up amfori BSCI solitamente avviene entro 12 mesi dall audit amfori BSCI precedente. Tuttavia possono sussistere circostanze per cui gli aderenti amfori BSCI possono avere bisogno di programmare un audit di follow-up prima del tempo. In tal caso può essere organizzato un audit di follow-up amfori BSCI o un altro tipo di verifica concordata. Di seguito sono riportati alcuni esempi: L azienda soggetta all audit agisce in modo proattivo per ottenere un follow-up: L azienda soggetta all audit può avere trovato il modo per attuare i miglioramenti necessari nel breve termine e desidera che questi siano sottoposti a verifica da parte di terzi in modo da migliorare la propria valutazione. Un aderente amfori BSCI (detentore della RSP) è proattivo: L esperienza dimostra che può essere necessario un follow-up proattivo al fine di promuovere i cambiamenti che sono necessari nel breve, medio e lungo termine per integrare il Codice di condotta amfori BSCI all interno di un azienda. In base a tale esperienza gli aderenti amfori BSCI possono richiedere un follow-up anticipato, fra l altro, nei seguenti casi: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 72

74 ο o Produttore contrassegnato come Tolleranza Zero: Il gruppo di miglioramento ad hoc può concordare sulla necessità di svolgere un audit amfori BSCI poco dopo l inizio dei miglioramenti per comprovare i progressi fatti e incentivare i miglioramenti a lungo e medio termine. Mancata presentazione di un piano di miglioramento: La mancata presentazione di un piano di miglioramento sulla piattaforma amfori BSCI da parte di un produttore potrebbe essere dettata da motivazioni di natura tecnica. Il rispetto delle tempistiche costituisce ad ogni modo un indicatore della volontà e dell interesse al miglioramento dell azienda soggetta all audit. Il mancato rispetto delle tempistiche di 60 giorni per la presentazione di un piano di miglioramento può indicare l indifferenza o il mancato di interesse nei confronti dei miglioramenti da conseguire. In base a tale esperienza gli aderenti amfori BSCI possono programmare un follow-up amfori BSCI per riaccendere l interesse dei produttori. Casi di peggioramento, emergenza o lamentele: In tutti i casi riportati gli aderenti amfori BSCI, in collaborazione e con il sostegno del Segretariato amfori, possono decidere di svolgere una valutazione urgente da parte di terzi (es. accertamento speciale), indipendentemente dal processo standard di audit amfori BSCI. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Modello 9: Piano di miglioramento Sezione II, Capitolo 6: Il ciclo di audit amfori BSCI Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione II - 73

75 SEZIONE III - Linee guida per l interpretazione di audit amfori BSCI La presente sezione del Manuale di sistema amfori BSCI funge da sostegno per gli aderenti e gli auditor durante l interpretazione delle domande presenti sul questionario di audit amfori BSCI. I produttori che firmano il Codice di condotta amfori BSCI si impegnano a rispettare i diritti umani nell ambito delle proprie attività commerciali. L assunzione di un tale impegno da parte di un produttore è frequentemente legata al fatto che almeno uno dei suoi clienti è un aderente amfori BSCI o che egli intrattenga rapporti commerciali con un aderente amfori BSCI. Tali rapporti commerciali comportano che l aderente amfori BSCI richieda ai propri produttori di: Firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione Integrare il Codice di condotta amfori BSCI nelle proprie attività commerciali Essere soggetti ad audit e intraprendere le misure necessarie per garantire miglioramenti continui e gestire eventuali violazioni dei diritti umani Gli auditor sono stakeholder fondamentali per la raccolta di informazioni in grado di stimolare un dialogo costruttivo e un miglioramento continuo che passi per le catene di fornitura. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 74

76 CAPITOLO 1: STRUTTURA DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI A seconda del tipo di audit amfori BSC, sono possibili tre tipologie di audit: Audit in loco: i risultati dell audit amfori BSCI 2.0 riguardano un azienda principale soggetta all audit Audit a più livelli: i risultati dell audit amfori BSCI 2.0 riguardano un azienda principale soggetta all audit, vengono redatte relazioni dei risultati per ogni azienda agricola parte del campione Valutazione per piccoli produttori: viene redatta una relazione della valutazione per i piccoli produttori (small producer assessment, SPA) relativa all azienda principale soggetta all audit. Tali relazioni vengono generate automaticamente tramite la piattaforma amfori BSCI per essere a servizio dell audit precedentemente richiesta tramite la piattaforma. Gli auditor possono riportare direttamente i risultati dell audit amfori BSCI online sulla piattaforma amfori o compilare i moduli in formato Excel. I risultati dell audit presentati sulla piattaforma amfori BSCI non possono essere modificati una volta inseriti. STRUTTURA DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI Audit in loco Audit a più livelli SPA Pagina iniziale Informazioni generali Dati correlati Quick scan per un equa remunerazione x Dati sui giovani lavoratori x Mappatura del meccanismo di lamentela x Mappatura della catena di fornitura Mappatura degli stakeholder x Dati delle interviste Questionario dell azienda principale soggetta all audit Questionario del campione delle aziende agricole (se pertinente) x x Relazione dei risultati Documenti in allegato Relazione sulla performance Relazione di sintesi dell audit Tabella 1: Struttura dei risultati degli audit amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 75

77 CAPITOLO 2: CONTENUTI DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI BSCI Pagina iniziale L auditor utilizza la presente sezione dei risultati dell audit amfori BSCI per raccogliere informazioni di base sull azienda soggetta all audit. In tali informazioni sono compresi: Contatti dell azienda soggetta all audit Società di auditing e auditor Valutazione dell audit (valutazione complessiva e valutazione per aree di performance, PA) Informazioni generali L auditor utilizza la presente sezione per fornire una panoramica relativa alla metodologia adottata durante l audit, alla durata dell audit e all executive summary. Estensione dell audit e metodologia: Le informazioni presenti in tale modulo vengono generate automaticamente dalla piattaforma amfori BSCI in base alle richieste di audit, fatta eccezione per casi contrassegnati come Tolleranza Zero (si veda in merito Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero). La presente sezione viene inoltre utilizzata per segnalare qualsiasi tipo di interferenza con l audit o di imprevisti verificatisi durante esso (es. l azienda soggetta all auditor non ha permesso all auditor di fare fotografie in determinati casi). Durata dell audit: L auditor segnala il numero di lavoratori indicati dall azienda soggetta all audit, il quale viene preso come riferimento per definire la durata dell audit. Qualora il numero dei lavoratori al momento dell audit sia sostanzialmente diverso rispetto al numero confermato durante la programmazione dell audit, l auditor potrebbe trovarsi dinanzi a un caso di false dichiarazioni che deve essere accertato e segnalato in maniera adeguata da parte sua (si rimanda al Protocollo Tolleranza Zero). L auditor è tenuto a segnalare tale discrepanza nella sezione Executive Summary, tuttavia non deve adattare la durata dell audit al nuovo numero di lavoratori (es. rimanendo più a lungo) in quanto tale comportamento potrebbe costituire un conflitto di interessi. Nel caso in cui tale discrepanza relativa alla quantità di lavoratori impiegati venga identificata nell ambito di una SPA e sia tale da non permettere la classificazione del produttore come piccolo produttore, l auditor dovrà attivare un allerta Tolleranza Zero per false dichiarazioni. Executive summary dei risultati dell audit: L auditor deve sempre compilare il presente campo per fornire una panoramica dell audit. Qualora l auditor abbia identificato tra le prove soddisfacenti un elemento che determina un ottima valutazione (es. A), egli è tenuto a utilizzare la sezione executive summary per fornire informazioni dettagliate in merito alle buone prassi che possono motivare tale valutazione. Nell executive summary dovranno essere presenti almeno le seguenti informazioni: Informazioni relative al produttore o Soggetto giuridico: L auditor fornirà una panoramica della struttura soggetta all audit (es. azienda o cooperativa) nonché delle aziende agricole e dei soci della amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 76

78 cooperativa (es. nome, struttura organizzativa, indirizzo fisico, indirizzo amministrativo, numero di licenza commerciale). o Servizi: L auditor descriverà i servizi dell azienda soggetta all audit e delle aziende agricole del campione (se presenti). È inoltre importante che l auditor descriva l edificio e i piani della fabbrica (se pertinente). o Licenza commerciale: L auditor indicherà se la licenza commerciale valutata nel corso dell audit è valida o meno e corrisponde all azienda soggetta all audit. Circostanze: Descrizione generale delle varie circostanze incontrate nel corso dell audit. L auditor indicherà qualsiasi circostanza che ha avuto ripercussioni sul normale svolgimento della valutazione. Es. comportamento collaborativo o non collaborativo da parte del produttore; livelli di produzione normali o atipici, composizione normale o atipica della forza lavoro rispetto allo standard nella regione. Sintesi dei risultati: L auditor presenterà un proprio giudizio personale sintetico e una panoramica dei risultati dell audit per l azienda principale sottoposta all audit e le aziende agricole del campione (se applicabile). Per tutti i produttori la sintesi dei risultati seguirà la struttura presentata, compresi coloro che riceveranno valutazioni pari ad A. Verifica della licenza commerciale L auditor riesaminerà la validità e l estensione della licenza commerciale prima e durante l audit. Deve essere prestata attenzione ai seguenti aspetti: Conformità con la normativa locale Precisione dell indirizzo Corrispondenza tra il numero di unità aziendali dichiarato e quello effettivo. Eventuali errori nella licenza commerciale saranno segnalati all interno dell executive summary; i risultati saranno riportati nelle aree di performance pertinenti: PA 1: Sistema di gestione sociale ed effetto cascata, PA 7: salute e sicurezza sul lavoro e PA 13: Commercio etico. In caso di false dichiarazioni evidenti, l auditor segnalerà un caso di Tolleranza Zero (si rimanda all Allegato 5). Executive summary e commenti riservati: L auditor utilizza il presente campo per segnalare ulteriori commenti che, per la loro natura, devono restare riservati. Ciò avviene nel caso in cui l auditor sospetti di violazioni che non sono potute essere dimostrate nel corso dell audit (es. sospetto di molestie nei confronti dei lavoratori che aderiscono a sindacati). Gli auditor devono valutare il modo migliore per segnalare i propri sospetti in modo responsabile, senza far correre alcun rischio ai lavoratori. Ad esempio, gli auditor non riveleranno le identità dei testimoni né formuleranno accuse diffamanti per l azienda soggetta all audit. In caso di eventuali violazioni dei diritti umani, l auditor farà del proprio meglio per accertare le questioni riscontrate e segnalarle facendo ricorso al protocollo Tolleranza Zero. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 77

79 Dati correlati all audit Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Sezione II, Capitolo 7: Estensione dell audit amfori BSCI Sezione II, Capitolo 10: Durata dell audit amfori BSCI Sezione II, Capitolo 14: Svolgimento dell audit amfori BSCI L auditor utilizza la presente sezione per raccogliere dati dall azienda soggetta all audit. Informazioni generali sull azienda soggetta all audit: l auditor deve verificare le informazioni fornite dall azienda soggetta all audit nelle fasi preparatorie. Certificati validi: l auditor deve inserire tali informazioni nei risultati dell audit creando tante righe quante necessarie. Deve essere prestata particolare attenzione alla validità dei certificati di sostenibilità sociale e ambientale (es. GlobalGAP). Settore, comparto: l auditor modificherà tali campi selezionando l opzione corretta dal menù a tendina qualora le informazioni fornite non siano corrette. Entrambi i campi sono obbligatori. Categoria merceologica: l auditor modificherà tale campo selezionando l opzione corretta dal menù a tendina qualora le informazioni fornite non siano corrette. Il presente campo è obbligatorio. Tipologia di prodotto: l auditor può segnalare qualsiasi tipo di prodotto, asscicurandosi che questo venga digitato correttamente e sia separato dagli altri tipi di prodotti tramite virgole. Il presente campo è facoltativo. Attività commerciali dell azienda soggetta all audit: L auditor deve riportare le informazioni contingenti relative alla realtà dell azienda soggetta all audit (es. salario minimo legale) e raffrontarle alle pratiche effettivamente adottate dall azienda sottoposta all audit. L auditor utilizza i rispettivi campi per la descrizione di: Campioni di lavoratori i cui orari di lavoro sono sottoposti a verifica durante l audit Situazioni specifiche che hanno portato a straordinari nei sei mesi antecedenti all audit Qualsiasi incidente verificatosi nei sei mesi antecedenti all audit Informazioni specifiche sui rappresentanti dei lavoratori Struttura produttiva dell azienda soggetta all audit: L auditor deve riportare le informazioni verificate in materia di orari di lavoro, lavoro notturno e turni (se applicabile). Calendario di produzione dell azienda soggetta all audit: L auditor deve riportare le informazioni verificate che sono state precedentemente fornite dall azienda soggetta all audit in merito ai livelli di produzione. Gestione della performance sociale dell azienda soggetta all audit: L auditor deve inserire le informazioni verificate relativamente ai nominativi dei responsabili delle diverse aree di performance in materia di responsabilità sociale. A questa voce vengono segnalate anche altre informazioni relative a questioni pertinenti (es. tecniche di produzione altamente pericolose). Struttura occupazionale dell azienda soggetta all audit: L auditor deve fornire informazioni più precise possibili sulla forza lavoro al momento dell audit a quanto lui consta. Tali dati possono non amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 78

80 corrispondere al numero di lavoratori segnalato dall azienda soggetta all audit al momento della programmazione dell audit. (Si rimanda in merito a Durata dell audit) Alloggi (se applicabile): L auditor deve descrivere gli alloggi forniti dall azienda soggetta all audit. Gli alloggi possono essere forniti dall azienda soggetta all audit in maniera diretta o indiretta (es. l azienda soggetta all audit ha stretto un accordo in materia di alloggi con una persona o un soggetto giuridico differente). Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio Quick scan per un equa remunerazione Quanto riportato nella presente sezione non viene applicato ai piccoli produttori Prima dell audit l auditor deve avere una buona conoscenza delle definizioni amfori BSCI riportate nell Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione. L auditor calcolerà i salari di sussistenza nella regione utilizzando i metodi di calcolo del salario di sussistenza più comuni. A tal fine potrebbe essere necessario consultare le fonti relative al contesto regionale in questione, come ad esempio: Dati forniti dal governo (statistiche, ministero per lo sviluppo della comunità) ONG locali o internazionali attive nella zona e nel settore in questione Gruppi della comunità che possono avere risposte ad alcune delle domande in questione L auditor deve completare la presente sezione con informazioni fornite dall azienda soggetta all audit. Non sarà la veridicità delle informazioni a essere soggetta a valutazione bensì la capacità dell azienda soggetta all audit di fornire informazioni coerenti sul costo della vita della propria forza lavoro. L auditor deve valutare il livello di comprensione del direttivo e dei lavoratori in merito a: Costo della vita della forza lavoro nella regione Eventuali gap tra i dati relativi all effettiva remunerazione e a un equa remunerazione Identificazione degli eventuali provvedimenti da prendere per colmare i gap L auditor non deve mirare a raffrontare i propri calcoli relativi alla regione in questione con le informazioni fornite dall azienda soggetta all audit in quanto esse fanno riferimento alla situazione specifica di quest ultima. Buone prassi: L auditor deve attestare se l azienda soggetta all audit fornisce le informazioni in questione includendo calcoli relativi a un equa remunerazione, riportando tale informazione nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione Area di performance 5: Equa remunerazione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 79

81 Dati sui giovani lavoratori Quanto riportato nella presente sezione non viene applicato ai piccoli produttori L auditor utilizza la presente sezione per raccogliere informazioni relative ai giovani lavoratori che fanno parte della forza lavoro dell azienda soggetta all audit. Tali lavoratori possono essere stati assunti in modo diretto o indiretto da parte dell azienda soggetta all audit. L auditor deve intervistare il 10% dei giovani lavoratori identificati (minimo 2, massimo 10), prestando particolare attenzione al loro accesso a formazioni in materia di: Protezione speciale in materia di salute e sicurezza sul lavoro Accesso al meccanismo di lamentela Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 7: Dati sui giovani lavoratori Area di performance 9: Protezione particolare dei giovani lavoratori. Meccanismo di lamentela Quanto riportato nella presente sezione non viene applicato ai piccoli produttori L auditor deve utilizzare la presente sezione per raccogliere informazioni in merito a lamentele presentate tramite il meccanismo di lamentela dell azienda soggetta all audit o tramite un meccanismo di lamentela esterno legato ad essa. L auditor deve inoltre descrivere le diverse fasi perseguite dall azienda soggetta all audit per l accertamento e il miglioramento di casi oggetto di lamentele. Tale descrizione sarà di supporto all auditor per la formulazione del proprio giudizio in merito all efficacia del meccanismo di lamentela. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela Mappatura della catena di fornitura L auditor deve utilizzare tale sezione per raccogliere informazioni sui partner commerciali di rilievo dell azienda soggetta all audit. I partner commerciali non devono essere nominati tuttavia la loro esistenza deve essere riconosciuta assegnando loro almeno un numero identificativo. Il numero può essere fornito o dall azienda soggetta all audit o dall auditor al fine di mantenere la riservatezza delle informazioni commerciali trattate. Possono essere selezionati diversi tipi di partner commerciali nella colonna denominata: Tipo di partner commerciale. Qualora un tipo di partner commerciale non sia presente nella lista, l auditor dovrà selezionare altro (si prega di specificare) e specificare nella colonna successiva il tipo di partner scelto. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 80

82 Importanza per l azienda soggetta all audit: L auditor inserirà le informazioni fornite dall azienda soggetta all audit in merito alle relazioni commerciali intrattenute con il partner, il loro volume, la dipendenza dal partner e/o i rischi legati ad esso. I partner commerciali riportati di seguito devono essere sempre segnalati, qualora intrattengano rapporti con l azienda soggetta all audit: Agenzie di reclutamento o intermediari Aziende agricole soggette a monitoraggio interno: o Di proprietà o in appalto da parte dell azienda soggetta all audit o Di proprietà di soci della cooperativa Codice di condotta amfori BSCI firmato: L auditor deve verificare e segnalare qualora il partner commerciale abbia firmato il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione. Tale prova deve essere raccolta dalla documentazione dell azienda soggetta all audit e, qualora possibile, essere verificata con il partner commerciale in questione. Campione di partner commerciali: L auditor deve annotare nella presente colonna le aziende agricole da lui selezionate per l audit. L auditor seleziona le aziende agricole tra quelle monitorate internamente dall azienda soggetta all audit. Nel momento in cui l auditor seleziona il campione delle aziende viene generato un questionario di audit per ognuna di esse. La presente colonna non viene utilizzata qualora l audit non includa un campione di aziende agricole. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione I, Capitolo 7: Classificazione dei partner commerciali di rilievo Sezione II, Capitolo 2: Scelta della tipologia di monitoraggio Modello 2: Mappatura della catena di fornitura Mappatura degli stakeholder Quanto riportato nella presente sezione non viene applicato ai piccoli produttori L auditor utilizza la presente sezione per raccogliere informazioni relative agli stakeholder che l azienda soggetta all audit ha identificato come rilevanti per la propria attività commerciale. Gli stakeholder possono essere interni (es. lavoratori e sindacati) o esterni (es. investitori, governi od ONG). Deve essere prestata particolare attenzione alla verifica dell identificazione degli stakeholder per questioni di rilievo svolta da parte dell azienda soggetta all audit. Di seguito vengono riportati gli ambiti più comuni in cui l azienda soggetta all audit può coinvolgere gli stakeholder: Formazione Libertà sindacale Protezione particolare dei lavoratori vulnerabili e delle vittime di violazioni in materia di diritti umani Lotta al lavoro infantile Meccanismo di lamentela Policy anticorruzione Tali ambiti possono essere applicati sia agli stakeholder interni che a quelli esterni. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 81

83 Buone prassi: Prima dell audit l azienda ha accesso al modello amfori BSCI per la mappatura degli stakeholder. L auditor deve attestare qualora l azienda soggetta all audit fornisca tali informazioni e se abbia mappato i propri stakeholder di rilievo. Tale informazione deve essere riportata nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi. Dati delle interviste Le interviste fungono da fonti individuali e per la verifica o l avvalorazione di altre fonti di informazioni (es. documenti dell azienda soggetta all audit). L auditor utilizza la presente sezione per indicare: Il campione delle interviste I metodi di intervista I risultati emersi dalle interviste L auditor deve indicare le informazioni emerse dalle interviste nell azienda principale soggetta all audit nonché quelle emerse dal campione di aziende agricole (quando applicabile). Gli auditor devono intervistare: Il direttivo: In particolare i membri del direttivo responsabili delle risorse umane e della salute e sicurezza sul lavoro Il rappresentante (o i rappresentanti) dei lavoratori Gli auditor interni: Qualora l audit includa un campione di aziende agricole I lavoratori: in particolare o I giovani lavoratori e gli apprendisti o Il portavoce del comitato dei lavoratori o I lavoratori stagionali e/o in subappalto o Le donne o I lavoratori con turni di notte o I lavoratori migranti Inoltre possono essere intervistati: Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: I rappresentanti sindacali Degli stakeholder esterni di rilievo Modello 6: Mappatura degli stakeholder Sezione I, Capitolo 10: Sviluppo di una cultura di coinvolgimento significativo degli stakeholder Interviste con il direttivo: Gli auditor possono avere il primo contatto con il direttivo durante la preparazione dell audit o in occasione della riunione di apertura che viene svolta nel giorno dell audit. Le interviste con i diversi membri del direttivo devono essere svolte all insegna di un dialogo aperto e costruttivo. L auditor deve utilizzare le interviste per raccogliere informazioni concrete che gli permettano di formulare un proprio giudizio professionale sulla performance sociale dell azienda soggetta all audit. Di seguito sono riportate le informazioni minime che gli auditor devono ottenere per una panoramica oggettiva: struttura organizzativa, divisione delle responsabilità e canali di comunicazione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 82

84 redazione e applicazione di policy e procedure (sia per quanto riguarda le procedure che le responsabilità) pratiche di assunzione, mantenimento e protezione del personale (formazioni dei lavoratori e del direttivo incluse) Ultimi investimenti effettuati per migliorare la produttività e la salute e sicurezza sul lavoro Diversi partner commerciali e metodi di selezione e monitoraggio della loro performance sociale da parte dell azienda Registro degli incidenti sul lavoro e relative responsabilità in merito Procedure e responsabilità nell ambito del meccanismo di lamentela Comprensione dei valori e dei principi del Codice di condotta amfori BSCI Interviste con i lavoratori e con i loro rappresentanti: Tali interviste sono una fonte di informazioni fondamentale per effettuare controlli incrociati in merito a: Le informazioni raccolte attraverso i documenti e le interviste con il direttivo L efficacia e la sicurezza delle procedure sviluppate dall azienda soggetta all audit Le interviste possono essere l unica fonte di informazioni per casi di discriminazione, episodi di violenza, molestie sessuali o misure disciplinari illegali. In tal caso l auditor deve prestare la massima attenzione alle modalità di comunicazione dei risultati, onde evitare rischi o ripercussioni sugli intervistati. Le società di auditing devono imporre ai propri auditor di seguire le presenti linee guida durante le interviste con i lavoratori in modo da garantire che essi: Svolgano interviste all insegna del rispetto Conquistino la fiducia di diversi tipi di lavoratori Prestino attenzione alle questioni di genere o a soggetti appartenenti a categorie svantaggiate Selezionino il luogo dove svolgere le interviste (all interno dell azienda o al di fuori di essa) Definiscano il formato dell intervista (individuale o di gruppo) Tutelino i soggetti intervistati da ripercussioni Siano consapevoli dei contesti locali e culturali in questione Il consolidamento della fiducia richiede tempistiche diverse a seconda delle culture. Spetta all auditor decidere la durata necessaria di un intervista per ottenere risultati significativi. Devono essere considerati i seguenti elementi per svolgere un intervista nel modo migliore possibile: Giusto contesto di svolgimento: L incontro deve svolgersi in un contesto neutrale in cui i lavoratori si sentono a proprio agio Chiacchiere iniziali: L intervista deve iniziare con una chiacchierata generale (relativa a musica, film o sport) per fare sentire a proprio agio il lavoratore, di modo che si rilassi e sia maggiormente disposto a parlare di tematiche inerenti al proprio lavoro Linguaggio del corpo: Deve essere prestata attenzione alle espressioni facciali, ai gesti e agli atteggiamenti degli intervistati Colloquio esplorativo: L intervista deve avere domande aperte Interlocutore a proprio agio: Deve essere praticato un ascolto attento dell interlocutore e non devono essere ripetute domande qualora il lavoratore non sembri comprendere, sia palesemente intenzionato a non collaborare o non sia a proprio agio nel trattare determinati argomenti Tatto: Deve essere cambiato argomento qualora un tema dovesse suscitare emozioni troppo intense amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 83

85 Neutralità: L auditor non deve mostrare espressioni facciali di shock, tristezza, frustrazione o espressioni legate ad altre emozioni in reazione a quanto detto dal lavoratore Mancanza di appunti: La presa di appunti va evitata in quanto i lavoratori potrebbero non sentirsi a proprio agio in caso di registrazione di quanto detto Empatia: Deve essere instaurato un rapporto alla pari con i lavoratori (es. l auditor deve sedersi sul pavimento nel caso essi siano seduti su di esso) Lavoro infantile: Le presenti raccomandazioni vanno applicate in particolare qualora il lavoratore intervistato sia un bambino che è stato individuato al lavoro. In tal caso gli auditor devono essere particolarmente vigili per quanto riguarda i seguenti comportamenti: Evitare di restare da soli con un bambino: gli auditor possono richiedere al bambini di effettuare l intervista in presenza di un fratello, una sorella, un amico o un amica. Garantire che le interviste a ragazze vengano svolte da altre donne (preferibilmente auditor) Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 14: Svolgimento dell audit amfori BSCI Performance area 8: Divieto di lavoro infantile Azienda principale soggetta all audit L auditor valuta la performance dell azienda soggetta all audit in base alla versione 1/2014 del Codice di Condotta amfori BSCI. Utilizzando il questionario, egli valuterà la sufficienza delle prove raccolte in merito alla performance sociale dell azienda soggetta all audit. In tal modo l auditor potrà formulare il proprio giudizio professionale e illustrare i risultati identificati in maniera adeguata. Linee guida di interpretazione: Ogni domanda delle aree di performance è legata alle relative linee guida per la sua interpretazione. Le linee guida sono disponibili all interno dei risultati dell audit. Esse sono di supporto per l auditor durante la propria valutazione e nelle fasi successive. Risultati: Nella presente sezione l auditor è tenuto a riportare: Una valutazione complessiva di ogni area di performance Una descrizione specifica del risultato (o dei risultati) per ogni domanda Il principale elemento mancante in materia di applicazione Buone prassi: Qualora applicabile, l auditor redige una lista di buone prassi consolidate per ogni area di performance. Qualora un produttore risulti avere adottato buone od ottime prassi, gli auditor devono sempre fornire una descrizione delle prassi in questione. Per buone prassi si intende a qualsiasi prassi applicata dall azienda soggetta all audit che sia favorevole per i lavoratori e/o la comunità. Campione di aziende agricole (se applicabile) La presente sezione va utilizzata esclusivamente per audit a più livelli la cui estensione includa un azienda principale soggetta all audit (es. un impresa di confezionamento) e un campione dato da diverse aziende agricole di approvvigionamento. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 84

86 Questionario di audit: Ogni azienda agricola del campione ha un questionario a sé stante per la valutazione della propria performance sociale. Nel campione possono essere inclusi: Aziende agricole: imprese che abbiano più di 5 lavoratori assunti. Tale questionario dell audit rispecchia il questionario per l azienda principale soggetta all audit. Piccoli proprietari: imprese che abbiano meno di 5 lavoratori assunti. Tale questionario viene fornito nel Modello 3. Aziende agricole a conduzione famigliare: imprese che fanno affidamento esclusivamente al lavoro dei famigliari. Tale questionario corrisponde al Modello 3, tuttavia vengono applicate solo le domande contrassegnate con un asterisco (*). In caso di inclusione nell audit di un campione di aziende agricole, l auditor valuterà se l azienda principale soggetta all audit: Effettua mappature: identifica le aziende agricole di proprietà e quelle in appalto Monitora internamente le aziende agricole: o L azienda principale soggetta all audit effettua monitoraggi relativi ad almeno 2 delle aziende agricole di proprietà e/o in appalto prima del primo audit amfori BSCI o Nel corso del primo ciclo di audit, l azienda principale soggetta all audit è incoraggiata ad aumentare il numero delle aziende agricole monitorate di modo raggiungere un livello di monitoraggio dell 80% delle aziende agricole entro 2 anni. Ha un effetto cascata: determina pratiche per selezionare aziende agricole e sostenere la loro gestione nel rispetto dei principi amfori BSCI Risultati: L executive summary dell azienda principale soggetta all audit conterrà una valutazione complessiva di tutte le aziende agricole del campione e illustrerà in che modo i gap sono legati al sistema di gestione dell azienda principale soggetta all audit I risultati dell audit di ogni azienda agricola del campione includeranno risultati per ogni domanda L azienda principale soggetta all audit, insieme alle aziende agricole, è responsabile dei follow-up legati a tali risultati. Valutazione: La valutazione delle aziende agricole del campione non si ripercuote negativamente sulla valutazione dell azienda principale sottoposta all audit. I piccoli proprietari e le aziende agricole a conduzione famigliare non sono soggetti a valutazioni. Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 3: Autovalutazione per piccoli produttori Sezione II, Capitolo 5: Sistema di valutazione degli audit amfori BSCI Sezione II, Capitolo 14: Svolgimento dell audit amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 85

87 CAPITOLO 3: LINEE GUIDA PER L INTERPRETAZIONE DELL AUDIT AMFORI BSCI Il presente capitolo fornisce agli auditor delle linee guida per svolgere audit amfori BSCI 2.0. Le domande riportate vengono effettuate in caso di: Audit in loco (con un azienda principale soggetta all audit) Audit a più livelli (con un azienda principale soggetta all audit e un campione di aziende agricole con più di 5 lavoratori) Le domande riportate di seguito non vanno effettuate direttamente a: Aziende commerciali che rientrano della definizione amfori di piccoli produttori (si veda in merito l Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori e il Modello 12: Autovalutazione per piccoli produttori) Piccoli proprietari e aziende agricole a conduzione famigliare (si veda in merito il Modello 3: Autovalutazione per piccoli produttori) Approccio olistico: Contrariamente agli approcci di auditing tradizionali, amfori BSCI sostiene la necessità di interconnettere le diverse aree di performance affinché l auditor possa formulare un giudizio relativo alla performance complessiva dell azienda soggetta all audit. Nessun area di performance può essere valutata singolarmente e ognuna di esse influisce su almeno altre tre. Tali interconnessioni permettono all auditor di orientarsi tra le diverse informazioni e prove e di giungere a conclusioni attendibili sulla performance dell azienda soggetta all audit. Ogni area di performance è inoltre legata al Codice di condotta amfori BSCI in quanto riguarda: Le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per mettere in pratica il Codice di condotta amfori BSCI in modo da ottenere gli effetti positivi auspicati per la forza lavoro e per l azienda (es. l azienda soggetta all audit utilizza canali di comunicazione trasparenti con la propria forza lavoro). Le modalità d applicazione pratica del Codice di condotta amfori BSCI da parte dell azienda soggetta all audit, adottate evitando contraddizioni tra i principi (es. l azienda soggetta all audit non promuove una policy di genere e nel contempo impone straordinari obbligatori). Questi sono gli elementi che l auditor è tenuto a verificare per ogni area di performance e nell ambito della valutazione complessiva. Per svolgere tale compito viene fatto ricorso a: Verifiche dell efficacia Verifiche della coerenza Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Sezione II, Capitolo 3: Capitolo 3: Sei peculiarità del sistema di audit amfori BSCI Sezione II, Capitolo 14: Svolgimento dell audit amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 86

88 Area di performance 1: Sistemi di gestione sociale ed effetto cascata 1.1. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha definito un sistema di gestione sociale efficace per applicare il Codice di condotta amfori BSCI? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza del sistema di gestione dell azienda soggetta all audit. Un sistema di gestione efficace è fondamentale per garantire che la performance sociale sia parte integrante del modello commerciale dell azienda. Una volta realizzato un sistema di gestione, l azienda soggetta all audit può assumersi responsabilità in merito al processo e migliorare continuamente le proprie pratiche commerciali aumentando il grado di protezione dei propri lavoratori. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del sistema di gestione, l auditor deve valutare almeno le risposte alle seguenti domande: Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende perché una buona performance sociale da parte dell azienda in questione sia importante per gli aderenti amfori BSCI? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprendere l importanza e i vantaggi di un sistema di gestione efficace e delle relative procedure ad esso legate? Il direttivo dell azienda soggetta all audit dimostra pieno impegno per l integrazione del Codice amfori BSCI nella cultura aziendale e nell organizzazione dell azienda soggetta all audit? Il direttivo dell azienda soggetta all audit ha assegnato responsabilità a personale interno avente capacità decisionali e risorse economiche per lo sviluppo e l applicazione di misure in materia di gestione sociale? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende la differenza tra investimento a breve termine e soluzioni a lungo termine? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende il contenuto del Codice amfori BSCI e delle relative condizioni di attuazione per i partner commerciali coinvolti nel processo di monitoraggio amfori BSCI? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende la necessità di sviluppare procedure interne per integrare il Codice amfori BSCI nelle attività quotidiane dell azienda? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende in che modo le relazioni commerciali vengono influenzate dall applicazione di amfori BSCI? Il direttivo dell azienda soggetta all audit comprende la necessità di consultare i clienti al fine di identificare e di apportare miglioramenti nell ambito della propria performance sociale? Il direttivo dell azienda soggetta all audit è consapevole del fatto che gli stakeholder possano fungere da supporto per l integrazione dei miglioramenti nelle attività quotidiane dell azienda? Coerenza: L auditor deve valutare se tutta la documentazione e le relative pratiche sono in linea con quanto sostenuto nelle dichiarazioni dei membri chiave del direttivo e dei lavoratori. Tale operazione risulta di particolare importanza per i seguenti ambiti: Struttura dell azienda o dell organizzazione (incluse le sue diverse strutture, se applicabile) Struttura organizzativa e rapporti gerarchici: chi decide cosa? Procedure documentate: in particolare in ambito di assunzioni, ricorso ad agenzie di reclutamento, subappalti, gestione delle lamentele, formazione dei lavoratori, promozione di comportamenti etici e diligenza nei confronti dei piani di miglioramento amfori BSCI Istruzioni di lavoro, orari di lavoro, istruzioni in caso di emergenza, istruzioni in caso di incidenti Modulistica: tipologie contrattuali più frequenti (es. lavoratori permanenti, lavoratori stagionali, apprendisti) Documentazione esterna di pertinenza alle attività dell azienda (es. norme applicabili in materia di diritto del lavoro) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 87

89 Contratto collettivo (se applicabile) Tenuta dei registri: registri attuali e vecchi, contratti con la forza lavoro, contratti con le agenzie di reclutamento, contratti con i subappaltatori, distinte delle retribuzioni, orari di lavoro, certificati, ispezioni, verbali delle riunioni con i lavoratori e con i rappresentanti dei lavoratori, incidenti, lamentele e accertamenti. I risultati sono comprovati dalle prove relative alle pratiche dell azienda soggetta all audit nei confronti dei propri partner commerciali (domanda 13)? 1.2. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che un alto dirigente ha ricevuto l incarico di garantire che i valori e i principi amfori BSCI vengono rispettati in maniera soddisfacente? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza dell integrazione del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale dell azienda soggetta all audit. L integrazione del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale può comportare il coinvolgimento di vari membri del personale. La funzione ricoperta: Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del sistema di selezione dei membri del personale adeguati, l auditor deve valutare almeno per ognuno di essi: È un membro dell alta dirigenza Si impegna attivamente per fare in modo che la conformità al Codice di condotta diventi parte integrante della cultura dell azienda o dell organizzazione Riveste altri incarichi ed è attivo in diversi settori di lavoro tra cui quelli legati alla strategia e allo sviluppo commerciale (se pertinente) Ha potere decisionale e dispone di fondi stanziati per il successo dei follow-up relativi alla performance sociale amfori BSCI L individuo con la funzione in questione dispone di: Una buona comprensione del Codice di condotta amfori BSCI e delle sue condizioni di attuazione Una buona panoramica della catena di fornitura: o Quali partner sono importanti (di rilievo) per l azienda o Quali sono gli stakeholder di competenza per l integrazione dei valori e dei principi del Codice di condotta amfori BSCI nella cultura aziendale o nella cultura dell organizzazione Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la selezione dei responsabili a livello organizzativo è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Chi è responsabile dell applicazione del Codice di condotta amfori BSCI all interno della cultura aziendale? Chi è responsabile dei follow-up relativi al meccanismo di lamentela? Chi è responsabile del reparto risorse umane? Chi è responsabile di garantire che i lavoratori ricevano formazioni in linea con i valori e i principi del Codice di condotta amfori BSCI? Chi è responsabile per le questioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I responsabili hanno competenze sufficienti (sviluppate grazie a formazioni o esperienze) per adempiere alle proprie responsabilità? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 88

90 I responsabili hanno budget a disposizione per garantire il successo nell applicazione dei principi e dei valori del Codice di condotta amfori BSCI? 1.3. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha un buon controllo dei partner commerciali di rilievo e del loro grado di conformità al Codice di condotta amfori BSCI? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza dell azienda soggetta all audit nella selezione e nella definizione di una panoramica dei propri partner commerciali di rilievo. Tali operazioni rientrano nell obbligo di diligenza minimo dell azienda soggetta all audit. Qualora l azienda principale soggetta all audit sia un organizzazione di produttori, la domanda si riferisce al modo in cui tale organizzazione accetta e sottopone a monitoraggio i propri soci. L azienda soggetta all audit (e successivamente i suoi clienti) affrontano rischi sociali notevoli in caso di mancato controllo del rispetto della normativa e dei diritti dei lavoratori da parte dei propri partner commerciali (o soci, se pertinente). Di seguito sono riportati esempi di partner commerciali di rilievo che l azienda principale soggetta all audit deve sottoporre a monitoraggio: Subappaltatori Agenzie di reclutamento Fornitori di servizi di catering Fornitori (aziende agricole in appalto incluse) Efficacia: Al fine di verificare l efficacia della selezione e del monitoraggio dei partner commerciali (e dei soci dell organizzazione, se pertinente), l auditor deve almeno valutare se l azienda soggetta all audit: Ha un sistema (o una procedura) di gestione per la selezione dei propri partner commerciali di rilievo o dei propri soci Ha dato istruzione al personale di competenza di considerare non solo il prezzo e la qualità bensì anche la disponibilità a rispettare il Codice di condotta amfori BSCI (o valori e principi ad esso equivalenti) Monitora la performance sociale dei propri partner commerciali di rilievo e dei propri soci (se pertinente). Tali verifiche possono essere effettuate dal personale aziendale (nel caso sia qualificato per svolgerle) o da terzi appositamente incaricati Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la selezione dei partner commerciali e dei soci è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit mantiene informazioni precise in merito ai propri partner commerciali e soci (se pertinente)? L azienda soggetta all audit conosce da tempo i partner commerciali e/o soci con cui collabora? Qual è il grado di conoscenza dell azienda soggetta all audit delle modalità di gestione dell attività commerciale dei propri partner e soci? L azienda soggetta all audit tiene registri relativi alle lamentele ricevute in merito ai propri partner commerciali e/o soci? In caso di risposta affermativa, in che modo vengono gestite tali lamentele da parte dell azienda soggetta all audit? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 89

91 1.4. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che la capacità della forza lavoro dell azienda soggetta all audit è organizzata in modo adeguato per soddisfare le aspettative degli ordini di consegna e/o dei contratti? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza della pianificazione e dell'organizzazione della forza lavoro da parte dell azienda soggetta all audit. Una programmazione efficace della forza lavoro permette all azienda soggetta all audit di ridurre i subappalti o la quantità di straordinari non necessari che costituiscono rischi sociali sia per l azienda soggetta all audit che per i suoi clienti. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia della programmazione della forza lavoro, l auditor deve almeno verificare che l azienda soggetta all audit abbia effettuato calcoli realistici relativi ai costi di produzione e alle tempistiche di consegna (includendo il costo della manodopera). Qualora tali calcoli dovessero essere stati effettuati, l azienda soggetta all audit sarà in una posizione migliore per negoziare i prezzi e influenzare le pratiche di acquisto dei consumatori. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la programmazione è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Quanto è affidabile la metodologia utilizzata per la programmazione della produzione e delle tempistiche di consegna? Il direttivo ha una buona conoscenza del ritmo di produzione di ogni unità? In caso di lavoro agricolo, il direttivo ha una buona conoscenza del volume del raccolto? Il direttivo ha una buona conoscenza del ritmo di produzione di ogni lavoratore? Il direttivo dispone di un piano di emergenza in caso di rallentamenti o interruzioni della produzione (es. approvvigionamento tardivo, condizioni atmosferiche estreme, epidemie delle piante coltivate)? Il direttivo è a conoscenza della quantità di lavoro straordinario (retribuiti a una tariffa maggiorata) da considerare nel bilancio preventivo (e successivamente da aggiungere ai costi di produzione) in caso siano necessarie ore di lavoro aggiuntive per evadere una consegna? Il direttivo parla della capacità della forza lavoro con il responsabile delle risorse umane e i rappresentanti dei lavoratori? Chi prende le decisioni finali per modificare la capacità di lavoro regolare qualora non dovessero essere rispettate le tempistiche di consegna? 1.5. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit monitori il modo in cui i propri partner commerciali rispettano il Codice di condotta amfori BSCI? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza delle pratiche di monitoraggio definite dall azienda soggetta all audit per valutare il rispetto del Codice di condotta amfori BSCI da parte dei propri partner commerciali di rilievo. Nell ambito delle organizzazioni dei produttori tale domanda risulta utile per la valutazione dell efficacia e della coerenza delle pratiche di monitoraggio adottate dall organizzazione soggetta all audit al fine di valutare il grado di rispetto del Codice di condotta amfori BSCI da parte dei propri soci. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 90

92 Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del monitoraggio, l auditor deve valutare almeno se l azienda soggetta all audit: Ha richiesto ai propri partner commerciali di rilievo e/o ai propri soci di firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione (da segnalare nella sezione relativa alla mappatura della catena di fornitura nei risultati dell audit amfori BSCI) Conserva copie dei documenti amfori BSCI firmati Ha formalizzato vari processi per rendere obbligatorie decisioni commerciali e/o azioni correttive per la gestione di rischi legati ad attività dei propri partner commerciali o dei propri soci Utilizza varie modalità di raccolta delle informazioni relative ai propri partner commerciali e ai propri soci. Di seguito ne sono riportati alcuni esempi: o Richiesta di rapporti regolari e trasparenti in materia di rischi sociali o Svolgimento di audit interni o Richiesta di audit di seconda o terza parte Ha definito un processo interno per sostenere i soci nel rispetto del Codice di condotta amfori BSCI Coerenza: L auditor dovrà inoltre valutare la coerenza del monitoraggio dei partner commerciali e/o dei soci nell ambito delle attività commerciali complessive dell azienda soggetta all audit. Con che frequenza avviene il monitoraggio? Chi è responsabile del monitoraggio? Il responsabile o i responsabili hanno le competenze necessarie per tale incarico (acquisite grazie a formazioni o esperienze)? Come viene effettuato il follow-up relativo ai risultati dei partner commerciali o dei soci? Quali conseguenze deve affrontare un partner commerciale o un socio che non rispetti il Codice di condotta amfori BSCI? Chi è informato in merito ai problemi legati ai partner commerciali o ai soci? Come vengono comunicate tali informazioni da parte dell azienda soggetta all audit (es. a un aderente amfori BSCI)? 1.6. Sussistono prove soddisfacenti che l azienda soggetta all audit ha sviluppato le policy e i processi necessari per prevenire e gestire eventuali effetti negativi legati a casi in materia di diritti umani identificati all interno della propria catena di fornitura? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza delle pratiche procedurali dell azienda soggetta all audit volte a prevenire e a gestire gli impatti negativi in ambito di diritti umani. Le violazioni dei diritti umani sul posto di lavoro e nella catena di fornitura avvengono frequentemente in contesti caratterizzati dall assenza di principi e/o dal rispetto inadeguato di questi. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle policy e delle procedure formulate per gestire gli impatti negativi in materia di diritti umani, l auditor deve valutare almeno se: Il direttivo comprende gli impatti che possono essere prevenuti e gestiti in ambito di diritti umani Il direttivo è consapevole della correlazione tra le cattive condizioni di lavoro e le eventuali violazioni dei diritti umani Il direttivo è consapevole delle possibili ripercussioni negative di condizioni contrattuali e/o ordinazioni inattese sui diritti dei lavoratori Il direttivo è consapevole dei rischi di violazioni dei diritti umani intrinsechi al proprio settore, al proprio comparto e alla propria regione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 91

93 Coerenza: L auditor dovrà inoltre valutare la coerenza delle policy e delle procedure nell ambito delle attività commerciali complessive dell azienda soggetta all audit. La prevenzione e il miglioramento di situazioni negative per i diritti umani devono essere diffuse almeno negli ambiti riportati di seguito: Valutazione dei rischi regolare svolta nell azienda o nell organizzazione (es. valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro), aziende agricole incluse Processo decisionale relativo al reclutamento delle risorse umane, al direttivo, al licenziamento e alle relazioni con i partner commerciali e i soci Procedure in atto per il monitoraggio delle pratiche di reclutamento, delle condizioni di contratto e di pagamento applicate dall azienda soggetta all audit (o da parte di agenzie di reclutamento o subappaltatori, se applicabile) Fondi disponibili per la gestione degli impatti e per il risarcimento delle vittime (se pertinente) Follow-up sistematici e revisione dei provvedimenti intrapresi 1.7. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit gestisce le proprie relazioni commerciali in modo responsabile? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza della gestione responsabile delle relazioni commerciali da parte dell azienda soggetta all audit. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit gestisce le proprie relazioni commerciali, l auditor deve valutare almeno: Quali canali di comunicazione permettono ai partner di illustrare le proprie difficoltà nel processo di allineamento al Codice di condotta amfori BSCI In base a cosa vengono cessati i contratti o interrotte le relazioni commerciali Quali procedure vengono utilizzate per richiedere preventivi, negoziare le tempistiche di consegna e i prezzi in modo da incentivare lo sviluppo di relazioni commerciali responsabili Coerenza: L auditor dovrà inoltre valutare in che modo l azienda soggetta all audit gestisce le relazioni commerciali in conformità con il Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit non deve interrompere le attività commerciali con partner che non rispettano il Codice di condotta amfori BSCI qualora essi si mostrino trasparenti riguardo alle proprie difficoltà e attuino misure di miglioramento efficaci. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 92

94 Documenti legati all area di performance in questione Licenza commerciale dell azienda soggetta all audit Descrizioni delle mansioni (in particolare per le posizioni legate in modo diretto all applicazione del Codice di condotta amfori BSCI) Prove documentali della pianificazione delle capacità produttive Testimonianze della distribuzione e della firma da parte dei partner commerciali di rilievo del Codice di condotta amfori BSCI e le sue relative condizioni di attuazione (possono essere incluse anche aziende agricole). Prove della performance sociale dei partner commerciali (es. rapporti trimestrali, risultati degli audit, certificati validi) Qualifiche del responsabile per l applicazione del Codice di condotta amfori BSCI Policy e procedure documentate per l applicazione del Codice di condotta amfori BSCI Lista dei soci dell organizzazione di produttori Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI tramite la catena di fornitura Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Modello 1: Informazioni relative ai partner commerciali Modello 2: Mappatura della catena di fornitura Modello 4: Tracker dell orario di lavoro Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 93

95 Area di performance 2: Partecipazione e protezione dei lavoratori 2.1. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit dispone di pratiche di buona gestione che coinvolgano i lavoratori e i loro rappresentanti in uno scambio di informazioni ben fondato sulle questioni legate al posto di lavoro? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza del coinvolgimento dei lavoratori nell azienda soggetta all audit. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit gestisce il proprio rapporto con la forza lavoro l auditor deve valutare se l azienda soggetta all audit: Ha almeno definito canali di comunicazione per coinvolgere in maniera attiva i lavoratori e i loro rappresentanti Dispone di un direttivo che partecipi attivamente al dialogo con i lavoratori e i loro rappresentanti sulle questioni legate al posto di lavoro Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per coinvolgere i lavoratori e loro rappresentanti sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Con che frequenza avvengono le riunioni del direttivo con i lavoratori per discutere delle modalità di miglioramento delle condizioni di lavoro? Sono presenti dei verbali di tali riunioni che sono stati conservati e sono disponibili per la consultazione? In che modo vengono eletti i rappresentanti dei lavoratori? Sono presenti dei registri del processo elettorale? Le elezioni sono soggette a interferenze indesiderate da parte del direttivo? In che modo il direttivo effettua follow-up relativi alle richieste o alle lamentele dei lavoratori? In che modo vengono considerate le preoccupazioni dei lavoratori più vulnerabili (es. lavoratori migranti, giovani lavoratori)? 2.2. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit definisce obiettivi a lungo termine per la protezione dei lavoratori in conformità con gli obiettivi del Codice di condotta amfori BSCI? Tale domanda risulta utile per valutare la fattibilità e la coerenza degli obiettivi a lungo termine dell azienda soggetta all audit per la protezione della propria forza lavoro. Efficacia: L efficacia di obiettivi a lungo termine non può essere oggetto di verifica in quanto essi, per definizione, non sono ancora stati raggiunti. L auditor può tuttavia verificarne la realizzabilità. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per definire i propri obiettivi a lungo termine sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. La visione per il futuro, la missione e gli obiettivi dell azienda sono in linea con il Codice amfori BSCI? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 94

96 Gli obiettivi a lungo termine rispecchiano un approccio graduale per il conseguimento di miglioramenti sostenibili? I lavoratori e i loro rappresentanti vengono coinvolti in maniera attiva nella determinazione di tali obiettivi? Le esigenze delle categorie più vulnerabili (es. lavoratori migranti, giovani lavoratori e donne) vengono integrate negli obiettivi a lungo termine? Il piano strategico per la realizzazione di tali obiettivi è stato redatto per iscritto e approvato da un soggetto competente (o un ente direttivo)? 2.3. DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit intraprende azioni concrete per sensibilizzare i lavoratori in merito ai loro diritti e doveri? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza delle attività intraprese dall azienda soggetta all audit per sensibilizzare i propri lavoratori in merito ai loro diritti e doveri. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle attività intraprese per sensibilizzare i lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori intervistati hanno una buona conoscenza dei propri diritti e doveri. I diritti e i doveri dei lavoratori sono determinati da: o La normativa vigente o I contratti di lavoro o Le descrizioni delle mansioni o I regolamenti di lavoro (purché essi siano a norma di legge) Le fonti dei diritti e dei doveri sono a disposizione dei lavoratori e dei loro rappresentanti, in una lingua comprensibile per loro. I lavoratori partecipano a formazioni regolari in merito ai propri diritti e doveri Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per sensibilizzare i propri lavoratori in merito ai loro diritti e doveri sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Le interviste con i lavoratori confermano che essi dispongano di una buona comprensione dei propri diritti e doveri? Sono consapevoli del contenuto dei loro contratti? Sono consapevoli del contenuto del regolamento da rispettare sul posto di lavoro? Le interviste confermano che i lavoratori sono stati informati in modo tempestivo e corretto in merito ai loro diritti e doveri prima di accettare il contratto di lavoro? Il responsabile della formazione dei lavoratori è qualificato (grazie a qualificazioni o esperienze) per ricoprire il ruolo di formatore in materia di diritti e doveri dei lavoratori? I contratti illustrano chiaramente i diritti e i doveri dei lavoratori? Sono organizzate formazioni obbligatorie per i neoassunti? Sono organizzate formazioni speciali per i lavoratori migranti, svolte nella loro lingua? I lavoratori ricevono una formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I lavoratori ricevono una formazione in merito a come fare ricorso al meccanismo di lamentela? Tale formazione risulta necessaria soprattutto per poter garantire la protezione particolare dei giovani lavoratori. NOTA BENE: Le formazioni sono obbligatorie per tutti i neoassunti (anche nel caso essi siano stati assunti tramite un agenzia di reclutamento o un intermediario). I lavoratori migranti devono ricevere una formazione e una versione del contratto di lavoro in una lingua che essi siano in grado di comprendere. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 95

97 2.4. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit incentiva lo sviluppo di competenze sufficienti da parte di membri del direttivo, lavoratori e rappresentanti dei lavoratori per integrare con successo pratiche responsabili nelle proprie operazioni commerciali? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza delle attività intraprese dall azienda soggetta all audit per sviluppare le conoscenze e le capacità della propria forza lavoro. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle attività di capacity building intraprese dall azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori, i rappresentati dei lavoratori, i membri del direttivo e altri responsabili in materia decisionale sono soggetti a formazioni regolari per veicolare una cultura aziendale responsabile. L azienda soggetta all audit garantisce che il direttivo riceva regolarmente: o Sessioni informative sul Codice di condotta amfori BSCI o Formazioni specifiche per il personale responsabile delle risorse umane, della salute e sicurezza sul lavoro e del meccanismo di lamentela o Feedback sui risultati degli audit amfori BSCI e sui loro follow-up L azienda soggetta all audit mette a disposizione dei lavoratori, dei loro rappresentanti e dei membri del direttivo materiali per corsi di formazione legati al Codice amfori BSCI Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per sviluppare competenze all interno dell azienda stessa sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Con che frequenza avvengono le formazioni per i lavoratori, i rappresentanti dei lavoratori e i membri del direttivo in merito al contenuto del Codice di condotta amfori BSCI? Sono disponibili dei materiali formativi? Le interviste con i membri del direttivo e con gli altri responsabili in materia decisionale confermano un buon livello di conoscenze in materia di responsabilità sociale e in merito ai contenuti del Codice di condotta amfori BSCI? Il responsabile delle formazioni è qualificato per svolgerle? Si tratta di un membro del personale o di un esterno? La presenza di un membro del personale sufficientemente qualificato per svolgere formazioni nell azienda soggetta all audit costituisce un ottimo segnale in quanto dimostra la disponibilità a sviluppare competenze all interno dell azienda. Sono presenti formazioni obbligatorie, perlomeno per i neoassunti, relative al contenuto del Codice di condotta amfori BSCI? 2.5. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha definito o aderito a un meccanismo di lamentela efficace a livello operativo, al servizio dei singoli e delle comunità? Tale domanda risulta utile per valutare l efficacia e la coerenza del meccanismo di lamentela a livello operativo dell azienda soggetta all audit. Tale meccanismo è rivolto ai singoli e alle comunità. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del meccanismo di lamentela definito o adottato dall azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori e le comunità possono presentare lamentele tramite tale meccanismo. Sono state presentate lamentele relative ad azioni o a mancate azioni dell azienda soggetta all audit che costituiscono eventuali violazioni dei diritti dei lavoratori e delle comunità. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 96

98 È presente una procedura relativa al meccanismo di lamentela che è stata redatta per iscritto e definisce: o Un responsabile per la gestione del meccanismo di lamentela o Eventuali conflitti di interessi e come superarli (es. in caso di lamentele relative alla persona che gestisce il meccanismo di lamentela) o Tempistiche per la gestione delle lamentele o Processi di appello o per il passaggio della lamentela a un livello superiore che fungano da ulteriori garanzie o Un processo di comunicazione per garantire che i lavoratori e i membri della comunità abbiano accesso al meccanismo di lamentela. Tale processo presta particolare attenzione ai lavoratori vulnerabili. o Modalità alternative per la presentazione di una lamentela (es. tramite i rappresentanti dei lavoratori o direttamente al direttivo) o Un sistema di registri delle lamentele presentate, inclusi i metodi di accertamento e di gestione adottati o Sondaggi regolari relativi al meccanismo di lamentela Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la definizione e la gestione del meccanismo di lamentela sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. È presente un sistema di archiviazione delle lamentele presentate nonché una cronologia delle soluzioni adottate e delle attività di miglioramento intraprese? Vengono adottati ulteriori provvedimenti per evitare qualsiasi tipo di discriminazione legata all accesso al meccanismo di lamentela? I rappresentanti dei lavoratori vengono informati a tempo debito e coinvolti nel processo (se applicabile) di modo che le lamentele siano elaborate e accertate tutelando al massimo i lavoratori? Sono presenti indicatori relativi alla soddisfazione degli utenti? Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle elezioni dei rappresentanti dei lavoratori Prove documentali delle riunioni regolari dei lavoratori Registri degli accordi con i rappresentanti dei lavoratori Contratti di impiego, compresi quelli del personale adibito alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi, in particolare con agenzie di reclutamento o intermediari (se pertinente) Descrizioni delle mansioni in cui viene incluso il Codice di condotta amfori BSCI Regolamento di lavoro Prove dell esistenza di un calendario di formazioni per i lavoratori e il direttivo Prove documentali relative alle formazioni organizzate per i lavoratori, il direttivo e le risorse umane (es. lista delle presenze con firme) Prove documentali delle competenze del trainer Prove documentali delle lamentele presentate/accertate (es. versione compilata del Modello 8 amfori BSCI: Meccanismo di lamentela) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 97

99 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 98

100 Area di performance 3: Diritto alla libertà sindacale e alla contrattazione collettiva Libertà sindacale: Il diritto dei lavoratori a costituire o ad aderire a sindacati di propria scelta è parte integrante di una società libera e aperta. Un dialogo tra direttivo e lavoratori all insegna dell apertura e della fiducia costituisce il primo passo verso la libertà sindacale e la contrattazione collettiva. In caso di attività in paesi in cui le attività sindacali libere e democratiche sono illegali o vietate, l auditor e l azienda soggetta all audit riconosceranno comunque il diritto dei lavoratori a eleggere liberamente i propri rappresentanti. Contrattazione collettiva: Per contrattazione collettiva si intende il processo utilizzato dai sindacati o dai rappresentanti dei lavoratori insieme ai datori di lavoro volto a negoziare disposizioni in linea con i termini e le condizioni di impiego per i lavoratori. La contrattazione collettiva conferisce ai lavoratori diritti, privilegi e responsabilità. La libertà sindacale rappresenta un diritto a sé stante rispetto al diritto alla contrattazione collettiva e può essere esercitata anche in assenza di sindacati. La legittimità del processo di contrattazione collettiva e dell accordo derivato da essa può essere messa in dubbio qualora il diritto fondamentale alla libertà sindacale non venga rispettato. Limitazioni nei confronti dell organizzazione del lavoratori: Un azienda o un organizzazione di produttori che limita i diritti dei lavoratori ad associarsi a un organizzazione o a un sindacato o che limiti il loro diritto ad associarsi liberamente probabilmente non avrà buone pratiche di lavoro. Spesso tali limitazioni di diritti possono emergere sotto forma di discriminazioni nascoste o sottili, limitazioni informali o intimidazioni Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori a costituirsi in sindacati in modo libero e democratico? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del rispetto della libertà sindacale dei lavoratori da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori costituiscono e si associano a organizzazioni dei lavoratori di propria scelta I lavoratori non necessitano di alcuna autorizzazione preventiva da parte dell azienda soggetta all audit per la costituzione o l affiliazione a organizzazioni dei lavoratori Le organizzazioni dei lavoratori sono costituite in maniera democratica Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per rispettare i diritti dei lavoratori alla costituzione o all affiliazione a organizzazioni dei lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il direttivo ha interferito evitando la partecipazione dei lavoratori a riunioni in materia di sindacati o di altre organizzazioni dei lavoratori? Il direttivo ha scoraggiato o interferito con il processo di elezione dei membri dei sindacati o dei rappresentanti dei lavoratori? Il direttivo ha nominato un rappresentante dei lavoratori per comprometterne l elezione democratica da parte degli elettori? Il direttivo ha preso accordi per compromettere l obbligo dell azienda soggetta all audit di rispettare la normativa nazionale in materia di libertà sindacale? (Es. subappaltando di amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 99

101 proposito alcune componenti della produzione in modo non raggiungere il numero di lavoratori necessario per l introduzione in azienda di rappresentanti dei lavoratori). I lavoratori sono stati soggetti a ritorsioni per la loro partecipazione (attiva o passiva) ai processi di elezione dei rappresentanti dei lavoratori? 3.2. DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori alla contrattazione collettiva? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del rispetto del diritto alla contrattazione collettiva dei lavoratori da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: La contrattazione collettiva è utilizzata per la definizione dei regolamenti di lavoro e dei regolamenti in materia di remunerazione Gli accordi sono soggetti a rinegoziazioni regolari al fine di adattarli al mutare delle circostanze Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per rispettare il diritto alla contrattazione collettiva sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit dimostra di conoscere il processo di contrattazione collettiva? I contratti di impiego includono disposizioni contrarie agli accordi derivanti dalla contrattazione collettiva? Le disposizioni di una contrattazione collettiva non vengono applicate senza alcuna giustificazione a tutti i lavoratori appartenenti alla medesima categoria? Il direttivo ha preso accordi per evitare che i rappresentanti dei lavoratori o i sindacati svolgano i negoziati per conto dei lavoratori? I rappresentanti dei lavoratori hanno ottenuto prestazioni da parte dell azienda soggetta all audit in seguito alla propria rinuncia a determinati aspetti della negoziazione? Sussistono prove documentali di contrattazioni collettive recenti o dell ultima contrattazione collettiva? Tale documentazione è accessibile? I rappresentanti dei lavoratori ne hanno illustrato il contenuto ai lavoratori? 3.3. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non discrimini i lavoratori per la loro affiliazione sindacale? Efficacia: Al fine di verificare che l azienda soggetta all audit adotti un comportamento non discriminatorio efficace nei confronti dei lavoratori appartenenti a un sindacato, l auditor deve valutare almeno se: Né i lavoratori né i loro rappresentanti sono soggetti a discriminazioni o ripercussioni dovute a: o Il loro libero esercizio del diritto di associazione o La loro affiliazione sindacale o La loro partecipazione od organizzazione di attività legali del proprio sindacato o della propria organizzazione dei lavoratori Sono presenti circostanze che scoraggiano i lavoratori dall esercizio dei propri diritti alla libertà sindacale e alla contrattazione collettiva amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 100

102 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che non avvengano discriminazioni nei confronti dei lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Vengono rifiutati dei candidati a posizioni lavorative a causa della loro affiliazione sindacale? I lavoratori che sono soci di un sindacato ricevono un acceso minore (o non ricevono accesso) a straordinari, formazioni o prestazioni sociali? I soci e i simpatizzanti dei sindacati ottengono promozioni all interno dell azienda? Sussistono prove di licenziamenti di dipendenti dovuti alla loro affiliazione sindacale? 3.4. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non impedisce ai rappresentanti dei lavoratori di interagire o accedere ai lavoratori sul posto di lavoro? Efficacia: Al fine di verificare che l azienda soggetta all audit non interferisca con il mandato dei rappresentanti dei lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit fornisce ai rappresentanti dei lavoratori accesso ai lavoratori sul posto di lavoro L azienda comprende che impedire l accesso ai lavoratori sul posto di lavoro da parte dei loro rappresentanti costituisce un ingerenza nei confronti del diritto alla libertà sindacale Le riunioni con i rappresentanti dei lavoratori, organizzate in conformità con la normativa vigente, avvengono durante l orario di lavoro e le retribuzioni dei lavoratori presenti ad esse non sono soggette a trattenute Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se l interazione dell azienda soggetta all audit con i rappresentanti dei lavoratori è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I rappresentanti dei lavoratori sono presenti sul sito (o sui siti) di produzione? Sono presenti meccanismi chiari che permettano ai lavoratori di entrare in contatto e incontrare i loro rappresentanti? Vengono organizzate riunioni regolari con i rappresentanti del personale e il direttivo? Le lamentele vengono presentate con il supporto dei rappresentanti dei lavoratori? Come viene considerata l interazione tra i lavoratori e i loro rappresentanti dall azienda soggetta all audit? Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle elezioni dei rappresentanti dei lavoratori Contratto collettivo (se applicabile) Verbali o documenti delle riunioni preparatorie del contratto collettivo (se applicabile) Registri e procedure di reclutamento e di licenziamento amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 101

103 Area di performance 4: Divieto di discriminazione Le discriminazioni sono atti o pratiche ingiuste, fondate su pregiudizi e su determinate caratteristiche dei soggetti nell organizzazione, quali ad esempio etnia, età o sesso. (Per maggiori cause di discriminazione si rimanda al Codice di condotta amfori BSCI) Le discriminazioni costituiscono un fenomeno di portata mondiale in grado di impedire l accesso di alcune persone a determinate professioni, non permettere loro di lavorare o non permettere loro di ricevere una retribuzione conforme alle loro rendite. Le discriminazioni sul posto di lavoro possono assumere forme diverse quali: limitazioni della libertà verbale e/o fisica (es. andare al bagno) condizioni di vita scadenti e negato accesso ad acqua o alimenti intimidazioni trattamenti iniqui ricorso a violenza o minacce di violenza esclusione da prestazioni (es. promozioni) In alcune culture le forme di discriminazione possono essere molto sottili o radicate nei valori culturali. In tali contesti gli auditor devono impegnarsi per comprendere in quali casi la discriminazione, sia essa isolata o ricorrente, comprometta in modo obiettivo il soggetto (o i soggetti) esposti a essa privandoli dei loro diritti umani. Discriminazione diretta o indiretta: Le discriminazioni possono avvenire in modo diretto o tramite accordi legali con i fornitori di servizi (es. accordi stipulati tra l azienda soggetta all audit e un intermediario o un agenzia che comportano che i costi dei dispositivi di protezione individuale siano a carico dei lavoratori migranti) L azienda soggetta all audit deve: valutare, prevenire e porre fine a qualsiasi pratica discriminatoria in cui essa possa essere coinvolta in modo diretto o indiretto essere estremamente vigile nei confronti di partner commerciali che costituiscono fattori di rischio, quali gli intermediari per il lavoro, i subappaltatori in materia di lavoro o le agenzie di reclutamento DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove evidenti del fatto che l azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per evitare o eliminare forme di discriminazione sul posto di lavoro? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle attività intraprese dall azienda soggetta all audit per evitare o eliminare le discriminazioni, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit non agisce in modo discriminatorio né adotta pratiche discriminatorie in ambito di: o assunzioni, licenziamenti o formazioni offerte o o pagamenti di prestazioni sociali definizione di criteri di idoneità relativi all adesione alla cooperativa e all accesso ai suoi organismi direttivi amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 102

104 L azienda soggetta all audit ha eliminato qualsiasi forma di pratica discriminatoria sul posto di lavoro nell ambito delle attività lavorative quotidiane (es. ripartizione degli incarichi, accesso all acqua, pause, utilizzo dei servizi...) L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione a evitare discriminazioni nei confronti di gruppi vulnerabili quali i lavoratori diversamente abili, le lavoratrici in stato di gravidanza o i lavoratori migranti L azienda soggetta all audit elimina le discriminazioni seguendo le seguenti pratiche: o Valutazione interna: Svolgimento di valutazioni interne relative alle cause più frequenti di discriminazione e alle attività in cui possono verificarsi con maggiore frequenza episodi di discriminazione (es. il processo di assunzione) o Analisi delle cause di fondo: Identificazione delle cause di fondo dei comportamenti discriminatori o Policy: Redazione e applicazione di una policy che scoraggi tali atteggiamenti e svolgimento di follow-up per la verifica dei miglioramenti conseguiti L azienda soggetta all audit non discrimina sulla base delle condizioni di salute: o Ad esempio, esami medici, test di verginità, uso di contraccettivi o analoghi non vengono utilizzati come prerequisiti inderogabili per assunzioni, promozioni, accesso a formazioni o qualsivoglia prestazione sociale o Qualora la normativa nazionale imponga test dell HIV o altre forme di esami medici per motivi di sanità pubblica, i risultati di tali esami non possono venire utilizzati con fini discriminatori. Al contrario, devono essere adottate ulteriori tutele. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare in che modo l impegno dell azienda soggetta all audit per evitare discriminazioni è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Quanto sono chiare le motivazioni di assunzione, promozione o licenziamento di un lavoratore? Per quali motivi i lavoratori hanno diritto a prestazioni sociali? Gli straordinari sono utilizzati in un ottica di premi e punizioni? Come viene fatta rispettare la policy in materia di non discriminazione? In che modo e con che frequenza avvengono formazioni del direttivo incentrate su tale policy? Come viene comunicata tale policy ai partner commerciali? Che provvedimenti vengono presi in caso di violazioni di tale policy? Nel caso l azienda soggetta all audit sia un organizzazione di produttori: quanto sono trasparenti lo statuto e gli accordi operativi dei soci? I risultati sono in linea con le informazioni raccolte in altre aree di performance (es. protezione particolare per giovani lavoratori)? 4.2. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit adotta le misure preventive e/o di miglioramento necessarie per garantire che i lavoratori non siano soggetti a misure disciplinari, licenziamenti o discriminazioni a causa delle loro lamentele in merito a violazioni dei propri diritti? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle attività intraprese dall azienda soggetta all audit per prevenire e/o migliorare i casi di discriminazione fondati sulle lamentele dei lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori hanno la possibilità di presentare lamentele inerenti violazioni dei propri diritti senza alcun timore di ripercussioni personali L azienda soggetta all audit abbia in atto le misure preventive necessarie per evitare ripercussioni di natura discriminatoria (es. dare istruzioni al reparto risorse umane e ai amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 103

105 supervisori in merito al fatto che non devono essere utilizzate misure disciplinari né licenziamenti come ripercussioni in seguito a lamentele) L azienda soggetta all audit applica misure correttive o effettua risarcimenti in caso di licenziamento iniquo o in altri casi di discriminazione Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le attività preventive e/o di miglioramento dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori che hanno presentato lamentele sono ancora tutti parte dell organico? In caso di risposta negativa, in quali circostanze hanno lasciato l azienda/l organizzazione o sono stati licenziati? L azienda soggetta all audit svolge sondaggi di valutazione del grado di soddisfazione in merito al meccanismo di lamentela? Con che frequenza? I registri relativi a tali sondaggi sono disponibili? Come vengono trasposti i provvedimenti per evitare licenziamenti e discriminazioni nel regolamento di lavoro? In che modo e con che frequenza avvengono formazioni del direttivo (supervisori inclusi) incentrate su tali provvedimenti? 4.3. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit, in conformità con quanto descritto nel Codice di condotta amfori BSCI, adotta le misure preventive e/o di miglioramento necessarie per evitare che i lavoratori siano sottoposti a molestie o soggetti a misure disciplinari sulla base di discriminazioni? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle misure prese dall azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se l azienda in questione: Dispone di una procedura scritta che illustri le motivazioni che portano a misure disciplinari È ben informata in merito a quanto sancito dalla normativa nazionale sulle tipologie di misure disciplinari accettate e non accettate Non fa ricorso a misure disciplinari in contrasto con la legge Conserva la documentazione relativa ai casi di applicazione di misure disciplinari Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le misure prese dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono tutti consapevoli delle motivazioni che portano all adozione di misure disciplinari? I lavoratori e i loro rappresentanti sono stati coinvolti o consultati durante lo sviluppo delle misure e delle procedure disciplinari? I verbali del processo consultivo sono conservati tra la documentazione dell azienda soggetta all audit? I lavoratori soggetti a misure disciplinari sono stati intervistati? Come vengono trasposte le misure disciplinari nel regolamento di lavoro? In che modo e con che frequenza avvengono formazioni del direttivo (supervisori inclusi) incentrate su tali misure? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 104

106 Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle misure disciplinari Prove documentali dei procedimenti disciplinari e delle misure intraprese Prove documentali delle valutazioni relative alla performance dei lavoratori e delle procedure in merito Contratti e accordi di lavoro, compresi quelli con le agenzie di reclutamento Prove documentali delle lamentele presentate/accertate (es. versione compilata del Modello 8 amfori BSCI: Tracker del meccanismo di lamentela) Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 105

107 Area di performance 5: Equa remunerazione L auditor deve essere a conoscenza delle diverse definizioni interconnesse che sono alla base del concetto di equa remunerazione. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit è conforme alla normativa di governo in materia di salario minimo o allo standard settoriale approvato tramite contrattazione collettiva? L auditor deve essere a conoscenza del salario minimo o della contrattazione collettiva valida applicabile nel settore/comparto dell azienda soggetta all audit. L auditor deve valutare l azienda soggetta all audit in base a tale standard di riferimento, a seconda dell alternativa più favorevole per i lavoratori. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle prassi retributive da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit non versa alcun salario inferiore ai minimi prestabiliti dalla normativa o dagli accordi derivanti dalla contrattazione collettiva I lavoratori percepiscono il salario minimo lavorando esclusivamente durante gli orari di lavoro regolari. Non devono essere costretti a effettuare straordinari per raggiungere il salario minimo Il campione dei libri paga soggetto a verifica riguarda un periodo di tempo significativo (es. i 12 mesi antecedenti alla data dell audit). Nella revisione dell audit di follow-up non deve essere incluso il periodo revisionato dall audit antecedente, in particolare qualora le verifiche siano volte a comprovare i miglioramenti conseguiti Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le pratiche di remunerazione dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Lavoratori a tempo parziale: I lavoratori a tempo parziale ricevono almeno il salario minimo o lo standard del settore di riferimento secondo una tariffa pro rata? Lavoratori a cottimo: Il numero dei pezzi prodotti in 8 ore corrisponde almeno al salario minimo giornaliero previsto dalla legge? Lavoratori nel periodo di prova: La remunerazione dei lavoratori nel periodo di prova è a norma di legge? Lavoratori assunti tramite agenzie di reclutamento o intermediari: L azienda soggetta all audit tiene registri sulle modalità, la frequenza e le tempistiche di pagamento di tali lavoratori da parte del fornitore di servizi (reclutatori e subappaltatori in materia di lavoro)? In un organizzazione di produttori: Lo statuto e i regolamenti interni specificano chiaramente in che modo e con che frequenza vengono remunerati i lavoratori e i soci della cooperativa? Vengono rispettate e documentate le specificazioni relative a finanziamenti ed eventuali pagamenti anticipati? Tali specificazioni sono approvate in seno a un assemblea generale tramite maggioranza, anch essa definita dallo statuto? I soci vengono informati in merito alla normativa applicabile e alle loro responsabilità durante l assunzione di personale permanente e stagionale? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 106

108 5.2. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che i salari vengono pagati in modo puntuale, regolare e integralmente in moneta a corso legale? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle prassi retributive da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit rispetta le tre caratteristiche che definiscono le pratiche retributive responsabili per cui i salari sono versati in modo: o Tempestivo: Come concordato e comunicato ai lavoratori prima della loro assunzione o Regolare: Con una frequenza tale da permettere al lavoratore di utilizzare i propri guadagni senza incorrere in debiti o Integrale e in moneta a corso legale: Il lavoro svolto dai lavoratori in orario lavorativo regolare deve essere pagato esclusivamente in moneta a corso legale L azienda soggetta all audit può pagare in natura solo prestazioni che: o Superano la paga regolare dell orario di lavoro, retribuita in moneta a corso legale o Non costituiscono violazioni di legge, non sono immorali né costituiscono un rischio per la sanità pubblica e privata (es. alcool e altre sostanze psicotrope non possono costituire retribuzioni in natura) Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le pratiche di remunerazione dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione al modo in cui vengono retribuiti i lavoratori stagionali e i lavoratori a cottimo? Come viene concordato e comunicato il pagamento regolare nei casi in questione? Quali garanzie speciali vengono definite dall azienda soggetta all audit? In che modo vengono considerati i trasporti e/o gli alloggi nell ambito della remunerazione? (Se applicabile) In che modo l azienda soggetta all audit valuta la necessità di sostituire i dispositivi di protezione individuale e gli altri strumenti necessari allo svolgimento del lavoro? (Anche se essi non devono essere considerati come parte della retribuzione) In che modo l azienda soggetta all audit presta particolare attenzione e agisce con diligenza in caso di ricorso ad agenzie di reclutamento o a intermediari per il lavoro? (L azienda soggetta all audit garantisce che i pagamenti avvengono in modo tempestivo, regolare e in moneta a corso legale anche qualora questi avvengano indirettamente da parte dei reclutatori). In che modo l azienda soggetta all audit valuta e fa rispettare la politica secondo cui ai lavoratori non deve essere imposto di assumersi i costi legati al reclutamento? L azienda soggetta all audit ha verificato se i lavoratori in appalto tramite agenzie o intermediari devono assumersi i costi legati al proprio reclutamento in contanti, tramite trattenute sul salario, finanziamenti o riduzione delle prestazioni sociali? L azienda soggetta all audit è a conoscenza delle modalità e delle tempistiche di pagamento dei lavoratori da parte dell agenzia? L azienda soggetta all audit tiene tali libri paga nell ambito della propria tenuta dei registri? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 107

109 5.3. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che il livello dei salari rispecchia le competenze e il grado di formazione dei lavoratori? Preparazione all audit: L auditor deve comprendere le diverse abilità necessarie per il processo di produzione a seconda del settore. Tale comprensione gli sarà utile nella valutazione della complessità della curva di apprendimento relativa ai diversi compiti che i lavoratori possono svolgere all interno dell impresa commerciale. Riunione di apertura: L auditor deve cogliere tale occasione per verificare quanto compreso in merito alle competenze necessarie per lo svolgimento del lavoro nella struttura. Per acquisire maggiori dettagli in merito l auditor farà ricorso anche a interviste con: I responsabili della linea di produzione I responsabili della gestione della qualità Il responsabile del reparto risorse umane I lavoratori con maggiore anzianità di servizio Gli apprendisti I proprietari delle aziende agricole o i supervisori (se pertinente) Le competenze possono essere acquisite attraverso formazioni ed esperienze. L auditor deve considerare le competenze dei lavoratori anche nel caso queste non potessero essere comprovate da diplomi ufficiali. L auditor presterà particolare attenzione a eventuali elusioni della legge nell ambito di usi impropri di programmi di apprendistato. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità con le quali il regime di remunerazione dell azienda soggetta all audit tiene in considerazione le capacità e la formazione dei dipendenti, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit prende in considerazione le competenze e il grado di formazione dei lavoratori durante il processo di assunzione L azienda soggetta all audit adegua la remunerazione alle competenze dei lavoratori per incentivare i miglioramenti in ambito di qualità e stabilità dei rapporti di lavoro L azienda soggetta all audit non fa svolgere lavori qualificati a lavoratori non qualificati. Tale atteggiamento rappresenta un rischio a livello sociale (es. questioni in materia di evasione e di salute e sicurezza sul lavoro) che deve essere segnalato nella relativa area di performance L azienda soggetta all audit non fa svolgere lavori poco qualificati a lavoratori altamente qualificati. Nel caso lo faccia, tale atteggiamento può rappresentare una forma di discriminazione o di elusione delle leggi L azienda soggetta all audit svolge regolarmente formazioni per i lavoratori in modo da consolidare le loro abilità Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per considerare le competenze e il grado di formazione dei propri lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Sono disponibili descrizioni delle mansioni che elenchino le tipologie di competenze richieste per tali incarichi? Il responsabile del reclutamento ha ricevuto una formazione per valutare il grado di competenza dei lavoratori? L azienda soggetta all audit garantisce formazioni regolari ai lavoratori? I responsabili per le valutazioni dei rischi in ambito di salute e sicurezza sul lavoro vengono consultati per determinare il tipo di competenze richieste sul lavoro? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 108

110 L azienda soggetta all audit dispone di meccanismi in atto volti a garantire che i lavoratori più competenti trasmettano le proprie conoscenze alle nuove leve? I lavoratori che sono assunti per svolgere determinate mansioni sono in possesso delle competenze necessarie per farlo? Percepiscono una remunerazione adeguata? In che modo l azienda soggetta all audit verifica che le proprie modalità di considerazione delle competenze e del grado di formazione non entrino in conflitto con altri principi del Codice di condotta amfori BSCI (es. divieto di discriminazione)? 5.4. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce una remunerazione sufficiente in grado di permettere ai lavoratori di avere un tenore di vita dignitoso? Per tale verifica l auditor deve avere effettuato una stima del salario di sussistenza per la regione in questione secondo il metodo di Social Accountability International o secondo standard di riferimento equivalenti sviluppati da parte del governo, dei sindacati o di ONG. Qualora sia necessario, l auditor deve consultare ulteriori fonti per ottenere maggiori informazioni sulla regione e sul settore in questione: Dati forniti dal governo (statistiche, ministero per lo sviluppo della comunità) ONG locali o internazionali attive nella zona e nel settore in questione Gruppi della comunità che possono avere risposte ad alcuni degli interrogativi in questione Incontro di apertura: L auditor può utilizzare l incontro di apertura come occasione per illustrare gli aspetti considerati per i propri calcoli (es. numero dei componenti per famiglia nella regione, dieta standard, costi dei trasporti) e richiedere un ulteriore feedback da parte dell azienda soggetta all audit, qualora necessario. Efficacia: Per verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit considera degli standard di vita decorosi per la definizione del proprio regime di remunerazione, l auditor deve almeno considerare se: L azienda soggetta all audit è consapevole che un equa remunerazione riguarda tutti i lavoratori, permanenti e stagionali, siano essi assunti in modo diretto o indiretto L azienda soggetta all audit ha una buona conoscenza di: o Costo della vita nella regione e costo della vita della propria forza lavoro o Eventuali gap tra i dati relativi all effettiva remunerazione e il costo della vita o Eventuali provvedimenti che potrebbero essere adottati per colmare tali gap La retribuzione complessiva da parte dell azienda soggetta all audit include: o Salari per fino a un massimo di 48 ore lavorative regolari (o per il monte orario massimo definito dalla normativa locale o nazionale) o Straordinari retribuiti a una tariffa maggiorata o Prestazioni sociali o Prestazioni e bonus in natura o Trasporti gratuiti o sovvenzionati o Alloggi gratuiti o sovvenzionati o Servizio mensa gratuito o sovvenzionato o Opportunità d istruzione e di formazione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 109

111 Per dare un valore economico alle formazioni l auditor retribuirà il tempo investito in corsi di formazione secondo il salario regolare. Non sono inclusi nella remunerazione: o Divise o Dispositivi di protezione individuale o Formazioni obbligatorie che rientrano nei prerequisiti per il lavoro in questione (ad esempio, formazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro) o Strumenti necessari per lo svolgimento del lavoro I costi degli elementi sopracitati non devono essere mai detratti dalla remunerazione dei lavoratori. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di retribuzione adottate dall azienda soggetta all audit per concedere alla propria forza lavoro standard di vita decorosi sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile del reclutamento conosce gli standard di vita della regione in questione? L azienda soggetta all audit garantisce informazioni regolari ai lavoratori in merito a cosa viene incluso come remunerazione? I rappresentanti dei lavoratori vengono consultati per la definizione delle pratiche di remunerazione? Sono state presentate lamentele relative alla remunerazione o alla qualità delle prestazioni fornite ai lavoratori? I diversi aspetti relativi alla remunerazione sono illustrati in maniera adeguata all interno del libro paga? Segnalazioni all interno dei risultati dell audit amfori BSCI: Executive summary: L auditor indicherà la fonte (o le fonti) utilizzate per effettuare i calcoli all interno dell executive summary presente nei risultati dell audit amfori BSCI. Risultati: Qualora l auditor dovesse rilevare che la remunerazione complessiva percepita dai lavoratori non permette loro di avere uno standard di vita dignitoso nella regione in questione, l auditor dovrà segnalare tale risultato nella sezione Risultati in corrispondenza dell area di performance relativa all equa remunerazione. Buone prassi: L auditor deve attestare se l azienda soggetta all audit gli ha fornito tali informazioni includendo calcoli relativi a un equa remunerazione, riportando tale informazione nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi Sussistono prove soddisfacenti del fatto che i lavoratori percepiscono le prestazioni sociali legalmente concesse da parte dell azienda soggetta all audit? L auditor deve verificare se gli accordi derivanti dalla contrattazione collettiva includono prestazioni sociali aggiuntive rispetto a quelle obbligatorie per legge. In tal caso la risposta a tale domanda è valutata utilizzando gli accordi derivati dalla contrattazione collettiva come standard di riferimento. L auditor deve illustrare le prestazioni sociali che non vengono fornite, non sono retribuite o non sono garantite in modo adeguato. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 110

112 Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit concede prestazioni sociali alla propria forza lavoro, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit eroga le prestazioni sociali in aggiunta al salario minimo (i lavoratori non raggiungono il salario minimo tramite esse). L azienda soggetta all audit fornisce le prestazioni sociali a tutti i lavoratori, inclusi: o I lavoratori stagionali o I lavoratori a cottimo o I lavoratori migranti o le altre categorie di lavoratori vulnerabili L azienda soggetta all audit è a conoscenza dei contenuti delle prestazioni sociali, le quali comprendono solitamente: o Pensione di vecchiaia o Prestazioni per i superstiti o Prestazioni famigliari e congedo parentale o Assistenza sanitaria o Sussidio di disoccupazione o Congedo per malattia o Prestazione di invalidità o Risarcimento per infortuni sul lavoro o Ferie L azienda soggetta all audit ha aderito a un assicurazione commerciale per coprire i costi legati alle prestazioni sociali Assicurazione commerciale: Qualora la normativa del paese in questione conceda l utilizzo di un assicurazione commerciale in sostituzione (parziale o totale) del sistema di previdenza sociale pubblico l auditor dovrà valutare in modo positivo l azienda soggetta all audit. Qualora la normativa del paese non conceda tale sostituzione ma venga comunque garantita una copertura equivalente ai lavoratori, l auditor indicherà che sussistono prove parzialmente soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisca delle prestazioni sociali ai propri lavoratori. In tal caso l auditor deve descrivere le circostanze in questione e la motivazione per cui le prove non sono pienamente soddisfacenti. Deroghe alle prestazioni sociali: Qualora l azienda soggetta all audit riceva deroghe all erogazione delle prestazioni sociali, essa può presentare un approvazione o un altra autorizzazione da parte dell autorità locale in materia di lavoro (es. autorizzazione legata agli accordi relativi alla contrattazione collettiva con i sindacati) in cui viene sancita la concessione di tali deroghe all erogazione di prestazioni sociali concesse a norma di legge. Tali deroghe devono essere: Emesse in conformità con le procedure in materia Emesse dall ente legale autorizzato Valide durante il periodo in corso Applicabili per l azienda soggetta all audit L azienda soggetta all audit deve mettere a disposizione il documento originale per dimostrare tali deroghe. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 111

113 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per erogare le prestazioni sociali per i lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile del reclutamento è a conoscenza delle prestazioni sociali per i lavoratori concesse a norma di legge e può illustrarli in maniera adeguata durante il processo di reclutamento? L azienda soggetta all audit garantisce informazioni regolari ai lavoratori in merito a cosa rientra nelle prestazioni sociali? I rappresentanti dei lavoratori vengono consultati per la definizione delle prestazioni sociali? Sono state presentate lamentele relative alla qualità delle prestazioni sociali che vengono erogate dall azienda soggetta all audit? I vari aspetti delle prestazioni sociali sono illustrati in maniera adeguata all interno del libro paga? Buone prassi: L auditor deve attestare qualora l azienda soggetta all audit fornisca un assicurazione commerciale oltre alle prestazioni sociali minime sancite dalla legge, riportando tale informazione nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce che le trattenute avvengono esclusivamente alle condizioni e nella misura stabilita dalla legge? L auditor dovrà verificare qualora siano presenti regolamenti relativi a quali tipi di trattenute sono legali e alle loro modalità di applicazione (es. contrattazione collettiva o normativa nazionale) L auditor utilizza come standard di riferimento il regolamento più conveniente per i lavoratori. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce la legalità delle trattenute, l auditor deve valutare almeno se: Le trattenute applicate dall azienda soggetta all audit non portino a: o Guadagni inferiori rispetto al salario minimo legale per i lavoratori o Vantaggi economici per l azienda soggetta all audit o Forme di discriminazione L approccio dell azienda soggetta all audit nei confronti dei tempi improduttivi è equo nei confronti dei lavoratori: o Per tempo improduttivo si intende il tempo che i lavoratori possono avere investito in riunioni obbligatorie, sessioni formative o in altri eventi sul posto di lavoro che esulano dal loro controllo. Il compenso economico corrispettivo a tali tempi non può venire detratto dalla retribuzione del lavoratore bensì deve essere ammortizzato dal datore di lavoro (es. una macchina utilizzata da un lavoratore è in riparazione e tale evento si ripercuote negativamente sulla sua produttività) o Qualora il sito di produzione dell azienda soggetta all audit debba essere chiuso per lavori di riparazione o ricostruzione, l azienda soggetta all audit comunica adeguatamente e con il dovuto anticipo le informazioni relative al periodo di chiusura alla propria forza lavoro o Tale comunicazione deve avvenire con il supporto dei rappresentanti dei lavoratori, di modo da garantire che tutti i diritti dei lavoratori vengano rispettati Non possono avvenire trattenute per l uso di oggetti, edifici o servizi che sono direttamente necessari per lo svolgimento dell attività lavorativa. Lo stesso si applica ai costi di ingresso e/o di utilizzo legati a: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 112

114 o Strumenti e macchine o Servizi sanitari o Acqua potabile o Lavelli o Fornitura di abbigliamento protettivo per i lavoratori Non avvengono trattenute per coprire i costi dei documenti e dei permessi richiesti per svolgere le mansioni assegnate. Fanno parte di tale documentazione: o Permessi di lavoro o Visti e rinnovi di visti o Nulla osta sicurezza o esami sanitari richiesti a norma di legge Le trattenute per i servizi offerti dall azienda soggetta all audit (es. trasporti o alimenti) sono pari o inferiori rispetto ai prezzi di mercato nella zona in questione Il ricorso ai servizi offerti dall azienda soggetta all audit è sempre di natura volontaria Le trattenute non sono effettuate senza l esplicito consenso del lavoratore, il quale deve essere sempre consultato preventivamente di modo che ne comprenda le ragioni. Solo in seguito a tale consulenza egli potrà acconsentire o meno alle trattenute Le trattenute che avvengono nell ambito di misure disciplinari hanno luogo alle condizioni definite a norma di legge o dagli accordi legati alla contrattazione collettiva negoziata liberamente. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le trattenute dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile del reclutamento del personale è a conoscenza delle trattenute applicabili ed è in grado di illustrarle in modo adeguato durante il processo di reclutamento? L azienda soggetta all audit fornisce informazioni regolari ai lavoratori in merito alle modalità e le condizioni secondo cui avvengono le trattenute? I rappresentanti dei lavoratori vengono consultati per la definizione dei criteri secondo cui avvengono le trattenute? Sono state presentate lamentele relative a trattenute potenzialmente inique? L azienda soggetta all audit ha verificato se i propri subappaltatori in materia di lavoro e i propri fornitori di servizi applichino trattenute illegali sui salari dei loro lavoratori attivi nell azienda soggetta all audit? Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle detrazioni legali per beni e servizi Documentazione relativa al salario minimo per il settore in questione Documentazione relativa agli accordi legati alla contrattazione collettiva Buste paga e prove documentali dei pagamenti Quick scan per un equa remunerazione compilato (Modello 5 amfori BSCI: Quick scan per un equa remunerazione) Contratti dell azienda soggetta all audit con i subappaltatori e i fornitori di servizi in materia di lavoro, incluse agenzie di reclutamento e intermediari per il lavoro Contratti o accordi di lavoro, inclusi quelli dei lavoratori con i subappaltatori e i fornitori di servizi in materia di lavoro Registri dei dati relativi a tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali) Prove documentali delle prestazioni aggiuntive (assicurazione commerciale, se applicabile) Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali Liste e calcoli relativi agli scaglioni salariali, compresi quelli dei lavoratori retribuiti a cottimo amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 113

115 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Per informazioni sul salario minimo legale e gli orari di lavoro a norma di legge si rimanda ai dati paese dell ILO Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 114

116 Area di performance 6: Orari di lavoro dignitosi Nei settori riportati di seguito vengono frequentemente adottati orari di lavoro eccessivi: Nel settore dell agricoltura, in particolare qualora il prodotto debba essere raccolto entro determinate tempistiche per garantirne la freschezza e la vendibilità Nel settore manifatturiero, all interno del quale i processi non possono subire un interruzione a metà del processo produttivo Nel settore tessile e dell abbigliamento, in cui le aziende richiedono frequentemente ai propri partner commerciali da cui si approvvigionano di realizzare i prodotti in breve tempo. Ad esempio, il lavoro stagionale richiede lunghi orari di lavoro in tempi brevi per soddisfare la richiesta Tale esperienza dovrebbe motivare e incentivare le aziende attive in tali settori ad applicare maggiore diligenza ed effettuare i cambiamenti necessari Sussistono prove soddisfacenti che l azienda soggetta all audit non richiede più di 48 ore di lavoro regolare a settimana, fatte salve le eccezioni riconosciute dall ILO? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce la legalità degli orari di lavoro, l auditor deve valutare almeno se: Gli orari di lavoro regolari non superano: o Le 48 ore a settimana o Le 8 ore al giorno Qualora dovessero sussistere eccezioni, esse avvengono: o Per posizioni di supervisione o per membri del direttivo o In caso di consuetudini o accordi relativi agli orari di lavoro formulati a norma di legge per cui viene adottato uno giorno (o più) a settimana dalla durata complessiva inferiore a 8 ore, in virtù del quale l orario di lavoro nei giorni della settimana restanti può raggiungere le nove ore o Per i lavoratori a turni, qualora il numero medio di ore in un periodo pari o inferiore a tre settimane non superi il monte ore stabilito o Per i membri della medesima famiglia assunti nell impresa o Per i lavoratori soggetti a un regime speciale stabilito dalla normativa locale (es. gli agenti di sicurezza spesso non sono soggetti ai requisiti giuridici regolari in materia di orari di lavoro) Le presenti eccezioni implicano una maggiore flessibilità del monte ore giornaliero e settimanale. In ogni caso la media delle ore di lavoro in un periodo dalla durata massima di tre mesi non può essere superiore a 48 ore a settimana. Qualora le ore di lavoro aggiuntive vengano recuperate nell ambito degli orari del medesimo periodo dalla durata massima di tre mesi, esse non sono soggette a una retribuzione secondo la tariffa maggiorata. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare in che modo l azienda soggetta all audit fa rispettare orari di lavoro regolari che siano in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile del reclutamento è a conoscenza di eventuali restrizioni legali e di eventuali deroghe in materia di orari di lavoro? È in grado di illustrare gli orari di lavoro in modo adeguato nel processo di reclutamento? Le eccezioni vengono comunicate e concordate prima del reclutamento? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 115

117 In che modo vengono concordati i turni? Il rappresentante dei lavoratori è coinvolto nel processo? I responsabili per le valutazioni dei rischi in ambito di salute e sicurezza sul lavoro vengono consultati? Sono state presentate lamentele relative alla presunta indifferenza dell azienda nei confronti deglii orari di lavoro regolari? In che modo vengono considerate le consuetudini e/o le pratiche religiose al momento della definizione degli orari di lavoro e dei turni da parte dell azienda soggetta all audit? I lavoratori sono a conoscenza degli orari di lavoro regolari e delle eventuali eccezioni? Le eccezioni vengono documentate? Tali documenti sono disponibili per la consultazione? Nelle organizzazioni dei produttori: i soci vengono informati in merito alla normativa applicabile e alle relative deroghe? Per lavori nel comparto agricolo gli orari di lavoro regolari da 48 ore e le aspettative sopracitate devono essere considerate a titolo di raccomandazione. Ad ogni modo, deve essere compreso che la natura specifica della produzione agricola può richiedere un maggiore flessibilità degli orari di lavoro DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che la richiesta di straordinari dell azienda soggetta all audit è conforme alle condizioni del Codice di condotta amfori BSCI? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit richiede ai lavoratori di effettuare straordinari, l auditor deve valutare almeno se gli straordinari sono: Volontari: Gli straordinari devono essere sempre effettuati volontariamente, fatto salvo in caso di eccezioni temporanee illustrate nel contratto di lavoro (es. forza maggiore). Di natura eccezionale: Gli straordinari non possono essere aggiunti regolarmente agli orari di lavoro bensì costituiscono la reazione a situazioni impreviste e di natura eccezionale. Privi di rischi aggiuntivi: Gli straordinari non devono aumentare notevolmente i rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Soggetti una retribuzione maggiorata: Gli straordinari sono soggetti a una maggiorazione della retribuzione definita a norma di legge. Gli straordinari nei giorni festivi e/o di domenica possono essere soggetti a una maggiorazione superiore. Qualora la normativa nazionale definisca un limite inferiore a 48 ore di lavoro a settimana (es. 40 ore a settimana), ogni ora aggiuntiva oltre le 40 ore è considerata come lavoro straordinario. Gli auditor sono a conoscenza delle modalità secondo cui la normativa applicabile definisce: Deroghe temporanee: Si riferiscono a situazioni per le quali è legalmente concesso di superare l orario di lavoro regolare. Es.: Forza maggiore Minaccia di incidente o effettivo incidente Manutenzione urgente dei macchinari Limiti di legge per gli straordinari: Il limite massimo di straordinari al giorno, a settimana o all anno (es. non più di 3 ore al giorno) può essere sancito dalla normativa nazionale o dal contratto collettivo. Retribuzione maggiorata: La normativa nazionale o il contratto collettivo possono sancire le diverse maggiorazioni per lavoro straordinario applicabili; ad esempio gli straordinari durante la settimana saranno retribuiti a una tariffa diversa rispetto alle ore di lavoro straordinario effettuate durante il fine settimana o i festivi. Nota bene: in conformità con la Convenzione ILO in materia, per il Codice di condotta amfori BSCI la maggiorazione per straordinari minima ammonta al 25% in più rispetto alla tariffa regolare. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 116

118 Tipologie di processi con successione continua dei turni: La normativa nazionale può sancire le tipologie di processi lavorativi che, per natura, devono essere svolti in successione continua di turni e per cui la normativa nazionale concede una deroga permanente (es. la normativa nazionale può concedere a tali processi di avere 2 turni da 12 ore anziché 3 turni da 8 ore al giorno) Deroghe permanenti ai sensi di legge: Qualora l azienda soggetta all audit appartenga a un tipo di comparto per cui è concessa una deroga permanente ai sensi di legge, l azienda soggetta all audit mantiene aggiornate le prove documentali relative alla deroga. L auditor deve verificare che tale documentazione abbia forza di legge e definisca: Tipo (o tipi) di deroghe Categorie di lavoratori interessati Quantità massima di ore di straordinari per ogni caso specifico Una maggiorazione per straordinari minima pari al 25% in più rispetto alla tariffa regolare L auditor deve inoltre verificare che l azienda soggetta all audit sia a conoscenza dei regolamenti in materia di orari di lavoro e straordinari applicati al proprio comparto e che abbia una procedura interna in atto per la gestione delle eccezioni temporanee in materia di straordinari. Procedura scritta relativa agli straordinari: In particolare in caso di eccezioni temporanee, l azienda soggetta all audit deve applicare una procedura interna che: Sia stata soggetta ad approvazione da parte di un rappresentante dei lavoratori e del direttivo Definisca il monte ore giornaliero, settimanale e mensile per cui un lavoratore può lavorare in un periodo eccezionale Definisca le maggiorazioni per lavoro straordinario applicabili nei diversi giorni e nelle diverse circostanze Rispetti gli altri criteri stabiliti dalla normativa nazionale Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la coerenza adottata è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Gli straordinari sono concordati in modo volontario, fatte salve eccezioni temporanee (es. forza maggiore) che devono essere illustrate nel contratto? Gli straordinari sono eccezionali o vengono aggiunti ripetutamente all orario di lavoro regolare? L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per garantire che gli straordinari diminuiscano i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori? I responsabili per le valutazioni dei rischi in ambito di salute e sicurezza sul lavoro vengono consultati in merito? La remunerazione dei lavoratori per il lavoro straordinario avviene a norma di legge? L azienda soggetta all audit prende in considerazione: o La vulnerabilità dei lavoratori temporanei, dei lavoratori migranti e dei lavoratori a cottimo nei confronti del ricorso eccessivo agli straordinari? o L accumulo della stanchezza legato al sistema dei turni? o La protezione particolare per i giovani lavoratori, le lavoratrici in stato di gravidanza e i lavoratori con turni di notte? L auditor deve giustificare ogni straordinario identificato che non rientri in nessuno dei criteri illustrati. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 117

119 L auditor presta particolare attenzione alle diverse tipologie di lavoro a cottimo, in quanto tali contratti fondati sulla produttività devono essere in linea con i requisiti per gli straordinari ed effettuare tale valutazione di conformità non risulta sempre semplice. Tutti gli aspetti illustrati si applicano anche ai lavoratori del settore dell agricoltura DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce ai lavoratori il diritto a pause durante ogni giornata lavorativa? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce ai propri lavoratori il diritto al riposo, l auditor deve valutare almeno se ai lavoratori vengono concessi: Pause brevi: Ai lavoratori vengono concesse pause brevi durante gli orari di lavoro, soprattutto in caso di lavori pericolosi o monotoni, di modo che possano riacquistare la concentrazione Pause per i pasti: Ai lavoratori vengono concesse le pause necessarie per i pasti garantite ai sensi di legge Riposo notturno: I lavoratori attivi durante il giorno devono avere almeno otto ore di sonno/riposo nell arco di 24 ore Aree adeguate per le pause: I lavoratori hanno accesso ad aree in cui possono effettuare pause in modo efficace, ad esempio: o Aree ventilate o Bagni accessibili o Hanno inoltre la possibilità di cambiare la propria posizione lavorativa (da seduti o in piedi) Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se il modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce le pause di riposo è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Quali sono le mansioni che potrebbero richiedere maggiori pause di riposo in considerazione del loro grado di pericolosità o di ripetitività? In che modo vengono considerate le consuetudini e le pratiche religiose per la programmazione delle pause di riposo? Le aree per il riposo dei lavoratori sono efficaci? I lavoratori sono informati riguardo ai tempi che hanno a disposizione per pause di riposo durante la giornata? Sono state presentate delle lamentele relative a eventuali casi di mancato rispetto delle pause di riposo? Il registro degli incidenti indica più imprevisti in seguito a periodi prolungati di lavoro senza pause? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 118

120 6.4. DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce ai lavoratori il diritto ad almeno un giorno libero ogni sette? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce ai propri lavoratori il diritto al riposo, l auditor deve valutare almeno se l azienda soggetta all audit: Rispetta i regolamenti relativi ai giorni liberi vigenti nel paese o nella regione (es. i giorni liberi devono essere soggetti alla normativa e alle consuetudini nazionali) Garantisce un intero giorno libero ogni sette, salvo disposizione contraria derivante da accordi legati alla contrattazione collettiva o a normative nazionali Dispone di una copia degli accordi legati alla contrattazione collettiva (se applicabile) che sia liberamente consultabile da parte dei lavoratori e nel corso dell audit Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se il modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce un giorno libero è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. In che modo vengono considerate le consuetudini e le pratiche religiose per la programmazione dei giorni liberi? I lavoratori sono informati riguardo ai tempi che hanno a disposizione per le pause di riposo durante la giornata? Sono state presentate delle lamentele relative a eventuali casi di mancato rispetto delle pause di riposo? Documenti legati all area di performance in questione Regolamenti di lavoro documentati Buste paga e prove documentali dei pagamenti Prove documentali della deroga permanente riguardante il settore dell azienda soggetta all audit Registri degli orari di lavoro Procedura di pagamento di straordinari documentata, accordi con i lavoratori inclusi Registri degli infortuni documentati Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 4: Tracker dell orario di lavoro Modello 13: Autovalutazione in materia di uguaglianza di genere amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 119

121 Area di performance 7: Salute e sicurezza sul lavoro I certificati GlobalGAP sono riconosciuti da amfori BSCI come equivalenti alle aree di performance 7 e 12 (salute e sicurezza sul lavoro e tutela dell ambiente). Tale riconoscimento avviene durante l audit amfori BSCI. L auditor dovrà verificare: Se il certificato GlobalGAP è detenuto dall azienda principale soggetta all audit (opzione 1 oppure opzione 2) o dalla aziende agricole appartenenti al campione considerato durante l audit amfori BSCI Il nome/l indirizzo dell unità aziendale attraverso il numero GGN Gli auditor possono riconoscere il certificato GlobalGAP come valido per diverse colture qualora le pratiche della forza lavoro e del direttivo si sovrappongano per più dell 80%, lavoratori stagionali inclusi Qualora gli auditor dovessero riscontrare questioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro che potrebbero essere considerate dei risultati nell ambito dell area di performance 7 amfori BSCI, essi illustreranno tali risultati e le relative prove nella sezione Commenti riservati. L auditor valuterà la performance in materia di salute e sicurezza sul lavoro dell organizzazione di produttori da diversi punti di vista: Grado di conformità alla normativa e ai regolamenti applicabili per l attività commerciale o il comparto in questione Capacità di identificare, valutare, evitare e rispondere a eventuali minacce alla salute e alla sicurezza dei lavoratori Grado di cooperazione attiva con i lavoratori (e/o i loro rappresentanti) durante lo sviluppo e l attuazione di sistemi volti a garantire la salute e sicurezza sul lavoro (es. creazione di un comitato per la salute e sicurezza sul lavoro) Capacità di proteggere i lavoratori in caso di incidenti, tra l altro con sistemi di assicurazione obbligatoria Informazione e capacity building dei soci dell organizzazione di produttori per la prevenzione di minacce alla salute e alla sicurezza dei soci e dei lavoratori L auditor deve essere a conoscenza dei regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro pertinenti alle attività dell azienda soggetta all audit. Regolamenti 7.1. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit osserva i regolamenti applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro per le proprie attività? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei provvedimenti adottati dall azienda soggetta all audit per allinearsi ai regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit agisce in conformità ai regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro pertinenti alle proprie attività Qualora non fossero presenti regolamenti nazionali in materia di salute e sicurezza sul lavoro relativi al settore in questione, l azienda soggetta all audit ricerca soluzioni alternative per garantire il diritto dei lavoratori a condizioni di lavoro e di abitazione salubri. Sono compresi: o Conformità agli standard e alla specifiche internazionali amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 120

122 o o Coinvolgimento dei lavoratori e dei loro rappresentanti nel processo di redazione e applicazione della procedura interna in materia di salute e sicurezza sul lavoro In un organizzazione di produttori: coinvolgimento dei soci per la definizione di procedure in materia di salute e sicurezza sul lavoro durante le operazioni Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire condizioni di lavoro e alloggio salubri sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori e i soci della cooperativa vengono informati in merito ai rischi sanitari specifici e i protocolli necessari che devono essere applicati per scongiurare tali rischi? Sono state presentate lamentele relative a condizioni di lavoro potenzialmente dannose o non sicure? Il registro degli incidenti presenta casi legati al mancato rispetto dei regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro? In che modo vengono utilizzate le informazioni riportate nel registro degli incidenti per migliorare la procedura in materia di salute e sicurezza sul lavoro? 7.2. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit mira alla tutela dei lavoratori in caso di incidente, utilizzando, tra l altro, sistemi di assicurazione obbligatoria? L auditor ha una panoramica dell impegno costante da parte dell azienda soggetta all audit volto a migliorare la protezione della propria forza lavoro in caso di incidenti. Egli verifica le varie misure che sono state messe a punto. L adozione di regimi di assicurazione obbligatori costituisce un esempio di tali misure. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit cerca di migliorare il grado di protezione dei propri lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit coinvolge i lavoratori e i loro rappresentanti nell identificazione dei modi migliori per tutelare i lavoratori dagli incidenti L azienda soggetta all audit fornisce formazioni regolari ai propri lavoratori e al proprio direttivo in merito a come prevenire incidenti e a come ridurne al minimo gli impatti L azienda soggetta all audit analizza in modo regolare i registri degli incidenti per imparare dalle esperienze passate e adattare i protocolli in base a esse Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per migliorare il grado di protezione dei lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono informati riguardo a minacce di incidenti ed effettivi incidenti nonché riguardo ai protocolli da seguire per scongiurare tali rischi? I lavoratori e il direttivo seguono regolarmente formazioni tenute da una persona competente? Sono state presentate lamentele relative a condizioni di lavoro potenzialmente dannose o non sicure? Il registro degli incidenti illustra le loro cause? Quanto appreso dalle esperienze passate è stato considerato per adattare i protocolli in materia di sicurezza? In che modo e con che frequenza vengono utilizzate le informazioni dei registri degli incidenti? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 121

123 Valutazione dei rischi 7.3. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit svolge regolarmente valutazioni dei rischi relative a condizioni di lavoro sicure, salubri e igieniche? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit svolge le proprie valutazioni dei rischi, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit riconosce eventuali carenze svolgendo regolarmente valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro L azienda soggetta all audit è in grado di determinare in che misura tali carenze possono comportare danni notevoli per i lavoratori (probabilità versus gravità) e che tipo di misure preventive o di miglioramento sono necessarie per scongiurare tali danni L azienda soggetta all audit utilizza valutazioni dei rischi per sviluppare e mantenere un piano d azione contenente tutti i provvedimenti necessari per favorire e mantenere delle condizioni di lavoro sicure, salubri e igieniche Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per svolgere valutazioni dei rischi sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. La valutazione dei rischi è adatta a garantire la protezione di tutti i lavoratori? Riguarda tutte le attività produttive, i luoghi di lavoro, i macchinari, le attrezzature, le sostanze chimiche, gli strumenti e i processi? La valutazione dei rischi utilizza standard di riferimento pertinenti all azienda in questione (es. normativa nazionale e/o standard internazionali)? La valutazione dei rischi prende in considerazione le esigenze particolari delle categorie di lavoratori più vulnerabili, quali le lavoratrici in stato di gravidanza e le neomadri, i giovani lavoratori e i lavoratori migranti? (La lista presentata non è esaustiva, l identificazione di tali lavoratori spetta infatti all azienda soggetta all audit). La valutazione dei rischi prende in considerazione le malattie trasmissibili e non trasmissibili nell ambiente di lavoro? Include monitoraggi ed esami regolari? Include consultazioni con i lavoratori e con i loro rappresentanti? L azienda soggetta all audit stanzia risorse umane ed economiche sufficienti per garantire che il rischio (o i rischi) identificati siano mitigati? In un organizzazione di produttori: l azienda soggetta all audit svolge corsi di formazione e sostiene i propri soci affinché effettuino delle valutazioni dei rischi relative alle proprie operazioni? 7.4. Sussistono prove soddisfacenti di un attiva cooperazione tra il direttivo e i lavoratori (e/o i loro rappresentanti) per lo sviluppo e l attuazione di sistemi volti a garantire la salute e la sicurezza sul lavoro? La cooperazione attiva tra direttivo, lavoratori e rappresentanti dei lavoratori costituisce per l azienda soggetta all audit un opportunità per comprendere: Richieste urgenti da parte dei lavoratori che devono essere soddisfatte nel breve periodo Miglioramenti necessari da conseguire a medio e lungo termine amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 122

124 Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità di cooperazione tra il direttivo dell azienda soggetta all audit e i propri lavoratori, l auditor deve valutare almeno: Il grado di consultazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti durante la valutazione dei rischi nonché lo sviluppo e la realizzazione dei sistemi di salute e sicurezza sul lavoro Se l azienda soggetta all audit ha istituito un comitato per la salute e sicurezza sul lavoro (o un organismo analogo) costituito da rappresentanti dei lavoratori eletti democraticamente Se il comitato per la salute e sicurezza sul lavoro è regolarmente attivo e i verbali delle sue riunioni contengono le decisioni da esso adottate Coerenza: L auditor deve inoltre valutare in che modo il direttivo dell azienda soggetta all audit collabora con i lavoratori per essere in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori che sono parte del comitato per la salute e sicurezza sul lavoro (o di un organismo analogo) ricevono una formazione adeguata in merito? Con che frequenza vengono tenute le riunioni del comitato per la salute e sicurezza sul lavoro (o di un organismo analogo)? Come vengono comunicate le decisioni del comitato al responsabile (o ai responsabili) in materia decisionale? Con che frequenza vengono considerate le raccomandazioni del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro e quali sono i motivi per cui l azienda soggetta all audit non le osserva? Formazione 7.5. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce regolarmente formazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro di modo che i lavoratori comprendano il regolamento di lavoro, il regolamento in materia di protezione personale e le misure per la prevenzione e la reazione a infortuni, siano essi personali o dei colleghi? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità di organizzazione di formazioni per i lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno: Conformità alla normativa: Le formazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro destinate ai lavoratori devono essere conformi ai contenuti minimi sanciti dalla normativa nazionale in merito. Es.: Le formazioni di base sono solitamente incentrate sui seguenti elementi: o Formazioni sulle modalità di utilizzo dei dispositivi di protezione individuale (DPI). Formazioni incentrate sui lavoratori appartenenti a categorie vulnerabili che trattano temi quali la pulizia, la sostituzione e lo stoccaggio adeguato di dispositivi di protezione individuale o Formazioni sulle modalità di reazione da parte dei lavoratori in caso di infortuni personali e/o dei colleghi Formazioni adeguate: I contenuti delle formazioni: o Forniscono informazioni adeguate nonché istruzioni comprensibili in materia di protezione dei lavoratori sul posto di lavoro o Vengono forniti in una lingua e una modalità che possono essere comprese dai lavoratori, inclusi i lavoratori migranti e quelli con un basso livello di alfabetizzazione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 123

125 Frequenza adeguata: La frequenza delle formazioni deve considerare: o La rotazione del personale o Il reclutamento dei lavoratori stagionali, in particolare nel settore dell agricoltura o in occasione dei periodi produttivi di punta Supervisione: I lavoratori dispongono di informazioni sui pericoli e sui rischi relativi al proprio lavoro e sono soggetti a supervisione qualora necessario. Sono consapevoli delle azioni da intraprendere per ottenere le protezioni necessarie Linee guida adeguate: La guida e la supervisione dei lavoratori prende in considerazione il livello di istruzione dei lavoratori e le lingue utilizzate sul posto di lavoro Prove di evacuazione e antincendio: Le presenti esercitazioni vengono documentate indicando chiaramente: o Scopo o Numero dei lavoratori che hanno preso parte all esercitazione o Risultati o Foto o Date o Durata: Il tempo di evacuazione dell edificio deve essere registrato e non deve essere mai superiore ai nove minuti Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro fornita ai lavoratori da parte dell azienda soggetta all audit è in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori e i soci delle associazioni dei produttori ricevono formazioni adeguate relative alle modalità di utilizzo e di mantenimento dei dispositivi di protezione individuale? I lavoratori partecipano alle prove di evacuazione e/o alle esercitazioni antincendio? I lavoratori e i soci delle associazioni dei produttori hanno ricevuto formazioni in merito a: o Sensibilizzazione di base sui rischi? o Rischi specifici del sito di produzione? o Pratiche di lavoro sicure? o Procedure di emergenza in caso di incendio ed evacuazione? o Calamità naturali (se opportuno)? Il direttivo, i supervisori, i lavoratori e i visitatori occasionali di aree di rischio ricevono una formazione in merito? I lavoratori e i soci delle organizzazioni dei produttori che utilizzano macchinari e generatori di potenza sono adeguatamente qualificati per rispettare i regolamenti e le procedure operative in merito? Le qualifiche possono essere acquisite attraverso formazioni e/o esperienze. I lavoratori e i soci delle organizzazioni dei produttori che utilizzano attrezzature e impianti elettrici comprendono i propri compiti e le relative procedure di sicurezza? I lavoratori e i soci delle organizzazioni dei produttori che maneggiano e/o somministrano sostanze pericolose ricevono formazioni specifiche in merito? Di seguito sono riportati esempi di sostanze pericolose: sostanze chimiche, disinfettanti, prodotti fitosanitari, biocidi amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 124

126 Dispositivi di protezione individuale 7.6. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fa rispettare l impiego di dispositivi di protezione individuale (DPI) per fornire un ulteriore protezione ai lavoratori oltre ai controlli e ai sistemi di sicurezza? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fa rispettare l impiego di dispositivi di protezione individuale, l auditor deve valutare almeno se i dispositivi di protezione individuale forniti dall azienda soggetta all audit sono: Efficaci: Offrono una protezione efficace ai lavoratori e ai visitatori occasionali. Deve essere prestata particolare attenzione ai processi potenzialmente pericolosi (es. sabbiatura per i jeans, fumigazione nel comparto agricolo) Comodi: Non causano disagi inutili a chi li utilizza Gratuiti: L azienda soggetta all audit non addebita ai lavoratori alcun costo per l impiego dei dispositivi di protezione individuale Consoni: Adatti alle attività svolte Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fare rispettare l utilizzo dei dispositivi di protezione individuale sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori ricevono formazioni adeguate sulle modalità di utilizzo e di mantenimento dei dispositivi di protezione individuale? L impiego dei dispositivi di protezione individuale avviene in base a informazioni dedotte sulla base di valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I membri del direttivo e, in particolare, i supervisori ricevono una formazione in merito a come utilizzare e mantenere i dispositivi di protezione individuale? Sono consapevoli del protocollo da applicare per garantire l impiego dei dispositivi di protezione individuale da parte dei lavoratori? È presente una procedura per verificare la quantità dei dispositivi di protezione individuale disponibili, di modo che sia sempre adatta al numero di lavoratori anche nei periodi di punta? È presente una procedura volta a garantire l alta qualità dei dispositivi di protezione individuale e la loro capacità di proteggere in modo efficace i lavoratori in qualsiasi circostanza e indipendentemente dai loro costi? Sono state presentate lamentele relative a eventuali noncuranze nell impiego di dispositivi di protezione individuale efficaci? Sostanze chimiche 7.7. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit applica misure di controllo tecnico e amministrativo per evitare o limitare al minimo il rilascio di sostanze pericolose nell ambiente di lavoro, mantenendo il livello di esposizione al di sotto dei limiti riconosciuti o stabiliti a livello internazionale? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità di attuazione e di rispetto delle misure di controllo da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno: Valutazione dei rischi: L azienda soggetta all audit ha identificato a livello tecnico e amministrativo le misure di controllo che possono essere necessarie per evitare o ridurre al amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 125

127 minimo il rilascio di sostanze pericolose nell ambiente di lavoro (in fabbrica o nell azienda agricola). Misure di controllo a livello amministrativo: L azienda soggetta all audit adotta provvedimenti amministrativi quali: o Autorizzazioni: Solo i lavoratori autorizzati hanno accesso alle sostanze chimiche o Protezioni: I lavoratori ricevono protezioni adeguate per il trattamento e l utilizzo delle sostanze chimiche o Tenuta dei registri: La distribuzione, l utilizzo e lo smaltimento di sostanze chimiche sono registrate adeguatamente o Rispetto delle istruzioni: L utilizzo di sostanze chimiche viene effettuato seguendo le raccomandazioni del produttore o Etichettatura: L etichettatura delle sostanze chimiche e la segnalazione dei pericoli vengono comprese chiaramente da parte dei lavoratori e avvengono in conformità con le normative nazionali e internazionali riconosciute. Es.: - Schede ICSC (International Chemical Safety Cards) - Schede di sicurezza dei materiali (Materials Safety Data Sheets, MSDS) Per maggiori informazioni sulla gestione delle sostanze chimiche si rimanda al seguente link: Misure di controllo a livello tecnico: L azienda soggetta all audit adotta provvedimenti tecnici quali: o Evacuazione di fumi, vapori e polveri (es. terminali di scarico) o Smaltimento adeguato di sostanze chimiche anche in assenza di regolamenti nazionali Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per applicare le misure di controllo sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori ricevono formazioni adeguate sulle modalità di utilizzo delle misure tecniche e amministrative? L applicazione delle misure di controllo si fonda su informazioni ottenute tramite valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro? Il membri del direttivo e, in particolare, i supervisori ricevono una formazione sulle modalità di applicazione delle misure di controllo? È presente una procedura per la gestione della qualità e dell efficacia dei controlli? Con che frequenza vengono monitorati i controlli? È presente una procedura per segnalare allerte e risolvere qualsivoglia problema identificato nelle misure di controllo? I soci dell organizzazione di produttori vengono informati e ricevono formazioni sulla necessità di svolgere valutazioni dei rischi e applicare misure d controllo? Procedure in caso di incidente o emergenza 7.8. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha sviluppato e applicato procedure in caso di incidente e di emergenza? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit applica le procedure in caso di incidente o emergenza, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit comprende l importanza di avere procedure di emergenza documentate che vengano applicate in maniera adeguata amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 126

128 L azienda soggetta all audit ha esposto le procedure da adottare in caso di incedente ed emergenza in modo che siano chiare per i lavoratori e per il personale di primo soccorso L azienda soggetta all audit ha in atto procedure per l immediata interruzione di qualsiasi operazione in caso di gravi pericoli imminenti alla protezione dei lavoratori L azienda soggetta all audit ha in atto procedure per permettere ai lavoratori di effettuare un evacuazione sicura della sede, qualora necessario L azienda soggetta all audit garantisce che tali procedure vengono illustrate adeguatamente a: o I lavoratori stagionali e/o temporanei o I lavoratori con svolgono turni notturni o I lavoratori migranti o Le lavoratrici in stato di gravidanza o I giovani lavoratori e altri lavoratori appartenenti a categorie vulnerabili Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per applicare le procedure in caso di incidente ed emergenza sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori ricevono una formazione adeguata in merito a come comportarsi in caso di incidente o di emergenza? Sono presenti istruzioni specifiche per i lavoratori a seconda del tipo di mansione svolta o del reparto di appartenenza? Le procedure in caso di incidente ed emergenza sono fondate sulle informazioni ottenute da valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I lavoratori e i loro rappresentanti vengono coinvolti in maniera attiva nello sviluppo di tali procedure? I membri del direttivo (e, in particolare, i supervisori) ricevono una formazione su come garantire che i lavoratori seguano le procedure da applicare in caso di incidente ed emergenza? Sono state presentate lamentele relative a eventuali noncuranze a seguito di incidenti e/o durante procedure di emergenza? È presente una procedura di controllo per l efficacia delle procedure? Con che frequenza vengono monitorate le procedure? I soci dell organizzazione di produttori vengono informati e ricevono formazioni sulla necessità di sviluppare e applicare le procedure in caso di incidente o emergenza? 7.9. Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit segnala potenziali pericoli ai lavoratori e ai visitatori attraverso l uso di segnali e avvertimenti? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit segnala potenziali pericoli, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit è attenta alle culture e attività specifiche dei lavoratori I tipi di segnali e i luoghi prescelti per la loro collocazione sono adeguati Gli avvertimenti sono adatti a segnalare eventuali pericoli. Es.: o Sostanze chimiche o Elettricità o Superfici bollenti o Caduta oggetti o Pavimenti scivolosi o Macchinari e veicoli amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 127

129 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per evidenziare potenziali pericoli sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori comprendono il significato dei segnali e degli avvertimenti? I tipi di pericoli identificati sono frutto di una valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I lavoratori e loro rappresentanti apportano un proprio contributo a tale aspetto della valutazione dei rischi? I tipi di pericoli e i relativi avvertimenti sono legati a procedure in caso di incidente ed emergenza? L efficacia dei segnali è soggetta a monitoraggi regolari e segnalazioni? Con che frequenza? I soci dell organizzazione di produttori vengono informati in merito alla necessità di segnalare potenziali pericoli nelle proprie operazioni? Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit possiede e applica adeguatamente procedure e sistemi per la segnalazione e la registrazione di incidenti sul lavoro e di infortuni professionali? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit segnala e registra incidenti e infortuni, l auditor deve valutare almeno: Segnalazione: L azienda soggetta all audit dispone di sistemi in atto per segnalare immediatamente ai supervisori qualsiasi situazione che possa costituire un pericolo grave alla protezione dei lavoratori. Devono essere segnalati incidenti e mancati infortuni. Registrazione: L azienda soggetta all audit registra tutti gli incidenti e gli infortuni specificando: o Quando ha avuto luogo l incidente (es. data, stagione di punta) o Chi è stato coinvolto o Dove si è avvenuto o Qual è stato il risultato finale (morte, infortunio) o Come sono stati effettuati gli accertamenti relativi agli incidenti (o alle malattie professionali) o Quali azioni preventive e di miglioramento sono state intraprese o Per quanto tempo i lavoratori sono stati inabili al lavoro Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per segnalare e registrare gli incidenti e gli infortuni sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori comprendono il protocollo per segnalare gli incidenti e gli infortuni ai propri supervisori? Sono in grado di valutare la gravità dei potenziali pericoli sul luogo di lavoro? I lavoratori ricevono una formazione sulle modalità di prevenzione e di risposta ai tipi più frequenti di incidenti e di infortuni che avvengono nel loro ambito di lavoro? (In che modo) i registri degli incidenti vengono utilizzati per applicare quanto appreso dalle esperienze passate in modo da migliorare il grado di sicurezza delle operazioni quotidiane? In che modo quanto appreso viene integrato nel riesame dei protocolli degli incidenti e degli infortuni? Sono presenti indicazioni sul fatto che i lavoratori vulnerabili costituiscano la categoria di lavoratori più colpita da incidenti o infortuni? Sono presenti provvedimenti specifici per prevenire tutto ciò, in modo da proteggere in maniera particolare i lavoratori vulnerabili? I soci dell organizzazione di produttori vengono informati e ricevono formazioni su come prevenire e rispondere agli incidenti? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 128

130 7.11 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit si assicura che le attrezzature e le aree di lavoro utilizzate per le attività di produzione siano sicure? L auditor non è tenuto a svolgere ispezioni di integrità strutturale degli edifici che vanno oltre al proprio mandato di auditor in ambito sociale. In caso l azienda soggetta all audit sia in un edificio a più piani. L auditor riporterà all interno dell executive summary: La sede effettiva dell azienda soggetta all audit (es. al terzo piano di un edificio a cinque piani) L eventuale presenza di altre aziende commerciali nel medesimo edificio (senza rivelare il loro nome) Se il tipo di attività svolta all interno dell edificio può aumentare la stabilità e la sicurezza dell intero edificio. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit conferma che l attrezzatura e gli edifici utilizzati per la produzione sono stabili e sicuri, l auditor deve almeno valutare se l azienda soggetta all audit: È a conoscenza e rispetta i requisiti legali nazionali in materia di stabilità, sicurezza e adeguatezza degli edifici ad uso commerciale È a conoscenza e rispetta i requisiti legali nazionali in materia di sicurezza delle attrezzature, ispezioni ufficiali incluse (se pertinenti) Dispone di procedure per confermare la stabilità e la sicurezza delle attrezzature Conserva documentazione accurata in merito a ogni ispezione ufficiale e privata in materia di sicurezza e la stabilità dell edificio e dell attrezzatura È in possesso di una licenza valida per svolgere le proprie attività nell edificio (o negli edifici) in questione Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per confermare la stabilità e la sicurezza delle attrezzature e degli edifici utilizzati per le attività produttive sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit svolge le proprie attività in ambienti ed edifici adeguati? Sono state presentate lamentele relative a edifici o equipaggiamenti potenzialmente instabili o non sicuri messi a disposizione dall azienda soggetta all audit? I lavoratori sono in grado di valutare potenziali pericoli associati all edificio e/o all attrezzatura in uso? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti che dimostrano che parte dell edificio o dell attrezzatura non è sicura? 7.12 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori ad allontanarsi da pericoli imminenti senza chiedere alcun permesso? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce il diritto dei lavoratori ad allontanarsi da pericoli imminenti, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit ha documentato tale diritto nella procedura di salute e sicurezza sul lavoro o lo ha comunicato chiaramente ai lavoratori I lavoratori sono ben informati in merito a tale diritto nell ambito della formazione relativa alla salute e alla sicurezza sul lavoro amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 129

131 I lavoratori sono ben informati in merito a cosa fare in caso di rischio immediato di pericolo Il diritto in questione viene applicato al luogo di lavoro e ai servizi di alloggio forniti dall azienda soggetta all audit Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fare rispettare il diritto dei lavoratori ad allontanarsi da pericoli imminenti sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono consapevoli di avere tale diritto? Viene applicato al luogo di lavoro e ai servizi di alloggio? L azienda soggetta all audit adotta ulteriori provvedimenti per garantire che i lavoratori vulnerabili comprendano tale diritto (es. lavoratori migranti)? Sono state presentate lamentele relative a eventuali violazioni di tale diritto? I lavoratori sono in grado di valutare i pericoli imminenti in modo da sapere quando allontanarsi? Ricevono una formazione per sviluppare tale competenza? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti per cui i lavoratori non sono stati in grado di uscire dal posto di lavoro nonostante il pericolo evidente? Il direttivo è in grado di illustrare il protocollo secondo cui i lavoratori devono lasciare immediatamente il posto di lavoro o i servizi di alloggio in caso di pericolo imminente? I soci dell organizzazione di produttori sono consapevoli del diritto dei propri lavoratori ad allontanarsi da pericoli imminenti senza richiedere alcun permesso? Elettricità 7.13 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit si assicura che è una persona competente a effettuare i controlli periodici delle attrezzature e degli impianti elettrici? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce che una persona competente effettui i controlli delle attrezzature e degli impianti elettrici, l auditor deve valutare almeno se: Il responsabile della manutenzione degli impianti elettrici sia competente grazie alle abilità acquisite attraverso formazioni, qualificazioni e/o esperienze La persona in questione controlli gli impianti e le attrezzature elettriche: o Nelle tempistiche predefinite o Su base aleatoria (es. oltre ai controlli e alla manutenzione regolarmente concordata) o Su richiesta I controlli siano registrati in maniera adeguata e, se possibile, le informazioni in merito vengono collocate nelle vicinanze dell impianto o dell attrezzatura in questione, insieme a informazioni chiare sul loro stato attuale Nei registri sono riportate le seguenti informazioni: o Nome del responsabile o Data dell ultimo controllo o Descrizione dei risultati (se presenti) o Data del controllo successivo Nell ambito dell impiego di impianti e attrezzature elettriche vengono utilizzati solo strumenti isolati adeguatamente e in buone condizioni Coloro che lavorano con impianti e attrezzature dispongono di spazi di lavoro e illuminazione adeguati di modo da potere svolgere il proprio lavoro in sicurezza. Tutto ciò può avvenire: o In conformità con i regolamenti ufficiali o Sulla base di prassi consolidate, in mancanza di regolamenti amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 130

132 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che i controlli sugli impianti e sulle attrezzature elettriche vengano effettuati solo da persone competenti sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Gli impianti e le attrezzature elettriche funzionano in modo da garantire un ambiente di lavoro sicuro? I risultati dei controlli vengono presi in considerazione per migliorare il grado di sicurezza sul posto di lavoro? Il luogo di lavoro risulta privo di linee di distribuzione? I cavi elettrici non devono costituire un pericolo d inciampo I lavoratori ricevono istruzioni adeguate per evitare rischi di strangolamento o di altri incidenti che potrebbero essere legati all uso di impianti elettrici? Norme antincendio 7.14 FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha istallato una quantità adeguata di attrezzature antincendio adeguatamente funzionanti? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit installa l attrezzatura antincendio, l auditor deve valutare almeno se: L installazione di attrezzature antincendio è in linea con il piano d azione in materia di salute e sicurezza sul lavoro che è stato sviluppato a seguito delle valutazioni dei rischi effettuate periodicamente L azienda soggetta all audit è conforme alle specifiche della normativa nazionale relative ai requisiti per le attrezzature antincendio. Tali specifiche comprendono solitamente: o Posizione e collocamento delle attrezzature antincendio o Dimensioni ed efficacia o Condizioni di manutenzione e ispezione È presente un numero sufficiente di estintori funzionanti in considerazione delle dimensioni del posto di lavoro e le attività ivi svolte L attrezzatura antincendio è: o Distribuita in egual misura in tutto il posto di lavoro o Posizionata a un altezza che ne permetta l efficacia e la raggiungibilità da parte dei lavoratori Contrassegnata adeguatamente (in inventario) con chiari riferimenti all ultima data di ispezione e alla data del controllo successivo La posizione degli estintori e il percorso da effettuare per raggiungerli sono segnalati Sono installati sistemi di allarme tempestivo funzionanti in maniera adeguata e a norma di legge: rivelatori di fumo, allarmi antincendio e dispositivi d allarme Almeno un numero significativo di lavoratori è a conoscenza di come utilizzare un estintore amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 131

133 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per installare l attrezzatura antincendio sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L attrezzatura antincendio funziona in modo da garantire un ambiente di lavoro sicuro? I lavoratori hanno ricevuto istruzioni adeguate per l utilizzo dell attrezzatura antincendio? Sono a conoscenza del protocollo da seguire in caso d incendio? Comprendono i segnali di avvertimento? Qualora venissero utilizzati altri tipi di allarme sul posto di lavoro (es. alla fine dei turni), tali allarmi sono chiaramente distinti dall allarme antincendio? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti avvenuti a seguito di incendi? In caso di risposta affermativa, qual è stato il protocollo adottato? Quanto può essere appreso o quanto è stato appreso da tali eventi? Con che frequenza i lavoratori seguono formazioni sull utilizzo delle attrezzature antincendio? I lavoratori che hanno a che fare con sostanze chimiche e altre sostanze infiammabili hanno ricevuto una formazione adeguata? Vie di fuga e uscite di sicurezza 7.15 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce che le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza nel sito di produzione sono facilmente accessibili, segnalate chiaramente e non ostruite? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce che le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza siano accessibili e segnalate per tutti i lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: Le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza sono interamente e contemporaneamente: o Liberi da ostacoli (sempre) o Facilmente accessibili o Segnalati chiaramente I lavoratori e i visitatori possono allontanarsi facilmente dalla sede in caso di incidente senza mettere a repentaglio le proprie vite L azienda soggetta all audit affronta il tema dell evacuazione in sicurezza in modo sistematico e preventivo. Tale atteggiamento comporta che: o Le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza sono segnalate in modo univoco e non sono mai ostruite o chiuse a chiave durante l orario di lavoro o Le luci di sicurezza e ogni altro segnale di evacuazione sono installati adeguatamente, ben funzionanti e soggetti a controlli regolari o I locali destinati alla produzione aventi più di 10 lavoratori hanno porte con sistemi di apertura verso l esterno, salvo diversa disposizione nella normativa nazionale. In caso di diverse disposizioni viene applicata la disposizione che fornisce una maggiore protezione ai lavoratori. o Il numero delle uscite di sicurezza è volto a garantire un evacuazione in sicurezza di tutti i lavoratori ed è direttamente legato a: - Numero dei lavoratori - Dimensioni e destinazione d uso dell edificio (es. la destinazione d uso è legata alla quantità dei fruitori dei locali) - Disposizione del luogo di lavoro - Tipo di attività svolta nonché sostanze o macchinari presenti che possono aumentare il rischio di un evacuazione non sicura. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 132

134 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire la sicurezza, l accessibilità e la visibilità delle vie di fuga, dei corridoi e delle uscite di sicurezza sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza sono collocati in modo da garantire la sicurezza dell ambiente di lavoro? I lavoratori hanno ricevuto istruzioni adeguate in merito al loro utilizzo? Comprendono le modalità di segnalazione di vie di fuga, corridoi e uscite di sicurezza? Sono a conoscenza del percorso più semplice da seguire per abbandonare il luogo di lavoro? Sono presenti regolamenti interni in contrasto con il prerequisito relativo alla necessità di avere uscite non ostruite (es. per ragioni di sicurezza)? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti che illustrano problemi con le uscite? Cosa è stato appreso dalle esperienze passate e come è stato messo in pratica? Con che frequenza i lavoratori seguono formazioni sull utilizzo delle attrezzature antincendio? I lavoratori che hanno a che fare con sostanze chimiche e altre sostanze infiammabili sono sempre situati in prossimità delle uscite di sicurezza? I lavoratori nelle aziende agricole sono informati in merito alle procedure da seguire in caso di incendio o inondazione? Ai lavoratori vengono comunicati i contatti di emergenza? I lavoratori conoscono i contatti di emergenza? 7.16 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce che i piani di evacuazione sono a norma di legge e sono posizionati in luoghi significativi di modo che i lavoratori possano prenderne visione e comprenderli? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità in cui azienda soggetta all audit garantisce la presenza di piani di evacuazione, l auditor deve valutare almeno se: I piani per effettuare un evacuazione di tutti i lavoratori dall area di produzione e, successivamente, da tutto l edificio (qualora necessario) sono immediati da comprendere I piani di evacuazione comprendono anche i dormitori e le aree degli alloggi, se applicabile I piani di evacuazione devono essere esposti sul posto di lavoro e su di essi devono essere segnalati almeno: o La posizione attuale all interno del luogo di lavoro dei loro osservatori o Posizione delle vie di uscita più vicine, uscite di emergenza incluse o Posizione degli estintori e di altre attrezzature antincendio L azienda soggetta all audit considera le differenze culturali, linguistiche e relative al grado di istruzione della propria forza lavoro per sviluppare una modalità di comunicazione efficace del piano di evacuazione I lavoratori comprendono i piani di evacuazione e sanno come seguirli dal punto in cui si trovano I piani di evacuazione considerano il tipo di attività, i diversi turni di lavoro e la pianta del luogo di lavoro e dell edificio per ottimizzare il processo di evacuazione. Nell ambito dei lavori nel settore dell agricoltura sarà richiesto agli auditor di effettuare una valutazione delle modalità di evacuazione in sicurezza dai campi o dalle serre. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 133

135 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se i piani di evacuazione dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I piani di evacuazione vengono definiti in modo da garantire un ambiente di lavoro e di alloggio sicuro? I lavoratori hanno ricevuto istruzioni adeguate in merito a come leggerli? Li comprendono? Sono a conoscenza del percorso più semplice da seguire per abbandonare il luogo di lavoro? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti che dimostrano l efficacia (o meno) dei piani di evacuazione? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di risposta affermativa, ciò che è stato appreso è stato integrato negli attuali piani? Con che frequenza i lavoratori seguono formazioni sui piani di evacuazione? I lavoratori che hanno a che fare con sostanze chimiche e altre sostanze infiammabili hanno ricevuto una buona quantità di informazioni? Sono presenti canali di comunicazione che i lavoratori utilizzano per segnalare questioni che potrebbero compromettere un evacuazione in sicurezza? Sicurezza dei macchinari e dei veicoli 7.17 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce misure di sicurezza adeguate per qualsiasi componente meccanica, funzione o processo che possa arrecare danni ai lavoratori? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce misure di sicurezza adeguate per ogni macchina, l auditor deve valutare almeno se: Tutte le misure di sicurezza relative all attrezzatura sono disponibili e adeguatamente installate: es. o Rivestimenti per nastri o Griglie per ventilatori o Tasti di arresto di emergenza L azienda soggetta all audit garantisce ispezioni e assicurazioni valide per i macchinari e per i veicoli come previsto a norma di legge. Ciò può avvenire in relazione a: o Rampe, ascensori o Autocarri, trattori e altre macchine potenzialmente pericolose L azienda soggetta all audit garantisce che la manutenzione venga svolta da personale competente L azienda soggetta all audit tiene i registri di manutenzione, in cui sono inclusi: o Scopo e risultato della manutenzione o Nome del responsabile competente o Assicurazione applicabile e validità di quest ultima o Data programmata dell intervento di manutenzione successivo Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire misure di sicurezza adeguate per le macchine sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori ricevono istruzioni adatte in merito a come affrontare eventuali pericoli legati a macchine e veicoli? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti avvenuti a causa di macchine o veicoli? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 134

136 risposta affermativa, in che modo quanto appreso dalle esperienze passate è stato integrato nella procedura di salute e sicurezza sul lavoro? I lavoratori che utilizzano macchine e veicoli hanno le qualificazioni adeguate per svolgere tale compito in modo sicuro? Primo soccorso 7.18 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce un primo soccorso qualificato in qualsiasi momento? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce la presenza di soggetti qualificati e prodotti per il primo soccorso, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit rispetta la normativa nazionale in materia di prestazioni mediche e formazione di primo soccorso In mancanza di normative in merito, l azienda soggetta all audit garantisce: Punti di primo soccorso adeguati o infermerie Cassette di pronto soccorso adeguate Accesso ad acqua potabile, lavaggio degli occhi e/o docce di sicurezza in prossimità delle postazioni di lavoro per cui lavaggi immediati con acqua sono consigliati come misura di primo soccorso Il personale qualificato per il primo soccorso è presente in quantità adeguate per gestire i vari rischi su tutto il luogo di lavoro. Un professionista pienamente qualificato verifica e si occupa del riassortimento del contenuto delle cassette di primo soccorso Formazioni di primo soccorso e procedure correlate garantiscono la gestione di un emergenza in qualsiasi momento (inclusi i periodi di straordinari) o Laddove i lavaggi immediati con acqua sono una risposta consigliati come misura di primo soccorso l azienda soggetta all audit garantisce che le postazioni di lavoro siano attrezzate o che abbiano nelle vicinanze: Acqua potabile Postazioni per il lavaggio degli occhi Docce di sicurezza Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire un primo soccorso qualificato sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. È presente un professionista pienamente qualificato che è stato incaricato di fornire le operazioni di primo soccorso? È disponibile l orario di lavoro di tale persona? I lavoratori sanno chi sostituisce tale persona? In che modo viene selezionata tale persona? Con che frequenza hanno luogo le formazioni di primo soccorso? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti per cui i lavoratori hanno avuto bisogno di cure di primo soccorso? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di risposta affermativa, in che modo quanto appreso dalle esperienze passate è stato integrato nella procedura di salute e sicurezza sul lavoro? I lavoratori che utilizzano macchine/veicoli, maneggiano sostanze chimiche o svolgono altri tipi di attività pericolose sono pienamente a conoscenza del protocollo di primo soccorso? I lavoratori vulnerabili sono a conoscenza del protocollo di primo soccorso? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 135

137 7.19 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit dispone di procedure di emergenza per gestire traumi o malattie gravi? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità di gestione delle procedure in caso di trauma o infortunio grave da parte dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se: La procedura d emergenza è volta a garantire che i traumi o le malattie gravi dei lavoratori siano gestiti in modo responsabile. La procedura deve essere documentata per iscitto e aggiornata regolarmente: o Il documento in questione può essere un documento a sé stante o Parte del piano d azione sviluppato in seguito alla valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro I lavoratori e i supervisori sono pienamente a conoscenza del funzionamento delle procedure in caso di trauma o infortunio grave I lavoratori e i supervisori comprendono quando un collega deve essere trasferito in una struttura sanitaria adeguata I lavoratori e i supervisori sono a conoscenza di cosa fare per garantire un trasferimento tempestivo in una struttura sanitaria Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire procedure d emergenza per la gestione di traumi o malattie gravi sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Sono presenti casi di traumi o malattie gravi nel registro degli incidenti? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di risposta affermativa, in che modo quanto appreso dalle esperienze passate è stato integrato nella procedura in materia di salute e sicurezza sul lavoro? Sono state presentate lamentele relative a casi di negligenza di vittime di traumi o malattie gravi? I lavoratori con turni di notte sono a conoscenza delle procedure di emergenza? Le informazioni relative alle strutture sanitarie sono ben visibili? I lavoratori sanno dove trovare tali informazioni? Posto di lavoro e strutture sociali (alloggi inclusi, qualora forniti dall azienda soggetta all audit) 7.20 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce sempre acqua potabile ai lavoratori? L accesso all acqua potabile è un diritto umano. In quanto tale è proprio di ogni persona ed è inalienabile. L acqua potabile deve essere disponibile durante l orario di lavoro, nelle strutture del posto di lavoro in cui i lavoratori preparano o consumano i pasti e negli alloggi forniti dall azienda soggetta all audit. Qualora il lavoro si svolga in campi o serre l azienda soggetta all audit può applicare meccanismi per garantire che acqua potabile fresca sia disponibile per i lavoratori attivi in tali luoghi. Deve essere prestata particolare attenzione alle regioni in cui sussiste un maggiore rischio di disidratazione a causa del clima caldo/secco o in cui l acqua corrente/dei pozzi non è potabile. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 136

138 Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce la presenza di acqua potabile, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori e i supervisori hanno accesso ad acqua potabile in qualsiasi momento e non solo durante le pause L accesso all acqua non viene utilizzato come mezzo di discriminazione o in qualità di misura disciplinare I lavoratori hanno accesso all acqua potabile e pulita senza correre rischi di contagio L azienda soggetta all audit rispetta le proprietà e gli esami richiesti dalla normativa nazionale in materia di acqua potabile L azienda soggetta all audit garantisce la presenza di segnali adeguati per contrassegnare l acqua non potabile presente in luoghi in cui non vige l obbligo di acqua potabile Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire la presenza di acqua potabile sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono a conoscenza del loro diritto all acqua potabile in qualsiasi momento? Con che frequenza hanno accesso all acqua? L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione al rischio di disidratazione? L azienda soggetta all audit si impegna in modo particolare per garantire che i lavoratori vulnerabili abbiano accesso all acqua? In che modo viene garantito l approvvigionamento idrico? Chi è responsabile di garantire che l acqua sia sempre disponibile? I lavoratori hanno accesso a scorte d acqua? I soci dell organizzazione di produttori sono informati riguardo al proprio dovere di fornire in qualsiasi momento acqua potabile ai propri lavoratori? 7.21 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce accesso ai lavoratori a un area adeguata e pulita per la conservazione degli alimenti, per la consumazione dei pasti e/o la loro preparazione? L auditor fotografa le condizioni di tali spazi e le allega ai risultati dell audit. L auditor verifica le condizioni di conservazione degli alimenti, i registri dei turni di pulizia, i menù offerti e la frequenza dei turni a pranzo e/o cena (se applicabile). Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce la presenza di aree adeguate per la conservazione degli alimenti, la consumazione dei pasti e/o la loro preparazione, l auditor deve valutare almeno se: I lavoratori hanno accesso ad aree pulite per la conservazione degli alimenti, la preparazione dei pasti e/o la loro consumazione, presenti anche in distaccamenti (es. durante il periodo del raccolto) L azienda soggetta all audit osserva la normativa nazionale, spesso formulata in base al numero dei lavoratori L azienda soggetta all audit garantisce la messa a disposizione di aree pulite e adeguate anche durante la stagione di punta e in altre occasioni in cui il numero dei lavoratori può aumentare in seguito all incremento dei lavoratori stagionali o in subappalto amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 137

139 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire la presenza di aree adeguate per la conservazione degli alimenti, la loro consumazione e/o la loro preparazione sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono soddisfatti delle aree mese a disposizione dall azienda soggetta all audit? Come vengono conservati gli alimenti affinché mantengano il proprio contenuto di sostanze nutritive? Sono disponibili i registri dei turni di pulizia per le aree in questione? Il catering è in subappalto? Sono esposti i menù? Ne vengono mantenuti dei registri? Qualora non siano presenti criteri normativi minimi in materia, l azienda soggetta all audit effettua valutazioni per stabilirli, consultando i lavoratori e i loro rappresentanti? 7.22 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori lavelli, spogliatoi e servizi igienici nel rispetto degli usi locali? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori lavelli, spogliatoi e servizi igienici puliti, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit fornisce tali servizi per garantire che i lavoratori preservino la propria dignità e le proprie abitudini igieniche L azienda soggetta all audit osserva la normativa nazionale relativa al numero minimo di lavelli e servizi igenici per il proprio quantitativo di lavoratori In mancanza di normative nazionali in merito, l azienda soggetta all audit stabilisce i propri criteri in base a valutazioni dei rischi relative alla salute e alla sicurezza sul lavoro e a consultazioni con i lavoratori Durante l audit l azienda è in grado di illustrare le motivazioni legate al proprio numero di servizi ed eventuali piani di adeguamento di tale numero, I servizi igenici sono servizi sanitari. Di conseguenza richiedono la presenza di condizioni igieniche, forniture di sapone, serrature funzionanti e servizi separati per uomini e donne Se necessario, l azienda soggetta all audit fornisce spogliatoi puliti per i lavoratori di modo che possano cambiarsi per svolgere le proprie mansioni. La presenza di spogliatoi è particolarmente di rilievo per i lavoratori che maneggiano sostanze pericolose o devono indossare una divisa (es. comparto avicolo) Deve essere prestata particolare attenzione alle modalità adottate per garantire che i servizi siano consoni alle esigenze dei lavoratori anche in caso di incremento del numero dei lavoratori (es. stagione di punta). Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fornire ai propri lavoratori dei lavelli, degli spogliatoi e dei servizi igenici puliti sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il numero dei lavelli, degli spogliatoi e dei servizi igenici è consono alle esigenze del numero totale dei lavoratori? Vengono considerate le esigenze specifiche delle donne? L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione in modo da garantire che i servizi siano consoni alle esigenze dei lavoratori anche in caso di incremento del numero dei lavoratori (es. stagione di punta)? Sono presenti lamentele relative ad atteggiamenti potenzialmente negligenti e/o non igenici nell ambito della fornitura di tali servizi? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 138

140 7.23 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori mezzi di trasporto sicuri e conformi alla normativa nazionale? Qualora l azienda soggetta all audit non dovesse mettere a disposizione (direttamente o indirettamente) mezzi di trasporto ai lavoratori l auditor dovrà riportare tali informazioni nella sezione Risultati e adottare la dicitura Non applicabile per la propria risposta. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fornisce trasporti, l auditor deve valutare almeno se: Vengono forniti trasporti sicuri ai lavoratori in modo diretto o tramite terzi, in conformità con le normative nazionali L azienda soggetta all audit è in grado di fornire informazioni in merito a come i propri lavoratori si recano al lavoro (es. utilizzando i trasporti pubblici, in bicicletta) L azienda soggetta all audit garantisce che non vengono impiegati veicoli non adatti al trasporto di persone per trasportare pendolari (es. l utilizzo di macchine agricole per il trasporto di persone costituisce un ulteriore fattore di rischio per incidenti) Le informazioni relative ai mezzi di trasporto devono corrispondere alle informazioni fornite sul quick scan per un equa remunerazione Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fornire mezzi di trasporto sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit è a conoscenza delle modalità adottate dai propri lavoratori per recarsi al lavoro? I lavoratori vengono consultati in merito ai mezzi di trasporto più efficaci? I costi dei trasporti vengono forniti in maniera trasparente dall azienda soggetta all audit? I lavoratori hanno alternative? Il conducente dei mezzi per i pendolari è qualificato per svolgere tale mansione? È un lavoratore è in subappalto? 7.24 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha scelto una collocazione delle strutture di carattere sociale e degli alloggi dei lavoratori che garantisce che gli utenti non sono esposti a pericoli naturali né soggetti all impatto operativo del luogo di lavoro (es. rumore, emissioni e polvere)? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori alloggi sicuri e salubri, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit è in grado di decidere dove collocare le strutture sociali (es. mense) o gli alloggi in base a una valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro L azienda soggetta all audit è in grado di illustrare le motivazioni per cui il luogo prescelto garantisce che i lavoratori (e/o le loro famiglie, se applicabile) non saranno esposti a pericoli naturali né soggetti a rischi per la loro salute e sicurezza Nei casi in cui, a causa della natura del lavoro svolto, ai lavoratori venga richiesto di vivere in maniera temporanea o permanente in prossimità del luogo di lavoro, l azienda soggetta all audit fornisce servizi sociali adeguati e alloggi gratuiti per i lavoratori (es. settore dell agricoltura e/o dell allevamento) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 139

141 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fornire alloggi ai propri lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori hanno canali di comunicazione costruttiva per fornire un feedback sulle condizioni di alloggio? Vengono garantiti spazi individuali sufficienti? Gli alloggi dispongono di luoghi sicuri per i lavoratori in cui essi possano riporre i propri effetti personali? Con che frequenza vengono puliti? Chi è responsabile del mantenimento degli alloggi in condizioni di pulizia? Il numero dei lavoratori/inquilini che vanno e vengono è soggetto a notevoli variazioni? I soci dell organizzazione di produttori sono informati riguardo al proprio dovere di fornire degli alloggi adeguati ai propri lavoratori? 7.25 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit verifica che la temperatura, l umidità, lo spazio, i servizi igienici e l illuminazione siano adatti alla salute e alla sicurezza dei lavoratori? Di solito sono le normative nazionali a sancire le caratteristiche dei luoghi di lavoro, dei servizi sociali e degli alloggi, di modo che essi possano essere un ambiente salubre e adeguato per i lavoratori. Deve essere dedicata particolare attenzione ai casi in cui l azienda soggetta all audit fornisce alloggi ai propri lavoratori. Le stanze o i dormitori non devono essere affollati e i lavoratori devono avere spazio a sufficienza per riporre i propri effetti personali. Le lavanderie e le aree di smaltimento rifiuti devono essere inoltre organizzati in maniera adeguata. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit si assicura che la temperatura, l umidità, gli spazi, i servizi igienici e l illuminazione siano adeguati, l auditor deve valutare almeno se: Gli spazi e l illuminazione forniti sono adeguati per le attività specifiche dei lavoratori L azienda soggetta all audit include una valutazione relativa alla temperatura, all umidità, allo spazio, ai servizi igenici e all illuminazione nella valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e nel relativo piano d azione L azienda soggetta all audit consulta i lavoratori e i loro rappresentanti nonché il responsabile in materia di salute e sicurezza sul lavoro Il piano per la raccolta rifiuti (e per il riciclaggio) è esposto e visibile per i lavoratori che risiedono negli alloggi L azienda soggetta all audit dovrà essere in grado di fornire informazioni coerenti riguardo alle condizioni, ai piani di miglioramento (se presenti), alle tempistiche e ai fondi stanziati per garantire che tali aspetti del posto di lavoro, dei servizi sociali e degli alloggi rispettino pienamente la salute e la sicurezza dei lavoratori. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per verificare l adeguatezza della temperatura, dell umidità, degli spazi, dei servizi igienici e dell illuminazione sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I lavoratori sono soddisfatti della temperatura, dell umidità, degli spazi, dei servizi igienici e dell illuminazione? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 140

142 Sono presenti lamentele inerenti la qualità di alcuni di tali aspetti? Con che frequenza vengono consultati i lavoratori e i loro rappresentanti in merito a tali condizioni? Il piano di raccolta rifiuti è visibile? Come sono organizzati i servizi di lavanderia e le stanze? Sono presenti casi documentati nel registro degli incidenti in cui emerge negligenza nei confronti di alcune di tali condizioni? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di risposta affermativa, in che modo quanto appreso dalle esperienze passate è stato integrato nella procedura di salute e sicurezza sul lavoro? Documenti legati all area di performance in questione Certificati e contratti: Ispezioni e assicurazioni valide relative a macchinari e veicoli Ricevute d acquisto dei dispositivi di protezione individuale (DPI) dell azienda soggetta all audit Licenza commerciale valida e tutte le approvazioni ufficiali necessarie per svolgere le proprie attività Certificato ufficiale in materia di sicurezza e idoneità alla destinazione d uso degli immobili Contratti con tutti i fornitori di servizi, compresi i servizi di ristorazione, i trasporti e i rappresentanti Formazione: Prove documentali della formazione dei lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro Prove documentali di formazioni, consulenze e sessioni informative svolte per i soci dell organizzazione di produttori Calendario delle formazioni per i lavoratori e il direttivo Prove documentali delle qualifiche dei lavoratori che si occupano di macchinari pericolosi, impianti elettrici e altre attività che richiedono una formazione specifica in considerazione dei rischi Registri e rapporti: Valutazione dei rischi relativa alle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene Piano d azione relativo alle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali Disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro applicabili nel settore Prove documentali del processo d elezione del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro Verbali delle riunioni del comitato per la salute e sicurezza sul lavoro Prove documentali dell impiego, del ritiro e dello smaltimento di sostanze chimiche (comprese le schede dati sulla sicurezza dei materiali, MSDS) Ispezioni ufficiali svolte per garantire la sicurezza dell immobile e delle attrezzature, con data di validità e azioni correttive (qualora presenti) Relazioni delle ispezioni, registri delle revisioni, istruzioni d uso e di sicurezza relative a: o Macchinari pericolosi come, tra l altro, montacarichi, attrezzature elettriche e apparecchiature ad alta pressione o Attrezzatura antincendio (es. tagliandi di revisione sugli estintori) o Acqua potabile nell impianto di produzione e nei dormitori o Salute e sicurezza sul lavoro presso l impianto e i dormitori (comprese, tra l altro, temperature, livello di rumore e illuminazione) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 141

143 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 142

144 Area di performance 8: Divieto di lavoro infantile Il lavoro infantile può essere identificato e gestito tramite due diligence, reclutamento aziendale e dialogo regolare con i lavoratori, i loro rappresentanti e altri stakeholder fondamentali. I bambini devono essere tutelati in ogni circostanza, devono potersi sentire al sicuro e in grado di parlare liberamente e con fiducia delle proprie esperienze lavorative. La gestione responsabile del lavoro infantile nella catena di fornitura è estremamente complessa, soprattutto in luoghi in cui i casi di lavoro infantile possono essere comuni. Un allontanamento dei bambini dal lavoro potrebbe costringerli a entrare in forme di sfruttamento peggiori o farli divenire ancora più vulnerabili. Durante la valutazione delle aziende agricole a conduzione famigliare l auditor dovrà comprendere che la partecipazione dei bambini ai lavori dell azienda agricola di famiglia contribuisce al trasferimento intergenerazionale di competenze, cultura ed esperienze. Gli auditor devono valutare se i contributi dei bambini alle attività agricole possono celare una componente di sfruttamento o una privazione dell infanzia. 8.1 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non è coinvolta in maniera diretta o indiretta in lavoro infantile illegale? Il lavoro infantile avviene in caso di lavoro: Svolto da una persona dall età inferiore a 15 anni (o qualcuno che abbia meno di 14 anni nei paesi in cu tale età viene considerata la soglia d età) Pericoloso da un punto di vista mentale, fisico, sociale e/o morale Dannoso per i bambini Che interferisce con l istruzione regolare dei bambini in quanto: o Li priva dell opportunità di frequentare le scuole o Li costringe ad abbandonare precocemente la scuola o Richiede loro di tentare di coniugare frequenza scolastica con lavori eccessivamente pesanti e dalla durata lunga Che non può essere considerato lavoro leggero Lavoro leggero fa riferimento alla partecipazione di bambini e adolescenti ad attività lavorative quali: Aiuto dei genitori a casa (attività agricole incluse) Assistenza nell azienda a conduzione famigliare Guadagno della paghetta al di fuori dell orario scolastico e/o durante le vacanze scolastiche Il lavoro leggero è accettabile a condizione che: Il bambino abbia raggiunto almeno l età di 13 anni (o almeno i 12 anni nei paesi in cui i 14 anni costituiscono la soglia d età) Non pregiudica la frequenza scolastica o il tempo dedicato ai compiti a casa (es. massimo due ore al giorno) Non è di natura continuativa nel tempo (es. vacanze scolastiche) Viene supervisionato dai genitori o da un tutore in grado di garantire che le mansioni dei bambini non siano dannose per la loro salute o crescita fisica presente e futura né interferiscano con la loro istruzione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 143

145 Per i lavori pericolosi è stata definita la soglia di età minima di 18 anni. I lavori che per loro natura o per le circostanze in cui si svolgono possono costituire un rischio per la salute, la sicurezza e/o la morale dei lavoratori non possono essere svolti da giovani lavoratori dall età inferiore ai 18 anni. Efficacia: Al fine di verificare il modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce di non essere coinvolta in maniera diretta o indiretta in lavoro infantile illegale, l auditor deve valutare almeno se essa dimostri un impegno credibile e inequivocabile volto a evitare il lavoro infantile sotto diversi punti di vista. Sono compresi i seguenti atteggiamenti: L azienda soggetta all audit mostra di essere bene a conoscenza di cosa si intenda per lavoro infantile illegale e delle motivazioni per cui esso costituisce una pratica di reclutamento indesiderata L azienda soggetta all audit sensibilizza in modo sufficiente i supervisori e il personale di reclutamento al fine di: o Identificare la probabilità che un comparto o una regione siano probabilmente coinvolti in lavoro minorile (es. determinati comparti, quali quello agricolo, ittico e minerario, sono maggiormente esposti a casi di lavoro infantile rispetto ad altri) o Non assumere indirettamente bambini (es. tramite agenzie di reclutamento o concedendo ai lavoratori migranti o ai lavoratori stagionali di ricevere l aiuto dei propri figli al lavoro) L azienda soggetta all audit tiene registri precisi in merito a: o I nomi, le età, gli orari scolastici e le informazioni relative alle scuole dei bambini dei lavoratori migranti e/o dei lavoratori stagionali o L età e le carte d identità dei lavoratori assunti tramite agenzie di reclutamento o Le procedure di reclutamento delle agenzie adottate per evitare, tra l altro, l assunzione di bambini o lavoratori illegali L azienda soggetta all audit conserva il contatto dello stakeholder o i contatti degli stakeholder che potrebbero essere di supporto in caso di identificazione di casi di lavoro infantile Lavoro infantile in flagrante: Qualora venissero rilevati casi di lavoro infantile nel corso dell audit, dovranno essere intraprese azioni immediate da parte dell auditor, il quale provvederà fin da subito a: Identificare il bambino e la propria famiglia Determinare le circostanze specifiche del caso. Ad esempio, in caso di lavoro infantile accidentale (es. all azienda è stato fatto credere che il bambino avesse un età superiore) o in caso di peggior forma di lavoro e sfruttamento infantile (in tal caso sono richieste misure di miglioramento differenti) Entrare in contatto con la famiglia/il tutore del bambino e con gli stakeholder di competenza per garantire che il bambino venga allontanato in maniera responsabile Qualora l azienda soggetta all audit abbia effettuato una mappatura dei propri stakeholder e sviluppato una procedura di reazione al lavoro infantile, il caso di lavoro infantile riscontrato nel corso dell audit permetterà all auditor di verificare l efficacia della procedura stessa. L auditor dedicherà il tempo necessario alle interviste con i bambini per ottenere più informazioni possibili in merito a: In che modo il bambino ha iniziato a lavorare Da quanto tempo lavora In che modo viene trattato Come sono la sua retribuzione, i suoi orari di lavoro e le sue condizioni di lavoro Se gli vengono forniti vitto e alloggio Se sono presenti altri bambini sul luogo di lavoro Qual è il background del bambino amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 144

146 Per ottenere il massimo dei risultati da tale intervista, l auditor deve essere disporre di tecniche specifiche di intervista per mettere a proprio agio il bambino e farlo sentire al sicuro. Notifica immediata: La questione deve essere segnalata immediatamente tramite la piattaforma amfori BSCI seguendo il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI (si rimanda in merito all Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero). L efficacia della procedura relativa al lavoro minorile deve essere segnalata nell area di performance legata al divieto di lavoro minorile come area di miglioramento o buona prassi. NOTA BENE: Non è il bambino bensì il suo datore di lavoro a essere in violazione di legge. Il bambino non deve avere l impressione che attraverserà un esperienza negativa. Gli auditor devono volere ascoltare attivamente ciò che il bambino dice loro, tuttavia devono anche essere in grado di interromperlo, qualora i suoi ricordi e le sue esperienze siano troppo intensi o dolorosi. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che nessun bambino venga assunto in maniera diretta o indiretta sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Le domande nel processo di reclutamento vengono poste rispettando i candidati? L azienda soggetta all audit prende in considerazione le questioni di genere? L azienda soggetta all audit è particolarmente vigile nel caso in cui si trovi in una regione avente un alto tasso di lavoratori migranti e stagionali? 8.2 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha istituito nell ambito del proprio processo di reclutamento un meccanismo solido per la verifica dell età che escluda categoricamente un trattamento degradante o indegno del lavoratore? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit stabilisce meccanismi robusti per la verifica dell età, l auditor deve valutare almeno se: Le procedure di reclutamento integrano le misure necessarie per evitare o ridurre al minimo i rischi di assumere minorenni. I rischi corsi sono più alti per: o Determinati settori (es. minerario, agricolo) o Lavori a bassa qualificazione o che non richiedano alcuna qualifica o Lavori svolti in aree isolate: - Difficilmente raggiungibili da parte degli ispettori del lavoro - In cui soggetti hanno accesso limitato a carte d identità originali Il meccanismo per la verifica dell età include: o Formazione del responsabile o dei responsabili addetti all assunzione dei lavoratori e alla gestione di situazioni ad alto rischio o Formazione del responsabile o dei responsabili del reclutamento affinché effettuino controlli incrociati durante i colloqui in modo da determinare l età dei candidati o Verifiche incrociate regolari in merito all età dei lavoratori, da effettuare insieme ad altri stakeholder (es. agenzie di reclutamento, datori di lavoro precedenti) Il meccanismo per la verifica dell età è documentato, incluso il tipo di domande utilizzate dal reclutatore per effettuare un controllo incrociato dell età che il lavoratore sostiene di avere Il meccanismo per la verifica dell età è avviato esclusivamente qualora il responsabile del reclutamento abbia sospetti riguardo a quanto sostenuto dal lavoratore in merito alla propria età amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 145

147 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per stabilire meccanismi solidi per la verifica dell età sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Le domande nel processo di reclutamento vengono poste rispettando i candidati? Il meccanismo per la verifica dell età prende in considerazione le questioni di genere? I lavoratori hanno solitamente carte d identità? Vengono utilizzati controlli medici di supporto alle verifiche dell età? L azienda soggetta all audit è particolarmente vigile nel caso in cui si trovi in una regione con un alto tasso di lavoratori migranti e stagionali? Il responsabile delle risorse umane ha ricevuto una formazione adeguata in materia di verifica dell età? 8.3 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha policy e procedure adeguate, formulate per iscritto, relative alla protezione dei bambini da ogni tipo di sfruttamento? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit protegge i bambini da attività di sfruttamento, l auditor deve valutare almeno se: Le policy e le procedure mirano a evitare qualsivoglia sfruttamento dei bambini, sia diretto che indiretto Le procedure sono state sviluppate in base a un analisi sistematica delle circostanze per cui avviene lo sfruttamento dei bambini Le procedure definiscono: o Le fasi necessarie da attraversare per garantire la protezione dallo sfruttamento dei bambini o Le modalità di gestione più responsabili e umane possibili per i casi di lavoro infantile Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per proteggere i bambini dallo sfruttamento sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Sul posto di lavoro sono presenti condizioni di lavoro pericolose che potrebbero essere problematiche anche per gli adulti? In caso di risposta affermativa, quali tipologie di provvedimenti non sono presenti ma devono essere attuate per ridurre o eliminare il rischio (o i rischi) in questione? L azienda si trova in una regione/zona in cui il traffico di sostanze stupefacenti, la prostituzione o altre attività illegali sono diffuse? In caso di risposta affermativa, quali precauzioni aggiuntive sono state adottate per fare fronte a tali attività? L azienda si trova in una regione/zona in cui la povertà in famiglia potrebbe portare a lavoro minorile? Nell area in questione sono presenti dei programmi o dei progetti in ambito di lavoro infantile ad opera del governo, di ONG o di altri attori? Sono presenti dei sindacati che potrebbero fungere da supporto in casi di lavoro minorile? Sono presenti strutture per l istruzione o la formazione professionale nelle vicinanze o nella medesima regione? Sono disponibili i contatti e/o gli orari di tali strutture? Le autorità competenti in materia di istruzione e stato sociale possono fornire assistenza in merito? Esistono compensazioni economiche per i bambini affinché essi possano smettere di lavorare e andare a scuola? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 146

148 8.4 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha policy e procedure di miglioramento adeguate per fornire ulteriori tutele ai bambini qualora essi risultassero essere al lavoro? Avere una policy incentrata sul solo coinvolgimento di adulti non costituisce una misure preventiva né tantomeno responsabile. Eventuali alternative: L azienda soggetta all audit deve comprendere i rischi del lavoro infantile (tramite reclutamento diretto o indiretto) e le possibili alternative per l adeguato allontanamento dei bambini dal lavoro e il loro reinserimento nella società (es. forme di istruzione non formali o di base per il recupero scolastico grazie alle quali i bambini possono accedere o essere riammessi a scuola). Approccio graduale: L auditor e l azienda soggetta all audit devono essere consapevoli che, in determinate circostanze, l approccio migliore può consistere nella definizione di un programma per la correzione delle irregolarità riscontrate di modo da allontanare progressivamente i bambini dalle attività lavorative. Tale soluzione può essere più adeguata rispetto a un allontanamento drastico e immediato senza alcuna supervisione. In quest ultimo caso infatti il bambino potrebbe essere soggetto a peggioramenti della propria situazione o scomparire in forme di lavoro illegali, meno visibili, e legate a un tipo di sfruttamento peggiore e più pericoloso. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fornisce ulteriori tutele in caso di identificazione di bambini al lavoro, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit ha sviluppato e mantiene policy e procedure di miglioramento in caso di lavoro minorile La procedura di miglioramento include l allontanamento dal lavoro e il reinserimento del bambino nella società Il fine ultimo della procedura di miglioramento è che i bambini stiano meglio in seguito all allontanamento dal lavoro, al loro reinserimento nella società e alla prevenzione di eventuali rientri in contesti lavorativi L azienda soggetta all audit comprende l importanza degli stakeholder che possono fornire supporto in casi di licenziamento di bambini identificati al lavoro. Gli stakeholder possono essere rappresentati, ad esempio, dalle sezioni locali di organizzazioni quali Save the children, UNICEF e agenzie di governo per la protezione dell infanzia. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per fornire un ulteriori tutele ai bambini identificati al lavoro sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende le ragioni per le quali il lavoro infantile deve essere eliminato? L azienda soggetta all audit comprende che un bambino che risulta essere al lavoro deve essere reinserito nella società in modo responsabile? L azienda soggetta all audit comprende che un allontanamento progressivo dal lavoro può essere la migliore soluzione in determinati casi? Sono state presentate lamentele relative a eventuali allontanamenti irresponsabili di bambini dal lavoro? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 147

149 Documenti legati all area di performance in questione Registri dei dati relativi a tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali e i lavoratori assunti tramite agenzie di reclutamento) Procedura per la verifica dell età Prove documentali relative a formazioni organizzate per i lavoratori, il direttivo e le risorse umane (es. lista delle presenze con firme) Procedura per evitare lo sfruttamento dei bambini Procedura di miglioramento in materia di lavoro infantile Contratti e accordi di lavoro, compresi quelli con le agenzie di reclutamento Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Modello 6: Mappatura degli stakeholder Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 148

150 Area di performance 9: Protezione particolare di lavoratori giovani I giovani lavoratori possono essere esposti a rapporti di lavoro precari, dalla retribuzione iniqua e rischiosi dal punto di vista della salute e sicurezza sul lavoro. Per questo hanno diritto a tutele particolari sul luogo di lavoro. Anche nel caso in cui l azienda soggetta all audit non abbia alcun giovane lavoratore impiegato al momento dell audit, essa deve dimostrare di conoscere bene: il tipo di tutele particolari da garantire ai giovani lavoratori le tipologie di attività in cui non possono essere impiegati giovani lavoratori a causa della loro potenziale pericolosità per loro il tipo di provvedimenti adottati per garantire, perlomeno potenzialmente, tali tutele particolari Gli auditor devono sempre includere dei giovani lavoratori nel proprio campione di intervistati, qualora essi siano presenti al momento dell audit. 9.1 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce che i giovani lavoratori non lavorano di notte e sono tutelati da condizioni di lavoro dannose per la loro salute, sicurezza, morale e crescita? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce tutele particolari ai giovani lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit include nella propria valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro un identificazione delle mansioni che potrebbero essere affidate a giovani lavoratori in considerazione della loro salute fisica, sicurezza, morale e sviluppo a lungo termine L azienda soggetta all audit ha stabilito i provvedimenti necessari per garantire che i giovani lavoratori siano adeguatamente tutelati da qualsivoglia condizione lavorativa potenzialmente o effettivamente dannosa per la loro salute, sicurezza, morale e/o crescita L azienda soggetta all audit ha stabilito i provvedimenti necessari affinché i giovani lavoratori non svolgano turni di notte Gli orari che rientrano nei turni notturni sono solitamente sanciti dalla normativa nazionale. In caso di assenza di una normativa nazionale in merito, amfori BSCI intende per turni notturni qualsiasi attività lavorativa svolta in un periodo di tempo minimo di sette ore consecutive (intervalli inclusi) tra mezzanotte e le 05:00 di mattina, in conformità con quanto sancito dall ILO. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire una protezione particolare ai giovani lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I giovani lavoratori sono soddisfatti della loro mansione (o delle loro mansioni) e dei loro orari di lavoro? I membri del direttivo e, in particolare, i supervisori e i responsabili delle risorse umane sono consapevoli delle tutele particolari concesse ai giovani lavoratori? La percentuale di incidenti con giovani lavoratori coinvolti è superiore rispetto a quella di altre categorie di lavoratori? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 149

151 9.2 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit garantisce che gli orari dei giovani lavoratori non pregiudicano la loro frequenza scolastica, la loro partecipazione a programmi di formazione professionale approvati dalle autorità competenti o la loro possibilità di usufruire di programmi di formazione o d istruzione? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit garantisce che gli orari di lavoro non pregiudichino i giovani lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit rispetta il diritto all istruzione dei giovani lavoratori L azienda soggetta all audit garantisce che la combinazione di orari di lavoro, orari scolastici e tempi di trasferimento non superi le 10 ore al giorno qualora i lavoratori siano iscritti a: o Programmi locali di istruzione obbligatoria o Qualsiasi altro programma di formazione professionale approvato dall autorità competente L azienda soggetta all audit garantisce che le formazioni interne siano organizzate in modo tale da permettere la partecipazione dei giovani lavoratori. Gli orari delle formazioni non devono coincidere con quelli in cui il giovane lavoratore frequenta le lezioni a scuola o nell ambito della propria formazione professionale, in quanto tale atteggiamento potrebbe essere considerato una forma di discriminazione. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che gli orari di lavoro non pregiudichino i giovani lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I giovani lavoratori sono soddisfatti dei propri orari di lavoro? Sono state organizzate delle formazioni interne in orari non frequentabili dai giovani lavoratori? I supervisori sono a conoscenza degli orari di lavoro dei giovani lavoratori? Adottano provvedimenti per garantire che essi non superino il monte ore giornaliero di 10 ore da ripartire complessivamente tra lavoro, scuola e trasporti? Sono presenti casi in cui i giovani lavoratori sono stati promossi in seguito alla loro conclusione del proprio percorso di formazione professionale? 9.3. DOMANDA FONDAMENTALE: 9.3 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit stabilisce i meccanismi necessari per prevenire, identificare e mitigare danni arrecati a giovani lavoratori? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit stabilisce i meccanismi per non pregiudicare i giovani lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: La valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e il relativo piano d azione prestano particolare attenzione ai giovani lavoratori I lavoratori e i loro rappresentanti vengono consultati e coinvolti nel processo di identificazione delle misure più adeguate in materia di prevenzione e di miglioramento Le misure di miglioramento sono registrate in maniera adeguata e applicate quando possibile amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 150

152 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per stabilire i meccanismi necessari per non pregiudicare i giovani lavoratori sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Nel registro degli incidenti sono presenti casi che dimostrano che sono state applicate misure di miglioramento in casi con giovani lavoratori coinvolti? Sono state fatte esperienze negative da cui è stato appreso qualcosa? In caso di risposta affermativa, in che modo è stato integrato quanto appreso nel piano di azione in materia di salute e sicurezza sul lavoro? Sono presenti misure speciali in materia di prevenzione e di miglioramento che sono state sviluppate per le giovani lavoratrici? I supervisori sono a conoscenza delle misure di prevenzione e di miglioramento per evitare di pregiudicare i giovani lavoratori? 9.4 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit mira a garantire che i giovani lavoratori abbiano accesso a meccanismi di lamentela efficaci? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit garantisce ai giovani lavoratori l accesso a meccanismi di lamentela efficaci, l auditor deve valutare almeno se: I giovani lavoratori ricevono una formazione speciale in merito a come presentare una lamentela I giovani lavoratori vengono informati adeguatamente in merito alle forme di sostegno a loro disposizione per la presentazione di una lamentela I giovani lavoratori hanno ricevuto la formazione in questione indipendentemente dalla loro tipologia di contratto (stagionale, in subappalto o diretto) L azienda soggetta all audit tiene i registri delle formazioni fornite ai giovani lavoratori in merito all esistenza e al ricorso al meccanismo di lamentela Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che i giovani lavoratori abbiano accesso a meccanismi di lamentela efficaci sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I giovani lavoratori sono soddisfatti della qualità delle formazioni ricevute? Comprendono le fasi del processo di presentazione di una lamentela e sanno a chi rivolgersi per ottenere supporto? L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione a garantire accesso al meccanismo di lamentela alle giovani lavoratrici? Sono state presentate lamentele da parte di giovani lavoratori? Sono state presentate lamentele relative a eventuali negligenze nella protezione dei giovani lavoratori? Cosa è stato appreso dalle esperienze passate? In che modo quanto è stato appreso dalle esperienze passate viene integrato nel meccanismo di lamentela? I supervisori sono sensibilizzati e istruiti in modo da fungere da supporto per i giovani lavoratori che vogliano avere accesso e utilizzare il meccanismo di lamentela? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 151

153 9.5 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit mira a garantire che i giovani lavoratori abbiano ricevuto una consona formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro e abbiano accesso ai programmi formativi in merito? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l auditor garantisce che i giovani lavoratori hanno ricevuto una formazione adeguata in materia di salute e sicurezza sul lavoro, l auditor deve almeno valutare se: I giovani lavoratori ricevono una formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro relativa ai rischi specifici che affrontano in quanto giovani lavoratori e ai rischi specifici delle loro mansioni. L azienda soggetta all audit ha documentato tali formazioni, riportando: Date, programma (non sovrapposti agli orari scolastici o agli orari dei corsi di formazione professionale) Contenuti Nome del trainer e qualificazioni Lista dei partecipanti con firme dei presenti Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che i giovani lavoratori ricevano formazioni adeguate in materia di salute e sicurezza sul lavoro sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I giovani lavoratori sono soddisfatti della qualità delle formazioni ricevute? Comprendono i rischi specifici legati alle proprie mansioni e come affrontarli? Sono stati sviluppati canali di comunicazione interna per i giovani lavoratori affinché possano segnalare le loro preoccupazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro? L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione alle giovani lavoratrici? Sono state presentate lamentele relative a eventuali negligenze nella protezione dei giovani lavoratori? Cosa è stato appreso dalle esperienze passate? In che modo quanto appreso è stato integrato nel piano di azione in materia di salute e sicurezza sul lavoro? I supervisori vengono sensibilizzati e istruiti in modo da fungere da supporto per i giovani lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro? 9.6 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha una buona panoramica di tutti i giovani lavoratori nel proprio sito di produzione? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit cerca di avere una panoramica di tutti i propri giovani lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit comprende che i giovani lavoratori sono una categoria più vulnerabile rispetto alla maggior parte dei lavoratori L azienda soggetta all audit si impegna ulteriormente per il monitoraggio delle condizioni dei giovani lavoratori L azienda soggetta all audit ha una buona panoramica dei cicli di lavoro dei giovani lavoratori all interno dell organizzazione Per cicli di lavoro si intendono: o Processi di reclutamento o Remunerazione o Orari di lavoro amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 152

154 o o o Misure disciplinari Promozioni Formazioni e cessazioni dei rapporti di lavoro L azienda soggetta all audit raccoglie e conserva registri specifici relativi ai giovani lavoratori amfori BSCI mette a disposizione il Modello 7: Dati sui giovani lavoratori per la raccolta delle informazioni minime necessarie relative ai giovani lavoratori. Tali registri devono essere tenuti in conformità con la normativa nazionale per il trattamento delle informazioni riservate. Si rimanda anche all area di performance 13: Commercio etico. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se la panoramica dell azienda soggetta all audit relativa a tutti i giovani lavoratori assunti è completa e in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza del numero di giovani lavoratori assunti nell azienda o nell organizzazione di produttori? L azienda soggetta all audit tiene registri precisi relativi ai giovani lavoratori? Dai registri è possibile comprendere il loro ciclo di lavoro? Sono presenti esempi di giovani lavoratori che abbiano ricevuto promozioni e/o siano stati soggetti a misure disciplinari? La remunerazione dei giovani lavoratori è in linea con il loro grado di responsabilità? Sono presenti regolamenti specifici per la remunerazione degli apprendisti? Qualora l azienda soggetta all audit disponga di una policy per cui non vengono assunti giovani lavoratori, quali sono le motivazioni di tale decisione? L azienda soggetta all audit è a conoscenza delle ripercussioni di tale policy? Le informazioni personali dei giovani lavoratori vengono trattate con rispetto? Documenti legati all area di performance in questione Documentazione relativa a tutte le formazioni offerte ai giovani lavoratori Valutazione dei rischi e relativo piano d azione con provvedimenti specifici per tutelare i giovani lavoratori e le giovani lavoratrici Registri generali dei giovani lavoratori Panoramica del ciclo di lavoro dei giovani lavoratori Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Modello 7: Dati sui giovani lavoratori Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 153

155 Area di performance 10: Divieto di occupazione precaria L occupazione precaria arreca gravi danni alla società in generale. A causa di essa i lavoratori restano in condizioni di instabilità e insicurezza e viene compromessa la pianificazione delle loro vite. Più precisamente i lavoratori precari sono soggetti a un tasso maggiore di questioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Un tale impatto amplifica il divario di genere e peggiora la situazione dei lavoratori migranti. Le condizioni generali di paura e di insicurezza dissuadono inoltre i lavoratori dall esercizio dei propri diritti, facendoli così divenire ancora più vulnerabili nei confronti di rapporti di lavoro precari Sussistono prove soddisfacenti del fatto che i rapporti di lavoro dell azienda soggetta all audit non sono precari per i lavoratori? La precarietà può essere una condizione condivisa sia dai lavoratori permanenti che da quelli temporanei. Lavoratori temporanei: La definizione di lavoro permanente e temporaneo (es. stagionale) è solitamente regolata a norma di legge. In caso contrario sono considerati temporanei i contratti che hanno termini predefiniti o che terminano alla conclusione di un progetto. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit garantisce che i propri rapporti di lavoro non siano precari, l auditor deve valutare almeno se: I rapporti di lavoro non provocano insicurezza ai lavoratori. Di seguito vengono riportati esempi di insicurezze provocate dai rapporti di lavoro: o I lavoratori sono privati della sicurezza sociale o Vengono utilizzati contratti di lavoro stagionale al posto di contratti per posizioni permanenti o Le pratiche di reclutamento e di licenziamento impediscono il consolidamento dei diritti dei lavoratori L azienda soggetta all audit sottopone a monitoraggio i cicli di lavoro per verificare se i lavoratori vengono sempre rispettati. Le fasi di monitoraggio riguardano: o Processi di reclutamento o Remunerazione o Orari di lavoro o Misure disciplinari o Promozioni o Formazioni o Cessazioni del rapporto di lavoro L azienda soggetta all audit non fa ricorso ad accordi di lavoro temporanei per fare fronte a carichi di lavoro dai termini non predefiniti L azienda soggetta all audit non abusa dei periodi di prova: o La loro durata è conforme alla legge: la normativa nazionale spesso identifica come periodo di prova i primi mesi di un rapporto di lavoro La durata massima del periodo di prova è frequentemente sancita dalla normativa nazionale o Lo scopo di tali periodi è di mettere alla prova il rapporto di lavoro sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Solitamente sono caratterizzati da tempistiche particolari per la cessazione del contratto, mentre gli altri doveri del datore di lavoro quali la remunerazione e la fornitura di sicurezza sociale restano invariati amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 154

156 Buone prassi: L azienda soggetta all audit definisce le condizioni e gli orari di lavoro prendendo in considerazione i lavoratori che sono genitori o che assistono famigliari anziani. L auditor deve attestare tali azioni nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi. Qualsiasi altra pratica contrattuale in aggiunta ai requisiti legali e volta alla creazione di condizioni di lavoro favorevoli e sicure verrà identificata come buona prassi. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che i rapporti di lavoro non siano precari sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza delle pratiche che potrebbero rendere precari i rapporti di lavoro? L azienda soggetta all audit tiene registri precisi relativi ai cicli di lavoro dei lavoratori? Sono presenti indicazioni relative a pratiche di lavoro che potrebbero portare a insicurezza? Sono state presentate lamentele relative a pratiche di occupazione potenzialmente precaria (incluse lamentele nei confronti di soci dell organizzazione dei produttori)? I lavoratori e i loro rappresentanti vengono coinvolti al momento della definizione degli orari di lavoro, delle formazioni e delle misure disciplinari da parte dell azienda soggetta all audit? I soci delle organizzazioni dei produttori sono a conoscenza delle questioni legate all occupazione precaria e ricevono consulenze in merito alle procedure e agli accordi di reclutamento? I lavoratori che sono genitori o assistono famigliari anziani vengono considerati da parte dell azienda soggetta all audit? 10.2 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit assume i lavoratori con rapporti di lavoro riconosciuti e documentati? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit assume i lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: Il rapporto di lavoro è in linea con il quadro che fornisce maggiori tutele ai lavoratori: o Normativa nazionale o Consuetudini o prassi o Norme internazionali di lavoro Il rapporto di lavoro è comprovato da prove documentali in cui vengono illustrati i diritti e i doveri del lavoratore. I contratti sono una possibilità fra tante (es. il regolamento di lavoro viene illustrato tramite l impiego di poster) L azienda soggetta all audit si impegna ulteriormente per garantire che i lavoratori comprendano le proprie condizioni di lavoro, in particolare quando essi: o Hanno difficoltà a leggere e scrivere o Sono immigrati / stranieri o Sono assunti per un periodo stagionale breve o tramite accordi orali secondo le consuetudini locali L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione in caso di ricorso ad agenzie di reclutamento. Viene prestata attenzione anche al fatto che l azienda soggetta all audit: o Abbia una buona panoramica delle tempistiche, delle modalità e del grado di retribuzione di tali lavoratori (da verificare tramite controlli incrociati e tramite interviste con i lavoratori) o Mantenga aggiornati i registri relativi a tali lavoratori amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 155

157 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di assunzione adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza del quadro per l occupazione che fornisce maggiori tutele ai lavoratori? (Es. i rapporti di lavoro secondo le consuetudini locali forniscono prestazioni sociali aggiuntive) I soci dell organizzazione di produttori sono a conoscenza del quadro per l occupazione che fornisce tutele ai propri lavoratori (lavoratori stagionali e temporanei inclusi)? L azienda soggetta all audit tiene registri precisi relativi ai cicli di lavoro dei lavoratori? Che tipi di ulteriori impegni vengono presi dall azienda soggetta all audit per garantire che i lavoratori vulnerabili comprendano i termini delle proprie condizioni di lavoro? I lavoratori vulnerabili sono pienamente a conoscenza delle proprie condizioni di lavoro? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? Sono state presentate lamentele relative a eventuali rapporti di lavoro non riconosciuti (eventualmente anche a livello di soci dell organizzazione di produttori)? 10.3 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori informazioni comprensibili prima della loro assunzione? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori informazioni comprensibili prima della loro assunzione, l auditor deve valutare almeno se le informazioni fornite sono: Comprensibili: L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per facilitare la comprensione delle informazioni relative alle condizioni d impiego. Per fare questo può essere necessario: o Effettuare traduzioni nella lingua dei lavoratori o Fornire materiali di supporto in formato audio e video per i lavoratori disabili e per i lavoratori che hanno difficoltà a leggere e scrivere Precise: Le informazioni si riferiscono a diritti, doveri e condizioni di occupazione che saranno effettivamente applicate in seguito all assunzione del lavoratore. Sono incluse informazioni relative a: o Orari di lavoro o Formazioni o Periodi di riposo e ferie o Remunerazione e termini di pagamento o Meccanismo di lamentela Tempestive: L azienda soggetta all audit fornisce le informazioni prima dell inizio del rapporto di lavoro Reclutamento indiretto: L azienda soggetta all audit fornisce le medesime informazioni necessarie ai lavoratori assunti tramite agenzie di reclutamento, subappaltatori in materia di lavoro e intermediari. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 156

158 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di assunzione adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza dei diritti e dei doveri dei lavoratori? Li illustra in modo semplice? Parla altre lingue o dialetti che potrebbero essere mezzi di comunicazione preferiti dai lavoratori? In che modo vengono informati dei propri diritti i lavoratori che sono assunti tramite agenzie di reclutamento o subappaltatori in materia di lavoro? Che tipi di impegni ulteriori vengono assunti dall azienda soggetta all audit per garantire che i lavoratori vulnerabili comprendano le proprie condizioni di lavoro? I lavoratori vulnerabili sono pienamente a conoscenza delle proprie condizioni di lavoro? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? I soci dell organizzazione di produttori sono a conoscenza del proprio dovere di fornire informazioni precise ai lavoratori prima della loro assunzione? 10.4 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non usa i rapporti di lavoro in modo chiaramente contrario allo scopo della legge? Determinati rapporti di lavoro possono rischiare di mettere ulteriormente a repentaglio i diritti dei lavoratori. Ciò vale per: I programmi di apprendistato: qualora non vengano utilizzati per far acquisire competenze o per fornire occupazione regolare Il lavoro stagionale e di contingenza: qualora utilizzati per flussi di lavoro permanenti che richiederebbero l assunzione di lavoratori permanenti I contratti di sola manodopera: qualora l agente o l intermediario utilizzi la propria posizione per compromettere i diritti dei lavoratori Il subappalto: qualora utilizzato per evitare di raggiungere il numero minimo di lavoratori che consenta di eleggere rappresentanti dei lavoratori o che conferisca il diritto a costituirsi in sindacati Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit utilizza i rapporti di lavoro, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit comprende che tali rapporti di lavoro possono mettere a repentaglio i diritti dei lavoratori qualora utilizzati in modo sbagliato L azienda soggetta all audit utilizza tali rapporti di lavoro in conformità con le finalità sancite dalla legge L azienda soggetta all audit è in grado di illustrare la logica imprenditoriale delle proprie pratiche di subappalto e dimostrare il rispetto dei diritti dei lavoratori Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di utilizzo dei rapporti commerciali dell azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza degli ulteriori rischi legati a tali rapporti di lavoro? In che modo i lavoratori assunti a tali condizioni illustrano i propri diritti e doveri? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? I soci dell organizzazione di produttori sono consapevoli dei rischi relativi a rapporti di lavoro illegali? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 157

159 Documenti legati all area di performance in questione Contratti di impiego e/o poster in cui vengono illustrati i diritti e i doveri dei lavoratori Registri e procedure di reclutamento e licenziamento Panoramica dei subappaltatori Panoramica delle posizioni da apprendista assegnate all interno dell azienda Panoramica dei lavoratori stagionali Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 158

160 Area di performance 11: Divieto di lavoro forzato Il lavoro coatto o forzato non è accettabile in alcuna circostanza. Deve essere fatto tutto il possibile di modo che non abbia luogo alcuna forma di lavoro forzato all interno della catena di fornitura, in azienda e nella sfera di influenza dell azienda. I rischi di lavoro forzato non sono determinati esclusivamente dalle condizioni di lavoro in fabbrica o nelle aziende agricole: le cause profonde di tale fenomeno sono da ritrovarsi anche all interno del processo di reclutamento. I lavoratori possono essere sfruttati da parte di agenti senza scrupoli prima ancora di mettere piede in fabbrica o nell azienda agricola. Per prevenire tali questioni i datori di lavoro devono utilizzare processi di due diligence accurati nei confronti dei partner commerciali che si occupano del reclutamento della forza lavoro (agenzie di reclutamento, intermediari di lavoro e subappaltatori in materia di lavoro) DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non assume lavoratori sotto forma di schiavitù, di lavoro forzato, coatto, obbligato, involontario o nell ambito della tratta degli esseri umani? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit garantisce di non essere coinvolta in lavoro forzato, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit attua una strategia di due diligence per evitare qualsiasi forma di lavoro forzato per i propri lavoratori diretti e per quelli reclutati tramite agenti e subappaltatori in materia di lavoro. I membri del direttivo e, in particolare, i supervisori e i responsabili delle risorse umane sono consapevoli delle procedure definite per ridurre al minimo i rischi di lavoro forzato L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per definire ciò che può essere considerato come lavoro forzato e quali pratiche di assunzione possono comportare tale rischio I lavoratori devono avere permessi di lavoro validi L assunzione della forza lavoro da parte dell azienda soggetta all audit non comporta rischi eventuali o effettivi di lavoro forzato. Ad esempio: o Mancato consenso dei lavoratori a svolgere attività lavorative o Crudeltà intenzionale o Coercizione (es.schiavitù per debito, limitazione alla libertà di movimento, violenza, minacce o intimidazioni) o Obbligo di assunzione dei costi legati al reclutamento (si rimanda in merito all Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile) L azienda soggetta all audit non richiede ai lavoratori di lasciare come cauzione documenti personali o proprietà personali fondamentali L azienda soggetta all audit non ricorre a trattenute su stipendi illegali né effettua prestazioni illegali I lavoratori non lavorano in condizioni di servitù (es. concessione di visti, alloggi, lavoro in cambio di formazione e istruzione) Ai lavoratori viene concesso il diritto alla cessazione del proprio rapporto lavorativo liberamente a condizione che diano un ragionevole preavviso al datore di lavoro Ai lavoratori è concesso di lasciare la sede di lavoro alla fine del proprio orario di lavoro Nel caso in cui l azienda soggetta all audit impieghi agenti di sicurezza (armati o meno) viene garantito che non trattengano i lavoratori amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 159

161 Ai lavoratori è permesso di lasciare il sito di produzione e/o gli alloggi nel loro tempo libero senza dovere richiedere alcun permesso. Le restrizioni di sicurezza devono essere formulate per tutelare i lavoratori, non per limitare il loro movimento. Ai lavoratori è concesso di scegliere un alloggio al di fuori di quello offerto dal datore di lavoro, se applicabile Nei paesi in cui la normativa applicabile è in contrasto con il principio relativo al divieto di lavoro forzato (es. ai lavoratori migranti non è concesso di cambiare datore di lavoro per un dato numero di anni) l auditor verificherà solamente se il produttore sta applicando provvedimenti adeguati per prevenire il rischio di lavoro forzato (es. vengono fornite informazioni sufficienti relative alle condizioni di lavoro prima dell assunzione o viene illustrata la procedura per la cessazione di un contratto e per il rientro nel paese d origine). Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per evitare coinvolgimenti in casi di lavoro forzato sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza del rischio aggiuntivo di lavoro forzato legato all utilizzo di intermediari da parte dell azienda soggetta all audit? L azienda soggetta all audit comprende i rischi del lavoro forzato? Presta particolare attenzione a evitare tali rischi? I soci di dell organizzazione di produttori sono sensibilizzati in merito ai rischi del lavoro forzato e alla necessità di definire misure preventive? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? Sono state presentate lamentele relative a eventuale lavoro forzato? Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza del dovere dell azienda soggetta all audit di garantire protezione alle vittime del lavoro forzato? Istruzioni specifiche per il lavoro carcerario: Lavoro carcerario: Stando alla definizione più nota e precisa del termine, per lavoro carcerario si intende una forma di occupazione per i detenuti. Tale lavoro non costituisce di per sé una violazione dei diritti umani qualora vengano soddisfatte determinate condizioni quali: I detenuti svolgono lavori a titolo volontario, senza essere sottoposti a pressione o minacce di punizioni Il lavoro è svolto in condizioni analoghe a un rapporto di lavoro libero (in termini di livello salariale, sicurezza sociale e salute e sicurezza sul lavoro) nel limite delle condizioni possibili per i detenuti Ciò significa che se l azienda soggetta all audit fa ricorso (diretto o indiretto) a detenuti per le proprie attività l auditor dovrà verificare che il lavoro venga svolto in conformità con la normativa nazionale e le Convenzioni ILO 29 e 105. Ad ogni modo amfori BSCI consiglia agli aderenti amfori BSCI di non collaborare con partner commerciali che ricorrano a lavoro carcerario in Cina in quanto i detenuti in tale paese sono spesso costretti a lavorare in condizioni che contravvengono agli standard internazionali in materia di lavoro e di diritti umani in quanto: I diritti dei detenuti lavoratori non sono soggetti alla normativa cinese in materia di contratti di lavoro né a quella in materia di lavoro bensì rientrano nel campo d applicazione del diritto carcerario e del diritto penale. I diritti dei lavoratori (incluse le tariffe degli straordinari) non vengono rispettati in maniera adeguata né integrale amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 160

162 Le leggi relative alle carceri locali e in materia di diritto penale che regolano il lavoro carcerario comprendono termini espliciti che indicano la mancata applicazione del salario minimo legale per il lavoro carcerario, la cui retribuzione avviene a discrezione/in base alle decisioni delle singole direzioni carcerarie A causa del regolamento penitenziario per gli auditor è impossibile svolgere audit completi amfori BSCI nelle aree di lavoro carcerarie Gli aderenti amfori BSCI non devono ricorrere a lavoro carcerario in Cina. Qualora tale pratica dovesse emergere durante un audit amfori BSCI gli auditor devono segnalarla in quanto questione Tolleranza Zero secondo il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI (si rimanda in merito all Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI). Tale raccomandazione può essere soggetta a modifiche future qualora la normativa cinese dovesse subire emendamenti volti a garantire ai detenuti lavoratori le medesime tutele degli altri lavoratori (con particolare riguardo alle condizioni di lavoro dignitose). Istruzioni specifiche per lo sumangali: Il termine sumangali fa riferimento a determinate pratiche di reclutamento e trattenimento dei lavoratori nel settore della filatura nonché nel comparto tessile e dell abbigliamento in India. Attraverso tali pratiche vengono tipicamente reclutate giovani non sposate in villaggi rurali, destinate a lavorare nelle filande per alcuni anni. La caratteristica peculiare dello sumangali è la trattenuta di una parte notevole del salario delle lavoratrici da parte del datore di lavoro, mentre ad esse viene promessa una somma forfettaria al termine del contratto. Lo sumangali comporta solitamente un rigido monitoraggio e controllo dei movimenti delle giovani lavoratrici al di fuori degli orari di lavoro per assicurarsi che esse dormano in alloggi designati forniti dal datore di lavoro. L erogazione di un pagamento forfettario prima del matrimonio e l ambiente di vita delle giovani lavoratrici, soggetto a controlli e supervisioni, sono ben visti da molte famiglie rurali appartenenti a caste inferiori che vivono ai margini della società e spesso non hanno altre alternative economiche. L isolamento di tali giovani lavoratrici e le difficoltà economiche delle loro famiglie rendono le giovani estremamente vulnerabili e fanno aumentare notevolmente il rischio dell inosservanza di molti dei loro diritti sul posto di lavoro. Ad esempio gli studi mostrano che la somma forfettaria che deve essere versata al termine del contratto delle lavoratrici viene spesso trattenuta illegalmente dal loro salario. Tale trattenuta priva le lavoratrici del loro diritto a una remunerazione dignitosa e porta spesso a situazioni di lavoro forzato. amfori BSCI non approva la pratica dello sumangali in nessuna sua forma e fornisce istruzioni ai propri auditor affinché essi seguano le relative istruzioni specifiche per lo sumangali pubblicate da Social Accountability International nell aprile del Agli auditor è inoltre richiesto di controllare con attenzione i subfornitori che utilizzano le fabbriche per verificare che sia presente un sistema di gestione funzionante. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 161

163 11.2 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit agisce in modo rigoroso e diligente in caso di assunzione o reclutamento diretto o indiretto di lavoratori migranti? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei modi in cui l azienda soggetta all audit agisce con diligenza durante il reclutamento di lavoratori migranti, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit comprende che i lavoratori migranti sono più vulnerabili rispetto alle altre categorie di lavoratori nei confronti di eventuali coinvolgimenti in situazioni di lavoro forzato L azienda soggetta all audit presta attenzione ed è vigile nei confronti nell occupazione indiretta (es. tramite agenzie di reclutamento, intermediari o subappaltatori in materia di lavoro) L azienda soggetta all audit attribuisce attenzione inequivocabile e apporta eventuali miglioramenti ai seguenti aspetti: o Assenza di tutele da parte dello stato (sia da parte del paese d origine che da parte del paese ospitante) o Schiavitù per debiti (es. il lavoratore è stato costretto ad assumersi i costi legati al proprio reclutamento da parte dell agenzia e non dispone di condizioni di occupazione trasparenti in merito a trattenute e remunerazione) o Limitazione alla libertà di movimento (visti, documenti di viaggio o effetti personali fondamentali sono trattenuti dall agenzia o dal datore di lavoro. I lavoratori che non comprendono la lingua del paese ospitante possono incorrere in limitazioni maggiori alla propria libertà di movimento). o Nel comparto agricolo qualsiasi coltivazione organizzata su una base comunale secondo la legge o i costumi locali non viene considerata una coltivazione obbligatoria come da Convenzione ILO 29 (art. 19.2) Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di reclutamento dei migranti adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Il responsabile delle risorse umane è a conoscenza del maggiore rischio di lavoro forzato legato al reclutamento di lavoratori migranti? L azienda soggetta all audit ha adottato ulteriori misure preventive in merito? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? Sono state presentate lamentele relative a eventuali violazioni dei diritti dei lavoratori migranti? 11.3 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit non sottopone i lavoratori a trattamenti disumani o degradanti, a punizioni corporali, a insulti o a coercizione fisica o psicologica? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità con cui l azienda soggetta all audit garantisce che i lavoratori non siano sottoposti a trattamenti degradanti, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit comprende cosa si intenda per trattamento degradante I lavoratori sono soggetti a trattamenti degradanti amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 162

164 L azienda soggetta all audit non tollera le punizioni corporali o le coercizioni fisiche in quanto misure disciplinari dell azienda in questione I supervisori ricevono istruzioni di non punire mai i lavoratori con punizioni corporali o psicologiche, qualora tale divieto non debba essere rispettato essi dovranno affrontare le conseguenze delle proprie azioni L azienda soggetta all audit presta particolare attenzione a evitare atteggiamenti degradanti nei confronti dei lavoratori più vulnerabili (quali lavoratori migranti, lavoratori stagionali, giovani lavoratori o lavoratrici in stato di gravidanza) Qualora vengano messi a disposizione alloggi collettivi, i dormitori garantiscono condizioni di funzionamento nel rispetto della dignità dei lavoratori. Ad esempio: o Letti separati gli uni dagli altri o Armadietti separati per ogni lavoratore per riporre gli effetti personali o Alloggi separati per uomini e donne Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per garantire che i lavoratori non ricevano trattamenti degradanti sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. I membri del direttivo e, in particolare, i supervisori sono consapevoli del fatto che punizioni o trattamenti degradanti nei confronti dei lavoratori non sono permessi? Comprendono le conseguenze da affrontare in caso di contravvenzione a tale regola? L azienda soggetta all audit applica ulteriori misure preventive per evitare punizioni o trattamenti degradanti dei lavoratori? I rappresentanti dei lavoratori vengono coinvolti per avere ulteriori fonti d informazione? Sono state presentate lamentele relative a eventuali punizioni o trattamenti degradanti nei confronti dei lavoratori? 11.4 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit ha redatto per iscritto tutte le procedure disciplinari e le ha illustrate oralmente ai lavoratori in modo chiaro e comprensibile? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit stabilisce misure disciplinari per i lavoratori, l auditor deve valutare almeno se: Il datore di lavoro applica misure disciplinari solo in caso di questioni in materia di lavoro, condotta o assenze ingiustificate Le misure e le procedure disciplinari sono redatte per iscritto, i lavoratori le conoscono e possono avere facilmente accesso ad esse. Esse illustrano: o o o I tipi di performance e i comportamenti che possono portare a misure disciplinari I tipi di misure che possono essere adottate dal datore di lavoro Il processo decisionale per l adozione delle misure disciplinari Le procedure disciplinari devono recare il nome di una persona (solitamente un rappresentante dei lavoratori o un appartenente alle risorse umane) che deve fungere di supporto per i lavoratori che vogliano esprimere il proprio punto di vista o il proprio disaccordo nei confronti di qualsiasi misura disciplinare Le misure disciplinari non devono rappresentare un modo per appropriarsi indebitamente di denaro dei lavoratori da parte dell azienda soggetta all audit. Deve essere prestata particolare attenzione a imposizioni di commissioni o trattenute che possono essere illegali (per approfondimenti sulle trattenute illegali si rimanda all area di performance 5: Equa remunerazione e all Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 163

165 Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per definire misure disciplinari sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. Le misure disciplinari sono coerenti e in conformità con la normativa vigente? Sono presenti prove documentali in merito alla loro applicazione? I lavoratori sono a conoscenza delle misure disciplinari e ne comprendono il contenuto e le conseguenze? I rappresentanti dei lavoratori vengono consultati e coinvolti? Sono presenti misure disciplinari che potrebbero rappresentare una forma di discriminazione di genere o di altro tipo? Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali relative a formazioni organizzate per i lavoratori, il direttivo e le risorse umane (es. lista delle presenze con firme) Prove documentali delle misure disciplinari Contratti di impiego, compresi quelli del personale adibito alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi Prove documentali dei procedimenti disciplinari e delle misure intraprese Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Documento di posizione relativo allo sumangali Documento di posizione relativo al lavoro carcerario in Cina Linee guida per il reclutamento interno Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 164

166 Area di performance 12: Tutela ambientale NOTA BENE: L auditor non deve monitorare la presente area di performance qualora l azienda principale soggetta all audit disponga di un certificato valido GlobalGAP. La creazione di policy e procedure in materia ambientale rispecchia la responsabilità di un azienda di rispettare le leggi, ridurre al minimo il proprio impatto ambientale e apportare un contributo positivo allo sviluppo a lungo termine. Nell ambito della due diligence aziendale in materia di diritti umani non va trascurato il diritto a un ambiente salubre, il quale deve essere parte integrante della due diligence di un azienda Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit identifica costantemente gli impatti significativi e le implicazioni ambientali associate alle proprie attività? Le aziende commerciali devono sottoporre costantemente a verifica gli impatti delle proprie operazioni per prevenire o ridurre al minimo il proprio impatto ambientale nei confronti delle comunità circostanti, delle risorse e dei lavoratori nella catena di fornitura. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit valuta il proprio impatto ambientale, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit verifica e determina il proprio impatto ambientale considerando tutti i processi della propria attività commerciale (siano essi legati a una produzione industriale o agricola) L azienda soggetta all audit definisce piani per ridurre al minimo i propri impatti negativi sull ambiente, considerando obbiettivi, misure di miglioramento e meccanismi di monitoraggio L azienda soggetta all audit considera nella valutazione d impatto tutti i nuovi processi e le attrezzature di recente adozione (es. tutto ciò viene riportato nelle modifiche al piano di miglioramento) L azienda soggetta all audit comprende chiaramente il modo in cui essa ha un impatto sulle comunità circostanti, sulle risorse naturali e sui propri lavoratori L azienda soggetta all audit ha un intervallo di tempo predefinito per svolgere tali valutazioni d impatto ambientale e nomina personale competente per il loro svolgimento. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per la valutazione del proprio impatto aziendale sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit è stata soggetta a sanzioni a seguito di pratiche di gestione ambientale non adeguate? È presente un meccanismo di lamentela per la gestione di questioni in materia ambientale sollevate dalle comunità situate nelle vicinanze dell azienda? La persona incaricata di svolgere le valutazioni d impatto è qualificata per tale compito? È presente una procedura per garantire uno svolgimento regolare delle valutazioni d impatto? I lavoratori e i soci dell organizzazione di produttori sono sensibilizzati e formati relativamente agli impatti significativi e le implicazioni ambientali legate alle proprie operazioni? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 165

167 12.2 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit dispone di procedure in atto per garantire l integrazione della normativa locale in materia ambientale all interno del proprio modello aziendale? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle procedure, l auditor deve valutare almeno che l azienda soggetta all audit: Disponga di policy e procedure per recepire le leggi ambientali pertinenti alle proprie attività Abbia fatto di tali policy e procedure una componente evidente della propria cultura aziendale e organizzativa Disponga di meccanismi per garantire: o L identificazione continua di leggi in materia ambientale o La definizione di requisiti specifici applicabili alle proprie attività quotidiane o L identificazione di fonti d informazione sulle leggi in materia ambientale quali: - siti web specializzati - pubblicazioni di esperti settoriali - servizi su misura da parte di aziende specializzate Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per sviluppare procedure al fine di recepire le leggi in materia ambientale sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. È presente un meccanismo di lamentela per la gestione delle questioni ambientali sollevate dalle comunità situate nelle vicinanze dell azienda? La persona incaricata della creazione della procedura è qualificata? La procedura è regolarmente soggetta a revisioni? 12.3 Sussistono prove soddisfacenti dei permessi e delle licenze ambientali necessari dell azienda soggetta all audit? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei permessi e delle licenze disponibili, l auditor deve valutare almeno se: Vengono messi a disposizione i permessi e le licenze ambientali necessari a norma di legge per lo svolgimento delle specifiche attività aziendali in questione e se tale documentazione è valida Qualora i permessi e le licenze non dovessero essere validi: o L azienda soggetta all audit ha intrapreso tutte le misure per sollecitare il rinnovo delle licenze e/o dei permessi da parte delle autorità competenti o Deve essere considerato qualsiasi ritardo dovuto ai processi burocratici di tali autorità. In tale contesto deve essere messa a disposizione della documentazione che confermi tale ritardo burocratico. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se i permessi e le licenze disponibili e/o l impegno da parte dell azienda soggetta all audit per ottenerli sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende l importanza di avere tali permessi/licenze? Tali documenti sono pertinenti alle attività commerciali svolte? I permessi in questione devono essere rinnovati regolarmente? Con che frequenza? Sono stati certificati in modo corretto e di recente? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 166

168 12.4 Sussistono prove soddisfacenti del fatto i rifiuti vengono gestiti in modo da non provocare inquinamento ambientale? Sono presenti aree in zona in cui lo smaltimento e/o la separazione dei rifiuti non sono gestite da enti pubblici e che possono portare alla dispersione dei rifiuti nell ambiente. Anche in caso di assenza di regolamenti nazionali in materia, l azienda non deve disperdere i rifiuti nell ambiente né incenerirli all aria aperta. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit gestisce i propri rifiuti, l auditor deve valutare almeno: In che modo l azienda soggetta all audit gestisce i rifiuti, inclusi gli imballaggi, le sostanze chimiche e i contenitori per prodotti chimici utilizzati nel comparto agricolo Se l azienda soggetta all audit presta particolare attenzione alle acque contaminate a causa di processi industriali, alle acque reflue agricole e alle acque pericolose Se l azienda soggetta all audit dispone di procedure in atto per: o Identificare e separare i tipi di rifiuti prodotti (pericolosi/non pericolosi, con/senza imballaggio) o Definire i requisiti di movimentazione specifici (es. smaltimento tramite un agente autorizzato o in luoghi specializzati designati) o Sensibilizzare i lavoratori in merito ai rifiuti prodotti in azienda e al loro corretto smaltimento o Evitare la dispersione dei rifiuti nell ambiente o Evitare l incenerimento dei rifiuti all aria aperta o Smaltire la plastica e i contenitori di prodotti chimici vuoti senza comportare alcun rischio ambientale né danni a persone o Definire e utilizzare aree per lo stoccaggio e lo smaltimento di rifiuti pericolosi o Garantire sistemi di monitoraggio e di depurazione delle acque reflue prodotte in conformità con la normativa vigente e i permessi in possesso o Prevenire lo smaltimento di sostanze inquinanti nelle acque e ripristinare la qualità dell acqua Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di gestione dei rifiuti adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende l importanza di una gestione dei rifiuti corretta? Le pratiche di gestione dei rifiuti sono pertinenti alle attività commerciali svolte? I lavoratori sono a conoscenza delle policy e delle procedure per la gestione dei rifiuti? Sono state presentate lamentele relative a un eventuale gestione irregolare dei rifiuti da parte dell azienda? L azienda soggetta all audit è stata soggetta a sanzioni a seguito di pratiche di gestione dei rifiuti non adeguate? In caso di risposta affermativa, cosa è stato appreso da tali esperienze? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 167

169 12.5 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che le risorse idriche vengono gestite nel rispetto dell ambiente, preservando in particolare le fonti locali? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit gestisce le acque, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit dispone di meccanismi in atto per promuovere la conservazione delle risorse idriche e ridurne lo spreco. Ciò vale sia per le acque utilizzate per scopi industriali e agricoli sia per quelle destinate al consumo personale. Tali meccanismi comprendono: Utilizzo delle risorse idriche autorizzato (quando richiesto dalle autorità/leggi in materia) Adeguata identificazione di sorgenti d acqua, fiumi, laghi e altri ecosistemi acquatici in zona Valutazioni dei rischi documentate che giustifichino le decisioni di gestione dell uso delle risorse idriche (es. irrigazione agricola) Sensibilizzazione dei lavoratori volta alla riduzione degli sprechi di risorse idriche (es. nel sistema d irrigazione) Procedure per un utilizzo razionale delle risorse idriche e un loro riutilizzo qualora possibile Tenuta dei registri sullo stato di conservazione/sulla salubrità delle fonti d acqua utilizzate e sulle questioni importanti Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità di gestione delle risorse idriche che sono state adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende l importanza di una gestione corretta delle risorse idriche? Il direttivo e i lavoratori sono a conoscenza delle fonti d acqua locali e del loro utilizzo, della loro supervisione e della loro conservazione da parte dell azienda in questione? Le pratiche di gestione delle acque nell azienda o nell organizzazione di produttori sono pertinenti alle attività commerciali svolte? I lavoratori sono a conoscenza delle policy e delle procedure aziendali per la gestione delle acque? Sono state presentate lamentele relative a un eventuale gestione irregolare delle acque da parte dell azienda? Documenti legati all area di performance in questione Valutazione dei rischi ambientali / valutazione d impatto ambientale Identificazione cartografica delle sorgenti d acqua, dei fiumi e/o dei laghi nell area delle attività dell azienda soggetta all audit Calcolo delle risorse umane ed economiche necessarie per soddisfare i requisiti minimi in materia sociale e ambientale Certificati e licenze ambientali validi Piano di gestione dei rifiuti Piano di gestione delle acque Policy e procedure di gestione ambientale amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 168

170 Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 169

171 Area di performance 13: Commercio etico 13.1 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit si oppone attivamente a ogni atto di corruzione, estorsione e appropriazione indebita nelle proprie attività? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia del modo in cui l azienda soggetta all audit si oppone in maniera attiva e inequivocabile nei confronti di qualsiasi atto di corruzione, l auditor deve valutare almeno se: L azienda soggetta all audit identifica situazioni e attività all interno della propria realtà commerciale in cui è più probabile che avvengano atti di corruzione o estorsione. Deve essere prestata particolare attenzione ad approvvigionamenti, reclutamento, amministrazione, richieste di permessi e accoglienza di audit L azienda soggetta all audit sviluppa e mette a disposizione policy che condannano qualsiasi atto di corruzione L azienda soggetta all audit sviluppa procedure e adotta attivamente misure per la prevenzione e la lotta a qualsiasi atto di corruzione L azienda soggetta all audit svolge formazioni regolari destinate ai propri lavoratori in merito ai vantaggi di un ambiente di lavoro non corrotto e premia in modo attivo gli atteggiamenti onesti di lavoratori e membri del direttivo Deve essere prestata particolare attenzione ai rapporti tra auditor e azienda soggetta all audit nonché ai rapporti tra supervisori, agenzie di reclutamento e subappaltatori in materia di lavoro. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le policy e procedure etiche adottate dall azienda soggetta all audit sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit dispone di una policy (es. amfori BSCI) in atto che condanna pubblicamente le forme di corruzione ed estorsione nella propria attività commerciale e nella propria sfera d influenza in quanto atteggiamenti inaccettabili e non etici? Quali meccanismi vengono utilizzati dall azienda soggetta all audit per informare e formare i propri lavoratori e soci dell organizzazione di produttori riguardo al problema della corruzione? L azienda soggetta all audit ha identificato il luogo e le modalità in cui potrebbero sussistere i maggiori rischi di corruzione? L azienda soggetta all audit dispone di procedure in atto per accertare e scoraggiare cattive condotte dei lavoratori, in particolare da parte di coloro aventi potere decisionale? L azienda soggetta all audit premia i comportamenti etici e l integrità dei propri lavoratori e dei propri membri del direttivo? L azienda soggetta all audit include temi quali l etica e l integrità nelle proprie formazioni per i lavoratori, i membri del direttivo e i soci delle organizzazioni dei produttori? L azienda soggetta all audit è conoscenza degli effetti negativi della corruzione sulla propria azienda e sulla società in generale? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 170

172 13.2 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit conserva informazioni accurate in merito alle proprie attività, struttura organizzativa e performance? I sistemi di tenuta dei registri costituiscono una base solida per l archiviazione, il tracciamento e la messa a disposizione di informazioni disponibili sulle transazioni finanziarie, sulla documentazione richiesta e sui dati relativi alla forza lavoro. Il reparto legale e compliance deve collaborare a stretto contatto con i buyer e gli altri colleghi di competenza per garantire che tutte le informazioni personali (relative a colleghi, partner commerciali, clienti e altri) vengano archiviate con cautela. Tale archiviazione deve essere conforme alle leggi e ai regolamenti in materia di privacy. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale. Efficacia: Al fine di verificare l efficacia della tenuta dei registri relativi alle attività, alla struttura e alla performance dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno che le informazioni siano: Fedeli alla realtà: Qualsiasi informazione presentata dall azienda soggetta all audit deve essere vera Relative alla realtà: Qualsiasi affermazione dell azienda soggetta all audit relativa alla propria attività deve essere corretta (es. volume di produzione, numero di lavoratori, orari di lavoro, assunzione diretta o indiretta). Strutturate: Le informazioni sulle diverse strutture e le modalità in cui l azienda soggetta all audit organizza il proprio sito di produzione devono essere disponibili e chiare. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le informazioni raccolte ed archiviate sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. È presente un follow-up di un audit precedente o sono presenti risultati di ispezioni di governo? L azienda soggetta all audit divulga le proprie informazioni in conformità con i regolamenti applicabili e le pratiche standard del proprio comparto? Sussistono possibili rischi di discriminazione legati al modo in cui le informazioni personali vengono ottenute e archiviate da parte dell azienda soggetta all audit? È presente un meccanismo di lamentela grazie al quale i soggetti e le comunità possono lamentarsi del modo in cui l azienda soggetta all audit ottiene e archivia le informazioni? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 171

173 13. 3 DOMANDA FONDAMENTALE: Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per non essere coinvolta nella falsificazione delle informazioni legate alle proprie attività, struttura organizzativa e performance nonché in qualsiasi eventuale falsa dichiarazione da parte della propria catena di fornitura? Falsificazione, frode e falsa dichiarazione sono azioni intenzionali volte a causare danni o perdite a terzi e ottenere vantaggi diretti o indiretti. Tali azioni possono essere relative a: Il campo d operazione dell azienda soggetta all audit (es. licenza commerciale non valida o falsa, mancata dichiarazione di unità di produzione, dichiarazione di informazioni fuorvianti al detentore della RSP o all auditor per restringere l estensione di un audit amfori BSCI) La catena di fornitura dell azienda soggetta all audit (es. mancata dichiarazione di operazioni di produzione o di approvvigionamento) Efficacia: Al fine di verificare l efficacia dei provvedimenti dell azienda soggetta all audit, l auditor deve valutare almeno se l azienda soggetta all audit: Comprende la gravità di tali comportamenti commerciali non etici Si impegna in modo serio e inequivocabile per evitare tali comportamenti Ha sviluppato e mantiene procedure interne necessarie per ridurre al minimo i rischi di falsificazione o false dichiarazioni Garantisce accertamenti adeguati e misure disciplinari qualora il personale non si comporti in maniera etica L auditor può richiedere informazioni relative alla produttività per determinare la veridicità delle informazioni sulla capacità produttiva, sulla necessità di straordinari e sui rapporti con altre strutture. L auditor deve seguire il protocollo Tolleranza Zero di amfori (si rimanda all Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero) qualora vengano identificati casi flagranti di falsificazione, frode o falsa dichiarazione nel corso di un audit amfori BSCI. Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le misure prese dall azienda soggetta all audit per evitare falsificazioni e frodi sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende l importanza di evitare falsificazioni, frodi e false dichiarazioni? Come vengono identificati i comportamenti non etici? Come avvengono gli accertamenti in merito? (Se presenti) come vengono considerate le misure disciplinari dell azienda soggetta all audit da parte dei lavoratori? amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 172

174 13.4 Sussistono prove soddisfacenti del fatto che l azienda soggetta all audit raccoglie, utilizza ed elabora le informazioni personali con le dovute precauzioni e in conformità con la normativa e i requisiti in materia di privacy e sicurezza delle informazioni? Efficacia: Al fine di verificare l efficacia delle modalità in cui azienda soggetta all audit tratta le informazioni personali, l auditor deve valutare almeno se essa: Raccoglie ed elabora le informazioni personali con il massimo rispetto per i diritti fondamentali (rispettando in particolar modo il diritto alla privacy) Presta particolare attenzione alle informazioni personali di lavoratori assunti direttamente, partner commerciali, clienti e consumatori che si trovano nella sfera d influenza dell azienda soggetta all audit Presta particolare attenzione al modo in cui raccoglie le informazioni in modo da tutelare gli interessi fondamentali dei lavoratori (es. cartelle cliniche) Raccoglie ed elabora le informazioni personali in conformità con le leggi applicabili in materia di sicurezza delle informazioni Coerenza: L auditor deve inoltre valutare se le modalità adottate dall azienda soggetta all audit per il trattamento delle informazioni personali sono in linea con i principi e i valori del Codice di condotta amfori BSCI. L azienda soggetta all audit comprende l importanza di una gestione delle informazioni personali all insegna del rispetto? Le informazioni relative ai lavoratori vengono trattate in maniera adeguata, prestando particolare attenzione a quelle relative ai lavoratori vulnerabili? I registri, in particolare quelli contenenti informazioni personali, vengono archiviati con le garanzie necessarie? Sono previste conseguenze in seguito a mancanze nel trattamento delle informazioni personali da parte dei supervisori? Documenti legati all area di performance in questione Licenza commerciale Policy anticorruzione Valutazione dei rischi di corruzione Procedura per l accertamento e l impedimento di comportamenti immorali Comunicazioni e formazioni per promuovere e ricompensare l integrità Volete saperne di più? Di seguito potete trovare ulteriori risorse di approfondimento: Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione III - 173

175 SEZIONE IV - Linee guida per i produttori amfori BSCI La presente sezione del Manuale di sistema amfori BSCI si articola in quattro capitoli che forniscono ai produttori spiegazioni relative a tutti i modelli messi a disposizione da parte di amfori BSCI e alle linee guida specifiche in merito alle aspettative per ogni area di performance. I produttori che firmano il Codice di condotta amfori BSCI si impegnano a rispettare i diritti umani nell ambito delle proprie attività commerciali. La decisione di assumersi un tale impegno da parte di un produttore è spesso legata al fatto che almeno uno dei suoi clienti è un aderente amfori BSCI o che egli intrattenga rapporti commerciali con un aderente amfori BSCI. Nell ambito di tali rapporti commerciali l aderente amfori BSCI richiederà ai propri produttori di: Firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione Integrare il Codice di condotta amfori BSCI nelle proprie attività commerciali Essere soggetto ad audit e intraprendere le misure necessarie per garantire miglioramenti continui e affrontare eventuali violazioni dei diritti umani L aderente amfori BSCI creerà inoltre un profilo sulla piattaforma amfori BSCI per ogni produttore. In tal modo sarà possibile: Ridurre affaticamenti legati all audit (la cosiddetta audit fatigue ) Condividere piani di miglioramento Avere accesso a formazioni gratuite amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 174

176 CAPITOLO 1: RACCOLTA E GESTIONE DEI DATI L obiettivo del Sistema amfori BSCI è di sostenere una cultura del miglioramento continuo nell ambito di un attività commerciale. I produttori sono incoraggiati a creare un sistema di gestione sociale per analizzare, controllare e ridurre gli impatti sociali negativi delle loro attività. In quanto parte di tale sistema, i produttori avranno bisogno di raccogliere e conservare i loro dati e la loro documentazione in maniera organizzata. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 2: Come sviluppare un sistema di gestione sociale. Il produttore deve scegliere un contatto di riferimento principale che: Fornisca informazioni agli aderenti amfori BSCI Si occupi della conservazione dei dati nella piattaforma amfori BSCI Sovraintenda alla preparazione per l audit amfori BSCI Qualora il produttore non abbia in funzione un sistema di raccolta dei dati, il sistema BSCI amfori mette a disposizione strumenti e modelli per aiutare i produttori a organizzare i propri dati in maniera sistematica. Modello 1: Informazioni relative ai partner commerciali Gli aderenti amfori BSCI possono chiedere al produttore di fornire una prima panoramica sulla propria attività. È possibile effettuare tale richiesta compilando il Modello 1 amfori BSCI: Informazioni relative ai partner commerciali. L obiettivo del presente modello è di raccogliere dati sulle attività commerciali di un produttore e sulle pratiche che influenzano la performance sociale, ad esempio: Dati relativi all azienda: Informazioni sulla sede, il settore e i prodotti. Il produttore è tenuto a indicare se si occupa di produzione o solamente di attività commerciali. Contatti dell azienda: Recapiti e lingua principale (o lingue principali) utilizzata per le comunicazioni. Il produttore fornisce i recapiti, affinché il proprio cliente e l auditor possano restare facilmente in contatto. Dati relativi alla produzione: Informazioni sul volume di produzione e sul calcolo dei costi. Calendario di produzione: Informazioni relative ai mesi durante i quali hanno luogo attività di produzione alte, medie e basse. Panoramica sulle certificazioni: Informazioni su eventuali certificati validi. Tali certificati possono riguardare la performance sociale, la performance ambientale e la performance qualitativa. Certificati validi relativi a standard sociali e ambientali mostrano l impegno del produttore nelle questioni sociali e ambientali. I produttori sono incoraggiati a indicare i propri certificati validi. amfori BSCI riconosce gli sforzi profusi nell ambito di altri sistemi. Ambiente di lavoro: Informazioni sull ambiente di lavoro e sulle normative in materia di lavoro applicabili. Pratiche aziendali in materia di remunerazione: Informazioni sul salario minimo legale, sulle prestazioni applicabili e sulla remunerazione specifica del comparto (se applicabile). Descrizioni di situazioni: Descrivere qualunque situazione relativa alla performance sociale (es. straordinari, incidenti, subappalti e scioperi). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 175

177 Strategie di approvvigionamento e acquisti: Indicare qualsiasi contatto diretto con aziende agricole, personale che svolge telelavoro e fornitori di lavoro. Modello 2: Mappatura della catena di fornitura Il produttore può utilizzare il Modello 2 amfori BSCI: Mappatura della catena di fornitura per raccogliere informazioni relative ai propri partner commerciali di rilievo. In alternativa, il produttore può modificare le informazioni in questione direttamente nel proprio profilo produttore sulla piattaforma amfori BSCI, qualora sia già attivo. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 10: Come diffondere amfori attraverso la catena di fornitura. Il produttore dovrà valutare e classificare i propri partner commerciali attribuendo loro un livello di importanza basso, medio o alto. Ad esempio, i partner commerciali con un livello di importanza alto sono quelli che: Costituiscono un ampia quota del volume d acquisto del produttore e/o della fornitura dei servizi da parte del produttore Hanno un legame diretto con la reputazione aziendale del produttore Possono essere facilmente collegati a un impatto negativo notevole sui lavoratori e sull ambiente Non dispongono di informazioni valide e affidabili sulla propria performance sociale In tale modello il produttore metterà inoltre a disposizione una panoramica relativa ai propri partner commerciali di rilievo che hanno già firmato il Codice amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione. Spetta al produttore, non all auditor, decidere quali dei propri partner annoverare tra i partner commerciali di rilievo. Tale decisione viene presa considerando la due diligence. Modello 3: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare Qualora il produttore abbia identificato tra i propri partner commerciali dei piccoli produttori e delle aziende agricole a conduzione famigliare, può ricorrere al Modello 3 amfori BSCI: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare per raccogliere informazioni e a farsi una prima idea sulla performance sociale dei piccoli proprietari in questione. Per il produttore è molto importante svolgere tale valutazione e conservarne la documentazione, in particolar modo nel caso in cui l estensione dell audit amfori BSCI includa un campione di aziende agricole. Modello 4: Tracker dell orario di lavoro Il produttore può utilizzare il modello 4 amfori BSCI: Tracker dell orario di lavoro per la raccolta di informazioni sull orario di lavoro dei singoli lavoratori che sono parte del proprio organico. La raccolta di tali informazioni dimostra la consapevolezza del produttore riguardo ai potenziali rischi sociali collegati a orari di lavoro dalla durata eccessivamente lunga (che possono essere un indicatore di una situazione di lavoro forzato). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 176

178 Il presente modello offre al produttore uno schema per comprendere in che modo possono essere considerati gli orari di lavoro dei propri dipendenti rispetto a degli orari di lavoro dignitosi. Il produttore è tenuto a registrare gli orari di lavoro settimanali per ogni trimestre dell anno. In tal modo l azienda soggetta all audit sarà in grado di: Individuare i periodi di maggiore attività Ripartire in modo più equilibrato gli orari di lavoro dalla durata eccessivamente lunga all interno di periodi dalla durata di tre mesi Il produttore può iniziare calcolando gli orari di lavoro per reparto per poi determinare i dati relativi agli orari di lavoro dei singoli lavoratori, in modo da acquisire una maggiore consapevolezza sulle modalità di gestione di potenziali rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione Il produttore può utilizzare il Modello 5 amfori BSCI: Quick scan per un equa remunerazione per la raccolta di informazioni sul costo della vita della propria forza lavoro e nella zona in questione. Tale modello offre al produttore uno strumento per comprendere: Il costo della vita nella zona in questione e la relazione tra tali costi e la remunerazione percepita dai propri lavoratori La formula di calcolo per stimare il costo della vita per famiglia Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione. Informazioni sul contesto regionale: Il modo in cui i lavoratori si recano al lavoro, la quantità di componenti di una famiglia media e le fonti di energia utilizzate in casa sono elementi che contribuiscono a determinare il costo della vita. Tali informazioni possono non essere di facile reperibilità tuttavia il produttore le può desumere utilizzando diverse fonti, quali: Discussioni aperte con i lavoratori e i loro rappresentanti Dati forniti dal governo (servizio di statistica) ONG locali e gruppi della comunità Media delle spese mensili di una famiglia: Dopo aver raccolto le informazioni sopra riportate, il produttore effettua una stima del paniere famigliare, ovvero del costo della vita medio per una famiglia. Buone prassi: Qualora il produttore fornisca tali informazioni insieme al calcolo delle spese della propria forza lavoro, l auditor indicherà tale impegno mostrato nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi. L auditor non deve valutare l accuratezza dei dati forniti dal produttore. Deve invece valutare i metodi di raccolta delle informazioni (es. qualora esse siano state ottenute dialogando con i lavoratori o desunte dalle statistiche del governo). L auditor deve fornire un feedback sul proprio calcolo a livello regionale affinché il produttore possa valutare un eventuale divario tra il proprio calcolo e le tendenze a livello regionale. Modello 6: Mappatura degli stakeholder Il produttore può utilizzare il Modello 6 amfori BSCI: Mappatura degli stakeholder per raccogliere informazioni sui propri stakeholder. La raccolta delle presenti informazioni dimostra la consapevolezza del produttore in merito all importanza della collaborazione con i propri stakeholder. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 177

179 Gli stakeholder sono singoli individui, comunità od organizzazioni che sono influenzate o che possono esercitare un influenza su prodotti, operazioni, mercati, settori e risultati di un organizzazione. Gli stakeholder possono essere interni (es. lavoratori) o esterni (es. clienti). Il produttore individua gli stakeholder e collabora con loro per affrontare questioni importanti, quali: Formazione Libertà sindacale Protezione particolare dei lavoratori vulnerabili Divieto e prevenzione del lavoro infantile Meccanismi di lamentela Policy anticorruzione Tali tematiche riguardano sia gli stakeholder interni che quelli esterni. Modello 7: Dati sui giovani lavoratori Il produttore può utilizzare il Modello 7 amfori BSCI: Dati sui giovani lavoratori per la raccolta di informazioni relative ai giovani lavoratori in conformità con quanto definito dal Codice di condotta amfori BSCI. La raccolta delle presenti informazioni dimostra la consapevolezza del produttore in merito all importanza di garantire tutele particolari ai giovani lavoratori che fanno parte della propria forza lavoro. Il produttore deve disporre di una procedura relativa alle modalità di verifica dell età dei lavoratori e di un sistema per la raccolta di tali informazioni, indipendentemente dal fatto che impieghi o meno giovani lavoratori. Modello 8: Meccanismo di lamentela Il produttore può utilizzare il Modello 8 amfori BSCI: Meccanismo di lamentela per raccogliere informazioni sulle lamentele presentate. Lo sviluppo e l impiego efficace un meccanismo di lamentela dimostrano la consapevolezza del produttore riguardo alla necessità di mettere a punto delle strategie per identificare determinati rischi sociali quali discriminazioni, molestie (sessuali) e commercio non etico. Il produttore può utilizzare il presente modello per ogni lamentela presentata. Per maggiori informazioni sulla creazione del meccanismo di lamentela si rimanda all Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 178

180 CAPITOLO 2: I VANTAGGI DELL AUTOVALUTAZIONE La conformità al Codice di condotta amfori BSCI viene monitorata mediante gli audit amfori BSCI, i quali riguardano 13 aree di performance (PA) interconnesse. Ogni area di performance presenta una serie di domande che gli auditor amfori BSCI utilizzano per valutare la performance del produttore in questione raffrontandola con quanto sancito dal Codice di condotta amfori BSCI. Le medesime domande possono essere utilizzate dal produttore per: Eseguire un autovalutazione Prepararsi all audit amfori BSCI Autovalutazione del produttore L autovalutazione aiuta i produttori a: Comprendere ogni area di performance amfori BSCI Definire possibili margini di miglioramento (a prescindere che sia previsto o meno un audit amfori BSCI) Poiché tutte le aree di performance sono interconnesse, i miglioramenti relativi a un area di performance influenzeranno positivamente anche le altre aree di performance. Il produttore può effettuare un autovalutazione nel proprio ciclo normale di PIANIFICAZIONE- REALIZZAZIONE-VERIFICA-ADATTAMENTO. Grazie ad essa sarà possibile rafforzare la propria adesione al processo di miglioramento continuo nell ambito di amfori BSCI. Il sistema amfori BSCI fornisce tre diversi modelli per supportare i produttori nello svolgimento delle proprie autovalutazioni: Modello 3: Valutazione dei piccoli proprietari e delle aziende agricole a conduzione famigliare Modello 11: Autovalutazione del produttore (comparto alimentare e non alimentare) Modello 12: Valutazione del piccolo produttore (comparto alimentare e non alimentare) L autovalutazione deve essere svolta da una persona che disponga almeno di una conoscenza di base del sistema amfori BSCI. Per agevolare il processo e rendere l autovalutazione quanto più intuitiva e facile possibile, al produttore viene richiesto di eseguire l autovalutazione selezionando le seguenti opzioni: : Nel caso in cui il produttore non abbia ancora avviato l attività in questione : Nel caso in cui il produttore abbia intrapreso azioni iniziali per tutti i punti dell area di performance in questione o per solo alcuni di essi : Nel caso in cui il produttore sia certo del livello di attuazione e mantenimento quotidiano delle attività in questione Il questionario di autovalutazione offre al produttore la possibilità di raccogliere le informazioni sul tipo di prove che ha utilizzato per valutare la propria performance: MI: intervista con il direttivo (Management Interview) WI: intervista con il lavoratore (Worker Interview) WRI: intervista con il rappresentante dei lavoratori (Worker Representative Interview) DE: prova documentale (Documentary Evidence) SO: osservazione in loco (Site Observation) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 179

181 Al fine di intraprendere azioni di capacity building relative al proprio processo di autovalutazione, i produttori sono invitati a visitare la amfori Academy e frequentare i corsi specifici ivi offerti. Autovalutazione delle aziende agricole Un produttore che si approvvigiona direttamente da aziende agricole (senza alcun intermediario) è incoraggiato a: richiedere alle aziende agricole in questione di svolgere un autovalutazione (es. utilizzando lo stesso modello) svolgere una valutazione interna qualora le aziende agricole siano di dimensioni troppo ridotte per potere effettuare una valutazione per conto proprio (es. In caso abbiano meno di 5 lavoratori) Tale prassi sarà utile al produttore per: avere una buona panoramica sulle aziende agricole che lo riforniscono di prodotti freschi mantenere una buona gestione dei potenziali rischi sociali all interno delle proprie catene di fornitura essere preparato per un audit amfori BSCI a più livelli qualora l aderente amfori BSCI decida di adottare tale approccio. L audit amfori BSCI a più livelli verificherà se il produttore (definito azienda principale soggetta all audit ): Dispone di un sistema di gestione sociale efficace per selezionare e monitorare le aziende agricole presenti tra i propri partner commerciali Ha svolto il monitoraggio interno di almeno due aziende agricole e sviluppato un piano chiaro in merito a come continuerà ad aumentare la quota di aziende agricole monitorate raggiungendo e superando il 60% delle aziende agricole che lo riforniscono (2/3 delle aziende agricole) Dispone di una procedura affidabile per fungere da supporto per le aziende agricole nel loro processo di miglioramento continuo della propria performance sociale Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 180

182 CAPITOLO 3: LINEE GUIDA PER L INTERPRETAZIONE DELL AUDIT AMFORI BSCI I produttori sono incoraggiati a consultare il presente capitolo per qualsiasi chiarimento in merito alle modalità di interpretazione della performance sociale nell ambito di un audit amfori BSCI. Domande: Per agevolare la ricerca le domande sono state numerate seguendo lo stesso ordine del questionario utilizzato durante gli audit amfori BSCI. Le domande vengono contrassegnate come fondamentali qualora abbiano un impatto notevole sulla performance sociale del produttore e, di conseguenza, sulla valutazione dell audit amfori BSCI. Per maggiori informazioni sulla valutazione dell audit amfori BSCI si rimanda alla Sezione II del Manuale di sistema: L approccio di monitoraggio amfori BSCI. Area di performance: Le domande sono classificate per argomento o per area di performance. Al termine di ogni area di performance è presente una lista di prove documentali che si consiglia ai produttori di conservare e di mostrare durante l audit. È inoltre presente un promemoria per i produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole. Qualora l auditor dovesse identificare delle violazioni flagranti dei diritti umani bel corso dell audit, egli seguirà il protocollo Tolleranza Zero. Per una maggiore comprensione delle ripercussioni legate all applicazione di tale protocollo, i produttori sono invitati a consultare l Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero. Interviste: L auditor si avvale delle interviste per acquisire informazioni sulla performance sociale del produttore. Il direttivo deve essere pronto a fornire spiegazioni chiare per quanto concerne: La struttura organizzativa, la divisione delle responsabilità e i canali di comunicazione dell azienda Gli ultimi investimenti effettuati per migliorare la produttività e la salute e la sicurezza sul lavoro I diversi partner commerciali e i metodi adottati dall azienda per selezionarli e monitorare la loro performance sociale Dettagli operativi riguardanti: o La redazione e l attuazione di policy e procedure o Le pratiche in materia di assunzione, gestione delle lamentele e formazione dei lavoratori Tipologie di audit: Sono presenti tre diverse metodologie di svolgimento degli audit amfori BSCI 2.0 in base all estensione dell audit: Audit in loco (comparto alimentare e non alimentare) Audit a più livelli (comparto alimentare e aziende agricole) Valutazione del piccolo produttore (comparto degli alimenti trasformati e comparto non alimentare) Per maggiori informazioni si rimanda alla Sezione II del Manuale di sistema: L approccio di monitoraggio amfori BSCI. Nota finale: La maggior parte delle domande comportano l adozione delle misure necessarie da parte del produttore di modo da essere conforme ad amfori BSCI, tuttavia il sistema amfori BSCI riconosce il fatto che per un produttore sia impossibile fornire una garanzia assoluta della propria performance. Ciononostante il produttore può impegnarsi a fare del proprio meglio per gestire le proprie attività in modo responsabile. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 181

183 Area di performance 1: Sistema di gestione sociale ed effetto cascata Un sistema di gestione sociale (Social Management System, SMS) è costituito da una serie di policy, processi e procedure che permettono a un azienda di gestire la propria performance sociale mediante un approccio fondato sul miglioramento continuo. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 2: Come sviluppare un sistema di gestione sociale. L effetto cascata indica lo sviluppo e la diffusione, da parte del produttore, dei sistemi, delle procedure e delle competenze necessari per essere conformi al Codice di condotta amfori BSCI nella propria cultura aziendale nonché la promozione di quest ultimo con i propri partner commerciali. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 10: Come diffondere amfori attraverso la catena di fornitura. Per partner commerciali si intendono le aziende che intrattengono un rapporto commerciale con il produttore. In tale categoria sono compresi: Aziende agricole Fornitori di servizi Subappaltatori Subfornitori 1.1. L azienda soggetta all audit ha stabilito un sistema di gestione sociale efficace per applicare il Codice di condotta amfori BSCI Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta i provvedimenti necessari per stabilire un sistema di gestione sociale efficace e sviluppare policy, processi e procedure per gestire la propria performance sociale. A tal fine il produttore riconoscerà: Il contenuto del Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione L importanza della responsabilità sociale per i propri clienti I vantaggi di un sistema di gestione sociale e le conseguenze che questo comporta sulle altre PA L importanza di comunicare apertamente il proprio impegno a clienti e stakeholder Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale. 1.2 L azienda soggetta all audit assegna a un alto dirigente l incarico di garantire che i valori e principi amfori BSCI vengano attuati in maniera soddisfacente Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per attuare i valori e i principi amfori BSCI. A tal fine è richiesto il coinvolgimento del personale e, in particolare, di una persona che presenti un certo grado di anzianità di servizio e disponga di potere decisionale e fondi sufficienti per guidare la performance del produttore verso l applicazione del sistema amfori BSCI. La persona incaricata deve comprendere: Il Codice di condotta amfori BSCI e il Manuale di sistema amfori BSCI L azienda e la catena di fornitura L importanza dei partner commerciali per il produttore Le aspettative degli stakeholder amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 182

184 Il produttore designa inoltre membri del personale responsabili: Dei follow-up relativi al meccanismo di lamentela e alle attività di miglioramento, inclusi eventuali casi Tolleranza Zero Delle risorse umane, che si occupino anche della gestione delle agenzie di reclutamento (se applicabile) Delle formazioni, che garantiscano che i lavoratori ricevano formazioni relative ai valori e ai principi più importanti del sistema amfori BSCI Delle valutazioni continue dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro 1.3 L azienda soggetta all audit conosce i propri partner commerciali di rilievo e valuta il loro modo di intendere e applicare il Codice di condotta amfori BSCI Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie affinché almeno i partner commerciali più importanti siano noti e soggetti a valutazione secondo i valori e i principi amfori BSCI. Mappatura: Il produttore deve individuare i partner commerciali importanti per la propria attività in base a: Prezzo, qualità e tempi di consegna Volume Natura del rapporto commerciale Livello di fiducia e affidabilità, compresa la performance sociale La mappatura della catena di fornitura include: Subappaltatori Agenzie di reclutamento Fornitori di servizi di catering Fornitori (aziende agricole in appalto incluse) Selezione: Il produttore sviluppa dei criteri per la selezione dei partner commerciali considerino la loro performance sociale. Monitoraggio: Il produttore sviluppa un sistema di monitoraggio per i partner commerciali di rilievo e documenta il modo in cui tali partner commerciali gestiscono: La propria responsabilità sociale Le potenziali lamentele da parte dei propri lavoratori 1.4 L azienda soggetta all audit organizza la capacità della propria forza lavoro per evadere gli ordini di consegna e/o soddisfare le aspettative relative ai contratti Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per la gestione degli ordini imprevisti senza arrecare alcun danno alla salute e alla sicurezza della propria forza lavoro. Il controllo e la preparazione della produzione riducono il ricorso inutile ai subappalti e agli straordinari, i quali potrebbero avere delle ripercussioni sulla qualità e sulla salute dei lavoratori. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 183

185 Il produttore detiene il controllo sulla pianificazione della produzione se: Comprende il volume di produzione che è in grado di raggiungere e la frequenza con cui riesce a farlo Gestisce i seguenti fattori: o Produzione, controlli qualità e tempistiche di consegna o Capacità della forza lavoro (in collaborazione con i rappresentanti dei lavoratori e con il responsabile delle risorse umane) o Piano di emergenza (in caso di rallentamenti o interruzioni della produzione) o Organizzazione degli straordinari in base alle esigenze dell azienda, con una persona responsabile delle approvazioni in merito o Calcolo dei costi (inclusi gli straordinari retribuiti secondo una tariffa maggiorata) o Aspettative di crescita e risorse umane necessarie a tal fine 1.5 L azienda soggetta all audit monitora il modo in cui i propri partner commerciali rispettano il Codice di condotta amfori BSCI Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i propri partner commerciali siano in linea con i valori e i principi amfori BSCI Azioni preliminari: Il produttore richiede ai propri partner commerciali di: Firmare il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione (obbligatorio nel caso in cui l audit amfori BSCI includa un campione di aziende agricole) Condividere il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione con i propri partner commerciali Fornire informazioni sulla propria performance sociale (es. audit interni, rapporti trimestrali, audit in ambito sociale e/o certificati) Procedure chiare: Il produttore sviluppa e applica delle procedure chiare volte a: Monitorare la performance sociale dei partner commerciali (es. audit interni, audit indipendenti o rapporti) Formare il personale che sovrintende al monitoraggio dei partner commerciali Definire le misure da intraprendere in caso di violazione della fiducia da parte dei propri partner commerciali. Per i dettagli specifici si rimanda alla domanda successiva. Ad esempio, il produttore deve stabilire quali circostanze comportino la risoluzione del contratto o del rapporto commerciale con un partner a seguito dell inosservanza dei diritti dei lavoratori. Per maggiori informazioni sulla cessazione dei rapporti commerciali con un partner commerciale si rimanda al Capitolo 12: Interruzione responsabile di relazioni commerciali della Sezione I del Manuale di sistema amfori BSCI: La strategia di attuazione della due dilingence amfori BSCI. 1.6 L azienda soggetta all audit sviluppa le policy e le procedure necessarie per prevenire e gestire qualsiasi tipo di danno arrecato ai lavoratori nella catena di fornitura (sia esso di natura fisica, economica o psicologica) Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per assicurare un ambiente di lavoro sicuro e soddisfacente. I lavoratori sono spesso soggetti a danni in caso di regolamenti di lavoro insufficienti o poco chiari. Tali danni possono essere di natura fisica ma anche economica e/o psicologica. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 184

186 Prevenzione: Il produttore dispone di strategie di gestione per tali questioni. Esse sono finalizzate a: Condurre una valutazione (o delle valutazioni) dei rischi Adottare delle misure di prevenzione e gestione dei danni arrecati ai lavoratori Consentire ai lavoratori di presentare lamentele Miglioramento: Qualora vengano riscontrate delle violazioni dei diritti dei lavoratori all interno della catena di fornitura del produttore, egli si assicura di poter fare affidamento su: I responsabili in materia decisionale e i mezzi di comunicazione disponibili I fondi e le procedure per la gestione dell impatto (o degli impatti) Un sistema per il follow-up delle azioni di miglioramento 1.7 L azienda soggetta all audit gestisce i propri rapporti commerciali in maniera responsabile Ciò comporta che il produttore (l'azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per assicurarsi che i propri rapporti commerciali con gli altri partner commerciali si svolgano all'insegna del grado di responsabilità da egli desiderato. Il produttore non deve sospendere i rapporti commerciali o risolvere i contratti con i propri partner commerciali che hanno difficoltà a rispettare il Codice di condotta amfori BSCI. Al fine di gestire tali difficoltà il produttore deve disporre di: Canali di comunicazione per consentire ai partner commerciali di illustrare le proprie difficoltà e i provvedimenti attuati per rispettare il Codice di condotta amfori BSCI Procedure chiare per stabilire quando devono essere risolti i contratti con i fornitori o i subappaltatori Clausole specifiche nei contratti riguardo alla possibilità di interrompere un rapporto commerciale o per la risoluzione di un contratto a seguito di questioni sociali non risolte Documenti legati all area di performance in questione Descrizioni delle mansioni che comprendono l attuazione del sistema amfori BSCI Documenti che descrivono la pianificazione delle capacità produttive Prove che il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione sono stati consegnati ai partner commerciali di rilievo Il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione firmati (nel caso in cui le aziende agricole siano comprese nell audit) Prove della performance sociale dei partner commerciali (es. rapporti trimestrali, risultati degli audit e certificati validi) Prove del fatto che la persona responsabile dell attuazione di amfori BSCI sia qualificata Copie delle policy e procedure sociali per l attuazione di amfori BSCI Prove dei fondi stanziati per la performance sociale e i miglioramenti I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono trasmettere tali criteri alle aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo relativo alla loro applicazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e principi amfori BSCI vengano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 185

187 Area di performance 2: Partecipazione e protezione dei lavoratori I lavoratori e i loro rappresentanti: Sono coinvolti in maniera sincera nelle comunicazioni che riguardano i loro diritti, la loro protezione e la loro capacità di eseguire i compiti assegnati Sono consapevoli dei propri diritti e doveri Sono in grado di accedere a un meccanismo di lamentela efficace Hanno ricevuto una formazione relativa alle questioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro e sono in grado di segnalare rischi e proporre misure di miglioramento 2.1 L azienda soggetta all audit coinvolge i lavoratori e i loro rappresentanti nelle questioni relative al posto di lavoro e scambia con loro informazioni in merito ad esse Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per assicurare che i lavoratori e i loro rappresentanti si sentano a proprio agio nel fornire informazioni sulle questioni relative al posto di lavoro. Il produttore (azienda soggetta all audit) dispone di un sistema volto a far sì che: Il direttivo e i lavoratori si incontrino regolarmente per discutere in merito a come migliorare le condizioni di lavoro I verbali di tali riunioni vengano redatti, conservati e messi a disposizione dei lavoratori per la revisione Un rappresentante dei lavoratori venga eletto dai lavoratori stessi (lavoratori stagionali inclusi) Venga conservata e resa disponibile la documentazione sul processo di elezione Vengano prese in considerazione le preoccupazioni dei lavoratori più vulnerabili (es. lavoratori migranti, donne e giovani lavoratori) Le lamentele e le richieste dei lavoratori vengano registrate e siano sottoposte a follow-up 2.2 L azienda soggetta all audit definisce obiettivi a lungo termine per tutelare i lavoratori secondo il Codice di condotta amfori BSCI Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che la protezione dei lavoratori venga realizzata sul lungo periodo all interno dell azienda. Il produttore (azienda soggetta all audit) definisce gli obiettivi a lungo termine insieme ai lavoratori e ai loro rappresentanti e dispone di un piano a lungo termine (es. quinquennale) sulle modalità di attuazione del Codice di condotta amfori BSCI. Tale piano a lungo termine deve: Includere la visione per il futuro, la missione e gli obiettivi dell azienda. Tali elementi sono in linea con il Codice di condotta amfori BSCI Prevedere un processo graduale per il conseguimento di miglioramenti significativi Coinvolgere in maniera sincera i lavoratori e i loro rappresentanti nella definizione degli obiettivi Essere redatto per iscritto, approvato e sottoposto a follow-up da parte del soggetto di competenza (o dall ente direttivo in caso di cooperative o associazioni dei produttori) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 186

188 2.3 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit intraprende azioni concrete per sensibilizzare i lavoratori in merito ai loro diritti e doveri Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori si sentano coinvolti e fidelizzati all azienda grazie a una migliore comprensione dei propri diritti e doveri. In relazione a tale punto, i produttori devono comprendere che: I diritti e i doveri dei lavoratori sono definiti: Dalla normativa Dai contratti di lavoro specifici e dalle descrizioni delle mansioni Dai regolamenti dell azienda soggetta all audit inerenti al posto di lavoro (purché tali regolamenti siano a norma di legge) La consapevolezza dei lavoratori riguardo ai propri diritti e doveri può essere aumentata mediante: L organizzazione di sessioni informative (che costituiscono un buon punto di partenza ma devono comunque essere accompagnate da altre attività per poter essere efficaci) Lo sviluppo di contratti di lavoro, regolamenti di lavoro e descrizioni delle mansioni che siano a norma di legge e vengano comunicati con chiarezza ai lavoratori La creazione di canali efficaci per la comunicazione con i lavoratori La garanzia che i lavoratori ricevano una copia dei propri contratti L organizzazione di attività di formazione periodiche tenute da una o più persone qualificate in materia di: o Utilizzo di dispositivi di protezione individuale o Questioni in materia di salute e sicurezza sull ambiente di lavoro o Procedura e utilizzo del meccanismo di lamentela o Qualsiasi altro argomento riguardo al quale possa essere stata individuata la necessità di maggiore sensibilizzazione Le attività periodiche di formazione dei lavoratori devono essere documentate e la documentazione deve includere: la lista dei nomi e delle mansioni dei partecipanti, le date, il contenuto del materiale e la qualifica dei trainer. NOTA BENE: Le attività di formazione sono obbligatorie per tutti i neoassunti (anche nel caso di assunzioni tramite un agenzia di reclutamento). I lavoratori migranti devono essere formati e ricevere una versione del contratto di lavoro in una lingua che comprendano. In alcuni casi (es. lavoratori analfabeti o lavoratori migranti che non parlano la lingua locale) i lavoratori devono ricevere informazioni sui loro diritti e doveri in altri modi (es. mediante poster con immagini e/o redatti in linguaggio semplice). 2.4 L azienda soggetta all audit incentiva lo sviluppo di competenze sufficienti per integrare con successo le pratiche di responsabilità nelle proprie operazioni commerciali Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) deve acquisire conoscenze e abilità per migliorare la propria capacità di integrare le pratiche di responsabilità (come richiesto dal mercato) nelle proprie operazioni commerciali. A tal fine il produttore garantisce che: I lavoratori e i loro rappresentanti, i membri del direttivo e gli altri responsabili in materia decisionale ricevano periodicamente formazioni affinché possano partecipare a tale processo di trasformazione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 187

189 Il direttivo riceva periodicamente: o Sessioni informative sul Codice di condotta amfori BSCI o Una formazione specifica per i responsabili delle risorse umane, della salute e della sicurezza sul lavoro e dei meccanismi di lamentela o Un feedback sui risultati dell audit amfori BSCI e sul follow-up o Materiale formativo in merito al Codice di condotta amfori BSCI La documentazione inerente le formazioni (v. domanda precedente) risulterà utile anche per il punto in considerazione. 2.5 L azienda soggetta all audit stabilisce o partecipa a un meccanismo di lamentela efficace per i singoli e le comunità Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) deve creare e utilizzare un meccanismo di lamentela che consenta ai lavoratori e alle comunità di esprimere suggerimenti o lamentele relative alle azioni intraprese dal produttore che possano avere avuto una ripercussione sui diritti dei lavoratori o delle comunità. Il meccanismo di lamentela può anche contribuire alla prevenzione di eventi dannosi. La creazione di un meccanismo di lamentela interno o l adesione a un meccanismo esterno preesistente sono entrambe delle opzioni valide. Per maggiori informazioni sul presente argomento si rimanda all Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela. La procedura scritta relativa al meccanismo di lamentela deve definire: La persona responsabile della sua gestione I potenziali conflitti di interessi e il modo di superarli (es. una lamentela contro la persona che gestisce il meccanismo) Le tempistiche di risposta alle lamentele I processi per il ricorso e il passaggio della lamentela a un livello superiore (con ulteriori garanzie del fatto che il produttore affronterà la lamentela) I processi di comunicazione per garantire che i lavoratori e i membri della comunità possano avvalersi del meccanismo di lamentela (inclusi i rappresentanti dei lavoratori, i lavoratori stagionali, migranti e temporanei, i giovani lavoratori e le lavoratrici) I metodi alternativi per la presentazione di una lamentela (es. mediante i rappresentanti dei lavoratori o tramite presentazione diretta della lamentela al direttivo) Un sistema per la documentazione delle lamentele presentate che comprenda anche la maniera in cui vengono accertate e gestite Sondaggi regolari per comprendere il grado di soddisfazione degli utenti in merito alla procedura relativa alle lamentele Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle elezioni dei rappresentanti dei lavoratori Prove documentali delle riunioni regolari dei lavoratori Registri degli accordi con i rappresentanti dei lavoratori Contratti di impiego, compresi quelli del personale addetto alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi Descrizioni delle mansioni in linea con i valori e i principi amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 188

190 Regolamenti di lavoro documentati Prove dell esistenza di un calendario di formazioni per lavoratori e direttivo Prove documentali delle formazioni svolte da lavoratori, direttivo e risorse umane Prove documentali delle qualifiche dei trainer Prove documentali delle lamentele presentate e soggette ad accertamenti (es. si veda in merito il Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela) I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole dovranno trasmettere tali criteri presso le aziende agricole ed essere loro di supporto durante il processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e principi amfori BSCI vengano comunicati almeno alle aziende agricole di maggiore rilievo per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 189

191 Area di performance 3: Diritti alla libertà sindacale e alla contrattazione collettiva Il produttore consente ai lavoratori di rivolgersi ai membri del direttivo per discutere e negoziare il miglioramento delle condizioni di lavoro. Il produttore rispetta i diritti a: Libertà sindacale: Il diritto dei lavoratori a costituire e ad aderire ad organizzazioni di propria scelta. Contrattazione collettiva: Il processo di contrattazione tra i sindacati o i rappresentanti dei lavoratori e i datori di lavoro con il fine di: o Definire i termini e le condizioni del rapporto di lavoro o Attribuire diritti, benefici e doveri alle parti 3.1 L azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori a costituire sindacati in modo libero e democratico Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori si sentano coinvolti e fidelizzati all azienda grazie a una migliore comprensione del proprio diritto a costituirsi in sindacati. Il diritto dei lavoratori a costituirsi in sindacati e ad aderire ad organizzazioni di propria scelta è necessario al fine di sviluppare una società libera e aperta. Anche nei paesi in cui le attività sindacali sono illegali, il produttore deve permettere ai lavoratori di eleggere liberamente i propri rappresentanti. Il produttore ha stabilito e rispetta una policy chiara finalizzata a NON: Impedire ai lavoratori di partecipare alle attività dei sindacati o di altre organizzazioni dei lavoratori Scoraggiare o essere coinvolto nel processo di elezione dei rappresentanti dei lavoratori Danneggiare i lavoratori che partecipano (in maniera attiva o passiva) all elezione dei propri rappresentanti 3.2 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori alla contrattazione collettiva Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) incoraggia la contrattazione collettiva in merito ai termini del rapporto di lavoro. Il produttore garantisce che le disposizioni contenute nel contratto collettivo: Siano accessibili ai lavoratori Siano integrate nei contratti di impiego Siano valide per i lavoratori appartenenti alla medesima categoria 3.3 L azienda soggetta all audit non discrimina i lavoratori per la loro appartenenza sindacale Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) mette in pratica una policy chiara finalizzata a NON: Discriminare i candidati a una posizione interna all azienda a causa dei loro legami con un sindacato Concedere delle prestazioni maggiori o minori ai lavoratori a causa dei loro legami con i sindacati Licenziare i lavoratori a causa della loro affiliazione sindacale amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 190

192 3.4 L azienda soggetta all audit non impedisce ai rappresentanti dei lavoratori di interagire o accedere ai lavoratori sul posto di lavoro Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) comprende che: I rappresentanti dei lavoratori possono tenere delle riunioni con i lavoratori durante l orario di lavoro in conformità alle disposizioni di legge Il tempo impiegato dai lavoratori per le riunioni con i loro rappresentanti non può essere soggetto a trattenute dalla loro remunerazione Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali dell elezione dei rappresentanti dei lavoratori Contratto collettivo (se applicabile) Verbali o documenti delle riunioni preparatorie del contratto collettivo (se applicabile) Procedure e registri di reclutamento e licenziamento (assunzione e licenziamento dei lavoratori) I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole dovranno trasmettere tali criteri presso le aziende agricole ed essere loro di supporto durante il processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per l azienda del produttore. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 191

193 Area di performance 4: Divieto di discriminazione Le discriminazioni sono atti o pratiche ingiuste, fondate su pregiudizi e utilizzate nei confronti di un lavoratore o di una categoria di lavoratori in base delle loro caratteristiche. La discriminazione sul posto di lavoro può assumere diverse forme, quali: Restrizioni della libertà di parola o fisica (es. possibilità di recarsi ai servizi igienici) Condizioni di vita scadenti e rifiuto di fornire acqua e alimenti Intimidazioni o disinteresse nei confronti di un lavoratore Insulti verbali e/o ricorso a minacce di violenza nei confronti dei lavoratori Trattamenti deliberatamente iniqui nei confronti di un lavoratore Esclusione da prestazioni di un lavoratore (es. promozione) In determinate culture la discriminazione può avvenire in modo molto sottile o può essere radicata nei valori culturali. La discriminazione resta ad ogni modo una pratica iniqua che nega a determinare persone l accesso ad opportunità solamente in base a pregiudizi. 4.1 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per evitare o eliminare forme di discriminazione sul posto di lavoro Per evitare l insorgere di forme di discriminazione sul posto di lavoro, il produttore (azienda soggetta all audit) si assicura di: Offrire pari opportunità ai lavoratori e non addurre ragioni che possano essere considerate discriminatorie nell ambito di: o Assunzioni o Svolgimento delle attività quotidiane sul posto di lavoro o Licenziamenti o Promozioni o formazioni offerte o Erogazione di prestazioni sociali Prestare estrema attenzione ad evitare forme di discriminazione nei confronti delle categorie più vulnerabili, quali i lavoratori con disabilità, le donne in stato di gravidanza, i giovani lavoratori o i lavoratori migranti Prestare attenzione a eventuali forme di discriminazione tra i lavoratori che sono parte della propria forza lavoro Scoraggiare i comportamenti discriminatori, in particolare nell ambito di assunzioni, promozioni, licenziamenti o erogazione di prestazioni Monitorare i miglioramenti Per eliminare le forme di discriminazione sul posto di lavoro, il produttore si impegna a compiere: Valutazioni interne: Valutazioni interne svolte periodicamente possono essere utili al produttore al fine di identificare precocemente le forme più diffuse di discriminazione (es. su base etnica) e le attività e i processi nell ambito dei quali si possono verificare più comunemente episodi di discriminazione (es. processo di assunzione) Analisi delle cause di fondo: La scoperta e l accertamento delle cause di fondo dei comportamenti discriminatori sono l unico modo per riuscire a mettere a punto strategie volte a una reale risoluzione del problema. NOTA BENE: È vietato annoverare i test di verginità, l utilizzo di contraccettivi o pratiche equivalenti tra i requisiti e i prerequisiti per l assunzione, la promozione, l accesso alla formazione o l attribuzione di altre prestazioni sociali destinate ai lavoratori. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 192

194 4.2. L azienda soggetta all audit garantisce che i lavoratori non sono soggetti a misure disciplinari, licenziamento o discriminazioni a seguito delle loro lamentele riguardo alla violazione dei propri diritti Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) fa in modo che i lavoratori si sentano liberi di avvalersi del meccanismo di lamentela senza paura di incorrere in ripercussioni. Periodicamente, il produttore: Raccoglie informazioni su quanto è emerso dalle lamentele presentate e sulle loro modalità di gestione Informa i lavoratori sui miglioramenti conseguiti grazie alle lamentele o grazie ad alcune di esse Svolge dei sondaggi di gradimento relativi al meccanismo di lamentela Forma i membri del direttivo e i lavoratori in merito a come utilizzare al meglio il meccanismo di lamentela Tutte le attività riportare devono essere documentate di modo che possano essere verificate durante un audit amfori BSCI. 4.3 L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per evitare che i lavoratori siano sottoposti a molestie o soggetti a misure disciplinari per motivazioni di natura discriminatoria Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) mette in atto tutti gli sforzi e gli investimenti necessari per evitare che i lavoratori subiscano torti a causa della loro appartenenza di genere, etnica, religiosa, ecc. Tale impegno include la garanzia del produttore che: Le misure disciplinari sul posto di lavoro (conformi alle disposizioni di legge) e le relative motivazioni della loro attuazione vengano registrate mediante una procedura scritta accessibile a tutti i lavoratori o agli stakeholder di competenza I lavoratori e i loro rappresentanti siano consultati in merito alle misure disciplinari e alle loro modalità di applicazione Sia presente un sistema di registrazione per fornire una panoramica sulle misure disciplinari adottate I membri del direttivo e i lavoratori siano soggetti a formazioni regolari relative alle misure disciplinari attuabili sul posto di lavoro I membri del direttivo e i lavoratori siano soggetti a formazioni relative ai rischi di discriminazione e ai modi di superarli Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle misure disciplinari Prove documentali dei procedimenti disciplinari e delle misure intraprese Prove documentali delle valutazioni della performance dei lavoratori e delle relative procedure Prove documentali delle lamentele presentate e soggette ad accertamenti (si veda in merito il Modello 8: Tracker del meccanismo di lamentela) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 193

195 I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole dovranno comunicare tali criteri alle aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 194

196 Area di performance 5: Equa remunerazione L equa remunerazione implica che i lavoratori debbano essere retribuiti: In conformità ai regolamenti in materia di salario minimo stabiliti dalla normativa o dai contratti collettivi che illustrano il valore di riferimento minimo per un orario di lavoro da 48 ore settimanali In modo puntuale, regolare e integralmente in moneta a corso legale (il pagamento in natura deve essere in aggiunta al salario minimo) Secondo le proprie competenze e la propria esperienza Includendo le prestazioni sociali obbligatorie Applicando solamente le trattenute previste dalla legge Per comprendere al meglio i presenti concetti si rimanda all Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione e al Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione 5.1 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit è conforme alla normativa di governo in materia di salario minimo o allo standard del settore approvato tramite contrattazione collettiva (se applicabile) Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) applica i relativi regolamenti (es. quelli a livello nazionale o gli standard del settore) per tutti i lavoratori, a prescindere dalla modalità con la quale sono stati assunti. Il produttore si impegnerà per: Essere a conoscenza del salario minimo o degli standard in vigore nel proprio settore Non retribuire alcun lavoratore al di sotto dell importo minimo o standard Retribuire al di sopra del salario minimo i lavoratori che hanno diritto a ricevere delle prestazioni superiori in virtù del loro grado di anzianità o delle loro competenze Conservare le buste paga relative almeno ai 12 mesi antecedenti alla data dell audit amfori BSCI 2.0 Il produttore presterà particolare attenzione alla modalità di erogazione del pagamento per: Lavoratori a tempo parziale: Pagamento pro rata Lavoratori a cottimo: Il compenso per il numero di pezzi prodotti in otto ore non deve essere inferiore al salario minimo giornaliero a norma di legge Lavoratori nel periodo di prova: La retribuzione avviene a norma di legge Lavoratori assunti tramite agenzie: Il produttore è informato e conserva la documentazione relativa alle modalità, alle tempistiche e all entità della retribuzione da parte delle agenzie della presente categoria di lavoratori amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 195

197 5.2 I salari vengono versati in modo puntuale, regolare e integralmente in moneta a corso legale Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) garantisce che i salari vengano versati nella valuta locale e a corso legale, che i pagamenti vengano effettuati ai termini concordati e con una frequenza che consenta la pianificazione da parte dei lavoratori. Il produttore retribuisce i lavoratori in modo: Tempestivo: Come concordato e comunicato ai lavoratori prima della loro assunzione. Regolare: I lavoratori possono pianificare e utilizzare i propri guadagni in quanto sanno quando deve essere effettuato il pagamento. Integrale e in moneta a corso legale: Le ore di lavoro regolari devono essere retribuite in valuta locale e a corso legale. I produttori possono effettuare pagamenti in natura solamente per le prestazioni che: vanno oltre ai guadagni derivanti dall orario di lavoro regolare non rappresentano una violazione della legge o della morale né sono dannose per la sanità pubblica o la salute privata (es. alcool e altre sostanze psicotrope non possono costituire pagamenti in natura) Per i lavoratori assunti tramite agenzia: Il produttore è informato e conserva la documentazione relativa alle modalità, alle tempistiche e all entità della retribuzione da parte delle agenzie della presente categoria di lavoratori. Il produttore calcola il costo dei trasporto e degli alloggi forniti ai lavoratori ed è dotato di una policy redatta in forma scritta relativa al modo in cui tali servizi gratuiti sono inclusi nella retribuzione. I dispositivi di protezione individuale e gli altri strumenti forniti ai lavoratori per l esecuzione dei propri compiti non costituiscono parte della retribuzione e non devono mai rappresentare una ragione di trattenute dai salari dei lavoratori. 5.3 Il livello dei salari rispecchia le competenze e il grado di formazione dei lavoratori Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) riconosce il fatto che le abilità possono essere sviluppate sia attraverso la formazione che con l esperienza. Molte competenze non possono essere certificate da diploma ufficiale, tuttavia, poiché rappresentano una risorsa di grande importanza per il produttore, i lavoratori che dimostrano di possedere tali competenze vengono retribuiti di conseguenza. Le competenze dei lavoratori vengono tenute in considerazione: Durante il processo di assunzione Nella definizione dei salari Nell assegnazione dei compiti La presenza di lavoratori altamente qualificati che percepiscono il salario di un lavoratore scarsamente qualificato non è accettabile e può essere indice di discriminazione o di pratiche contrarie alla legge. Il produttore si assicura che: Le descrizioni delle mansioni siano disponibili insieme agli elenchi delle competenze necessarie per il loro svolgimento amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 196

198 I responsabili delle risorse umane e i supervisori abbiano ricevuto una formazione che permetta loro di valutare le competenze dei lavoratori Vengano svolte formazioni regolari per sviluppare le competenze dei lavoratori Le persone incaricate di effettuare le valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro vengano consultate per definire i tipi di competenze necessarie per ogni mansione 5.4 L azienda soggetta all audit fornisce una remunerazione sufficiente che permette ai lavoratori di avere un tenore di vita dignitoso Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per fare in modo che i lavoratori possano avere un tenore di vita dignitoso. L equa remunerazione riguarda tutti i lavoratori, a prescindere dal fatto che siano: Permanenti o stagionali Assunti in maniera diretta o non diretta Il produttore può utilizzare il Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione per effettuare una stima del costo della vita nella regione in questione e stabilire se è possibile sostenere tali costi in considerazione della prassi retributiva adottata nella propria azienda. L auditor considererà tale azione da parte del produttore come una buona prassi. Qualora sussista un gap tra il costo della vita e i salari dei lavoratori, questa informazione deve essere tenuta in considerazione durante le contrattazioni salariali successive. La remunerazione totale include: Il salario versato per un monte ore massimo di 48 ore di lavoro regolare (o comunque per il monte ore massimo relativo al lavoro regolare definito dalla normativa locale) Le prestazioni sociali Le prestazioni e i bonus in natura Trasporti gratuiti o sovvenzionati Alloggi gratuiti o sovvenzionati Servizio mensa gratuito o sovvenzionato Opportunità d istruzione e di formazione Maggiorazioni previste per gli straordinari Non sono inclusi nella remunerazione: Divise Dispositivi di protezione individuale Formazioni obbligatorie che costituiscono parte dei requisiti per lo svolgimento del lavoro (es. formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro) Strumenti necessari per lo svolgimento del lavoro 5.5 L azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori le prestazioni sociali legalmente concesse Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie affinché i lavoratori ricevano tutte le prestazioni sociali legalmente concesse Normativa nazionale: La normativa nazionale sancisce le prestazioni sociali obbligatorie concesse ai lavoratori nella regione in questione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 197

199 Le prestazioni sociali obbligatorie sono solitamente: Pensione di vecchiaia Prestazione per i superstiti Prestazioni famigliari e congedo parentale Assistenza sanitaria Sussidio di disoccupazione Congedo per malattia Pensione di invalidità Risarcimento per infortuni sul lavoro Ferie Contratto collettivo: Il contratto collettivo deve essere rispettato. Assicurazione commerciale: In determinati paesi il produttore potrebbe stipulare un assicurazione commerciale per coprire i costi legati ad almeno alcune delle prestazioni sociali (solitamente quelle relative agli infortuni sul lavoro e alla salute). Tali assicurazioni commerciali possono essere utilizzate dal datore di lavoro in sostituzione (totale o parziale) del sistema di previdenza sociale pubblico. Il produttore è tenuto a illustrare il proprio approccio nel corso dell audit amfori BSCI e deve essere consapevole del fatto che, se la propria forza lavoro è assicurata soltanto tramite un assicurazione privata ma la legislazione del paese in questione prevede anche un contributo al sistema pubblico, l auditor risponderà allla presente domanda selezionando l opzione in parte. Deroghe al versamento delle prestazioni sociali: Al produttore potrebbero essere state concesse delle deroghe al versamento delle prestazioni sociali. Tali deroghe devono essere: Emanate da un autorità competente (solitamente dal ministero di competenza) Valide durante il periodo in corso Applicabili al produttore (es. l appartenenza è identificabile grazie alla licenza commerciale o informazioni analoghe) Conformi alle procedure dell azienda Il produttore deve mettere a disposizione il documento o i documenti che dimostrano la presenza di tali deroghe. Buone prassi: Qualora il produttore fornisca un assicurazione commerciale in aggiunta alle prestazioni sociali minime previste dalla legge, l auditor indicherà tale azione nella relazione dei risultati in corrispondenza della sezione Buone prassi. 5.6 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit garantisce che le trattenute sugli stipendi avvengono esclusivamente nella misura e alle condizioni stabilite dalla legge Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) non può applicare delle trattenute sugli stipendi dei lavoratori qualora queste si traducano in: Guadagni inferiori al salario minimo legale per i lavoratori Un vantaggio economico per il produttore Una forma di discriminazione Sessioni di formazione: Non possono essere applicate trattenute sugli stipendi o sull orario dei lavoratori a causa del tempo che i lavoratori hanno trascorso in riunioni obbligatorie, formazioni e altre situazioni sul luogo di lavoro al di fuori del proprio controllo. Al contrario, il datore di lavoro si assume amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 198

200 la responsabilità di tali situazioni (es. una macchina utilizzata da un lavoratore è in riparazione e tale evento si ripercuote negativamente sulla sua produttività). Chiusura del sito di produzione: Qualora il sito di produzione dovesse essere chiuso per lavori di riparazione o di ricostruzione, il produttore deve comunicare in anticipo ai lavoratori quando verrà chiuso. Tale comunicazione deve essere effettuata insieme ai rappresentanti dei lavoratori di modo da assicurare che vengano rispettati tutti i diritti dei lavoratori. Oggetti o servizi: Non è possibile applicare trattenute per l utilizzo di oggetti, edifici o servizi direttamente necessari per lo svolgimento del lavoro. Sono inclusi i costi d ingresso e gli addebiti per l utilizzo di: Strumenti e macchine Servizi sanitari Acqua potabile Lavelli Abbigliamento protettivo per i lavoratori Tariffe di mercato: Le trattenute per i servizi offerti dall azienda soggetta all audit (es. trasporti o alimenti) sono pari o inferiori rispetto ai prezzi di mercato nella zona in questione. L utilizzo di tali servizi da parte dei lavoratori deve essere sempre facoltativo. Misure disciplinari: Le trattenute nell ambito di misure disciplinari hanno luogo alle condizioni definite a norma di legge o dagli accordi legati alla contrattazione collettiva negoziata. Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle trattenute legali per beni e servizi Documentazione relativa al salario minimo legale per il settore in questione Documentazione relativa agli accordi legati alla contrattazione collettiva Buste paga e prove documentali dei pagamenti Quick scan per un equa remunerazione compilato (Modello 5 amfori BSCI: Quick scan per un equa remunerazione) Contratti e accordi dei lavoratori, compresi quelli con le agenzie di reclutamento Registri dei dati relativi a tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali) Prove documentali delle prestazioni aggiuntive (assicurazione commerciale, se applicabile) Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali Prove documentali delle trattenute legali per beni e servizi Liste e calcoli relativi agli scaglioni salariali, compresi quelli dei lavoratori retribuiti a cottimo I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole dovranno comunicare tali criteri alle aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 199

201 Area di performance 6: Orari di lavoro dignitosi Nel concetto di orari di lavoro dignitosi sono inclusi i seguenti elementi: Orari di lavoro che non superano il monte ore da 48 ore settimanali e 8 ore giornaliere Straordinari soggetti a limiti sanciti dalla legge, retribuiti secondo una tariffa maggiorata Diritto a pause nel corso di ogni giornata lavorativa Dritto a un giorno di riposo ogni sette La normativa può prevedere deroghe permanenti o temporanee relative a determinati settori o stagioni di produzione. Deve essere prestata particolare attenzione ai seguenti aspetti: Picchi di produzione dovuti alla stagionalità, a ordini imprevisti o alla deperibilità dei prodotti Limiti relativi agli straordinari e pagamento dei lavoratori a cottimo Vulnerabilità dei giovani lavoratori, delle donne in stato di gravidanza, dei lavoratori migranti e dei lavoratori con turni di notte 6.1 L azienda soggetta all audit non richiede più di 48 ore di lavoro regolari a settimana, fatte salve le eccezioni riconosciute dall ILO Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) garantisce che l orario di lavoro non sia superiore: a 48 ore regolari a settimana a 8 ore regolari al giorno Il produttore può applicare alcune eccezioni previste dalla legge, relative alle seguenti circostanze: Orari del direttivo: I lavoratori in posizioni dirigenziali o di supervisione potrebbero dovere lavorare più di 48 ore a settimana o più di 8 ore al giorno Consuetudini: La normativa, le consuetudini o il contratto possono concedere ai lavoratori di lavorare meno di 8 ore in uno o più giorni della settimana. In tal caso la durata delle restanti giornate lavorative della settimana può essere estesa a 9 ore, a condizione che non vengano superate le 48 ore di lavoro regolare a settimana. Turni: I lavoratori organizzati in turni possono lavorare per più di 48 ore a settimana o più di 8 ore al giorno, a condizione che la media delle ore di lavoro in un periodo dalla durata massima di tre settimane non superi le 48 ore settimanali e le 8 ore giornaliere. Famiglia: I componenti di una famiglia che gestiscono la propria azienda a conduzione famigliare possono lavorare più di 48 ore a settimana o 8 ore al giorno Regimi particolari: I lavoratori soggetti a un particolare regime definito dalle normative locali (es. il personale di sicurezza spesso non è tenuto a seguire le norme di legge in materia di orario di lavoro) Tali eccezioni conferiscono maggiore flessibilità ai limiti di orario giornalieri e settimanali. La media delle ore lavorative in un periodo dalla durata massima di tre mesi non deve essere comunque superiore a 48 ore a settimana. Qualora le ore di lavoro aggiuntive vengano recuperate nell ambito degli orari del medesimo periodo dalla durata di tre mesi, esse non sono soggette a una retribuzione secondo la tariffa maggiorata. NOTA BENE: Per lavori nel comparto agricolo gli orari di lavoro regolari da 48 ore e le aspettative sopracitate devono essere considerate a titolo di raccomandazione. È tuttavia necessario amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 200

202 comprendere che la particolare natura della produzione agricola può comportare una maggiore flessibilità per quanto concerne l orario di lavoro. 6.2 DOMANDA FONDAMENTALE: La richiesta di straordinari dell azienda soggetta all audit è conforme alle condizioni del Codice di condotta amfori BSCI Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) richiede ai propri lavoratori di effettuare straordinari secondo condizioni in linea con il Codice di condotta amfori BSCI. In tale contesto il produttore deve essere a conoscenza della normativa applicabile al proprio comparto nonché dei seguenti elementi: Straordinari: Qualsiasi ora di lavoro oltre all orario regolare. Nei paesi in cui la normativa nazionale definisce un limite al di sotto delle 48 ore a settimana (es. 40 ore) ogni ora aggiuntiva viene considerata come lavoro straordinario. Devono essere retribuiti secondo una maggiorazione non inferiore al 25% in più rispetto alla tariffa regolare Richiedere ai lavoratori di effettuare degli straordinari non comporterà in alcun caso un aumento significativo dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La legislazione definisce frequentemente: Le eccezioni temporanee che consentono il ricorso a ore di lavoro aggiuntive (es. forza maggiore, rischi di incidenti o manutenzione urgentemente di macchinari) I limiti giornalieri, settimanali o mensili a cui sono soggetti gli straordinari (es. limite massimo di tre ore al giorno) Le tariffe maggiorate degli straordinari (es. maggiorazione del 25% rispetto all orario di lavoro regolare) Il tipo di processi lavorativi da svolgere in successione continua di turni, i quali, a causa della loro natura, ricevono una deroga permanente (es. la normativa nazionale può concedere a tali processi di avere due turni da 12 ore al giorni anziché tre turni da otto ore al giorno) Procedura scritta relativa agli straordinari: In riferimento alle eccezioni temporanee il produttore deve adottare una procedura interna che: Sia stata soggetta ad approvazione da parte di un rappresentante dei lavoratori e da parte del direttivo Definisca la quantità di ore di lavoro giornaliere, settimanali e mensili di un lavoratore durante un periodo eccezionale Definisca le tariffe maggiorate applicabili nei diversi giorni e circostanze Rispetti gli altri criteri definiti dalla normativa nazionale Durante la stesura della procedura i rappresentanti dei lavoratori e il direttivo devono garantire: Il divieto di discriminazione: Gli straordinari non vengono richiesti sempre ai lavoratori temporanei, ai lavoratori migranti e ai lavoratori a cottimo. La prevenzione dell accumulo di stanchezza: Gli straordinari devono essere controbilanciati da periodi di riposo. Vengono garantite tutele particolari nei confronti dei giovani lavoratori, delle donne in stato di gravidanza e dei lavoratori con turni di notte amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 201

203 Deroghe permanenti ai sensi di legge: Qualora il produttore appartenga a un settore a cui è concessa una deroga permanente ai sensi di legge, egli deve disporre di una prova documentale aggiornata dell accordo relativo a tale deroga. Tale accordo deve avere forza di legge e deve stabilire: Il tipo di deroga Le categorie dei lavoratori interessate Il monte ore massimo relativo agli straordinari in ogni caso La maggiorazione per il lavoro straordinario: non inferiore al 25% rispetto alla tariffa regolare. In sintesi gli straordinari devono rispettare i seguenti principi: Volontarietà: Gli straordinari devono essere sempre concordati in maniera volontaria, tranne che nel caso delle eccezioni temporanee (es. cause di forza maggiore), che devono essere descritte nel contratto di impiego. Natura eccezionale: Gli straordinari non possono essere aggiunti sistematicamente all orario di lavoro regolare, essi devono infatti rispondere a una situazione eccezionale e imprevista. Mancanza di rischi aggiuntivi: Gli straordinari non devono accrescere in maniera significativa i rischi legati alla salute e alla sicurezza dei lavoratori. Retribuzione maggiorata: Gli straordinari sono soggetti a una maggiorazione della retribuzione definita a norma di legge. Gli straordinari nei giorni festivi e/o di domenica possono essere soggetti a una retribuzione maggiorata superiore. Misure correttive: È possibile attuare alcune misure per ridurre il ricorso eccessivo agli straordinari: Introduzione di nuove tecnologie per migliorare l efficienza della produzione Introduzione di nuove tecniche di produzione Maggior numero di lavoratori competenti e qualificati Miglioramento della logistica (es. coordinazione e pianificazione) Dialogo con i clienti in merito alle loro aspettative legate ai tempi di consegna Tutti gli aspetti illustrati e le precauzioni per la riduzione degli straordinari si applicano anche alle attività lavorative nel comparto agricolo. 6.3 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit garantisce ai lavoratori il diritto ad effettuare pause durante ogni giornata lavorativa Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) garantisce che i lavoratori possono avvalersi di: Pause brevi: Ai lavoratori è concesso di effettuare delle brevi pause durante l orario di lavoro, in particolare qualora l attività svolta sia pericolosa o monotona, affinché essi possano mantenere alto il proprio livello di concentrazione. Pausa pranzo e utilizzo dei servizi igienici: I lavoratori possono riservarsi il tempo necessario per la pausa pranzo e per recarsi ai servizi igienici in conformità alle disposizioni di legge. Riposo notturno: Ai lavoratori che lavorano durante la giornata vengono concesse almeno otto ore di riposo notturno nell arco di 24 ore. Aree adeguate: I lavoratori hanno accesso ad aree adeguate per le pause in cui sono presenti: o Accesso ad aree ventilate o Servizi igienici accessibili o Possibilità di cambiare la propria posizione (di sedersi o di stare in piedi) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 202

204 6.4 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit garantisce ai lavoratori il diritto ad almeno un giorno libero ogni sette Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) comprende le necessità di riposo dei lavoratori affinché possano essere produttivi. Nel contempo il direttivo garantisce ai lavoratori un intera giornata libera ogni sette, salvo disposizione differente derivante dal contratto collettivo liberamente negoziato o dalla normativa nazionale. Un intera giornata: Il produttore rispetta i regolamenti relativi ai giorni liberi. I giorni liberi devono essere giornate intere e devono essere conformi alla normativa nazionale o alle consuetudini. Documenti legati all area di performance in questione Regolamenti di lavoro documentati Buste paga e prove documentali dei pagamenti Prove documentali della deroga permanente ai sensi di legge relativa al settore del produttore Registri delle ore di lavoro svolte da tutti i lavoratori Procedura di pagamento di straordinari documentata, compresi accordi con i lavoratori Registri degli infortuni documentati I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 203

205 Area di performance 7: Salute e sicurezza sul lavoro La performance di un azienda in materia di salute e sicurezza sul lavoro viene valutata in relazione a quattro aspetti: Conformità alle regolamenti Valutazione dei rischi Formazione dei lavoratori Procedure e dispositivi per garantire la salute e la sicurezza sul lavoro Il produttore deve essere in grado di illustrare e fornire prove documentali dei propri processi e procedure per garantire il rispetto dei regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro. I rischi imminenti alla salute e/o alla vita dei lavoratori identificati nel corso dell audit porteranno l auditor ad attivare un allerta secondo il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI. NOTA BENE: Qualora l azienda principale soggetta all audit sia in possesso di un certificato GlobalGAP valido, l auditor non effettuerà il monitoraggio della presente area di performance. 7.1 L azienda soggetta all audit osserva la normativa applicabile in materia di salute e sicurezza sul lavoro Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) conosce bene e osserva la normativa applicabile alla propria azienda in materia di salute e sicurezza sul lavoro Qualora il paese in questione non disponga di disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro, vengono applicati gli standard internazionali. Il produttore coinvolge i lavoratori e i loro rappresentanti nella stesura e nell attuazione di procedure interne necessarie per garantire il rispetto dei regolamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro. 7.2 L azienda soggetta all audit aspira alla tutela dei lavoratori in caso di incidenti, utilizzando, tra l altro, sistemi di assicurazione obbligatoria Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) attua diverse misure per tutelare i lavoratori in caso di incidente (es. il produttore può incoraggiare o stabilire che i lavoratori aderiscano a regimi di assicurazione privata adottando, tra l altro, regimi assicurativi obbligatori) e compie le seguenti azioni: Coinvolge i lavoratori e i loro rappresentanti nella ricerca di soluzioni migliori per la protezione dei lavoratori dagli incidenti Fornisce formazioni regolari ai propri lavoratori e al proprio direttivo in merito a come prevenire incidenti e a come ridurne al minimo gli impatti. Esamina periodicamente i registri degli infortuni per trarne degli insegnamenti e adattare di conseguenza i protocolli in materia di incidenti 7.3 L azienda soggetta all audit svolge regolarmente valutazioni dei rischi concernenti condizioni di lavoro sicure, salubri e igieniche Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) effettua valutazioni dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro volte a: Individuare i rischi più comuni per i lavoratori Classificare i rischi in base alla loro gravità e probabilità amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 204

206 Definire il tipo di misure preventive o di miglioramento che potrebbero essere necessarie Sviluppare, mantenere e attuare un piano d azione Stanziare fondi Il produttore tiene presente che una buona valutazione dei rischi: È adeguata per la sicurezza e la salute di tutti i lavoratori Prevede delle consultazioni con i lavoratori Riguarda tutte le attività di produzione, le postazioni di lavoro, i macchinari, l attrezzatura, le sostanze chimiche, gli strumenti e i processi Utilizza come riferimento gli standard applicabili (es. la normativa nazionale o gli standard internazionali) Prevede attività di monitoraggio e di verifica regolari Mette a disposizione una quantità sufficiente di risorse umane ed economiche per garantire la riduzione dei rischi individuati Prende in considerazione: o Le esigenze particolari dei lavoratori più vulnerabili, quali le donne in stato di gravidanza, i giovani lavoratori o i lavoratori migranti o Le malattie trasmissibili e non trasmissibili nell ambiente di lavoro 7.4 Sussiste un attiva cooperazione tra il direttivo e i lavoratori (e/o i loro rappresentanti) durante lo sviluppo e l attuazione di sistemi volti a garantire salute e sicurezza sul lavoro Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per favorire in maniera proattiva il dialogo costruttivo tra il direttivo e i lavoratori. I lavoratori e i loro rappresentanti devono essere consultati: Durante la valutazione dei rischi Durante l elaborazione del piano d azione Durante l attuazione di sistemi volti a garantire un posto di lavoro sicuro e salubre L istituzione da parte del produttore di un comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro con rappresentanti democraticamente eletti da parte dei lavoratori è considerata una misura positiva. Altre forme di cooperazione sono accettate, tuttavia devono sussistere prove inequivocabili relative alle modalità secondo cui si realizza la cooperazione attiva in questione. Il produttore conserva la documentazione relativa a: Le riunioni del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro Le raccomandazioni del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro La maniera in cui il direttivo esamina tali raccomandazioni per poi accettarle o rifiutarle 7.5 L azienda soggetta all audit fornisce formazioni regolari in materia di salute e sicurezza sul lavoro per assicurarsi che i propri lavoratori comprendano le regole del lavoro, le misure di protezione personale e le misure atte a prevenire incidenti e a reagire ad essi Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per rendere accessibili ai lavoratori le informazioni: Sui pericoli e sui rischi legati al loro lavoro Sui provvedimenti che devono essere attuati per la loro protezione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 205

207 Le presenti informazioni devono essere presentate in modo da risultare facilmente comprensibili per i lavoratori. Il produttore deve garantire che i lavoratori ricevano una formazione almeno sui seguenti aspetti in materia di salute e sicurezza sul lavoro: Utilizzo e manutenzione dei dispositivi di protezione individuale (pulizia, sostituzione in caso di danneggiamento e stoccaggio adeguato) Gestione dei pericoli di base e di quelli specifici del sito in questione Procedure di lavoro sicure Procedure di emergenza in caso di calamità naturali Prove di evacuazione e/o esercitazioni antincendio, con documentazione relativa a: o Scopo o Il numero dei lavoratori partecipanti o Risultati o Fotografie e date o Il tempo impiegato per l evacuazione (il tempo necessario per l evacuazione dell edificio non deve mai superare i nove minuti) Il produttore può migliorare la propria performance svolgendo ulteriori attività di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro, destinate a: Direttivo, supervisori e visitatori occasionali Lavoratori che utilizzano macchinari e generatori elettrici Persone che lavorano con attrezzature e impianti elettrici e devono comprendere anche i loro compiti e le procedure di sicurezza Lavoratori che maneggiano o gestiscono sostanze pericolose (comprese, tra l altro, sostanze chimiche, disinfettanti, prodotti fitosanitari e biocidi) 7.6 L azienda soggetta all audit fa rispettare l utilizzo di dispositivi di protezione individuale per la protezione dei lavoratori; oltre ad essi sono impiegati altri controlli nella struttura e ulteriori sistemi di sicurezza Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per fornire ai lavoratori dei dispositivi di protezione individuale che: Offrano una protezione efficace ai lavoratori e ai visitatori occasionali. Deve essere prestata particolare attenzione ai processi rischiosi, quali la sabbiatura dei jeans o l applicazione dei pesticidi in agricoltura Non provochino fastidio inutile a chi li indossa Siano gratuiti per tutti i lavoratori Funzionino bene ai fini dello svolgimento delle attività richieste sul posto di lavoro 7.7 L azienda soggetta all audit mette in atto misure di controllo tecnico e amministrativo per evitare o limitare al minimo il rilascio di sostanze pericolose nell ambiente di lavoro. Mantiene il livello di esposizione al di sotto dei limiti riconosciuti o stabiliti a livello internazionale. Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) attua: Valutazioni periodiche dei rischi: Per individuare le misure di controllo tecnico e amministrativo necessarie per evitare o limitare al minimo il rilascio di sostanze pericolose nell ambiente e sul posto di lavoro. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 206

208 Misure di controllo amministrativo: Il produttore adotterà sul posto di lavoro almeno le seguenti misure: Autorizzazione: Solo i lavoratori autorizzati hanno accesso alle sostanze chimiche Protezione: I lavoratori ricevono protezioni adeguate per il trattamento e l utilizzo di sostanze chimiche Registri: Vengono registrati in maniera adeguata la distribuzione, l utilizzo e lo smaltimento di sostanze chimiche Rispetto delle istruzioni: Durante l utilizzo di sostanze chimiche i lavoratori sono tenuti a osservare le indicazioni di chi le ha prodotte (possono essere organizzate delle formazioni in merito) Etichette: Le etichette delle sostanze chimiche e l indicazione dei pericoli sono chiaramente comprensibili per i lavoratori e conformi alle disposizioni riconosciute a livello nazionale e internazionale. Ad esempio: o Schede ICSC (International Chemical Safety Cards) o Schede di sicurezza dei materiali (Materials Safety Data Sheets, MSDS) Per maggiori informazioni sulla gestione delle sostanze chimiche si rimanda al link seguente: Misure di controllo a livello tecnico: Il produttore adotterà sul posto di lavoro almeno le misure tecniche finalizzate a: Espellere esalazioni, vapori e polvere (es. terminali di scarico) Smaltire le sostanze chimiche in maniera corretta, anche in assenza di normativa nazionale in merito 7.8 L azienda soggetta all audit sviluppa e applica procedure in caso di incidenti e procedure di emergenza Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) attua procedure in caso di incidenti e procedure di emergenza rispettando almeno le seguenti raccomandazioni: Azioni da compiere: Il direttivo e buona parte della forza lavoro conoscono le azioni da compiere in caso di incidente o di emergenza, in modo da minimizzare i rischi. Procedure scritte: Tali azioni sono integrate in una procedura di emergenza ampiamente comprensibile per i lavoratori, in particolar modo per coloro che rivestono un ruolo pertinente in caso di incidente (es. personale responsabile del primo soccorso). Particolare attenzione: Il produttore garantisce che tali procedure siano illustrate correttamente ai: I lavoratori stagionali e/o temporanei I lavoratori con turni di notte I lavoratori migranti Giovani lavoratori Lavoratrici in stato di gravidanza Lavoratori con disabilità amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 207

209 7.9 L azienda soggetta all audit evidenzia potenziali pericoli ai lavoratori attraverso l uso di segnali e avvertimenti Non esiste un modo universale per comunicare potenziali pericoli e avvertimenti ai lavoratori e ai visitatori. Tuttavia il produttore (azienda soggetta all audit) deve essere sicuro che i potenziali pericoli siano comprensibili per tutte le persone interessate. I segnali e gli avvertimenti devono: Essere pertinenti alla particolare cultura in questione e alle attività svolte Essere esposti nella posizione adatta al loro scopo Fare riferimento alle procedure in caso di incidente o emergenza Essere adeguati e fare riferimento a potenziali pericoli quali: o Sostanze chimiche o Elettricità o Superfici bollenti o Caduta oggetti o Pavimenti scivolosi o Macchinari e veicoli 7.10 L azienda soggetta all audit possiede e mette in atto in maniera adeguata procedure di segnalazione e registrazione di incidenti sul lavoro e infortuni professionali Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie in materia di: Segnalazione: Tali procedure consentono ai lavoratori di segnalare immediatamente ai propri supervisori qualsiasi situazione che costituisca un grave pericolo per la vita o la salute. Vengono segnalati sia gli incidenti che gli incidenti mancati. Registrazione: Il produttore conserva i registri di tutti gli incidenti e gli infortuni. Nei registri viene indicato: Quando è avvenuto l incidente (es. data, picco stagionale, stagione di raccolta) Chi è stato coinvolto Quali azioni sono state compiute Quale è stato l esito finale (es. decesso o infortunio) In che modo sono stati compiuti gli accertamenti sugli incidenti (o sulle malattie professionali) Quali provvedimenti sono stati adottati per la prevenzione e il miglioramento Per quanto tempo i lavoratori sono stati inabili al lavoro 7.11 L azienda soggetta all audit ricerca la stabilità e la sicurezza delle attrezzature e degli immobili utilizzati per la produzione Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie al fine di: Disporre di procedure per dimostrare la stabilità e la sicurezza dell attrezzatura Conservare una documentazione accurata relativa a qualsiasi ispezione ufficiale o privata relativa alla stabilità e alla sicurezza dell attrezzatura e degli immobili Disporre delle licenze valide per lo svolgimento delle proprie attività nell immobile in questione amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 208

210 Il produttore conosce e osserva: La normativa nazionale in merito a: o La stabilità dell edificio o La sicurezza dell edificio o L adeguatezza dell edificio ai fini della propria destinazione d uso commerciale Le norme di legge locali in materia di sicurezza dell attrezzatura, comprese ispezioni ufficiali (se pertinenti) 7.12 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit rispetta il diritto dei lavoratori ad allontanarsi da rischi imminenti senza chiedere alcun permesso Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano allontanarsi da rischi imminenti senza chiedere alcun permesso. Tale diritto dei lavoratori: Si applica al posto di lavoro e alle strutture abitative fornite dal produttore Deve essere comunicato efficacemente ai lavoratori durante le attività di formazione Deve essere documentato adeguatamente nelle procedure in materia di salute e sicurezza sul lavoro 7.13 L azienda soggetta all audit si assicura che una persona competente effettui controlli periodici delle attrezzature e degli impianti elettrici Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che una persona competente effettui verifiche periodiche delle attrezzature e degli impianti elettrici Per persona competente si intende una persona che abbia: Effettuato la relativa formazione Le qualifiche necessarie Esperienza in merito I controlli delle attrezzature e degli impianti elettrici hanno luogo: Nelle tempistiche predefinite Su base aleatoria Su richiesta I controlli vengono registrati in maniera adeguata e, se possibile, il registro viene posizionato vicino all attrezzatura o all impianto esaminato I registri includono almeno: Nome del responsabile Data dell ultimo controllo La descrizione dei risultati (qualora presenti) Data del controllo successivo Qualora si occupino di attrezzature o impianti elettrici, i lavoratori devono svolgere il loro lavoro in sicurezza: Utilizzando soltanto strumenti correttamente isolati e in buone condizioni Avendo a disposizione uno spazio di lavoro sufficiente e un illuminazione adeguata Informando la persona competente in caso di anomalie nel funzionamento di attrezzature o impianti elettrici Solitamente la normativa nazionale definisce lo spazio di lavoro e l illuminazione necessari ai lavoratori che lavorano con attrezzature e impianti elettrici. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 209

211 Qualora la normativa nazionale non definisse tali specifiche, il produttore farà riferimento alle buone prassi diffuse, adattandole alla propria situazione, ad esempio facendo in modo che: Le postazioni di lavoro siano prive di linee di distribuzione Non ci sia il pericolo di inciampare sui cavi elettrici Il rischio di strangolamento e di altri incidenti sul lavoro sia valutato e incluso nella procedura per la salute e la sicurezza sul lavoro in modo che tali rischi siano ridotti al minimo Coinvolgere i lavoratori che utilizzano gli impianti e le persone competenti per ricevere proposte su come ridurre i rischi 7.14 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit ha installato un numero sufficiente di attrezzature antincendio adeguatamente funzionanti Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che sul posto di lavoro siano presenti le attrezzature antincendio richieste dal piano d azione per la salute e la sicurezza sul lavoro. Solitamente la normativa nazionale specifica i requisiti standard per le attrezzature antincendio, ad esempio: Posizione e collocamento Dimensioni ed efficacia Condizioni di manutenzione e ispezione In assenza di disposizioni di legge, le attrezzature antincendio devono almeno essere: Distribuite in maniera omogenea sul posto di lavoro Posizionate a un altezza che ne assicuri l efficacia Facilmente raggiungibili da parte dei lavoratori Identificate correttamente (es. inventariate) con chiari riferimenti a: o Data dell ultimo intervento di manutenzione o Data programmata per il prossimo intervento di manutenzione La posizione degli estintori e il percorso per raggiungerli devono essere segnalati graficamente. I sistemi di allarme tempestivo devono essere installati e funzionare a norma di legge. I sistemi di allarme possono essere: Rilevatori di fumo Allarmi antincendio Dispositivi di allarme 7.15 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit garantisce che le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza nel sito di produzione sono facilmente accessibili, segnalati chiaramente e non ostruiti Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per assicurare che, in caso di incidente, i lavoratori e i visitatori possano abbandonare facilmente i locali senza mettere a repentaglio la propria vita o salute. A tal fine: Le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza devono presentare tutte le caratteristiche di seguito riportate: o Non devono essere ostruiti o chiusi durante l orario di lavoro (compresi gli straordinari e i turni di notte) o Devono essere facilmente accessibili amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 210

212 o Devono essere segnalati chiaramente o Devono condurre verso un luogo sicuro per i lavoratori e i visitatori L evacuazione sicura deve essere gestita in maniera sistematica e preventiva, pertanto i lavoratori devono svolgere delle prove di evacuazione in conformità con la normativa nazionale Le luci di emergenza e gli altri segnali di evacuazione devono essere installati correttamente e ben funzionanti Le aree di produzione dove lavorano più di 10 lavoratori nello stesso turno devono essere dotate di porte che si aprono verso l esterno, salvo diversa disposizione della normativa nazionale Il numero di uscite di sicurezza deve essere adeguato a: o Il numero dei lavoratori o Le dimensioni e alla locazione dell edificio o La disposizione del luogo di lavoro 7.16 L azienda soggetta all audit garantisce che i piani di evacuazione sono a norma di legge e sono posizionati in luoghi significativi di modo che i lavoratori possano prenderne visione e comprenderli Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire i migliori piani di evacuazione possibili affinché i lavoratori possano abbandonare il posto di lavoro in sicurezza. I piani di evacuazione del posto di lavoro (e dell edificio) devono mostrare: La posizione: La posizione attuale rispetto al punto in cui è affisso il piano Le vie di fuga più vicine: L ubicazione delle vie di fuga più vicine con l indicazione delle uscite di sicurezza Le attrezzature antincendio: L ubicazione degli estintori o di tutte le altre attrezzature antincendio Il produttore organizza delle attività di formazione regolari per garantire che i lavoratori sappiano come: utilizzare un estintore leggere e seguire il piano di evacuazione per raggiungere un luogo sicuro 7.17 L azienda soggetta all audit fornisce garanzie di sicurezza adeguate per qualsiasi componente meccanica, funzione o processo che possa causare danni ai lavoratori Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano utilizzare in sicurezza qualsiasi macchinario, funzione o processo. Tutte le garanzie di sicurezza applicabili per le attrezzature sono disponibili e installate correttamente, ad esempio: Rivestimenti per nastri Griglie per ventilatori Tasti di arresto di emergenza La documentazione valida relativa a controlli e assicurazioni di macchinari e veicoli è disponibile come previsto dalle disposizioni di legge I lavori di manutenzione sono svolti da personale competente e registrati. Ciò può riguardare montacarichi, ascensori e altri macchinari pericolosi. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 211

213 Il produttore conserva i registri relativi alla manutenzione, che comprendono: Il riepilogo della manutenzione Nome del responsabile competente Assicurazione applicabile e validità di quest ultima 7.18 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit garantisce sempre la disponibilità di un primo soccorso qualificato Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano ricevere interventi di pronto soccorso in caso di necessità. La normativa nazionale sancisce le tipologie di disposizioni sanitarie che devono essere a prestate ai lavoratori sul posto di lavoro. In assenza di normativa in merito, il produttore fornirà: Kit di primo soccorso, infermerie e/o postazioni adeguate Formazione di primo soccorso regolari e procedure per assicurare il primo soccorso Una o più persone presenti che abbiano ricevuto una formazione per prestare il primo soccorso Responsabili della verifica e del riassortimento del contenuto del kit di primo soccorso Laddove i lavaggi immediati con acqua sono una risposta consigliata come misura di primo soccorso, l azienda soggetta all audit garantisce che le postazioni di lavoro abbiano nelle vicinanze: Punti di distribuzione di acqua potabile Postazioni per il lavaggio degli occhi Docce di sicurezza 7.19 L azienda soggetta all audit dispone di procedure di emergenza per gestire traumi o malattie gravi. Tali procedure sono redatte per iscritto. Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori ricevano assistenza in caso di traumi o malattie gravi e che, in caso di necessità, vengano trasferiti nelle strutture mediche adeguate. Le procedure di emergenza devono trovarsi in un documento separato o devono costituire parte del piano d azione elaborato dopo la valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Devono essere incluse le azioni da intraprendere nel caso in cui sia necessario trasferire un lavoratore nella struttura medica adeguata e i nomi del personale responsabile in ogni turno. I lavoratori sono consapevoli delle procedure e conoscono il personale responsabile in caso di traumi o malattie gravi che riguardano loro stessi o colleghi DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit fornisce acqua potabile ai lavoratori in qualsiasi momento Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori abbiano sempre accesso all acqua potabile, non solo durante le pause. Limitazioni dell accesso all acqua potabile sono costituiscono un trattamento disumano o discriminatorio. Pertanto tali limitazioni non devono avvenire, né tanto meno devono costituire delle misure disciplinari. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 212

214 Il diritto all acqua potabile deve essere sempre garantito presso: Il posto di lavoro (che si tratti di fabbriche o aziende agricole) Le strutture adibite alla preparazione e alla consumazione di alimenti da parte dei lavoratori Gli alloggi e i dormitori forniti dal produttore, dall intermediario o dall agenzia di reclutamento La normativa nazionali spesso definisce: La qualità dell acqua adeguata per l uso umano In quali aree può non essere necessaria la presenza di acqua potabile (es. docce) I tipi di controlli e le autorità addette alla verifica della potabilità dell acqua Certificati: I certificati in materia validi devono essere messi a disposizione. Segnalazione dell acqua non potabile: I luoghi nei quali l acqua non è potabile devono essere segnalati in maniera adeguata per evitare qualsiasi rischio per gli utenti. Rischio di disidratazione: Il produttore presta ulteriore attenzione al diritto all acqua potabile durante le stagioni o nelle aree geografiche in cui il rischio di disidratazione è più alto a causa delle temperature elevate L azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori accesso a un area adeguata e pulita per la conservazione degli alimenti, per la consumazione dei pasti e/o la loro preparazione Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano consumare, cucinare e conservare gli alimenti in completa sicurezza e nel rispetto della dignità umana. Il produttore si assicura che ai lavoratori sia consentito di trascorrere le pause per il pranzo o la cena in un luogo sicuro e pulito. Qualora la normativa sancisca l obbligo di mettere a disposizione una sala ristoro o una mensa, il produttore deve rispettare tali disposizioni di legge. Qualora la normativa non definisca le condizioni minime per tali strutture, il produttore dovrà effettuare una propria valutazione consultando i lavoratori e i loro rappresentanti per definire e concordare le condizioni di sicurezza e pulizia. Il produttore presta particolare attenzione durante i picchi stagionali per fare in modo che tali strutture possano accogliere l intera forza lavoro (sia quella permanente che gli altri lavoratori) e che i lavoratori possano comunque trascorrere le pause per i pasti in un luogo sicuro e pulito. Il produttore deve disporre delle seguenti informazioni per l audit: Le modalità di conservazione degli alimenti I registri dei turni di pulizia I menù dei sei mesi antecedenti all audit I turni per il pranzo e/o la cena 7.22 L azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori lavelli, spogliatoi e servizi igienici nel rispetto degli usi locali Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano mantenere le proprie abitudini relative all igiene e rimanere al riparo da qualsiasi rischio di contaminazione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 213

215 Il produttore garantisce che ai lavoratori vengano concessi spogliatoi dignitosi, aree con lavelli e servizi igienici dotati di quanto necessario per il rispetto della dignità umana. Tali strutture devono avere almeno: Rifornimenti di sapone costanti Serrature funzionanti Aree separate per genere Spogliatoi separati per i lavoratori che si devono cambiare per svolgere le proprie mansioni (es. per maneggiare sostanze pericolose o per indossare l abbigliamento protettivo) Qualora la normativa sancisca il numero di lavelli e di servizi igienici che l azienda deve fornire, il produttore deve rispettare tali disposizioni di legge. In mancanza di disposizioni di legge in merito, la valutazione della quantità di strutture di servizio necessarie in base al numero di lavoratori presenti deve rientrare nella valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e nel relativo piano d azione. In assenza di disposizioni di legge applicabili, il numero di lavelli, spogliatoi e servizi igienici deve rispondere alle esigenze del numero totale dei lavoratori. È necessario prestare particolare attenzione al fine di garantire che tali strutture siano conformi alle esigenze dei lavoratori anche in caso di aumento del loro numero (es. durante i picchi stagionali). Durante l audit il produttore è in grado di motivare il proprio numero di strutture. Qualora sia necessario, egli è in grado di illustrare anche i piani di adattamento del numero in questione L azienda soggetta all audit fornisce trasporti sicuri ai lavoratori in modo diretto o tramite terzi, in conformità con le normative nazionali Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano recarsi al lavoro in sicurezza. A tal fine: Il produttore dispone delle informazioni sulle modalità con cui i lavoratori raggiungono il posto di lavoro (es. trasporto pubblico o bicicletta). I mezzi di trasporto utilizzati sono idonei per il trasporto di persone 7.24 La posizione delle strutture di carattere sociale e degli alloggi dei lavoratori assicura che gli utenti non siano esposti a pericoli naturali né soggetti all impatto operativo del luogo di lavoro (es. rumore, emissioni e polvere) Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori non siano esposti a pericoli naturali o soggetti all impatto operativo del luogo di lavoro a causa dell ubicazione delle strutture abitative o degli alloggi. Le disposizioni di legge nazionali solitamente stabiliscono l ubicazione e le modalità di ubicazione delle strutture sociali e degli alloggi. In caso contrario, il produttore: Prende le proprie decisioni in considerazione della valutazione dei rischi relativa alla salute e alla sicurezza sul lavoro e al piano d azione in merito Garantisce che l ubicazione delle strutture di carattere sociale e degli alloggi non esponga i lavoratori a: o Pericoli naturali o Ripercussioni negative sulla loro salute e sicurezza o sulle loro vite Fa in modo che gli edifici industriali (con o senza attività industriale) non siano utilizzati per ospitare gli alloggi dei lavoratori amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 214

216 Costo degli alloggi: Qualora venga richiesto ai lavoratori di lasciare temporaneamente il normale posto di lavoro per un ambiente di lavoro diverso (es. settore dell agricoltura o dell allevamento), il produttore deve mettere a disposizione dei lavoratori strutture e alloggi adeguati a titolo gratuito L azienda soggetta all audit verifica che la temperatura, l umidità, lo spazio, i servizi igienici e l illuminazione siano adatti per la salute e la sicurezza dei lavoratori Ciò comporta che il produttore (azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori non siano esposti a inutili rischi per la loro salute a causa delle condizioni di lavoro. Tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori: Il produttore deve garantire che i lavoratori abbiano a disposizione un ambiente di lavoro, strutture di carattere sociale e alloggi che tutelino appieno la loro salute e sicurezza. Qualora le disposizioni di legge stabiliscano le caratteristiche minime dell ambiente di lavoro, delle strutture di carattere sociale e degli alloggi, il produttore deve rispettare tali disposizioni di legge. In caso contrario, il produttore deve definire gli standard in merito in considerazione della valutazione del rischio in materia di salute e sicurezza sul lavoro. A seguito delle consultazioni con i propri lavoratori e i loro rappresentanti, il produttore deve definire condizioni adeguate in merito a: Temperatura Umidità Spazi Servizi igienici Illuminazione Spazio e illuminazione: Lo spazio e l illuminazione devono essere forniti in maniera tale da essere adeguati per le attività specifiche dei lavoratori Il produttore deve essere in grado di fornire all auditor informazioni coerenti in merito a: Condizioni attuali Piani di miglioramento (se presenti) Tempistiche e costi dei miglioramenti Qualora il produttore fornisca gli alloggi ai lavoratori: Le stanze devono essere sufficientemente spaziose per i lavoratori e non devono essere sovraffollate Il lavoratori devono avere spazi per riporre i propri effetti personali I servizi di lavanderia e smaltimento dei rifiuti devono essere organizzati adeguatamente Il calendario di ritiro dei rifiuti deve essere esposto negli alloggi, di modo che i lavoratori lo possano vedere amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 215

217 Documenti legati all area di performance in questione Certificati e contratti: Ispezioni e assicurazioni valide relative a macchinari e veicoli Ricevute d acquisto dei dispositivi di protezione individuale (DPI) acquistati dal produttore Licenza commerciale valida e tutte le approvazioni ufficiali necessarie per eseguire le proprie attività Certificato ufficiale in materia di sicurezza e idoneità alla destinazione d uso industriale degli immobili Contratti con tutti i fornitori di servizi, compresi i servizi di ristorazione, trasporti e i rappresentanti Formazione Prove documentali della formazione dei lavoratori in materia di salute e sicurezza sul lavoro Prove dell esistenza di un calendario di formazioni per i lavoratori e il direttivo Prove documentali delle qualifiche dei lavoratori che si occupano di macchinari pericolosi, impianti elettrici e altre attività che richiedono una formazione specifica in considerazione dei rischi elevati Registri e rapporti: Valutazione dei rischi relativa alle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene Piano d azione per la creazione delle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali Normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro applicabile nel comparto Prove documentali del processo d elezione del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro Verbali delle riunioni del comitato per la salute e la sicurezza sul lavoro Prove documentali dell impiego, del rilascio e dello smaltimento di sostanze chimiche (incluse Schede MSDS) Ispezioni ufficiali svolte per garantire la sicurezza dell immobile e delle attrezzature, con data di validità e azioni correttive, qualora presenti Relazioni delle ispezioni, registri delle revisioni, istruzioni d uso e di sicurezza per: o Macchinari pericolosi, compresi montacarichi, attrezzature elettriche e apparecchiature ad alta pressione o Attrezzatura antincendio (es. tagliandi di revisione sugli estintori) o Acqua potabile nell impianto di produzione e nei dormitori o Salubrità e sicurezza dell impianto e dei dormitori (in cui sono comprese temperature, livello di rumore e illuminazione) I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 216

218 Area di performance 8: Divieto di lavoro infantile Per lavoro infantile si intende un attività lavorativa che: È svolta da una persona dall età inferiore ai 15 anni È pericolosa dal punto di vista morale, fisico, sociale o psicologico Interferisce con l istruzione dei bambini Non costituisce lavoro leggero Il termine lavoro leggero fa riferimento alla partecipazione di bambini e adolescenti in attività lavorative quali: Aiuto dei genitori a casa Assistenza nell azienda a conduzione famigliare Guadagni al di fuori dell orario scolastico Il lavoro leggero è accettabile a condizione che i bambini: abbiano raggiunto almeno l età di 13 anni (o almeno i 12 anni nei paesi che hanno stabilito la soglia di età minima a 14 anni) siano in grado di andare a scuola e abbiano tempo per svolgere i compiti a casa (es. giornata lavorativa dalla durata non superiore a due ore) soggetti alla supervisione di un genitore o un tutore che garantisce che i compiti affidati siano innocui Per i lavori pericolosi è stata definita una soglia di età superiore: I lavori che per natura o per le circostanze in cui si svolgono possono mettere a repentaglio la salute, la sicurezza e/o la morale dei lavoratori non possono essere svolti da giovani lavoratori dall età inferiore ai 18 anni. 8.1 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit non è coinvolta in maniera diretta o indiretta in lavoro infantile illegale Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che bambini dall età inferiore ai 15 anni (o dall età inferiore ai 14 anni nei paesi che hanno stabilito tale età come soglia) non siano assunti in maniera diretta o indiretta come forza lavoro Deve essere evitato il lavoro infantile in quanto è: fisicamente e psicologicamente dannoso per i bambini moralmente scorretto per un azienda responsabile dannoso per la comunità in cui avviene in quanto: o Priva i bambini dell opportunità di frequentare le scuole o Li obbliga ad abbandonare la scuola prematuramente o Richiede loro di tentare di coniugare frequenza scolastica con lavori eccessivamente pesanti e di lunga durata Il produttore deve adottare le misure necessarie al fine di: Comprendere cosa si intenda per lavoro infantile Comprendere il contesto legale in cui opera e le leggi locali in materia di lavoro infantile Identificare se sussiste una probabilità che il lavoro infantile avvenga nel proprio comparto o nella propria regione (es. determinati comparti, quali quello dell agricoltura, della caccia, della selvicoltura, della pesca nonché quello minerario ed estrattivo sono maggiormente a rischio per casi di lavoro infantile rispetto ad altri). amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 217

219 Il produttore deve evitare di essere coinvolto indirettamente in casi di lavoro infantile (es. utilizzando agenzie di reclutamento, concedendo ai lavoratori migranti o ai lavoratori stagionali di ricevere l aiuto dei propri figli al lavoro). A tal fine possono essere necessarie ulteriori precauzioni. Il produttore terrà inoltre registri aggiornati relativi a: I nomi dei figli di lavoratori migranti o stagionali, nonché le loro età, i loro orari scolastici e informazioni sulle loro scuole L età e le carte d identità dei lavoratori assunti tramite agenzie di reclutamento Le procedure di reclutamento delle agenzie volte a evitare, tra l altro, l assunzione di bambini o lavoratori illegali Tutti i dati personali saranno trattati con il massimo rispetto e in conformità con le disposizioni in materia di protezione dei dati personali. Nel caso in cui, nell ambito di misure preventive, il produttore si rendesse conto che alcuni dei propri lavoratori sono stati assunti prima del raggiungimento dell età minima legale per lavorare, egli segnalerà tale evento all auditor e mostrerà quali azioni sono state intraprese affinché la situazione non si ripeta. Mappatura degli stakeholder: Il produttore conserva i contatti dello stakeholder (o degli stakeholder) in grado di fornire sostegno alle vittime e ai bambini (es. rientro a scuola e identificazione dei genitori). amfori BSCI mette a disposizione il Modello 6: Mappatura degli stakeholder a tal fine. 8.2 L azienda soggetta all audit stabilisce come componente del processo di reclutamento un solido meccanismo per la verifica dell età che escluda categoricamente un trattamento degradante o indegno del lavoratore Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che il processo di reclutamento possa identificare minorenni prima del reclutamento. Il rischio di assunzione di minorenni è più alto per: Determinati settori (es. minerario e tessile) Determinati contesti culturali e paesi (es. sistema dello sumangali in India) Lavori che richiedono qualifiche basse o che non ne richiedano Lavori svolti in zone isolate in cui: o Un controllo da parte di ispettori del lavoro è meno probabile o I soggetti hanno accesso limitato a carte d identità originali Un meccanismo solido per la verifica dell età comprende: Formazione del responsabile o dei responsabili per l assunzione dei lavoratori che ha/hanno a che fare con situazioni ad alto rischio Formazione del responsabile o dei responsabili per l assunzione dei lavoratori affinché utilizzi/utilizzino determinate tecniche durante i colloqui di lavoro per effettuare verifiche incrociate in merito all età effettiva dei candidati Verifiche incrociate regolari relative all età dei lavoratori, da effettuare insieme ad altri stakeholder (es. agenzie di reclutamento, datori di lavoro precedenti) amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 218

220 8.3 L azienda soggetta all audit ha policy e procedure adeguate, formulate per iscritto, per la protezione dei bambini da ogni tipo di sfruttamento Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i bambini siano tutelati da qualsiasi forma di sfruttamento diretto (ad opera del produttore) o indiretto (ad opera dei partner commerciali). Le procedure vanno tenute aggiornate e comprendere: Una panoramica relativa a: Eventuali condizioni di lavoro pericolose sul posto di lavoro Attività illegali nella regione (es. narcotraffico, prostituzione e migrazione forzata) Povertà in famiglia come causa del lavoro minorile Progetti di protezione dei bambini realizzati in zona dal governo, da ONG o da altri attori Il sindacato (o i sindacati) in grado di fungere da supporto in casi di lavoro minorile Strutture per l istruzione o la formazione professionale nelle vicinanze o nella regione (inclusi contatti e orari) Autorità competenti in materia di istruzione e stato sociale in grado di fornire assistenza in casi di lavoro infantile Una valutazione del grado di: Controllo del rischio di lavoro infantile Riduzione o eliminazione del lavoro infantile Le azioni necessarie per affrontare i casi di lavoro infantile nel modo più responsabile possibile 8.4 L azienda soggetta all audit ha policy e procedure di miglioramento adeguate per fornire ulteriore protezione ai bambini qualora essi risultassero essere al lavoro Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che, qualora dei bambini dovessero essere identificati al lavoro nella propria azienda, essi saranno tutelati. La procedura di miglioramento deve comprendere: Modalità di sostegno ai bambini affinché essi vengano reintegrati nella società in seguito all interruzione dell attività lavorativa (es. istruzione non formale o di base per bambini più grandi di modo che essi possano ritornare nelle scuole normali) Stakeholder di competenza in grado di fornire un sostegno ai bambini e alle rispettive famiglie nel momento in cui essi interrompono le attività lavorative e liste di contatti aggiornate (es. enti locali, associazioni internazionali quali Save the children e UNICEF nonché enti di governo in materia di protezione dei bambini). Fondi stanziati per fornire un compenso economico ai bambini che sono risultati essere al lavoro di modo che possano andare a scuola In determinati casi l approccio migliore per conseguire dei miglioramenti può essere: Allontanare gradualmente i bambini dall attività lavorativa Definire un orario per il monitoraggio del reinserimento dei bambini nella società Tali approcci possono risultare più adeguati rispetto a un allontanamento del bambino senza alcun tipo di supervisione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 219

221 Un allontanamento immediato può infatti portare il bambino a essere coinvolto in forme di lavoro illegali, meno visibili e legate a un tipo di sfruttamento peggiore e pericoloso. Una policy incentrata sul solo coinvolgimento di adulti non costituisce un procedimento di miglioramento accettabile in materia di lavoro infantile. Documenti legati all area di performance in questione Registri dei dati personali di tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali) Procedura per la verifica dell età Formazioni in materia di reclutamento responsabile Procedure per evitare lo sfruttamento di bambini Procedura di miglioramento in materia di lavoro infantile Contratti e accordi dei lavoratori, compresi quelli con le agenzie di reclutamento I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 220

222 Area di performance 9: Protezione particolare dei giovani lavoratori I giovani lavoratori: Non devono effettuare turni di notte Non devono lavorare in prossimità o con sostanze pericolose o sostanze chimiche Devono ricevere una formazione specifica relativa agli standard di sicurezza e agli standard sanitari nonché una formazione relativa alle modalità di accesso e utilizzo del meccanismo di lamentela del produttore Ricevono orari di lavoro che non compromettano la loro frequenza scolastica, la loro partecipazione a formazioni professionali o la loro capacità di usufruire di programmi d istruzione o di formazione Il produttore deve adottare tutte le misure necessarie per fornire ai giovani lavoratori una protezione particolare da pericoli fisici, psicosociali e morali sul luogo di lavoro. 9.1 L azienda soggetta all audit garantisce che i giovani non lavorano di notte e sono tutelati da condizioni di lavoro dannose per la loro salute, la loro sicurezza, la loro morale e la loro crescita Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i giovani lavoratori non mettano a repentaglio la propria salute, sicurezza, morale e crescita. Valutazione dei rischi: Il produttore ha una buona comprensione delle attività che sono potenzialmente dannose per i giovani lavoratori. Una valutazione dei rischi è necessaria anche qualora il produttore non assuma alcun giovane lavoratore. La valutazione dei rischi deve evidenziare i processi e le aree di lavoro in cui non possono essere coinvolti giovani lavoratori. I turni notturni sono solitamente definiti dalla normativa nazionale. Il produttore fa riferimento alla definizione a norma di legge per evitare che i giovani lavorino di notte. Il produttore fa riferimento alla definizione amfori BSCI in caso di assenza di una normativa nazionale in merito. amfori BSCI intende per turni notturni qualsiasi attività di lavoro svolta in un periodo di tempo minimo di sette ore consecutive tra mezzanotte e le 05:00 di mattina, in conformità con quanto sancito dall ILO. 9.2 DOMANDA FONDAMENTALE: Gli orari di lavoro dei giovani lavoratori non pregiudicano: La loro frequenza scolastica La loro partecipazione a formazioni professionali approvate dalle autorità competenti La loro capacità di usufruire di programmi di formazione o d istruzione Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che la combinazione di orari di lavoro, orari scolastici e tempi di trasferimento non superi le 10 ore al giorno qualora i lavoratori siano iscritti programmi locali di istruzione obbligatoria o ad altri programmi formativi approvati dalle autorità competenti. Il produttore si assicura che le formazioni aziendali siano programmate in modo da permettere ai giovani lavoratori di frequentare i propri programmi d istruzione o di formazione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 221

223 9.3 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit stabilisce i meccanismi necessari per prevenire, identificare e mitigare i danni arrecati a giovani lavoratori Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che la valutazione dei rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e il relativo piano d azione rispettino i seguenti criteri: Attenzione specifica ai giovani lavoratori I lavoratori e i loro rappresentanti vengono consultati per la definizione di misure di prevenzione e di miglioramento Le misure di miglioramento vengono registrate in maniera adeguata 9.4 L azienda soggetta all audit mira a garantire che i giovani lavoratori abbiano accesso a meccanismi di lamentela efficaci Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori possano utilizzare il meccanismo di lamentela e ricevere un feedback tempestivo. A tal fine il produttore fa in modo di garantire che i giovani lavoratori: ricevano una formazione particolare in merito a come presentare una lamentela siano adeguatamente informati sul sostegno che possono ricevere per la presentazione di una lamentela abbiano ricevuto una formazione indipendentemente dalla loro tipologia di contratto (stagionale, in subappalto o diretto) Documentazione relativa alle formazioni: Il produttore conserva i registri delle formazioni fornite ai giovani lavoratori in merito all esistenza e al ricorso al meccanismo di lamentela. In tale documentazione devono essere presenti: Date e programma (quest ultimo non deve sovrapporsi agli orari scolastici o dei corsi di formazione professionale) Contenuti Nome del trainer e qualificazioni Lista dei partecipanti con firme dei presenti 9.5 L azienda soggetta all audit mira a garantire che i giovani lavoratori abbiano ricevuto una formazione consona in materia di salute e sicurezza sul lavoro e abbiano accesso ai programmi formativi in merito Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che che i giovani lavoratori ricevano una formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro relativa ai rischi specifici che devono affrontare svolgendo le proprie mansioni. Documentazione relativa alle formazioni: Il produttore conserva i registri delle formazioni fornite ai giovani lavoratori in merito all esistenza e al ricorso al meccanismo di lamentela. In tale documentazione devono essere presenti: Date e programma (quest ultimo non deve sovrapporsi agli orari scolastici o di corsi di formazione professionale) Contenuti Nome del trainer e qualificazioni Lista dei partecipanti con firme dei presenti amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 222

224 9.6 L azienda soggetta all audit ha una buona panoramica di tutti i giovani lavoratori attivi sul proprio sito di produzione Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire di disporre di informazioni accurate e aggiornate sui giovani lavoratori attualmente assunti (in modo diretto o indiretto) nella propria azienda. Il produttore comprende che i giovani lavoratori rappresentano la categoria di lavoratori più vulnerabile. Il produttore si impegna ulteriormente per il monitoraggio delle condizioni di lavoro dei giovani lavoratori. Ciclo di lavoro: Il produttore ha una buona panoramica del ciclo di lavoro dei giovani lavoratori. Tale termine fa riferimento a: Il processo di reclutamento La remunerazione L orario di lavoro Le misure disciplinari Le promozioni Le formazioni La cessazione del rapporto di lavoro Tenuta dei registri: Il produttore raccoglie e tiene registri specifici per i giovani lavoratori. A tal fine amfori BSCI mette a disposizione il Modello 7: Dati sui giovani lavoratori nel quale sono presenti le informazioni minime necessarie per l archiviazione. Tale modello risulta particolarmente utile qualora il produttore non dovesse disporre di un formato proprio. Trattamento dei dati personali: I registri dei dati personali devono essere distrutti in conformità con la normativa nazionale per il trattamento delle informazioni riservate. Si rimanda all area di performance 13: Commercio etico. Documenti legati all area di performance in questione Documentazione relativa a tutte le formazioni offerte ai giovani lavoratori Valutazione dei rischi e relativo piano d azione con azioni specifiche per tutelare i giovani lavoratori e le giovani lavoratrici Registri generali dei giovani lavoratori Panoramica del ciclo di lavoro dei giovani lavoratori I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono comunicare tali criteri alle aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 223

225 Area di performance 10: Divieto di occupazione precaria Il divieto di occupazione precaria comporta che: I termini di occupazione non provocano insicurezza ai lavoratori I contratti di occupazione forniscono sicurezze sociali I contratti temporanei o stagionali, i programmi di apprendistato e le pratiche di subappalto non sono utilizzati per aggirare la legge 10.1 I rapporti di lavoro dell azienda soggetta all audit non provocano insicurezza ai lavoratori Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i termini di occupazione forniscano protezione legale ai lavoratori Cause di insicurezza: Le situazioni che provocano insicurezza al lavoratore sono una questione che può riguardare sia i lavoratori permanenti che quelli temporanei. In tali situazioni sono incluse: Mancanza di sicurezza sociale Uso di contratti stagionali per coprire posizioni permanenti Pratiche di assunzione e di licenziamento che impediscono ai lavoratori di consolidare i propri diritti all interno dell azienda Lavoratori temporanei: La definizione di lavoro permanente e temporaneo (secondo cui il lavoro stagionale costituisce una forma di lavoro temporaneo) è solitamente regolata a norma di legge. In mancanza di definizioni a norma di legge il produttore intende per lavori temporanei i lavori con termini predefiniti o i lavori che terminano con la conclusione del progetto per cui era stato formulato il contratto. Periodo di prova: La normativa nazionale spesso permette di adottare come periodo di prova i primi mesi di un rapporto di lavoro. Tale periodo permette sia al datore di lavoro che al dipendente di mettere alla prova il nuovo rapporto di lavoro. Nella normativa nazionale sono normalmente incluse le tempistiche per la cessazione del contratto. Buone prassi: Qualora un produttore consideri i lavoratori che sono genitori o assistono famigliari anziani e adatti di conseguenza le condizioni di lavoro, l auditor riconoscerà tali azioni in qualità di buone prassi. Il produttore deve essere proattivo nella segnalazione di pratiche contrattuali che non costituiscono un requisito a norma di legge bensì rappresentano pratiche attuate di propria iniziativa al fine di migliorare le condizioni di lavoro. I produttori si oppongono alla precarietà lavorativa tramite: Processi di reclutamento, remunerazioni, orari di lavoro, misure disciplinari, promozioni, formazioni e licenziamenti equi Rapporti di lavoro temporaneo utilizzati esclusivamente per posizioni limitate nel tempo Condizioni di occupazione e periodi di prova validi amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 224

226 10.2 L azienda soggetta all audit assume i lavoratori sulla base di rapporti di lavoro riconosciuti e documentati Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i termini di occupazione siano chiari e a norma di legge. Il rapporto di lavoro tra il produttore e i propri lavoratori è: Riconosciuto: Il rapporto di lavoro è stato instaurato in conformità alla normativa nazionale, alle consuetudini/prassi standard e agli standard internazionali in materia di lavoro, a seconda di quale opzione tuteli maggiormente i lavoratori. Documentato: Il rapporto di lavoro è sostenuto da prove documentali del fatto che i lavoratori sono stati sensibilizzati in merito ai propri diritti e doveri (es. tramite contratti di lavoro e poster che illustrano i regolamenti di lavoro). Deve essere prestata particolare attenzione ai lavoratori che hanno difficoltà a leggere o scrivere. In tali casi il produttore deve impegnarsi ulteriormente per garantire che i lavoratori comprendano le proprie condizioni di lavoro. Reclutamento indiretto: Il produttore dovrebbe prestare grande attenzione ai termini di occupazione dei lavoratori al momento dell assunzione di lavoratori tramite agenzie di reclutamento o intermediari. Le agenzie di reclutamento devono rispettare determinate caratteristiche definite dalla legge per essere considerate agenzie riconosciute. In caso contrario esse costituiscono infatti un fattore di rischio eccessivo per la reputazione commerciale dell azienda. In tale contesto: Il produttore ha una buona panoramica delle modalità di reclutamento da parte dell agenzia. Vengono tenuti in considerazione i seguenti criteri: Trasparenza: Mancanza di coercizione e minacce di violenza, informazioni accurate sulle condizioni di occupazione e contratti in una lingua che il lavoratore comprende. Sicurezza: Libertà di movimento, nessuna confisca di documenti personali o effetti personali fondamentali, nessun reclutamento semi-legale, nessun rifiuto di concessione di prestazioni sociali, nessun orario di lavoro eccessivo né condizioni di lavoro scadenti. Retribuzione da parte del datore di lavoro: I lavoratori non versano somme per ottenere il proprio lavoro, il processo di reclutamento è a carico del datore di lavoro. Il produttore riceve regolarmente dall agenzia i documenti relativi ai lavoratori. Il produttore comprende le modalità, le tempistiche e l entità del salario versato ai lavoratori da parte dell agenzia, incluse eventuali trattenute L azienda soggetta all audit fornisce ai lavoratori informazioni comprensibili prima della loro assunzione Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori siano a conoscenza dei propri diritti e doveri sul lavoro. Le informazioni fornite ai lavoratori devono essere: Comprensibili: A tal fine potrebbero essere necessarie traduzioni nelle lingue dei lavoratori o dei materiali di supporto in formato audio e/o video per i lavoratori disabili e i lavoratori che hanno difficoltà a leggere e scrivere. Tempestivo: Devono essere fornite prima dell inizio del rapporto di lavoro. Pertinenti: Riguardano i diritti dei lavoratori, i loro obblighi, le loro responsabilità e le loro condizioni di occupazione. Sono incluse informazioni relative a: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 225

227 o o o o Orari di lavoro e retribuzione maggiorata per il lavoro straordinario Formazioni e altre prestazioni Remunerazione e termini di pagamento Accesso al meccanismo di lamentela Le medesime informazioni comprensibili devono essere fornite ai lavoratori assunti in maniera indiretta (es. tramite agenzie di reclutamento, subappaltatori in materia di lavoro o intermediari) DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit non usa i rapporti di lavoro in modo chiaramente contrario allo scopo della legge Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i termini di occupazione siano conformi al loro effettivo scopo. I rapporti di lavoro non vengono instaurati per aggirare la legge. In caso di abusi, determinati rapporti di lavoro legali possono danneggiare i lavoratori. Il produttore deve evitare: Programmi di apprendistato in cui non è presente alcun interesse nei confronti di sviluppo di competenze o futura occupazione regolare Lavoro stagionale o di contingenza utilizzati per mettere a repentaglio la protezione dei lavoratori Determinati rapporti di lavoro possono essere creati al fine di coprire pratiche illegali o limitare i diritti dei lavoratori. Il produttore deve essere estremamente vigile ed evitare di essere coinvolto in maniera diretta o indiretta in: Contratti di sola manodopera: L appaltatore (o il subappaltatore) si limita al reclutamento, all approvvigionamento o al piazzamento dei lavoratori per lo svolgimento di un lavoro, una mansione o un servizio per il datore di lavoro. Di fatto tale rapporto di lavoro copre pratiche di lavoro forzato. Subappalto di lavoratori: Il subappalto dovrebbe avere luogo per ragioni di efficienza e qualità, non per compromettere i diritti dei lavoratori. (es. per evitare di raggiungere il numero minimo di lavoratori che consenta la presenza di rappresentanti dei lavoratori o che conferisca il diritto a costituirsi in sindacato). In entrambi i casi il produttore deve essere in grado di illustrare la logica imprenditoriale dei rapporti di occupazione e dimostrare che i diritti dei lavoratori vengono garantiti. Documenti legati all area di performance in questione Contratti di impiego e/o manifesti in cui vengono illustrati i diritti e i doveri dei lavoratori Registri e procedure di reclutamento e assunzione Panoramica dei fornitori subappaltati Panoramica delle posizioni da apprendista assegnate Panoramica dei lavoratori stagionali I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 226

228 Area di performance 11: Divieto di lavoro forzato Il lavoro forzato include qualsiasi forma di schiavitù o lavoro forzato, coatto, obbligato, involontario o nell ambito della tratta degli esseri umani. Il lavoro forzato o coatto non è accettabile in alcuna circostanza. I rischi di lavoro forzato non sono determinati esclusivamente dalle condizioni di lavoro in fabbrica o nelle aziende agricole: tale fenomeno può avvenire anche nell ambito del processo di reclutamento. I lavoratori possono essere sfruttati da parte di agenti senza scrupoli prima ancora di entrare in fabbrica o di mettere piede nell azienda agricola. Nel comparto agricolo qualsiasi coltivazione organizzata su una base comunale secondo la legge o i costumi locali non viene considerata una coltivazione obbligatoria. Tale atteggiamento è in linea con la Convenzione ILO 29 (art. 19.2) e il produttore può utilizzare tale spiegazione con il produttore DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit non assume lavoratori sotto forma di schiavitù, di lavoro forzato, coatto, obbligato, involontario o nell ambito della tratta degli esseri umani Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori siano assunti: In base al criterio della loro libera scelta Alla luce della loro consapevolezza dei propri diritti e doveri Senza alcun rischio, potenziale o effettivo, di essere soggetti a lavori forzati Ai lavoratori è permesso di: Terminare il proprio rapporto di lavoro liberamente a condizione che diano un ragionevole preavviso al datore di lavoro Lasciare la sede di lavoro alla fine del proprio orario di lavoro senza essere fermati o trattenuti da agenti di sicurezza (armati o non armati) Lasciare il sito di produzione e gli alloggi nel loro tempo libero senza dovere richiedere alcun permesso Optare per un alloggio che non sia quello offerto dal datore di lavoro, qualora sussista tale possibilità Il produttore deve assicurarsi che: I permessi di lavoro siano validi e non mostrino che i lavoratori sono stati vittime della tratta degli esseri umani I lavoratori ricevano visti, alloggi, formazioni, retribuzioni e formazioni senza essere soggetti ad alcuna forma di servitù Ai lavoratori non venga richiesto di lasciare come cauzione effetti personali importanti o documenti personali (es. passaporto) Ai lavoratori non venga impedito illegalmente e contro la loro volontà di ricevere i salari o le prestazioni a loro dovuti amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 227

229 Lavoro carcerario: Il presente termine si riferisce a una forma di occupazione per detenuti Il lavoro carcerario non costituisce di per sé una violazione dei diritti umani qualora vengano soddisfatte determinate condizioni: o I detenuti svolgono attività lavorative a titolo di volontari, senza essere sottoposti a pressione o minacce di punizioni o I detenuti svolgono le proprie mansioni in condizioni più analoghe possibili a quelle di un rapporto di lavoro in condizioni di libertà (es. in termini di livello salariale, sicurezza sociale e salute e sicurezza sul lavoro), nel limite delle condizioni possibili per i detenuti Lavoro carcerario in Cina: amfori BSCI raccomanda agli aderenti amfori BSCI di non collaborare con partner commerciali che ricorrano al lavoro carcerario in Cina in quanto: o I diritti dei detenuti lavoratori non sono soggetti alla normativa cinese in materia di lavoro bensì rientrano nel campo d applicazione del diritto carcerario e del diritto penale o I diritti dei lavoratori (incluse le tariffe degli straordinari) non sono rispettati in maniera adeguata o La retribuzione dei detenuti è a discrezione della direzione carceraria o I regolamenti penitenziari non consentono di effettuare audit amfori BSCI Sumangali in India meridionale: Lo sumangali avviene qualora le aziende reclutino giovani donne non sposate in villaggi rurali per svolgere lavori dalla durata di diversi anni aventi. Tali attività lavorative hanno le seguenti caratteristiche: Intermediari: Il reclutamento delle giovani non sposate nei villaggi rurali avviene perlopiù tramite intermediari Pagamento forfettario: Il datore di lavoro trattiene il totale o una parte del salario regolare delle giovani impegnandosi a versare un pagamento forfettario a termine del contratto Controllo: le giovani non hanno libertà di movimento, viene verificato che dormano nei dormitori forniti dall intermediario o dal datore di lavoro Lo sumangali costituisce un ulteriore fattore di rischio per il lavoro forzato in quanto le giovani coinvolte: Vengono allontanate dalle proprie regioni di origine e le loro possibilità di tornarvi da donne libere sono limitate Spesso appartengono alla casta indiana più bassa e hanno un accesso limitato all istruzione Percepiscono salari al di sotto del salario minimo Non dispongono alcuna garanzia del fatto che riceveranno il pagamento forfettario (es. pro rata) e sono soggette a trattenute illegali sui propri salari Sono soggette a maggiori rischi di molestie in quanto sono solitamente relegate in alloggi segregati Il produttore deve prestare particolare attenzione a evitare tale situazione garantendo che le giovani: siano soggette a misure di protezione particolare per giovani lavoratori ricevano la remunerazione inizialmente pattuita e comunicata, senza alcuna trattenuta illegale abbiano orari di lavoro adeguati alla loro situazione di apprendistato abbiano libertà di movimento amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 228

230 11.2 L azienda soggetta all audit agisce in modo rigoroso e diligente in caso di assunzione o reclutamento diretto o indiretto di lavoratori migranti Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per impiegare lavoratori migranti in modo tale da non costituire un fattore di rischio per il lavoro forzato. Ciò risulta essere di particolare importanza in caso di assunzione indiretta dei lavoratori (es. tramite agenzie di reclutamento, subappaltatori in materia di lavoro o intermediari). Il produttore si assicura di evitare tale situazione qualora: Il paese di origine e il paese ospitante non forniscano una protezione adeguata ai lavoratori migranti I lavoratori siano costretti a pagare i costi (elevati) di reclutamento a un agenzia per ottenere un visto di lavoro e l agenzia non riveli loro l importo delle trattenute e della remunerazione del proprio lavoro I lavoratori siano soggetti a limitazioni della propria libertà in quanto i loro visti o i loro documenti di viaggio sono controllati dall agenzia o dal produttore I lavoratori non comprendano la lingua del paese ospitante (il che li mette in una posizione di maggiore vulnerabilità) Reclutamento indiretto: Il produttore dovrebbe prestare grande attenzione ai termini di occupazione dei lavoratori al momento dell assunzione di lavoratori tramite agenzie di reclutamento o intermediari. Le agenzie di reclutamento devono rispettare determinate caratteristiche definite dalla legge per essere considerate agenzie riconosciute. In caso contrario costituiscono infatti un fattore di rischio troppo alto per la reputazione commerciale dell azienda. In tale contesto: Il produttore ha una buona panoramica delle modalità di reclutamento da parte dell agenzia e considera li seguenti criteri: Trasparenza: Mancanza di coercizione e minacce di violenza, informazioni accurate sulle condizioni di occupazione e contratti nella lingua che il lavoratore comprende. Sicurezza: Libertà di movimento, nessuna confisca di documenti personali o effetti personali fondamentali, nessun reclutamento semi-legale, nessun rifiuto di concessione di prestazioni sociali, nessun orario di lavoro eccessivo né cattive condizioni di lavoro. Retribuzione da parte del datore di lavoro: I lavoratori non versano somme per ottenere il posto di lavoro, i costi legati al reclutamento sono a carico del datore di lavoro. Le agenzie di reclutamento devono essere considerate come dei partner commerciali di rilievo da parte del produttore in quanto costituiscono per lui un ulteriore fattore di rischio a livello sociale. Forme più diffuse di lavoro forzato: Le forme più diffuse di lavoro forzato sono da ricercarsi nello sfruttamento dei lavoratori migranti tramite: La confisca dei passaporti e degli effetti personali La mancata erogazione dei contratti di lavoro o fornitura dei contratti di lavoro solo in lingua straniera Mancati pagamenti, pagamenti inadeguati, pagamenti irregolari, trattenute sui salari, pagamenti forfettari, pagamenti esclusivamente in natura (remunerazione in beni e servizi anziché in moneta) Trattenute illegali sui salari Orari di lavoro lunghi Condizioni di vita scadenti e negato accesso ad acqua o alimenti Ricorso a violenza o minacce di violenza amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 229

231 I presenti comportamenti sono considerati inaccettabili e i produttori devono evitare di essere coinvolti direttamente o indirettamente in essi DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit non sottopone i lavoratori a trattamenti disumani o degradanti, a punizioni corporali, a insulti e/o a coercizione fisica o psicologica Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che i lavoratori vengano trattati con rispetto e non siano soggetti ad abusi fisici o psicologici. A tal fine il produttore: Stabilisce e mantiene una cultura del rispetto in tutta l azienda Premia il trattamento rispettoso dei lavoratori partendo dai membri del direttivo e dai supervisori Fornisce regolarmente formazioni ai lavoratori e ai supervisori in merito ai vantaggi del trattamento rispettoso degli altri Il produttore garantisce che le misure disciplinari non comportino: Punizioni fisiche Misure coercitive quali: o Schiavitù per debiti o Limitazione della libertà di movimento o Violenza o Minacce e intimidazioni Alloggi: Qualora il produttore metta a disposizione degli alloggi per i lavoratori, deve assicurarsi che le condizioni di vita siano dignitose per loro. Deve essere prestata particolare attenzione ai lavoratori più vulnerabili quali lavoratori migranti, lavoratori stagionali, giovani lavoratori o lavoratrici in stato di gravidanza. Negli alloggi devono essere almeno messi a disposizione: Letti separati gli uni dagli altri Armadietti per riporre gli effetti personali Alloggi e servizi igenici separati per uomini e donne 11.4 L azienda soggetta all audit ha redatto per iscritto tutte le misure disciplinari e le illustra oralmente ai lavoratori in modo chiaro e comprensibile Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta i provvedimenti necessari per garantire che le misure disciplinari siano: Coerenti e a norma di legge Redatte per iscritto e facilmente consultabili da parte dei lavoratori e dei loro rappresentanti Chiare riguardo a comportamenti censurabili e a eventuali misure disciplinari Chiare riguardo ai responsabili e ai canali di comunicazione (richiami inclusi) Prive di deduzioni inique o pene pecuniarie che possono costituire trattenute illegali amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 230

232 Documenti legati all area di performance in questione Prove documentali delle formazioni svolte da lavoratori, direttivo e risorse umane (es. lista dei partecipanti con firme) Prove documentali relative alle misure disciplinari Procedure e registri di reclutamento Contratti di impiego o accordi, compresi quelli con agenzie di reclutamento, subappaltatori in materia di lavoro e intermediari (se pertinente) nonché contratti del personale addetto alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi Prove documentali *dei procedimenti disciplinari e delle misure intraprese I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 231

233 Area di performance 12: Tutela ambientale Le aziende commerciali hanno la responsabilità di seguire le leggi in materia ambientale, ridurre al minimo il proprio impatto negativo sull ambiente e apportare un contributo positivo allo sviluppo a lungo termine. A seconda dei processi di produzione del produttore si possono intendere per tutela ambientale uno o più dei punti riportati di seguito: Consumo energetico ed emissioni di gas serra Emissioni di sostanze inquinanti Utilizzo di sostanze chimiche pericolose Gestione della fertilità del suolo e delle acque Conservazione della biodiversità I produttori amfori BSCI devono essere in grado di svolgere i processi e procedure per tutelare l ambiente relativi alla propria attività commerciale L azienda soggetta all audit identifica costantemente gli impatti significativi e le implicazioni ambientali associate alla propria attività. Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per comprendere in modo ottimale l impatto ambientale delle proprie attività commerciali. L autovalutazione del proprio impatto ambientale include: Tutti i processi che si svolgono nell ambito dell azienda commerciale I nuovi processi di produzione o le attrezzature recentemente installate, che vengono integrate immediatamente nella valutazione Una chiara comprensione delle modalità di impatto ambientale dell azienda Periodi di tempo predefiniti per svolgere tali valutazioni Personale responsabile competente per la raccolta di tali dati e lo svolgimento della valutazione 12.2 L azienda soggetta all audit dispone di procedure in atto per garantire l integrazione della normativa locale in materia ambientale all interno della propria performance aziendale Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire il rispetto delle norme in materia ambientale tramite: L integrazione di policy e procedure ambientali nella propria strategia di core business L integrazione di tali policy e procedure nella propria cultura aziendale e organizzativa, di cui esse rappresentano una componente evidente Il produttore sviluppa modalità efficaci per garantire: L identificazione continua di leggi in materia ambientale La definizione di requisiti ambientali applicabili alle proprie attività quotidiane L identificazione di fonti d informazione sulle leggi in materia ambientale quali: o Pagine web specializzate o Pubblicazioni da parte di esperti settoriali o Servizi su misura da parte di aziende specializzate amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 232

234 12.3 L azienda soggetta all audit ha i permessi e le licenze ambientali richiesti Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per avere permessi e licenze ambientali aggiornati. Il produttore è a conoscenza dei permessi e delle licenze richiesti a norma di legge per la propria tipologia specifica di attività commerciale. Qualora un permesso o una licenza ambientale non dovessero essere disponibili al momento dell audit, il produttore deve perlomeno averli richiesti all autorità competente e avere prove documentali di tale richiesta L azienda soggetta all audit gestisce i rifiuti in modo da non provocare inquinamento ambientale Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per gestire i rifiuti prodotti dalla propria attività commerciale in modo da ridurre o eliminare l inquinamento ambientale. Sono presenti aree in cui lo smaltimento e/o la separazione dei rifiuti non sono gestite da enti pubblici. Tali aree possono portare alla dispersione dei rifiuti nell ambiente. Indipendentemente dalla normativa nazionale, il produttore dispone di procedure in atto per: Identificare e separare i rifiuti a seconda della tipologia (pericolosi o non pericolosi), imballaggi inclusi Definire i requisiti di movimentazione specifici (es. smaltimento tramite un agente autorizzato o in luoghi specializzati) Sensibilizzare i lavoratori in merito ai rifiuti prodotti e al loro corretto smaltimento Evitare la dispersione dei rifiuti nell ambiente Evitare l incenerimento di rifiuti all aria aperta Smaltire la plastica e i contenitori dei prodotti chimici vuoti senza alcun impatto ambientale né danni a persone 12.5 L azienda soggetta all audit gestisce le acque nel rispetto dell ambiente, fonti locali incluse Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per promuovere la conservazione dell acqua e ridurne gli sprechi. Ciò vale per le acque per scopi industriali e per il consumo personale. Le possibili pratiche comprendono: Adeguata identificazione di sorgenti d acqua, fiumi, laghi e altri ecosistemi acquatici nella zona Valutazioni dei rischi documentate che motivino le decisioni di gestione dell uso delle acque (es. irrigazione agricola) Sensibilizzazione relativa alla riduzione degli sprechi d acqua Policy e procedure per includere nel proprio modello aziendale la conservazione delle risorse idriche e la riduzione degli sprechi d acqua. Il direttivo e i lavoratori sono a conoscenza delle fonti d acqua locali e del loro utilizzo, della loro supervisione e della loro conservazione in relazione all azienda in questione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 233

235 Documenti legati all area di performance in questione Valutazione dei rischi ambientali Identificazione cartografica delle sorgenti d acqua, dei fiumi e laghi nell area in cui si trovano le attività dell azienda soggetta all audit Calcolo delle risorse umane ed economiche necessarie per soddisfare i requisiti minimi in materia sociale e ambientale Certificati e licenze ambientali validi I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 234

236 Area di performance 13: Commercio etico Per comportamenti aziendali non etici vengono intese a falsificazioni, frodi, false dichiarazioni, corruzione, estorsione e appropriazione indebita. I produttori devono presentare informazioni accurate e valide all auditor amfori BSCI: La documentazione e i registri non devono essere stati soggetti a modifiche e devono rispecchiare la situazione effettiva del sito (o dei siti) di produzione e dei partner commerciali del produttore Devono essere messi a disposizione i risultati invariati degli audit precedenti (svolti da amfori BSCI e da altri entità) e/o i registri delle ispezioni di governo Deve essere prestata particolare attenzione nell assicurarsi che le informazioni sensibili vengano raccolte e archiviate con le dovute tutele (es. cartelle cliniche), nel rispetto della privacy del personale e dei lavoratori 13.1 L azienda soggetta all audit si oppone attivamente a ogni atto di corruzione, estorsione e appropriazione indebita nonché a ogni forma di corruzione nelle proprie attività di azienda commerciale Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire che un comportamento aziendale etico sia parte integrante di tutte le proprie attività. A tal fine il produttore: Dispone di una policy in atto (es. Codice di condotta amfori BSCI) che condanna pubblicamente gli atti di corruzione ed estorsione in quanto atteggiamenti non etici e inaccettabili Dispone di procedure in atto per prevenire, identificare e porre rimedio ad atti di corruzione Identifica in quali ambiti possono sussistere i maggiori rischi di corruzione Accerta e scoraggia qualsiasi cattiva condotta da parte dei propri lavoratori, in particolare da parte di coloro aventi potere decisionale Premia i comportamenti etici e l integrità dei propri lavoratori e dei membri del direttivo Affronta le tematiche dell etica e dell integrità nelle formazioni offerte ai lavoratori e ai membri del direttivo Sottopone a monitoraggio e riduce il rischio di corruzione nei rapporti con agli stakeholder (es. gli auditor) 13.2 L azienda soggetta all audit conserva informazioni accurate in merito alle proprie attività, struttura organizzativa e performance Divulgazione delle informazioni: Il produttore condivide le informazioni relative alle proprie attività in conformità con la normativa applicabile e le pratiche standard del proprio comparto. Il produttore si assicura che le informazioni relative alla propria azienda siano: Fedeli alla realtà: Le informazioni presentate dal produttore agli aderenti amfori BSCI e/o agli auditor sono esatte. Strutturate: Le informazioni su diverse strutture e le modalità in cui il produttore organizza il proprio sito di produzione devono essere chiare, organizzate e disponibili per la consultazione. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 235

237 Attività e performance: Quanto sostenuto dal produttore in merito alla propria attività è corretto (es. volume di produzione, numero di lavoratori, orari di lavoro, assunzione diretta o indiretta) I risultati degli audit precedenti (audit amfori BSCI e altri) o delle ispezioni di governo sono disponibili per la consultazione, inclusi i follow-up relativi a risultati precedentemente segnalati 13.3 DOMANDA FONDAMENTALE: L azienda soggetta all audit adotta le misure necessarie per evitare: La falsificazione di qualsiasi informazione legata alle proprie attività, struttura e performance Qualsiasi atto di falsa dichiarazione all interno della propria catena di fornitura Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per garantire trasparenza e onestà riguardo alla struttura aziendale e alla catena di fornitura. Falsificazione, frode e falsa dichiarazione: Sono azioni intenzionali volte a causare danni o perdite a terzi e ottenere vantaggi diretti o indiretti. Frodi e false dichiarazioni nella catena di fornitura hanno ripercussioni sull integrità della catena di fornitura stessa e possono portare alla realizzazione di prodotti scadenti o difettosi. Il produttore si impegna seriamente nello sviluppo di rapporti commerciali fondati sulla fiducia ed evita pertanto tali azioni. Deve assicurarsi che, qualora un membro del personale si comporti in maniera non etica, vengano effettuati accertamenti adeguati e applicate misure disciplinari L azienda soggetta all audit raccoglie, utilizza ed elabora le informazioni personali con le dovute precauzioni e in conformità con la normativa e i requisiti in materia di privacy e sicurezza delle informazioni Ciò comporta che il produttore (l azienda soggetta all audit) adotta le misure necessarie per raccogliere ed elaborare le informazioni personali con il massimo rispetto per i diritti fondamentali (in particolare del diritto alla privacy) Il produttore presta attenzione in caso di lavoratori assunti direttamente, partner commerciali, clienti e consumatori che si trovano nella propria sfera d influenza. Viene prestata particolare attenzione alle modalità di raccolta dei dati di modo da assicurare la protezione dei lavoratori (es. cartelle cliniche). Documenti legati all area di performance in questione Policy anticorruzione Valutazione dei rischi di corruzione Procedura per l accertamento e l impedimento di comportamenti immorali Comunicazioni e formazioni per promuovere e ricompensare l integrità amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 236

238 I produttori che si approvvigionano direttamente dalle aziende agricole devono diffondere questi criteri presso le aziende agricole e fornire loro sostegno nel processo di attuazione. Si raccomanda ai produttori di formare almeno una persona responsabile di garantire che i valori e i principi amfori BSCI siano comunicati almeno alle aziende agricole più importanti per la propria azienda. Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 237

239 CAPITOLO 4: COMPRENSIONE DEI RISULTATI DELL AUDIT AMFORI BSCI Un occasione per imparare: I risultati dell audit amfori BSCI sono un resoconto per iscritto di tutte le informazioni raccolte nel corso dell audit. Contengono prove documentali e valutazioni relative a tutte le aree di performance. Il produttore deve comprendere in che modo le aree di performance sono interconnesse e considerare l audit come un occasione per imparare. I risultati dell audit forniranno informazioni fondamentali per la pianificazione di un percorso volto al conseguimento di miglioramenti sostenibili. Risultati dell audit: Tutte le informazioni raccolte nel corso dell audit amfori BSCI vengono riportate nei risultati dell audit amfori BSCI. In essi sono compresi: Dati correlati Dati delle interviste Prove documentali Valutazione della performance dell azienda principale soggetta all audit Valutazione della performance delle aziende agricole (qualora rilevanti) Relazione dei risultati Commenti riservati (non visualizzabili da parte del produttore) Riunione di chiusura e relazione dei risultati: La riunione di chiusura costituisce il momento conclusivo dell audit amfori BSCI. L auditor utilizzerà tale occasione per: Presentare i risultati dell audit interna, se applicabile Illustrare le buone prassi e le aree di miglioramento identificate nel corso dell audit Chiarire eventuali dubbi legati all audit amfori BSCI e al suo seguito Il produttore utilizzerà tale occasione per: Porgere tutte le domande che gli ritenga necessarie al fine di ottenere maggiore chiarezza in merito al significato dell audit e al suo seguito Coinvolgere i rappresentanti dei lavoratori e i membri del direttivo (presenti alla riunione finale e in grado di avviare una pianificazione relativa alle attività da intraprendere in futuro) Una volta forniti i chiarimenti, una copia stampata della relazione dei risultati deve essere firmata da: Auditor Rappresentante legale del produttore Rappresentante dei lavoratori (se applicabile) Firma della relazione dei risultati: La firma del produttore non implica il suo accordo con i contenuti. Riconosce esclusivamente lo svolgimento dell audit in maniera adeguata. Il produttore può richiedere all auditor di integrare nella relazione dei risultati i propri commenti effettuati durante la riunione di chiusura. Sia il produttore che l auditor conservano una copia della relazione dei risultati. amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 238

240 Versione online: I risultati dell audit completi sono disponibili per il produttore sulla piattaforma amfori BSCI dopo 10 giorni dalla data di svolgimento dell audit. Per avere accesso a tali informazioni il produttore deve effettuare l accesso utilizzando la propria password. Qualora il produttore abbia dimenticato la propria password, deve contattare l amministratore amfori BSCI tramite la piattaforma amfori BSCI. Versione in formato PDF: Il produttore può presentare richiesta ai propri clienti (o auditor) di fornire un resoconto dei risultati in formato PDF NOTA BENE: La valutazione dell audit viene calcolata automaticamente. In essa vengono illustrati i miglioramenti da attuare da parte del produttore in ogni area di performance. Non funge da garanzia per la performance sociale del produttore e non lo solleva dalla necessità di compiere miglioramenti continui. Miglioramento della performance sociale: Amfori BSCI sostiene i produttori affinché essi migliorino la propria performance sociale tramite processi di miglioramento e follow-up. Come prendere provvedimenti? Si rimanda ai seguenti documenti: o Sezione II del Manuale di sistema amfori BSCI, Capitolo 15: Il piano di miglioramento. o Sezione II del Manuale di sistema amfori BSCI, Capitolo 16: Follow-up e miglioramento continuo Quali sono gli strumenti a disposizione? Il presente modello: o Modello 9 amfori BSCI: Piano di miglioramento Note: amfori BSCI Manuale di sistema Manuale di sistema amfori BSCI Sezione IV - 239

241 SEZIONE V Allegati

242 Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI fornisce agli utenti della piattaforma amfori BSCI informazioni sui propri diritti e doveri durante l uso di tale strumento. Vengono inoltre illustrati i passi da intraprendere per entrare nella piattaforma amfori BSCI e le principali funzioni di ogni utente o gruppo di utenti. Ulteriori informazioni sono disponibili presso la amfori Academy. CONDIZIONI DI UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA AMFORI BSCI La piattaforma amfori BSCI è amministrata dal Segretariato amfori. Durante la prima registrazione alla piattaforma amfori BSCI gli utenti devono accettare: Le condizioni e termini d utilizzo della piattaforma amfori BSCI Il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione Accesso garantito: Le aziende commerciali hanno accesso alla piattaforma amfori BSCI solo se sono: Membri della amfori BSCI che aderiscono al sistema amfori BSCI (denominati aderenti amfori BSCI) Parter commerciali di aderenti amfori BSCI che sono stati invitati ad aderire al sistema BSCI (es. ricevendo un audit amfori BSCI o aderendo ad attività di capacity building) Società di auditing aventi un contratto quadro valido sottoscritto con amfori BSCI per effettuare audit amfori BSCI 2.0 Tipo di informazioni: La piattaforma amfori BSCI raccoglie informazioni storiche e attuali, create dagli aderenti amfori BSCI e autorizzate dalle società di auditing, riguardo a: Le rispettive aziende commerciali (es. le informazioni che le società di auditing mantengono sulla piattaforma amfori BSCI sui propri auditor) Partner commerciali di rilievo, in particolare produttori che possono essere ammessi a un audit o essere invitati ad attività di capacity building pubblicate nella amfori Academy Metodologia di profilazione degli utenti: Sono presenti quattro tipologie di profili nella piattaforma amfori BSCI. La tabella sottostante mostra la terminologia utilizzata all interno della piattaforma BSCI e i corrispettivi nel sistema amfori BSCI: Terminologia della piattaforma Terminologia del sistema amfori BSCI Esempio Aderente amfori BSCI Aderente amfori BSCI Una società nel settore vendita che è membro amfori BSCI e ha accettato il Codice di condotta amfori BSCI Fornitore Partner commerciale non soggetto a monitoraggio Rivenditore che acquista merci da un azienda per venderle almeno a un aderente amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 241

243 Produttore Auditor Partner commerciale soggetto a monitoraggio Società di auditing Azienda che produce merce (nel settore alimentare o non alimentare) o produce materie prime nella catena di fornitura degli aderenti amfori BSCI e che è stata selezionata per essere sottoposta a una audit 2.0 amfori BSCI Azienda avente un contratto quadro valido in materia di auditing con amfori BSCI COME OTTENERE UN NOME UTENTE Ogni profilo nella piattaforma amfori BSCI è associato con un unico indirizzo di posta elettronica. Tale indirizzo funge da nome utente per l accesso alla piattaforma amfori BSCI. Per gli aderenti amfori BSCI: A seguito della conferma dell appartenenza ad amfori BSCI, il Segretariato amfori fornisce agli aderenti amfori BSCI un nome utente e una password per: La piattaforma amfori BSCI Il sito amfori (area riservata agli aderenti amfori BSCI) La amfori Academy La amfori BSCI Sustainability Intelligence Dashboard La amfori BSCI Commitment Formula Dashboard La amfori Country Due Diligence Dashboard Dopo aver ricevuto le credenziali per la piattaforma amfori BSCI, gli aderenti amfori BSCI possono iniziare a utilizzare il proprio profilo aderente amfori BSCI. Ad esempio, possono fornire l accesso a diversi dipendenti, creare la propria lista di produttori, consultare le risultanze degli audit dei produttori e ricevere allerte Tolleranza Zero. Per i produttori: I partner commerciali degli aderenti amfori BSCI (produttori) che sono stati selezionati per essere sottoposti a un audit amfori BSCI 2.0 possono creare il proprio profilo seguendo una delle seguenti procedure: Tramite un aderente amfori BSCI: gli aderenti amfori BSCI possono creare un profilo produttore per un partner commerciali selezionato per essere sottoposto a un audit amfori BSCI 2.0 a condizione che non sia già presente all interno della piattaforma amfori BSCI. La piattaforma invia un automatica con nome utente e password per la piattaforma amfori BSCI al contatto di riferimento principale del produttore. Tramite una società di auditing: Una società di auditing crea un profilo produttore per conto di un aderente amfori BSCI. L automatica che viene inviata al produttore è soggetta all approvazione dell aderente amfori BSCI in questione. Per i fornitori: I profili fornitori possono essere creati esclusivamente dal corrispettivo aderente amfori BSCI. La piattaforma invia un automatica con nome utente e password al contatto di riferimento principale del fonitore. Per le società di auditing: All atto della firma del contratto quadro amfori BSCI il Segretariato amfori fornisce via al gestore del regime della società di auditing il nome utente e la password per la piattaforma amfori BSCI. Il contatto di riferimento principale è responsabile per la creazione di profili per tutti gli auditor di competenza e altri membri del personale di modo che possano avere accesso alla piattaforma amfori BSCI e al programma di qualifica degli auditor. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 242

244 PANORAMICA SINTETICA DELLE FUNZIONI Le tabelle sottostanti illustrano i modi più comuni di utilizzare la piattaforma amfori BSCI a seconda dei diversi profili. ADERENTI AMFORI BSCI Gli aderenti amfori BSCI hanno accesso al più ampio numero di funzioni. Tali funzioni sono riassunte di seguito: Mappatura e gestione delle catene di fornitura Ricerca e collegamento con produttori già presenti sulla piattaforma amfori BSCI tramite il nome dei produttori o il loro numero DBID Creazione di profili produttori (qualora non ancora presenti all interno della piattaforma amfori BSCI) Creazione e collegamento dei fornitori con i profili dei produttori relazionati Salvataggio e accesso a informazioni pertinenti nei profili produttori Monitoraggio della performance sociale nelle catene di fornitura Assunzione e rilascio dello stato di RSP Richiesta e approvazione di audit amfori BSCI 2.0 Controllo dei risultati degli audit e follow-up sui piani di miglioramento Ricezione di notifiche di allerta generate dagli auditor o dal Segretariato amfori Controllo delle scadenze degli audit e richiesta di nuovi audit completi con preavviso sufficiente Collaborazione e comunicazione con gli altri utenti Rinuncia volontaria alla confidenzialitá delle informazioni visibili per gli altri aderenti amfori BSCI Comunicazioni anonime con altri aderenti amfori BSCI Informazione su emergenze e collaborazuibe con altri aderenti amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 243

245 Accesso alle risorse di competenza amfori BSCI Consultazione e possibilità di scaricare il Codice di condotta BSCI, il Manuale di sistema, modelli e allegati in diverse lingue FORNITORI Monitoraggio della performance sociale nelle catene di fornitura Disponibile solo nel caso in cui un aderente amfori BSCI di competenza abbia collegato un fornitore con un produttore Richiesta e approvazione di un audit amfori BSCI2.0, esclusivamente per conto e su approvazione dell aderente amfori BSCI di competenza (detentore della RSP) Controllo dei risultati degli audit e follow-up sui piani di miglioramento Controllo delle scadenze degli audit e richiesta di un nuovo audit completo con preavviso sufficiente I fornitori non hanno la possibilità di utilizzare la funzione di ricerca Accesso alle risorse di competenza amfori BSCI Consultazione e possibilità di scaricare il Codice di condotta BSCI, il Manuale di sistema, modelli e allegati in diverse lingue PRODUTTORI Informazioni relative ad audit e fabbriche Informazioni aggiuntive: I produttori possono modificare o caricare documenti su: Giovani lavoratori Orari di lavoro dignitosi Equa retribuzione Mappatura di stakeholder Mappatura della catena di fornitura amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 244

246 Meccanismo di reclamo Progresso dei produttori: Al fine di consultare le risultanze degli audit, un produttore può: Controllare tutte le informazioni online relative agli audit, compresi i risultati Scaricare un estratto in PDF dei risultati dell audit da condividere con clienti e stakeholder Il mio detentore della RSP Visualizzazione dell identità e dell indirizzo del detentore della RSP Verifica del fatto di non avere un detentore della RSP Il mio profilo Visualizzazione del profilo Modifica del profilo Accesso alle risorse di competenza amfori BSCI Consultazione e possibilità di scaricare il Codice di condotta BSCI, il Manuale di sistema, modelli e allegati in diverse lingue Capacity building Access veloce alla amfori Academy amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 245

247 Piano di risanamento Accesso veloce al piano di miglioramento, il quale permette la condivisione tempestiva degli interventi di miglioramento con altri aderenti amfori BSCI (es. con il detentore della RSP e altri aderenti collegati) AUDITOR Scadenziario degli audit Ricerca dei produttori tramite diversi filtri (es. stato di audit, metodologia di audit o DBID) Ricezione di richieste di audit, comprese ulteriori istruzioni (es. istruzioni relative all aggiunta di interviste esterne al posto di lavoro) Funzioni di audit Scaricare e caricare off-line i risultati degli audit (da non condividere con utenti esterni) Attivazione di un allerta Tolleranza Zero Valutazione delle informazioni presenti sui profili dei produttori per la preparazione di audit Aggiornamento dei profili dei produttori con informazioni recenti (compresi i risulati degli audit) Capacity building Accesso veloce alla amfori Academy Accesso alle risorse di competenza amfori BSCI Consultazione e possibilità di scaricare il Codice di condotta BSCI, il Manuale di sistema, modelli e allegati in diverse lingue amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 246

248 TUTORIAL DI SPIEGAZIONI SU COME UTILIZZARE LA PIATTAFORMA AMFORI BSCI Il Segretariato amfori crea periodicamente dei video tutorial per diverse tipologie di utenti che sono disponibili nella sezione relativa alle risorse amfori BSCI nella piattaforma amfori BSCI. I tutorial affontano temi tra cui: Introduzione alla piattaforma amfori BSCI (es. introduzione generale alla piattaforma) Approfondimenti sulla piattaforma amfori BSCI (es. gestione dei ruoli dei dipendenti all interno della piattaforma) Novità della piattaforma amfori BSCI (es. processo di audit semi-annunciato) RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI Tutte le informazioni raccolte sulla piattaforma amfori BSCI sono protette da accordi di riservatezza. Non sono accessibili al di fuori della piattaforma amfori BSCI a meno che non sia necessario un trasferimento di informazioni per conto di attività connesse alla amfori BSCI. Il Segretariato amfori ha accesso a tutte le informazioni contenute sulla piattaforma amfori BSCI. amfori è conforme a tutti gli obblighi vigenti per gli elaboratori di dati ai sensi della normativa europea sulla protezione dei dati. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma BSCI - 247

249 Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI fornisce una panoramica in merito alla classificazione amfori BSCI relativa ai settori, i tipi di comparti e le categorie merceologiche SCOPO: La tabella riportata di seguito è atta a: Classificare gli audit amfori BSCI in settori, comparti e categorie merceologiche Riassumere le analisi aziendali e valutare l impatto degli audit amfori BSCI Definire le competenze degli auditor amfori BSCI in cluster, di modo che tali competenze e abilità possano essere adattare al settore in cui essi effettuano gli audit Il processo di classificazione è obbligatorio per le società di auditing e i loro auditor: Gli auditor devono indicare nei risultati dell audit amfori BSCI il settore, il tipo di comparto, la categoria merceologica e la tipologia di prodotto corretti. Le società di auditing devono selezionare gli auditor con le competenze adatte al settore in cui viene svolto l audit amfori BSCI Gli aderenti amfori BSCI possono fare riferimento al Segretariato amfori BSCI per lamentele relative a società di auditing che non seguono le regole in questione (si rimanda in merito al meccanismo di lamentela). Settore: Tipo di comparto* Cluster di competenze degli auditor Categoria merceologica Tipologia di prodotti (esempi) Prodotti artistici, prodotti artigianali e lavori all ago Utensili per il bagno e la cucina Orologi da parate e da polso NON ALIMENTARE Accessori Cluster 2 Articoli di vetro (occhiali e lenti a contatto) Gioielli Accessori personali Ombrelli, occhiali da sole Altri accessori (si prega di specificare) Agricoltura Cluster 4 Fiori e piante ornamentali Prodotti chimici per l agricoltura e pesticidi amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor - 248

250 Prodotti per la pulizia e l igiene Detergenti Chimica Cluster 1 Lubrificanti Altri prodotti chimici (si prega di specificare) Prodotti per l edilizia Pietre da costruzione Case Arredamenti per l ufficio Merce per la cucina Prati e attrezzi da giardino Edilizia Cluster 2 Prodotti per lo stoccaggio, prodotti per il trasporto e container Cosmesi Cluster 1 Estrazione Cluster 1 Prodotti idraulici, per il riscaldamento, la ventilazione e la climatizzazione Sicurezza e sorveglianza Apparecchi per il bagno Arredamento Altri prodotti edili (si prega di specificare) Prodotti per l igiene dei neonati Fragranze Prodotti di bellezza, per l igiene e la cura personale (prodotti di bellezza alternativi inclusi) Altri prodotti cosmetici (si prega di specificare) Produzione di metalli Produzione di petrolio, carburanti e gas Creme per il viso, prodotti per l igiene orale, prodotti per la cura dei capelli amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor - 249

251 Selvicoltura, legno, pasta di legno e carta Cluster 2 Derivati della selvicoltura Carbone, gomma e frutta a guscio selvatica Prodotti sanitari alternativi Antibiotici Primo soccorso e medicazioni Sanità Cluster 1 Prodotti ottici, prodotti per l udito e protesi Prodotti farmaceutici Altri prodotti sanitari (si prega di specificare) Accessori Zootecnica e relativi prodotti Cluster 2 Animali da compagnia, animali e cibo per animali Altri prodotti per animali (si prega di specificare) Forniture elettriche Cavi Elettrodomestici Apparecchi meccanici ed elettrici Cluster 2 Protezioni di sicurezza (fai da te) Apparecchiature - attrezzi elettrici Trasporti e autoveicoli Altri prodotti ingegneristici (si prega di specificare) Media e grafica Cluster 2 Audio, video e fotografia Materiali scritti e stampati Fotocamere e telecamere Plastica Cluster 1 Plastica e articoli in plastica PVC (cloruro di polivinile) Bottiglie di plastica Altri prodotti in similplastica (si prega di specificare) amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor - 250

252 Attrezzature sportive e abbigliamento sportivo Cluster 2 o 3 Attrezzatura sportiva Abbigliamento sportivo Altri prodotti sportivi (si prega di specificare) Abbigliamento Tessile, abbigliamento e pelli Cluster 3 Calzature (scarpe sportive incluse) Borse, cinture e scarpe Tessili per la casa Giocattoli e giochi Cluster 2 Altri prodotti tessili (si prega di specificare) Giochi Giocattoli Altro (si prega di specificare) Altro (si prega di specificare)... Prodotti ortofrutticoli freschi Banane Agricoltura Cluster 4 Cereali (soia inclusa), leguminose e altri prodotti Erbe aromatiche e spezie (foglie di tabacco incluse) Legumi Tè ALIMENTARE Radici e tuberi (patate incluse) Altri prodotti agricoli (si prega di specificare) Caseario Cluster 4 Prodotti caseari (butto incluso) Yogurt Pesca, acquacoltura e acque interne Cluster 4 Pesce, crostacei e molluschi (freschi e surgelati) Altri prodotti ittici (si prega di specificare) Pangasio amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor - 251

253 Alcolici e superalcolici Cacao e preparati di cacao Vino Cioccolata Caffè e preparati di caffè Uova e preparati di uova Miele (sia naturale che miscelato) Uova di gallina Miele Succhi e aceto Alimenti, bevande e tabacco Cluster 4 Analcolici (bibite e acqua incluse) Frutta a guscio e preparati di frutta a guscio Té Frutta a guscio (noci del Brasile incluse) Prodotti ortofrutticoli trasformati Zucchero e prodotti a base di zuccheri Tabacco e preparati di tabacco Oli vegetali e margarine Olio d oliva Altri prodotti alimentari (si prega di specificare) Bestiame Carni Cluster 4 Prodotti di carne (freschi e surgelati) Altro (si prega di specificare) * Fonti: - Classificazione dei settori ILO: - Standard GPC (Global Product Classification), ultimo aggiornamento: 01 gennaio 2012 amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 2: Come classificare i settori e i relativi cluster di competenza degli auditor - 252

254 Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali per lo sviluppo di un sistema di gestione sociale (SMS) funzionante che sia di supporto ai loro sforzi per l applicazione pratica del Codice di condotta amfori BSCI. Fornisce inoltre delle linee guida per gli auditor che vanno a integrare la Sezione III del Manuale di sistema amfori BSCI, relativa alle linee guida in materia di interpretazione dell auditing amfori BSCI. DEFINIZIONE Un sistema di gestione sociale (SMS) è costituito da una serie di policy, processi e procedure che permettono a un azienda di gestire in via continuativa la propria performance sociale per monitorarne i miglioramenti. Un SMS efficace sarà di supporto a un azienda al fine di: Dimostrare la propria maturità aziendale in qualità di azienda responsabile Consolidare la propria reputazione con clienti diretti, consumatori e investitori Rilevare precocemente, monitorare e porre rimedio a un eventuale impatto negativo delle proprie attività commerciali Ogni azienda adatta il proprio sistema di gestione sociale alle proprie dimensioni, al proprio settore e alla propria cultura aziendale. I principi fondamentali del SMS restano tuttavia invariati. PRINCIPI FONDAMENTALI Impegno: Lo sviluppo e l attuazione di un SMS efficace non possono essere realizzati da soli, bensì richiedono un impegno regolare da parte di diversi reparti di un azienda commerciale. I reparti fondamentali che devono essere coinvolti sono: Risorse umane Protezione dei lavoratori Qualità e compliance Nel caso l azienda sia una piccola impresa o una microimpresa, è probabile che tali mansioni siano svolte dalla medesima persona. Tali reparti devono essere comunque coordinati al fine di garantire il funzionamento del SMS. Ciclicità: Un SMS non è statico, al contrario ha bisogno di essere adattato in seguito a verifiche della propria efficacia. Tale approccio può essere riassunto come di seguito: Programmazione: Identificazione delle pratiche dell azienda commerciale che potrebbero avere bisogno di un miglioramento per diventare socialmente responsabili (es. identificazione di policy, processi e procedure mancanti). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) - 253

255 Realizzazione: Identificazione e attuazione delle modifiche necessarie. Per fare tutto ciò potrebbe essere necessaria la nomina di responsabili o di team adibiti all attuazione dei cambiamenti necessari. Controllo: Monitoraggio del successo nell attuazione rispetto ai miglioramenti possibili. Adattamento: Conseguimento di un accordo e realizzazione delle migliorie necessarie per compiere ulteriori passi avanti nel processo di miglioramento. Creazione di un sistema: l obiettivo di un SMS è di collegare i reparti di un azienda per evitare che i singoli lavorino e agiscano in maniera isolata. Tale interconnessione di reparti favorisce il risparmio dei costi e, in generale, le sinergie all interno dell azienda. La creazione di un SMS efficace non è di per sé un fine bensì un mezzo in grado di fornire supporto alle aziende commerciali nel loro impegno per il miglioramento della propria responsabilità sociale. POLICY E PROCEDURE SOCIALI Un SMS efficace deve essere supportato da policy sociali affidabili nonché procedure di funzionamento interne ed esterne. Definizione di policy sociali Le policy sociali fungono da standard di riferimento all interno dell azienda commerciale. Definiscono la visione per il futuro, la posizione e, in certi casi, anche la strategia di un azienda in merito alla propria responsabilità nei confronti dei diritti umani e dei lavoratori. Una policy sociale non deve essere un documento lungo e tecnico, al contrario, deve essere un documento facilmente comprensibile dagli stakeholder interni ed esterni. amfori BSCI suggerisce ai produttori di: Utilizzare come riferimento il Codice di condotta amfori BSCI e le sue relative Condizioni di attuazione Valutare che le policy sociali non siano in contrasto con la normativa e verificare se deve essere citata esplicitamente a una legge o un regolamento specifico per garantire coerenza e trasparenza. Disporre di policy unitarie per l intera azienda anziché tante policy distinte e separate per tematica, di modo da evitare confusione nonché contraddizioni tra i reparti e i singoli all interno dell azienda. Stesura delle procedure Se le policy sociali rappresentano lo standard di riferimento per l azienda commerciale, allora le procedure sono le modalità per attuarle concretamente. Le procedure garantiscono l applicazione sistematica delle policy sociali nelle attività quotidiane dell azienda. Le procedure definiscono in modo chiaro, per dirigenti e lavoratori: Il livello adeguato del processo decisionale: Chi decide cosa? Il livello operativo: Chi attua cosa? Le tempistiche: Quanto spesso? Per quanto tempo? Le procedure non devono essere documenti tecnici o complessi. Al contrario, devono essere più chiare e accessibili possibili per il pubblico di riferimento. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) - 254

256 Qualora il personale non dovesse avere una buona padronanza della lingua locale/delle lingue locali, sarà necessaria una traduzione delle procedure. Le procedure possono essere rese più accessibili e fruibili utilizzando, ad esempio, infografiche e/o immagini. Un azienda commerciale, in particolare se soggetta a monitoraggio (produttore), deve essere in grado di spiegare all auditor/agli auditor: Come vengono definiti e verificati gli obiettivi di miglioramento in ambito sociale da parte dell azienda commerciale; Quali rischi ed effetti sociali vengono valutati; chi definisce i rischi per l azienda; chi si assume i rischi (responsabile); Come vengono aggiornate le pratiche aziendali per essere conformi ai relativi obblighi legali; Come viene garantito da parte dell azienda commerciale che i propri lavoratori siano a conoscenza e competenti in materia di policy sociali e relativi obiettivi all interno dell azienda; Come vengono definite le responsabilità del personale da parte dell azienda commerciale; Come viene affrontata la corruzione interna da parte dell azienda commerciale; come viene definita; come viene arginata. Di seguito sono illustrati alcuni esempi di procedure inerenti a policy sociali che sono oggetto di revisione durante un audit amfori BSCI: Procedura anticorruzione; Gestione responsabile delle risorse umane (es. procedure di assunzione responsabili, equa remunerazione, provvedimenti disciplinari adeguati, licenziamento nel rispetto del lavoratore) Meccanismo di lamentela (es. procedura e accesso ad essa); Gestione responsabile della catena di fornitura (es. selezione di partner commerciali nel rispetto del Codice di condotta amfori BSCI); Procedura di miglioramento (es. modalità di analisi delle cause di fondo, diverse responsabilità e stanziamento di un budget possibile); Procedura di valutazione dei rischi in materia di protezione dei lavoratori; Accesso e idoneità alle formazioni per il personale. BUON SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE Un SMS efficace deve essere supportato da un buon sistema di archiviazione. La tabella sottostante illustra le caratteristiche di un buon sistema di archiviazione. Le aziende con certificazione ISO sono già a conoscenza di tali requisiti. L archiviazione dei registri deve essere... Conforme alle disposizioni Spiegazioni Il sistema di archiviazione deve essere conforme ai requisiti legali e amministrativi della giurisdizione in cui opera, compresa la documentazione specifica nonché i requisiti operativi e in materia di trasparenza. Esempi L azienda conserva i registri per il periodo sancito dalla normativa? L azienda rispetta le disposizioni i materia di protezione dei dati e sicurezza delle informazioni? amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) - 255

257 Responsabile Messa in atto Affidabile Disponibile Il sistema di archiviazione è regolato da policy con responsabilità assegnate, insieme a metodologie formali e procedure per la gestione di queste. I sistemi di archiviazione vengono utilizzati in modo sistematico durante il corso ordinario delle attività commerciali. I registri sono tenuti secondo politiche e procedure definite. I registri sono legittimi e non sono un esercizio salvafaccia. Il sistema di archiviazione elabora le informazioni in modo coerente e preciso per garantire l affidabilità dei registri. La persona responsabile è in grado di trovare tempestivamente un informazione nei sistemi di archiviazione. L azienda ha messo in atto procedure relative a come tenere i registri? Chi è responsabile per ogni serie di registri? (es. registro degli infortuni, registri di conformità, buste paga) L azienda adatta il proprio sistema alla gestione aziendale? Il processo decisionale è fondato su registri appositi? L azienda dispone di misure specifiche per garantire che le informazioni degli elementi di prova sui partner commerciali siano e restino attendibili? Esempio relativo alla verifica dell età: sono disponibili ulteriori provvedimenti all interno dell azienda per verificare che le carte d identità non siano state contraffatte? Per produttori aderenti amfori BSCI: l azienda è in grado di fornire informazioni su richiesta in occasione di un audit senza preavviso? O durante la visita di un buyer? Un buon sistema di archiviazione deve raccogliere e rendere accessibili tutte le procedure adottate per l attuazione delle policy sociali nonché i registri pertinenti in materia di: Contratti dei dipendenti, remunerazione, orari di lavoro, formazione (es. per lavoratori migratori e stagionali) Accordi con agenzie di reclutamento Valutazioni dei rischi in materia di tutela dei lavoratori Registri degli infortuni Manutenzione dei macchinari Licenze e certificati Monitoraggio interno e piani di miglioramento Valutazione di impatto in materia di diritti umani (compresa la catena di fornitura) Tracciamento del meccanismo di lamentela, compresa la modalità di risoluzione della questione amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) - 256

258 MONITORAGGIO INTERNO E ADATTAMENTO PERIODICO Il monitoraggio interno è per le aziende il metodo economicamente più vantaggioso per: Effettuare controlli: Ad esempio monitorare l attuazione del sistema e identificare le possibili aree di miglioramento Apportare modifiche: Ad esempio raggiungere un accordo ed effettuare le correzioni necessarie per compiere ulteriori passi avanti nel processo di miglioramento. Nell ambito del monitoraggio interno del sistema di gestione sociale la persona responsabile/le persone responsabili condurranno una valutazione del sistema secondo almeno tre parametri: Intento: Il sistema di gestione sociale è conforme ai propri scopi? Sono messi in atto tutti gli elementi del sistema di gestione sociale? Attuazione: Sono stati raggiunti gli obiettivi? Le procedure vengono rispettate? Se no, perché? I responsabili dispongono di sufficienti conoscenze, competenze e impegno per il proprio compito? Se no, perché? Efficacia: La performance sociale dell azienda è migliorata dal momento in cui il sistema di gestione sociale è stato attuato? Se no, perché? L azienda rispetta la normativa? Se no, perché? Sono presenti pratiche o procedure da migliorare? L azienda commerciale deve valutare almeno: Il successo generale di ogni elemento delle policy I piani di miglioramento e l efficacia della loro attuazione L idoneità delle procedure L efficacia e gli aspetti pratici dei moduli e dei registri tenuti L efficacia del meccanismo di lamentela Possibili adattamenti sulla base della valutazione dei rischi Priorità definite per i successivi tre, sei, dodici mesi Risorse approvate dall alta dirigenza Si raccomanda alla persona responsabile/alle persone responsabili del monitoraggio interno di valutare i registri storici per confermare e quantificare i miglioramenti compiuti nel tempo, ad esempio: Aumenti del livello delle retribuzioni Frequenza delle misure disciplinari Frequenza dei fenomeni di assenteismo Frequenza delle lamentele Sulla base dei risultati e di quanto appreso dal processo di monitoraggio interno, l azienda commerciale dovrà adattare il sistema di gestione sociale. La frequenza dei monitoraggi interni e degli adattamenti inerenti a essi dipenderanno dalla maturità delle pratiche commerciali e della gravità delle inadempienze. Ad esempio, nella fase iniziale di creazione di un SMS è adatto un ciclo con scadenza trimestrale. Con il passare del tempo e il consolidamento aziendale, sarà sufficiente un monitoraggio annuale. La valutazione del monitoraggio interno e la discussione di possibili adattamenti devono vedere coinvolti i lavoratori. I verbali delle riunioni, inclusi gli argomenti principali discussi e le decisioni adottate, devono essere conservati in forma scritta nel sistema centrale di archiviazione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS) - 257

259 Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali per lo sviluppo di un meccanismo di lamentela efficace. Fornisce inoltre delle linee guida per gli auditor che vanno a integrare la Sezione III del Manuale di sistema, relativa alle linee guida in materia di attuazione dell auditing amfori BSCI. PRINCIPI CHE DOVREBBERO ESSERE COMPRESI IN UN MECCANISMO DI LAMENTELA La tabella sottostante illustra i principi che dovrebbero essere compresi in un meccanismo di lamentela. La comprensione e il rispetto di tali principi sarà di supporto alle aziende commerciali per: Lo sviluppo e il mantenimento di un meccanismo di lamentela efficace La gestione matura ed efficace delle lamentele Principio Elementi da includere Tutte le parti coinvolte devono riconoscere la legittimità del meccanismo di lamentela. In particolare, i lavoratori devono avere la sensazione di potere esporre le loro lamentele senza alcun timore di vittimizzazione o di incorrere in conseguenze negative. Gli elementi fondamentali che rendono legittimo un meccanismo di lamentela comprendono: Consultazione: Prima dello sviluppo (o della revisione della procedura) del meccanismo di lamentela deve essere tenuta una consultazione sul progetto del meccanismo con la partecipazione del direttivo, dei lavoratori e dei rappresentanti dei lavoratori. Legittimità Riunioni informative del direttivo: Una volta in atto il meccanismo di lamentela, tutti i dirigenti, i supervisori e i lavoratori devono ricevere informazioni esaustive di modo che tutti siano consapevoli delle procedure, dei ruoli e delle responsabilità. Formazione: I dirigenti, i supervisori, i lavoratori e i loro rappresentanti (soprattutto quelli più attivi in ambito di accertamento, facilitazione e processi decisionali) devono ricevere una formazione. Procedura coerente: Il rispetto della procedura concordata assicura la legittimità del processo e dei suoi risultati. Sono da evitare eccezioni. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 258

260 Gli stakeholder interni ed esterni sono a conoscenza dell esistenza del meccanismo e sanno come ricorrere a esso. Gli elementi fondamentali che rendono accessibile un meccanismo di lamentela comprendono: Visibilità: Devono essere esposte copie della procedura del meccanismo su tutte le bacheche degli avvisi dei lavoratori, nonché nelle officine, negli spogliatoi e in altre aree comuni. Per raggiungere gli stakeholder esterni, è buona pratica aggiungere tali informazioni al sito dell azienda commerciale. Accessibilità Disponibilità (in formato cartaceo): Una volta stabilita la procedura del meccanismo, deve esserne fornita ai lavoratori una copia in formato cartaceo insieme ai moduli necessari. Orientamento per i neo-assunti: In seguito all assunzione di nuovi lavoratori deve essere garantita una sessione informativa per la spiegazione del funzionamento del meccanismo. Tali informazioni sono particolarmente importanti in caso di assunzione di giovani lavoratori, lavoratori stagionali e/o migratori. Sessioni informative: Il contenuto di tali sessioni informative deve comprendere almeno i seguenti punti: cos è una lamentela, come esporla, dove trovare i moduli necessari, dove consegnare i moduli e dove richiedere informazioni sul meccanismo. Traduzioni: Per garantire l accessibilità ai contenuti potrebbero essere necessari traduzioni in diverse lingue o l uso di materiale visivo. Gli stakeholder interni ed esterni devono essere in grado di sincerarsi del funzionamento del meccanismo. Gli elementi fondamentali che rendono trasparente un meccanismo di lamentela comprendono: Trasparenza Riservatezza: Con trasparenza non si intende la divulgazione dei nominativi né di dettagli concreti inerenti la lamentela. È obbligatorio garantire la riservatezza delle informazioni personali e di altre informazioni fondamentali al fine di tutelare sia coloro che presentano una lamentela che gli altri stakeholder. Pubblicazione: Le seguenti informazioni possono essere soggette a pubblicazione (senza la divulgazione di informazioni delicate): data della lamentela, descrizione (generica) della lamentala, misure di accertamento e di conciliazione, risoluzione del caso e data della risoluzione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 259

261 L obiettivo di tale meccanismo è di stimolare il dialogo per trovare un accordo sulla natura del problema e sulle soluzioni accettabili per tutte le parti coinvolte. Gli elementi fondamentali che rendono incentrato sul dialogo un meccanismo di lamentela comprendono: Dialogo Comprensione delle differenze culturali: Ogni cultura ha una percezione diversa degli elementi fondamentali di una lamentela. Ad esempio, vi sono diversi modi di intendere i concetti di offesa, dialogo e miglioramento soddisfacente. Tali differenze culturali possono essere colte e affrontate solo in un clima di impegno e ascolto all insegna del rispetto reciproco. Formazione in materia di conciliazione: Almeno la persona responsabile per la presentazione delle lamentele deve ricevere una formazione in materia di gestione dei conflitti sul posto di lavoro, conciliazione e mediazione. Assistenza esterna: Ricercare assistenza esterna da parte di consulenti o stakeholder specializzati in risoluzione dei conflitti e nella materia oggetto della lamentela. CONTENUTI DI BASE Per lamentela si intende qualsiasi preoccupazione, motivo di insoddisfazione o malcontento che un lavoratore ha sul posto di lavoro. Le lamentele possono essere legate a: Infrastrutture: Ad esempio nel caso in cui le aree di lavoro sono non siano sufficientemente illuminate o ventilate o lo spazio assegnato al lavoratore non sia sufficiente per svolgere la propria mansione in sicurezza. Relazioni interpersonali: Ad esempio nel caso in cui un supervisore abbia esercitato molestie verbali o fisiche o nel caso sussista un conflitto tra colleghi. Diritti contrattuali: Ad esempio nel caso in cui i pagamenti siano effettuati sistematicamente in ritardo, vi siano trattenute illegali o gli straordinari non siano retribuiti secondo una tariffa straordinaria o con un importo inferiore rispetto a quanto precedentemente concordato. Diritti umani e dei lavoratori: Ad esempio nel caso in cui un lavoratore sia stato vittima di discriminazione sulla base di genere, religione o provenienza geografica oppure soggetto a punizioni a seguito della sua partecipazione a riunioni sindacali o nel caso in cui l acqua disponibile durante l orario di lavoro non sia potabile. Diritti consuetudinari: Ad esempio nel caso in cui non sia stato concesso tempo per la preghiera o per la partecipazione ad attività della comunità. Le lamentele dei lavoratori possono essere inoltre legate ad altre questioni oltre quelle descritte nelle cinque categorie sopracitate. In tali casi i lavoratori possono presentare la lamentela a livello aziendale e farsi assistere da esterni. Un rappresentate dei lavoratori può essere una buona fonte di informazioni. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 260

262 PROCEDURA DEL MECCANISMO DI LAMENTELA DI BASE L efficacia del meccanismo di lamentela è parte dell estensione dell audit amfori BSCI. La procedura del meccanismo di lamentela deve garantire che i lavoratori abbiano come minimo: Accesso a un supervisore: La possibilità di organizzare una riunione aperta e costruttiva sulla lamentela con il proprio supervisore diretto o con un dirigente può evitare un peggioramento della problematica. Diritto di ricorrere in appello: Può essere raggiunta maggiore imparzialità grazie a un canale di comunicazione con un più alto dirigente in caso di aggravamento della situazione, al fine di impugnare una decisione presa da un supervisore o un dirigente. Accesso all assistenza: I dipendenti devono avere il diritto di essere accompagnati da un collega di propria scelta o da un rappresentante sindacale (in caso di aziende sindacalizzate) per la partecipazione a riunioni organizzate per discutere una lamentela. L accesso all assistenza può fare sentire i lavoratori più a proprio agio nei confronti del processo. Le domande riportate di seguito possono contribuire alla valutazione dell efficacia della procedura del meccanismo di lamentela: Chi può presentare una lamentela? Una buona procedura del meccanismo di lamentela deve garantire che tutti i lavoratori possano presentare una lamentela, indipendentemente dalle loro mansioni o dal loro grado di anzianità. Devono essere messi a punto ulteriori canali per lamentele esterne. Come viene presentata una lamentela? Una buona procedura del meccanismo di lamentela deve illustrare il meccanismo migliore per la presentazione di una lamentela e specificare se è necessario l utilizzo di un modulo specifico per le lamentele (v. esempio sottostante). La prima fase riguarda solitamente una lamentela esposta oralmente a qualcuno (es. una lamentela esposta oralmente al supervisore diretto). Il passaggio della lamentela a un livello più alto del direttivo (o a una persona responsabile del meccanismo di lamentela) solitamente avviene tramite l impiego di un modulo di lamentela (v. esempio sottostante). Sebbene possano funzionare sia i sistemi basati su lamentele presentate oralmente che quelli basati su lamentele fatte pervenire per iscritto, a fini di trasparenza, si consiglia caldamente alle aziende commerciali di fare utilizzare ai propri lavoratori la modulistica per lamentele per iscritto. La procedura del meccanismo di lamentela deve considerare la natura della lamentela, la natura degli accertamenti e le azioni di miglioramento. I lavoratori potranno richiedere l assistenza di colleghi lavoratori o rappresentanti dei lavoratori che espongano per conto loro la lamentela. Questa modalità rappresenta un ulteriore modo valido di esporre una lamentela, in grado di assicurare che questa non verrà respinta né ignorata dal dirigente o dalla persona responsabile del meccanismo di lamentela. Chi raccoglie i moduli di lamentela? In generale si suggerisce al lavoratore di presentare la lamentela al proprio supervisore diretto o dirigente. Qualora la lamentela presentata riguardi il proprio supervisore o dirigente, la lamentela dovrà essere fatta pervenire alla persona responsabile del meccanismo di lamentela. Inoltre si suggerisce alle aziende commerciali di affidare la gestione delle lamentele a personale esperto e fare in modo che i lavoratori siano consapevoli di chi sia responsabile di tali questioni. Qualora questo non dovesse avvenire, le lamentele dei lavoratori dovranno essere elaborate tramite le strutture direzionali preesistenti dell azienda commerciale. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 261

263 La nomina di una persona responsabile della gestione delle lamentele avvalora: Trasparenza e prevedibilità: Tutti all interno dell azienda commerciale sanno fin da subito chi deve venire a conoscenza per primo delle lamentele. Efficienza: La lamentela non si disperde nei diversi reparti dell azienda commerciale e può essere gestita immediatamente. FASI DELLA GESTIONE DELLE LAMENTELE DEI LAVORATORI Fase 1: Conferma di ricezione della lamentela Il supervisore o la persona responsabile del meccanismo di lamentela deve confermare per iscritto di avere ricevuto il modulo di lamentela tramite una dichiarazione semplice. Dichiarazione semplice: Una dichiarazione semplice è tutto ciò che è necessario in questa fase. Riportare la data di ricezione e fornire indicazioni sulle tempistiche di risposta. Ad esempio: Lamentela numero 3/2018 ricevuta in data 13/03/2018. Il lavoratore sarà ricontattato entro 10 giorni per il passaggio alla fase successiva. Tale dichiarazione deve essere firmata. Tempistiche: La procedura del meccanismo di lamentela deve mirare a una risoluzione più rapida ed efficace possibile della lamentele. Le tempistiche devono essere tuttavia realistiche e non creare false aspettative, in quanto soggette a durate variabili a seconda dalla complessità della lamentela. Fase 2: Analisi: Il supervisore o la persona responsabile del meccanismo di lamentela deve: Analizzare la questione Cercare di identificare la causa/le cause di fondo del problema Identificare soluzioni possibili Valutare i costi e la realizzabilità delle soluzioni possibili Prendere gli accordi necessari per la risoluzione (o il miglioramento) della problematica Adottare il seguente approccio analitico: Identificare le soluzioni più facilmente realizzabili Identificare la soluzione più adeguata per la tipologia specifica di lamentela Ad esempio una lamentela nei confronti dell infrastruttura del posto di lavoro richiederà un approccio e una tempistica di risoluzione differenti rispetto a una lamentela concernente le relazioni interpersonali con un supervisore o un collega. Per l analisi di una lamentela i produttori possono utilizzare come riferimento la presente tabella: amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 262

264 Domande a cui rispondere Categorie di lamentela Sono a conoscenza delle possibili cause di fondo? Ho bisogno di maggiori informazioni? Chi devo contattare? La soluzione possibile è realizzabile? Entro quando? È di mia competenza? Chi può essermi d aiuto? A quanto ammonteranno i costi delle correzioni? E quelli del miglioramento? Posso permettermelo economicamente? Quali sono le alternative? Legata alle infrastrutture Questioni personali Legata al contratto Diritti umani e dei lavoratori Diritti consuetudinari Fase 3: Mediazione Una volta completata l analisi della lamentela, il supervisore o la persona responsabile della risoluzione della lamentela deve convocare il lavoratore in riunione. L invito a partecipare alla riunione può essere esteso oralmente o per iscritto. L invito per iscritto ha il vantaggio di essere una prova documentale. Tuttavia, a seconda del contesto della lamentela o delle procedure aziendali, talvolta non viene utilizzata una comunicazione per iscritto. Nell invito, indipendentemente dalla sua forma (scritta o orale), devono essere comunicati: Data della riunione Luogo Chi sarà presente (se applicabile) Il lavoratore deve inoltre essere informato del proprio diritto a partecipare alla riunione insieme a un collega di propria scelta o a un rappresentante dei lavoratori. Il lavoratore potrà inoltre decidere di invitare un esterno all azienda commerciale in qualità di stakeholder di comunità di fiducia. Durante la riunione, la persona responsabile illustrerà il contesto (v. fase 1 e 2) e presenterà il ragionamento alla base dell analisi. Il lavoratore deve avere la possibilità di apportare il proprio contributo in ogni fase tramite chiarimenti e deve fornire un feedback sulla precisione e sulla coerenza del processo analitico. La persona responsabile dovrà infine presentare la possibile soluzione e richiedere una risposta nonché l approvazione del lavoratore. Deve essere redatto un verbale della riunione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 263

265 Fase 4: Conclusione e pubblicazione Idealmente, durante la riunione di mediazione si deve raggiungere un accordo sui provvedimenti correttivi o di miglioramento da adottare nonché sulle loro tempistiche di attuazione. A seguito della riunione, la soluzione adottata per la lamentela deve essere comunicata ai lavoratori sulle bacheche degli avvisi, nel rispetto della privacy delle parti coinvolte. La pubblicazione della soluzione, il rispetto delle tempistiche della procedura e l attuazione dei provvedimenti correttivi a tempo debito sono fondamentali per fare in modo che il meccanismo di lamentela rimanga credibile agli occhi dei lavoratori. Fase 5: Ricorso Il disaccordo sull analisi e sulle misure correttive proposte nonché qualsiasi ritardo nell attuazione delle misure correttive costituiscono motivi di ricorso. Il lavoratore può inoltre presentare un ulteriore lamentela qualora ritenga di essere stato oggetto di vittimizzazione o molestie per quanto concerne il modo in cui la propria lamentela è stata gestita. Il direttivo deve immediatamente compiere accertamenti sulla lamentela del lavoratore. Il cattivo uso del meccanismo di lamentela al fine di vittimizzare o molestare i lavoratori deve essere soggetto a disciplina (comprensiva del licenziamento del supervisore o del dirigente), in quanto tale comportamento compromette l integrità del meccanismo. Il lavoratore può cercare altre vie di ricorso esterne all azienda commerciale. Le azioni possibili dipendono dalla normativa nazionale nonché dai diversi processi d arbitrato e dalle piatteforme per la gestione delle lamentele dei lavoratori disponibili sul territorio. Le leggi in materia di diritto del lavoro possono infine definire i meccanismi legati a controversie legali. UTILIZZO DELLA MODULISTICA DI LAMENTELA I moduli di lamentela non devono essere documenti complicati, tuttavia devono: Permettere ai lavoratori di illustrare l effettiva lamentela Permettere all azienda commerciale di monitorare le fasi di accertamento, conciliazione e miglioramento, quando applicabile Essere disponibili per tutti i lavoratori sul sito di produzione. Delle copie dei moduli devono essere lasciate in luoghi facilmente accessibili per i lavoratori nel rispetto della loro privacy (es. spogliatoi, officine e altri luoghi in cui i lavoratori trascorrono molto tempo). Alla lamentela deve essere assegnato un numero identificativo (es. numero/anno). Tale prassi facilita il monitoraggio del processo di accertamento e del processo di comunicazione senza rivelare di fatto l identità del lavoratore né la natura della lamentela. Il modulo di lamentela può inoltre presentare una lista di esempi possibili di lamentele che possono essere d aiuto al lavoratore nella descrizione della questione. Di seguito viene presentato un modello di modulo di lamentela: amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 264

266 Numero di lamentela: num./anno Presentata da: Nome Cognome Data Mansione Firma CATEGORIE Descrizione (si prega di fornire più dettagli possibili) Infrastruttura Relazioni interpersonali Diritti contrattuali Diritti umani Diritti dei lavoratori Diritti consuetudinari Solo ad uso amministrativo: Ricevuto da: Nome Cognome Data Mansione Firma Lamentela ricevuta LAMENTELE DELLA COMUNITÀ LOCALE Le aziende commerciali possono avere una procedura per la raccolta di lamentele da parte della comunità locale. Per la gestione delle lamentele da parte delle comunità locali possono essere valide (o soggette a lievi variazioni) le fasi descritte per le lamentele da parte dei lavoratori e quanto riportato per i moduli di lamentela. Le aziende commerciali devono assicurarsi che i membri delle comunità locali siano consapevoli dei propri diritti e dei canali adibiti alla presentazione di lamentele. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 4: Come sviluppare un meccanismo di lamentela - 265

267 Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti e gli auditor amfori BSCI in merito a come agire qualora vengano rilevate delle questioni Tolleranza Zero durante un audit amfori BSCI. Il Protocollo Tolleranza Zero sostituisce il processo di audit ordinario. Deve essere seguito dall auditor, dai gestori del regime della società di auditing, dal Segretariato amfori e dagli aderenti amfori BSCI. POSSIBILI SITUAZIONI TOLLERANZA ZERO Violazioni dei diritti umani e comportamenti aziendali che possono mettere a repentaglio la natura indipendente dall audit devono essere considerati separatamente rispetto a risultanze ordinarie in materia di perfomance sociale e possono avere i requisiti per essere considerati possibili casi Tolleranza Zero Lavoro infantile Lavoratori dall età inferiore ai 15 anni (o quella minima legale sancita dalla normativa nazionale) Lavoratori dall età inferiore ai 18 anni che sono soggetti a lavori forzati Lavoro coatto I lavoratori non hanno il permesso di lasciare il posto di lavoro o sono costretti a fare straordinari contro la loro volontà Uso della violenza o della minaccia di violenza per intimidire i lavoratori e costringerli a lavorare Trattamento disumano Trattamento disumano o degradante, punizioni corporali (incluse violenze sessuali), coercizione fisica o psicologica e/o insulti Protezione dei lavoratori Violazioni in materia di protezione dei lavoratori che costituiscono una minaccia imminente e grave alla salute, alla sicurezza e alla vita dei lavoratori Comportamento immorale Tentata corruzione degli auditor Dichiarazioni false intenzionali sulla catena di fornitura (es. occultamento di siti di produzione, mancato possesso della licenza commerciale, dichiarazione intenzionale di un numero inferiore di occupati rispetto agli effettivi) GIUDIZIO PROFESSIONALE DEGLI AUDITOR Sulla base del proprio giudizio professionale, sta all auditor: Valutare il livello di gravità dei risultati dell audit Decidere di avviare un processo volto a un miglioramento immediato (Protocollo Tolleranza Zero) o presentare i risultati allo specifico reparto di perfomance sociale. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 266

268 Di seguito sono riportati alcuni elementi che possono essere utilizzati dagli auditor nell ambito del proprio processo decisionale: Valutazione della gravità: La situazione deve essere: Flagrante: È palese e grave indipendentemente dal fatto che si tratti di una violazione una tantum o ricorrente. Fattuale e comprovata al momento dell audit: La violazione è evidente e non presunta, come dimostrato da prove documentali. Le interviste possono essere l unica fonte di informazioni in caso di discriminazione, episodi di violenza, molestie sessuali o provvedimenti disciplinari illegali. In questo caso l auditor deve prestare estrema attenzione nel definire il modo migliore per: Raccogliere informazioni dalle interviste (es. il team degli auditor può essere formato anche da un auditor donna per facilitare la comunicazione con vittime di molestie sessuali dello stesso sesso) Presentare i risultati nel massimo rispetto dell identità e dell onore delle vittime. L identità delle vittime deve essere rivelata esclusivamente al Segretariato amfori. Principio di precauzione: Gli auditor possono trovarsi ad affrontare violazioni o comportamenti flagranti non dimostrabili al momento dell audit. È inoltre possibile che sussistano casi di serio sospetto di lavoro infantile, lavoro coatto e trattamento disumano che non siano dimostrabili dall auditor. In tali casi, le esperienze maturate e il principio di precauzione saranno di sostegno agli auditor al momento di decidere se attivare l allerta per tutelare le possibili vittime (non comprovate) nonostante la lettera del protocollo. Qualora l auditor decida di applicare il principio di precauzione, egli: Si impegnerà al massimo nell accertamento della questione Seguirà il Protocollo Tolleranza Zero anche in caso di prove schiaccianti Nell allerta farà chiaro riferimento al proprio ricorso al principio di precauzione Allerta responsabile: Prendendo in considerazione tutti gli elementi riportati, l auditor può decidere di attivare un allerta Tolleranza Zero, nella quale dovranno essere indicati più dettagli possibili riguardo a: La violazione in materia di diritti umani identificata e/o il comportamento aziendale inaccettabile che ha messo a repentaglio la natura indipendente dell audit Il ragionamento seguito dall auditor per la valutazione della gravità della situazione e della necessità di miglioramento immediato Esperienze maturate: Un auditor esperto sarà in grado di: Prendere le giuste decisioni per raggiungere i fini dell audit amfori BSCI Improvvisare, stabilire un equilibrio tra fini e regole in contraddizione tra loro, considerando le peculiarità di ogni contesto Interpretare il contesto sociale: saprà andare oltre agli schemi secondo cui tutto è o bianco o nero e vedere le sfumature di grigio nella situazione in cui si trova Adottare il punto di vista altrui e, così facendo, comprendere come si sente l altro Coniugare le emozioni e l intuizione con la ragione senza falsare il proprio giudizio L esperienza pratica sarà inoltre di sostegno agli auditor per agire con coraggio e cercare la migliore soluzione possibile al fine di tutelare: Possibili vittime La propria integrità La credibilità del sistema amfori BSCI amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 267

269 PROTOCOLLO PER L AUDITOR Fase 1: Due Diligence Raccolta delle prove: L auditor deve raccogliere quanti più dati e prove possibili per illustrare la questione Tolleranza Zero identificata (es. prove fotografiche e testimonianze dei lavoratori). Tutela delle vittime: Gli auditor, nel caso, devono impegnarsi nell informazione delle vittime riguardo alle loro possibilità di richiedere assistenza e fornire loro informazioni di riferimento. Le vittime non devono mai essere esposte a ulteriori pericoli o vulnerabilità a causa di azioni o omissioni da parte degli auditor. Riconsiderazione delle tempistiche dell audit: L auditor deve usare la propria esperienza pratica per rivedere il modo migliore per ottimizzare il tempo a disposizione per l audit al fine di: Raccogliere più prove possibili Assicurarsi che le vittime siano tutelate e rintracciabili in un luogo noto Tale riconsiderazione delle tempistiche dimostra che l auditor attribuisce la priorità alla raccolta di prove e alla tutela delle vittime rispetto al perfezionamento dei risultati dell audit ordinario. Fase 2: Notifica entro 24 ore Entro 24 ore dal rilevamento della questione Tolleranza Zero, l auditor deve attivare l allerta tramite la piattaforma amfori BSCI e comunicare il proprio giudizio personale e le prove raccolte a: Il Segretariato amfori Tutti agli aderenti amfori BSCI collegati In certi casi l auditor può avere già comunicato la questione al gestore della società di auditing amfori BSCI. Tale azione è volta a: Chiedere un consulto Richiedere al gestore di attivare per proprio conto un allerta Zero Tolleranza tramite la piattaforma amfori BSCI In tali casi l auditor deve fornire al gestore tutte le informazioni del caso di modo che l allerta Tolleranza Zero sia conforme ai requisiti del presente documento. NOTA BENE: L allerta Tolleranza Zero può essere attivata solo tramite la piattaforma amfori BSCI, che è programmata per la divulgazione secondaria e le conseguenze ad essa legate all interno del sistema amfori BSCI. Il mancato utilizzo di tale canale costituisce una violazione dell obbligo al rispetto dei requisiti del sistema amfori BSCI da parte delle società di auditing e può portare il Segretariato amfori all avvio di azioni mirate a tutelare l integrità del sistema amfori BSCI. Le informazioni fornite attraverso l allerta Tolleranza Zero devono essere oggetto di trattamento riservato da tutte le parti coinvolte (es. il Segretariato amfori, gli aderenti amfori BSCI e le società di auditing) al fine di tutelare le possibili vittime. Fase 3: Presentazione Gli auditor devono restare a disposizione del Segretariato amfori per qualsiasi chiarimento necessario alla preparazione dell audioconferenza Tolleranza Zero. Tali chiarimenti comprendono: Ulteriori informazioni sull identità della vittima e dettagli sulla questione Ulteriori chiarimenti sul giudizio professionale o sul ricorso al principio di precauzione I risultati dell audit: In considerazione dell urgenza della questione, i risultati devono essere caricati sulla piattaforma amfori BSCI entro 5 giorni lavorativi dal momento dell allerta. Vengono identificati come Tolleranza Zero, la valutazione dell audit non è pertanto visibile. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 268

270 PROTOCOLLO PER IL SEGRETARIATO AMFORI Fase 1: Due diligence entro 48 ore Entro 48 ore dall allerta Tolleranza Zero verranno intraprese le misure necessarie dal reparto programmi strategici al fine di organizzare un audioconferenza ad hoc con gli aderenti amfori BSCI collegati all audit. Tali misure comprendono una verifica incrociata, effettuata con i seguenti reparti amfori: Reparto auditing Dati e prove raccolte dall auditor per comprovare l attendibilità dell allerta Formazione e grado di competenza dell auditor Altre accuse/lamentele precedenti riguardanti l auditor o il comportamento del produttore Ulteriori informazioni o supporto documentale Reparto comunicazione Monitoraggio mediatico per valutare se il caso sia legato direttamente o indirettamente a notizie dell attualità Reparto stakeholder engagement Il network degli stakeholder locali amfori BSCI può fornire assistenza nella gestione della questione specifica/delle questioni specifiche Il network regionale amfori BSCI può fornire assistenza per ulteriori accertamenti e/o miglioramenti Fase 2: Coordinamento dell audioconferenza entro 72 ore Entro 72 ore dall allerta, il reparto programmi strategici dovrà contribuire a: Un audioconfernza con tutti gli aderenti amfori BSCI collegati Il conseguimento di un accordo tra gli aderenti amfori BSCI sull identificazione del caso come Tolleranza Zero e l adozione di una decisione strategica su: o L utilizzo dell etichetta Tolleranza Zero o Le tempistiche e la necessità di programmare un accertamento Tolleranza Zero o Le tempistiche e la necessità di programmare un audit amfori BSCI (es. audit completo o audit di follow-up dall estensione meno ampia) La definizione dell accertamento e delle azioni di miglioramento Un riassunto delle decisioni adottate dal gruppo di miglioramento ad hoc, che può comprendere: o Un collegamento alle formazioni per produttori di pertinenza offerte nella amfori Academy o Un collegamento al modello di piano di miglioramento di modo che gli aderenti possano farlo pervenire al produttore e richiederne il caricamento da parte sua sulla piattaforma amfori BSCI o Informazioni su ulteriori impegni con gli stakeholder locali e il network regionale amfori BSCI (qualora pertinente) Un riassunto del feedback da fornire alla società di auditing che ha avviato l allerta Tolleranza Zero Fase 3: Follow-up e comunicazione Il reparto programmi strategici può organizzare un ulteriore conferenza di follow-up con gli aderenti amfori BSCI collegati al produttore in questione qualora sia necessario monitorare il successo del miglioramento immediato (es. durante i 10 giorni di divulgazione secondaria). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 269

271 A dieci giorni dall allerta Tolleranza Zero, il reparto programmi strategici comunicherà alla società di auditing in questione (e allo specifico auditor, qualora questo sia necessario) ciò che è stato appreso dal miglioramento ad hoc (es. la rimozione dell etichetta Tolleranza Zero). A tre (3) mesi dall avvio dell allerta Tolleranza Zero, il reparto programmi strategici dovrà inoltre organizzare una conferenza di follow-up con gli aderenti amfori BSCI collegati al produttore al momento dell allerta Tolleranza Zero. Tali misure sono mirate a: Verificare se quanto concordato nel piano di miglioramento sia stato attuato in modo soddisfacente Mantenere o rimuovere l etichetta Tolleranza Zero a seconda della conferma da parte degli aderenti amfori BSCI collegati Richiedere assistenza da parte delle autorità locali (qualora pertinente/possibile) Valutare il livello di comunicazione tra gli aderenti amfori BSCI e il produttore Comprendere ciò che è stato appreso dal caso e stabilire un indice di gradimento delle azioni intraprese dagli aderenti amfori BSCI per sostenere il produttore nel processo di miglioramento PROTOCOLLO PER TUTTI GLI ADERENTI AMFORI BSCI COLLEGATI AL CASO Il protocollo Tolleranza Zero si fonda sulla stretta collaborazione tra gli aderenti amfori BSCI connessi al caso, i quali, data la natura e la gravità della questione, richiedono la divulgazione secondaria e un approccio di miglioramento collettivo e precompetitivo. In tale contesto, gli aderenti amfori BSCI collegati al produttore in questione al momento dell allerta devono: Partecipare all audioconferenza che si svolge entro 72 ore dall allerta e vede la costituzione di un gruppo di miglioramento ad hoc da parte del Segretariato amfori (uno degli indicatori chiave di prestazione della Formula di impegno) Non condividere mai le informazioni dell allerta Tolleranza Zero con il produttore in questione, salvo diversamente concordato dal gruppo di miglioramento ad hoc dopo l audioconferenza a 72 ore dall allerta Rivelare l identità della propria azienda commerciale agli aderenti amfori BSCI coinvolti nell ambito del meccanismo di divulgazione secondaria Collaborare all interno del gruppo di miglioramento ad hoc per comunicare a una sola voce con il produttore, fra le altre cose Non fare ricorso all audioconferenza per fini commerciali che potrebbero essere in contrasto con il diritto in materia di concorrenza Impegnarsi a tempo debito nella verifica dell attuazione con successo del piano di miglioramento (mediante mezzi di accertamento Tolleranza Zero o audit amfori BSCI) Partecipare a una chiamata di follow-up dopo tre (3) mesi dall allerta per fornire un feedback sull attuazione del piano di miglioramento Il gruppo di miglioramento ad hoc costituito durante l audioconferenza a 72 ore dall allerta prenderà decisioni fondate sul consenso o sulla maggioranza assoluta (50% + 1) per quanto riguarda i seguenti punti: Natura della questione Tolleranza Zero Mantenimento o rimozione dell etichetta Tolleranza Zero a tre (3) mesi dall allerta Necessità di programmare un accertamento Tolleranza Zero o un audit amfori BSCI (qualora pertinente) di modo che il produttore possa ritornare al proprio ciclo di audit amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 270

272 ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ amfori e i suoi membri del consiglio di amministrazione, funzionari, dipendenti o rappresentanti non sono responsabili nei confronti di alcuna parte (es. soci, produttori o auditor) per danni di alcun tipo (es. perdite, debiti, responsabilità, costi, reclami, azioni, richieste, spese o accuse) causati da amfori o dai suoi membri del consiglio di amministrazione, funzionari, dipendenti o rappresentanti aventi legame diretto o indiretto con qualsiasi servizio o attività di amfori o con il contenuto del presente documento, con la sola eccezione della frode. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 5: Come seguire il Protocollo Tolleranza Zero - 271

273 Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCIs Il presente allegato fornisce una lista di documenti necessari per il mantenimento di un sistema di gestione sociale (SMS) efficace. In quanto parte dell audit amfori BSCI, gli auditor eseguiranno revisioni e verificheranno altri documenti del caso. La presente lista non deve pertanto essere considerata come categorica bensì costituisce un riferimento. In particolare i piccoli produttori potrebbero riscontrare che molti dei documenti elencati non li riguardano. I produttori devono raccogliere prove documentali in merito alle informazioni sottostanti (anche in documenti diversi). Certificati e contratti 1 Descrizioni delle mansioni a cui viene applicata amfori BSCI 2 Prova delle qualifiche della persona responsabile per l applicazione amfori BSCI 3 4 Contratti di impiego, compresi quelli del personale adibito alla sicurezza, alle pulizie e ad altri servizi Contratti con tutti i fornitori di servizi, compresi i servizi di ristorazione, i trasporti, i rappresentanti e le agenzie di reclutamento 5 Contratti e accordi dei lavoratori, compresi quelli con le agenzie di reclutamento 6 Contratti di impiego e/o manifesti in cui vengono illustrati i diritti e i doveri dei lavoratori 7 Documentazione valida relativa a controlli e assicurazioni di macchinari e veicoli 8 Ricevute d acquisto dei dispositivi di protezione individuale (DPI) acquistati dal produttore 9 Licenza commerciale valida e tutte le approvazioni ufficiali necessarie per eseguire le proprie attività 10 Certificati ufficiali in materia di sicurezza e idoneità alla destinazione d uso degli immobili 11 Cerificati e licenze ambientali validi Formazione 12 Prova di un calendario di formazioni per i lavoratori e il direttivo 13 Prove documentali delle formazioni svolte dai lavoratori, dal direttivo e dalle risorse umane (es. lista dei partecipanti con firme) 14 Prove documentali delle competenze del trainer 15 Prove documentali della formazione dei lavoratori in materia di protezione dei lavoratori 16 Prove documentali delle qualifiche dei lavoratori che si occupano di macchinari pericolosi, impianti elettrici e altre attività che richiedono una formazione specifica in considerazione di rischi elevati 17 Documentazione relativa a tutte le formazioni offerte ai giovani lavoratori 18 Comunicazioni e formazioni per promuovere e ricompensare l integrità amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 272

274 Registri e rapporti 19 Prove documentali della pianificazione delle capacità produttive Prove che il Codice di condotta amfori BSCI e le sue relative condizioni di attuazione sono stati distribuiti ai partner commerciali di rilievo Codice di condotta amfori BSCI e relative condizioni di attuazione firmate, nel caso gli impianti siano parte dell estensione dell audit Prove della performance sociale dei partner commerciali (es. rapporti trimestrali, risultati degli audit, certificati validi) 23 Prove documentali delle policy e procedure sociali per l attuazione di amfori BSCI 24 Prove documentali delle elezioni dei rappresentanti dei lavoratori 25 Prove documentali delle riunioni regolari dei lavoratori 26 Registri degli accordi con i rappresentanti dei lavoratori 27 Regolamenti di lavoro documentati 28 Prove documentali delle lamentele presentate/accertate (es. Modello 8: Tracciamento del meccanismo di reclamo compilato) 29 Contratto collettivo (se applicabile) 30 Verbali o documenti delle riunioni preparatorie del contratto collettivo (se applicabile) 31 Registri dei processi di reclutamento e licenziamento 32 Prove documentali delle misure disciplinari 33 Prove documentali dei procedimenti disciplinari e dei provvedimenti intrapresi 34 Prove documentali delle valutazioni della performance dei lavoratori e delle relative procedure 35 Prove documentali delle detrazioni legali per beni e servizi 36 Documentazione relativa al salario minimo per il settore in questione 37 Buste paga e prove documentali dei pagamenti 38 Quick scan per un equa remunerazione compilati (Modello 5: Quick scan per un equa remunerazione) 39 Registri dei dati personali di tutti i lavoratori (compresi i lavoratori stagionali) 40 Prove documentali delle prestazioni aggiuntive (assicurazione commerciale, se applicabile) 41 Prove documentali dei contributi aggiornati versati agli enti previdenziali 42 Liste e calcoli relativi agli scaglioni salariali, compresi quelli dei lavoratori retribuiti a cottimo 43 Prove documentali dell eccezione legale permanente riguardante il settore del produttore 44 Registri degli orari di lavoro (turni) 45 Procedure di pagamento di straordinari documentate, compresi accordi con i lavoratori 46 Registri degli infortuni documentati 47 Valutazione dei rischi relativa alle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 273

275 48 Piano d azione per la creazione delle condizioni di lavoro in materia di sicurezza, salute e igiene 49 Disposizioni in materia di protezione dei lavoratori applicabili nel settore 50 Prove documentali del processo d elezione del comitato per la protezione del lavoratori 51 Verbali delle riunioni del comitato per la protezione dei lavoratori 52 Procedure per verificare l età 53 Procedure per evitare lo sfruttamento minorile 54 Procedure per migliorare in materia di lavoro infantile 55 Valutazione dei rischi e relativi piani d azione nel contesto dei provvedimenti specifici per tutelare i giovani lavoratori e le giovani lavoratrici 56 Registri generali dei giovani lavoratori 57 Panoramica del ciclo di lavoro dei giovani lavoratori 58 Panoramica dei subappaltatori 59 Panoramica dei posti da apprendista assegnati all interno dell azienda 60 Panoramica dei lavoratori stagionali 61 Valutazione dei rischi ambientali Identificazione cartografica delle sorgenti d acqua, dei fiumi e/o laghi nell area dove si trovano le attività del produttore Prove documentali dell impiego, del ritiro e dello smaltimento di sostanze chimiche (comprese le schede dati sulla sicurezza dei materiali, MSDS) Ispezioni ufficiali svolte per garantire la sicurezza dell immobile e delle attrezzature, con data di validità e azioni correttive, qualora presenti Relazioni delle ispezioni, registri delle revisioni, istruzioni d uso e di sicurezza 65 Macchinari pericolosi, compresi, tra l altro, montacarichi, attrezzature elettriche e apparecchiature ad alta pressione 66 Attrezzatura antincendio (es. tagliandi di revisione sugli estintori) 67 Acqua potabile nell impianto di produzione e nei dormitori Protezione dei lavoratori presso l impianto e i dormitori (in cui sono comprese, tra l altro, temperature, livello di rumore e illuminazione) Calcolo delle risorse umane ed economiche necessarie per soddisfare i requisiti minimi in materia sociale e ambientale 70 Policy anticorruzione 71 Valutazione dei rischi di corruzione 72 Procedura per l accertamento e l impedimento di comportamenti immorali amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 6: Documentazione attinente l audit amfori BSCI - 274

276 Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI fornisce un supporto ai buyer per l identificazione di rischi evidenti in ambito sociale durante la visita a un produttore. INTRODUZIONE Le visite dei buyer ai produttori sono un ottima occasione per identificare e denunciare rischi evidenti in ambito sociale che possono essere individuati da un osservatore occasionale senza competenze professionali nel settore in questione. Gli aderenti amfori BSCI possono coniugare quest approccio con le audit amfori BSCI (es. usare le visite dei buyer come intermezzo nel ciclo di audit amfori BSCi o prima di allacciare rapporti commerciali). Per sfruttare al massimo tali visite, gli aderenti amfori BSCI possono considerare di fornire ai buyer: Background del paese, sotto forma di estratto dalla Classificazione di rischio paese Questioni sociali principali identificate sul territorio Checklist per buyer per annotare informazioni post-visita (il buyer non deve usare la checklist davanti al produttore) La checklist del buyer non va a sostiture un audit sociale, tuttavia può fornire un aiuto al buyer senza competenze specifiche in materia sociale per l identificazione di rischi legati alla performance sociale dei produttori. COME UTILIZZARE LE INFORMAZIONI I buyer non hanno il compito di stilare valutazioni né formulare un giudizio professionale sulla performance sociale dei produttori. Tuttavia devono condividere tempestivamente le informazioni ottenute con i loro colleghi di competenza (es. manager per la responsabilità sociale d impresa) di modo che tali informazioni possano essere considerate durante la definizione delle sucsessive fasi strategiche per l attuazione del sistema amfori BSCI. Per maggiori informazioni consultare il Manuale di sistema amfori BSCI, Sezione I e Sezione II. Domanda SÌ NO Commento 1. I lavoratori sono a conoscenza del Codice di condotta amfori BSCI? 2. La persona responsabile dell attuazione della amfori BSCI ricopre una funzione a livello dirigenziale? 3. È presente un meccanismo di lamentela o è visibile una cassetta dei suggerimenti? 4. La comunicazione con i colleghi e i subordinati si svolge all insegna del rispetto? amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI - 275

277 5. Sono visibili informazioni relative all organizzazione di turni, pause pranzo od orari di lavoro? 6. Sul posto di lavoro, le strutture dove mangiare e le aree adibite alla conservazione dei cibi sono pulite e organizzate? 7. I servizi igenici sono puliti e dotati di sapone e degli accessori necessari per il rispetto dell igiene e dei costumi dei lavoratori? es. separati per genere, dotati di serrature in buono stato? 8. L acqua potabile è disponibile e accessibile ai lavoratori sul posto di lavoro (e, se applicabile, negli alloggi forniti ai lavoratori)? 9. I lavoratori utilizzano dispositivi di protezione individuale (DPI)? Sono puliti e in buono stato? es. i DPI vengono usati in aree rumorose e umide 10. Sono disponibili kit di pronto soccorso con materiali sufficienti? 11. Sono stati infissi segnali e avvertimenti nei luoghi predisposti e sono facilmente comprensibili indipendentemente dal livello di alfabetizzazione? 12. Le vie di fuga/corridoi e uscite di sicurezza sono segnalati correttamente, non ostruiti e facilmente accessibili? es. le aree riservate e quelle pericolose sono segnalate correttamente es. sono presenti almeno due uscite per piano/officina, le porte si aprono dall interno 13. Sono presenti estintori e sono in buono stato? 14. È stato istallato un allarme antincendio? 15. Il piano di evacuazione è stato affisso in un luogo visibile ed è facilmente comprensibile indipendentemente dal livello di alfabetizzazione? 16. Gli impianti elettrici sono in buono stato e possono essere individuati pericoli imminenti? 17. Le sostanze chimiche sono conservate e smaltite di modo da evitare perdite? es. sia il posto di lavoro che l area circostante devono essere chiamente sgombri da rifiuti. 18. I lavoratori sembrano avere raggiunto l età minima per lavorare? amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI - 276

278 19. È presente un luogo dove i visitatori possono aspettare senza dovere entrare nell area di lavoro? 20. L immobile è in buono stato, senza alcun pericolo imminente visibile? es. bambini in attesa dei genitori nell area di lavoro, la quale non è sicura per loro es. tetto, muri, tracce di umidità, vetri delle finestre e serrature in buono stato TOTALE Altri commenti o suggerimenti Ci sono altre situazioni che vorreste denunciare? Ad esempio, i lavori mostrano troppo rispetto nei confronti dei loro supervisori o il personale di sicurezza porta armi sul posto di lavoro. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 7: Come usare la checklist per buyer amfori BSCI - 277

279 Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali in merito a come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio rispetto al sistema amfori BSCI nell ambito del proprio processo di due diligence. INTRODUZIONE Gli aderenti amfori BSCI devono consigliare caldamente l adozione dei propri valori e principi sociali ai tutti i partner commerciali nelle proprie catene di fornitura. A seconda della situazione, gli aderenti amfori BSCI possono fungere da guida per i propri partner commerciali da monitorare secondo il Codice di condotta amfori BSCI. I partner commerciali in questione possono avere adottato un altro codice di condotta o essere già stati oggetto di auditing sulla base di diversi standard sociali o ambientali. Qualora i partner commerciali abbiano adottato un altro sistema di monitoraggio, si pone la questione sulla necessità di un altro audit (es. audit amfori BSCI). Tale questione è pertinente in quanto le aziende commerciali, in modo oculato, aumentano al massimo le proprie risorse e le impiegano in processi equilibrati e coerenti di due diligence all interno delle proprie catene di fornitura. Pertanto, quando gli aderenti amfori BSCI hanno partner commerciali che impiegano altri sistemi di monitoraggio, sono caldamente invitati a condurre una rapida valutazione per stabilire qualora tali sistemi siano: Paragonabili: Il sistema o gli standard comprendono principi e garanzie di qualità come quelli del sistema amfori BSCI? Compatibili: Il sistema o gli standard tengono in considerazione ulteriori aspetti senza entrare in contrasto né invalidare il sistema amfori BSCI? Tale rapida valutazione non va a sostituirsi a una valutazione professionale effettuata da terzi e fondata su standard di riferimento, né deve essere confusa con gli accordi di mutuo riconoscimento che amfori può stabilire con altre organizzazioni dagli obiettivi analoghi. Rappresenta tuttavia uno strumento operativo che funge da supporto a manager per la responsabilità sociale d impresa e buyer durante il loro processo decisionale in occasione della selezione di nuovi partner commerciali o per la definizione della strategia di monitoraggio per l esercizio commerciale. Gli aderenti amfori BSCI possono eseguire la presente valutazione rapida e salvarla nella propria sezione privata della piattaforma amfori BSCI. ESECUZIONE DELLA VALUTAZIONE La valutazione rapida di altri sistemi di monitoraggio è incentrata su due aspetti principali: Contenuti: I principi minimi e non negoziabili che ogni standard deve rispettare. Sistema: Le caratteristiche minime e non negoziabili in materia di qualità e affidabilità che ogni standard sociale e ambientale deve garantire. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 278

280 Immagine 1: Contenuti Immagine 2: Sistema La presente tabella è un modello che può essere di supporto per gli aderenti amfori BSCI nella comparazione dei contenuti di uno specifico sistema di monitoraggio rispetto ai requisiti minimi amfori BSCI. Con la presente non viene valutata la performance effettiva di un produttore che segue il sistema di monitoraggio in questione. Ad esempio, sebbene il produttore rispetti le norme giuridiche relative ai tempi di riposo, gli standard potrebbero non comprendere tale elemento fondamentale. NOME DEL SISTEMA: Data della comparazione: Nome del produttore Svolta da: Valida per il produttore fino al: Rispettato? Commenti Convenzioni fondamentali dell ILO Requisiti minimi in materia di contenuti Convenzione sul lavoro forzato, 1930 (Num. 29) Convenzione sulla libertà sindacale e la protezione del diritto sindacale, 1948 (Num. 87) Convenzione sul diritto di organizzazione e di negoziazione collettiva, 1959 (Num. 98) Convenzione sull abolizione del lavoro forzato, 1957 (Num. 105) Convenzione sull età minima, 1973 (Num. 138) Convenzione sulle forme peggiori di lavoro minorile, 1999 (Num.182) Convenzione sull uguaglianza di retribuzione, 1951 (Num. 100) Convenzione sulla discriminazione (impiego e professione), 1958 (Num. 111) amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 279

281 Orari di lavoro Orari di lavoro ordinari: Massimo 48 ore a settimana e 8 ore a giornata, fatte salve le eccezioni specificate dall ILO Limiti degli straordinari: Secondo la normativa nazionale e le caratteristiche di retribuzione straordinaria, volontaria e superiore Tempi di riposo: Pause di riposo giornaliere e diritto ad almeno un giorno di riposo ogni sette giorni, salvo diversamente specificato dal contratto collettivo vigente Salario minimo È applicato almeno un salario minimo secondo la normativa nazionale o lo standard minimo del settore Protezione dei lavoratori Conduzione di una valutazione dei rischi Formazione dei lavoratori Dispositivi di protezione individuale (DPI) Sostanze chimiche Procedure in caso di incidente o emergenza Impianti elettrici Norme antincendio Vie di fuga e uscite di sicurezza Sicurezza dei macchinari e dei veicoli Primo soccorso Posto di lavoro, strutture sociali, alloggi amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 280

282 Integrità Sforzo minimo: L audit sociale richiede un minimo di una giornata a persona (8 ore x un auditor) Durata: La durata dell audit deve essere riportata nei risultati dell audit Validità: Il certificato o rapporto sociale non deve risalire a più di 12 mesi antecedenti all audit Requisiti minimi in materia di sistema Verifica: L audit sociale deve includere la verifica dei documenti, i colloqui con i lavoratori e la visita del sito. Azioni correttive: I risultati dell audit sociale devono presentare quanto è stato rilevato e definire scadenze per le azioni correttive richieste Certificati: I risultati dell audit devono disporre di ulteriori speigazioni dei risultati (Es. non è sufficiente adottare un approccio basato su SÌ/NO, grafici o risposte a semaforo senza fornire maggiori informazioni) Rapporto standardizzato: L audit sociale ha impiegato un rapporto standardizzato con informazioni aggiornate all ultima versione in uso Competenza Audit di seconda parte: Deve essere almeno un audit di seconda parte, un autovalutazione non può essere considerata sufficiente Qualifiche dell auditor: Il sistema deve definire dei requisiti minimi relativi alle competenze dell auditor Aggiornamenti: Il sistema deve avere meccanismi per assicurare che gli auditor e/o le società d autiing vengano informate regolarmente di qualsiasi aggiornamento del sistema. Governance: Processo di revisione: Il sistema deve avere un processo di revisione strutturato con fasi definite e una persona responsabile nominata come unità minima di sistema. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 281

283 Trasparenza: Il sistema deve essere trasparente in merito alla propria governance (es. organigrammi disponibili sul sito web) Aggiornamenti attuali: Il sistema deve mettere a disposizione degli aggiornamenti annuali sulle sue attività e/o impatti A seguito della valutazione rapida, l aderente amfori BSCI dovrà prendere una decisione tempestiva (es. in via eccezionale e per questo produttore specifico, riconosco che il lavoro svolto è conforme a questi standard) oppure una decisione strategica (es. in linea di massima, non svolgerò audit amfori BSCI per i produttori che mi presenteranno risultati di audit validi legati a questi standard). In entrambi i casi il produttore deve firmare il Codice di condotta amfori BSCI per contribuire all effetto cascata dei valori e principi amfori BSCI tramite le catene di fornitura. V. Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura. ACCETTAZIONE UNILATERALE DI UN ALTRO SISTEMA DI MONITORAGGIO La decisione di accettare unilateralmente un altro sistema di standard sociali per evitare doppie audit (siano esse ad hoc o strategiche) deve essere presa dal detentore della RSP e deve essere rivista ogni 12 mesi. Poiché il detentore della RSP guida i clicli di audit amfori BSCI per i propri produttori, gli altri aderenti amfori BSCI collegati ai medesimi produttori fanno affidamento sulla decisione del detentore della RSP. Pertanto è fondamentale che il detentore della RSP tenga registri che comprovino la sua decisione. Di seguito sono elencati alcuni esempi: Certificato e risultati dell audit validi Piano di miglioramento (o documento equivalente) valido Valutazione rapida aggiornata o documento equivalente Tali documenti possono essere caricati nella sezione privata della piattaforma amfori BSCI del produttore in questione. Indipendentemente dalle sue decisioni, al detentore della RSP viene caldamente consigliato di creare un profilo produttore (a meno che non sia già presente sulla piattaforma amfori BSCI) e di assicurarsi che il produttore sottoscriva il Codice di condotta amfori BSCI e le relative condizioni di attuazione. Così facendo, il produttore avrà accesso a: Il piano di miglioramento online: Tale strumento permetterà al produttore di riferire in merito ai propri miglioramenti a tutti gli aderenti amfori BSCI collegati La amfori Academy: Tale strumento permette al produttore di selezionare e completare corsi per lui pertinenti per aumentare le proprie conoscenze e competenze. MESSA IN DISCUSSIONE DELLA DECISIONE DEL DETENTORE DELLA RSP La decisione del detentore della RSP di considerare un audit di un altro sistema di monitoraggio come equivalente all audit amfori BSCI può essere messa in discussione da qualsiasi altro aderente collegato avente seri dubbi sull equivalenza o sulla qualità di tali standard sociali. I seri dubbi possono essere fondati su: Esperienza professionale: Ad esempio, tutti gli aderenti collegati hanno visitato il produttore e rilevato serie mancanze in ambito di performance sociale. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 282

284 Posizione degli stakeholder: Ad esempio, le ONG di competenza nel paese o nel territorio in cui è attivo l aderente collegato hanno espresso pubblicamente seri dubbi sulla credibilità degli standard in questione. Accuse presentate tramite lamentele: Ad esempio, sono state presentate accuse contro gli standard o il produttore in questione tramite il meccanismo di lamentela dell aderente collegato o attraverso il meccanismo di lamentela amfori BSCI. I casi sopracitati sono applicabili anche ai produttori della piattaforma amfori BSCI con un certificato SA8000 valido. Prima di mettere in discussione la decisione del detentore della RSP, l aderente collegato avente dei dubbi deve: Contattare il detentore della RSP tramite la piattaforma amfori BSCI. Il detentore della RSP può fornire ulteriori informazioni all aderente connesso avente dei dubbi o rivedere il proprio approccio e quindi richiedere un audit amfori BSCI. Comunicare i propri dubbi al Segretariato amfori: In caso di disaccordo, l aderente collegato può esporre i propri dubbi facendo ricorso al meccanismo di lamentela amfori. In conformità con la procedura del meccanismo di lamentela amfori, il Segretariato amfori valuterà l ammissibilità del caso e prenderà le misure necessarie. Tra le misure necessarie vi potrà essere la classificazione del caso come emergenza, nella cui eventualità tutti gli aderenti collegati saranno informati e verrà presentata una richiesta di collaborazione nella gestione della questione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 8: Come valutare rapidamente altri sistemi di monitoraggio - 283

285 Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali in merito a come valutare e promuovere un equa remunerazione all interno della propria catena di fornitura. Fornisce inoltre delle linee guida per gli auditor che vanno a integrare la Sezione III del Manuale di sistema amfori BSCI. INTRODUZIONE Gli aderenti amfori e i loro partner commerciali devono comprendere le diverse definizioni utilizzate in ambito di promozione di un equa remunerazione attraverso le catene di fornitura per potere poi valutare adeguatamente l equa remunerazione all interno della propria catena di fornitura. È comunemente riconosciuto che coloro che lavorano abbiano diritto a una giusta remunerazione. Sono tuttavia presenti diverse interpretazioni in merito a Cosa significhi giusta remunerazione Cosa implichi una giusta remunerazione Chi sia responsabile di garantire una equa remunerazione La Dichiarazione universale dei diritti umani sancisce all articolo 23.3 che: Ogni individuo che lavora ha diritto ad una rimunerazione equa e soddisfacente che assicuri a lui stesso e alla sua famiglia una esistenza conforme alla dignità umana ed integrata, se necessario, da altri mezzi di protezione sociale. amfori BSCI traspone tale diritto universale di ogni individuo che lavora nel principio operativo dell equa remunerazione, che include: L applicazione del salario minimo legale Il calcolo del salario di sussistenza Ulteriori elementi qualitativi che devono essere applicati a ogni sistema di remunerazione SALARIO MINIMO LEGALE Il salario minimo legale è uno strumento giuridico a disposizione dei governi per la tutela dei lavoratori da retribuzioni eccessivamente basse e per il superamento della povertà. È di natura vincolante È quantificabile e dovuto in moneta a corso legale Gli agricoltori sono compresi in alcune normative, mentre i liberi professionisti e gli imprenditori non lo sono amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione - 284

286 Metodologia Il salario minimo legale è solitamente il risultato di un processo inclusivo che comprende i rappresentanti del governo, delle associazioni degli imprenditori e di quelle dei lavoratori. Il salario minimo legale in sintesi: È raggiunto tramite consultazioni tripartite Viene eventualmente sostituito dalla contrattazione collettiva È reso esecutivo da norme di legge Gli audit amfori BSCI verificheranno che i produttori rispettino il salario minimo legale o lo standard del settore approvato tramite contrattazione collettiva (a seconda di cosa sia più conveniente per i lavoratori). Applicando la metodologia di audit amfori BSCI, l auditor valuterà inoltre se i lavoratori a tempo parziale, i lavoratori a cottimo e i lavoratori assunti tramite intermediari o agenzie di reclutamento percepiscano tutti una remunerazione conforme ai valori e ai principi del Codice di condotta amfori BSCI. Durante l audit di organizzazioni di produttori quali le cooperative, gli auditor valuteranno inoltre il fatto che i loro soci (es. aziende agricole a conduzione famigliare) ricevano un reddito adeguato che corrisponda a quanto necessario per condurre un tenore di vita dignitoso. Poiché le cooperative non sono aziende con scopo di lucro bensì imprese sociali, la valutazione da parte degli auditori deve tenere in considerazione il compenso dei soci delle cooperative. Un esempio di compensazione possono essere attività o infrastrutture finanziate dalla cooperativa sulla base di una decisione presa democraticamente. Tali investimenti collettivi devono essere considerati nel calcolo relativo a un equa remunerazione. SALARIO DI SUSSISTENZA Il salario di sussistenza è un concetto introdotto dalla società civile per affrontare il gap tra un salario medio e un salario in grado di garantire ai lavoratori e le loro famiglie un tenore di vita dignitoso. Il salario di sussistenza: Non è sancito da normative Non ha una natura vincolante Non comprende elementi qualitativi bensì solo elementi quantitativi Si applica ai salariati Non si applica ai liberi professionisti, agli imprenditori e agli agricoltori (per gli agricoltori è stato introdotto il concetto di reddito di sussistenza ) Metodologia Vi sono diverse metodologie per il calcolo del salario di sussistenza. Ai fini delle audit amfori BSCI, è caldamente consigliato agli auditor di adottare la metodologia Anker (e relativi adattamenti) rispetto ad altre metodologie. Qualora gli auditor impieghino un altra metodologia di calcolo, devono mantenerla nei risultati dell audit e motivare la ragione per cui il metodo selezionato risulti più consono al contesto in questione. I calcoli relativi al salario di sussistenza devono valutare il costo degli alimenti, delle spese sanitarie e delle spese scolastiche per una famiglia, nonché il costo degli alloggi e delle spese legate a eventi imprevisti (es. incidente di un membro della famiglia). Tutto ciò deve essere valutato considerando il numero di lavoratori a tempo pieno per famiglia. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione - 285

287 Immagine 1: Calcolo del salario di sussistenza (Alimenti + alloggi + sanità + istruzione) x media dei membri di una famiglia lavoratori a tempo pieno per famiglia = salario di sussistenza netto La metodologia Anker è particolarmente adatta per i seguenti calcoli: Costo degli alimenti: Gli auditor e i produttori devono prendere in considerazione un modello di dieta che rispetti le linee guida sull alimentazione dell OMS. Costo degli alloggi: Gli auditor e i produttori devono considerare alloggi idonei riconosciuti a livello internazionale anziché standard che perpetuino le condizioni di povertà. Lavoratori a tempo pieno per famiglia: Il numero dei lavoratori a famiglia deve essere sempre tra uno e due, a seconda dei paesi e del luogo. Gli auditor e i produttori devono fornire ulteriori informazioni sui tassi di partecipazione alla forza lavoro, sui tassi di disoccupazione e sul tasso di occupazione a tempo parziale in modo da agevolare la rappresentazione della situazione più comune all interno delle famiglie che sono oggetto della valutazione. Il salario di sussistenza netto si riferisce all importo guadagnato durante l orario di lavoro regolare (es. 48 ore di lavoro regolari o comunque il numero massimo di ore di lavoro settimanali secondo la normativa locale o nazionale). ULTERIORI ELEMENTI QUALITATIVI Un equa remunerazione comprende ulteriori componenti, non incluse nel salario minimo legale né nei calcoli per il salario di sussistenza: Straordinari retribuiti a una tariffa superiore Prestazioni sociali Prestazioni e bonus in natura Trasporti gratuiti o sovvenzionati Alloggi gratuiti o sovvenzionati Servizio mensa gratuito o sovvenzionato Opportunità d istruzione e di formazione Un livello di pagamenti che rispecchi le specializzazioni e la formazione dei lavoratori I pagamenti devono inoltre avvenire in modo: Tempestivo: Come concordato e comunicato durante la trattativa contrattuale con i lavoratori prima della loro assunzione. Regolare: Con una frequenza tale da permettere al lavoratore di utilizzare i propri guadagni senza incorrere in debiti. Integrale e in moneta a corso legale: Il lavoro svolto dai lavoratori in orario lavorativo regolare deve essere pagato esclusivamente in moneta a corso legale. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione - 286

288 STIMOLARE IL DIALOGO COSTRUTTIVO Richiedendo a fabbriche e aziende agricole di imparare a calcolare il tenore di vita dignitoso della propria forza lavoro, amfori BSCI mira a stimolare il dialogo costruttivo tra il datore di lavoro e la forza lavoro. Il datore di lavoro viene inoltre sensibilizzato su quanto da lui fatto attualmente per fornire ai propri lavoratori un equa remunerazione nonché sui gap da superare per raggiungere tale obiettivo. A tal fine i produttori sono caldamente invitati a utilizzare il Modello 5: Quick Scan per un equa remunerazione. L impegno dei produttori in grado di mostrare un calcolo esaustivo inerente le componenti per l equa remunerazione della propria forza lavoro (lavoratori stagionali inclusi) verrà rilevato durante l audit amfori BSCI e divulgato come una buona prassi nei risultati dell audit. Il dialogo tra i lavoratori e i datori di lavoro sul tenore di vita e sui salari dignitosi può contribuire al consolidamento della fiducia e ad affrontare altre tematiche pertinenti (es. protezione dei lavoratori) che contribuiscono al miglioramento generale delle condizioni di lavoro. COME GLI ADERENTI AMFORI BSCI POSSONO CONTRIBUIRE A UN EQUA REMUNERAZIONE Sensibilizzazione: Gli aderenti amfori BSCI devono mettere a punto dei canali per la sensibilizzazione del proprio personale (in particolare dei buyer) in merito al dibattito sull equa remunerazione. Devono essere chiari i rischi in cui la propria azienda potrebbe incorrere tramite forniture da partner commerciali che non erogano sistematicamente retribuzioni eque alla propria forza lavoro. Valutazione dei rischi: Gli aderenti amfori BSCI devono comprendere chiaramente quali loro partner commerciali possono non soddisfare gli standard in materia di equa remunerazione. Le audit amfori BSCI forniscono un ottima base di informazioni per identificare tali partner commerciali e determinare la loro posizione (es. quanto siano importanti nella catena di fornitura e in termini di volume d acquisto). Analisi delle cause di fondo: Gli aderenti amfori BSCI devono sfruttare le proprie competenze per calcolare i costi di commercializzazione e comprendere chiaramente quali ripercussioni abbia il proprio prezzo d acquisto preferito sui salari negli stabilimenti di produzione. Gli aderenti amfori BSCI devono inoltre effettuare una mappatura delle proprie pratiche di acquisto rispetto ai partner commerciali che non soddisfano gli standard in materia di equa remunerazione. Tale raffronto può permettere di identificare pratiche di acquisto che potrebbero contribuire ad affrontare il gap in materia di equa remunerazione. Effettuando il paragone, gli aderenti amfori BSCI possono porsi le seguenti domande: Il gap in materia di remunerazione dei partner commerciali in questione è di natura endemica o potrebbe essere attribuito alle mie pratiche di acquisto? Si tratta di un gap isolato o ricorrente? È presente un minimo comune denominatore nelle pratiche di acquisto adottate con questi partner commerciali e non con altri? Questi partner commerciali sono stati introdotti recentemente nel mio portfolio fornitori? Hanno frequentato formazioni su come migliorare le proprie condizioni di lavoro? La mia azienda considera i progressi in materia di equa remunerazione tra i criteri di selezione per i nuovi fornitori? Le domande riportate possono fornire un supporto agli aderenti amfori BSCI intenti a identificare il proprio eventuale contributo diretto o indiretto al gap in materia di equa remunerazione in certe aree della propria catena di produzione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione - 287

289 BUONE PRASSI PER LA PROMOZIONE DI UN EQUA REMUNERAZIONE Nel processo di identificazione di possibili modalità per la promozione di un equa remunerazione nelle proprie catene di fornitura, alcuni esempi possono fungere da spunto per ulteriori miglioramenti delle proprie pratiche aziendali: Richiedere ai produttori di condividere le proprie ripartizioni dei costi, separare i costi del lavoro dal totale e fare in modo che le trattative sul prezzo non abbiano alcuna ripercussione sul costo del lavoro. Premiare i produttori che hanno un piano credibile per un aumento del salario minimo tramite incentivi commerciali e contratti a lungo termine. Fare valutare ai produttore le pratiche di acquisto dei buyer (es. nel comparto tessile) e permettere ai produttori di valutare le pratiche commerciali in materia di: o Pianificazione e previsione o Progettazione e sviluppo o Costi e negoziazione dei costi o Approvvigionamento e piazzamento ordini o Gestione delle produzione, pagamento e condizioni o Gestione delle pratiche di acquisto Effettuare sondaggi regolari o affrontare tali tematiche durante le visite commerciali sono comportamenti che possono fornire informazioni e approfondimenti estremamente utili su come divenire un azienda commerciale più responsabile. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 9: Come promuovere un equa remunerazione - 288

290 Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali in merito a come aumentare il numero di partner commerciali che rispettano il Codice di condotta amfori BSCI. INTRODUZIONE Con la firma del Codice di condotta amfori BSCI e delle relative condizioni di attuazione, le aziende commerciali si impegnano a diffonderne i valori e principi: All interno della struttura aziendale: Ad esempio, diffondendo e sviluppando sistemi, procedure e competenze necessari per essere conformi al Codice di condotta amfori BSCI nella propria cultura aziendale. All interno della catena di fornitura: Ad esempio, diffondendo e sviluppando sistemi, procedure e competenze necessari per promuovere i valori e i principi del Codice di condotta amfori BSCI con i partner commerciali diretti e indiretti. EFFETTO CASCATA NELLA STRUTTURA AZIENDALE L alta dirigenza (o il proprietario, in caso di piccole imprese o microimprese) deve generare l effetto cascata ed essere sostenuta da almeno di uno dei seguenti reparti (o soggetti) chiave: Risorse umane Operazioni (produzione e approvvigionamenti) Legale Comunicazione Raggiungere tale livello di acquisizione richiede convinzione ma anche investimenti. Tali risultati non possono essere raggiunti senza impegno. Di seguito vengono presentate alcune misure che l alta dirigenza può considerare di attuare: Approvazione di policy aziendali, procedure e sistemi che integrano con successo il Codice di condotta amfori BSCI nelle operazioni commerciali (es. reclutamento, protezione dei lavoratori e accesso al meccanismo di lamentela) Formazione regolare garantita rivolta a figure diverse all interno della struttura Definizione di obiettivi annuali per valutare lo stato di avanzamento EFFETTO CASCATA NELLA CATENA DI FORNITURA Le imprese commerciali possono iniziare a diffondere a cascata i valori e i principi del Codice di condotta amfori BSCI attraverso le proprie catene di fornitura ancora prima di avere propagato tali valori all interno della propria struttura aziendale. È tuttavia consigliabile la presenza di un minimo livello di acquisizione all interno dell azienda per conseguire un effetto cascata di successo in tutta la catena di fornitura. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 13: Come promuovere il capacity building. Le aziende commerciali possono avere un accesso limitato alle risorse per la comunicazione e lo sviluppo dei sistemi, delle procedure e delle competenze necessari per la promozione del Codice di condotta amfori BSCI con i propri partner commerciali diretti e indiretti. Per questo una mappatura può contribuire alla definizione di priorità da cui partire. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura - 289

291 MAPPATURA DEI MODELLI DI APPROVVIGIONAMENTO Vi sono tre modelli principali di approvvigionamento: Approvvigionamento diretto: L approvvigionamento diretto avviene tra un produttore che produce un prodotto finale e un azienda (aderente amfori BSCI) senza alcun intermediario. Approvvigionamento indiretto: L approvvigionamento indiretto avviene tra un produttore che produce un prodotto finale e un azienda (aderente amfori BSCI) in presenza di uno o più intermediari. Approvvigionamento ibrido: L approvvigionamento ibrido avviene tra un produttore che produce un prodotto finale e un azienda (aderente amfori BSCI) senza intermediari; per altri prodotti vi sono tuttavia uno o più intermediari. MAPPATURA DEI PARTNER COMMERCIALI DI RILIEVO Sulla base di questi tre modelli di approvvigionamento, alcuni partner commerciali saranno considerati come di rilievo per un azienda (es. più del 40% del volume delle vendite in un mercato specifico dipende da quel partner commerciale o da una serie di partner commerciali). Tali partner commerciali di rilievo devono essere a conoscenza e accettare il Codice di condotta amfori BSCI e le condizioni di attuazione amfori BSCI. Alcuni di questi partner commerciali di rilievo dovranno infine essere sottoposti a un audit amfori BSCI. Altri saranno sottoposti a monitoraggi tramite altri strumenti (es. visite commerciali). Se un produttore deve essere sottoposto a un audit amfori BSCI deve mappare e attestare con solide prove le proprie fonti di approvvigionamento e i propri partner commerciali di rilievo, in quanto l auditor intende comprendere il modo in cui il produttore: Seleziona i propri partner commerciali tenendo in considerazione la loro capacità e la loro volontà di rispettare il Codice di condotta amfori BSCI Comunica e richiede ai propri partner commerciali di rilievo di firmare il Codice di condotta amfori BSCI La piattaforma amfori BSCI mette a disposizione una sezione apposita all interno del profilo produttore qualora egli voglia informare tutti gli aderenti collegati in merito all andamento della mappatura della propria catena di fornitura. Il produttore può registrare una lista di partner commerciali di rilievo, indicando il tipo d partner commerciale, il grado di importanza, se ha firmato il Codice di condotta amfori BSCI e se è stato monitorato (es. valutazione interna). Il produttore può altrimenti raccogliere tali informazioni utilizzando il Modello 2: Mappatura della catena di fornitura o qualsiasi altro sistema che ritenga adeguato. PARTNER COMMERCIALI PIÚ COMUNI COINVOLTI NELL EFFETTO CASCATA Il coinvolgimento di certi partner commerciali nell effetto cascata costituisce una decisione commerciale strategica. In caso di partner da azienda a consumatore (B2C) i rischi sociali percepiti, legati al mercato, costituiscono un fattore chiave per la selezione dei partner e dei paesi coinvolti nell effetto cascata del Codice di condotta amfori BSCI e successivamente sottoposti a monitoraggi legati al suo rispetto. In caso di partner da azienda a azienda (B2B), quali i produttori e i loro intermediari, a tali partner solo sarà richiesta una mappatura della propria catena di fornitura dal proprio punto di vista bensì anche dal punto di vista e dal rischio sociale percepito dai propri clienti (es. aderenti amfori BSCI). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura - 290

292 Di seguito vengono riportati i partner commerciali di rilievo che vengono più comunemente mappati dai produttori che ricevono un audit amfori BSCI: Subappaltatori: Molti clienti (es. aderenti amfori BSCI) permettono al produttore di fare ricorso a subappaltatori solamente nel caso in cui tale operazione sia stata precedentemente approvata. Così facendo viene garantito che il produttore mantenga il controllo la performance sociale dei subappalatatori come se questi fossero parte della propria azienda. Agenzie di reclutamento (o intermediari): Molti clienti (es. aderenti amfori BSCI) identificano impatti sociali negativi nelle procedure di assunzione dei lavoratori. Un produttore è in grado di avere un impatto superiore sul modo in cui le agenzie di reclutamento o gli intermediari (se applicabile) assumono i lavoratori in modo responsabile. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 17: Come promuovere le pratiche responsabili di reclutamento. Aziende agricole e piccoli proprietari: Molti clienti (es. aderenti amfori BSCI) identificano l ambiente di lavoro agricolo come una priorità specifica propria due diligence aziendale e in ambito di diritti umani. Per questo il produttore aspirerà ad avere una buona panoramica e una buona influenza sulla performance sociale delle aziende agricole e dei piccoli proprietari che lo riforniscono di prodotti freschi. Tale panoramica può essere il frutto di valutazioni interne regolari. Un audit amfori BSCI può infine prevedere un campione di tali aziende agricole come parte dell estensione dell audit. EFFETTO CASCATA NELLA CATENA DI FORNITURA ALIMENTARE Poiché numerosi produttori alimentari, prima o poi nella loro catena di fornitura, sono legati all ambiente di lavoro agricolo, il sistema amfori BSCI comprende una metodologia di audit specifica che permette: Agli aderenti amfori BSCI di avere una profonda comprensione delle condizioni di lavoro nel comparto agricolo Ai produttori alimentari di creare sinergie ed economie di scala includendo un campione di aziende agricole all estensione della propria audit amfori BSCI Sia gli aderenti amfori BSCI e che i loro partner commerciali di rilievo (produttori alimentari) hanno un interesse nel mantenere di un buon controllo sulla performance sociale delle aziende agricole e dei piccoli proprietari che li riforniscono di prodotti freschi. In particolare, quando i prodotti freschi vengono consegnati direttamente al produttore alimentare (come nel caso in cui non vi siano intermediari), risulta fondamentale avere la maggiore trasparenza possibile in materia di condizioni di lavoro, procedure di reclutamento e altre procedure all interno dell azienda agricola. I produttori alimentari che si approvvigionano direttamente da aziende agricole devono mirare a comprendere chiaramente le proprie catene di fornitura e sviluppare un sistema di gestione sociale per monitorare la performance sociale di almeno due terzi delle aziende agricole in questione. V. Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare. Dopo la mappatura delle aziende agricole di maggiore rilievo (piccoli proprietari inclusi), i produttori alimentari dovranno: Definire le priorità: Potrebbe non essere possibile valutare tutte le aziende agricole che sono partner commerciali di rilievo, il produttore alimentare deve tuttavia comprendere chiaramente quelle che costituiscono un rischio maggiore per la propria azienda. Stabilire un sistema di gestione sociale funzionante: Un approccio sistematico per gestire e monitorare le aziende agricole permetterà un risparmio di risorse e rafforzerà la fiducia a livello della gestione del rischio. V. Allegato 3: Come sviluppare un sistema di gestione sociale (SMS). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura - 291

293 Nominare una persona di sostegno: La nomina di una persona in grado di accompagnare le aziende agricole nel processo di attuazione del Codice di condotta amfori BSCI può essere l approccio economicamente più vantaggioso per garantire un continuo miglioramento e un impegno a lungo termine Al fine di sostenere tale processo, il sistema amfori BSCI consiglia agli aderenti amfori BSCI di concedere alle aziende agricole sei mesi di preparazione prima del primo audit. Gli aderenti amfori BSCI possono altrimenti iniziare sottoponendo a audit solo il produttore alimentare in quanto produttore principale, concedendo monitoraggi interni o altri standard specifichi per le aziende agricole, per poi monitorare separatamente le aziende agricole. L obiettivo finale deve essere sempre comprendere chiaramente le catene di fornitura e promuovere il miglioramento continuo, evitando duplicazione degli sforzi e sprechi di risorse. Poiché le relazioni commerciali con le aziende agricole possono essere variabili, i produttori agricoli devono tenere aggiornato il proprio sistema di monitoraggio, di modo che rispecchi lo stato delle cose del momento. Una mancanza in questo senso può essere controproducente e avere ripercussioni negative sulle fiducia e la reputazione dei clienti. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 10: Come diffondere amfori BSCI attraverso la catena di fornitura - 292

294 Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida agli aderenti amfori BSCI per l articolazione del loro impegno nel percorso verso pratiche aziendali responsabili per il bene comune. INTRODUZIONE Il sistema amfori BSCI funge da guida per l adozione e, successivamente, il rispetto della formula di impegno amfori BSCI da parte degli aderenti amfori BSCI. Tale formula sarà loro di supporto per la definizione di obiettivi e traguardi nel percorso volto a mettere in atto pratiche aziendali responsabili. La formula di impegno amfori BSCI si applica a tutti gli adererenti amfori BSCI e consiste in: Cinque requisiti minimi d impegno: Tali requisiti delineano il minimo che deve essere compiuto da tutti gli aderenti amfori BSCI. Tre obiettivi ambiziosi: Tali obiettivi sono di riferimento per gli aderenti amfori BSCI in merito a come realizzare continui progressi diventando un azienda responsabile. La performance degli aderenti amfori BSCI viene valutata con scadenza trimestrale, in tale valutazione sono compresi sia i requisiti minimi d impegno che gli obiettivi ambiziosi. Le valutazioni saranno basate sui dati raccolti attraverso: La piattaforma amfori BSCI La amfori Academy Il tracker Tolleranza Zero REQUISITI MINIMI D IMPEGNO Parametri Misurazione Impegno minimo a trimestre Accesso alla piattaforma Produttori orfani Numero di accessi alla piattaforma Vengono evitati al 100% produttori orfani 1 Sì Audit non valido Audit non validi nel sistema <50% Lista dei produttori Rilascio automatico di RSP Lista dei produttori nel sistema Numero di rilasci automatici di RSP La lista dei produttori viene creata nel sistema entro 6 mesi dall adesione <10 a trimestre Gli aderenti amfori BSCI aventi livelli di impegno non sufficienti riceveranno una comunicazione da parte del Segretariato. Saranno informati e coinvolti nel processo di miglioramento necessario. Qualora l aderente amfori BSCI non dovesse mostrare alcun miglioramento in merito ai requisiti minimi d impegno nell arco di un anno, sarà avviato il processo di esclusione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno - 293

295 OBIETTIVI AMBIZIOSI Gli obiettivi ambiziosi sono fondamentali e possono essere minitorati quotidianamente da parte degli aderenti amfori BSCI eseguendo l accesso alla amfori BSCI commitment formula dashboard. Tramite la presente dashboard, ogni aderente amfori BSCI può determinare: La valutazione complessiva come somma non ponderata di tutti e tre gli obiettivi I risultati per ogni obiettivo, dati dalla media tra i rispettivi traguardi e gli indicatori chiave di prestazione (key performance indicators, KPI) La performance della propria azienda (e, se del caso, delle proprie filiali) verrà espressa in percentile. Gli aderenti amfori BSCI possono inoltre valutare: Lo stato dei requisiti minimi d impegno: Appariranno notifiche di allerta qualora uno o più requisiti sia al di sotto della soglia minima. La propria performance rispetto a tutti gli altri aderenti amfori BSCI: Tale paragone avviene senza la divulgazione di dati di carattere riservato relativi alle aziende commerciali. La propria classifica generale sulla base dei rapporti trimestrali in PDF: Tali informazioni possono essere usati per comunicare con stakeholder interni ed esterni durante le riunioni. I VARI USI DELLA AMFORI BSCI COMMITMENT FORMULA DASHBOARD La amfori BSCI commitment formula dashboard presenta numerosi vantaggi per gli aderenti amfori BSCI: Trasparenza: Le informazioni raccolte tramite la amfori BSCI commitment formula dashboard si basano sulle attività e sull applicazione generale del sistema amfori BSCI. Possono essere pertanto usate da stakeholder interni ed esterni per rispondere a domande o definire strategie per il futuro. Valutazione dei rischi: La possibilità di visualizzare ogni giorno le attività e l applicazione del sistema amfori BSCI può contribuire a tenere aggiornati gli aderenti amfori BSCI in merito a qualsiasi anomalia o discrepanza da parte loro, permettendo così rilevamenti precoci e valutazioni dei rischi. Stimolo al miglioramento continuo: La valutazione dell andamento e dei progressi nell impiego del sistema amfori BSCI può contribuire all identificazione dei successi riportati a seguito dell applicazione di provvedimenti (es. miglioramento della valutazione dell audit a seguito del capacity building). Per una panoramica completa su come utilizzare al meglio la amfori BSCI commitment formula dashboard, si rimanda alla amfori Academy. Clausula di reponsabilità: amfori e i suoi membri del consiglio di amministrazione, funzionari, dipendenti o rappresentanti non sono responsabili nei confronti di alcuna parte (es. soci, produttori, auditor) per danni di alcun tipo (es. in caso perdite, debiti, responsabilità, costi, reclami, azioni, richieste, spese o accuse) causati da amfori o dai suoi membri del consiglio di amministrazione, funzionari, dipendenti o rappresentanti aventi legame diretto o indiretto con qualsiasi servizio o attività di amfori o con il contenuto del presente documento, con la sola eccezione di frode, come raccomandato dai consulenti legali amfori. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno - 294

296 amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno - 295

297 Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori Il presente allegato funge da guida per gli aderenti amfori BSCI in merito a come e quando richiedere una valutazione per piccoli produttori (Small Producer Assessment, SPA), sia che essa sia completa o svenga svolta come SPA di follow-up. Fornisce inoltre delle linee guida per gli auditor e integra la Sezione III del Manuale di sistema amfori BSCI. DEFINIZIONE DI PICCOLO PRODUTTORE Nelle audit amfori BSCI un produttore può sostenere di essere un piccolo produttore e possedere pertanto i requisiti per una valutazione per piccoli produttori nel caso in cui soddisfi i seguenti criteri: Impresa indipendente: Il piccolo produttore non deve essere una filiale né essere parte di un gruppo 35 lavoratori: Nei 12 mesi antecedenti alla richiesta di audit, il piccolo produttore ha impiegato in modo diretto o indiretto 35 lavoratori al massimo, lavoratori stagionali e fissi inclusi (i lavoratori stagionali non devono essere impiegati per un periodo superiore ai 90 giorni all anno) Fatturato annuo: Uguale o superiore a 2 milioni di EURO Produttore: È un produttore o un azienda trasformatrice alimentare o non alimentare, ma non un azienda agricola. LA VALUTAZIONE PER PICCOLI PRODUTTORI (SPA) La valutazione per piccoli produttori (SPA) è stata sviluppata dal Segretariato amfori per sostenere: La due diligence degli aderenti amfori BSCI durante l approvvigionamento da piccoli fornitori. Le piccole imprese e le microimprese nell ambito del processo di comprensione delle loro relative responsabilità e della presentazione del loro impegno in quanto aziende responsabili, pur senza la loro partecipazione a un sistema complesso quale un audit. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche di una SPA: Segue la programmazione, la validità e la valutazione degli audit BSCI È semi-annunciata per default Tiene in considerazione 13 aree di prestazione, estratti dal Codice di condotta amfori BSCI È soggetta all integrità dell audit amfori BSCI Segue il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI, se pertinente Può essere collegata a un piano di miglioramento I seguenti elementi sono specifici di una SPA: Fa affidamento sull autodichiarazione come piccolo produttore, la quale deve essere soggetta a valutazione da parte del detentore della RSP e, successivamente, dall auditor. Il suo utilizzo può essere contestato dagli aderenti amfori BSCI tramite la piattaforma amfori BSCI o da parte di altri stakeholder attraverso il meccanismo di lamentela esterno amfori, qualora vi siano prove che il produttore non sarebbe dovuto essere soggetto a una revisione con una SPA. I follow-up con esami documentali sono permessi qualora i risultati si riferiscano esclusivamente a questioni specifiche per cui le prove documentali risultano insufficienti per motivare i risultati. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 296

298 Poiché le SPA rappresentano audit amfori BSCI 2.0 da applicare solo nel caso in cui il produttore potenziale rispetti tutti i criteri per essere considerato un piccolo produttore, il sistema amfori BSCI prevede per i produttori la possibilità di modificare l entità delle proprie operazioni nel medesimo ciclo di audit. I casi possibili sono tre: Il ciclo di audit ha avuto inizio all interno di un ambiente SPA (es. è stata svolta una SPA completa) il produttore tuttavia non rientra più nei criteri per essere considerato un piccolo produttore al momento dell audit di follow-up: o La richiesta di audit dovrà specificare qual è il nuovo ambiente applicabile o Nei risultati dell audit di follow-up dovranno essere inserite le informazioni acquisite durante la SPA completa o L auditor verificherà le aree di performance i cui risultati sono stati acquisiti durante la SPA completa e definirà le altre aree di performance come non valutate Il ciclo di audit ha avuto inzio all interno di un altro ambiente tuttavia il produttore soddisfa tutti i criteri per essere classificato come piccolo produttore al momento dell audit di follow-up: o Il produttore deve inviare un autodichiarazione come piccolo produttore al detentore della RSP o La richiesta di audit dovrà specificare qual è il nuovo ambiente applicabile o Nei risultati della SPA di follow-up dovranno essere inserite le informazioni acquisite durante l audit completo o L auditor verificherà le aree di performance i cui risultati sono stati acquisiti durante l audit completo e definirà le altre aree di performance come non valutate Il follow-up è stato svolto all interno di un ambiente SPA, tuttavia il produttore non è più un piccolo produttore al momento dell audit di follow-up o dall audit completo: o La richiesta di audit dovrà specificare qual è il nuovo ambiente applicabile o L auditor verificherà le aree di performance i cui risultati sono stati acquisiti durante il folllow-up della SPA e definirà le altre aree di performance come non valutate oppure o L auditor verificherà tutte le aree di performance nel caso di un audit completo L AUTODICHIARAZIONE COME PICCOLO PRODUTTORE L autodichiarazione come piccolo produttore, adeguatamente firmata dal titolare aziendale, rappresenta il presupposto inderogabile per la programmazione di un audit SPA (sia esso completo o un follow-up) tramite la piattaforma amfori BSCI. I produttori in questione dovranno compilare e firmare il modulo di autodichiarazione e fornirlo ai propri clienti (es. aderenti amfori BSCI) di modo che possano dare seguito alla richiesta di audit. L autodichiarazione non deve recare una data antecedente a due mesi dalla richiesta dell audit completo o dall audit di follow-up. Qualora il produttore non soddisfi più i criteri per essere considerato un piccolo produttore, il detentore della RSP deve selezionare l ambiente di audit adatto al nuovo contesto. Il detentore della RSP dovrà condividere l autodichiarazione con la società di auditing. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 297

299 LINEE GUIDA PER AUDITOR DURANTE UNA SPA Durante una SPA gli auditor devono: Usare la propria esperienza pratica e adattare il proprio giudizio in base alla realtà e alle peculiarità dei piccoli produttori, di modo che il risultato rappresenti in modo accurato la performance sociale della piccola impresa. Prestare particolare attenzione per identificare evasioni o dichiarazioni false da parte di aziende che sostengono di essere di dimensioni inferiori rispetto a quanto non siano. Gli auditor dovranno utilizzare le linee guida BSCI 2.0 come standard di riferimento (si rimanda alla Sezione III del Manuale di sistema amfori BSCI). L auditor è responsabile per l adattamento e l interpretazione delle linee guida amfori BSCI 2.0 in base alla dimensione e alle caratteristiche del piccolo produttore oggetto dell audit. I piccoli produttori hanno una struttura organizzativa solitamente di natura informale, fondata su rapporti personali e/o famigliari. Di seguito vengono riportati alcuni modi di considerare tutto ciò durante una SPA: Sistemi di gestione: I sistemi di gestione vengono valutati tenendo in considerazione che: o La gestione sociale dei piccoli produttori è ovviamente meno complessa in termini di policy e procedure. Tutto ciò non deve essere comunque ritenuto un risultato negativo, purché sia efficace in pratica. o Il proprietario può svolgere più mansioni contemporaneamente mantenendo la propria responsabilità nell attuazione del Codice di condotta amfori BSCI. Tale comportamento non deve essere tuttavia percepito come una mancanza di impegno o qualifiche. Strutture interne: Le strutture interne dei piccoli produttori sono raramente organizzate in reparti con responsabilità e qualifiche specifiche: o Le responsabilità e i rapporti gerarchici possono essere definiti oralmente. L amministrazione può concentrare su di sé diverse mansioni. o I fornitori di servizi vengono assunti raramente in sede (es. In sede non è presente né un medico né una persona qualificata in grado di fornire un primo soccorso). Policy e procedure: Le policy e le procedure vengono spesso definite e comunicate oralmente ai lavoratori e/o ai famigliari: o Ad esempio, per quanto riguarda le procedure per la tutela dei lavoratori e la policy contro il lavoro infantile, l auditor non deve aspirare a trovare policy e procedure formulate per iscritto, bensì valutare il livello di comunicazione e comprensione dei lavoratori e dei famigliari relativamente a come la piccola impresa in questione agisce in modo responsabile. Gestione delle risorse umane: Le risorse umane vengono spesso gestite in modo informale e si basano su rapporti famigliari o comunitari: o Le responsabilità principali nella struttura del piccolo produttore possono venire assunte dai famigliari. Gli auditor devono essere consapevoli che secondo alcune normative l assunzione di famigliari di primo grado può essere considerata evasione. o Le procedure di selezione, reclutamento e cessazione dei rapporti di lavoro possono essere definite oralmente. o L auditor dovrà valutare il livello di protezione dei lavoratori nonché la loro comprensione dei propri diritti, tale verifica avverrà perlopiù attraverso l impiego di interviste (es. in merito ai pagamenti, agli orari di lavoro e ai provvedimenti disciplinari). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 298

300 Rappresentanza dei lavoratori: La rappresentanza dei lavoratori non può essere formale: o La dimensione dell azienda può essere un limite per la rappresentanza dei lavoratori e la partecipazione alla contrattazione collettiva. o L auditor deve valutare il livello di coinvolgimento dei lavoratori, le consultazioni e il rispetto perlopiù tramite interviste. Documentazione: Le prove documentali e la tenuta dei registri non possono essere formali: o Una tenuta dei registri informale e la pratica di fare affidamento su terzi per la gestione della documentazione possono non essere comuni nelle piccole imprese di certi paesi. o Le valutazioni dei rischi sociali e ambientali, la pianificazione della produzione e i registri degli infortuni possono non venire archiviati in modo formale. L auditor deve valutare il livello di comprensione ed efficacia perlopiù tramite interviste. Monitoraggio dei partner commerciali: Il monitoraggio dei partner commerciali può essere gestito in modo informale e basato sui rapporti all interno della comunità: o Per una piccola impresa non è sempre immediato comprendere i motivi per cui certi partner commerciali possano contribuire ai rischi sociali e ambientali. o L auditor deve valutare il livello di conoscenze delle piccole imprese in merito ai propri partner commerciali, alle motivazioni e ai modi di avvio della collaborazione con loro. Deve inoltre essere valutato fino a che punto la piccola impresa ha sotto controllo ciò che viene fatto da parte sua per ridurre al minimo i rischi. Meccanismo di lamentela: Le lamentele e i suggerimenti possono non essere registrate: o L auditor non deve aspettarsi un canale formale per la presentazione e l accertamento di lamentele, bensì una cultura aziendale all insegna dell apertura e del dialogo costruttivo, in cui non vengono identificate pratiche di bullismo nei confronti di lavoratori e/o famigliari. Equa remunerazione: I calcoli relativi al costo della vita possono non essere documentati: o La dimensione dell organizzazione e le possibili interazioni familiari possono avere ripercussioni sul modo in cui vengono remunerati i lavoratori e i famigliari. o L auditor deve comprendere chiaramente il salario minimo legale applicato ai lavoratori impiegati ed essere in grado di valutare se tutti i lavoratori e i famigliari possano percepire tale compenso. o L auditor deve stimare il costo della vita nella regione e valutarlo in considerazione del salario minimo legale. LINEE GUIDA PER GLI AUDITOR PER LA COMPILAZIONE DELLA SPA Le seguenti linee guida saranno di supporto all auditor nella compilazione della SPA: Durata dell audit: La durata della SPA è stata fissata a un giorno in caso di audit in sede (compreso il tempo di presentazione della relazione per gli audit completi e per gli esami di follow-up) e a 0,5 giorni (compresa la presentazione degli esami documentali per gli audit di follow-up). Interviste: Il numero dei lavoratori da intervistare può variare da cinque a dieci. Qualora il produttore soggetto ad audit abbia cinque o meno lavoratori, devono essere intervistati tutti i lavoratori. Documenti in allegato: Una copia dell autodichiarazione, adeguatamente firmata, deve essere caricata come parte della SPA prima della sua presentazione sulla piattaforma amfori BSCI. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 299

301 Executive summary: L auditor deve riportare le seguenti informazioni nella sezione Executive Summary della relazione SPA: o La descrizione dettagliata della struttura organizzativa del produttore o Il metodo di valutazione utilizzato per valutare il produttore in conformità con i criteri SPA, compresa la validazione dell autodichiarazione. Allerta Tolleranza Zero: In caso di dichiarazioni false evidenti riguardanti i fatti (es. il produttore è di dimensioni maggiori rispetto a quanto dichiarato prima dell audit), l auditor deve seguire il Protocollo BSCI Tolleranza Zero (si rimanda all Allegato 5) e applicare un allerta Tolleranza Zero entro 24 ore dal rilevamento della falsa dichiarazione. Contingenze: Qualora l auditor si renda conto che al momento dell audit il produttore non soddisfa uno dei quattro criteri per i piccoli produttori, l auditor ha tre alternative: o In caso di dichiarazione falsa l auditor metterà in atto un allerta Tolleranza Zero (es. il produttore non è un impresa indipendente bensì parte di una holding più grande). o Qualora non siano state effettuate dichiarazioni false ma sussista una variazione ragionevole, l auditor continuerà la SPA e descriverà nella sezione Executive Summary la variazione ragionevole per cui la SPA rimane adeguata per comprendere la performance sociale del produttore (es. negli ultimi 12 mesi il produttore ha impiegato perlopiù 35 lavoratori ma in talune occasioni ha superato tale cifra di più del 20%; il fatturato annuo ha superato i 2 milioni di euro nell esercizio attuale ma il produttore tradizionalmente un piccolo produttore). o Qualora non siano state effettuate dichiarazioni false ma le variazioni rendano inadeguata la SPA per comprendere la performance sociale del produttore l auditor dovrà interrompere l audit e fare rapporto al detentore della RSP a tempo debito. Le società di auditing sono tenute a fare in modo che tale caso si verifichi in via del tutto eccezionale grazie alla loro due diligence approfondita e all ottima preparazione dell audit. Esame documentale: Il follow-up della SPA può portare a un esame documentale qualora sussistano le seguenti condizioni: o La valutazione complessiva dell audit è pari a B o superiore o Non possono essere svolti due esami documentali di follow-up consecutivi o I risultati riportati sono stati attribuiti a quattro (o meno) questioni tra quelle di seguito a alle relative prove documentali: 1.3: Panoramica dei partner commerciali di rilievo 5.3: Prestazioni sociali legalmente concesse 7.3: Valutazione dei rischi in materia di protezione dei lavoratori 7.4: Panoramica dei lavoratori che ricevono una formazione in materia di protezione dei lavoratori 7.7: Pericoli imminenti visibili grazie a segnali e avvertimenti 7.10: Impianti e attrezzature elettrici sottoposti a controlli regolari 9.4: Formazione dei giovani lavoratori in materia di protezione dei lavoratori 12.1: Permessi ambientali validi amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 300

302 AUTODICHIARAZIONE COME PICCOLO PRODUTTORE Il presente modello è disponibile in formato Word in corrispondenza delle risorse amfori BSCI sulla piattaforma amfori BSCI. A chi di dovere, Autodichiarazione come piccolo produttore amfori BSCI Io sottoscritto [nome e cognome], in quanto rappresentante di [Ragione sociale del produttore] (di seguito denominata l azienda), iscritta al registro delle imprese in data [gg/mm/anno], [licenza commerciale o numero TAV], dichiaro con la presente che l azienda ha firmato il Codice di condotta amfori BSCI e le relative Condizioni di attuazione. Dichiaro inoltre che l azienda soddisfa i criteri amfori BSCI per essere soggetta a un audit secondo la valutazione per piccoli produttori (Small Producer Assessment, SPA) amfori BSCI in quanto: - È un impresa indipendente (non è una filiale né è parte di un gruppo) - Ha un fatturato annuo pari o inferiore a 2 milioni di EURO (ai tassi di cambio correnti) - Negli ultimi 12 mesi ha impiegato complessivamente [numero] lavoratori, inclusi [numero] lavoratori fissi e [numero] lavoratori stagionali (si definiscono stagionali i lavoratori con un impiego inferiore a 90 giorni all anno) - È un produttore o un azienda trasformatrice alimentare o non alimentare, ma non un azienda agricola. Sono a conoscenza del fatto che qualsiasi dichiarazione falsa od occultamento di fatti rilevanti implicherà l applicazione di un allerta Tolleranza Zero secondo il protocollo amfori BSCI. Riconosco che l azienda deve informare l aderente/gli aderenti amfori BSCI e/o l auditor di competenza di qualsiasi cambiamento in materia di struttura o fatturato che potrebbe escludere l azienda dall essere ammessa a una SPA amfori BSCI. Acconsento a rendere noto il presente documento nel profilo produttore della piattaforma amfori BSCI. Accetto che i documenti saranno visibili a tutti gli utenti aventi accesso al profilo produttore sulla piattaforma BSCI Data Firma Nome Posizione Azienda amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 12: Come valutare i piccoli produttori - 301

303 Allegato 13: Come promuovere il capacity building Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali in merito a come sviluppare capacità, competenze e conoscenze all interno delle proprie catene di produzione. INTRODUZIONE Le aziende commerciali necessitano di un continuo sviluppo di abilità, capacità e competenze per rispondere alle esigenze di mercato soggetto a mutamenti dinamici. Ciò vale per: Le aziende commerciali che hanno accettato il Codice di condotta amfori BSCI e vogliono farlo divenire parte integrante della propria cultura aziendale Le società di auditing e gli altri fornitori di servizi che vogliono rappresentare un eccellenza sul mercato Le aziende commerciali fanno affidamento su un amministrazione e un personale competente e impegnato in grado di Acquisire conoscenze, pratiche e giudizi per essere indipendente e rispondere della propria responsabilità sociale Lavorare in collaborazione con altri in modo da contribuire all impatto positivo sugli individui e sull ambiente Integrare il Codice di condotta amfori BSCI nel proprio lavoro quotidiano Il continuo adattamento e l apprendimento continuo sono fondamentali per innescare un circolo virtuoso all interno di un azienda. GAP ANALYSIS Il processo di apprendimento continuo viene avviato effettuando una gap analysis volta all identificazione di: Abilità e conoscenze che mancano all interno della struttura aziendale Infrastrutture o strumenti necessari per il trasferimento delle abilità e conoscenze mancanti Gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali (in particolar modo i produttori) possono utilizzare come punto di riferimento i corsi a disposizione nella amfori Academy. Tali corsi saranno loro di sostegno nella definizione dei contenuti già disponibili per i propri dipendenti e di quelli mancanti (o da adattare a seconda delle loro esigenze specifiche). La tabella riportata funge da spunto per gli argomenti affrontati più frequentemente dai diversi reparti o dalle mansioni presenti all interno di un azienda commerciale: amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 13: Come promuovere il capacity building - 302

304 Reparto Alta dirigenza, personale adibito alla responsabilità sociale d impresa Risorse umane e reparto legale, personale adibito alla responsabilità sociale d impresa Produzione e qualità Argomenti Introduzione a amfori BSCI Due Diligence Schiavitù moderna Partecipazione e protezione dei lavoratori Equa remunerazione e orari di lavoro dignitosi Meccanismo di reclamo Reclutamento interno Auditing interno Protezione dei lavoratori Sicurezza dell edificio e in caso di incendio Auditing interno Valutazione dei rischi Approvvigionamento e acquisti Due Diligence Valutazione dei rischi Effetto cascata PIANO DI CAPACITY BUILDING Una volta effettuata la gap analyisis, le aziende commerciali devono definire un piano di capacity building finalizzato a: Identificare il tipo di abilità e conoscenze mancanti all interno della struttura dell azienda commerciale Definire un piano per affrontare i gap presenti Utilizzare gli strumenti migliori per il trasferimento delle conoscenze all interno della struttura dell impresa commerciale Definire i campi d azione prioritaria presso i quali la mancanza di capacità e di conoscenze potrebbe mettere a rischio l azienda Stanziare un budget realistico per affrontare le lacune Definire gli indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicators, KPI) che contribuiranno nella valutazione dei progressi La amfori Academy offre un ampia gamma di corsi in diverse lingue per tutte le tipologie di utenti legate al sistema amfori BSCI. I corsi possono essere completati in presenza oppure online. L efficacia del piano di capacity building all interno dell azienda commerciale deve essere sottoposta a controlli regolari e adattata di conseguenza, di modo da poter garantire che il piano soddisfi le aspettative. Il successo del piano di capacity building si fonda sulle capacità dell azienda nelle seguenti attività: Svolgimento della gap analysis Selezione della giusta linea d azione per il target in questione Perseguimento di un approccio modulare (es. aumento del livello di complessità) amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 13: Come promuovere il capacity building - 303

305 Oltre allo sviluppo delle capacità all interno delle proprie strutture di gestione, gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali dovranno valutare le capacità non presenti nelle rispettive catene di fornitura. Una volta rilevate le capacità mancanti, possono essere intraprese azioni per fornire supporto nel superamento dei gap rilevati. In tale quadro è consigliabile che il piano di capacity building dell aderente amfori BSCI includa in modo mirato i propri partner commerciali di rilievo. Per ulteriori approfondimenti si rimanda al Modello 14: Piano di capacity building, presente nella amfori Academy. Il capacity building deve essere considerato com un investimento dell azienda per includere la responsabilità sociale nella propria cultura aziendale. Investimenti in ambito di capacity building del personale e dei partner commerciali contribuiscono a mantenere i talenti e a coltivare relazioni commerciali durature; elementi dimostratisi validi per la riduzione dei rischi sociali. CAPACITY BUILDING PER ADERENTI AMFORI Corso introduttivo obbligatorio A partire dalla loro adesione, gli aderenti amfori BSCI hanno sei mesi di tempo a disposizione per il completamento del corso introduttivo obbligatorio. È consigliabile che gli aderenti amfori BSCI provvedano all attuazione del sistema amfori BSCI ad ogni nuova assunzione di personale o di team, facendo in modo che i neoassunti completino il corso introduttivo. Dopo il corso introduttivo obbligatorio gli aderenti amfori BSCI dovrebbero avere acquisito conoscenze sufficienti in merito a: I valori e i principi amfori BSCI L approccio di due diligence, parte della propria responsabilità sociale Come effettuare una mappatura delle proprie catene di fornitura e definire i partner commerciali di rilievo da monitorare Come analizzare le informazioni fornite nei risultati degli audit amfori BSCI Come effettuare follow-up in merito ai miglioramenti costanti dei partner commerciali (in particolare in merito ai piani di miglioramento) Come comunicare il proprio impegno con amfori BSCI ai partner commerciali e agli stakeholder esterni Tutorial sulla piattaforma amfori BSCI Per gli aderenti amfori BSCI è fondamentale imparare a utilizzare al meglio la piattaforma amfori BSCI per applicare con successo il sistema amfori BSCI. Il miglior modo per imparare a utilizzare tale strumento informatico è utilizzarlo regolarmente. Dopo avere ottenuto le credenziali necessarie, gli aderenti amfori BSCI possono consultare tutti i tutorial di riferimento per consultare la piattaforma amfori BSCI e utilizzarla correttamente. Per maggiori informazioni si rimanda all Allegato 1: Come iniziare a usare la piattaforma amfori BSCI. Nuovi argomenti Gli aderenti amfori BSCI possono utilizzare diversi canali di governance per suggerire nuovi argomenti e/o nuovi utenti da coinvolgere nelle attività di capacity building amfori BSCI. Tutti i corsi completati nell ambito della amfori Academy da parte degli aderenti amfori BSCI saranno rispecchiati nella formula di impegno amfori BSCI (si rimanda all Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 13: Come promuovere il capacity building - 304

306 CAPACITY BUILDING PER I PRODUTTORI Una volta coinvolti i partner commerciali rilevanti nel piano di capacity building, gli aderenti amfori BSCI intraprenderanno le misure necessarie per garantire che i propri partner commerciali di rilievo: Abbiano un profilo sulla piattaforma amfori Vengano invitati a completare il corso (o i corsi) di propria competenza disponibili nella amfori Academy Una volta ottenute le credenziali per l accesso all amfori Academy, i parter commerciali di rilievo possono iscriversi a qualsiasi corso disponibile che ritengano pertinente alle proprie attività. Otterranno un certificato per ogni corso completato nella amfori Academy. Tutti i corsi completati nell ambito della amfori Academy da parte dei partner commerciali di rilievo saranno inoltre rispecchiati nella formula di impegno amfori BSCI di tutti gli aderenti collegati (si rimanda all Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno). Non sono presenti corsi introduttivi obbligatori che i partner commerciali debbano completare. Tuttavia, nell ambito del piano di capacity building, gli aderenti amfori BSCI possono definire degli obiettivi minimi di apprendimento da raggiungere per le proprie catene di fornitura. La tabella riportata di seguito può fungere da spunto in merito: Target Obiettivi di apprendimento Livello di gestione del produttore Comprensione dei diritti e dei doveri dei lavoratori relativi alla forza lavoro nel settore e nella regione in questione. Comprensione dei vantaggi di un sistema di gestione sociale efficace e delle modalità per realizzarlo Comprensione dei vantaggi di un piano di miglioramento efficace e di come svilupparlo Comprensione dei vantaggi delle valutazioni del rischio effettivo; comprensione dei vantaggi delle valutazioni di impatto e di come svolgerle Comprensione dei vantaggi di un meccanismo di lamentela efficace e di come metterlo in atto Comprensione del ruolo delle valutazioni interne, della mappatura e del monitoraggio della catena di fornitura Formazione dei lavoratori Comprensione dei propri diritti e doveri sul posto di lavoro Comprensione del funzionamento del meccanismo di lamentela (del suo potenziale e dei suoi limiti) Comprensione dell importanza di valutazioni dei rischi con cadenza regolare in materia di protezione dei lavoratori; comprensione in merito a come contribuire al mantenimento di un ambiente di lavoro salubre Comprensione dei calcoli alla base di un equa remunerazione e degli elementi qualitativi da considerare in merito amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 13: Come promuovere il capacity building - 305

307 CAPACITY BUILDING PER AUDITOR AMFORI BSCI Gli auditor rivestono un ruolo chiave nel sistema amfori BSCI. La metodologia di auditing unica di amfori BSCI è stata sviluppata in modo tale da allontanarsi dall approccio fondato su liste da spuntare e si fonda sulle capacità e sull esperienza degli auditor, le quali sono alla base della formulazione del corretto giudizio professionale di questi ultimi. Tali capacità hanno un impatto diretto su: La qualità delle informazioni raccolte durante l audit amfori BSCI L attendibilità delle allerte Tolleranza Zero Il capacity building per gli auditor si incentra pertanto non solo sulle linee guida in materia di contenuti e interpretazione, bensì anche sulle abilità e sulle competenze legate a: Il pensiero sistemico: La presente tecnica permette agli auditor di comprendere meglio le situazioni impegnative e i domini complessi. Gli auditor possono avere bisogno di tale capacità per valutare la performance sociale di un azienda rispetto al suo contesto più ampio. L interpretazione delle norme: Sebbene gli auditor in materia sociale non abbiano necessariamente una formazione di stampo giuridico, è fondamentale che comprendano le leggi applicabili in maniera corretta. Qualora la lettura testuale di una norma causi problemi di interpretazione, l auditor deve: o Cercare di comprendere il fine della norma in questione ed evitare di trarre conclusioni illogiche o Essere pienamente a conoscenza della gerarchia delle diverse norme e autorità legislative di modo da evitare contraddizioni o Utilizzare la missione e i valori amfori BSCI per inquadrare l interpretazione della performance sociale dell organizzazione oggetto dell auditing amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 13: Come promuovere il capacity building - 306

308 Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence Il presente allegato funge da guida per gli aderenti amfori BSCI in merito a come evitare discriminazioni di genere e creare un ambiente di lavoro in cui tutti i lavoratori, donne incluse, possano esercitare liberamente i propri diritti civili e dei lavoratori. Fornisce inoltre delle linee guida per gli auditor che vanno a integrare la Sezione III del Manuale di sistema amfori BSCI. INTRODUZIONE Il Codice di condotta amfori BSCI sancisce che [...] I partner commerciali non devono discriminare, escludere o prediligere individui sulla base del loro genere... I lavoratori non devono essere sottoposti a molestie o soggetti a disciplina sulla base di nessuna delle motivazioni sopracitate. Nel momento in cui gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali si impegno a rispettare il Codice di condotta amfori BSCI sono tenuti a partecipare attivamente alle seguenti attività: Rilevamento precoce di discriminazioni di genere nelle proprie catene di fornitura Sensibilizzazione proattiva in materia di uguaglianza di genere e messa a disposizione degli strumenti necessari per la creazione di un ambiente lavorativo che promuova l uguaglianza di genere Promozione di soluzioni e di miglioramento continuo qualora vengano identificate discriminazioni di genere nelle proprie catene di fornitura Tale impegno da parte della comunità delle aziende non va a sostituire bensì integra gli impegni necessari della società (in particolare in materia di riforme legali e istruzione) per uno sviluppo in società più eque. MAPPATURA DEI CASI DI DISCRIMINAZIONE DI GENERE Le discriminazioni possono essere fondate in ultima istanza su uno o più pregiudizi. Tuttavia esse vengono percepite solo nel momento in cui colui che discrimina esercita forme di forza nei confronti dei soggetti discriminati. Qualora gli aderenti amfori BSCI abbiano identificato l uguaglianza di genere come una dimensione specifica della propria strategia di sostenibilità, devono mappare la propria catena di fornitura sulla base dei parametri riportati di seguito. Tale azione permetterà di definire le priorità e stanziare le risorse necessarie per prestare maggiore attenzione alla discriminazione di genere. Portata geografica: Dinamiche di potere non in equilibrio e pregiudizi di genere possono manifestarsi sotto forme diverse a seconda della regione geografica, privando le donne dall accesso ai propri diritti civili e di lavoratrici. Crisi di natura eccezionale: La migrazione e i corridoi umanitari possono avere un impatto sulle regioni di approvvigionamento delle aziende. Più del 50% degli immigrati sono donne; le aziende commerciali che si approvvigionano o che hanno la propria sede in tali regioni potrebbero pertanto essere confrontate con episodi di discriminazione di genere dall entità finora sconosciuta, in considerazione della vulnerabilità delle donne colpite. Modello di produzione (es. telelavoro da casa): In molte regioni del mondo il lavoro da casa costituisce un ottima opportunità per le donne, che riescono così a conciliare le proprie responsabilità famigliari con un reddito. Al contempo possono rappresentare mezzi per perpetrare discriminazioni di genere. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence - 307

309 Settori specifici: Alcuni settori o linee di produzione hanno fatto tradizionalmente affidamento sulla forza lavoro femminile. Di conseguenza le donne possono restare confinate a tali mansioni e subire discriminazioni venendo scartate per altri ruoli o posizioni all interno dell azienda. Conformemente alla missione di amfori, le aziende commerciali possono articolare le proprie attività come contributi agli obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni Unite (Sustainable Development Goals, SDG): SDG 4 Istruzione di qualità: Target 4.5 sull accesso equo all istruzione SDG 5 Uguaglianza di genere: In particolare i target 5.2, 5.4 e 5.5 SDG 8 Lavoro dignitoso e crescita economica: Target 8.5 sul lavoro dignitoso e sull equa remunerazione di uomini e donne SDG 10 Rizione dell inuguaglianza: Target 10.3 sulle pari opportunità MISURE DI MINITORAGGIO SPECIFICHE A seguito dell identificazione da parte degli aderenti amfori BSCI di aree ad alta probabilità di discriminazione di genere nelle proprie catene di produzione, è necessaria la definizione di strategie di monitoraggio da parte degli stessi in modo da affrontare la questione. Di seguito vengono riportati esempi specifici di extra diligence che gli aderenti amfori BSCI possono includere tra le proprie strategie di monitoraggio (sia all interno degli audit amfori BSCI che in altri contesti) per il rilevamento precoce, il monitoraggio e il miglioramento di possibili discriminazioni di genere all interno della catena di fornitura: Utilizzo di un team di monitoraggio conforme all equilibrio tra i sessi Oltre alle abilità necessarie per l identificazione di discriminazioni di genere sottili o endemiche, la scelta di un team dalla composizione conforme all equilibrio tra i sessi (anche per gli audit amfori BSCI) può essere di maggiore efficacia per le interviste (es. le lavoratrici possono preferire parlare con un altra donna delle proprie condizioni lavorative e del proprio tenore di vita). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence - 308

310 Attenzione agli ambiti specifici in cui le donne possono essere vulnerabili Sia nel caso in cui il monitoraggio venga svolto da un auditor indipendente sia qualora esso sia nelle mani di personale interno, certi ambiti sono più a rischio per le discriminazioni di genere. Di seguito vengono riportati alcuni esempi di ambiti che richiedono particolare attenzione durante le operazioni di monitoraggio: Protezione dei lavoratori: Il produttore deve considerare i bisogni fisiologici delle donne e gli specifici rischi femminili in materia di protezione dei lavoratori (es. esposizione a determinate sostanze chimiche). Pratiche di selezione del personale: Molte pratiche di reclutamento possono veicolare discriminazioni di genere. Tali pratiche possono spaziare da clausule draconiane nei contratti di lavoro (es. obbligo di verginità o test di gravidanza) a pratiche di discriminazione più sottili (es. mancato accesso alla sicurezza sociale). È necessario prestare particolare attenzione al reclutamento indiretto in quanto le discriminazioni di genere possono essere compiute da intermediari o agenzie di reclutamento. Infrastrutture: La fornitura di alloggi, servizi igenici e docce nonché i menù selezionati per la mensa da parte di un azienda possono precludere le donne dal ricevere una tutela adeguata e dall esercizio dei propri diritti. Deve essere dedicata particolare attenzione al coinvolgimento dei lavoratori e all accesso al meccanismo di lamentela, di modo da verificare che le donne possano formulare le proprie richieste e contribuire al miglioramento continuo del luogo di lavoro. Interconnessione delle aree di performance con le condizioni di lavoro delle donne Per le audit amfori BSCI gli auditor faranno ricorso a un approccio olistico per interconnettere tutte le aree di performance che possano avere un impatto diretto o indiretto sulle condizioni di lavoro delle donne e sul loro accesso all esercizio dei propri diritti. In particolare, durante la valutazione di una possibile discriminazione di genere, gli auditor amfori BSCI non considereranno esclusivamente l Area di performance 4: Divieto di discriminazione. Valuteranno anche altre aree di performance collegate, quali ad esempio: Area di performance 3: Libertà sindacale e diritto alla contrattazione collettiva Area di performance 5: Equa remunerazione Area di performance 10: Divieto di occupazione precaria MISURE DI MIGLIORAMENTO SPECIFICHE Le aziende commerciali sono tenute a migliorare in caso vengano identificate situazioni che violino i diritti dei lavoratori e/o i diritti umani nella propria sede o all interno delle proprie catene di fornitura. Di seguito sono elencati i canali più diffusi per constatare la presenza di discriminazioni di genere: Attività di monitoraggio amfori BSCI: Gli auditor possono identificare procedure e prassi che costituiscono una discriminazione di genere e/o fanno in modo che le donne non possano esercitare i propri diritti. Tali risultati, che portano a una valutazione contraria al Codice di condotta amfori BSCI, implicheranno la necessità di un piano di miglioramento. In tali situazioni il produttore guiderà il processo di miglioramento (iniziando con un analisi delle cause di fondo) e gli aderenti amfori BSCI collegati (o perlomeno il detentore della RSP) sosterranno e monitoreranno il processo di miglioramento. Protocollo Tolleranza Zero: Le violazioni flagranti dei diritti umani e i comportamenti aziendali che possono mettere a repentaglio l indipendenza dell audit devono essere segnalati attraverso il presente protocollo. Per tutte e cinque le motivazioni per un allerta Tolleranza Zero (si rimanda all Allegato 5: Protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI) l auditor deve descrivere ogni possibile particolarità legata a discriminazioni di genere (es. lo schema Sumangali definisce il lavoro forzato come una componente di genere). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence - 309

311 Meccanismi di lamentela: I meccanismi di lamentela a livello operazionale e i sondaggi dei lavoratori possono mettere in luce discriminazioni di genere nella catena di fornitura degli aderenti amfori BSCI. Poiché i meccanismi di lamentela ricevono accuse solo da una parte, saranno necessari accertamenti indipendenti e una possibile mediazione per un miglioramento. Una volta identificata la questione (o le questioni), il sistema amfori BSCI mette a disposizione dei suoi aderenti due approcci: Miglioramento individuale: In questo caso l aderente amfori BSCI (solitamente il detentore della RSP) chiederà al produttore in questione di intraprendere le azioni di miglioramento necessarie in un lasso di tempo concordato. L aderente amfori BSCI può assegnare corsi specifici in materia di capacity building presenti nella amfori Academy, volti a fungere da supporto per il produttore durante l attuazione delle azioni di miglioramento. Successivamente, tali azioni vengono sottoposte a verifica nell ambito di un audit di follow-up amfori BSCI. Miglioramento collettivo: In questo caso gli aderenti amfori BSCI collegati collaborano per sostenere il produttore in questione nel proprio percorso di miglioramento. Il miglioramento collettivo può essere facilitato dal Segretariato amfori (si rimanda in merito all Allegato 5: Come seguire il protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI) o essere organizzato dagli aderenti collegati senza la partecipazione del Segretariato amfori BSCI. In entrambi i casi l utilizzo di una formazione generica o su misura può fare la differenza nel successo del miglioramento e portare a un cambiamento di mentalità che consenta lo sviluppo di pratiche di lavoro che incentivino l uguaglianza di genere. CAPACITY BUILDING SPECIFICO Di seguito sono riportati alcuni esempi di formazione in materia di capacity building per evitare discriminazioni di genere sul posto di lavoro: Contenuti della formazione di capacity building Determinare se la discriminazione di genere è una problematica all interno della catena di fornitura Abbozzare e attuare procedure per evitare discriminazioni di genere Creare una figura dirigenziale all interno delle risorse umane che sia responsabile dell uguaglianza di genere Target Direttivo, risorse umane, supervisori Direttivo, risorse umane, supervisori Risorse umane, alta dirigenza INDICATORI DI SUCCESSO E SEGNALAZIONI Gli aderenti amfori BSCI possono definire obiettivi e indicatori di successo specifici per la promozione dell uguaglianza di genere all interno delle proprie catene di fornitura. Definendo degli obiettivi specifici e i relativi indicatori di successo, gli aderenti amfori BSCI saranno maggiormente in grado di: Diffondere la propria agenda in materia di uguaglianza di genere tra i proprio personale e i propri partner commerciali Stanziare fondi e calcolare la quantità di risorse umane necessarie per raggiungere i propri obiettivi amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence - 310

312 Comunicare il proprio impegno e i propri progressi sia agli stakeholder interni che esterni Gli aderenti amfori BSCI possono inoltre migliorare e monitorare i propri progressi facendo ricorso alla formula di impegno amfori BSCI (si rimanda in merito all Allegato 11: Come interpretare la formula di impegno). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 14: Come integrare l uguaglianza di genere nella strategia di due diligence - 311

313 Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI in merito alle modalità e alle tempistiche di svolgimento di una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali. INTRODUZIONE Gli aderenti amfori BSCI potrebbero essere restii a intraprendere una strategia di miglioramento continuo con i potenziali partner commerciali (es. Assumersi la RSP per il monitoraggio dei cicli di audit e il relativo capacity building) senza avere nozioni di base in merito ai rischi sociali che può comportare la relazione commerciale. Per questo il sistema amfori BSCI mette a disposizione uno strumento rapido per la valutazione del rischio chiamato valutazione per la qualifica preliminare (Pre-Qualification Assessment, PQA). La PQA permette agli aderenti amfori BSCI di acquisire una comprensione iniziale dei rischi sociali di un potenziale partner commerciale. Le informazioni raccolte tramite la PQA permettono all aderente amfori BSCI di definire i propri provvedimenti strategici da attuare in futuro (es. invitare il produttore a completare il corso specifico disponibile nella amfori Academy o richiedere un audit completo amfori BSCI). CARATTERISTICHE Analogamente alla fase di autovalutazione, la qualifica preliminare di un potenziale partner commerciale non è obbligatoria all interno del sistema amfori BSCI. L inclusione di tale fase nella propria strategia amfori BSCI è a discrezione del singolo aderente amfori BSCI. Una PQA può essere svolta esclusivamente per i produttori che non hanno risultanze degli audit amfori BSCI o che sono stati oggetto di audit amfori BSCI più di 24 mesi prima della PQA. In tali casi l aderente amfori BSCI può qualificare in via preliminare un potenziale partner commerciale. Qualsiasi audit amfori BSCI annulla la qualifica preliminare in quanto la PQA non viene svolta da auditor indipendenti accreditati e non è legata al ciclo di audit amfori BSCI. In tale contesto, la valutazione per la qualifica preliminare non trae vantaggi da: Integrità dell audit amfori BSCI Protocollo Tolleranza Zero amfori BSCI Formula di impegno amfori BSCI COME UTILIZZARE UNA VALUTAZIONE PER LA QUALIFICA PRELIMINARE (PQA) Il questionario PQA è un documento in formato Excel scaricabile dalla piattaforma amfori BSCI dal momento in cui l aderente amfori BSCI ha collegato il profilo del produttore in questione. Comprende quattro fogli: Dati correlati 1: Tale foglio mostra i dati correlati all audit amfori BSCI e permette all utente di raccogliere informazioni di base sull attività commerciale del produttore. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali - 312

314 Dati correlati 2: Tale foglio mira ad acquisire informazioni relative a subappalti e altre attività che possono costituire ulteriori rischi sociali (es. uso di lavoratori migratori). Mappatura della catena di fornitura: Tale foglio mostra la sezione dell audit amfori BSCI in merito alla mappatura della catena di fornitura, di modo da permettere all utente di avere una panoramica della catena di fornitura del potenziale partner commerciale. Valutazione per la qualifica preliminare: Tale foglio comprende 70 domande e le rispettive fonti delle prove riportate (es. interviste con i lavoratori, prove documentali ecc.) che permettono all utente di stimare la probabilità di rischi sociali, quantificata come: o Alta o Importante o Moderata L aderente amfori BSCI è caldamente invitato a sviluppare una procedura interna per la gestione dei diversi risultati della PQA rispondere in modo coerente ai potenziali partner commerciali e fornire informazioni ai buyer sulla base di essa. Per maggiori informazioni in merito a come ottenere il massimo dall approccio PQA, si rimanda alla amfori Academy. Per accedere al modello per la qualifica preliminare, si rimanda al Modello 10: Questionario di valutazione per la qualifica preliminare. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 15: Come effettuare una valutazione preliminare dei potenziali partner commerciali - 313

315 Allegato 16: Come redigere e leggere la relazione dei risultati Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli auditor e gli aderenti amfori BSCI in merito a come redigere e leggere la relazione dei risultati. La relazione dei risultati è una delle componenti dei risultati degli audit amfori BSCI. Permette al produttore di ricevere una valutazione indipendente in merito alla propria performance sociale e funge da guida per portare avanti il processo di miglioramento. REDAZIONE DELLA RELAZIONE DEI RISULTATI In seguito alla verifica di tutte le fonti delle prove, l auditor disporrà delle informazioni di carattere generale necessarie per un giudizio professionale inerente la performance sociale di un produttore. Tale giudizio viene formulato singolarmente o insieme a un team. Per ogni area di performance, l auditor: Assegnerà a ogni risultato il corrispettivo numero della domanda e la relativa prova Suggerirà una scadenza per l attuazione degli miglioramenti necessari Descriverà le buone prassi identificate. Ad esempio, il produttore: o Ha sviluppato un sistema di gestione, un meccanismo di lamentela e una procedura anti corruzione ben funzionanti o Ha sviluppato un meccanismo eccellente per il coinvolgimento dei lavoratori, in particolare in merito alla valutazione del rischio in materia di protezione dei lavoratori o Ha calcolato il costo della vita della propria forza lavoro e definito un meccanismo per garantire un equa remunerazione Nei casi in cui la performance del produttore (o la mancanza di prove) portino a una valutazione pari a Molto bene o A, l auditor deve esporre nella relazione dei risultati le buone prassi a sostegno di tale valutazione. RIUNIONE CONCLUSIVA La riunione conclusiva costituisce la fine dell audit amfori BSCI. L auditor deve invitare i dirigenti e i rappresentanti dei lavoratori a essere presenti e fornire loro informazioni di prima mano in merito allo scopo e i risultati dell audit amfori BSCI. L auditor (o gli auditor): Descriverà le buone prassi e le aree di miglioramento identificate nel corso dell audit Chiarirà ogni potenziale dubbio riguardo all audit amfori BSCI e le fasi successive L auditor sarà in grado di fornire solo una stima della valutazione finale secondo la propria opinione in quanto la valutazione amfori BSCI non risulta accessibile all auditor fino al momento della presentazione del questionario dell audit nella piattaforma amfori BSCI. È sempre consigliabile cogliere tale opportunità per sottolineare l approccio fondato sul miglioramento continuo di amfori BSCI anziché fare ipotesi sulla valutazione. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 16: Come redigere e leggere la relazione dei risultati - 314

316 FIRME SULLA RELAZIONE DEI RISULTATI In seguito all inclusione di feedback e di chiarimenti, la relazione dei risultati finale deve essere stampata e firmata da: Auditor Produttore (rappresentante legale o alta dirigenza) Rappresentante dei lavoratori La firma del produttore non implica il suo accordo sui contenuti dell audit o sulle conclusioni dell auditor. Risulta tuttavia necessaria per riconoscere lo svolgimento dell audit in maniera adeguata. Il produttore e i rappresentanti dei lavoratori possono richiedere che l auditor includa le proprie osservazioni all interno della relazione dei risultati. Una copia della relazione dei risultati resta al produttore, una all auditor. LETTURA DELLA RELAZIONE DEI RISULTATI Una volta concluso l audit amfori BSCI, la fase successiva per il produttore consiste nella progettazione della strategia per il miglioramento. La lettura e l analisi della relazione dei risultati forniranno il quadro necessario per: Discutere con i diversi reparti in merito a come realizzare i miglioramenti necessari Coinvolgere i lavoratori e i loro dipendenti per ottenere consigli su come migliorare Redarre una stima degli investimenti necessari, relativa a come stanziare i fondi nel modo più efficace possibile Le risposte dei produttori alla relazione dei risultati possono essere incluse nel piano di miglioramento (si rimanda al Modello 9). Leggendo la relazione dei risultati, gli aderenti amfori BSCI possono facilmente identificare le aree di miglioramento e le buone prassi del produttore. Risulta ad ogni modo consigliabile che gli aderenti amfori BSCI leggano la relazione dei risultati in combinazione con altri elementi dei risultati degli audit amfori BSCI (es. dati corelati) per comprendere al meglio la situazione del produttore e identificare i modi migliori per sostenerlo nel proprio miglioramento continuo (es. invitandolo a completare un corso specifico nella amfori Academy). amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 16: Come redigere e leggere la relazione dei risultati - 315

317 Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali al fine di aumentare la promozione e il monitoraggio delle pratiche di reclutamento responsabile, in particolare nelle regioni o nei settori in cui si può registrare un alto tasso di immigrazione. PRINCIPI DEL RECLUTAMENTO RESPONSABILE Le aziende commerciali reclutano personale in maniera responsabile nel momento in cui adottano i provvedimenti necessari per garantire che il reclutamento diretto e indiretto siano fondati sui seguenti principi: Trasparenza: Le persone in cerca di occupazione ricevono informazioni accurate sulle condizioni di lavoro (es. pagamento, doveri e responsabilità) prima di lasciare il proprio luogo di origine I lavoratori ricevono le condizioni contrattuali in una lingua che comprendono Il reclutamento non prevede alcuna forma di coercizione volta a costringere i lavoratori a lavorare Sicurezza: I lavoratori non sono soggetti ad alcuna forma di coercizione nell ambito del rapporto di lavoro I lavoratori possono tenere con sé i passaporti e gli affetti personali senza rischi di trattenute o perdite I lavoratori sono liberi di dare le dimissioni nel rispetto del periodo di preavviso legale Retribuzione da parte del datore di lavoro: I costi legati al reclutamento non sono a carico dei lavoratori I lavoratori non hanno trattenute sullo stipendio per compensare i costi relativi al reclutamento RECLUTAMENTO RESPONSABILE IN PRATICA Le aziende commerciali devono predefinire le procedure e le infrastrutture necessarie per adottare al loro interno pratiche di reclutamento responsabile e incoraggiare i propri partner commerciali a fare altrettanto in considerazione della loro importanza per la loro due diligence in materia di diritti umani. Azioni da intraprendere per garantire un reclutamento responsabile Mappatura: L azienda deve effettuare una valutazione iniziale delle pratiche di reclutamento in uso, raffrontandole con i principi sopracitati, e identificare potenziali carenze. Tale operazione di mappatura deve comprendere: Interviste con il responsabile delle risorse umane e con agenzie di reclutamento (se applicabili) Un sondaggio dei lavoratori e dei loro rappresentanti Una valutazione delle lamentele ricevute dall azienda negli anni amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile - 316

318 Piano d azione: In base ai risultati ottenuti dalla valutazione iniziale, le aziende commerciali devono programmare e definire le azioni prioritarie da intraprendere per includere le pratiche di reclutamento responsabile nelle proprie operazioni. Il piano d azione deve comprendere: La definizione degli individui o dei reparti dell azienda commerciale che saranno responsabili dell attuazione del piano Un budget realistico per garantire di riuscire ad affrontare con successo i gap identificati Procedure di attuazione che descrivano le pratiche di reclutamento responsabile dell azienda Miglioramento continuo: L attuazione di pratiche di reclutamento responsabile nelle operazioni commerciali richiede adattamenti continui e feedback costante da parte di diversi stakeholder. Per questo devono essere inclusi nel miglioramento continuo: Monitoraggio continuo dei progressi fatti Formazione e capacity building continui dei lavoratori e del direttivo Coinvolgimento dei lavoratori e dei loro rappresentanti amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 17: Come promuovere un reclutamento responsabile - 317

319 Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare Il presente allegato al Manuale di sistema amfori BSCI funge da guida per gli aderenti amfori BSCI e i loro partner commerciali in merito a come monitorare le organizzazioni dei produttori in maniera efficace. Va inoltre a integrare la Sezione III del Manuale di sistema, relativa alle linee guida in materia di interpretazione dell auditing amfori BSCI. INTRODUZIONE I produttori (es. agricoltori e liberi professionisti) possono collaborare in modo volontario tramite le organizzazioni dei produttori per raggiungere obiettivi commerciali e sociali comuni. Gli aderenti amfori BSCI possono ritrovare le seguenti organizzazioni di produttori all interno delle proprie catene di produzione, in particolare nel comparto alimentare. Cooperative: Una cooperativa è una persona giuridica costituita da un associazione di individui o di cooperative, formatasi in modo volontario per perseguire esigenze e aspirazioni comuni di natura economica, sociale e culturale tramite una società paritetica e controllata democraticamente. Le cooperative osservano i seguenti principi: Adesione volontaria e aperta Controllo democratico esercitato dai soci Partecipazione economica dei soci Autonomia e indipendenza Istruzione, formazione e informazione Cooperazione tra cooperative Interesse per la comunità Le cooperative vengono spesso incentivate tramite la normativa nazionale, in conformità con la Raccomandazione numero 193 dell ILO sulla promozione delle cooperative (2002). Associazioni dei produttori: Le associazioni dei produttori sono persone giuridiche dalla formazione volontaria, sono costituite da individui o associazioni per promuovere interessi comuni e realizzare economie di scala. Analogamente alle cooperative, le associazioni di produttori svolgono attività economiche e commerciali quali, tra l altro, vendite, marketing, trasformazione, fornitura di fattori produttivi, accesso a finanziamenti e accesso a informazioni. Non sono tuttavia tenuti a rispettare gli stessi principi delle cooperative. Il quadro legale che definisce il campo d azione delle associazioni di produttori varia a seconda del paese. CLASSIFICAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI DEI PRODUTTORI Nell ambito della strategia di attuazione della due diligence amfori BSCI gli aderenti amfori BSCI possono classificare le organizzazioni dei produttori secondo i seguenti gruppi, in base alla loro struttura: Organizzazioni dei produttori di primo livello: Tutti i soci sono individui. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare - 318

320 Organizzazioni dei produttori di secondo livello: Tutti i soci sono persone giuridiche (es. cooperative o associazioni). Organizzazioni dei produttori ibride: L insieme dei soci è costituito da individui e persone giuridiche. L immagine di seguito funge da rappresentazione visiva delle strutture descritte. Figura 1: Organizzazioni dei produttori LE ORGANIZZAZIONI DEI PRODUTTORI E I RAPPORTI DI LAVORO La struttura delle organizzazioni dei produttori definisce i rapporti e le condizioni di lavoro che possono avere un impatto sulla strategia di due diligence degli aderenti amfori BSCI. Di seguito vengono riportati i rapporti di lavoro più frequenti all interno delle organizzazioni dei produttori: Lavoratori assunti dall organizzazione dei produttori: L organizzazione dei produttori può assumere in maniera diretta i lavoratori a supporto delle proprie attività (es. amministrazione, commercializzazione, trasformazione e produzione). Soci: Gli individui che sono soci dell organizzazione dei produttori possono apportare il proprio contributo al perseguimento degli obiettivi dell organizzazione attraverso le proprie competenze. Tali contributi non sono disciplinati dal diritto del lavoro e vengono pertanto compensati in maniera diversa rispetto a stipendi lavorativi. Soci-lavoratori: Gli individui che sono soci dell organizzazione dei produttori possono essere assunti dall organizzazione dei produttori. Tale tipologia di rapporto è disciplinata dal diritto del lavoro, i soci-lavoratori devono pertanto essere retribuiti di conseguenza (es. stipendi e sicurezza sociale). Lavoratori assunti dai soci dell organizzazione dei produttori: I soci dell organizzazione (siano essi individui o persone giuridiche) possono assumere in maniera diretta o indiretta lavoratori a supporto delle proprie attività (es. lavoratori agricoli). Qualora l organizzazione dei produttori abbia firmato il Codice di condotta amfori BSCI e le rispettive Condizioni di attuazione, dovranno essere attuati i provvedimenti necessari al fine di garantire che le condizioni di lavoro siano conformi ai valori e ai principi del Codice di condotta amfori BSCI. Per maggiori informazioni si rimanda alla Sezione IV del Manuale di sistema amfori BSCI, relativa alle linee guida per i produttori. amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare - 319

321 DEFINIZIONE DELLA METODOLOGIA DI AUDIT AMFORI BSCI A seguito della mappatura della struttura e dei rapporti di lavoro delle organizzazioni dei produttori nella propria catena di fornitura, gli aderenti amfori BSCI possono determinare la metodologia di audit che si adatta meglio alle proprie esigenze. Di seguito vengono riportati gli approcci più frequentemente adottati all interno del sistema amfori BSCI: Organizzazioni dei produttori di primo livello Gli aderenti amfori BSCI possono: Aggiungere l organizzazione alla piattaforma amfori BSCI con un DBID, come ad esempio un profilo produttore Sottoporre a audit solo le organizzazioni dei produttori di primo livello (in loco) o includere un campione di aziende agricole (a più livelli) Figura 2: Audit in loco Figura 3: Audit a più livelli Organizzazioni dei produttori di secondo livello Gli aderenti amfori BSCI possono adottare due approcci diversi: Opzione 1: Aggiungere l organizzazione alla piattaforma amfori BSCI con un DBID, come ad esempio un profilo produttore Eseguire un audit in loco, solo nell organizzazione dei produttori di secondo livello Mantenere le organizzazioni dei produttori all interno della mappatura della catena di fornitura (senza sottoporle ad audit) amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare - 320

322 Figura 3: Opzione 1 Opzione 2: Assegnare un numero DBID diverso a ogni organizzazione dei produttori di primo livello, creando un profilo produttore diverso per ogni produttore di primo livello Sottoporre l organizzazione dei produttori di secondo livello ad audit separate rispetto a quelle dell organizzazione dei produttori di primo livello. Il detentore di RSP può aggiungere le aziende agricole campionate all estensione dell audit in quanto le organizzazioni dei produttori di primo livello hanno numeri DBID diversi. Figura 4: Opzione 2 Organizzazioni dei produttori ibride Opzione 1: Aggiungere l organizzazione dei produttori ibrida alla piattaforma amfori BSCI con un DBID, come ad esempio un profilo produttore amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare - 321

323 Eseguire un audit a più livelli (es. organizzazione dei produttori di secondo livello + campione di aziende agricole) Mantenere le organizzazioni dei produttori all interno della mappatura della catena di fornitura (senza sottoporle ad audit) Figura 5: Opzione 1 audit a più livelli Opzione 2: Includere l organizzazione dei produttori ibrida nella piattaforma amfori BSCI con un DBID, come ad esempio un profilo produttore Eseguire un audit a più livelli (es. organizzazione dei produttori di secondo livello + campione di aziende agricole) Creare numeri DBID diversi per ogni organizzazione dei produttori di primo livello da sottoporre separatamente ad audit Figura 6: Opzione 2 audit separate a più livelli amfori BSCI Manuale di sistema Allegato 18: Come monitorare le organizzazioni dei produttori nel comparto alimentare - 322