Posta, Comunicazione e Logistica

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2 INDICE 1 CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO LIVELLI DI SERVIZIO CENTRI DI ACCETTAZIONE DOVE ATTIVARE IL SERVIZIO 23L DIGITALE CONDIZIONI DI ACCESSO MODALITA DI TRASMISSIONE DELL INDIRIZZO PEC PER CANALE DI ACCESSO ACCETTAZIONE DIRETTA Accesso ai portali PIeC e/o poste.it e caricamento di una distinta.du o.gu Nessun accesso ai portali e presentazione in accettazione di una distinta.du Accesso al portale PIeC e caricamento di un apposito file.xls CANALE BOLGETTE Inserimento dati in manuale - data entry Caricamento dati massivo da file elettronico CANALE POSTA EASY CANALI SIN SIN con stampa integrata SIN senza stampa SIN Territoriale (SINT) CARATTERISTICHE TECNICHE DEL 23L DIGITALE SPECIFICHE TECNICHE DEL 23L NATIVO DIGITALE SPECIFICHE TECNICHE DEL DEMATERIALIZZATO Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 2 di 12

3 DOCUMENTI APPLICABILI Scheda Tecnica Prodotto Atto Giudiziario ad uso Atto Giudiziario SIN Scheda Tecnica Prodotto Atto Giudiziario La legge di Bilancio del 31 dicembre 2018, n. 145 File Mappatura AGC Bolgette Posta Easy_23LDIGIT Manuale Utente Portale Bolgette Scheda tecnica prodotto posta easy full Manuale Utente Portale Postaeasy Documentazione contrattuale SIN Territoriale Documentazione contrattuale SIN Atti Specifiche Tecniche Distinta Elettronica Grandi Utenti Posta Registrata (Distinta GU) Specifiche Tecniche Distinta Elettronica di Prenotazione Unica (Distinta DU) Specifiche Tecniche Prenotazione Spedizioni Poste.it Business Specifiche tecniche Portale Invia e Controlla Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 3 di 12

4 1 CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO La presente scheda definisce le caratteristiche tecniche del servizio 23L restituito in digitale, come previsto dall art. 6 della Legge 890/1982, Il servizio è applicabile a tutte le offerte che prevedono la notifica attraverso il prodotto Atto Giudiziario Il Cliente può chiedere, in alternativa alla modalità di restituzione cartacea del 23L (invio in raccomandata), la restituzione del 23L in formato digitale al suo indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Per attivare la funzionalità di trasmissione del 23L in modalità digitale all indirizzo PEC, il mittente dovrà comunicare a Poste il proprio indirizzo PEC in modalità informatica, tramite appositi strumenti messi a disposizione della clientela e descritti nel paragrafo 3. Oltre all informazione sull indirizzo PEC, necessaria e abilitante per la generazione del 23L digitale, il Cliente può fornire anche i seguenti dati: Numero Cronologico Dati Mittente Parte Istante Procuratore Ufficiale Giudiziario Tipo di lingua (per modelli bilingue, dove previsti da normativa) Si specifica che tutti i dati di cui sopra (ad eccezione dell indirizzo PEC) sono opzionali per il cliente mittente ai fini della restituzione del 23L digitale; tuttavia l inserimento di tali informazioni lato mittente è una delle condizioni necessarie alla generazione del 23L nativo digitale. Poste Italiane infatti, al verificarsi di determinate condizioni, restituisce il 23L digitale al cliente mittente in forma «nativo digitale» oppure come oggetto dematerializzato, come meglio descritto nel paragrafo 4 Si precisa infine che è onere del cliente fornire un indirizzo PEC valido, nonché garantire il buon funzionamento della propria casella PEC; nel caso l indirizzo indicato non risultasse corretto oppure non fosse fornito nelle modalità indicate nel paragrafo 3 e comunque in relazione a qualsiasi malfunzionamento della casella PEC, il cliente potrà comunque fare richiesta di duplicato, utilizzando le apposite procedure disponibili sul sito poste.it. 1.1 LIVELLI DI SERVIZIO La legge di Bilancio del 31 dicembre 2018, n. 145, ha definito lo SLA di restituzione del servizio 23L via PEC In particolare si richiedono 5 giorni lavorativi a partire dalla data di notifica per la restituzione del 23L digitale su casella PEC del cliente mittente Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 4 di 12

5 In caso di contratto Servizio Integrato di Notifica (SIN) o Servizio Integrato di Notifica Territoriale (SINT) attivo, lo SLA regolatorio si considera soddisfatto quando il 23L digitale viene messo a disposizione del centro Servizi di Poste deputato alle successive attività di lavorazione dell invio. 1.2 CENTRI DI ACCETTAZIONE DOVE ATTIVARE IL SERVIZIO 23L DIGITALE Il cliente mittente può attivare il servizio 23L digitale, tramite i canali di accesso descritti nel paragrafo 3, postalizzando nei centri elencati nell allegato Mappatura AGC Bolgette Posta Easy_23LDIGIT 2 CONDIZIONI DI ACCESSO La condizione abilitante il servizio 23L digitale è che il cliente mittente comunichi a Poste Italiane il proprio indirizzo PEC in formato elettronico, qualunque sia il canale di accesso prescelto. 3 MODALITA DI TRASMISSIONE DELL INDIRIZZO PEC PER CANALE DI ACCESSO Di seguito si riportano le modalità attraverso le quali il Cliente deve trasmettere a Poste Italiane l indirizzo PEC per ciascun canale di accesso: Accettazione Diretta Canale bolgette Canale Posta Easy Canali SIN 3.1 ACCETTAZIONE DIRETTA Il cliente business che consegna direttamente le proprie spedizioni allo sportello di Accettazione (accettazione diretta) attiva il servizio di restituzione del 23L digitale nelle seguenti modalità: Accesso ai portali PIeC e/o poste.it e caricamento di una distinta.du o.gu (modalità che prevede una prenotazione); Nessun accesso ai portali e presentazione in accettazione di una distinta.gu (modalità che non prevede una prenotazione); Accesso al portale PIeC e caricamento di un apposito file.xls (modalità che prevede una prenotazione) Accesso ai portali PIeC e/o poste.it e caricamento di una distinta.du o.gu Tale casistica riguarda il Cliente business he, tramite accesso al portale PIeC o poste.it, prenota la spedizione su NPSO caricando una distinta.du o.gu. Nel caso il cliente desideri avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve valorizzare obbligatoriamente all interno delle distinte.du o.gu il campo della PEC (dato abilitante il servizio) e opzionalmente gli altri campi facoltativi all erogazione del servizio. L indirizzo PEC può essere attivo per singolo record della distinta elettronica e a ciascun record può essere associato un indirizzo PEC di restituzione; ne consegue che, anche all interno della stessa distinta elettronica di postalizzazione, qualora su determinati record tale campo non sia presente, i relativi oggetti saranno restituiti al cliente mittente nella modalità cartacea standard. Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 5 di 12

6 Per accedere al portale Prenotazione Spedizione Online è necessario essere registrati sul sito poste.it nonché richiedere l abilitazione allo stesso tramite la struttura commerciale di riferimento. Le modalità di prenotazione della spedizione sono riportate nel documento Specifiche Tecniche Prenotazione Spedizioni Poste.it Business pubblicato sul sito alla pagina di prodotto. Alternativamente, il caricamento della distinta elettronica può avvenire tramite il Portale Invia e Controlla le cui specifiche sono dettagliate nel documento Specifiche tecniche Portale Invia e Controlla. Per i tracciati delle distinte.du e.gu si rimanda al documenti Specifiche Tecniche Distinta Elettronica di Prenotazione Unica (Distinta DU) e Specifiche Tecniche Distinta Elettronica Grandi Utenti Posta Registrata (Distinta GU) Nessun accesso ai portali e presentazione in accettazione di una distinta.du Tale casistica riguarda il Cliente business che si presenta in accettazione con la distinta.gu su supporto magnetico o trasmessa al centro di accettazione, senza utilizzo di portali. Nel caso il cliente desideri avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve valorizzare obbligatoriamente all interno delle distinte.du o.gu il campo della PEC (dato abilitante il servizio) e opzionalmente gli altri campi facoltativi all erogazione del servizio. L indirizzo PEC può essere attivo per singolo record della distinta elettronica e a ciascun record può essere associato un indirizzo PEC di restituzione; ne consegue che, anche all interno della stessa distinta elettronica di postalizzazione, qualora su determinati record tale campo non sia presente, i relativi oggetti saranno restituiti al cliente mittente nella modalità cartacea standard. Per il tracciato della distinta.gu si rimanda al documento Specifiche Tecniche Distinta Elettronica Grandi Utenti Posta Registrata (Distinta GU) Accesso al portale PIeC e caricamento di un apposito file.xls Tale casistica riguarda il cliente business contrattualizzato che non produce distinte.du e.gu e che desidera avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale. In quersto caso il cliente mittente deve accedere, previa autentificazione, ad una sezione dedicata del portale PIeC, dove può sottomettere un apposito file.xls, opportunamente compilato. Tale file.xls è scaricabile nella sezione del portale PIeC dedicata al servizio. Il cliente deve inserire nel file obbligatoriamente le informazioni relative al campo della PEC (dato abilitante il servizio), al codice a barre e alla lingua (solo se viene richiesto il modello 23L digitale bilingue) Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 6 di 12

7 Si specifica che a monte della prima postalizzazione il cliente deve risultare configurato su portale PieC attraverso opportuna registrazione su poste.it e abilitazione da parte della struttura commerciale di riferimento. 3.2 CANALE BOLGETTE Il Cliente business che attualmente utilizza il canale di accesso bolgette per la consegna delle proprie spedizioni, in caso desideri avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve utilizzare obbligatoriamente il portale bolgette per inserire l informazione della PEC (dato abilitante il servizio) e gli ulteriori dati opzionali all erogazione dello stesso. Questa modalità è valida sia nel caso in cui il cliente inserisca manualmente le informazioni obbligatorie ed opzionali nel portale (data entry) sia qualora si avvalga del caricamento di file elettronico (caricamento massivo) L indirizzo PEC deve essere esplicitato per gli invii per i quali si richiede la ricezione in digitale del mod. 23L Per le modalità di utilizzo del portale bolgette si rimanda alla documentazione Manuale Utente Portale Bolgette, disponibile nell apposita sezione del sito poste.it Inserimento dati in manuale - data entry Con tale operatività, all interno del modulo prepara spedizioni, il cliente inserisce i campi riportati nella schermata successiva, utili ai fini dell erogazione del servizio Caricamento dati massivo da file elettronico Nel caso in cui il cliente sceglie di utilizzare un caricamento massivo, il file elettronico per l inserimento dei dati su portale è integrato con le informazioni necessarie alla restituzione del 23L digitale. Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 7 di 12

8 3.3 CANALE POSTA EASY Il Cliente business che utilizza il servizio posta easy per la consegna delle proprie spedizioni, in caso desideri avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, può utilizzare il portale Posta Easy per inserire l informazione della PEC (dato abilitante il servizio) e gli ulteriori dati opzionali all erogazione dello stesso. Nel caso di utilizzo dei servizi di completamento e consolidamento, il cliente deve obbligatoriamente inserire l indirizzo PEC e opzionalmente gli altri dati necessari all erogazione del servizio tramite data entry manuale o tramite caricamento massivo da file elettronico. Invece, nel caso di utilizzo del servizio di compilazione, il cliente deve riportare l indirizzo PEC nella distinta cartacea e presentare la materialità in accettazione insieme al codice di prenotazione; sarà cura dell operatore di posta easy inserire il dato PEC a sistema (insieme agli eventuali altri campi obbligatori). L indirizzo PEC deve essere esplicitato per ogni singolo invio per il quale si richiede la ricezione in digitale. I dati PEC inseriti nel portale posta easy o inseriti dall operatore (nel caso di compilazione) andranno ad alimentare automaticamente i sistemi di campo di Poste Italiane. Per accedere al portale Posta Easy è necessario essere registrati sul sito poste.it nonché richiedere l abilitazione allo stesso tramite la struttura commerciale di riferimento. Il cliente può avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale anche senza utilizzo del portale. In tutti i casi il servizio è sempre soggetto a fattibilità. Per i dettagli fare riferimento alla scheda tecnica prodotto Posta Easy Full ed in caso di utilizzo del portale anche al documento Manuale Utente Portale Postaeasy disponibile nell apposita sezione di poste.it 3.4 CANALI SIN SIN con stampa integrata Il Cliente SIN con stampa integrata che desidera avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve richiedere a monte della postalizzazione l attivazione del servizio attraverso la documentazione contrattuale. In questa fase di attivazione il cliente può indicare anche un indirizzo PEC di destinazione, che sarà associato a tutti gli oggetti della commessa. Gli altri dati opzionali del servizio 23L digitale possono essere inseriti per singolo oggetto attraverso la valorizzazione dei rispettivi campi nei tracciati SIN di affido. Le immagini prodotte in digitale saranno messe a disposizione della piattaforma SIN (che assolve la funzione di restituzione al Cliente mittente) entro 5 giorni dalla data di avvenuta notifica dell atto, garantendo il rispetto dello SLA di riferimento del servizio 23L. Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 8 di 12

9 Il centro SIN provvede a rendicontare al cliente mittente gli esiti degli oggetti e a restituire le immagini secondo le modalità definite nel contratto SIN di riferimento. Il cliente che ha comunicato a Poste Italiane anche l indirizzo PEC riceve in aggiunta le immagini del 23L digitale sulla propria casella PEC SIN senza stampa Il Cliente che non richiede il servizio di stampa integrato nell offerta SIN e si presenta direttamente in accettazione con le distinte elettroniche.du o.gu, se desidera avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve comunque richiedere l attivazione del servizio attraverso il KIT contrattuale del SIN. In questa fase di attivazione il cliente può indicare anche un indirizzo PEC di destinazione. Tutti i dati del servizio 23L digitale sono compilabili dal cliente per singolo oggetto attraverso la valorizzazione dei rispettivi campi nelle distinte di affido. Le immagini prodotte in digitale saranno messe a disposizione della piattaforma SIN (che assolve la funzione di restituzione al Cliente mittente) entro 5 giorni dalla data di avvenuta notifica dell atto, garantendo il rispetto dello SLA di riferimento del servizio 23L. Il centro SIN provvede a rendicontare al cliente mittente gli esiti degli oggetti e a restituire le immagini secondo le modalità definite nel contratto SIN di riferimento. Il cliente che ha comunicato a Poste Italiane anche l indirizzo PEC riceve in aggiunta le immagini del 23L digitale sulla propria casella PEC. Tale indirizzo PEC facoltativo, dovrà essere configurato durante la fase inziale di fattibilità SIN Territoriale (SINT) Il Cliente SINT che desidera avvalersi della restituzione del 23L in formato digitale, deve richiedere l attivazione del servizio attraverso la relativa documentazione contrattuale. In questa fase il cliente può indicare anche un indirizzo PEC di destinazione, che sarà associato a tutti gli oggetti. Si precisa che il servizio è attivabile sia nel caso in cui il cliente consegna la materialità e demanda all operatore SINT l inserimento dei dati (data entry) sia quando il cliente si avvale di un file elettronico. Gli altri dati correlati al servizio 23L digitale (ad esclusione della PEC) possono essere alimentati per singolo oggetto attraverso la valorizzazione dei rispettivi campi. Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 9 di 12

10 Le immagini prodotte in digitale saranno messe a disposizione della piattaforma SIGIT (che assolve la funzione di restituzione al Cliente mittente) entro 5 giorni dalla data di avvenuta notifica dell atto, garantendo il rispetto dello SLA di riferimento del servizio 23L. Poste Italiane provvede a rendicontare al cliente mittente gli esiti degli oggetti e ad esporre le immagini a portale nelle modalità definite dal contratto SINT di riferimento. Il cliente che ha comunicato a Poste Italiane anche l indirizzo PEC riceve in aggiunta le immagini del 23L digitale sulla propria casella PEC 4 CARATTERISTICHE TECNICHE DEL 23L DIGITALE Il cliente mittente che aderisce al servizio di restituzione del 23 digitale, comunicando l indirizzo PEC di restituzione, a seconda delle diverse condizioni operative, può ricevere via PEC il 23L: in forma nativo digitale ; come oggetto dematerializzato. 4.1 SPECIFICHE TECNICHE DEL 23L NATIVO DIGITALE Nei casi in cui il cliente trasmette elettronicamente anche l indirizzo mittente (dato opzionale), Poste Italiane può ricostruire digitalmente il 23L in un formato A4, riportando sia i dati che risalgono dalle distinte elettroniche del cliente sia i dati che si originano dall operatività del portalettere. L immagine in digitale è composta di 4 sezioni di seguito elencate: a. Dati oggetto (dati acquisiti dalle distinte di affido) b. Dati Mittente (dati acquisiti dalle distinte di affido) c. Dati Destinatario (dati acquisiti dalle distinte di affido) d. Nominativo ricevente (dati che si originano durante la fase di notifica) Di seguito un esempio Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 10 di 12

11 Nel caso i sistemi di campo abbiamo generato un nativo digitale, Il cliente mittente riceve da Poste Italiane una comunicazione PEC con un messaggio standard e con 2 allegati Una immagine in formato.pdf Un tracciato dati comprensivo della firma elettronica del PTL e che rappresenta la certificazione a norma della notifica, in formato.p7m. Attenzione: Si specifica che il nativo digitale acquisisce i dati che il cliente trasmette elettronicamente nelle distinte di affido a prescindere dalle informazioni presenti nel modello 23L cartaceo presentato al momento dell affido della postalizzazione. Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 11 di 12

12 4.2 SPECIFICHE TECNICHE DEL DEMATERIALIZZATO Fermo restando la condizione abilitante il servizio dell inserimento dell indirizzo PEC, il 23L può essere restituito al cliente come oggetto dematerializzato in tutti i casi in cui il cliente mittente non trasmette l indirizzo mittente nelle distinte elettroniche di affido (dato opzionale). In questo caso il cliente mittente riceve da Poste Italiane una comunicazione PEC con un messaggio standard e con allegata l immagine in.pdf del fronte e del retro del 23L, dotata di marca temporale per la conservazione a norma. Tutte le immagini elettroniche prodotte da Poste Italiane vengono conservate a norma di legge; di seguito un esempio di una immagine fronte e retro dematerializzata Proprietà di Poste Italiane S.p.A. - Tutti i diritti riservati a termine di legge Pagina 12 di 12