PIANO DI INFORMATIZZAZIONE

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1 COMUNE DI PIEGARO Provincia di Perugia PIANO DI INFORMATIZZAZIONE DELLE PROCEDURE PER LA PRESENTAZIONE DI ISTANZE, DICHIARAZIONI E SEGNALAZIONI ONLINE (Art. 24, comma 3-bis del D.L. 24 giugno 2014 n. 90, convertito in L. 11 agosto 2014, n. 114) Allegato alla deliberazione della Giunta Comunale n 28 del 30/03/2015 Il Segretario Comunale F.to Dott.ssa Maria Pia Sommovigo 1

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3 Indice 1. PREMESSA. 2. NORMATIVA 3. DEFINIZIONI 4. ORGANIZZAZIONE DELL ENTE 5. OBIETTIVI DEL PIANO 6. RICOGNIZIONE DELLO STATO ATTUALE DEL SISTEMA INFORMATIVO DELL ENTE 7. OBIETTIVI DEL BIENNIO PROGETTO 8.1 RILEVAZIONE E VERIFICA DEI PROCEDIMENTI 8.2 REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI 8.3 SOGGETTI COINVOLTI NELL'ATTUAZIONE DEL PIANO 8.4 PROCEDURE INTERESSATE 9. ATTUAZIONE DEL PIANO 9.1 ANALISI DEI PROCEDIMENTI 9. 2 INDIVIDUAZIONE DEI FABBISOGNI 9.3 ACQUISIZIONE DELLE RISORSE 9.4 REALIZZAZIONE E CONTROLLO 9. 5 VERIFICA E CHIUSURA 10. CRONOPROGRAMMA DI ATTUAZIONE DELLE MACRO ATTIVITA' 11. REVISIONE DEL PIANO ALLEGATO 1- SCHEDA DEL PROCEDIMENTO 3

4 1. PREMESSA L articolo 24, comma 3-bis del D.L. 24 giugno 2014, n. 90, convertito in L. 11 agosto 2014, n. 114, prevede che, entro 180 giorni dall entrata in vigore della legge di conversione, le Pubbliche Amministrazioni devono approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, che permetta la compilazione on-line dei moduli con autenticazione realizzata con il sistema pubblico per la gestione dell identità digitale (SPID) di cittadini ed imprese, la cui fase di avvio è fissata ad aprile NORMATIVA -Legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del decreto-legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all'art. 24 comma 3-bis, l'obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. La norma, di cui al comma 3-bis si abbina, per quanto riguarda l'edilizia e le attività produttive, a quanto previsto dal comma 3 del medesimo art. 24 della Legge 11/2014, il quale prevede l'adozione, in sede di conferenza unificata, di moduli unificati e standardizzati a livello nazionale, di cui al successivo capitolo Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 recante misure per il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni. - Codice dell'amministrazione digitale, di cui al Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82 da ultimo aggiornato, con le modifiche apportate dal D.L. 21 giugno 2013, n. 69, convertito, con modificazioni, dalla Legge 9 agosto 2013, n. 98 e dalla Legge 27 dicembre 2013, n DEFINIZIONI Ai fini del presente piano si intende per: α) CARTA D IDENTITA ELETTRONICA, il documento d'identità munito di elementi per l'identificazione fisica del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l'identità anagrafica del suo titolare; β) CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI, il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni; χ) DICHIARAZIONE, l atto giuridico con il quale un privato attesta alle pubbliche amministrazioni determinati stati, fatti o qualità che assumono rilevanza nell ambito di procedimento amministrativo; 4

5 δ) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa; ε) DOCUMENTO INFORMATICO, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; φ) DOCUMENTO ANALOGICO: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; γ) ENTE, la pubblica amministrazione che redige ed approva il presente piano di informatizzazione; η) GESTIONE INFORMATIVA DEI DOCUMENTI, l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici; ι) ISTANZA, l atto giuridico con il quale un privato chiede alla pubblica amministrazione di avviare un procedimento amministrativo; ϕ) PIANO, il piano di completa informatizzazione delle istanze, dichiarazioni e richieste che possono essere inoltrate all'ente in base a quanto previsto dal comma 3-bis dell'articolo 24 del D.L. 24 giugno 2014 n. 90, convertito, con modifiche, in L. 11 agosto 2014 n. 114; κ) POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, il sistema di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi; λ) PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO, una sequenza di atti e attività posta in essere da una Pubblica Amministrazione e finalizzata all emanazione di un provvedimento amministrativo; µ) SEGNALAZIONE, un atto giuridico con il quale un privato porta a conoscenza delle pubbliche amministrazioni determinate situazioni che possono avviare o comunque avere rilevanza nell ambito di un procedimento amministrativo; ν) SPID, il sistema pubblico per la gestione dell identità digitale dei cittadini e delle imprese, mediante il quale le pubbliche amministrazioni potranno consentire l accesso in rete ai propri servizi; ο) CNS Carta Nazionale dei Servizi π) TS Tessera Sanitaria 4. ORGANIZZAZIONE DELL ENTE La struttura organizzativa dell'ente prevede 4 Aree: Area Amministrativa e servizi sociali, Area Finanziaria e tributi Area Tecnica Area Polizia Municipale. 5

6 5. OBIETTIVI DEL PIANO Il Comune di PIEGARO, ha l obbiettivo di rendere disponibile sul proprio sito internet i modelli e i formulari digitali per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, dovrà anche programmare e progettare una completa informatizzazione delle procedure in modo da consentire la compilazione, la presentazione, la gestione ed il monitoraggio delle singole fasi direttamente on-line. Già l articolo 1 della L. 6 novembre 2012, n. 190 recante Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione, ha previsto, ai commi 29 e 30, rispettivamente l obbligo per ogni Pubblica Amministrazione di rendere noto, attraverso il proprio sito web istituzionale l indirizzo di posta elettronica certificata cui il cittadino possa rivolgersi per trasmettere istanze e ricevere informazioni circa i provvedimenti e i procedimenti che lo riguardano, nonché l obbligo di rendere accessibili in ogni momento agli interessati, tramite strumenti di identificazione informatica, le informazioni relative ai procedimenti che li riguardano, ivi comprese quelle relative allo stato della procedura, ai relativi tempi e allo specifico ufficio competente in ogni singola fase. Successivamente, l articolo 35 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 recante riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni ha previsto l obbligo per le pubbliche amministrazioni di pubblicare i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza, con tutti i riferimenti utili per il cittadino e l impresa per poter conoscere il responsabile del procedimento, i termini di conclusione e ogni altra informazione utile a tutelare la posizione giuridica soggettiva del privato. Il presente piano si pone l obiettivo di una gestione completamente informatizzata. Le procedure dovranno essere adeguate in modo da consentire pertanto il completamento della procedura, il tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Con il D.P.C.M. 24 ottobre 2014 è stato attuato l'articolo 64 del Codice dell amministrazione digitale, individuando le regole di riferimento dello SPID, il quale, in alternativa all'utilizzo della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi, permette agli utenti di accedere ai servizi in rete messi a disposizione dalla pubblica amministrazione. 6. RICOGNIZIONE DELLO STATO ATTUALE DEL SISTEMA INFORMATIVO DELL ENTE Il Comune di Piegaro ha partecipato all Avviso non competitivo per il finanziamento ai Comuni Umbri di progetti di trasformazione organizzativa per l'attivazione dei servizi di cui al comma 3 bis dell art.24 del succitato D.L. 90/2014 attivando quanto segue: - supportato dalla Regione Umbria e dal Consorzio SIR, sono state implementate le piattaforme infrastrutturali e gli strumenti necessari ad erogare servizi a cittadini ed imprese, dando priorità ai servizi inerenti SUAP e SUE ed ottemperando così a quanto previsto dall'art. 110 della Legge Regionale 15/2010 che ha recepito la "Direttiva Servizi" della Commissione Europea (Direttiva 123/2006 EC). 6

7 - sono state rese operative le piattaforme tecnologiche per consentire all ENTE di erogare e gestire i servizi a cittadini e imprese con particolare riferimento ai seguenti ambiti: - Gestione dell'identità Digitale necessaria a cittadini e imprese per l'accesso ai servizi telematici della PA in modo standardizzato e sicuro, accessibile su tutto il territorio regionale. Il servizio di identificazione ed accesso viene erogato attraverso la piattaforma infrastrutturale messa disposizione dalla Regione Umbria e denominata FED Umbria. FED Umbria assicura la gestione delle identità digitali per l accesso a servizi erogati online dalle pubbliche amministrazioni della Regione Umbria, supportando i processi di: 1. Identificazione degli utenti anche attraverso Tessera Sanitaria e/o Carta Nazionale dei Servizi 2. Rilascio delle credenziali 3. Autenticazione 4. Autorizzazione all accesso dei servizi online 5. Certificazione di attributi 6. Gestione ruoli 7. Gestione della sicurezza Cittadini/imprese/operatori delle PA possono accedere ai servizi attraverso la propria identità digitale fornita da FED Umbria. La piattaforme FED Umbria viene costantemente manutenuta ed evoluta al fine di assicurare la conformità alle normative ed agli standard tecnologici; in particolare verrà assicurata la integrazione nello scenario che verrà a determinarsi con SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) nel momento in cui diventerà operativo. Dal punto di vista organizzativo la Regione Umbria svolge comunque un ruolo infrastrutturale fondamentale per tutti gli enti presenti nel territorio regionale agendo come Access Manager attraverso la gestione di un Gateway di Dominio per l interfacciamento dei servizi online verso SPID. Ciò per semplificare l erogazione di servizi online definendo modelli organizzativi e regole tecniche standard e condivise da tutta la pubblica amministrazione dell Umbria. - SPORTELLO SUAPE: Servizio per l'acquisizione e gestione di domande on-line via web, rivolto a cittadini ed imprese per avviare e gestire i procedimenti digitalizzati inerenti le attività produttive, l'edilizia e il commercio,. Lo sportello SUAPE della rete Regionale degli Sportelli Unici per le Attività produttive ed edilizia è integrato con la piattaforma di Identità Digitale FED-Umbria. 7

8 Servizio di consultazione degli archivi anagrafici da parte di Forze dell'ordine, Autorità Giudiziaria, Enti Previdenziali ed altre Autorità titolate attraverso la gestione centralizzata e sicura degli accessi al servizio. Disponibilità per l'ente di una casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale e di un adeguato numero di caselle di Posta Elettronica Ordinaria. -- L Albo pretorio on-line Servizio di Conservazione a norma: viene erogato attraverso la piattaforma infrastrutturale messa disposizione dalla Regione Umbria e denominata Gateway Umbria. Il modello architetturale è basato su un concentratore (gateway regionale di conservazione) che si pone tra l ente fruitore del servizio e i conservatori esterni realizzando il disaccoppiamento tra i sistemi versanti in uso presso gli enti e i sistemi esterni di conservazione a norma. Il disaccoppiamento è garantito tramite la realizzazione, da un lato, di integrazioni tra i sistemi versanti (tipicamente applicativi di gestione del protocollo) e il gateway regionale, dall altro tra il gateway stesso e il/i conservatore/i, in modo da consentire il versamento dei documenti con modalità automatizzate. Il servizio di Conservazione a norma garantisce standard di alta qualità rispetto ai profili tecnologici e la piena conformità alla normativa vigente. Il servizio di Conservazione a norma è stato normato dalla Regione Umbria che ha definito una Convenzione Quadro tra la Regione Umbria ed il Conservatore UNIMATICA aggiudicatario della gara pubblica rendendolo disponibile agli Enti Locali del territorio. La convenzione in vigore è in corso di rinnovo, garantendo a tutti gli Enti che vi hanno aderito la piena continuità di servizio e il mantenimento di tutti i documenti già versati. - Supporto e formazione al personale degli Enti sulle tematiche organizzative, giuridiche, procedimentali e tecnologiche legate alla attivazione dello Sportello Unico (Attività produttive ed edilizia) e a rendere operativo il CAD. Connessione dell Ente alla Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione Regionale (RUPAR-RU). L Ente è connesso alla COMNET/SPC 7. OBIETTIVI DEL BIENNIO II Piano è strutturato, nel rispetto delle norme di riferimento e dell'agenda per la semplificazione approvato dal Consiglio dei Ministri n. 40 in data 1/12/2014; Gli obiettivi si posso così sintetizzare: razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi; digitalizzazione del procedimenti amministrativi; 8

9 standardizzazione della modulistica; dematerializzazione dei documenti; integrazione tra sistema gestionale, documentale e sistema front-end del comune; riorganizzazione dell'ente in relazione ai procedimenti digitalizzati; attraverso lo sviluppo del sistema informativo esistente per : > la presentazione delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese direttamente on-line, mediante procedure guidate; > l'informatizzazione di procedimenti di gestione delle istanze e segnalazioni dei cittadini ed imprese, in cui si possano raccogliere le informazioni relativa al singolo procedimento in un unico fascicolo informativo, inter-operante fra i vari settori dell'ente; > l'accesso telematico a dati, documenti e procedimenti dei dati e documenti per la fruizione e riutilizzazione da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dei privati; > la digitalizzazione dei documenti dei procedimenti; > l'attivazione della conservazione documentale a norma delle regole tecniche vigenti; > l' adozione del documento programmatico per la gestione documentale ad integrazione del regolamento sull'ordinamento degli uffici e servizi; > la formazione del personale coinvolto nella reingegnerizzazione dei procedimenti quale reimplementazione di un sistema informatico a partire della sua progettazione al fine di migliorarne o aggiungervi funzionalità, interfacciamento con altri processi o sistemi, piattaforme di supporto, qualità (incluse facilità d uso, manutenibilità, leggibilità ),eventualmente incrementandolo con nuove tecnologie al posto di quelle precedentemente utilizzate. 8. PROGETTO II Progetto, tramite lo sviluppo e/o il dispiegamento di nuovi sistemi informativi, è lo strumento che delinea il processo che si dovrà adottare per ottenere, al termine del periodo di attuazione, una informatizzazione dei procedimenti, dalla loro presentazione, all'istruttoria, al coinvolgimento di enti terzi, al provvedimento finale, delle comunicazioni interne, degli atti prodotti d'ufficio e delle certificazioni in genere. Il progetto tiene conto delle scadenze previste dalle norme emanate circa la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei procedimenti. 8.1 RILEVAZIONE E VERIFICA DEI PROCEDIMENTI E' prevista la rilevazione dei procedimenti dell'ente che sono interessati per la gestione di istanze, richieste, segnalazioni on line del cittadino ed imprese. 8.2 REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCEDIMENTI 9

10 E' prevista la Reingegnerizzazione dei procedimenti di cui sopra per la gestione di istanze e richieste on line del cittadino attraverso la stesura di specifici workflow che prevedano la gestione dei passi e delle attività da eseguirsi in modo digitale a partire dall'istanza on line, con la protocollatura e l'istruttoria fino alla conclusione del procedimento con l'emissione di un provvedimento o di qualsiasi altro atto previsto. La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obbiettivo comune. Il workflow management sostiene l organizzazione del processo di lavoro mediante l utilizzo di softwere specifici. Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche. I sistemi softwere che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell information technology per la condivisione dell informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all altro e sono dunque chiamati Workflow management systems. I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono cosi sintetizzati : Incremento dell efficienza l automazione di molti processi fornisce l eliminazione dei passi non necessari; Migliore controllo del processo mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica; Flessibilità il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze; 8.3 SOGGETTI COINVOLTI NELL'ATTUAZIONE DEL PIANO a) Interni all'ente L'attuazione del piano è demandata, ciascuno per la propria competenza ai seguenti soggetti: - Segretario comunale, - Responsabile della trasparenza - Responsabile ICT -.Posizioni organizzative - Responsabili di procedimento - operatori di procedura sulla base degli indirizzi approvati dalla Giunta Comunale b) Enti terzi Nell'attuazione del Piano verranno coinvolti Enti terzi per la ricerca di una soluzione informatica inter operante o si procederà alla stipula di accordi/convenzioni per la trasmissione informatica della documentazione e delle comunicazioni per il conseguimento della interoperabilità. 10

11 c) Supporto per lo sviluppo del progetto In considerazione dell'organizzazione dell'ente e delle risorse umane e strumentali disponibili si rende necessario esternalizzare: - la progettazione operativa dell'implementazione del sistema informatico per il perseguimento degli obiettivi del presente piano di informatizzazione; - la realizzazione concreta dell'implementazione del sistema informatico mediante installazione di software gestionali appositi e integrazione delle risorse digitali in rete; - la formazione del personale coinvolto nell'attuazione del piano; - la redazione del documento programmatico di gestione documentale ad integrazione del regolamento sull'ordinamento degli uffici servizi; L'individuazione del soggetto cui esternalizzare le sopra menzionate attività verrà posta in essere con le modalità previste del codice dei contratti vigente o tramite la collaborazione con i soggetti quali la Regione Umbria o altri soggetti/consorzi pubblici opportunamente individuati; 8.4 PROCEDURE INTERESSATE a) Aree interessate All'applicazione del Piano sono interessate tutte le aree e servizi dell'ente, ciascuno secondo le proprie competenze compresi gli organi di indirizzo politico (Giunta Comunale, Consiglio Comunale) ; Per la corretta attuazione del Piano è necessaria una sinergia tra: - lo sviluppo e il dispiegamento di nuovi sistemi informativi; - la necessaria riorganizzazione nella gestione/competenza dei servizi per attuare, quanto più possibile, una semplificazione dei singoli procedimenti. b) Procedure inter-area Molti dei procedimenti già oggi gestiti in maniera informatica o ibrida (cartacea e informatica), siano essi attivati d'ufficio o su istanza di parte, prevedono, per la loro corretta gestione o, conclusione dell'iter procedimentale, il coinvolgimento di più procedure informatiche e più aree di competenza. Tutti i sistemi informatici e informativi, dovranno fra loro risultare inter-operanti per lo scambio di informazioni o documentazione, al fine di garantire l univocità dei dati ed evitare la formazione di copie e duplicati per non incorrere nella ridondanza di informazioni e nell'appesantimento dei sistemi informatici, nonché una inutile conservazione di più documenti informatici dello stesso tipo. 9. ATTUAZIONE DEL PIANO L'attuazione del Piano avviene attraverso lo svolgimento di cinque fasi, che interagiscono fra loro nelle seguenti modalità: 11

12 9.1 ANALISI DEI PROCEDIMENTI La fase iniziale prevede il censimento di tutti i procedimenti seguiti da ciascun servizio, sia esso specifico o inter operante, finalizzato alle successive: - analisi in chiave di semplificazione o eliminazione del procedimento in base ai regolamenti comunali e comunque nel rispetto della normativa vigente in materia; - standardizzazione della metodologia di lavoro e delle risorse software e hardware; - riorganizzazione del processo nel rispetto della realtà dell Ente; - reingegnerizzazione del procedimento tenendo conto dell economicità del sistema e dell efficienza; - automazione ed integrazione completa del processo. Ogni Unità Organizzativa procederà ad attuare quanto previsto dal presente piano per i procedimenti di propria competenza di concerto con il responsabile della trasparenza e con gli altri soggetti di cui al punto 8.3, compilando la scheda di cui all'allegato INDIVIDUAZIONE DEI FABBISOGNI L'analisi di cui sopra consente di addivenire all'individuazione delle risorse necessarie alla completa automazione del processo che possono essere così sintetizzate: -adeguamento dell'architettura informatica dell'ente o delle singole postazioni di lavoro; -acquisizione di software gestionali che rispondano alle esigenze individuate con l'analisi procedente sia mediante implementazione e modifica dell'esistente che mediante acquisizione di nuove applicazioni gestionali; -adeguamento delle risorse digitali in rete e del sistema di connettività al fine di consentire la reale fruizione dei processi resi interamente digitali; - svolgimento di attività dì informazione per i soggetti coinvolti nell'azione del piano; -attività di comunicazione al fine di informare i destinatari delle azioni previste nel piano in merito alla esistenza e fruibilità delle stesse; 9.3 ACQUISIZIONE DELLE RISORSE Le risorse come sopra specificate vengono acquisite con le modalità previste dal codice dei contratti o mediante l'ausilio della Regione Umbria o di soggetti ad essa correlati e rese disponibili ai soggetti coinvolti nell'attuazione del piano. Nell'acquisizione delle risorse si tiene conto delle priorità individuate dal piano con riferimento al crono programma di attuazione 9.4 REALIZZAZIONE E CONTROLLO 12

13 La realizzazione e il controllo del Piano si compone di periodiche attività dì sviluppo, programmazione teorica e operativa, accompagnata da monitoraggi e revisioni delle informazioni per mantenere costantemente aggiornate le informazioni di front office e in back office. Queste attività che coinvolgono i soggetti di cui al punto 8.3 e 9, sono per lo più' svolte attraverso incontri mirati alla raccolta periodica delle informazioni per la necessaria progettazione e successiva verifica dello stato di avanzamento degli interventi, le tempistiche di completamento delle varie attività previste, la risoluzione di eventuali problematiche insorte VERIFICA E CHIUSURA Le attività verranno dichiarate concluse a seguito di collaudo delle procedure da parte dei servizi competenti, che dovranno validare la completa informatizzazione dei singoli procedimenti di competenza nel rispetto della normativa vigente in materia. 10. CRONOPROGRAMMA DI ATTUAZIONE DELLE MACRO ATTIVITA' INTERVENTI PER MACRO ATTIVITA' 1 trim trim trim trim trim trim trim trim 2016 censimento dei procedimenti delle varie aree verifica della modalità di svolgimento dei procedimenti finalizzata alla razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti stessi ivi compresa la ricognizione dei procedimenti ad istanza di parte da codificare ai fini della loro informatizzazione. standardizzazione della metodologia di lavoro adozione delle tecnologie dell'informazione per la redazione dei documenti e registri in formato informatico, comunicazioni interne riorganizzazione e reingegnerizzaione dei procedimenti adozione di modulistica semplifica e standardizzata 13

14 sviluppo e dispiegamento di nuovi sistemi informativi per la presentazione delle istanze e segnalazioni on-line mediante procedure guidate formazione informatica del personale automazione completa del processo e interoperabilità delle procedure automazione dei procedimenti di pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente Ogni Area procederà ad attuare quanto previsto dal presente piano per i procedimenti di propria competenza di concerto con il Responsabile della Trasparenza e in collaborazione con tutti i Responsabili di Area. 11. REVISIONE DEL PIANO Il presente PIANO è soggetto a revisione in caso di: - completamento delle rilevazioni indicate nel PIANO stesso; - modifica dell ordinamento strutturale dell Ente (adesione ad Unioni di Comuni, riassetto territoriale, fusione con altri Comuni, trasferimento di funzioni da e per altri Enti, ecc.); - nuove norme legislative in materia; - sostanziali modifiche nelle procedure informatizzate oggetto del PIANO tali da modificarne l'impianto. In ogni caso il PIANO verrà rivisto periodicamente con cadenza ANNUALE al fine di verificare l effettiva applicazione di quanto contenuto nel piano in vigore. 14

15 UNITÀ ORGANIZZATIVA RESPONSABILE: SERVIZIO.... ALLEGATO 1 TIPOLOGIA DI PROCEDIMENTO: Descrizione del procedimento / normativa di riferimento Obiettivo Responsabile del procedimento Termine di conclusione del procedimento.. gg Ricognizione delle modalità attuali per la gestione del procedimento Azioni finalizzate alla digitalizzazione del procedimento (azioni indicate a titolo esemplificativo) 1) ASPETTO ORGANIZZATIVO: si rende necessario analizzare il procedimento dal punto di vista organizzativo fin dal momento della presentazione dell istanza / dichiarazione alla luce dei processi di gestione che saranno messi in campo per consentire il monitoraggio e la tracciabilità dell istanza in ogni sua fase da parte del soggetto interessato. TEMPISTICA: entro il / / 2) ASPETTO TECNOLOGICO: si rende necessario adeguare il software gestionale in uso per il procedimento, al fine di implementarne la Tempi di adeguamento Entro il / / 15

16 L obiettivo è la completa digitalizzazione del procedimento, per cui la procedura dovrà permettere la presentazione dell istanza (dichiarazione / segnalazione)e la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese. La procedura dovrà permettere, altresì, il completamento della procedura on line, nonché la tracciabilità e il monitoraggio in delle singole fasi del procedimento da parte dell interessato. funzionalità in relazione con l obiettivo della gestione digitalizzata dell intera procedura. TEMPISTICA: entro il / / 3) ASPETTO DOCUMENTALE: si rende necessario adattare la modulistica utilizzata per consentirne la fruizione informatica, nonché la gestione e la conservazione dei documenti informatici alla luce delle regole tecniche del protocollo informatico. TEMPISTICA: entro il / / 4) ASPETTO FORMATIVO: si rende necessario mettere in atto un percorso formativo per il personale dell unità organizzativa, al fine di preparare i singoli operatori alle nuove modalità di gestione. TEMPISTICA: entro il / / 5) ASPETTO INFORMATIVO: si rende necessario infine predisporre una guida per l utente al fine di illustrare le modalità di presentazione dell stanza / dichiarazione / segnalazione e le modalità di monitoraggio delle singole fasi del procedimento TEMPISTICA: entro il / / 6)..... TEMPISTICA: entro il / / 16