Art. 24 D.L. 90/2014 ( Misure Urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa ) convertito con modifiche dalla L n.

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1 V i a d a n a, U f f i c i o T r i b u t i / I n f o r m a t i z z a z i o n e PIANO PER L INFORMATIZZAZIONE DI PROCEDURE PER LA PRESENTAZIONE DI ISTANZE DICHIARAZIONI E SEGNALAZIONI Art. 24 D.L. 90/2014 ( Misure Urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa ) convertito con modifiche dalla L n.114 ( c.d. Decreto P.A. ) Approvato con Delibera Commissario Straordinario F.F.G.C. n. 44 del

2 PIIANO DII IINFORMATTIIZZAZIIONE DELLLLE PROCEDURE PER LLA PRESENTTAZIIONE DII IISTTANZE,, DIICHIIARAZIIONII,, SEGNALLAZIIONII ARTICOLAZIONE DEL PIANO Il Piano è strutturato, nel rispetto delle norme di riferimento e dell Agenda per la semplificazione approvata dal Consiglio dei Ministri n. 40 in data , in modo tale da fornire: - l identificazione degli obiettivi della programmazione che necessariamente si pongono in linea con quelli esplicitati nell agenda per la semplificazione; - l individuazione degli strumenti a livello di Comune di Viadana, tenendo conto della situazione attuale e delle risorse disponibili, per l attuazione degli obiettivi. Ai fini di una maggiore comprensione del documento e per una facilità di aggiornamento dei suoi contenuti, il documento è strutturato nei seguenti capitoli: Aspetti Generali : presentazione del Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di Istanze, Dichiarazioni, Segnalazioni Contesto Normativo contente la disciplina che rappresenta il quadro normativo di riferimento dei processi di semplificazione amministrativa e digitalizzazione. Analisi del contesto che riporta lo stato dell arte dell Ente in termini di informatizzazione con lo stato dei procedimenti, con particolare riferimento a quelli per i quali la normativa prevede la completa informatizzazione. Finalità riporta le finalità del Piano Obiettivi riporta gli obiettivi strategici individuati dall Amministrazione nell ambito della sua programmazione. Requisiti Minimi individua i requisiti minini di strumenti e servizi necessari per il raggiungimento di finalità ed obbiettivi. Organizzazione e Soggetti coinvolti individua l organizzazione necessaria per il raggiungimento di finalità e progetti. Risorse Economico Finanziarie rimanda la quantificazione delle risorse finanziarie ai singoli progetti esecutivi per l attuazione delle varie fasi del piano. Revisione del Piano individua le modalità per la revisione del Piano Pianificazione degli interventi descrive le azioni a supporto della attuazione del Piano, e gli specifici interventi previsti per la completa informatizzazione delle istanze. Cronoprogramma degli interventi riporta la pianificazione temporale di tutti gli interventi Monitoraggio definisce la metodologia applicata per una corretta e puntuale verifica dello stato di avanzamento delle azioni previste. Comunicazione descrive le modalità di informazione sia all interno dell Amministrazione che verso l esterno per il funzionamento e la fruizione dei servizi online dell Ente. 2

3 1. ASPETTI GENERALI Il presente documento illustra il Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di Istanze, Dichiarazioni, Segnalazioni di cui l art. 24 del D.L..90/2014 ( Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l efficienza degli uffici giudiziari ) convertito con Legge 11 agosto 2014 n In particolare l art. 24 c.3 bis del D.L. 90/2014 stabilisce che entro 180 giorni dall entrata in vigore de testo di legge di conversione, le Pubbliche Amministrazioni approvano un Piano di Informatizzazione delle procedure per la presentazione di Istanze, Dichiarazioni e Segnalazioni che consenta la digitalizzazione dell intero processo. Partendo dalla compilazione online, utilizzando procedure informatiche accessibili via web, anche attraverso un sistema di autenticazione basato su credenziali, il fruitore del servizio dovrà essere in grado di completare in modalità completamente digitalizzata una procedura di presentazione di Istanza, dichiarazione e segnalazione alla Pubblica Amministrazione. Il CAD individua la carta d identità elettronica e la carta nazionale dei servizi quali strumenti per l accesso ai servizi in rete delle PA; ciò nonostante, le singole PA hanno facoltà di consentire l accesso ai loro servizi web anche con strumenti diversi purché questi permettano di identificare il soggetto richiedente il servizio. Le PA potranno consentire l'accesso in rete ai propri servizi anche attraverso il sistema SPID, le cui regole tecniche sono al momento pubblicate solo in bozza sul sito dell AGID e se ne attende l emanazione definitiva. Il servizio online dovrà inoltre consentire all utente il tracciamento del documento con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, fornire indicazioni circa i termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. 2. CONTESTO NORMATIVO Il Codice dell Amministrazione Digitale (DLGS. n. 82/2005) ha tracciato il quadro normativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Il Codice dell Amministrazione Digitale (comunemente indicato con l acronimo CAD) raccoglie infatti le disposizioni relative all utilizzo degli strumenti e delle tecnologie telematiche e della comunicazione delle PA. Il Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 ha dato vita ad una completa riformulazione del Codice, introducendo 9 nuovi articoli e riformulandone 53. Con questo decreto si è perseguito l adeguamento degli strumenti di dialogo tra amministrazioni pubbliche ed i soggetti privati (cittadini ed imprese) mediante il ricorso alle tecnologie della comunicazione dell informazione, anche nell ottica di un miglioramento della produttività dell ente pubblico. Il DLGS del 14 marzo 2013, n. 33 cd. Testo Unico trasparenza contiene la disciplina diretta alla concreta individuazione e regolamentazione dei documenti, delle informazioni e dei dati in materia di organizzazione e 3

4 funzionamento degli uffici che devono essere pubblicati nei siti web istituzionali delle pubbliche amministrazioni. L art. 24 del DL n. 90/2014, convertito dalla legge n. 114/2014 (cd. Decreto PA), che costituisce il riferimento normativo di questo documento, prevede che tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute ad adottare, entro sei mesi dalla data di conversione, un Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni online. Tali procedure devono consentire il completamento dell iter, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del procedimento e l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Altri riferimenti normativi inerenti l informatizzazione dei servizi: o Pagamenti elettronici D.L. 179/2012 o Regole tecniche in materia di conservazione D.P.C.M. 3/12/2013. o Regole tecniche sul documento informatico DPCM 13/11/2014 o Regole tecniche in materia di gestione documentale 3/12/2013 DPCM o Regole tecniche SPID D.P.C.M. 24/10/2014 Costituisce inoltre un punto di riferimento fondamentale per il presente piano di informatizzazione Agenda per la semplificazione , pubblicata sul sito della Presidenza del Consiglio dei Ministri/Ministero per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione, con la quale il Governo, le Regioni, i Comuni, le Province e le Città Metropolitane hanno assunto un comune impegno individuando cinque settori strategici di intervento cittadinanza digitale, welfare e salute, fisco, edilizia e impresa che rappresentano gli ambiti fondamentali della vita quotidiana del cittadino e dell impresa, evidenziando specifici obiettivi di semplificazione, azioni, scadenze e risultati attesi. 3. AMMINISTRAZIONE DIGITALE: ANALISI DEL CONTESTO A. PROGETTO E GOVERNEMENT e AGENDA DIGITALE DEL COMUNE DI VIADANA Il Piano di informatizzazione ex art. 24 D.L. 90/ 2014 deve delineare uno scenario di completa dematerializzazione dei procedimenti amministrativi i quali, tramite l'utilizzo di opportuni servizi online, dovranno essere resi disponibili sul sito istituzionale dell'amministrazione a cittadini ed imprese, offrendo la possibilità di compilazione online delle pratiche amministrative, la tracciabilità delle stesse e l'emanazione dei provvedimenti conclusivi dei procedimenti in parola. Nei casi in cui l ente abbia già proceduto a quanto previsto sia dalla normativa specifica sul procedimento, sia da quella su trasparenza e anticorruzione, l elaborazione del piano è conseguente alla sistematizzazione dei vari progetti e delle iniziative dell amministrazione in tema e pertanto, nei casi in cui l ente abbia già proceduto a quanto previsto sia dalla normativa specifica sul procedimento, sia da quella su trasparenza e anticorruzione, l elaborazione del piano è 4

5 conseguente alla sistematizzazione dei vari progetti e delle iniziative dell amministrazione in tema. Il Comune di Viadana, in relazione all obbiettivo prefissato dal D.L. 90/2014, evidenzia che in attuazione del D.L. 7 marzo 2005, e s.s.m.i., recante il Codice dell amministrazione digitale (CAD), con Delibera di Giunta Comunale n. 129 del Approvazione incarico interno per la realizzazione dell'agenda digitale ed il rinnovamento del sistema informatico comunale e la Delibera di Giunta Comunale n. 171 del APPROVAZIONE PROGETTO E GOVERNEMENT E AGENDA DIGITALE ha inteso perseguire importanti obiettivi in materia di informatizzazione dell ente, tra i quali l impegno a rendere trasparente la propria attività ed i processi decisionali attraverso l implementazione del sito internet istituzionale, al fine di realizzare un portale che, oltre ad essere pienamente conforme ai canoni di legge ed al codice dell amministrazione digitale, rappresentasse un front office interattivo caratterizzata da una sezione Servizi On Line e pertanto dotato di un elevato grado di trasparenza e di partecipazione attiva nei confronti di cittadini ed imprese. Al fine del perseguimento di tale obbiettivo, è stato necessario in via preliminare procedere ad un adeguamento delle dotazioni Hardware e Software degli Uffici Comunali mediante la fornitura di strumentazioni ed applicativi informatici necessari a conseguire una maggiore informatizzazione dei procedimenti amministrativi e dei flussi documentali, per raggiungere un grado di informatizzazione dell Ente tale da consentire di interfacciarsi direttamente con cittadini ed imprese. Primo passo verso la dematerializzazione documentale mediante l introduzione del protocollo informatico e gestione documentale anche attraverso l introduzioni di applicativi informatici che consentano ai singoli funzionari di protocollare le pratiche in autonomia e procedere alla trasmissione tramite flusso documentale degli atti amministrativi; fondamentale ai fini della dematerializzazione dei flussi documentali esterni è il progetto di implementazione delle caselle pec, l automazione con il protocollo informatico e la dotazione di firma digitale. Il maggiore livello di dematerializzazione documentale e dei procedimenti amministrativi è stato raggiunto attraverso la completa informatizzazione dello sportello SUAP SUE. B. INFORMATIZZAZIONE DELLE PROCEDURE PER LA PRESENTAZIONE DI ISTANZE, DICHIARAZIONI, SEGNALAZIONI STATO ATTUALE L introduzione dei nuovi applicativi informatici e delle nuove funzionalità del portale istituzionale hanno consentito la creazione della sezione Servizi On Line del Comune di Viadana, avente lo scopo di raggiungere un elevato grado di trasparenza e di dotare cittadini ed imprese di strumenti di partecipazione attiva, comunicazione e iterazione con l Ente anche per la presentazione di pratiche, istanze, dichiarazioni, comunicazioni e segnalazioni. Nel dettaglio: 1. Sezione Partecipazione Attiva contiene i link a: Magnetofono per seguire audio/video/testo le Sedute del Consiglio Comunale; prenotazioni on line per fissare tramite form appositamente creato dagli uffici appuntamenti con amministratori e responsabili; Decoro Urbano per segnalazioni tramite apposito portale; valutazione servizi comunali form appositamente creato dagli uffici comunali per consentire ai cittadini di comunicare le proprie valutazioni; Open 5

6 Data per consultare e scaricare dati di diversa natura riguardanti l attività amministrativa ed il territorio / Open Bilancio per consentire ai cittadini di consultare in modo semplice i dati di bilancio tramite l applicativo Open Source adottato in Riuso dal Comune di Viadana e che ha comportato la premiazione dell Amministrazione Comunale allo SMAU di Milano e di Padova importanti manifestazioni in materia di informatizzazione delle aziende private e degli enti locali. 2. Sezione Pubblicazione Atti consente di accedere all albo pretorio per consultare gli atti in pubblicazione, all archivio delibere per consultare tutte le delibere di G.C. e C.C. ( Ora del Commissario f.f. ), all archivio determine una volta completato l iter che consentirà di pubblicare il testo integrale delle determinazioni dirigenziali ( attualmente predisposti schemi tipo determinazioni per tipologia ed effettuate necessarie valutazioni con gestore software ) ; alle sezioni previste dalla normativa anticorruzione ( L.190/2012 ) e dalla L. 33/2013 per la pubblicazione degli estremi degli atti amministravi e alla sezione amministrazione trasparente con tutti i dati richiesti dalla normativa vigenze per garantire la massima trasparenza dell azione amministrativa; i procedimenti amministrativi relativi ai singoli uffici / settori costantemente aggiornati. 3. Sezione Servizi Demografici permette ai cittadini ( previa registrazione ) e alle Forze dell Ordine ( previa apposita convenzione già stipulata con Arma dei Carabinieri ) di accedere alla consultazione anagrafica e fare pratiche da casa / ufficio. 4. Sezione Servizi Tributari permette ai cittadini (previa registrazione) di consultare la propria situazione tributaria o tramite appositi form liberi creati dagli Uffici presentare on line dichiarazioni, istanze, comunicazioni o fare conteggi di imposte in autoliquidazione. 5. Sezione servizi scolastici permette, previa registrazione, di consultare le presenze alle mense scolastiche, la situazione contabile delle rette scolastiche e tramite form liberi appositamente creati dagli uffici procedere alle iscrizioni scolastiche. 6. Sezione SUAP SUE richiede e consente la presentazione o line delle pratiche edilizie delle pratiche relative alle attività produttive, delle pratiche ambientali ( AUA ), delle richieste di occupazione suolo pubblico e di autorizzazione dei mezzi pubblicitari. Il portale consente la consultazione della cartografia comunale e del P.R.G. Comunale con la possibilità di stampa di estratti e di fac simile di certificati di destinazione urbanistica delle singole aree / terreni consentendo ai privati cittadini di avere a disposizione importanti dati e documenti senza dover accedere agli uffici comunali. I Servizi sono erogati con diversi livelli di accesso a seconda del grado di riservatezza: 1. Accessibili da tutti senza alcuna autenticazione 2. Accesso tramite CRS o CNS 3. Accesso previa registrazione e ritiro credenziali presso 4. Accesso previa apposita Convenzione ( Altri Enti / Forze dell Ordine) 6

7 4. FINALITA Il Piano per l informatizzazione di procedure la la presentazione di Istanze, Dichiarazioni e segnalazioni nasce dalla necessità di adempiere alla normativa del DL 90/2014 ma nel contempo si pone come finalità quella di integrarsi con il progetto E Governemente ed Agenda Digitale del Comune di Viadana, creando un sistema di gestione integrata dei servizi on line per semplificare ed omogeneizzare la comunicazione verso i cittadini e facilitare gli operatori tramite la condivisione di buone pratiche. 5. OBBIETTIVI Il Progetto E Governement ed Agenda Digitale del Comune di Viadana ed il presente Piano di informatizzazione delle Istanze, Dichiarazioni, Segnalazioni, hanno lo scopo di delineare uno scenario di completa dematerializzazione dei procedimenti amministrativi i quali, tramite l'utilizzo di opportuni servizi online, dovranno essere resi disponibili sul sito istituzionale dell'amministrazione a cittadini ed imprese. A tal fine il Comune di Viadana si pone i seguenti obbiettivi: Mappatura tutti i procedimenti amministrativi Completamento e ottimizzazione dei progetti già intrapresi in adempimento del progetto E Governement e Agenda Digitale con particolare riferimento ai temi della trasparenza e della partecipazione attiva, mediante il costante aggiornamento degli strumenti in essere ma anche attraverso l introduzione di nuovi strumenti diretti a facilitare il rapporto tra cittadino e PA e di sistemi di tracciamento dei procedimenti e dei documenti amministrativi digitali, con individuazione del responsabile del procedimento e l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. digitalizzazione di tutte le istanze, dichiarazioni e segnalazioni che cittadini ed imprese dovranno presentare all Ente digitalizzazione di tutti gli atti e documenti amministrativi in entrata, in uscita ed interni dell ente con implementazione del sistema di protocollo informatico, gestione documentale, utilizzo PEC e firma digitale. Conservazione sostitutiva dei documenti digitali. 6. REQUISITI MINIMI Al fine del raggiungimento degli obbiettivi sopra elencati è necessario dotarsi di strumentazioni e servizi dotati dei seguenti requisiti minimi : I servizi on line devono essere erogati tramite apposite piattaforme che partendo dal sito istituzionale dell Ente, consentano la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni attraverso compilazione on line e procedure guidate. Tali piattaforme dovranno permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del responsabile del 7

8 procedimento e, ove applicabile, l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta Deve trattarsi di servizi in grado di supportare obbligatoriamente l autenticazione nelle modalità previste dalla normativa vigente Devono supportare sistemi di pagamento on line compatibili con il Sistema informatizzato dei pagamenti della PA Devono supportare il collegamento con il sistema di protocollazione in uso all ente Devono presentare le caratteristiche e le certificazioni richieste dalla normativa vigente. 7. ORGANIZZAZIONE E SOGGETTI COINVOLTI Il piano coinvolge a differenti livelli tutti gli Uffici ed i Settori. Le procedure previste dal progetto E Government e Agenda Digitale e dal presente Piano di Informatizzazione per la presentazione di Istanze, Dichiarazioni e Segnalazioni dovranno necessariamente considerare le implicazioni di tipo amministrativo/giuridico, organizzativo/gestionale e tecnologico, concernenti le modalità con le quali dovrà operare il punto di ingresso dei Procedimenti normalmente individuato nella funzione di Protocollo Generale dell Amministrazione per il tramite del sistema informativo di gestione del protocollo informatizzato e gestione documentale nonché le modalità di gestione di tutti gli uffici comunali. Inoltre, gli interventi di informatizzazione, per quanto riguarda Istanze, Dichiarazioni e Segnalazioni presentate da cittadini e da imprese, dovranno anche considerare gli aspetti di tipo amministrativo / giuridico, organizzativo / gestionale e tecnologico correlati alla sottoscrizione digitale dei documenti in formato elettronico. Pertanto l amministrazione potrà richiedere all utente del servizio on line credenziali dotate di particolari livelli di sicurezza di autenticazione informatica per certi tipi di Istanze e Dichiarazioni; a tal fine si rimanda alle disposizioni regolamentari dei singoli servizi comunali. La responsabilità dell attuazione del Piano per l informatizzazione sarà in capo al Dirigente Area Tecnica in qualità di Dirigente del servizio Sistemi Informatici, in collaborazione con il CED ed i funzionari incaricati del progetto di informatizzazione del Comune di Viadana. I Dirigenti, P.O. e responsabili del procedimento dei singoli uffici comunali avranno la responsabilità di collaborare con il Dirigente Area Tecnica in qualità di Dirigente del Servizio Sistemi Informatici affinché le diverse attività previste dal Piano stesso e dai suoi aggiornamenti futuri, vengano svolte nelle modalità e nei tempi previsti dallo stesso. 8. RISORSE ECONOMICO-FINANZIARIE Per la quantificazione delle risorse finanziarie si rimanda ai singoli progetti esecutivi eventualmente necessari per l attuazione delle varie fasi del piano, quelli di eventuali acquisti o personalizzazioni di applicazioni già in uso, i costi di formazione e dei servizi di supporto. 8

9 9. REVISIONE DEL PIANO Il Dirigente Area Tecnica, in qualità di Dirigente dei Sevizi Informatici, in collaborazione con i funzionari incaricati del progetto di informatizzazione del Comune di Viadana, dovrà provvedere alla redazione, almeno con cadenza annuale, degli aggiornamenti al presente Piano di Informatizzazione. A tal fine dovrà essere costituito un gruppo di lavoro intersettoriale che provveda ad analizzare le normative in continua evoluzione, ad analizzare le problematiche comuni ad istanze, dichiarazioni, comunicazioni relative a differenti settori, creando quindi sinergie di modalità operative e tecniche oppure creando, quando possibili, nuovi standard operando un omogeneizzazione anche comunicativa. Compito del gruppo di lavoro sarà la definizione di proposte da presentare al Dirigente Area Tecnica, in qualità di Dirigente dei servizi informatici, aventi per oggetto istanze, dichiarazioni, segnalazioni, comunicazioni, esigenze, procedure, procedimenti amministrativi, servizi, modulistica, ecc da integrare e disciplinare nel presente piano. 10. PIANIFICAZIONE DEGLI INTERVENTI 1. MONITORAGGIO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Il censimento dei procedimenti amministrativi è stato effettuato nell ambito dell applicazione della normativa sulla trasparenza e la realizzazione della sezione del sito istituzionale denominata Amministrazione Trasparente. Stante la diversa natura dei procedimenti amministrativi appare opportuno suddividere in aree distinti i procedimenti gestiti dagli uffici comunali isolando in particolari quelli concernenti la presentazione di Istanze, Dichiarazioni e Segnalazioni da parte di cittadini ed imprese. Terminata tale individuazione occorrerà verificare che la modulistica riferita a tali procedimenti amministrativi sia disponibile sul sito internet istituzionale in formato tale da consentirne l utilizzo in formato digitale. 2. TRASPARENZA E PARTECIPAZIONE ATTIVA DEI CITTADINI Il Comune di Viadana, in attuazione del CAD e del progetto E GOVERNEMENT E AGENDA DIGITALE ha inteso perseguire alcuni importanti obiettivi in materia di informatizzazione dell ente ed in particolare la realizzazione di un portale istituzionale di interscambio con gli utenti che rappresenti uno strumento per la trasparenza dell azione amministrativa e di partecipazione attiva di cittadini ed imprese. Particolari obiettivi di trasparenza e partecipazione attiva sono già stati raggiunti ma occorre intraprendere nuovi progetti, oltre che perfezionare e completarne altri già intrapresi dall ente. TRASPARENZA Obiettivo fondamentale del Comune di Viadana è l impegno a rendere trasparente la propria attività e i processi decisionali. Tale obbiettivo deve essere costantemente perseguito attraverso l implementazione del sito internet istituzionale in particolare mediante: 9

10 la pubblicazione dei dati richiesti nelle sezioni Amministrazione Trasparente, Anticorruzione Legge 190/2012 e Atti di con D.Lgs. 33/2013; l aggiornamento automatico dell archivio delibere l aggiornamento in tempo reale delle sezione regolamenti, bandi e concorsi l aggiornamento costante delle comunicazioni relative a news ed eventi la pubblicazione di Open Data, dati demografici e statistiche e dati elettorali. PARTECIPAZIONE ATTIVA In materia di partecipazione attiva dei cittadini, il Comune di Viadana, al fine di introdurre i necessari strumenti richiesti dalla normativa vigente che richiede sistemi di tracciamento dei procedimenti e dei documenti amministrativi digitali con individuazione del responsabile del procedimento e di fornire indicazioni circa i termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta, intende perseguire i seguenti progetti: A. CARTE di QUALITÀ DEI SERVIZI Le Carte dei Servizi del Comune si ispirano ai principi della Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994 in materia di Uguaglianza, Imparzialità, Continuità, Partecipazione, Efficienza ed efficacia. Per ogni servizio specifico, la Carta della Qualità dei Servizi fissa le caratteristiche e i tempi delle varie attività che il Comune svolge a favore dei cittadini in quel settore particolare. Le Carte sono quindi uno strumento di informazione per far conoscere alla cittadinanza le modalità con le quali vengono erogati i servizi, ma sono anche uno strumento posto in mano ad ogni cittadino per controllare la qualità e l efficienza di questi stessi servizi. Il progetto prevede la predisposizione in forma omogenea di una carta di qualità dei servizi per ciascun settore dell attività comunale da completare da parte dei singoli responsabili di procedimento e la messa on line degli stessi in formato consultabile e scaricabile da parte del singolo utente, sul sito istituzionale del comune nella sezione amministrazione trasparente secondo le disposizioni della normativa vigente, oltre che nella sezione partecipazione attiva. B. PAGAMENTI ON LINE Realizzazione di un sistema di che consenta alla cittadinanza il pagamento on line di entrate tributarie, entrate patrimoniali, codice della strada e servizi comunali, integrante il sito internet istituzionale. Le Linee guida per l'effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi emesse dalla Presidenza del Consiglio Dei Ministri Agenzia per l Italia Digitale in adempimento del CAD vanno in tal senso, perseguendo l obiettivo del legislatore di cogliere le opportunità offerte dalle nuove tecnologie per facilitare le relazioni con i cittadini e le imprese in quanto. 10

11 L auspicato maggior utilizzo di strumenti di pagamento elettronici faciliterà la messa a punto di processi fortemente automatizzati per la gestione e la riconciliazione dei pagamenti da parte della Pubblica Amministrazione, nel rispetto delle soluzioni organizzative in essere. In particolari le linee guida in materia prevedono che sono tenute ad accettare pagamenti elettronici tutte le pubbliche amministrazioni; in particolare si fa riferimento al ricorso a modalità informatiche di pagamento al fine di incentivare la modernizzazione della PA con l introduzione di soluzioni tecnologiche e organizzative dirette ad aumentare l efficienza, la produttività e la trasparenza dell azione amministrativa. A tal fine, il Comune di Viadana, promuove un progetto diretto ad adottare soluzioni integranti il proprio sito internet istituzionale che potrà offrire alla cittadinanza sistemi di pagamento innovativi per facilitare i pagamenti di tributi comunali, rette scolastiche o altre entrate patrimoniali, sanzioni in applicazione del codice della strada, servizi comunali, ecc., direttamente da casa tramite tutti i canali disponibili: RID, MAV, Carta di Credito. Tale sistema permetterà agli utenti di poter effettuare i pagamenti direttamente da casa 24 ore su 24, evitando di effettuare file in Banca o in Posta e permettendo di ottemperare ai vari adempimenti senza la necessità di richiedere permessi al lavoro. C. CERTIFICATI CON TIMBRO DIGITALE Il Comune di Viadana è già dotato degli strumenti necessari per il rilascio tramite il portale istituzionale dei certificati comunali con timbro digitale; restano da completare le pratiche burocratiche per l attivazione del servizio in quanto necessita la sottoscrizione di una convenzione con la Prefettura di MN autorizzata dal Ministero dell Interno Grazie all apposizione del Timbro digitale è possibile rilasciare online e con piena validità legale Certificati Anagrafici e altri certificati comunali direttamente dal Portale Comunale. L utente potrà scaricare e/o ricevere via il certificato in formato PDF che potrà essere stampato direttamente a casa o in ufficio. Pertanto i cittadini potranno stampare documenti con valore legale senza dover fare code agli sportelli ed estensione servizio; il documento stampato con timbro digitale non può essere falsificato in quanto qualsiasi variazione del testo non potrà essere inserita nel Codice Grafico. 3. DIGITALIZZAZIONE DI TUTTE LE ISTANZE, DICHIARAZIONI E SEGNALAZIONI CHE CITTADINI ED IMPRESE DOVRANNO PRESENTARE ALL ENTE A. SUAP / SUE Con Deliberazione di G.C. n. 233 del è stato approvato il Regolamento dello sportello unico attività produttive ed edilizia SUAP/SUE, il quale stabilisce che le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività inerenti alle materie dell'ambiente e dell'ecologia, del commercio e delle attività produttive, dell'urbanistica e dell'edilizia privata, rientranti nel campo del SUAP/SUE, nonché i relativi elaborati tecnici e allegati, sono presentati esclusivamente in modalità telematica, attraverso il portale SUAP/SUE di Viadana, il cui indirizzo è I cittadini che non fossero 11

12 in possesso di apparecchiatura telematica e/o indirizzo di posta elettronica certificata, possono recarsi allo sportello SUAP/SUE, negli orari di apertura, muniti di CRSCNS (carta regionale dei servizic - carta nazionale dei servizi) e del proprio codice PIN di utilizzo della carta, dove un operatore abilitato provvederà a predisporre e inviare le eventuali comunicazioni da inoltrare allo sportello, facendo firmare le stesse digitalmente all'interessato. La presentazione con modalità diversa da quella telematica determina inammissibilità e irricevibilità delle istanze e delle comunicazioni e non comporta in ogni caso l'attivazione di alcun procedimento amministrativo. Lo sportello SUAP / SUE ha intrapreso la sua attività in via sperimentale il 20 gennaio Terminata positivamente tale sperimentazione, lo sportello telematico è divenuto una realtà consolidata del procedimento amministrativo in materia urbanistica, attività produttive ed ambiente, raggiungendo il livello massimo di dematerializzazione documentale ed amministrativa. Grazie a tale sistema gli utenti hanno un unico interlocutore, un unico punto di accesso per qualsiasi procedimento amministrativo in quanto lo sportello telematico unificato avvia e segue i procedimenti amministrativi dell impresa presso tutti gli enti coinvolti. Al fine del completamento del progetto resta unicamente da implementare il sistema mediante l integrazione con il software di protocollo informatico al fine di garantire tutti gli automatismi consentiti dalla procedura. B. UFFICIO TRIBUTI ON LINE Con Deliberazione del Commissario Straordinario F.F. di C.C. n. 4 del è stato approvato il nuovo regolamento comunale per l applicazione della IUC. In particolare al Titolo 1 art. 5 è stato stabilito che in applicazione delle disposizioni del D.L. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale, tutte le istanze, comunicazioni e dichiarazioni in materia di IUC ( IMU TASI TARI ) dovranno essere presentate dal contribuente in forma telematica, attraverso gli strumenti messi a disposizione dall Ufficio Tributi sul sito internet istituzionale : appositi form / programmi pubblicati nella sezione tributi del portale istituzionale; portale tributi con accesso personalizzato previa registrazione o tramite CRS/CNS; Posta elettronica ordinaria all indirizzo mail del Responsabile del Settore Tributi; Posta Elettronica Certificata all indirizzo PEC del settore tributi tributi@pec.comune.viadana.mn.it o all indirizzo istituzionale urp@pec.comune.viadana.mn.it Le disposizioni di cui sopra dovranno essere osservate dalle imprese in via esclusiva e dai cittadini in via principale e prevalente in quanto, in tale fase di prima applicazione, il privato cittadino che si trovi a dover presentare istanze, comunicazioni, dichiarazioni in materia di IUC ( IMU TASI TARI ) senza l ausilio di studi professionali, C.A.F o altri soggetti intermediari e che sia privo delle necessarie conoscenze e/o strumentazioni ed attrezzature informatiche, al fine degli adempimenti di cui sopra potrà, in ogni caso, recarsi presso gli appositi sportelli dell Ufficio Relazioni con il Pubblico. A fine dell attivazione dei sopra indicati servizi l Ufficio Tributi dovrà procedere a darne adeguata comunicazione ai contribuenti, ai consulenti, agli studi 12

13 professionali, ai C.A.F e/o altri soggetti intermediari e predisporre apposita sezione in evidenza sul sito internet istituzionale. C. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROVVEDIMENTI DEL SERVIZIO VIGILANZA Con Deliberazione del Commissario Straordinario F.F. G.C. n. 34 del Approvazione del piano triennale 2015/2017 di razionalizzazione delle spese di funzionamento è stata introdotta la DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROVVEDIMENTI DEL SERVIZIO VIGILANZA : nelle attività attinenti la gestione dell ufficio vigilanza si provvederà all incremento dell utilizzo dei sistemi informatici per il rilascio di autorizzazioni operando tramite il sistema in uso presso lo sportello SUAPSUE arrivando alla completa dematerializzazione dei documenti e dei provvedimenti amministrativi sia in fase di rilascio che di rinnovo. Verranno altresì impiegati sistemi di collegamento con nuove banche dati attraverso web sites e web application che premettano di velocizzare gli accertamenti (in particolare per l assicurazione dei veicoli) e di essere maggiormente incisivi sul controllo del territorio per una maggiore sicurezza della circolazione. Sempre relativamente a controllo del territorio attraverso il collegamento con piattaforme che consentano la verifica dei dati catastali, verrà aumentata la completezza dei controlli determinandone una maggiore efficacia D. DIGITALIZZAZIONE DEI CONTRATTI Con Deliberazione del Commissario Straordinario F.F. G.C. n. 34 del Approvazione del piano triennale 2015/2017 di razionalizzazione delle spese di funzionamento è stato recepito l obbligo normativo per cui i contratti pubblici di lavori, servizi o forniture verranno stipulati con atto pubblico notarile informatico, oppure in modalità elettronica. Il Decreto crescita (Dl 179/2012) ha introdotto questa importante novità nel Codice dei contratti pubblici, riformulando la disposizione che disciplina la formalizzazione dei rapporti tra stazioni appaltanti e operatori economici aggiudicatari (articolo 11 del Dlgs 163/2006). La stipula elettronica dei contratti per gli appalti pubblici semplifica le procedure e garantisce minori costi. L Ente provvederà a digitalizzare i contratti sia se ricorrono ad un notaio sia se interviene come ufficiale rogante il segretario comunale. L'articolo 52bis, in particolare, consente la sottoscrizione delle parti sia con la firma digitale sia con la firma elettronica, consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa. L'intervento del segretario comunale come ufficiale rogante segue lo schema operativo delineato dalla legge notarile, per cui anche in tal caso le sottoscrizioni delle parti possono essere acquisite con forma digitale o firma autografa scannerizzata. 13

14 Il passaggio più delicato è quello della registrazione del l'atto utilizzando il programma messo a disposizione dall'agenzia delle Entrate che consente anche il pagamento del l'imposta di registro e dell'imposta di bollo. Il flusso gestionale del contratto informatizzato si completa con la conservazione dei documenti in forma elettronica, che permetterà di risparmiare carta e spazi in archivio. La digitalizzazione dei contratti permetterà quindi di risparmiare carta, tempi per la sottoscrizione dei contratti e spazi per la loro archiviazione. Al fine del completamento del progetto risulta necessaria l integrazione con il software di protocollo informatico al fine di garantire tutti gli automatismi consentiti dalla procedura e la predisposizione di un progetto di conservazione sostitutiva dei documenti informatici. E. FATTURA ELETTRONICA La legge 24 dicembre 2007, n. 244, all'art. l, commi da 209 a 214, e s.m.i., introduce nell'ordinamento italiano l'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione. In ossequio a tali previsioni il DM 3 aprile 2013, n. 55, definisce una serie di regole tecniche e individua, per classi di pubbliche amministrazioni, le date di decorrenza dell'obbligo di fatturazione elettronica. In particolare per il Comune di Viadana a partire dal 31 marzo 2015 : - per i Fornitori l obbligo di emettere le fatture in formato elettronico verso la Pubblica Amministrazione Centrale: i Ministeri, le Scuole e gli Istituti di Istruzione Statale, le Caserme, le Agenzie Fiscali e gli Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale. - Per la Pubblica Amministrazione il divieto di pagare fatture che, da quella data non rispettano il nuovo formato. L applicativo in uso per la gestione della Contabilità del Comune di Viadana è già predisposto per l adempimento dell obbligo; tuttavia si rende necessaria l installazione dell apposita procedura, tutta una serie di cicli di formazione del personale dell Area Finanziaria, l adeguamento e la correzione di procedure e dati in collaborazione con il personale dell Area Finanziaria. Al fine del completamento del progetto risulta necessaria l integrazione con il software di protocollo informatico al fine di garantire tutti gli automatismi consentiti dalla procedura e la predisposizione di un progetto di conservazione sostitutiva dei documenti informatici. 4. DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La Recente pubblicazione sulla GU (n. 8 del 12/01/2015) del Dpcm del 13/11/2014 ha chiuso il cerchio del processo normativo attuato dal Cad per la digitalizzazione della PA: la totale dematerializzazione dei documenti diventa un imperativo dall 11 febbraio 2015 (data a partire dalla quale diventano operative le regole tecniche del Dpcm) e la PA, entro e non oltre agosto 2016, dovrà adeguarsi e gestire esclusivamente documenti informatici. Le norme pubblicate, in particolare, regolamentano il processo di formazione, di chiusura e di conservazione dei documenti informatici nei sistemi di gestione. Affinché diventino operative occorrono 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto in Gazzetta, ossia 14

15 sono in vigore dal 11 febbraio Le pubbliche amministrazioni avranno comunque 18 mesi di tempo (fino ad agosto 2016) per adeguarsi al decreto, prima di essere obbligate a completare il processo di dematerializzazione e a gestire i documenti in formato esclusivamente elettronico. Per i dirigenti che non rispetteranno gli obblighi di legge sono previste sanzioni. A. PASSAGGIO AL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO INTEGRATO CON I SOFTWARE DI GESTIONE DEGLI UFFICI E SERVIZI COMUNALI Dopo un periodo di sperimentazione con il protocollo informatico ottenuto in riuso dal Comune di Padova si rende necessario al fine di rispettare le scadenze sopra elencate passare ad una successiva fase di protocollazione informatica attraverso le seguenti azioni: Passaggio ad uno strumento che consenta la protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita e contemporaneamente la gestione documentale interna dell ente attraverso un sistema web che consenta l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti, amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizzando condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. Acquisizione digitalizzata di tutti i documenti da parte dei funzionari comunali al fine di ridurre ai limiti strettamente necessari i trasferimenti cartacei di atti e documenti attraverso corsi di formazione che rendano tutti gli operatori comunali in grado di attuare una gestione multimediale dell'immagine dei documenti ( acquisizione, archiviazione ottica, smistamento dei documenti) Gestione degli Iter amministrativi Workflow fino ad arrivare alla firma digitale dei singoli atti amministrativi con relativa adozione di sistemi in grado di garantire un iterazione tra i software di gestione di-protocollo, atti amministrativi, anagrafe e stato civile, suap-sue, tributi, rette scolastiche, altri servizi comunali, portale istituzionale. Raggiungimento di obiettivi di maggiore efficienza, trasparenza e partecipazione attiva attraverso l eliminazione progressiva di registri e documenti cartacei, la consultazione immediata dei protocolli inseriti e relativi allegati da parte di tutti gli uffici interessati, la razionalizzazione dei flussi documentali, la gestione delle firme digitali con conseguente maggiore trasparenza adottando strumenti in grado dii rendere possibile l accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini e imprese). APPROVAZIONE DEL IL MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI, documento che l Ente ha l obbligo di adottare e di pubblicare sul proprio sito web istituzionale. Il Manuale è un documento complesso che si occupa di regolamentare la politica documentale dell Ente a tutti i livelli: organizzativo, tecnologico, giuridico e archivistico; vi sono dettagliati i riferimenti alla legge corrente e descritte le buone pratiche da seguire per 15

16 poter gestire i flussi di lavoro in modalità digitale, nonché per formare e gestire correttamente l archivio, sia esso digitale, cartaceo o ibrido. Il DPCM 3/11/2014 ha ribadito la centralità e l importanza di tale manuale anche riguardo la successiva fase della conservazione del documento stesso. Pertanto occorre adeguare l attuale manuale di gestione del protocollo informatico al fine di trasformarlo nel Manuale di Gestione Informatica. B. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA I recenti obblighi normativi in materia di dematerializzazione e gestione documentale, in particolare la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni informatizzate, accompagnati da obblighi di comunicazione on line, uso di PEC e firma digitale, protocollo informatico, gestione documentale in workflow, suapsue, contratti digitali, fattura elettronica, e la sempre maggiore diffusione dell uso di PEC, firma digitale e documenti informatici anche al di fuori dei casi obbligatori per legge, rendono necessaria la conservazione sostitutiva dei documenti digitali dell Ente. La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici) e si esaurisce con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo Pertanto, il Comune di Viadana deve provvedere alla realizzazione di un progetto di Conservazione sostitutiva dei propri documenti informatici mediante le seguenti azioni: 1. INDIVIDUAZIONE DI UN SOGGETTO A CUI AFFIDARE IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSITUTIVA: Le pubbliche amministrazioni dovranno realizzare i propri processi di conservazione all interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o, in alternativa, potranno affidare tali processi a conservatori esterni, pubblici o privati, ma solo se accreditati ai sensi dell art. 44bis del Codice dell Amministrazione Digitale. Il CAD attribuisce all Agenzia per l Italia Digitale il compito di accreditare i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. La recente CIRCOLARE N. 65 del 10 aprile 2014 ha ridefinito le modalità per l accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l iscrizione in un apposito elenco pubblico. 16

17 Il Comune di Viadana dovrà pertanto provvedere all'archiviazione elettronica dei documenti dotandosi di un sistema di conservazione sostitutiva a norma CNIPA, ed, in particolare, conformemente a quanto previsto: dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 (G.U. n.112 del 16 maggio 2005) Codice dell'amministrazione digitale dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 e relative note esplicative dal Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n.52 dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo L INDIVIDUAZIONE DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE figura definita all interno della deliberazione del CNIPA n. 11/2004. I suoi compiti sono: 1. Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, organizzare i contenuti e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche al fine di consentirne l esibizione nel caso sia richiesta; 2. Archiviare e rendere disponibili in relazione ad ogni supporto di memorizzazione le seguenti informazioni: la descrizione dei contenuti di tutti i documenti; la descrizione e l identificazione del responsabile della conservazione; la descrizione e l identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, indicando i compiti di queste ultime; l indicazione delle copie di sicurezza; 3. Mantenere e rendere accessibile un archivio software con i programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; 4. Verificare il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione; 5. Assicurare la sicurezza fisica e logica del sistema usato per la conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione, adottando tutte le misure necessarie; 6. Definire e trascrivere tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l apposizione del riferimento temporale; 7. Assicurare che sia presente un pubblico ufficiale (tipicamente un notaio) in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento, garantendo a quest ultimo tutta l assistenza e le risorse necessarie per il compimento delle sue attività; 8. Verificare periodicamente la leggibilità effettiva dei documenti conservati, provvedendo, se necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. La cadenza di questi controlli non deve essere superiore ai cinque anni. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione e svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati; 17

18 Il responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi; Pertanto, il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, concentra su di se una certa mole di competenze: informatiche, legali e archivistiche e può essere figura interna o esterna all Ente. 3. L APPROVAZIONE DEL MANUALE DI CONSERVAZIONE mediante il quale l ente determina importanti scelte al livello organizzativo come le modalità per rintracciare i documenti da conservare o come produrre i pacchetti di versamento e conservazione, dove conservarli e come gestire l esibizione. 11. CRONOPROGRAMMA DEGLI INTERVENTI 1. SCADENZIARIO La fase di attuazione del Piano di Informatizzazione, dato l impatto sulla struttura organizzativa dovrà essere condotta con gradualità, tuttavia nel rispetto delle scadenze imposte dalla normativa vigente : TRASPARENZA E PARTECIPAZIONE ATTIVA DI CITTADINI E IMPRESE DIGITALIZZAZIONE DI TUTTE LE ISTANZE, DICHIARAZIONI E SEGNALAZIONI CHE CITTADINI ED IMPRESE DOVRANNO PRESENTARE ALL ENTE TRASPARENZA PARTECIPAZIONE ATTIVA SUAP / SUE UFFICIO TRIBUTI ON LINE DEMATERIALIZZAZ. DEI DOCUMENTI E DEI PROVVEDIMENTI DEL SERVIZIO VIGILANZA STRUMENTI ATTIVI STRUMENTI ATTIVI NUOVE FUNZIONALITÀ Carte dei Servizi, Pagamenti on line, Certificati con timbro digitale INTEGRAZIONE CON PROT. INFORMATICO ATTIVAZIONE SERVIZI ON LINE Tale obbiettivo deve essere costantemente perseguito attraverso l implementazione del sito internet istituzionale in particolare mediante l aggiornamento costante dei dati relativi a deliberazioni, determinazioni, regolamenti, open data, news e eventi. devono essere costantemente gestiti e monitorati al fine di garantirne i corretto e costante funzionamento ed al fine del buon esito delle funzionalità ai quali sono destinati ENTRO il DALLA DATA APPROVAZIONE PIANO / ENTRO MAGGIO 2015 DALLA DATA APPROVAZIONE PIANO DALLA DATA APPROVAZIONE PIANO 18

19 SCADENZIARIO IN MATERIA DI DEMATERIALIZZAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI DIGITALI DIGITALIZZAZIONE DEI CONTRATTI FATTURA ELETTRONICA PROTOCOLLO INFORMATICO PRODUZIONE ORIGINALI DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE INDIVIDUAZIONE SOGGETTO MANUALE DI CONSERVAZIONE RESPONSABILE CONSERVAZIONE RECEZIONE, GESTIONE PASSAGGIO AL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO INTEGRATO CON APPLICATIVI COMUNALI APPLICAZINE SUL PROTOCOLLO INFORMATICO AGGIORNAMENTO SISTEMI DI PROTOCOLLO INFORMATICO MANUALE DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO RIORGANIZZAZIONE PROGRESSSIVA DEI FLUSSI DOCUMENTALI, FINO A COESISTENZA DI DOCUMENTI CARTACEI E DIGITALI PROCEDURA DI AFFIDAMENTO PREDISPOSIZIONE ED APPROVAZIONE INDIVIDUAZIONE GIA IN ESSERE ALLA DATA APPROVAZIONE PIANO DAL 31 MARZO 2015 MAGGIO 2015 ENTRO IL 11 OTTOBRE 2015 ENTRO 11 OTTOBRE 2015 ENTRO 11 OTTOBRE 2015 DA 11 OTTOBRE 2015 ENTRO 11 AGOSTO 2016 DA MAGGIO 2015 APRILE 2015 DA MAGGIO CRITICITA Allo stato attuale, nella presente pianificazione è possibile distinguere fra quei procedimenti che possono essere digitalizzati entro breve tempo (anno 2015), e quei procedimenti per cui il sopra esposto cronoprogramma è subordinato ad alcune problematiche che andranno risolte a livello nazionale, così come previsto nell Agenda per la semplificazione Uno dei nodi critici è infatti rappresentato dai procedimenti le cui istanze prevedono l assolvimento dell imposta di bollo ed il cui atto finale è soggetto a pagamento diritti di segreteria, diritti di istruttoria procedimenti che non potranno essere operativi se non attivando idonee modalità di pagamento online con garanzia di scorporo automatico fra imposte riscosse dall ente comunale per conto di altri soggetti (cfr imposta di bollo) e somme che invece devono essere incassate direttamente dal Comune. 19

20 La soluzione di tale criticità costituisce preciso obiettivo della suddetta Agenda nazionale per la semplificazione, con soluzioni che si auspica mirino a mettere a disposizione di tutte le Amministrazioni dello Stato una piattaforma strutturata integrata che elimini il problema dei costi di riscossione. Anche l attivazione del servizio di rilascio on line dei certificati con timbro digitali essendo subordinata ad autorizzazione ministeriale e conseguente stipula di apposita convenzione con la Prefettura di Mantova, risulta subordinata alle tempistiche degli altri enti coinvolti. 3. CONCLUSIONI L attuazione del presente Piano, per complessità e dimensioni, è una delle sfide più complesse sino ad oggi condotte dalle PA italiane. Come si legge nell Agenda per la semplificazione Negli ultimi anni ci sono state molte semplificazioni annunciate, ma le norme introdotte sono spesso rimaste "lettera morta" perché è mancato il necessario impegno nell'attuazione. Occorre quindi un impegno preciso nella direzione dell attuazione degli obiettivi del presente piano, che va di pari passo con lo stanziamento di adeguate risorse economiche. Il vasto ambito di intervento, il fatto che ad essere coinvolta sia la totalità degli uffici comunali, il personale da formare, il numero di applicativi e base dati da collegare, i nuovi strumenti da acquisire e armonizzare, la mancanza di un coordinamento forte a livello nazionale: tutto questo rende la realizzazione del sistema previsto dal presente piano un percorso difficile eppure necessario nell ambito dell evoluzione della Pubblica Amministrazione e del suo rapporto con i cittadini. 12. MONITORAGGIO STATO DI REALIZZAZIONE DEL PIANO Per garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti dal Piano, l Ente adotta una metodologia di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento e realizzazione degli interventi pianificati secondo con realizzazione di un report generale sullo stato di avanzamento del Piano in modo da poter valutare risultati intermedi e finali raggiunti ed evidenziare eventuali scostamenti e le necessarie azioni correttive. 13. COMUNICAZIONE La comunicazione istituzionale è strumento essenziale per favorire e diffondere la fiducia nell azione dell Amministrazione e la consapevolezza dei processi di semplificazione amministrativa messi in atto per favorire il rapporto con le istituzioni. È altresì mezzo primario per informare tutti gli interessati, siano essi interni all amministrazione che cittadini, dello stato di attuazione del piano nonché per ottenere riscontro sulle modalità e sugli strumenti adottati. Dovranno quindi essere previste delle azioni informative destinate ai fruitori, ad esempio: pagine di informazione online sul sito istituzionale, materiale in distribuzione sui nuovi servizi, comunicazione ai media locali. 20