Prot. n /B35 Com. n. 524 Molinella, 30/04/2015. E p.c. Architetto Bevilacqua

Transcript

1 Prot. n /B35 Com. n. 524 Molinella, 30/04/2015 Al personale Docente Ai Collaboratori Sc. All Ufficio di segreteria E p.c. Architetto Bevilacqua manutenzioni.molinellafutura@comune.molinella.bo.it Oggetto: nuova procedura per richiesta interventi non urgenti e urgenti. Gentile Personale, in base alle ultime richieste del Comune in merito alle modalità operative da adottare per le richieste di intervento, si elencano le procedure da seguire in caso di richiesta di interventi non urgenti e interventi urgenti: A) procedura per segnalazioni non urgenti: 1 - il coordinatore o un docente del plesso, devono fare segnalazioni distinte per area di interesse, quindi interventi da eseguire all interno del plesso o da eseguire nell area esterna, e distinguere le tipologie per tipo di intervento anche se nella stessa scuola (es: una segnalazione per un water rotto, una diversa per una maniglia rotta anche se tutte dello stesso plesso). Si allegano i nuovi modelli (allegato 1 e 2). Le singole richieste devono essere consegnate all ufficio di segreteria (Uff. Protocollo); 2 l addetto al protocollo protocolla la richiesta utilizzando il titolario B35 in uscita e la inserisce nella posta per il Dirigente; 3 le richieste vengono visionate dal Dirigente (o in Sua assenza dal Vicario), che dispone l invio al Comune apponendo la firma; 4 - l ufficio Protocollo scannerizza la lettera e la invia tramite Prowedo al Comune di Molinella. Dopo averla trasmessa, sulla lettera deve essere riportato il numero di protocollo attribuito dalla procedura Prowedo. L originale e le copie eventualmente già fatte devono essere consegnate all ufficio Contabilità. 5 l ufficio Contabilità predispone l archiviazione: della stessa comunicazione: una copia nel titolario del protocollo, una copia nelle carpette della sicurezza nell Ufficio del Dirigente e una copia da consegnare al coordinatore del plesso richiedente (eccetto la scuola primaria e secondaria di I grado di Molinella); 6 il Coordinatore di plesso conserva la copia ricevuta nel registro dei controlli di prevenzione incendi../..

2 B) Procedura per segnalazioni urgenti: il personale non deve più contattare direttamente gli uffici comunali, ma deve seguire la seguente procedura: 1 - i docenti o i collaboratori scolastici in servizio nel plesso dove si verifica un urgenza devono telefonare immediatamente in Direzione (051/ ) e comunicare all addetto dell ufficio Protocollo l urgenza; 2 - l addetto dell ufficio Protocollo scrive nel modello allegato (allegato 3): a scuola: infanzia o primaria o secondaria di I grado b del plesso di: Molinella o San Martino o Marmorta o San Pietro o Selva c - richiesta: quanto riferito da chi telefona 3 - l addetto dell ufficio Protocollo, protocolla il modello sempre utilizzando come titolario il B35 in uscita, e lo fa vedere subito al Dirigente (o in Sua assenza al Vicario), che dispone l invio della comunicazione apponendo la firma. 4 L addetto all ufficio Protocollo utilizza uno dei due metodi, A) oppure B), di seguito elencati: - A) per . L addetto dell ufficio Protocollo scannerizza il modello, lo invia per e- mail all indirizzo manutenzioni.molinellafutura@comune.molinella.bo.it richiedendo la conferma di lettura e lo trasmette anche tramite Prowedo al Comune. Dopo averlo trasmesso, sul modello deve essere annotato il numero di protocollo attribuito dalla procedura Prowedo. Se la conferma di lettura non arriva entro un ora dall invio l addetto dell ufficio Protocollo provvede a contattare la società Molinella Futura tramite telefonata al numero fornito dal Comune e in possesso al personale dell ufficio di segreteria, sul modello (allegato 3) viene apposto i nominativi della persona che effettua la telefonata, di quella che risponde e l orario in cui è avvenuta la telefonata - B) tramite fonogramma telefonico. Tale procedura deve essere sempre seguita se la segnalazione urgente si verifica al di fuori dell orario operativo della società Molinella Futura, che risulta essere: dalle ore 8.00 alle ore dal lunedì al sabato e dalle ore alle ore del lunedì e del giovedì. Sul modello (allegato 3) deve essere apposto i nominativi della persona che effettua la telefonata, di quella che risponde e l orario in cui è avvenuta la telefonata 5 - i docenti o i collaboratori scolastici in servizio nel plesso dove si verifica un urgenza dovranno telefonare in segreteria all addetto dell ufficio Protocollo o in mancanza ad altro personale di segreteria( ) entro le ore dello stesso giorno della segnalazione o il giorno successivo se la segnalazione è stata fatta in tarda mattina, entro le ore se di sabato, per comunicare se il lavoro è stato eseguito; 6 - se il problema è stato comunicato per telefono e non è stato risolto l addetto dell ufficio Protocollo invia il modello per all indirizzo manutenzioni.molinellafutura@comune.molinella.bo.it e lo trasmette anche tramite Prowedo al Comune. Dopo averlo trasmesso, sul modello deve essere annotato il numero di protocollo attribuito dalla procedura Prowedo. Se l intervento è stato eseguito, l addetto del Protocollo appone sul modello la dicitura intervento eseguito in giornata, in questo caso la richiesta non viene più spedita ma passata all ufficio Contabilità per l archiviazione; 7 - l ufficio Contabilità predispone l archiviazione: della stessa comunicazione: una copia nel titolario del protocollo, una copia nelle carpette della sicurezza nell Ufficio del Dirigente e una copia da consegnare al coordinatore del plesso richiedente (eccetto la scuola primaria e secondaria di I grado di Molinella); 8 - il Coordinatore di plesso conserva la copia ricevuta nel registro dei controlli di prevenzione incendi. ET/ig

3 All ufficio protocollo allegato 3 PROWEDO protocollo n. del All arch. Bevilacqua manutenzioni.molinellafutura@comune.molinella.bo.it PROWEDO Oggetto: richiesta di intervento urgente. Si invia la seguente richiesta di intervento urgente : per fonogramma telefonico al numero alle ore del chiama risponde scuola (indicare infanzia o primaria o sec I grado) del plesso di (indicare Molinella o San Martino o Marmorta o San Pietro ) richiesta: (scrivere quanto viene riferito al telefono)

4 All ufficio protocollo allegato 1 PROWEDO protocollo n. del All Architetto Bevilacqua tramite PROWEDO OGGETTO: richiesta intervento/riparazione INTERNI Da compilare a cura dei docenti Il sottoscritto in qualità di personale docente del plesso di: scuola secondaria di primo grado di Molinella infanzia - primaria di Molinella - S.Martino - S.Pietro - Marmorta - Selva (barrare la scuola di interesse) Chiede il seguente tipo di intervento/riparazione Descrizione problema INTERNI (*) Luogo indicare il piano, la classe, il numero della stanza, n. porta REI per individuare il luogo dove effettuare la riparazione (*) indicare solo una tipologia di intervento alla volta Firma docente

5 All ufficio protocollo allegato 2 PROWEDO protocollo n. del All Architetto Bevilacqua tramite PROWEDO Da compilare a cura dei docenti OGGETTO: richiesta intervento/riparazione AREA ESTERNA Il sottoscritto in qualità di personale docente del plesso di: scuola secondaria di primo grado di Molinella infanzia - primaria di Molinella - S.Martino - S.Pietro - Marmorta - Selva (barrare la scuola di interesse) Chiede il seguente tipo di intervento/riparazione Descrizione problema AREA ESTERNA (*) Luogo indicare il piano, la classe, il numero della stanza, n. porta REI per individuare il luogo dove effettuare la riparazione (*) indicare solo una tipologia di intervento alla volta Firma docente