Sistema di Vendor Management Manuale Fornitore

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1 Sistema di Vendor Management Manuale Fornitore Pagina 1 di 38

2 INDICE GENERALE 1. Accesso al Sistema di Vendor Management 3 2. Qualifica nuovo fornitore 4 3. Autocandidatura nuovo fornitore 4 I. Accesso al Sistema di Vendor Management 4 II. Accettazione delle Condizioni 5 III. Dati di Provisioning 6 IV. Contatti per il processo di qualifica 9 V. Modulo Richiesta di Qualifica 9 VI. Valori della Produzione Aziendale 11 VII. Dati Sedi Operative 11 VIII. Country Fornitore 12 IX. Tipologia Fornitore 12 X. Requisiti di ammissione all iter di qualifica 13 XI. Selezione Gruppo Merce 15 XII. Requisiti del Gruppo Merce 17 XIII. Compilazione Requisiti Minimi Tecnici 17 XIV. Compilazione Requisiti Specifici di Valutazione 17 XV. Compilazione Requisiti HSEQ 18 XVI. Fine fase di provisioning Consultazione informazioni inserite in fase di provisioning Accettazione della candidatura Consultazione Dati Anagrafici Documentazione integrativa Rinuncia alla Qualifica Candidatura su un nuovo Gruppo Merce Rinnovo della Qualifica Aggiornamento della Qualifica Appendice Legenda simboli Assistenza 38 Pagina 2 di 38

3 1. Accesso al Sistema di Vendor Management Prima di accedere al Sistema di Vendor Management (SVM) i fornitori sono pregati di leggere le istruzioni presenti nel Portale Fornitore di Italgas La modalità di accesso a SVM è descritta nella pagina Accesso ai sistemi \ Sistema di Vendor Management. I nuovi fornitori ed i fornitori che non sono ancora stati inseriti nella Vendor List di Italgas devono accedere al Sistema di Vendor Management tramite il link Pagina 3 di 38

4 2. Qualifica nuovo fornitore Un NUOVO FORNITORE può essere candidato alla qualifica su proposta di Italgas o per autocandidatura. Nel caso in cui il fornitore sia Candidato da Italgas riceverà un di attivazione con Username e Password che inserirà nell home page del Sistema di Vendor Management. Dopo aver accettato il contenuto della pagina di Accettazione delle Condizioni completerà i dati anagrafici inseriti da Italgas. Nel caso di Autocandidatura il fornitore nell home page del Sistema di Vendor Management, cliccherà Invia la tua autocandidatura, e procederà come di seguito descritto. Il processo di qualifica per uno specifico Gruppo Merce prevede sia l inserimento di informazioni relative all azienda che informazioni specifiche relative ai Gruppi Merce. L esito di questo processo porta all attribuzione per ogni fornitore per ogni Gruppo Merce di uno stato di qualifica come descritto nel documento e specificato nell Appendice. 3. Autocandidatura nuovo fornitore I. Accesso al Sistema di Vendor Management Accedere al Portale Fornitori Italgas Accedere alla sezione Accesso ai sistemi e selezionare Sistema di Vendor Management Pagina 4 di 38

5 Nell area seguire le indicazioni per l accesso del Nuovo fornitore e successivamente selezionare Invia la tua candidatura II. Accettazione delle Condizioni Nella Pagina di Accettazione delle Condizioni leggere attentamente il contenuto delle Condizioni e selezionare i quattro campi Preso visione e accetto. Pagina 5 di 38

6 Al termine cliccare Avanti per accedere alla compilazione dei Dati di Provisioning III. Dati di Provisioning I Dati di Provisioning sono composti da due sezioni distinte: 1. Informazioni Azienda 2. Contatti per il processo di Qualifica NOTA BENE: Tutti i campi contrassegnati con l asterisco rosso (*) sono obbligatori pertanto la compilazione è necessaria per procedere. Informazioni Azienda La schermata sotto mostra i campi presenti nella sezione Informazioni Azienda. Quest ultima riporta in testata una nota in quanto i campi elencati di seguito non potranno più essere modificati autonomamente dopo il salvataggio: - Ragione sociale - Forma giuridica - Partita IVA - Codice Fiscale - Partita IVA UE - Identificativo Societario (solo per paesi extra UE) Nel caso in cui le informazioni inserite nei campi sopra indicati debbano essere modificate dopo il salvataggio dei dati, il fornitore dovrà mettersi in contatto direttamente con Italgas. Pagina 6 di 38

7 Campi identificativi societari A seconda della nazione della sede legale del fornitore l obbligatorietà dei campi Partita IVA, Codice Fiscale, Partita IVA UE e Identificativo Societario varia. Fornitori con sede legale in ITALIA: il campo CODICE FISCALE è obbligatorio Pagina 7 di 38

8 Fornitori con sede legale in PAESE UE: il campo PARTITA IVA UE è obbligatorio Fornitori con sede legale in PAESE EXTRA UE: il campo IDENTIFICATIVO SOCIETARIO è obbligatorio Pagina 8 di 38

9 IV. Contatti per il processo di qualifica Per la compilazione dei seguenti campi seguire le indicazioni fornite: - INDIRIZZO indicare l indirizzo della persona dell Azienda che si occuperà dei processi di qualifica. Quest indirizzo verrà utilizzato da Italgas per inviare tutte le comunicazioni relative al processo di qualifica - USERNAME: inserire lo stesso indirizzo indicato nel campo Indirizzo . Tale username verrà utilizzata dal contatto per accedere al Sistema di Vendor Management - FUSO ORARIO: per i fornitori italiani selezionare GMT+1 Terminata la compilazione di tutte le informazioni obbligatorie cliccare Salva. V. Modulo Richiesta di Qualifica Si accede ora alla schermata Modulo Richiesta di Qualifica. Si consiglia vivamente di presentarsi con il Modulo Richiesta di Qualifica già compilato e firmato digitalmente. Tale modulo è disponibile nella sezione dedicata del Portale Fornitori Italgas. Nel caso in cui non si disponga del modulo è possibile ottenerlo cliccando su Scarica Template. Occorre quindi compilare il modulo, farlo firmare digitalmente dalla persona competente. NOTA BENE: per caricare il documento è comunque sempre possibile eseguire un secondo accesso Per allegare il file firmato selezionare Clicca per allegare un file firmato digitalmente. Pagina 9 di 38

10 Cliccare Seleziona un File da Caricare e selezionare il file che deve essere allegato NOTA BENE: nel caso in cui il fornitore selezioni un file non firmato digitalmente il sistema darà immediatamente il seguente messaggio di errore. L estensione del file è doc pertanto NON firmato digitalmente Dopo aver selezionato il file cliccare Conferma Il nome del file caricato sarà pertanto visibile nella schermata. Cliccare Salva e Continua per proseguire. Pagina 10 di 38

11 VI. Valori della Produzione Aziendale Inserire i valori della produzione aziendale degli ultimi 3 (tre) esercizi e cliccare Salva e Continua Nel caso in cui la società sia di nuova costituzione inserire negli esercizi penultimo e ultimo il valore zero. VII. Dati Sedi Operative In questa schermata occorre indicare i dati di tutte le sedi operative dell Azienda come riportati nella Camera di Commercio. Pagina 11 di 38

12 NOTA BENE: Nel caso in cui il fornitore abbia più di 5 sedi operative al termine del quinto inserimento occorre valorizzare il campo Altre Sedi Operative (Risposta SI) presente fondo della schermata. Eseguito il salvataggio, il sistema darà la possibilità di inserire le ulteriori sedi operative. Completata la compilazione cliccare Salva e Continua. VIII. Country Fornitore In questa schermata occorre indicare dove si ha la sede legale, se in Italia o all Estero. In base alla scelta, verranno mostrate delle domande aggiuntive. Completata la compilazione cliccare Salva e Continua. IX. Tipologia Fornitore In questa schermata occorre selezionare la tipologia d Azienda tra quelle elencate. La selezione determinerà il percorso di qualifica applicabile. Pagina 12 di 38

13 X. Requisiti di ammissione all iter di qualifica In questa schermata occorre compilare i requisiti minimi di ammissione all iter di qualifica. Se la scelta della tipologia d Azienda ricade su Altri fornitori soggetti a procedura di Qualifica Italgas, le domande presentate saranno le seguenti: Se la scelta della tipologia d Azienda ricade su Prestatori d opera intellettuali individuali/studio Associato, le domande presentate saranno le seguenti: Se vi presentate come Consorzio, allora dovrete allegare l elenco e i dettagli delle Consorziate: Pagina 13 di 38

14 Per allegare a sistema i documenti richiesti, selezionare il file da caricare e procedere ad allegarlo a sistema. In caso di Template fornito da Italgas, occorre scaricarlo, compilarlo e ricaricarlo in corrispondenza del relativo campo. Il sistema effettuerà un controllo per i documenti in cui è prevista la firma digitale. NOTA BENE: nel caso in cui il fornitore selezioni un file non firmato digitalmente il sistema darà immediatamente il seguente messaggio di warning. Pagina 14 di 38

15 L estensione del file è doc pertanto NON firmato digitalmente XI. Selezione Gruppo Merce Si procede ora alla selezione del/dei Gruppi Merce (GM) per i quali si intende proporre la propria candidatura. L albero merceologico è strutturato in tre macro-aree: - Beni - Lavori - Servizi Cliccare Espandi per visualizzare i GM presenti all interno delle rispettive macro-aree. Pagina 15 di 38

16 La ricerca del GM può essere effettuata inserendo, in corrispondenza del campo Ricerca GM, il codice oppure la descrizione del GM ( vedi es. curve speciali) e successivamente cliccando Cerca. Il sistema evidenzierà in giallo l esito della ricerca restituendo il GM desiderato. Il fornitore dovrà apporre un flag vicino al GM e cliccare Conferma Selezione Corrente. NOTA BENE: il fornitore deve sempre selezionare l ultimo livello disponibile nell albero Gruppo Merce ovvero dove è possibile apporre il flag. Pagina 16 di 38

17 XII. Requisiti del Gruppo Merce Una volta confermata la selezione del/dei Gruppi Merce, l iter di qualifica prevede la compilazione, su ogni GM dichiarato, di uno o più dei seguenti pacchetti di requisiti (solo se previsti sul GM): Requisiti Minimi Tecnici Requisiti Specifici di Valutazione Requisiti HSEQ XIII. Compilazione Requisiti Minimi Tecnici Il Fornitore non dovrà prendere in considerazione eventuali sezioni del form in sola lettura dove compaiono dati che eventualmente sono alimentati da Italgas. Campo non editabile e compilato, ove previsto, da Italgas XIV. Compilazione Requisiti Specifici di Valutazione Analogamente, se previsto per lo specifico GM, sarà richiesta la compilazione dei Requisiti Specifici di Valutazione. Pagina 17 di 38

18 XV. Compilazione Requisiti HSEQ Infine, sempre se previsto per lo specifico GM, sarà richiesta la compilazione dei Requisiti HESQ. Una volta completato correttamente l inserimento dei Requisiti Minimi Tecnici, Specifici di valutazione e HSEQ richiesti, il fornitore procederà al salvataggio della documentazione. Da questo momento la pratica sarà in carico a Italgas che potrà contattare il fornitore per eventuali chiarimenti /integrazioni documentali (vedi Capitolo Documentazione tecnica integrativa). XVI. Fine fase di provisioning Una volta inseriti i dati richiesti nella fase di provisioning, ovvero al completamento di tutte le informazioni obbligatorie, compare il seguente messaggio: Per accedere nuovamente al sistema e verificare quanto inserito precedentemente in fase di registrazione, inserire le Username e Password temporanea ricevute via . Pagina 18 di 38

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20 4. Consultazione informazioni inserite in fase di provisioning Il fornitore, al termine del provisioning e fino alla comunicazione di accettazione / rifiuto della candidatura (Non di interesse) da parte di Italgas, potrà entrare nel Sistema di Vendor Management solo per consultare ed eventualmente modificare le informazioni inserite. Nell esempio sotto riportato il fornitore consulta e, se necessario, modifica i Valori della Produzione Aziendale. A seguito della modifica clicca Salva e Continua. Cliccando Continua con la compilazione si prosegue nelle schermate successive per apportare eventuali modifiche oppure Esci dal processo di Candidatura per uscire dal sistema. Pagina 20 di 38

21 5. Accettazione della candidatura A seguito dell accettazione della candidatura da parte di Italgas, il fornitore riceve un di conferma e un ulteriore mail con l indicazione della nuova password che, per ragioni di sicurezza, gli verrà richiesto di modificare al primo accesso Modica della password ricevuta. Pagina 21 di 38

22 6. Consultazione Dati Anagrafici Solo a seguito dell accettazione della candidatura è possibile consultare le informazioni inserite relative all anagrafica aziendale e alla persona di contatto per la qualifica. Cliccare Profilo Anagrafico. Nella schermata a cui si accede selezionare Dati Anagrafici per visualizzare i Dati Aziendali inseriti durante la fase di provisioning: NB. A seguito dell inserimento nella Vendor List di Italgas, in fondo alla schermata, verrà successivamente valorizzato il Codice SAP Fornitore, cioè il codice anagrafico di riconoscimento che viene attribuito a ogni Fornitoredi Italgas. Pagina 22 di 38

23 I seguenti campi relativi all anagrafica aziendale non possono essere modificati autonomamente dal fornitore. Se necessario occorre contattare Italgas: - Ragione sociale - Forma giuridica - Partita IVA - Codice Fiscale - Partita IVA UE - Identificativo Societario Per visualizzare i dati del referente di qualifica selezionare (in alto a destra) il nominativo proposto e cliccare su Profilo Utente. Nel caso in cui il fornitore volesse apportare delle modifiche ai dati inseriti cliccare Modifica. Pagina 23 di 38

24 Il sistema propone i dati inseriti in sede di provisioning. Tutti i campi possono essere modificati dal fornitore tranne la Username. Pagina 24 di 38

25 Per consultare le informazioni inserite durante la fase di provisioning, cliccare Requisiti si Ammissione. Pagina 25 di 38

26 7. Documentazione integrativa A seguito della valutazione della documentazione tecnica, Italgas può richiedere al fornitore un eventuale integrazione della documentazione ricevuta. Il fornitore sarà informato via e dovrà accedere al portale per prendere visione di quanto richiesto da Italgas, predisporre la documentazione integrativa e caricarla a sistema seguendo l indicazione sotto riportate. Accedere al Sistema di Vendor Management e cliccare Compilazione requisiti di qualifica. Si aprirà la schermata delle Richieste pervenute. Nella colonna Processo il fornitore ha l indicazione del Gruppo Merce a cui fanno riferimento le richieste che visualizza. Cliccare in corrispondenza del Gruppo Merce per accedere ai dettagli della richiesta di integrazione documentale. Pagina 26 di 38

27 Cliccare sul primo questionario e prendere visione della documentazione richiesta. Esempio: Richiesta di Documentazione Integrativa GENERICA e TECNICA Prendere visione di quanto richiesto da Italgas e, ove applicabile, scaricare gli allegati/template inseriti da Italgas che dettagliano la documentazione da predisporre Cliccare Modifica: Procedere con l inserimento di quanto richiesto da Italgas, allegando a sistema la documentazione integrativa predisposta. In caso di più file è necessario allegare un file zip. Una volta completato il caricamento inviare quanto richiesto a Italgas cliccando Invia. Pagina 27 di 38

28 A seguito dell invio dei form a Italgas le informazioni inserite non saranno più modificabili. Nel caso si necessiti di farlo contattare Italgas. Nel caso, prima del salvataggio dei dati inseriti, si debbano fare delle verifiche selezionare No, lo farò più tardi. Il sistema salverà tutti i dati inseriti. Pagina 28 di 38

29 8. Rinuncia alla Qualifica Il fornitore può rinunciare alla qualifica per un determinato GM durante la compilazione dei Requisiti Tecnici oppure successivamente all invio dei medesimi contattando Italgas che provvederà a rendere nuovamente modificabili i form specifici del GM. Nel caso di rinuncia accedere alla sezione Richieste Pervenute e cliccare sul form del GM. All interno del form c è la sezione Rinuncia Qualifica in cui il fornitore dovrà rispondere SI alla domanda Intendete rinunciare alla Qualifica sul GM in oggetto? e eventualmente indicarne un commento. Se previsto dal GM, nella videata il fornitore dovrà caricare un autodichiarazione di rinuncia su tutti i campi in cui è previsto un allegato obbligatorio. Conclusione del processo di qualifica Al termine del processo il fornitore riceverà una comunicazione da parte di Italgas in merito all esito della domanda di qualifica in cui sono contenute tutte le indicazioni per l acquisizione del documento finale con cui Italgas motiva le ragioni della sua scelta. Pagina 29 di 38

30 9. Candidatura su un nuovo Gruppo Merce Per poter aggiungere un nuovo Gruppo Merce alla lista esistente, il fornitore dovrà accedere alla sezione I miei Gruppi Merce: Cliccare su Aggiungi Gruppo Merce (GM) Successivamente riceverà da parte di Italgas una comunicazione di Accettazione della candidatura oppure Candidatura non di interesse (vedi esempi Capitolo 4) Se il fornitore aggiunge ulteriori Gruppi Merce prima dell accettazione di almeno uno dei Gruppi Merce inseriti in fase di nuova candidatura, il sistema riproporrà tutte le fasi del processo descritto presentando la completa compilazione dei campi ad eccezione dei requisiti specifici. Sarà cura del fornitore prendere visione e aggiornare la documentazione, in particolare i documenti soggetti a scadenza, già inseriti precedentemente nella sezione Requisiti Minimi di Ammissione. Candidatura da Italgas per nuovo Gruppo Merce Nel caso in cui il fornitore sia Candidato da Italgas su un nuovo Gruppo Merce riceverà un da parte di Italgas con la richiesta di procedere all inserimento della documentazione richiesta per lo spercifico GM. Le fasi successive del processo sono identitiche a quelle riportate nel paragrafo precedente ad esclusione della selezione del Gruppo Merce in quanto già effettuato di Italgas. Pagina 30 di 38

31 10. Rinnovo della Qualifica La Qualifica del fornitore per ciascun Gruppo Merce ha una validità di 3 anni dalla data di avvenuto inserimento nell Elenco Fornitori del Gruppo Italgas. Il fornitore che intenda quindi rinnovare la propria qualifica, deve procedere con l aggiornamento di quanto inserito. Il fornitore riceve una mail con la richiesta di Rinnovo da parte di Italgas. Accedere al Sistema di Vendor Management e cliccare su Compilazione requisiti di qualifica In Richieste pervenute, cliccare in corrispondenza del Gruppo Merce per accedere ai dettagli del rinnovo o dell eventuale aggiornamento. Una volta cliccato su Richiesta Rinnovo e/o Comunicazione Variazioni, procedere con la richiesta di rinnovo Pagina 31 di 38

32 e con l eventuale aggiornamento a seguito di variazioni di tipo fiscale, anagrafico, organizzativo o societario Caso di Rinuncia al Rinnovo Nel caso in cui il fornitore intenda rinunciare al rinnovo sul GM in oggetto è richiesto l inserimento della Dichiarazione con la motivazione della rinuncia firmata digitalmente ed un eventuale commento non obbligatorio. Cliccare su Salva e Continua e successivamente Invia. Pagina 32 di 38

33 Caso della Conferma Rinnovo Se il fornitore intende procedere con la Richiesta Rinnovo (*), occorre inserire il Modulo di Richiesta di Rinnovo firmato digitalmente. In quest ultimo potranno essere elencati tutti i GM per i quali si intende procedere con il rinnovo. Cliccare su Salva e Continua e successivamente Invia. Accettazione della richiesta di Rinnovo Una volta accettata la richiesta di Rinnovo, occorre procedere con l inserimento dei requisiti come. Il fornitore troverà già valorizzati i campi compilati in fase di prima qualifica. Per aggiornare o sostituire la documentazione allegata, cliccare Il simbolo corrispondenza del singolo documento. in Pagina 33 di 38

34 Selezionare il file da caricare e procedere ad allegarlo a sistema cliccando su Conferma. Anche in caso di rinnovo, il fornitore può rinunciare alla qualifica per un determinato GM durante la compilazione dei Requisiti Tecnici. Rifiuto della Richiesta di Rinnovo La richiesta di rinnovo da parte del fornitore può essere rifiutata da Italgas. Riceverà una Lettera Esito di Rinnovo rifiutata. Pagina 34 di 38

35 11. Aggiornamento della Qualifica Durante il periodo di validità della qualifica, Italgas può richiedere al fornitore un aggiornamento della documentazione inserita nel SVM. In questo caso, il fornitore riceve una mail con la richiesta di aggiornamento da parte di Italgas e, una volta effettuato l accesso al Sistema di Vendor Management, deve cliccare su Compilazione requisiti di qualifica. Pagina 35 di 38

36 12. Appendice Stati Processi di Qualifica Di seguito l elenco degli stati del Processo di Qualifica con le relative descrizioni: IN VENDOR LIST: per il GM in oggetto siete stati iscritti nell'elenco Fornitori di Italgas NUOVA CANDIDATURA: Italgas ha registrato con successo la candidatura sul GM in oggetto CANDIDATURA ACCETTATA: la candidatura è stata accettata per il GM in oggetto CANDIDATURA NON DI INTERESSE: in relazione ai fabbisogni previsti ed alla composizione della Vendor List societaria del GM in oggetto, la candidatura non riveste al momento l interesse di Italgas. Resta inteso che per questo GM, avendo registrato i Vostri riferimenti nel nostro database, Italgas vi potrà contattare per eventuali future necessità CANDIDATURA NON AMMESSA ALLA QUALIFICA: non siete stati ammessi alla qualifica per il GM in oggetto CANDIDATURA AMMESSA ALLA QUALIFICA : siete stati ammessi al processo di qualifica per il GM in oggetto. Se il GM è associato a un sistema di qualifica UE, Italgas informa che la durata del processo di qualifica potrà essere superiore a 6 mesi NON QUALIFICATO: il processo di qualifica per il GM in oggetto si è concluso negativamente REVOCATO: la qualifica per il GM in oggetto è stata revocata SCADUTO: la qualifica per il GM in oggetto è scaduta RINNOVO: è in corso un processo di rinnovo per la qualifica del GM in oggetto NON RINNOVATO: il processo di rinnovo per la qualifica del GM in oggetto si è concluso negativamente Pagina 36 di 38

37 13. Legenda simboli Pagina 37 di 38

38 14. Assistenza Per assistenza al Sistema di Vendor Management il fornitore può contattare l'help desk attivo dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle 17:30 numero di telefono indirizzo Pagina 38 di 38