PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI RECAPITO DELLA CORRISPONDENZA DELL AMMINISTRAZIONE REGIONALE CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO

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1 Dipartimento personale e organizzazione Amministrazione del personale PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI RECAPITO DELLA CORRISPONDENZA DELL AMMINISTRAZIONE REGIONALE CIG: E2 CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO 1

2 La Regione Autonoma Valle d Aosta bandisce una gara comunitaria nella forma della procedura aperta, ai sensi dell art. 55 del D.lgs. 163/2006, al fine di affidare il servizio di recapito della corrispondenza. Le caratteristiche del servizio oggetto dell appalto sono descritte dettagliatamente nel presente Capitolato, il quale sarà parte integrante del contratto che sarà stipulato con la Società aggiudicataria. ART. 1 - OGGETTO DELL APPALTO Costituisce oggetto della presente gara il servizio di recapito della corrispondenza in uscita dagli uffici della Regione Autonoma Valle d Aosta e destinata nel territorio nazionale e internazionale, comprensivo di affrancatura ove necessaria. ART. 2 DURATA DELL APPALTO Sarà stipulato con l Aggiudicataria un contratto nominativo della durata di 36 mesi (3 anni) L Aggiudicataria sarà obbligata a eseguire le prestazioni richieste nel rispetto delle condizioni, dei termini e delle modalità ivi prescritte. ART. 3 CORRISPONDENZA RISERVATA AL FORNITORE DEL SERVIZIO POSTALE UNIVERSALE Sono riservati al fornitore del Servizio Postale Universale (Poste Italiane spa) i seguenti servizi: servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari di cui alla legge 20 novembre 1982 n. 890 e successive modificazioni; servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di cui all articolo 201 del Decreto legislativo 30 aprile 1992, n ART. 4 VOLUMI, CORRISPETTIVO E BASE D ASTA I dati sottoelencati, relativi al fabbisogno prestazionale sono meramente indicativi, e in alcun modo vincolanti per l Amministrazione; in particolare, i quantitativi indicati e le tipologie costituiscono una stima su base annuale, ricavati da un analisi delle spedizioni effettuate e, pertanto, l Amministrazione si riserva la facoltà di aumentare o diminuire le quantità e di utilizzare le tipologie o le caratteristiche dei prodotti in relazione alle proprie effettive esigenze. Si sottolinea, inoltre, che i volumi di comunicazioni da postalizzare potrebbero subire delle variazioni in virtù dei processi di dematerializzazione dei documenti in fase di attuazione nella P.A. nel rispetto della normativa di settore. In caso di ordinativo inferiore all importo massimo di cui al presente articolo, l Aggiudicataria non può sollevare eccezioni e/o pretendere alcuna indennità, risarcimento o compenso a qualunque titolo, oltre il corrispettivo unitario per i beni ordinati. Pertanto ai sensi dell art. 311 del d.p.r. 207/2010, le prestazioni da fornire potranno essere aumentate o diminuite da parte dell Amministrazione nei termini e modalità previste dalla normativa sopracitata, ferme restando le condizioni di aggiudicazione, senza che l Aggiudicataria possa sollevare eccezioni o pretendere indennità. 2

3 Il corrispettivo massimo contrattuale del servizio è di euro ,8 oltre IVA. Non sono previsti oneri di sicurezza. Di seguito sono rappresentati i volumi e gli importi unitari a base d asta, suddivisi per tipologie di servizi e peso dell invio al netto dei ribassi proposti in sede di gara e al netto del costo del personale: Posta Ordinaria territorio nazionale PESO QUANTITA BASE D ASTA Fino a 20 gr ,70 da 21 a 50 gr ,75 da 51 a 100 gr ,75 da 101 a 250 gr ,60 da 251 a 350 gr ,60 da 351 a 1000 gr ,70 da 1001 a 2000 gr 240 4,70 TOTALE Posta Ordinaria Estero Zona 1 Fino a 20 gr ,85 da 21 a 50 gr ,60 da 51 a 100 gr ,50 da 101 a 250 gr ,00 da 251 a 350 gr 105 6,00 da 351 a 1000 gr 300 9,50 da 1001 a 2000 gr ,00 TOTALE 3205 Posta Ordinaria Estero Zona 2 Fino a 20 gr. 30 2,00 da 21 a 50 gr. 3 3,50 da 51 a 100 gr. 3 4,50 da 101 a 250 gr. 7,50 da 251 a 350 gr 9,00 da 351 a 1000 gr 15,00 da 1001 a 2000 gr 10 25,00 TOTALE 46 3

4 Posta commerciale Fino a 20 gr ,31 da 21 a 50 gr ,340 da 51 a 100 gr. 0,360 da 101 a 250 gr. TOTALE Posta Raccomandata Italia Fino a 20 gr ,30 da 21 a 50 gr ,40 da 51 a 100 gr ,40 da 101 a 250 gr. 30 5,10 da 251 a 350 gr 15 5,10 da 351 a 1000 gr 10 6,30 da 1001 a 2000 gr 0 6,30 TOTALE 1485 Posta Raccomandata con avviso di ricevimento Italia Fino a 20 gr ,00 da 21 a 50 gr ,10 da 51 a 100 gr ,10 da 101 a 250 gr ,80 da 251 a 350 gr 200 5,80 da 351 a 1000 gr 315 7,00 da 1001 a 2000 gr 60 7,00 da 2001 a gr 10 13,20 TOTALE Posta Raccomandata Zona 1 Fino a 20 gr. 3 4,80 da 21 a 50 gr. 3 6,40 da 51 a 100 gr. 7,00 da 101 a 250 gr. 8,50 da 251 a 350 gr 9,50 da 351 a 1000 gr 13,00 da 1001 a 2000 gr 19,00 TOTALE 6 4

5 Posta Raccomandata con avviso di ricevimento - Zona 1 Fino a 20 gr ,65 da 21 a 50 gr. 50 7,25 da 51 a 100 gr. 15 7,85 da 101 a 250 gr. 10 9,35 da 251 a 350 gr 20 10,35 da 351 a 1000 gr 45 13,85 da 1001 a 2000 gr 10 19,85 TOTALE 345 Posta Raccomandata con avviso di ricevimento - Zona 2 Fino a 20 gr. 10 6,45 da 21 a 50 gr. 3 8,15 da 51 a 100 gr. 8,85 da 101 a 250 gr. 11,85 da 251 a 350 gr 13,35 da 351 a 1000 gr 18,85 da 1001 a 2000 gr 29,85 TOTALE 13 Atti giudiziari Fino a 20 gr ,2 50 gr ,25 TOTALE 1600 Pacco ordinario standard Fino a 20 gr ,10 TOTALE 100 Pacco ordinario standard con avviso di ricevimento Fino a 20 gr. 5 9,80 TOTALE 5 Pieghi di libri Fino a 2000 gr ,28 da 2001 a 5000 gr 310 3,95 TOTALE

6 Pieghi di libri Diritto di raccomandazione + Avviso di ricevimento Fino a 2000 gr ,33 da 2001 a 5000 gr 20 7,00 TOTALE 1020 Pieghi di libri contrassegno Fino a 2000 gr 10 6,40 da 2001 a 5000 gr 9,07 TOTALE 10 ART. 5 - MODALITÀ DI PRESA IN CARICO E DI CONSEGNA DELLA CORRISPONDENZA La corrispondenza sarà consegnata per il recapito a un centro postale dell Aggiudicataria, sito nel comune di Aosta o comuni limitrofi fino ad un massimo di 10 km dalla sede dell Amministrazione (Piazza Deffeyes n. 1, Aosta), a spese e cura della stessa. L Aggiudicataria dovrà prendere in carico la corrispondenza verificando puntualmente i pezzi e fornendo puntuale riscontro all Amministrazione. L Aggiudicataria provvederà a comunicare all Amministrazione le specifiche di confezionamento e presentazione dei plichi, adeguate alle sue necessità, affinché il recapito possa essere svolto rispettando i livelli di servizi richiesti dal presente Capitolato. Gli orari per la consegna della corrispondenza, che comunque dovrà essere garantita tutti i giorni lavorativi, saranno concordati con l Aggiudicataria. La data di presa in carico è la data del ritiro della corrispondenza da parte dell Aggiudicataria e dovrà essere riportata sulla distinta che dovrà contenere i seguenti elementi minimi: denominazione ed indirizzo dell ufficio che spedisce; data di spedizione; tipologia dell invio, quantità, formato e scaglioni di peso e relativi corrispettivi; firma dell impiegato dell Aggiudicataria che ha compilato la distinta e timbro del relativo ufficio speditore. Eventuali altre informazioni necessarie al perfezionamento della suddetta distinta saranno concordate con l Aggiudicataria. La distinta dovrà essere redatta almeno in duplice copia, una per l Amministrazione ed una per l Aggiudicataria. L addetto al ritiro della posta dovrà provvedere in ogni caso a un controllo delle distinte, verificando la corrispondenza tra i dati in esse contenuti e i plichi oggetto di spedizione (in termini di quantità, tipologie, peso); dovrà apporre sulle distinte un timbro a data, corrispondente alla data di presa in carico, con numero progressivo e firmare il documento. Una copia della distinta validata è riconsegnata per ricevuta all Amministrazione. Si fa presente che la data apposta a cura dell Aggiudicataria sulla distinta di spedizione è quella a decorrere dalla quale è calcolata la tempistica per la postalizzazione e, quindi, le eventuali penali. In caso di non corrispondenza tra quanto indicato nella distinta e quanto effettivamente consegnato, è cura dell Aggiudicataria comunicarlo tempestivamente all Amministrazione affinché siano adottati i provvedimenti necessari. 6

7 Ove, invece, si riscontrino difformità tra quanto indicato nella distinta di spedizione e la corrispondenza da spedire dovrà essere segnalata l anomalia al personale responsabile dell Amministrazione, entro 48 ore dalla data di presa in carico, al fine di procedere alle opportune correzioni. L Aggiudicataria dovrà garantire una copertura diretta per il recapito della corrispondenza su almeno il 70% del territorio nazionale. Sarà cura dell Aggiudicataria provvedere, a proprie spese, alla spedizione tramite il servizio postale universale, della corrispondenza relativa alle zone non coperte direttamente. L Aggiudicataria dovrà garantire un adeguato numero di strutture dislocate sul territorio, al fine di ridurre il più possibile la distanza che ogni singolo utente dovrà percorrere per il ritiro delle giacenze. L Aggiudicataria dovrà garantire l adozione di procedure idonee per la gestione della corrispondenza nel rispetto delle norme sulla riservatezza delle informazioni personali. Dovrà, altresì, essere garantita la separazione materiale dei plichi affidati alle strutture in questione da altra corrispondenza trattata dall Aggiudicataria, al fine di permettere un pronto e tempestivo monitoraggio della stessa. Inoltre, dovrà assicurare che la custodia della corrispondenza e dei dati in essa contenuti sia finalizzata a garantire la sicurezza contro il furto e lo smarrimento della stessa. Le strutture utilizzate per il deposito delle giacenze e i punti di raccolta della corrispondenza dovranno garantire la non divulgazione dei dati e il rispetto dei requisiti summenzionati. Completata la fase di accettazione della corrispondenza da parte dell Aggiudicataria, quest ultima procederà, se necessario, all affrancatura della corrispondenza stessa ed alla sua consegna presso gli indirizzi di destinazione, nei tempi previsti per ciascuna tipologia di prodotto indicati nel successivo art Ricevuta di ritorno (A/R) L Aggiudicataria dovrà restituire all Amministrazione la ricevuta di ritorno, avente valore probatorio, debitamente firmata e datata dal destinatario all atto della consegna, affinché il mittente abbia conoscenza dell avvenuta consegna Avviso di giacenza Nelle ipotesi in cui la consegna, da effettuarsi entro i termini previsti, non vada a buon fine (assenza del destinatario o di altra persona delegata al ritiro), l Aggiudicataria dovrà lasciare presso l indirizzo di recapito del destinatario un avviso di giacenza, che dovrà riportare i seguenti elementi minimi: il luogo ove ritirare la posta, l indicazione degli orari per il ritiro, gli estremi del mittente, i recapiti dell Aggiudicataria ed il limite massimo temporale per il ritiro. Nelle zone in cui l Aggiudicataria non ha punti di giacenza sul territorio, la stessa dovrà lasciare presso l indirizzo di recapito un avviso di cortesia recante il contatto telefonico per concordare un eventuale appuntamento per effettuare un ulteriore tentativo di recapito e/o consegna. Qualora il destinatario non contatti l Aggiudicataria per fissare il suddetto appuntamento, deve essere esperito un secondo tentativo di consegna. Nel caso in cui anche questo tentativo non vada a buon fine, l Aggiudicataria dovrà lasciare un avviso di giacenza. La corrispondenza dovrà restare giacente, presso strutture idonee ubicate sul territorio e a disposizione del destinatario per un periodo massimo di 30 giorni solari trascorsi i quali nell eventualità in cui il plico non venga ritirato dal destinatario della comunicazione o da soggetto delegato presso le Strutture deputate alla giacenza, l Aggiudicataria provvederà a restituirlo all Amministrazione. 7

8 5.3 Mancato recapito In caso di corrispondenza inesitata che non è stato possibile in alcun modo recapitare al destinatario o ad altro soggetto legittimato, la corrispondenza di qualsiasi tipologia dovrà essere restituita direttamente all Amministrazione. L Aggiudicataria dovrà specificare sulla busta il motivo del mancato recapito, facendo riferimento ad una delle motivazioni di seguito elencate: destinatario sconosciuto; destinatario irreperibile; destinatario deceduto; destinatario trasferito; indirizzo inesatto; indirizzo inesistente; indirizzo insufficiente; invio rifiutato. 5.4 Restituzione cartoline A/R, compiuta giacenza e mancato recapito I plichi compiuta giacenza, mancato recapito e gli avvisi di ricevimento saranno restituiti all Amministrazione. Sarà onere dell Aggiudicataria predisporre una distinta di accompagnamento contenente le indicazioni per la corretta identificazione dei documenti riconsegnati. In caso di corrispondenza tra il numero di scatole fisiche e la quantità riportata nella distinta, l addetto dell Amministrazione firmerà la presa in carico e ne lascerà copia all Aggiudicataria. In caso di difformità ne sarà data evidenza a quest ultima. ART. 6 - TEMPISTICA DELLE ATTIVITÀ DI CONSEGNA DELLA CORRISPONDENZA Per quanto riguarda la tempistica di consegna della corrispondenza ai destinatari, per ogni tipologia di spedizione il recapito dovrà essere effettuato secondo quanto segue. Ordinaria per l Italia Consegna entro in 3 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico; Posta non massiva per l estero Ordinaria Internazionale - Consegna entro 7 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), oltre quello di presa in carico, per gli invii diretti a Paesi Europei; - Consegna entro 8 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), oltre quello di presa in carico, per gli invii diretti a Paesi non Europei del bacino del Mediterraneo; - Consegna entro 9 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), oltre quello di presa in carico, per gli invii diretti a Paesi del Nord America ; - Consegna entro 10 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), oltre quello di presa in carico, per gli invii diretti a Paesi del resto delle Americhe, in Asia ed in Oceania; - Consegna entro 11 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), oltre quello di presa in carico, per gli invii diretti ad altri Paesi dell Africa. Posta Raccomandata con o senza A/R per l Italia Consegna entro 5 giorni lavorativi oltre quello di presa in carico (esclusi sabato e festivi) per quanto riguarda il primo tentativo di recapito. 8

9 Posta Raccomandata con o senza A/R per l estero - Consegna entro 6 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico per gli invii diretti a Paesi Europei - Consegna entro 10 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico per gli invii diretti a Paesi del bacino del Mediterraneo - Consegna entro 14 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico per gli invii diretti a Nord America; - Consegna entro 20 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico per gli invii diretti a Altri Paesi dell Africa, dell Asia, delle Americhe ; - Consegna entro 14 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello di presa in carico per gli invii diretti a Oceania. Posta commerciale Consegna entro 7 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello della presa in carico. Pacchi e piego libri Consegna entro 3 giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi) oltre quello della presa in carico. ART. 7 - PENALI L Aggiudicataria sarà assoggettata al pagamento di una penale pari al 0,5 per mille del valore netto contrattuale per ogni giorno di ritardo rispetto alle tempistiche di consegna determinate nel precedente art. 6. In caso di parziale o totale inadempimento di uno o più degli obblighi di cui al presente capitolato, l Amministrazione ha facoltà di applicare una penale giornaliera compresa tra lo 0,5 per mille e 1 per mille del valore netto contrattuale in relazione all entità dell inadempimento. La sanzione sarà applicata, previsa contestazione all Aggiudicataria dell inadempimento o abuso rilevato e sarà possibile rivalersi sulla cauzione definitiva. L Amministrazione, a seguito dell applicazione di n. 3 penali nel corso della durata del contratto potrà, a proprio insindacabile giudizio, procedere alla risoluzione del contratto senza oneri aggiuntivi e fatto salvo l eventuale risarcimento danni. ART. 8 - PAGAMENTI E FATTURAZIONE L Aggiudicataria emetterà regolari fatture mensili posticipate intestate a: Regione Autonoma Valle d Aosta Dipartimento personale e organizzazione Amministrazione del personale e contenente i seguenti elementi: date e atti del contratto numero CIG importo espresso in Euro eventuale esplicitazione di esenzione I.V.A. ai sensi di legge dati relativi al pagamento (nominativo banca, numero di conto corrente dedicato Codice IBAN) ogni altra informazione utile Il pagamento di ogni singola fattura avrà luogo entro 30 (trenta) giorni solari dalla data di dall attestazione della regolare esecuzione ovvero, se successiva, dalla data di presentazione delle fatture, mediante ordine di bonifico, con spese e/o costi connessi, a carico dell Aggiudicataria, su conto corrente segnalato dalla stessa che dovrà rispettare le disposizioni di cui all art. 3 della legge n. 136/2010 con assunzione, da parte dell Aggiudicataria stessa, degli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari, così come dettagliatamente previsto nello schema di contratto. 9

10 ART. 9 - GARANZIE Prima della stipula del contratto, l Aggiudicataria deve prestare garanzia fideiussoria definitiva così come previsto dall art. 113 del D.lgs. 163/2006. ART. 10 RISOLUZIONE Ai sensi dell articolo 1456 del c.c., l Amministrazione potrà risolvere di diritto il contratto, previa dichiarazione da comunicarsi all Aggiudicataria mediante raccomandata A/R, nei casi dettagliatamente indicati nello schema di contratto. ART RECESSO L Amministrazione si riserva il diritto di recedere in qualunque tempo dal contratto, qualora, per effetto di una riforma generale del sistema inerente al servizio posta o comunque in tutti i casi in cui, per effetto di modificazioni sostanziali nell attuale regime normativo e gestionale, la stessa ritenga l appalto non più rispondente all interesse pubblico. L esercizio del diritto di recesso è preceduto da formale comunicazione all Aggiudicataria, da darsi con un preavviso non inferiore a 30 (trenta) giorni, decorsi i quali l Amministrazione prende in consegna il servizio ed effettua la verifica di conformità definitiva. All Aggiudicataria sarà riconosciuto quanto spettante per le attività svolte e per le attività inerenti alle gestioni in corso, espressamente rinunciando quest ultimo a qualsiasi pretesa di indennizzo e/o risarcimento e/o rimborso. ART. 12 DIVIETO DI CESSIONE E vietata, da parte dell Aggiudicataria la cessione anche parziale del contratto, fatti salvi i casi di cessione di azienda e atti di trasformazione, fusione e scissione di imprese per i quali si applicano le disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 163/2006. ART. 13 SUBAPPALTO Il subappalto è ammesso, previa autorizzazione dell Amministrazione, a condizione che il concorrente abbia indicato all atto dell offerta le parti del servizio che intenderebbe subappaltare. Al riguardo sarà applicata la disciplina dettata dall art. 118 del D.Lgs. 163/2006. ART. 14 SOTTOSCRIZIONE DEL CONTRATTO E SPESE CONTRATTUALI Il contratto di cui sopra sarà stipulato in forma pubblica amministrativa con modalità elettronica (firma elettronica qualificata) in conformità a quanto previsto dall art. 11, comma 13 del D.lgs. 163/2006 come modificato dalla legge n. 221/2012. Tutte le spese, imposte o tasse, inerenti o conseguenti alla stipulazione del contratto, nessuna esclusa, sono a carico dell Appaltatore. Il versamento deve essere effettuato entro cinque giorni dalla stipula del contratto. Ove il versamento avvenga con ritardo, l importo viene aumentato degli interessi legali per la durata del ritardo. 10

11 L imposta sul valore aggiunto, a cui sono soggette, alle aliquote di legge, le prestazioni dedotte nel presente contratto, è a carico dell Amministrazione. ART. 15 DEFINIZIONE DEI CONTENZIOSI E DELLE CONTROVERSIE Per la definizione delle eventuali controversie insorte tra l Amministrazione e l Aggiudicataria, si applica il decreto legislativo 163/2006. Per ogni eventuale controversia resta fissata la giurisdizione ordinaria presso il Tribunale territorialmente e funzionalmente competente. ART. 16 DOMICILIO L Aggiudicataria deve eleggere e dichiarare esplicitamente il luogo del proprio domicilio, al quale resta inteso che l Amministrazione può inviare, per tutta la durata del contratto, avvisi, richieste, atti giudiziari ed ogni altra comunicazione di qualsiasi natura potesse occorrere. ART. 17 DIRETTORE DELL ESECUZIONE In ottemperanza a quanto previsto dall art. 300 del d.p.r. 207/2010 e tenuto conto che in caso di prestazioni di importo superiore a , il Direttore dell esecuzione del contratto è soggetto diverso dal responsabile del procedimento, l Amministrazione nomina il Direttore dell esecuzione del contratto che svolgerà le seguenti funzioni: - provvede al coordinamento, alla direzione e al controllo tecnico-contabile dell esecuzione del contratto stipulato dall Amministrazione; - assicura la regolare esecuzione del contratto verificando che le attività e le prestazioni contrattuali siano eseguite in conformità dei documenti contrattuali ART. 18 TUTELA DELLA PRIVACY Ai sensi per gli effetti dell art. 18 del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice della Privacy) e successive modificazioni, i dati raccolti saranno trattati, anche con strumenti informatici, esclusivamente nell ambito del procedimento in argomento e per lo svolgimento delle attività e per l assolvimento degli obblighi previsti dalle leggi in materia. ART. 19 CORRISPONDENZA Tutta la corrispondenza inerente al contratto da parte dell Aggiudicataria, fatture incluse, deve essere inoltrata al seguente indirizzo: REGIONE AUTONOMA VALLE D AOSTA Dipartimento personale e organizzazione Struttura Amministrazione del personale Piazza Deffeyes n AOSTA 11

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