DATI IDENTIFICATIVI DEL DOCUMENTO

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1 DATI IDENTIFICATIVI DEL DOCUMENTO REV. DATA EMISSIONE REDATTO COMPLIANCE MANAGER Angelo Parma APPROVATO DIRETTORE DIVISIONE SISTEMI Mattia Panebianco gennaio 2014 TABELLA DELLE REVISIONI Rev. Data rev. Descrizione/sintesi della revisione ( le parti modificate sono evidenziate mediante barra laterale ) RT-29 Rev. 02 e nota Accredia Integrazioni ED Accredia Commenti ED Accredia Prima emissione RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 1 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

2 REGOLAMENTO CERTIFICAZIONE DI SERVIZIO IN ACCORDO AL REGOLAMENTO (CE) 842/ Generalità 1.1 Principi Il presente Regolamento definisce la metodologia operativa che regola i rapporti tra KIWA Italia S.p.A. (d ora in avanti KIWA ) e le Organizzazioni (Aziende) nell erogazione dei servizi di Certificazione di servizio in accordo ai requisiti della norma UNI CEI EN Nella sua attività di certificazione KIWA applica i seguenti principi: le politiche, le strategie, le procedure non sono discriminatorie: l accesso ai servizi di certificazione è consentito a qualsiasi Azienda che ne faccia richiesta in osservanza al presente Regolamento, senza alcuna condizione selettiva di natura commerciale, finanziaria o d appartenenza a particolari associazioni. totale imparzialità e indipendenza, assicurate mediante le seguenti misure: svolgimento delle attività di certificazione assegnato a personale non avente alcun interesse nell Azienda oggetto di certificazione, tenuto a osservare le regole comportamentali e di indipendenza stabilite da KIWA; netta separazione tra il personale che esegue le attività di audit e quello che partecipa alla decisione di certificazione; puntuale gestione dei reclami, ricorsi e contenziosi, così come definito nel 9 del presente Regolamento; totale astensione dallo svolgimento di attività di assistenza sui possibili accorgimenti necessari per portare alla conformità i servizi per i quali è stata richiesta la Certificazione. Il mantenimento dei requisiti di imparzialità e indipendenza è inoltre oggetto di costante supervisione da parte del Comitato di Salvaguardia dell Imparzialità, costituito da membri esterni a KIWA. 1.2 Definizioni Certificazione di servizio In questo Regolamento il termine certificazione sta a indicare tutte le attività eseguite da KIWA, sulla base delle quali dichiara, con un elevato grado di fiducia, che un servizio possiede tutti i requisiti dello schema di certificazione, definiti in una Linea guida di valutazione (Documento Tecnico) o in altro documento normativo, dichiarati applicabili da KIWA stessa ai fini della certificazione. I termini utilizzati fanno riferimento alle definizioni riportate in: ISO 9000:2005 UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005 UNI CEI EN 45020:2007 Documenti Tecnici di riferimento RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 2 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

3 1.3 Riferimenti UNI CEI EN Ed IAF GD5:2006 ISO/IEC Guide 67:2004 DPR n. 43 del Regolamenti CE n. 842/ / /2008 Accredia - RG-01 Rev. 02 Accredia - RG-09 Rev. 04 Accredia RT-29 Rev. 02 Documenti Tecnici di riferimento (D.T. KI-0842) 1.4 Campo di applicazione Il presente regolamento si applica alle attività di: Installazione, manutenzione o riparazione di apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 303/2008. Installazione, manutenzione o riparazione di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra, in base alle disposizioni del Regolamento (CE) n. 304/2008. Il presente regolamento è anche disponibile sul sito KIWA ( 1.5 Pre-requisiti L Azienda, prima di intraprendere l iter di Certificazione con KIWA, deve soddisfare i seguenti requisiti: impiegare personale certificato, ai sensi dell Art. 9 comma 1 del DPR n. 43, in numero sufficiente da coprire il volume d attività previsto. A tal fine l impresa dovrà indicare i nominativi e i numeri di certificato del suddetto personale; Il numero delle persone certificate, determinate dal fatturato riferito delle attività di installazione manutenzione, riparazione degli impianti di refrigerazione, condizionamento d aria, pompe di calore o di impianti fissi di protezione antincendio e di estintori, è calcolato come segue: Deve essere prevista una persona certificata ogni euro di fatturato annuo specifico (media ultimo triennio) relativo alle attività oggetto di certificazione escluse apparecchiature e materiali. dimostrare che il personale impegnato nelle attività per cui è richiesta la certificazione abbia a disposizione gli strumenti e le procedure necessari per svolgerle; predisporre un Piano della qualità (PdQ) di cui al DPR n. 43 allegato B, relativamente al servizio che intende sottoporre a certificazione, seguendo le istruzioni fornite da KIWA con il documento Linee Guida per la predisposizione del Piano della qualità F-gas. accettare le condizioni previste dal presente Regolamento; garantire l assistenza al Gruppo di Audit di KIWA durante l Audit di Certificazione; autorizzare l accesso agli stabilimenti, alle aree e alle informazioni necessarie per svolgere l Audit; RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 3 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

4 designare un proprio Rappresentante come interlocutore principale del Gruppo di Audit e far svolgere a eventuali consulenti presenti durante l Audit il ruolo di osservatore; autorizzare l accesso e consentire la presenza (ove applicabile) agli osservatori (Es. Ispettori dell Ente di Accreditamento, auditor in fase di formazione ed addestramento); L Azienda è inoltre responsabile dell applicazione dei requisiti previsti dalle norme vigenti in materia di sicurezza sul luogo di lavoro. In assenza di disposizioni cogenti, l Azienda si impegna a fornire a KIWA un informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti nell ambiente in cui sono destinati a operare gli Auditor. L Azienda si impegna, quindi, ad attuare, nonché promuovere, attraverso l apposito incaricato designato, le misure di protezione e prevenzione dai rischi sul luogo di lavoro che incidono sulle attività degli Auditor di KI- WA e che richiedono la tutela sia dei lavoratori, sia di tutti gli altri soggetti che operano o che comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro. 2 Certificazione iniziale 2.1 Domanda di certificazione e attivazione iter di certificazione L Azienda che intende richiedere una certificazione contatta KIWA che gli invia quindi il Questionario Informativo (Q.I.) via mail o gli fornisce indicazioni circa come scaricarlo dal sito web KIWA, sulla base delle informazioni contenute nel Questionario Informativo, elabora un Offerta, dettagliando i costi e menzionando il D.T.- KI-0xxx di riferimento e la invia all Azienda allegando la Richiesta di Certificazione, il presente Regolamento e le condizioni Generali di Vendita. Ove intenda accettare l Offerta, l Azienda deve far pervenire a KIWA: - richiesta di certificazione debitamente compilata e firmata da un Legale Rappresentante; - certificato iscrizione C.C.I.A.A. in data non anteriore a 6 mesi, o altro documento equivalente; - elenco dei cantieri attivi (ove applicabile); - documentazione attestante il pagamento dell'acconto concordato (ove applicabile). La restituzione a KIWA della Richiesta di Certificazione, compilata e firmata da parte dell Azienda, costituisce la richiesta formale per le attività di Certificazione, nonché l accettazione delle condizioni contrattuali ed economiche (definite dall Offerta), delle condizioni tutte contenute nel presente Regolamento, nonché delle Condizioni Generali disponibili sul sito e allegate in copia all Offerta. Il ricevimento della documentazione richiesta costituisce l avvio dell iter di Certificazione. KIWA quindi invia all Azienda il documento Linee Guida per la predisposizione del Piano della qualità F-gas che contiene le istruzioni necessarie per la predisposizione del Piano della qualità e comunica, con debito anticipo, all Azienda i nominativi del Gruppo di Audit; qualora sussistano conflitti di interesse, l Azienda può chiederne la sostituzione, entro 3 giorni lavorativi, formalizzando e motivando la richiesta. Nel caso in cui l Azienda intenda recedere dal contratto prima di aver ottenuto il Certificato di Conformità, sarà tenuta al pagamento delle spese già sostenute (es. audit già eseguiti) più le spese di chiusura della pratica di certificazione, secondo quanto stabilito nell ultima offerta valida. Successivamente all attivazione dell iter di certificazione e durante tutto il periodo di validità del contratto con KIWA, l Azienda è tenuta a informare tempestivamente KIWA di ogni modifica significativa del proprio Servizio, compreso il numero di personale coinvolto, con relativi nominativi e numeri di certificato. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 4 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

5 2.2 Pianificazione audit KIWA concorda con l Azienda la data dell audit iniziale di certificazione e gli invia, con debito preavviso, il Piano di Audit. L'Azienda è altresì tenuta a garantire l'eventuale accesso agli ispettori dell'organismo di Accreditamento per l'esecuzione delle verifiche in accompagnamento agli ispettori KIWA. L'Azienda è tenuta inoltre a fornire completa collaborazione al Gruppo di Audit (GA) rendendo loro disponibile la documentazione necessaria. L Azienda è inoltre responsabile dell applicazione dei requisiti previsti dalle norme vigenti in materia di sicurezza sul luogo di lavoro. In assenza di disposizioni cogenti, l Azienda si impegna a fornire a KIWA un informativa completa e dettagliata relativa ai rischi specifici esistenti nell ambiente in cui sono destinati a operare gli Auditor. L Azienda si impegna, quindi, ad attuare, nonché promuovere, attraverso l apposito incaricato designato, le misure di protezione e prevenzione dai rischi sul luogo di lavoro che incidono sulle attività degli Auditor di KIWA e che richiedono la tutela sia dei lavoratori, sia di tutti gli altri soggetti che operano o che comunque sono presenti nel medesimo ambiente di lavoro. 2.3 Esecuzione audit Prima dell inizio delle attività, il Gruppo di audit (GA) tiene una riunione con la Direzione dell Azienda al fine di illustrare la procedura di valutazione, instaurare idonee linee di comunicazione fra il GA e l Azienda, confermare il piano dell'audit e chiarire quanto necessario per lo svolgimento delle attività. Si sottolinea l impegno alla riservatezza cui è tenuto il GA. Il fine della verifica in campo è quello di accertare operativamente l efficacia del Piano della qualità predisposto dall Azienda, le modalità di registrazione adottate e la completezza e correttezza delle registrazioni effettuate nei libretti di impianto. È inoltre valutata la congruità della realtà operativa con riferimento alle informazioni raccolte in precedenza (in merito a campo d'applicazione, organico e personale tecnico certificato in relazione al fatturato, sedi/cantieri, ecc.) mantenendone registrazione. Eventuali incongruenze sono tempestivamente comunicate al BackOffice di KIWA per l'attivazione delle necessarie misure correttive. L audit è svolto presso l Azienda, sulla base di check-list dedicate. L applicazione dei requisiti è verificata a campione mediante interviste, esami di documenti e registrazioni, analisi delle attività nelle aree aziendali coinvolte. Viene inoltre svolta una verifica presso un impianto in cui sia in corso una delle attività indicate nello scopo di certificazione, secondo quanto indicato nel piano di audit. Completato l audit viene redatto il Rapporto di audit; il GA tiene una riunione di chiusura con la Direzione e/o i Rappresentanti dell Azienda, il Lead Auditor illustra l esito dell'audit e distribuisce all Azienda una copia del Rapporto di audit, allegando gli eventuali Rapporti di non conformità; in caso di esito negativo viene comunicata la necessità di eseguire un audit addizionale, con lo scopo di verificare il completamento e l efficacia delle azioni correttive attuate in seguito ai rilievi emersi. L'Azienda può esprimere eventuali riserve sui rilievi presentati e/o sull'operato del GA, che saranno inserite direttamente nell apposito spazio del Rapporto. All interno del Rapporto di audit si confermano, inoltre, negli appositi spazi, lo scopo del certificato, la ragione sociale e le eventuali sedi dell Azienda. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 5 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

6 Accertato che i risultati dell'audit sono stati compresi dall'azienda, il Rapporto è firmato dal LA e dal rappresentante dell Azienda. Il Rapporto di audit e gli eventuali rapporti di non conformità sono consegnati in copia all'azienda, mentre gli originali sono trattenuti dal LA. Quando applicabile, le correzioni e le azioni correttive a fronte delle NC possono essere presentate al LA anche alla fine dell audit. Nel caso, il LA ne lascia copia approvata all Azienda. Negli altri casi, entro 20 giorni dalla data dell audit il LA deve ricevere dall Azienda le eventuali correzioni e azioni correttive, approvarle, inviarne copia con approvazione all Azienda e all Assistente Qualità di KIWA. In presenza di NC gravi, il LA concorda con l Azienda anche la data di chiusura, da svolgersi mediante un audit addizionale, che può essere eseguito in campo o tramite verifica documentale. 2.4 Classificazione dei rilievi Ogni rilievo riscontrato nel corso dell'audit (compresi quelle relativi alla documentazione del Piano della Qualità) è classificato come segue: Non conformità grave è considerata una non conformità che pregiudica l efficacia del servizio e riguarda: una mancanza sistematica o intenzionale ad adempiere a specifici requisiti dello Schema di certificazione applicabile o a regolamenti/procedure aziendali a esso relativi; una mancanza nell adempiere ai requisiti di legge applicabili al servizio erogato o ai requisiti inclusi nel Piano della Qualità nell ambito dello scopo di certificazione; una carenza di uno o più requisiti del servizio oggetto di certificazione; una mancata attuazione delle correzioni e azioni correttive a fronte di non conformità minori emerse in precedenza; uso scorretto o riferimenti ingannevoli alla certificazione e/o all'uso del certificato/marchio. La presenza di una o più non conformità gravi, se non corrette nel tempo prestabilito, possono comportare il mancato rilascio della certificazione o la sua sospensione. Non conformità minore è considerata minore una non conformità che riguardi qualsiasi mancanza del Piano della qualità e/o del servizio oggetto di certificazione, non rientrante nella casistica delle non conformità gravi sopra descritte, tale da determinare una carenza nel rispetto dei Regolamenti (CE) che, comunque, non porta ad un evidente situazione incontrollata dei servizi erogati o il parziale mancato rispetto di uno o più requisiti di sistema e/o del presente Regolamento. Osservazione è considerata osservazione una qualsiasi situazione rilevata nel corso dell Audit che può fornire spunti per un miglioramento del sistema di gestione. 2.5 Decisione di certificazione Il Certification Officer di KIWA esamina la documentazione di audit prodotta dal LA e, in caso di esito positivo, autorizza l emissione del Certificato di Conformità che viene inviato all Azienda con il Marchio di Certificazione. L esperto di settore che partecipa alla decisione di certificazione ha diritto di veto. Se la decisione finale del Certification Officer differisce da quanto proposto dal LA, le motivazioni sono comunicate per iscritto all'azienda. La data di prima emissione è la data di Decisione di Certificazione, quella di scadenza è calcolata sulla validità quinquennale. Al rinnovo della certificazione si aggiorna la scadenza con validità di ulteriori 5 (cinque) anni sulla base della data di rilascio. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 6 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

7 2.6 Registro dei Certificati Entro 10 giorni dal rilascio del certificato, KIWA deve inserire per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al D.P.R. 27 Gennaio 2012 n. 43, le informazioni relative alle imprese che hanno ottenuto detto certificato e le informazioni (nominativi e numero di certificato) relative al personale impiegato per le attività oggetto di certificazione. 2.7 Uso del certificato e del marchio di certificazione KIWA L'Azienda può fare riferimento alla certificazione ottenuta nelle proprie pubblicazioni, nella propria corrispondenza e in altre forme di comunicazione. L uso del certificato e/o del marchio deve essere tale da far intendere chiaramente che la certificazione riguarda esclusivamente il Servizio erogato e che non si tratta di una certificazione del Sistema di Gestione. Le indicazioni relative all utilizzo del certificato e del marchio di certificazione sono contenute nel documento RG-02 Regolamento Uso Marchio di Certificazione disponibile sul sito KIWA KIWA controlla l'uso corretto del marchio di certificazione in occasione degli Audit di sorveglianza / rinnovo e, in caso di uso non corretto, intraprende le azioni necessarie, che possono includere l emissione di non conformità gravi/minori, sino alla revoca del certificato. In caso di sospensione o ritiro del certificato, l'azienda certificata deve cessare l'utilizzo del certificato e del marchio KIWA e qualsiasi altra modalità di riferimento alla certificazione; qualora ciò non avvenga, KIWA si riserva azioni legali appropriate. 3 Mantenimento sorveglianze periodiche 3.1 Audit sorveglianza Nell arco dei cinque anni di validità della certificazione, KIWA effettua audit annuali di mantenimento che possono essere effettuati in forma documentale. L attività di audit segue quindi il seguente schema: Audit presso Azienda: Certificazione iniziale e rinnovo (obbligatoria) Audit in forma documentale: Sorveglianze annuali n L Organizzazione deve informare KIWA circa ogni variazione del numero del personale certificato, del volume di attività e di ogni altra variazione che implichi il mutamento delle condizioni per il mantenimento della certificazione dell impresa con riferimento ai pre-requisti come da 1.5 del presente Regolamento; le eventuali modifiche devono essere verificate durante le attività di sorveglianza La documentazione necessaria per eseguire l audit di sorveglianza che l Azienda deve inviare al LA comprende: Eventuali reclami Piani Qualità o evidenze dell inserimento degli elementi del PdQ nell eventuale MQ del SGQ Schede di commessa (una per ogni lavoro riferito al campo di applicazione), ed in allegato l estratto del registro dell apparecchiatura e del registro dei controlli. Status degli addetti certificati Status delle attrezzature, comprese manutenzioni ed eventuali tarature Fatturato degli ultimi tre anni relativo al settore coperto da Certificazione Dati sulla tipologia e quantità degli F-Gas acquistati / utilizzati / smaltiti RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 7 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

8 Il LA incaricato contatta l Azienda Cliente, concorda la data dell audit, predispone la comunicazione relativa alla documentazione da inviargli e la richiesta di disponibilità e reperibilità di un Responsabile dell Azienda la per poter avere tutte le informazioni necessarie all esecuzione efficace dell Audit e almeno tre giorni prima dell audit. L Azienda ha a sua disposizione 3 giorni di tempo, dalla ricezione del piano, per ricusare i componenti del Gruppo di Audit, fornendone adeguata giustificazione. Le verifiche eseguite documentalmente vengono effettuate presso gli uffici di KIWA; a conclusione delle stesse il LA invia quindi all Azienda il Rapporto di audit ed eventuali NC. Entro 10 giorni dalla data del rapporto KIWA deve inserire per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR, l esito dell audit di sorveglianza (mantenimento o meno della certificazione). 3.2 Rinnovo della Certificazione La certificazione ha una durata di 5 anni e il rinnovo della certificazione avviene previa esecuzione di un nuovo iter di certificazione come previsto del Trasferimento da altro OdC Nel caso in cui un Organizzazione, già certificata da altro OdC, accreditato da Ente di Accreditamento firmatario degli accordi EA MLA, richieda la certificazione prima di concederla si deve procedere come segue: verificare che l Organizzazione sia in possesso di tutta la documentazione necessaria atta a dimostrare la conformità ai requisiti richiesti per la certificazione, ivi compresi l ultimo rapporto di certificazione o rinnovo, ed i successivi rapporti di sorveglianza. sottoporre la pratica alla Decisione di Certificazione per il rilascio della certificazione. In caso di esito positivo si rilascia il certificato di conformità come previsto nel 5.1 e 5.2 e si prosegue l iter di certificazione mantenendo le scadenze dell OdC uscente. Si applica, per quanto applicabile, il documento IAF MD 2. 4 Audit addizionali KIWA si riserva il diritto, motivato per iscritto all Azienda, di effettuare audit addizionali, relativi al servizio certificato, per verificare l'attuazione di azioni correttive a seguito di non conformità gravi, per richieste emerse in fase di Decisione di Certificazione, per la revoca della sospensione del certificato, nel caso di ricevimento di reclami connessi col servizio certificato, per uso improprio della certificazione o del marchio, ecc. Gli Audit supplementari a carico dell Azienda, non sostituiscono e non modificano l iter e le frequenze degli Audit di sorveglianza periodica. 5 Modifiche alla certificazione 5.1 Estensione della certificazione Qualora l Azienda chieda un estensione della certificazione in essere, KIWA emetterà una nuova offerta e verrà seguito lo stesso iter descritto in 2 per l audit di certificazione. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 8 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

9 5.2 Modifiche della certificazione L Azienda deve informare KIWA dei cambiamenti che sono (o possono essere) direttamente connessi con la qualità dei propri servizi. (Tali cambiamenti possono riguardare variazioni nelle specifiche del servizio o cambiamenti relativi al personale certificato impiegato, nella struttura, nel management, ecc.) KIWA valuta la reale necessità di effettuare, in funzione di tali modifiche, un Audit supplementare non programmato, eventualmente accompagnato da una revisione del certificato, o eventualmente di avviare un nuovo iter di certificazione. L'Azienda è inoltre tenuta ad informare tempestivamente KIWA in occasione di eventi eccezionali, procedimenti giudiziari e/o amministrativi, incidenti o casi di emergenza occorsi, non conformità legislative. 5.3 Modifiche ai regolamenti e/o ai requisiti della certificazione Qualora vengano apportate modifiche sostanziali alle regole/requisiti dello schema di certificazione, KIWA ne informa le Organizzazioni certificate o in certificazione, prendendo in considerazione le eventuali osservazioni presentate dalle stesse; tali modifiche possono comprendere: Regolamenti CE di riferimento; il presente Regolamento; il Regolamento per l Uso del Marchio di Certificazione; requisiti aggiuntivi dell'eventuale Ente Accreditante. KIWA comunicherà per iscritto tali variazioni alle Organizzazioni certificate, indicando il tipo di variazione, le modalità e i termini entro il quale l Azienda dovrà uniformarsi. L Azienda, in caso di non accettazione, potrà rinunciare alla certificazione dandone comunicazione scritta a KI- WA, secondo le modalità previste dal Sospensione / revoca / rinuncia della certificazione 6.1 Sospensione/ripristino della certificazione KIWA può sospendere la Certificazione, a suo insindacabile giudizio, per un periodo di tempo determinato e non superiore a 6 mesi, quando l Azienda: non abbia attuato adeguate ed efficaci azioni correttive nei tempi previsti a fronte di non conformità gravi riscontrate negli audit periodici di mantenimento; non abbia permesso a KIWA di espletare gli audit di sorveglianza nei tempi e nei modi pianificati; non abbia accettato gli Audit addizionali richiesti da KIWA, opportunamente giustificati da quest ultima; non abbia accettato di effettuare la visita in presenza di Ispettori dell Ente di Accreditamento; sia oggetto di fondato reclamo scritto per inadempienze verso terzi; sia stata condannata per fatti aventi come oggetto il mancato rispetto dei requisiti cogenti pertinenti il servizio oggetto di certificazione; non ponga rimedio all uso improprio del marchio di certificazione e del certificato di conformità nei modi e nei tempi stabiliti da KIWA; evidenzi carenze che derivano dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato all atto della certificazione. In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l immagine di KIWA e delle parti coinvolte. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 9 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

10 La sospensione può anche essere richiesta dall Azienda in forma scritta e documentandone le ragioni. KIWA, verificata l'esistenza delle condizioni di sospensione, notifica la sospensione stessa all'azienda mediante lettera raccomandata A/R, comunicando anche le condizioni alle quali il provvedimento può essere revocato, nonché le limitazioni all uso del certificato e del marchio di certificazione. La sospensione è effettiva a decorrere dal momento della comunicazione del provvedimento all Azienda. La sospensione sarà revocata soltanto dopo che KIWA avrà accertato con esito positivo la soluzione delle condizioni imposte e la conformità ai requisiti specificati. La relativa documentazione deve essere verificata da KIWA, per l autorizzazione alla revoca del provvedimento ed il ripristino delle certificazione. Entro 10 giorni dalla data del provvedimento KIWA deve inserire per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR la sospensione della Certificazione. 6.2 Revoca della certificazione La certificazione può essere revocata quando l Azienda: non abbia eliminato nei modi e nei tempi stabiliti le condizioni che hanno portato alla sospensione della certificazione; cessi le attività per le quali aveva ottenuto la Certificazione del proprio Servizio; non si uniformi allo schema di certificazione di KIWA; siano state avviate procedure concorsuali; non rispetti gli impegni finanziari assunti con KIWA dopo il secondo sollecito e, in ogni caso, decorso un mese dalla data di scadenza del dovuto; sia stata condannata (con sentenza passata in giudicato), per fatti aventi ad oggetto il mancato rispetto dei requisiti cogenti pertinenti il servizio oggetto di certificazione; attui gravi irregolarità o abusi nell utilizzo del certificato e/o del marchio di certificazione. La comunicazione inerente la revoca della certificazione, inviata da KIWA con lettera raccomandata A/R, contiene la motivazione del provvedimento, la data effettiva di cessazione di validità del certificato, la revoca dell autorizzazione all uso del certificato e del marchio e i riferimenti ad eventuali azioni legali di KIWA a propria tutela. La revoca è, quindi, effettiva, a decorrere dal momento dell annullamento del Certificato. L Azienda ha 15 giorni lavorativi di tempo per provvedere alla restituzione del Certificato di conformità e delle relative copie a KIWA. Entro 10 giorni dalla data del provvedimento KIWA deve inserire per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR la revoca della Certificazione. 6.3 Rinuncia della certificazione L Azienda può rinunciare alla Certificazione in suo possesso quando si verifichi almeno una delle seguenti condizioni: presentazione di formale disdetta del contratto, con preavviso di almeno tre mesi prima della data di scadenza del periodo di validità quinquennale della Certificazione; variazione delle Norme / Regolamenti CE di riferimento della Certificazione; modifiche al presente Regolamento e/o al Regolamento Uso Marchio di Certificazione ritenute non accettabili; per recesso unilaterale del contratto durante il periodo di validità triennale della Certificazione, con preavviso inferiore a tre mesi rispetto all Audit scadenziato, mediante il pagamento del 50% dell importo relativo al canone annuale. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 10 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

11 A seguito della rinuncia, l Azienda deve restituire l originale del Certificato e le relative copie ed eliminare dalla carta intestata e dalla propria documentazione ogni riferimento alla Certificazione rilasciata da KIWA. L Azienda deve provvedere a dare comunicazione scritta della propria decisione di rinuncia a KIWA che provvederà, da parte sua, a comunicare la propria accettazione e l annullamento del Certificato di cui sopra. KIWA provvede, inoltre, a diffidare l Azienda dal proseguire con qualsiasi riferimento alla certificazione, nonché l utilizzo dei certificati e dei marchi, compresi quelli dell Organismo di Accreditamento. La rinuncia è, quindi effettiva, a decorrere dal momento dell annullamento del Certificato. L Azienda ha 15 giorni lavorativi di tempo per provvedere alla restituzione del Certificato di conformità e delle relative copie a KIWA. KIWA provvederà ad emettere fattura, in relazione alle spese di chiusura della pratica di certificazione, secondo quanto stabilito nell ultima offerta valida. Entro 10 giorni dalla data del provvedimento, KIWA deve inserire per via telematica nella sezione apposita del Registro di cui al DPR la revoca della Certificazione. 7 Riservatezza KIWA assicura la massima riservatezza su tutte le informazioni acquisite dal proprio personale, coinvolto nell iter certificativo, nell espletamento delle proprie funzioni. Tale riservatezza è assicurata applicando apposite procedure conformi alla normativa internazionale di riferimento e alle vigenti disposizioni di legge. A tale riguardo KIWA provvede a far sottoscrivere a tutto il personale, compresi i propri Auditor, un impegno alla riservatezza, nonché un documento nel quale il personale si impegna a trattare qualsiasi dato di cui entra in possesso nel rispetto della disposizioni di legge sulla Privacy. Questo vincolo viene meno di fronte all'obbligo di KIWA di comunicare pubblicamente l'esistenza, la sospensione o la revoca del certificato di un servizio a fronte di obblighi di leggi e/o altre prescrizioni. 8 Pubblicità L Azienda, una volta ottenuto il Certificato di Conformità, ha il diritto di rendere pubblica la notizia dell autorizzazione all uso del marchio o del certificato di conformità per i servizi coperti dalla certificazione. In ogni caso l Azienda deve porre attenzione affinché nelle sue pubblicazioni e nella sua pubblicità non vi siano riferimenti ingannevoli ai servizi oggetto della certificazione. 9 Reclami, ricorsi e contenziosi 9.1 Reclami L Azienda può presentare reclamo documentato, avente per oggetto i suoi rapporti contrattuali con KIWA. Tale reclamo può scaturire da inconvenienti verificatisi nel corso dell iter di certificazione, quali, ad esempio, ritardi nell espletamento delle varie fasi e comportamenti non corretti da parte degli auditor di KIWA. KIWA provvede a registrare i reclami, ad analizzarli e ad informare l Azienda in merito alle azioni intraprese entro quindici giorni dalla data del reclamo. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 11 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano

12 9.2 Ricorsi Il ricorso scaturisce dal dissenso dell Azienda nei confronti di una decisione presa da KIWA nell ambito dell iter di Certificazione e può riguardare il rilascio, il non rilascio, la sospensione, ecc. della Certificazione. Il ricorso deve pervenire a KIWA in forma scritta entro 30 giorni dalla data del documento o dell attività a cui è riferito e deve contenere gli estremi del ricorrente, l indicazione dell atto contro cui viene presentato e la motivazione supportata da evidenze oggettive. KIWA esamina il ricorso ed esprime in forma scritta il proprio parere entro 30 giorni dalla data di ricevimento dello stesso. 9.3 Contenziosi Qualora l esito del ricorso non sia accettato dall Azienda, la controversia che ne scaturisce sarà trattata da una commissione costituita da un rappresentante di KIWA, da un rappresentante dell Azienda e da un rappresentante, con funzione di Presidente, nominato dai due soggetti al fine di riesaminare il ricorso e pervenire a una soluzione amichevole della controversia. Qualora il contenzioso non fosse risolto in modo amichevole, il contenzioso stesso potrà essere deferito alla decisione di un Arbitro Unico da nominarsi in conformità al Regolamento della Camera Arbitrale di Treviso. Le parti espressamente dichiarano di conoscere e accettare il citato Regolamento Arbitrale. L'Arbitro Unico decide in via rituale secondo equità, nel rispetto delle norme inderogabili del Codice di Procedura Civile. Le spese saranno a carico della parte soccombente. 10 Forza maggiore Qualora, per qualunque ragione o causa estranea al proprio controllo (ivi incluse a titolo esemplificativo, anche se non esaustivo, situazioni quali eventi e calamità naturali, incendi, inondazioni, guerre, insurrezioni civili, sommosse, attività terroristiche, scioperi o misure governative) sia impedita a KIWA l'esecuzione o il completamento del servizio oggetto del contratto, l Azienda pagherà a questa: l'ammontare delle spese effettivamente sostenute; la quota parte delle tariffe concordate, in misura proporzionale al servizio effettivamente reso. KIWA sarà conseguentemente sollevata da qualunque responsabilità per la mancata o incompleta erogazione dei servizi richiesti. 9 Tariffe e condizioni economiche KIWA, sulla base delle informazioni contenute nel Questionario Informativo ( 2.3), elabora un offerta indicando le tariffe applicate all Azienda richiedente la Certificazione avendo come riferimento il Tariffario Certificazione Gas-F approvato dal MATTM ed il relativo allegato Politica degli sconti sottoposto a parere preventivo del Comitato di Salvaguardia dell Imparzialità di KIWA. All Azienda verrà notificata ogni revisione tariffaria. RG-07 Rev gennaio 2014 Pag. 12 di 12 Copyright Kiwa Italia S.p.A. Via G. Mameli, Milano