Vent anni di corsi a Bressanone. I sistemi informativi per la gestione degli EPR. Dott. Fabrizio Luglio

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1 Vent anni di corsi a Bressanone I sistemi informativi per la gestione degli EPR XX Corso Dott. Fabrizio Luglio CINECA Bressanone (Bz), maggio 2009

2 I sistemi informativi per la gestione degli EPR FABRIZIO LUGLIO Consorzio Interuniversitario Agenda Mappatura e quadro di unione dei principali processi della Ricerca Analisi delle caratteristiche dei principali processi e requisiti implementabili sui Sistemi Informativi Altri Sistemi Informativi coinvolti nei processi La proposta Cineca: U-Gov Ricerca (breve descrizione) 1

3 La mappatura dei processi della Ricerca Catalogazione della produzione scientifica Valutazione della Ricerca (produzione scientifica, strutture, progetti) Valutazione delle domande di finanziamento Gestione finanziaria e organizzativa dei Progetti di Ricerca Valorizzazione e diffusione di risultati, competenze e risorse coinvolte nella Ricerca Raccolta ed analisi delle informazioni per il supporto alle decisioni Quadro di unione dei processi Bandi della ricerca Valutazione domande finanziamento Avvio e gestione progetti Utilizzo strumenti e risorse Rendicontazione Output risultati progetti Valutazione prodotti e/o progetti Diffusione dei risultati 2

4 La Catalogazione della Produzione Scientifica Ovvero censire tutti i prodotti della ricerca in cui è coinvolto almeno un autore dell EPR Caratteristiche Principali del Catalogo (1/3) Costituire un Catalogo che archivi non sono pubblicazioni ma qualunque tipologia di prodotto della ricerca Il processo di inserimento parte dagli autori, successivamente può essere validato da uffici preposti, dipartimenti o biblioteche Una sola immissione in caso di co-autori Obbligo di creazione di authority file, ovvero di riconoscere gli autori dell EPR 3

5 Caratteristiche Principali del Catalogo (2/3) Riconoscimento automatico dei duplicati se qualcuno tenta di inserirli nuovamente Possibilità di determinare un responsabile della scheda prodotto per dare stabilità al DB ed inserire prodotti per conto di altri Preservare la specificità della produzione dell EPR con possibilità di mappatura su tipologie standard per la creazione di un catalogo nazionale. Caratteristiche Principali del Catalogo (3/3) Possibilità di importazione ed esportazione da formati o sistemi standard che contengono già i metadati. Necessaria la costituzione di ruoli preposti alla gestione centralizzata. Porte applicative per esporre e disseminare i dati delle pubblicazioni e degli autori (OAI-PMH, Google Scholar, ) Porte applicative per catturare schede da sistemi già in essere (OPAC, DOI, CrossRef, ) 4

6 I confini del Catalogo dei Prodotti Interazioni con Sistemi di Valutazione Il catalogo ha indubbiamente finalità valutative e di disseminazione, ideale fonte di alimentazione di sistemi di valutazione e portali web Interazioni con i Sistemi Bibliotecari I bibliotecari potrebbero interagire con il sistema per normalizzare le schede prodotto, validarne la correttezza ai fini della pubblicazione Interazioni con i Sistemi di Archiviazione per Opere Digitali La possibilità di archiviare il full-text apre scenari legati alla creazione dell archivio istituzionale e alla preservazione digitale dell opera, con annessa gestione del copyright. La Valutazione della Produzione Scientifica Ovvero attribuire degli indicatori qualitativi alle strutture e gruppi di ricerca dell EPR 5

7 Finalità del processo di valutazione della produzione scientifica Attribuire indicatori di performance a ricercatori/gruppi/strutture Dare un supporto oggettivo in sede di valutazione delle domande di finanziamento Distribuire fondi interni secondo criteri di merito Selezionare i prodotti migliori da sottoporre a valutazione nazionale Caratteristiche del sistema di valutazione (1/3) Consentire la definizione di sessioni di valutazione con caratteristiche, modalità e tempi indipendenti tra loro Fornire strumenti per la valutazione bibliometrica quantitativa in base a caratteristiche del prodotto Fornire strumenti per implementare una valutazione peer-review Consentire la gestione di segnalazioni anomalie schede prodotti 6

8 Caratteristiche del sistema di valutazione (2/3) Consentire la definizione di criteri di selezione all interno della banca dati dei prodotti (filtri sul catalogo o selez. manuali) Consentire la definizione di regole comuni in base alle caratteristiche dei prodotti Utilizzare informazioni esterne utili all esercizio di valutazione (IF, CIndex) Caratteristiche del sistema di valutazione (3/3) Implementare un algoritmo efficace per l assegnazione automatica del prodotto al panel di valutazione, attraverso: Attributi dell autore (es: SSD, Area CUN, Struttura) Attributi prodotto (es: Keywords, categorie ISI/CRUI) Fornire uno strumento per la reportistica di dettaglio e aggregata IMPORTANTE: Disaccoppiare la modalità di utilizzo per gli utenti del catalogo da quelle degli utenti della valutazione 7

9 Esempio di disaccoppiamento Cat. vs. Valut. Esempi di Valutazione a confronto UNINA UNIFE UNIBO UNIBOCCONI 8

10 La gestione dei Progetti di Ricerca Gestire e collegare l organizzazione delle attività, le richieste di risorse e gli aspetti finanziari del progetto con uno strumento unificato Flusso attività gestione progetti Acquisizione info su finanziamenti Presentazione proposta di progetto Revisione proposta finanziamento Stipula del contratto Gestione operativa Rendicontazione ente finanziatore 9

11 Caratteristiche sistema di gestione progetti (1/3) Consentire ai ricercatori la segnalazione di bandi, possibili collaborazioni e finanziamenti (per progetti finanziati esternamente) Consentire ai ricercatori di fare proposte di progetto con un unico punto di raccolta ed esame (per progetti finanziati internamente) Avere aree collaborative per scambio di idee/informazioni e predisporre una proposta di progetto Caratteristiche sistema di gestione progetti (2/3) Il sistema consente ai revisori di valutare le proposte ed i curricula dei partecipanti, avvalendosi anche del sistema di valutazione (finanziamenti interni) Importare dal SI dell ente finanziatori i dati di progetto approvato con le relative voci di costo (finanziamenti esterni) Generalizzare la struttura dei progetti in base al modello di voci dei costi (budget) e di voci attività. 10

12 Caratteristiche sistema di gestione progetti (3/3) Integrazione con sistema contabile, necessaria la contabilità analitica per rendicontazione full-cost Integrazione con sistema immissione ore su attività per gestione dei time-sheet di progetto Integrazione con sistema di DWH per ribaltamenti voci Co.An. e verifica della validità driver di allocazione Gestione reportistica secondo modello Ente Finanziatore Esempio: Configurazione del progetto Classificazione progetto Progetti di ricerca Macro tipologia progetto PRIN EU Tipologia di progetto PRIN 2007 CP 7FP 11

13 Gestione Progetti: esempio di struttura dei progetti Progetto PRIN A. Materiale inventariabile B. Grandi Attrezzature C. Materiale di Consumo D. Quota Forfetaria Certificata Struttura dei Costi Modelli E. Spese per Calcolo ed Elaborazione Dati F. Personale a Contratto G. Dottorati di Ricerca H. Servizi Esterni I. Missioni L. Pubblicazioni M. Partecipazione ed Organizzazione Convegni N. Altro Struttura delle Attività Esempio Progetto UE: prospetto delle attività Tipologia di progetto Progetto Organizzazione delle attività modello Work Packages Work Package Tipologia di attività Attività Coordination/Support Management Other Macrovoci Tipo Attività Tipo Attività (Type of Activity) Coordination Support Management Innovation Access Other Work Packages WP1 tipo: Coordination/Support WP2 tipo: Management WP3 tipo: Other Attività Attività tipo: coordination Attività tipo: coordination Attività tipo: support Attività tipo: management Attività tipo: management Attività tipo: Innovation Attività tipo: Access Attività tipo: Access 12

14 La creazione di una Anagrafe delle Risorse della Ricerca Ovvero censire, analizzare e monitorare le entità che sono coinvolte o scaturiscono dall'ambito della ricerca all'interno dell'epr Finalità del processo di raccolta dati Creazione dei DB delle competenze dei ricercatori Creazione di una vetrina per ILO Valorizzazione di laboratori e attrezzature in dotazione presso l Ente La struttura di ricerca come erogatore di servizi ad alto contenuto tecnologico/culturale 13

15 Entità coinvolte nel processo Personale e Strutture di Ricerca Aree di Ricerca Gruppi di Ricerca Finanziamenti e Progetti di Ricerca (informazioni statiche) Piano annuale delle Ricerche Collaborazioni Scientifiche Laboratori e Grandi Attrezzature Offerta Culturale e Tecnologica Personale della Struttura Informazioni riguardanti le afferenze delle risorse alle strutture e le loro caratteristiche giuridiche (SSD, dipartimento) Cariche ricoperte in associazioni internazionali Partecipazione a programmi, progetti con partner internazionali, permanenze all estero. Seminari e appartenenze a comitati editoriali riviste scientifiche Conferenze in qualità di membro del comitato di programma e/o organizzativo 14

16 Personale della Struttura Dottorati di Ricerca Tipo di dottorato, coordinatore, numero di dottorandi, scuola di dottorato a cui esso appartiene, relativo coordinatore. Dottorandi di Ricerca Nome tutor, nome eventuale co-tutor. A fine ciclo vengono registrate le informazioni relative alla tesi di dottorato svolte e la tesi stessa in formato elettronico e collegata al Catalogo dei Prodotti. Temi, Aree e Gruppi di Ricerca Traccia storica delle Aree di Ricerca del Dipartimento (denominazione, anni di attività, classificazione su categorie standard) Gruppi di Ricerca per ciascuna Area e correlazioni con altri Dipartimenti e Poli Temi di Ricerca su cui lavorano i Gruppi di Ricerca, divisi in: Temi a consuntivo delle attività di ricerca dell'anno precedente Temi a preventivo delle attività dell'anno che segue, entro una data prefissata dal presidente del Polo o direttore del Dipartimento. Il fine della stesura dei temi è la redazione del Piano Annuale delle Ricerche di EPR) 15

17 Collaborazioni Collaborazioni esterne all EPR con cui alcuni progetti sono stati realizzati, di cui si tiene traccia di: Progetto, tipo di collaborazione, periodo, gruppi coinvolti License Agreement, Commercial Agreement, Technical Cooperation, Manifacturing Agreement, Joint Venture Agreement, Financial Resources Partner collaborativo, tipologia, area di attività e provenienza. Laboratori e Grandi Attrezzature Ogni dipartimento può avere in dotazione uno o più laboratori scientifici ed uno o più grandi attrezzature e apparecchiature rilevanti. Si può specificare nome, anni di attività, gruppi afferenti, ubicazione, dimensione, resp. tecnico e resp. scientifico, dottorandi in utilizzo, attività in corso, allegati di descrizioni e immagini. Questa sezione dell archivio ha necessità di integrazione con modulo Inventario ed eventuale Gestione Magazzino per i materiali consumabili 16

18 Offerta culturale e tecnologica Informazioni riguardanti le offerte culturali e tecnologiche proposte dal dipartimento con contatti di riferimento. il nome dell offerta tecnologica il tipo dell offerta (Know-how, Materials, Structures, Methodologies/ Processes, Others) la dislocazione geografica (se presente) il tipo di organizzazione i servizi offerti l utilizzo, utilità, e lo scopo finale scenari di sviluppo (development phase, laboratory tested, available for demonstration, field tested, already on the market). U-GOV: Solution Map Aree Funzionali 17

19 U-GOV e i processi della Ricerca Bandi della ricerca Valutazione domande finanziamento Avvio e gestione progetti Utilizzo strumenti e risorse Rendicontazione Output risultati progetti Valutazione prodotti e/o progetti Diffusione dei risultati Grazie per l attenzione Fabrizio Luglio Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria f.luglio@cineca.it CINECA Consorzio Interuniversitario 18