Sommario. Introduzione: la gestione dei progetti in U-GOV

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1 Gestione Progetti Panoramica sulla prima release del modulo

2 Sommario Introduzione: la gestione dei progetti in U-GOV Il modulo Gestione Progetti: una panoramica sulle funzionalità Anagrafica Gestione Rendicontazione Le evoluzioni future

3 La catena del valore della Ricerca Competenze Programmazione e indirizzo Pianificazione e selezione strumenti Gestione delle attività e degli asset Catalogazione e valutazione risultati Valorizzazione risultati Risorse SVILUPPO DEL PATRIMONIO DELLE COMPETENZE E REINVESTIMENTO DELLE RISORSE

4 Cosa significa gestire un progetto? Partner Clienti Costi/Ricavi Enti finanziatori Report Progetto Obiettivi Auditing! Risorse strumentali Risorse umane Attività

5 Quale supporto dovrebbe offrire un sistema informativo? Gestire una anagrafica dei progetti basata su una tassonomia e arricchita da un insieme di modelli descrittivi (costi, attività, etc.) Tracciare le relazioni tra il progetto censito e le entità coinvolte (persone, strumenti, partner, etc.) Collocare il progetto all interno dei diversi cicli gestionali Registrare e consuntivare l impiego delle risorse da parte del progetto ai fini della loro rendicontazione Supportare alle fasi operative e di auditing

6 U-GOV e la gestione dei progetti (1/2)

7 U-GOV e la gestione dei progetti (2/2) Bando di Ricerca Definizione della proposta Presentazione Negoziazione Modalità rendicontazione Stipula contratto Struttura rendicontazione Gestione modelli prospetti Gestione tassonomie Definizione budget Avvio progetto Definizione sottoprogetti Rendicontazione Gestione progetto Strumenti Prodotti Valutazione

8 U-GOV Gestione Progetti: la prima release La prima release del modulo articola in tre aree funzionali principali: A G R Anagrafica dei progetti e gestione prospetti costi/ricavi e delle attività Gestione delle risorse impiegate Rendicontazione economica e per gli enti finanziatori Avvio installazioni beta test I trim. II trim.

9 La panoramica sulle funzionalità A G R Una anagrafica dei progetti flessibile Modelli di rendicontazione aperti L integrazione con l area contabile Una gestione delle risorse umane Un sistema di rendicontazione

10 A L anagrafica Gestione della tassonomia dei progetti (classi, macrotipi e tipi) Definizioni dei modelli di prospetto costi/ricavi e relazione con voci dei piani dei conti contabili (Co.Fi. o Co.An.) Definizioni del modello delle attività di progetto (tipologie di attività) Definizioni della tipologie di finanziatore e relativa anagrafica Formazione degli schemi di finanziamento

11 G La gestione Creazione e gestione del progetto Gestione delle informazioni essenziali del progetto (codici, tipo, date) Definizione delle unità organizzative coinvolte e rispettivi ruoli Introduzione del budget di progetto ed articolazione su base annuale o per esercizio contabile Definizione di work packages ed attività di progetto (task) Definizione dei finanziatori Associazione delle risorse umane per progetto, WP e/o task (definizione del budget effort risorse umane) Gestione del timesheet

12 R La reportistica Reportistica economica Controllo di gestione Per gli enti finanziatori Reportistica impegno risorse umane (timesheet)

13 Gli attori: la configurazione Configuratore Valutatore Finanziamenti Interni Conto terzi EU - NoE Modelli FIRB EU - CSA EU - CP PRIN Master FSE

14 Gli attori: la gestione PRIN Presidente Staff amministrativo Osservatorio Progetto Valutatore Docente o ricercatore Dati di base Dati ricerca Dati economici

15 Anagrafica (1/4): la tassonomia dei progetti Classificazione progetto Progetti di ricerca Macro tipologia progetto PRIN EU Tipologia di progetto PRIN 2007 CP 7FP A

16 Anagrafica (2/4): i modelli dei prospetti dei costi/ricavi Tipologia di progetto Voce CoFi Modello prospetto dei costi/ricavi Voci Causale contabile Voce CoAn A

17 Anagrafica (3/4): i modelli dei prospetti delle tipologie di attività Tipologia di progetto EU FP7 - CP Modello prospetto attività Modello attività EU FP7 Tipologie di attività RTD Management A

18 Anagrafica (4/4): formazione degli schemi di finanziamento Tipologia di progetto Modello prospetto dei costi/ricavi + + Modello prospetto attività = Schema di finanziamento Tipo finanziatore Morfologia budget di progetto A

19 Gestione (1/2): definizione del budget Schema di finanziamento EU FP7 Progetto EU FP7 Prospetto costi EU FP7 Tipi attività EU FP7 Tipi Attività Coordination/Support Management Other Voci Costo Coordination Support Management Innovation Access Other Personnel cost Personnel cost , , , , , ,00 Subcontracting Subcontracting Travel 3.000, , ,00 570,00 Other direct costs Consumables 2.000, , , ,00 Connectivity 1.233,00 267,00 Audits 2.500, ,00 Indirect costs Indirect costs 540, , ,00 300,00 A G

20 Gestione (2/2): il prospetto delle attività Tipologia di progetto Progetto Schema di finanziamento Work Package Modello Tipologia di attività Task Macro Tipi Attività Coordination/Support Management Other Tipo Attività Coordination Support Management Innovation Access Other Work Packages WP1 tipo: Coordination/Support WP2 tipo: Management WP3 tipo: Other Attività Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 1.3 Attività 2.1 Attività 2.2 Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3 A G

21 Gestione risorse umane (1/5): i ruoli Tipo risorsa per tipo progetto Tipo inquadramento Tipo di ruolo per il tipo progetto Tipo di profilo per timesheet Tipologia di progetto Risorsa Risorse per progetto Ruolo ricoperto Numero di ore previste (budget orario) Livello di rendicontazione Progetto G

22 Gestione Risorse Umane (2/5): il budget Per ogni risorsa associata ad un progetto è possibile specificare: Monte ore complessivo sul progetto Monte ore per ciascun ruolo (se più di uno) Monte ore per ciascun work package o task G

23 Gestione Risorse Umane (3/5): il timesheet Per ogni risorsa associata ad un progetto, ad un work package o ad una specifica attività di progetto è possibile inserire le ore svolte su base giornaliera Per l imputazione si può tener conto delle ore già effettuate sulla didattica o su altre attività Il sistema consente di configurare alcuni vincoli per la compilazione del timesheet in funzione della metodologia del calcolo costi del personale G

24 Gestione Risorse Umane (4/5): i profili utente Utente base: ciascun partecipante al progetto potrà imputare le ore svolte a livello di progetto, di work package o di attività Responsabile del progetto: il coordinatore del progetto potrà vedere la sintesi delle ore introdotte a livello di progetto per ciascun partecipante. Super utente : potrà controllare lo stato di più progetti contemporaneamente, visualizzando i dati della singola risorsa. G

25 Gestione Risorse Umane (5/5): l interfaccia del responsabile di progetto Totali inserito e stimato Dettaglio ore giornaliero

26 Gestione Risorse Umane (5/5): interfaccia il docente o il ricercatore G

27 Rendicontazione economica (1/6): interazione con l ambito contabile COORDINATA ANALITICA PROGETTO Contabilizzazione (COFI/COAN) Anagrafica Progetti Costi Contabilizzati Risorse umane progetto DRIVER Allocazione Timesheet Costi allocati Prospetto dei costi CLASSIFICAZIONE Enti Finanziatori Riclassificazione Costi rendicontati R

28 Rendicontazione economica (2/6): qualificazione del costo in contabilità Richiesta d acquisto Coordinata progetto Contabilità Funzione obiettivo o work package Ordine Impegno Calcolo quota esente IVA in base a ToA Fattura Mandato Scrittura COAN Rilcassificazione Costo riclassificato 1) CDC Progetto 2) Voce COAN 3) F.O. 1) Progetto 2) Voce cost prospect 3) Tipo Attività R

29 Rendicontazione economica (2/6): inserimento coordinata progetto R

30 Rendicontazione economica (4/6): il modello di calcolo del cofinanziamento Percentuale ammissibilità voce di costo Percentuale contribuzione per tipologia di attività Percentuale di cofinanziamento X Costo stimato = Ricavo atteso Costo sostenuto = Contributo richiesto Ripartizione quota a carico del singolo ente finanziatore Ammontare contributo singolo ente R

31 Rendicontazione economica (5/6): reportistica di controllo di gestione R

32 Rendicontazione economica (6/6): report per gli enti finanziatori Classificazione costi Tipologia di attività Percentuali cofinanziamento Ammontare contributo R

33 Cosa offre U-GOV - Gestione Progetti? 1. L integrazione con l area contabile Corretta contabilizzazione dei costi Evidenza del dato Allocazione dei costi del personale Gestione dei costi generali 2. Un sistema di rendicontazione Estrazione dei dati dalla contabilità Riclassificazione dei costi per l ente finanziatore Calcolo del contributo atteso Supporto alle fasi di auditing 3. Una gestione delle risorse umane Allocazione delle RU sui progetti Pianificazione dell impegno delle RU sulle diverse attività Consuntivazione integrata tra didattica e ricerca Supporto alle fasi di auditing A G R

34 Cosa abbiamo gestito? Partner 2010 Enti finanziatori Clienti Costi/Ricavi Report Progetto Obiettivi 2010 Auditing! 2010 Risorse strumentali (Anagrafe della Ricerca) Risorse umane Attività

35 Evoluzioni Introduzione scadenziario di progetto Archivio della reportistica di progetto Possibilità di riqualificare il dato in ambito extracontabile Introduzione workflow di approvazione del timesheet Estensione servizi per l interoperabilità con altri sistemi d Ateneo

36 Grazie per l attenzione! Per approfondimenti Paolo Bonora Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria p.bonora@cineca.it

37 Evoluzioni (2/2): gestione aspetti scientifici Progetto Anagrafe Attività Milestones Catalogo Budget Deliverables Valutazione

38 Caratteristiche dei Progetti I progetti si compongono di una serie di attività, collocate in un determinato arco temporale, orientate al raggiungimento di obiettivi, per raggiungere i quali necessitano di un insieme di risorse. Sono identificati da : una tipologia (classificazione) uno schema di finanziamento (morfologia del budget) una articolazione interna delle attività (legame con l asse temporale) Entrano in relazione con: unità organizzative (contesto contabile) risorse (umane, economiche, strumentali) stakeholders (enti finanziatori, partners, etc.)

39 Rendicontazione: i costi personale

40 Rendicontazione Finanziaria Voci contabili RICLASSIFICAZIONE Voci ente finanziatore Spese Primo Anno per Causale Finanziaria e Progetto Acquisto materiale di laboratorio Acquisto apparecchiature tecnico scientifiche Leasing Missioni in Italia 550 Missioni all'estero 400 Pubblicazioni giornali e riviste 560 Materiali di consumo vari/convegni Spese per convegni e conferenze Costi Progetto Spese Budget Materiale inventariabile Grandi Attrezzature Missioni Pubblicazioni Partecipazione ed Organizzazione Convegni

41 Tipologia di progetto: UE Tipologia di progetto Tipologia di progetto Organizzazione delle attività modello Prospetto dei costi modello Voci di Costo - Progetto Tipologia di attività (Work Package)

42 Progetto UE: prospetto delle attività Tipologia di progetto Organizzazione delle attività modello Tipologia di attività (Work Package) Macrovoci Tipo Attività Coordination/Support Management Other Tipo Attività (Type of Activity) Coordination Support Management Innovation Access Other

43 Progetto UE: attivazione Progetto Voci di Costo del Progetto Progetto CSA0043 Budget pluriennale Personnel cost ,00 Travel 7.470,00 Consumables 6.900,00 Connectivity 1.500,00 Indirect costs 5.000,00 Subcontracting 0,00 Adjustments to previous period(s) 6.000,00

44 PRIN: Progetto attivato Progetto PRIN0042 Fisica Medica Budget Pluriennale Primo Anno Secondo Anno Progetto Voci di Costo del Progetto Materiale inventariabile Grandi Attrezzature Materiale di Consumo Quota Forfetaria Certificata Spese per Calcolo ed Elaborazione Dati Personale Contratto Dottorati di Ricerca Servizi Esterni Missioni Pubblicazioni Partecipazione ed Organizzazione Convegni Altro

45 Tipologia di Progetti: PRIN Tipologia di progetto Prospetto dei costi modello Voci di Costo - Progetto Progetto PRIN A. Materiale inventariabile B. Grandi Attrezzature C. Materiale di Consumo D. Quota Forfetaria Certificata E. Spese per Calcolo ed Elaborazione Dati F. Personale a Contratto G. Dottorati di Ricerca H. Servizi Esterni I. Missioni L. Pubblicazioni M. Partecipazione ed Organizzazione Convegni N. Altro

46 Causali e prospetto dei costi Prospetto costi del progetto Materiale inventariabile Causali finanziarie Acquisto materiale di laboratorio Acquisto apparecchiature tecnico scientifiche Grandi Attrezzature Leasing Acquisto grandi impianti e attrezzature Materiale di Consumo Cancelleria Pulizie locali Quota Forfetaria Certificata Spese postali Spese condominiali Tipologia di progetto Voce CoFi Spese per Calcolo ed Elaborazione Dati Acquisto software Acquisto materiale di consumo informatico Personale Contratto Collaborazioni coordinate e continuative Prospetto dei costi Dottorati di Ricerca Dottorati di ricerca INPS 18% Dottorati di ricerca INPS 10% Servizi Esterni Attività conto terzi Voci di Costo Causale contabile Missioni Missioni in Italia Missioni all'estero Pubblicazioni Pubblicazioni giornali e riviste Partecipazione ed Organizzazione Convegni Materiali di consumo vari/convegni Spese per seminari, convegni, congressi, conferenze Altro Pubblicità Altre spese per servizi