Napoli, 17 luglio 2014 Il processo delle chiusure contabili

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1 Napoli, 17 luglio 2014 Il processo delle chiusure contabili Fabio Brandani

2 Il processo delle chiusure contabili - Introduzione Per operazioni di chiusura intendiamo i diversi passaggi che coinvolgono gli Atenei sia in contabilità analitica per la gestione del budget e dei progetti, sia in contabilità generale per arrivare all epilogo: verifica degli impegni di budget (Coan), verifica delle economie di budget (Coan), scritture di accantonamento a fondi (Coge), verifiche sull inventario e lancio dei costi di ammortamento (Inventario), Cost to Cost (Coge-Coan), scritture di assestamento (Coge-Coan), scritture di epilogo (Coge).

3 Il processo delle chiusure contabili - Agenda Gli ammortamenti Il cost to cost Controlli e chiusure Reportistica di chiusura

4 Il codice civile Articolo 2424 bis Gli elementi patrimoniali destinati ad essere utilizzati durevolmente devono essere iscritti tra le immobilizzazioni. Articolo 2426 Nelle valutazioni devono essere osservati i seguenti criteri: 1) le immobilizzazioni sono iscritte al costo di acquisto o di produzione (..) 2) il costo delle immobilizzazioni, materiali e immateriali, la cui utilizzazione e' limitata nel tempo deve essere sistematicamente ammortizzato in ogni esercizio in relazione con la loro residua possibilita' di utilizzazione. Eventuali modifiche dei criteri di ammortamento e dei coefficienti applicati devono essere motivate nella nota integrativa;

5 Il principio di competenza Se così non fosse il costo verrebbe imputato interamente nell'esercizio in cui viene acquistato disattendendo il principio della competenza economica. Es. Acquisto 2014 di una attrezzatura 900, amm.to in 3 anni. COFI 2014 Impegno COGE 2014 Costo Costo Costo Costo 150

6 Le configurazioni Definizione delle annualità di ammortamento

7 Le configurazioni Le categorie inventariali

8 Le configurazioni Le categorie inventariali Associazione alle immobilizzazioni: l immobilizzazione è il collegamento con il conto di ammortamento e fondo ammortamento da movimentare. E consigliabile associare una sola immobilizzazione a ciascuna categoria (facilita la quadratura dei dati consuntivi tra stato patrimoniale e inventario); Associazione agli ammortamenti: se si associano più aliquote alla stessa categoria è l utente che seleziona quella opportuna al momento del carico a inventario.

9 Definizione delle scritture INVENTARIO del ciclo acquisti Documenti Motori Ordine DDT Fattura Riscontro CoAn Impegno di budget Rilevazione del costo effettivo Rilevazione del costo effettivo CoGe Costo a fatture da ricevere Prima: fatture da ricevere a debito Ultima: debito a banca Inventario BUONO DI CARICO NON CONFERMATO BUONO DI CARICO CONFERMATO

10 Definizione delle scritture di ammortamento Calcolo dell ammortamento Motori Buono di ammortamento CoAn Imputazione ammort.to alle coordinate analitiche CoGe Amm.to a fondo amm.to Inventario Valorizzazione del movimento sul cespite

11 Approfondimento Possibili scelte: - Nell ambito progetti si potrebbe ammortizzare completamente il bene sul primo esercizio (?) - Ammortamento di un numero anni superiore alla durata progetto: dove scaricare i costi di ammortamento degli anni residui coperti dall utile di progetto? - Inserimento nelle passività dello stato patrimoniale di una voce Fondo amm.ti beni ante 201X

12 Il processo delle chiusure contabili - Agenda Gli ammortamenti Il cost to cost Controlli e chiusure Reportistica di chiusura

13 Decreto MIUR 14 gennaio 2014 Art. 4 lettera g Nella valorizzazione dei ratei attivi o dei risconti passivi nel contesto universitario assume particolare rilievo la competenza dei proventi relativi ai progetti e alle ricerche in corso finanziate o co-finanziate da soggetti terzi. Tali progetti o ricerche possono essere pluriennali o annuali a seconda degli accordi assunti con l'ente finanziatore e al tipo di attività che si sta realizzando. Per le commesse annuali la valutazione avviene al costo, per le commesse pluriennali la valutazione, a scelta dell'ateneo, avviene al costo o in base allo stato avanzamento lavori...

14 Decreto MIUR 14 gennaio I proventi relativi ai progetti sono registrati come ricavi e non come anticipi. Nel caso in cui nell'anno i costi registrati siano maggiori dei proventi, é quindi necessario valorizzare i proventi di competenza e iscrivere il rateo attivo a Stato Patrimoniale, nel caso opposto, quando i proventi sono maggiori dei costi, é necessario rinviare parte dei primi agli esercizi successivi con lo strumento contabile del risconto passivo.

15 La definizione dei metodi di valutazione

16 In sostanza 1. Se COSTI > RICAVI: RATEO ATTIVO Significa che il ricavo è stimato in base al costo, quindi i ricavi vengono iscritti nel CE allineandoli ai costi sostenuti, con la scrittura del rateo attivo. 2. Se RICAVI > COSTI: RISCONTO PASSIVO Significa che la parte dei ricavi eccedenti i costi sostenuti viene rinviata con la scrittura del risconto passivo.

17 La definizione del metodo della commessa completata Attraverso tale metodo si gestisce la rilevazione dell utile o della perdita sui progetti che hanno durata pluriennale. I principi contenuti nelle bozze di decreto consentono di rilevare il risultato (positivo o negativo) del progetto nell anno in cui il progetto giunge a conclusione, senza produrre effetto negli altri esercizi di durata dello stesso (metodo della commessa completata ). L eventuale eccedenza di ricavo o di costo di un singolo esercizio relativa ad un progetto in corso non avrà nessun impatto sul risultato economico.

18 La definizione del metodo della commessa completata I COSTI A) costi di esercizio per la quota di competenza; assegno di ricerca con rata 1/12/ /01/2015 di euro 2000,00: contribuisce alla determinazione dei costi per euro 1000,00. B) Costi pluriennali per la quota di ammortamento: attrezzatura 900,00 acquistata il 01/07/2014 con periodo di ammortamento di anni 3 contribuisce per 150,00 (metà di una annualità di ammortamento). I RICAVI Si ipotizza che non sia corretto inserire le date di competenza nella parte di registrazione dei ricavi, perché il quantum dei ricavi da imputare è determinato dal confronto con i costi.

19 Un esempio: 1 ANNO RICAVO > COSTO (1/2) COSTI d esercizio 120 RICAVI d esercizio 320 Ipotesi: progetto di euro 1.100,00 1 ANNO RICAVO > COSTO (1 DI 2) COSTO a DEBITO 120 CREDITI a RICAVI 320 SCRITTURA DI COST TO COST DI FINE 1 ESERCIZIO RICAVI* a RISCONTI PASSIVI 200 *RISCONTO I RICAVI IN MODO DA ALLINEARLI AI COSTI

20 1 ANNO RICAVO > COSTO (2/2) CE DI PRG SP COSTI 120 RICAVI 320 CREDITI 320 DEBITI 120 RICAVI 200 RISCONTI 200 PASSIVI DA SCRITTURE DI COST COST IL CONTO ECONOMICO DEL PROGETTO SI CHIUDE A 0

21 2 ANNO COSTI > RICAVI (1/2) COSTI d esercizio 500 RICAVI d esercizio 200 RISCONTI PASSIVI anno 1: 200 RISCONTO a RICAVO (da risconto) 200 COSTO a DEBITO 500 CREDITI a RICAVI 200 SCRITTURA DI COST TO COST DI FINE 2 ESERCIZIO RATEO ATTIVO a RICAVI * 100 * AUMENTO I RICAVI IN MODO DA ALLINEARLI AI COSTI

22 2 ANNO COSTI > RICAVI (2/2) CE DI PRG SP COSTI 500 RICAVI 200 RICAVI (da risconto) 200 RICAVI 100 CREDITI 320 DEBITI 120 CREDITI 520 DEBITI 620 RISCONTI PASSIVI 200 RATEI 100 DA SCRITTURE DI COST COST IL CONTO ECONOMICO DEL PROGETTO SI CHIUDE A 0

23 ULTIMO ANNO di PROGETTO (1/2) COSTI d esercizio 380 RICAVI d esercizio 580 RATEI ATTIVI anno 2: 100 RICAVO a RATEO ATTIVO 100 COSTO a DEBITO 380 CREDITI a RICAVI PRG 580 COMPLESSIVAMENTE: TOTALE COSTI PROGETTO 1000 TOTALE RICAVI PROGETTO 1100 UTILE PROGETTO 100

24 ULTIMO ANNO di PROGETTO (2/2) CE DI PRG RICAVI (da SP Rateo) 100 CREDITI 1100 DEBITI 1000 RICAVI ES 580 COSTI ES 380 UTILE SU PRG 100 UTILE SU PRG 100 Questi, di chi sono??

25 LE CONFIGURAZIONI (1/2) In definitiva: Quali sono i progetti da assoggettare al cost to cost? PRIN, FIRB, FP7, FAR, FSE, etc. Parte cof. dall Ateneo, Salvadanaio docenti, Progetti sostitutivi di altro... E i progetti in ambito COMMERCIALE

26 LE CONFIGURAZIONI (2/2) In fase di configurazione: Si dovrà indicare per ciascun TIPO PROGETTO se si intende utilizzare o meno il meccanismo, attivando apposita configurazione che determini le voci da movimentare.

27 Il processo delle chiusure contabili - Agenda Gli ammortamenti Il cost to cost Controlli e chiusure Reportistica di chiusura

28 Operazioni preliminari ai controlli di quadratura Verificare che non esistano documenti non contabilizzati in coge e in coan. Verificare che non esistano documenti ancora da caricare in inventario. Quadratura situazione patrimoniale con immobilizzazioni da bilancio di verifica: i totali per categoria vanno quadrati con le rispettive immobilizzazioni da bilancio di verifica dell ateneo.

29 Quadratura Partitario - Stato patrimoniale Quadratura poste di debito/credito al 13/12/XX da bilancio di verifica con il partitario dei crediti/debiti. Eventuali squadrature possono essere determinate da scritture libere coge non associate a partite o da documenti che non hanno alimentato partite di apertura (es. depositi cauzionali).

30 Quadratura Partitario - Stato patrimoniale PARTITE ECONOMICHE 1/4 Premessa. Ugov gestisce automaticamente l apertura e la chiusura di debiti o crediti (voci coge contropartita) -ovvero delle partite numerarie - che si utilizzano nella registrazione dei documenti gestionali. Per alcune fattispecie, tuttavia, è necessario gestire l apertura di una partita economica con riferimento alla voce coge che si indica nei documenti gestionali.

31 Quadratura Partitario - Stato patrimoniale PARTITE ECONOMICHE 2/4 Esempio 1: Registrazione di una fattura d acquisto ed emissione dell ordinativo. Si valorizza l estensione coge della fattura con: voce coge: costo voce coge contropartita: debito Alla contabilizzazione coge, si avrà: Coge prima - fattura: debito (AP) Coge transitoria ordinativo:debito trans. banca > Con (AP) si identifica il movimento di Apertura Partita > Con (CP) si identifica il movimento di Chiusura Partita

32 Quadratura Partitario - Stato patrimoniale PARTITE ECONOMICHE 3/4 Esempio 2: Regolarizzazione dell incasso di un mutuo passivo con generico di entrata Si valorizza l estensione coge del generico di entrata: voce coge: mutuo passivo voce coge contropartita: credito Alla contabilizzazione coge, si avrà: Coge prima generico di entrata: credito mutuo passivo Coge transitoria ordinativo: credito (CP) Nel caso dell apertura di un mutuo verso banca il meccanismo automatico di gestione delle partite non è sufficiente, serve opportuna configurazione.

33 Quadratura Partitario - Stato patrimoniale PARTITE ECONOMICHE 4/4 Esempio 3: Regolarizzazione dell incasso di un mutuo passivo con generico di entrata ATTIVANDO LA GESTIONE DELLA PARTITA ECONOMICA Si valorizza l estensione coge del generico di entrata: Alla contabilizzazione coge, si avrà: Coge prima generico di entrata: (AP2) credito mutuo passivo Coge transitoria ordinativo: credito (CP1) il credito si chiude alla contabilizzazione dell ordinativo di incasso il debito per mutuo passivo verrà chiuso in quota parte dai versamenti delle rate di rimborso

34 Quadratura Ritenute e Contributi e relativi conti di liquidazione 1/2 I conti che accolgono i debiti delle ritenute e dei contributi (ex partite di giro) si movimentano: sezione Avere: stipendi compensi e missioni (o versamenti di recuperi) sezione Dare: i relativi versamenti (o recuperi da stipendi, compensi o missioni negative)

35 Quadratura Ritenute e Contributi e relativi conti di liquidazione 2/2 Il saldo aperto su ciascun conto a fine anno dovrebbe avere normalmente sezione Avere e rappresentare i compensi/missioni dell anno N+1 che avevano competenza nell anno N La scrittura coge di tali documenti viene rilevata per competenza in avere nell anno N, ma il relativo versamento viene fatto per cassa.

36 Quadratura coge coan 1/4 Le modalità di quadratura tra coge e coan dipendono da: 1. Scritture libere; 2. Scelte di configurazione Competenziazione Gestione dell iva indetraibile da prorata

37 Quadratura coge coan 2/4 Se si è attivato il meccanismo della competenziazione in coan (autorizzazione delle sole quote di stretta competenza economica) I saldi dei conti coge e coan possono essere riconciliati solo DOPO il lancio dei risconti in coge

38 Quadratura coge coan 3/4 Se si applica una percentuale di indetraibilità a tutti gli acquisti commerciali sulla base del prorata dell esercizio precedente si ha un disallineamento tra coge e coan pari alla percentuale di indetraibilità applicata

39 Quadratura coge coan 4/4 Esempio: fattura d acquisto commerciale di cancelleria. IVA al 22%, Prorata al 91% Imponibile IVA detraibile IVA indetraibile da prorata 1.41 Scrittura coge: (debito) Fornitori (costo) cancelleria (costo) iva indetraibile 1.41 (credito) iva a credito Scrittura coan: (costo) cancelleria 72.59

40 Progressione cronologica delle operazioni di chiusura 1. Eventuali scritture manuali di assestamento: FONDO 2. Lancio AMMORTAMENTI INVENTARIO 3. Lancio AMMORTAMENTI COAN 4. Lancio AMMORTAMENTI COGE 5. Lancio RISCONTI COGE 6. Lancio RISCONTI COGE 7. Lancio RATEI COGE (NESSUN AUTOMATISMO) 8. COST TO COST COAN 9. COST TO COST COGE 10. REGISTRAZIONI DI EPILOGO

41 Il processo delle chiusure contabili - Agenda Gli ammortamenti Il cost to cost Controlli e chiusure Reportistica di chiusura

42 Reportistica di chiusura COGE: - Contabilità generale» Stampe» Bilancio riclassificato (esempio IV Direttiva CEE, L240). - Inventario» Stampe» Registro beni ammortizzabili - Contabilità generale» Stampe» Giornale: stampa definitiva libro giornale COAN: - Contabilità analitica» Stampe» Consuntivo analitico - Contabilità analitica» Stampe» Consuntivo finanziario riclassificato

43 Configurazione dei riclassificati Riclassificato coge 1) Caricamento dello schema di riclassificato:

44 Configurazione dei riclassificati Riclassificato coge 2) Associazione delle voci del piano dei conti coge agli aggregati del riclassificato: