Prototipo software per l armonizzazione. Andrea Carnevali R&D Director GESINF S.r.l.

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1 Prototipo software per l armonizzazione Andrea Carnevali R&D Director

2 Obiettivi Obiettivo del progetto è la realizzazione di un sistema E.R.P. (Enterprise Resource Planning) in grado di coprire i requisiti necessari per l armonizzazione contabile. Un sistema E.R.P. estende le funzionalità di un sistema di contabilità tradizionale, tramite elementi extra-contabili e flussi gestionali in grado di fornire risposte immediate alle esigenze di monitoraggio, controllo e operatività degli uffici. Il sistema E.R.P. frutto del progetto prende il nome di Armony 2g.

3 Principi La contabilità civilistica «pura» è una contabilità «consuntiva» basata sulla rilevazione dei fatti rilevanti sotto il profilo economico e patrimoniale. Un sistema ERP introduce elementi gestionali a fini di pianificazione e controllo, extra scritture. L armonizzazione richiede che tali elementi siano strutturali al sistema di gestione, avendo rilevanza sotto il profilo normativo. La ricerca ha individuato le aree di intervento ed evidenziato le esigenze di adeguamento dei sistemi gestionali nei diversi comparti e le specificità organizzative.

4 Requisiti Specifici I requisiti specifici introdotti dall armonizzazione contabile, con impatto sul sistema ERP: il budget economico, annuale e pluriennale; il prospetto delle previsioni di spesa complessiva articolato per missioni e programmi; gli altri allegati al budget economico (piano degli indicatori e dei risultati attesi); il rendiconto finanziario (OIC); il conto consuntivo in termini di cassa articolato per missioni e programmi; i prospetti SIOPE.

5 Budget Economico I requisiti specifici : Formazione e formalizzazione del budget economico, secondo la struttura organizzativa aziendale e gli obblighi di armonizzazione. Flusso autorizzativo per l effettuazione della spesa, e monitoraggio, prima della rilevazione della stessa, della copertura e del risultato atteso; Budget degli investimenti; Gli elementi gestionali costituiscono l ossatura del processo decisionale e di monitoraggio e devono essere integrati al sistema di contabilità generale ed analitica, pena la ridondanza delle informazioni e le difficoltà di quadratura.

6 Budget Economico Nella Formazione del budget intervengono elementi contabili ed analitici, in base all organizzazione aziendale: le voci di spesa, ossia la struttura che si ottiene aggregando conti del bilancio con dettaglio superiore a quanto richiesto dal budget. la struttura organizzativa, intesa come dipartimenti, uffici, responsabili, ecc.; le linee di attività o aree di business, es. centri di costo o centri di ricavo ; gli obiettivi di business o istituzionali e relative funzioni interne, es. «obiettivi/funzioni» o «progetti»

7 Budget Economico Adozione del sistema multi-dimensionale : Consente di definire la struttura del budget e più in generale delle rilevazioni analitiche. Voci di spesa, Struttura organizzativa, Aree di business, Obiettivi di business costituiscono singole «dimensioni» del sistema gestionale e contabile. Ciascuna dimensione è strutturata su n livelli, ciascun livello può intervenire a livello di budget, di monitoraggio o di consuntivazione della spesa. L elemento minimo di stanziamento di budget rappresenta l unità elementare di budget.

8 Sistema multidimensionale Sistema bi-dimensionale : Voci di spesa (aggregati di conti) CEB.106 Commissioni Bancarie CEB.108 Imposte dirette CEB.118 Materiale di Consumo Centri di Costo 1. Magazzino 7. Relazioni Esterne 8. Sicurezza Unità elementare di Budget 1. Magazzino 7. Relazioni Esterne 8. Sicurezza TOTALE CEB CEB CEB TOTALE

9 Sistema multidimensionale Sistema multi-dimensionale : Voci di spesa (aggregati di conti) CEB.106 Commissioni CEB.108 Imposte dirette CEB.118 Materiale di Consumo Centri di Costo 1. Magazzino 7. Relazioni Esterne 8. Sicurezza Funzioni A. Prevenzione D. Divulgazione E. Ricerca Voci di spesa Centri di Costo Funzioni Budget CEB Magazzino A. Prevenzione 20 CEB Magazzino D. Divulgazione 15 CEB Magazzino A. Prevenzione 80 TOTALE 8.500

10 Budget Economico Requisiti garantiti tramite il sistema multi-dimensionale : Classificazione del budget per Missioni/Programmi/COFOG, anche tramite identificazione per unità elementare. Contabilità Analitica integrata al sistema gestionale, correlata ai seguenti aspetti (D.P.C.M.12/09/2012, art.4) : I programmi di spesa; gli obiettivi dell Amministrazione, opportunamente articolati; gli stakeholder interessati al raggiungimento degli obiettivi; il centro di responsabilità al quale è attribuito ciascun obiettivo; le risorse stanziate per la realizzazione di ciascun obiettivo; Elementi necessari alla definizione degli indicatori ed in generale ai fini dell analisi delle performance. Definizione del processo decisionale e di monitoraggio a fini interni (per fasi di lavoro).

11 Budget Economico e Flussi Requisiti necessari al processo decisionale : Confronto del budget con i costi/proventi già rilevati INTEGRATI dei costi/proventi in corso di autorizzazione e contrattualizzati. Voci di spesa Centri di Costo Budget Autorizzato Ordinato Rilevato (p.d.) Disponibile CEB Magazzino Budget Impegno provvisorio Impegno definitivo Contabilizzazione

12 Budget Economico e Flussi Requisiti necessari al processo decisionale : La contabilizzazione avviene dal ciclo gestionale, dando origine ad operazioni di partita doppia individuabili. Budget Impegno provvisorio Impegno definitivo Documento Scritture Manuali Contabilizzazione Da flusso Disponibilità Partita doppia (generale ed analitica)

13 Budget Economico e Flussi Requisiti necessari al processo di monitoraggio : Capacità di definire strutture a più livelli con Macro Voce Raggruppamento diversi gradi di Voce Patrimoniale intervento nelle fasi : 1. del budget 2. dell approvazione 3. del consuntivo Esigenze Gestionali, di Responsabilità e di controllo interno. Adeguamento presente e futuro. Voci di Spesa Macro Voce Centri di Resp.tà Raggruppamento Budget Budget degli Budget Economico Economico investimenti Dipartimento Voce Economica Servizio Servizio Ufficio Ufficio Centri di Costo Impegnato Economico Mastro Patrimoniale Centro di Costo Sotto Centro Conto Mastro Economico Conto Progetto Progetto Conto Conto Costi Sottoconto Piano dei Conti E.P. Sottoconto Sottoconto Funzione Obiettivo Programma Progamma Obiettivi

14 Flussi Gestionali Obiettivi dei flussi gestionali : Determinazione della copertura delle spese future ancora non verificatesi, tenendo conto anche dei costi/ricavi già rilevati nel sistema di scritture. Monitoraggio del risultato atteso. Guidare il processo di creazione (automatica o guidata) delle scritture economico patrimoniali da esse derivate. Budget economico o degli investimenti Flussi amministrativi Scritture Co.Ge. Prima nota Procedure esterne Scritture Co.An. Ma anche : Consentire la redazione del consuntivo di cassa.

15 Consuntivo di Cassa Obiettivi e criticità : Individuare le voci di costo/ricavo sottese alle operazioni di pagamento/incasso : Nella contabilità civilistica «pura» le operazioni sui conti delle disponibilità liquide non sono correlate alle precedenti rilevazioni di costo/ricavo/variazioni patrimoniali (a differenza della contabilità finanziaria). Anche la correlazione alla «partita» (documento) non è esaustiva (documenti con più voci economiche). E necessario pertanto conservare il riferimento alle operazioni che hanno dato origine al debito/credito e associare le operazioni di cassa a tali riferimenti.

16 Consuntivo di Cassa Approccio : Utilizzo del ciclo gestionale nelle operazioni di pagamento/incasso, con vincolo di individuazione delle «contabilizzazioni interessate». Ciascuna partita (documento) può dare origine a più «contabilizzazioni». Operativamente : Ciclo di pagamento/incasso legato all individuazione delle «contabilizzazioni» originarie, una o più in relazione alla «partita» corrispondente. Partita doppia manuale con individuazione della contropartita corrispondente.

17 Consuntivo di Cassa Il flusso normale di pagamento prevede il passaggio per il ciclo gestionale. Le operazioni manuali si intendono residuali. Documento Contabilizzazione Da flusso... Pagamento Scritture Manuali su conti di disponibilità liquide. Contabilizzazione Da flusso Partita doppia (generale ed analitica) con riferimento alla contropartita di origine del debito/credito

18 Flussi gestionali Il flusso passivo ordinato prevede la rilevazione delle obbligazioni (es. ordini), la ricezione della FatturaPA, la formazione automatica delle «contabilizzazioni» e i relativi pagamenti. Ordine FatturaPA Pagamento Impegno definitivo Impegno definitivo Contabilizzazione Da flusso Contabilizzazione Da flusso Budget Partita doppia (generale ed analitica)

19 Flussi gestionali Il flusso passivo ordinato prevede la rilevazione delle obbligazioni (es. ordini), la ricezione della FatturaPA, la formazione automatica delle «contabilizzazioni» e i relativi pagamenti. Ordine FatturaPA Pagamento Impegno definitivo Impegno definitivo Contabilizzazione Da flusso Contabilizzazione Da flusso Budget Partita doppia (generale ed analitica)

20 Altri elementi del sistema Fattura elettronica Passiva (elemento portante per il ciclo passivo). Funzioni di import/export per il portale certificazione crediti (PCC). Contabilizzazione e Pagamenti. Indice di tempestività dei pagamenti. Catena dei CIG/CUP. Tracciati ANAC procedure negoziali. Tracciabilità Flussi. Rilevazioni SIOPE (legate alle voci di spesa ed ai pagamenti) Ciclo attivo basato su piani di fatturazione, commesse, richieste di emissione fatture, emissione fatture elettroniche attive e funzioni di incasso. Informazioni per il CPM e la BI derivate dal sistema multidimensionale e dalle fasi del ciclo gestionale.