Indicom Group LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE IN OUTSOURCING. La soluzione via Smartphone App

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1 Indicom Group LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE IN OUTSOURCING La soluzione via Smartphone App

2 Il Gruppo CHI SIAMO Indicom Group è partner di aziende nazionali e multinazionali che supporta quotidianamente nel raggiungimento degli obiettivi integrando servizi di Document Management e Business Process Outsourcing. Tecnologie all avanguardia, spirito innovativo ed esperienza pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 e ISO/IEC: 27001, garantiscono agli oltre 1000 Clienti l eccellenza operativa ricercata. I NOSTRI CLIENTI Piccole, medie e grandi Imprese che hanno scelto di intraprendere il percorso verso la digitalizzazione implementando un processo innovativo di gestione delle note spese che consenta di guadagnare efficienza, garantire il totale rispetto delle policy aziendali e abbattere i costi interni. Una gestione in grado di velocizzare i tempi, abbattere il margine di errore e semplificare il processo anche per il dipendente. Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel

3 Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel Gestione note spese: soluzione Applicazione dedicata Pagamento Fotografia giustificativo con applicazione smartphone dedicata (ricevuta, scontrino cassa e POS, ecc.) Archiviazione immagine per consultazione web da portale Indicom o tramite mobile Indicom estrae i dati dai giustificativi con tecnologia OCR «intelligente» Feedback al dipendente per conferma ricezione immagine e controllo qualità (finalizzata alla dematerializzazione) Generazione Sospeso e Gestione Anomalie Produzione nota spese sintetica e analitica Indicom invia al Cliente un report mensile relativo alle note spese gestite Check con Line Manager Indicom effettua un check rigoroso sul rispetto delle policy aziendali Invio ad Amministrazione Cliente per la chiusura della nota spese Conservazione Digitale a Norma Indicom Approvazione

4 Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel Una gestione innovativa: le fasi Il dipendente, dopo aver effettuato il pagamento, scatta una foto al giustificativo utilizzando l applicazione fornita da Indicom e installata sullo smartphone. L applicazione invia l immagine al server Indicom in tempo reale. Indicom, attraverso tecnologie di riconoscimento ottico avanzate, effettua l estrazione dei dati dall immagine del giustificativo. Un riepilogo dei dati è restituito al dipendente direttamente sull App al fine di confermare la ricezione dell immagine e controllarne la qualità (ai fini della dematerializzazione). Contemporaneamente l immagine del giustificativo è disponibile sul portale online di Indicom e sul dispositivo mobile del Line Manager. A partire dai dati estratti con tecnologia OCR intelligente viene costruita la Nota Spesa, sulla quale viene effettuato un rigoroso check al fine di verificarne l aderenza alle policy aziendali del Cliente. Nel caso in cui la Nota Spesa sia conforme alle policy aziendali viene trasmessa all Amministrazione del Cliente per la chiusura e registrazione. Nel caso in cui vi siano voci di spesa non previste dalle policy la Nota Spesa viene inviata al line Manager per la creazione del sospeso e la gestione dell anomalia. Le Note Spese registrate dall Amministrazione vengono infine conservate digitalmente a norma da Indicom, che assume il ruolo di Responsabile della Conservazione, redige il Manuale della Conservazione e fornisce al Cliente le credenziali personali per l esibizione a norma online su portale.

5 Un unica soluzione, tanti vantaggi Maggior efficienza nel processo di validazione e liquidazione della nota spesa Totale controllo e conformità alle policy aziendali Ottimizzazione dell attività di recupero dell IVA Gestione Note Spese in Outsourcing Abbattimento del rischio di rimborso di spese non giustificate Riduzione della complessità legata alla gestione cartacea e relativi costi Abbattimento dei tempi e della possibilità di errori Razionalizzazione e riallocazione delle risorse interne Performance ottimali e misurabili garantite dagli SLA Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel

6 Contatti Stefano Gibin BPO Sales Manager Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel