Note Spese. in Cloud. TeamSystem Note Spese in Cloud

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2 La gestione delle diventa digitale Gestire le note spese dei dipendenti e collaboratori rappresenta spesso un incombenza lunga e noiosa e un costo aziendale per la gestione del processo autorizzativo, in particolar modo in quelle organizzazioni che ogni mese devono controllare, validare e elaborare un elevato numero di documenti. Per il dipendente, occuparsi delle note spese, vuol dire tenere traccia di tutte le spese sostenute avendo cura di conservare le relative ricevute cartacee in buono stato, in modo da renderne possibile la lettura e la verifica. Con la digitalizzazione dei processi e i controlli automatici è possibile alleggerire o eliminare le attività manuali normalmente svolte sia lato azienda che lato dipendente. Le tecnologie oggi disponibili permettono di archiviare e conservare i documenti rilevanti ai fini fiscali. In modo che ogni spesa sia documentata digitalmente ed in modo chiaro e inequivocabile. Il processo digitale si conclude quando il flusso di dati viene contabilizzato nell ERP; a questo punto i vantaggi saranno: La velocizzazione del processo di elaborazione delle note spese Un maggior controllo sulle spese La riduzione dei costi per processare un intera nota spese L alimentazione automatica del sistema contabile La riduzione dei tempi di compilazione e degli errori di digitazione 2 8

3 Soluzioni Soluzioni e vantaggi è la soluzione cloud di per la gestione delle note spese che consente a professionisti, aziende, associazioni, enti pubblici di rendere possibile ai propri addetti la rendicontazione delle proprie spese personali, anche in mobilità, ai fini di poterne ottenere il rimborso. La soluzione, fruibile, prevede la possibilità di associare le spese a commesse clienti. Le commesse possono essere: di carattere Pubblico tutti possono utilizzarle per la rendicontazione di carattere Privato solo i soggetti deputati possono utilizzarle per la rendicontazione Il sistema prevede reportistiche per utente, cliente e commessa; ogni report generato può essere esportato in formato PDF o in CSV per permettere così anche analisi statistiche. 3 8

4 Vantaggi Ma quali sono i vantaggi? I veri vantaggi nell applicazione di di sono: Soluzioni e vantaggi La semplicità di configurazione La facilità di utilizzo La riduzione degli errori di digitazione La fruibilità garantita 24 ore su 24 e la possibilità di gestire le proprie spese in tempo reale e in mobilità Il passaggio automatico dei dati in contabilità generale e analitica 4 8

5 - Elementi chiave Elementi chiave Tramite uno smartphone, IOs o Android, in qualsiasi momento il dipendente potrà allegare alla rendicontazione le foto dei giustificativi di spesa. I dati così raccolti, potranno confluire automaticamente in contabilità, in questo modo sarà eliminata la possibilità di errori. Il processo sarà completamente digitalizzato e informatizzato riducendo del 50% i tempi e i costi di gestione dell attività. L utente amministratore potrà configurare l azienda, e i parametri funzionali per singolo dipendente e per singola attività. In questo modo verrà garantita la massima flessibilità funzionale. 5 8

6 Azienda Per l Azienda Rendicontazione Spese Collegamento immagini giustificativi Associazione a commessa cliente Generazione report di controllo Registrazione in contabilità Funzioni principali Gli utilizzatori della procedura possono essere classificati come Amministratori o Utenti e possono accedere al sistema tramite ID, quindi con la necessaria sicurezza in termini di normativa sulla privacy. L utente amministratore della procedura può: Configurare l azienda Gestire clienti, commesse e centri di costo Effettuare report esportabili in formato PDF o CSV per analisi statistiche Configurare l azienda vuol dire inserire, modificare e personalizzare i parametri funzionali del prodotto: costo per rimborso chilometrico per utente, gestire import e export di dati e cosa mostrare, dati tecnici e credenziali. È possibile in seguito far confluire i dati di consuntivazione in contabilità sull ERP per poter passare alla generazione delle scritture in contabilità generale ed analitica. 6 8

7 Dipendente Per il dipendente Il dipendente vedrà una schermata molto più semplice di quella vista dall azienda, in quanto la sua visualizzazione sarà limitata al proprio conto di rimborso spese. Funzioni principali Il dipendente potrà caricare la propria note spese, associarla a un cliente o commessa, stampare l elenco delle spese o esportarlo in formato excel. Inoltre, potrà scaricare sul proprio smartphone, IOs o Android, l app dedicata che gli consentirà di allegare alla propria nota spese direttamente le foto dei giustificativi di spesa associando le informazioni o le note di corredo necessarie. In questo modo sarà sollevato dall incombenza di dover trattenere i giustificativi cartacei potendo rendicontare le spese in Real Time e riducendo le possibilità di errore. 7 8

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