RENDICONTAZIONE RH RENDICONTAZIONE RH 1. Cos è la funzione Rendicontazione RH 2. Informazioni 2 Cosa serve per utilizzare questa funzione?

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1 RENDICONTAZIONE RH RENDICONTAZIONE RH 1 Cos è la funzione Rendicontazione RH 2 Informazioni 2 Cosa serve per utilizzare questa funzione? 2 Utilizzare la funzione Rendicontazione RH 2 Come importare il file con i movimenti di conto corrente fornito dalla banca 2 Visualizzazione del file RH importato 3 Come scartare i movimenti che non si desidera elaborare 3 Come inserire nel rendiconto le spese presenti nel file RH 4 Come registrare i versamenti dei condomini 5 Come registrare i pagamenti dei Modelli F24 6 Come registrare i movimenti generici presenti nel file RH 6 Cosa non si può registrare tramite la Rendicontazione RH 7 1

2 Cos è la funzione Rendicontazione RH Informazioni Questa funzione rappresenta la modalità con cui il programma permette di leggere l estratto conto bancario e: Inserire a bilancio le spese Registrare i versamenti dei condomini Confermare i modelli F24 Cosa serve per utilizzare questa funzione? E necessario un file generato dalla banca contenente i movimenti di uno o più conti correnti: deve essere scaricato collegandosi all Home Banking. Ogni banca ha la sua modalità di fornitura di questi file, di solito si trovano nella sezione da cui è possibile scaricare gli esisti (tipo gli esiti MAV o Freccia) e spesso la dicitura del servizio include la scritta Rendicontazione o Estratto conto. Il formato gestito dal nostro programma è il tipo RH che è un riepilogo definito dallo standard CBI che tutte le banche devono supportare. In caso non si riesca a trovare il comando per scaricare questo file, contattare il supporto tecnico della vostra banca (spesso le funzioni relative alla rendicontazione telematica vanno abilitate e non sono presenti nel servizio Home Banking base). Utilizzare la funzione Rendicontazione RH Come importare il file con i movimenti di conto corrente fornito dalla banca Utilizzare il comando Menu Strumenti File telematici bancari Rendicontazione RH per aprire la schermata che mostra i flussi RH precedentemente importati. Da questa schermata premere il pulsante Importa flusso e selezionare il file scaricato dalla banca: il file può contenere movimenti relativi a più conti correnti appartenenti a diversi condomini. L elaborazione di questo tipo di file è relativamente lenta: consigliamo di non importare un file contenente migliaia di movimenti. Invece di scaricare dalla banca un unico file contenente i movimenti degli ultimi 6 mesi di 50 condomini, sarebbe opportuno generarne uno per ogni conto corrente oppure generare un file per ogni mese o settimana. 2

3 Visualizzazione del file RH importato Dopo l importazione del file, il programma mostrerà una schermata simile alla seguente: In questo esempio viene mostrato il contenuto di un file RH relativo ai movimenti dei conti correnti di vari condomini. I dati elencati vengono mostrati per tipologia e l icona presente all inizio di ogni riga ( ) indica che questo movimento non è ancora stato elaborato. Come scartare i movimenti che non si desidera elaborare A volte potrebbe essere necessario scartare o ignorare alcuni dei movimenti presenti nel file RH (ad esempio perché già stati registrati manualmente o perché movimenti di tipo che non si desidera gestire): per fare questo è necessario premere il tasto destro del mouse sul movimento che si vuole scartare/ignorare e impostare il motivo dello scarto. Simuliamo l uso di questa funzione premendo il pulsante destro sul movimento del 10/11/2017 che rappresenta l accredito di un MAV. (1) (2) (3) Tra le scelte disponibili abbiamo la possibilità di: (1) Ignorare solo questo movimento (2) Ignorare sempre tutti i movimenti con questa causale (in questo caso Z8) indipendentemente dalla descrizione dell operazione (3) Ignorare sempre tutti i movimenti con questa causale (in questo caso Z8) e con questa descrizione Visto che operazioni bancarie quali importazioni di versamenti effettuati tramite MAV o bollettini Freccia vengono gestiti dal programma tramite le funzioni apposite, la prima cosa che faremo sarà dire al programma di ignorare sempre tutte le operazioni con causale Z8 (tramite la scelta 2) Dopo aver dato il comando la schermata apparirà così: 3

4 Come inserire nel rendiconto le spese presenti nel file RH In questo esempio andremo ad inserire nel rendiconto le tre operazioni presenti nella categoria 16 Commissioni : selezionare i tre movimenti spuntando la casella all inizio delle righe, premere tasto destro del mouse e selezionare il comando Rendiconta spesa dal menu che apparirà. Il programma presenterà un riepilogo in cui sarà indicato se è possibile creare automaticamente le spese nel bilancio o se è necessario un intervento manuale. In questo caso il programma è in grado di registrare i due movimenti del condominio MAREMONTI ma non quello del condominio MARGHERITA in quanto non è ancora stato specificato quale criterio utilizzare per inserire nel rendiconto le operazioni di tipo 16 Commissioni. Per fare ciò è necessario creare una regola di ripartizione tramite la quale specificare in quale conto del bilancio inserire la spesa (è un operazione simile a quella che si fa quando si creano le regole di ripartizione per indicare come gestire le bollette delle utenze). Dopo aver premuto OK il programma mostra l elenco delle spese che stanno per essere elaborate e, per la spesa del condominio MARGHERITA, si aspetta un intervento manuale da parte dell amministratore. 4

5 Premere questo pulsante per creare una nuova regola Per permettere la registrazione della spesa nel condominio MARGHERITA premere il pulsante Nuova regola e definire le modalità di ripartizione di questo tipo di spesa: Da questa schermata creare una nuova regola (nel nostro esempio verrà creata una regola con un solo dettaglio in quanto vogliamo che il 100% della spesa vada nel sottoconto PU Spese bancarie ). Dopo aver salvato il dato ed essere tornati nella schermata con il riepilogo delle spese da registrare sarà possibile selezionare la regola appena creata e procedere con l operazione. A questo punto le tre spese di commissione appariranno come elaborate ( ). Come registrare i versamenti dei condomini Ricordiamo che se il condomino ha pagato con bollettino MAV o Freccia, l importazione di questi incassi va fatta utilizzando le funzioni apposite (menu Strumenti Flussi telematici bancari MAV o Freccia). Tramite il file RH è però possibile importare altri tipi di versamenti, ad esempio i bonifici effettuati dai condomini. 5

6 Nell esempio in esame sono presenti due versamenti: uno effettuato da Gervasoni Fausto e l altro da una persona non riconosciuta dal programma (infatti di fianco al nome Sora Maria viene segnalato il carattere?). Associare un nominativo conosciuto dal programma ad un incasso effettuato da una persona sconosciuta Quando di fianco al nome della persona compare il carattere? significa che il programma non è stato in grado di riconoscere il soggetto che ha effettuato il pagamento. In questo caso è possibile, premendo il tasto destro del mouse, utilizzare il comando Associa anagrafica per collegare Sora Maria con una persona conosciuta dal programma (in questo esempio Sora Maria ha versato la rata per conto di sua sorella Sora Lella, quindi per procedere con l incasso è sufficiente associare i due nominativi). Dopo aver effettuato il collegamento, di fianco a Sora Maria comparirà il simbolo * per segnalare che il programma è riuscito ad associare un nominativo valido tramite una forzatura impostata dall amministratore. In caso di sia necessario, dal menu Associa anagrafica è sempre possibile eliminare o modificare l associazione. Procedere con la creazione degli incassi Per registrare i versamenti esistono due possibilità: una che cerca di creare automaticamente gli incassi ed una modalità manuale. Scegliendo la modalità automatica (premere tasto destro del mouse sul movimento, selezionare Registra versamenti automatici ) il programma cercherà di associare il versamento dell importo indicato nel file RH ad una rata di pari importo relativa al nominativo in questione e procederà alla registrazione degli incassi di tutti i versamenti che è stato in grado di collegare. La modalità manuale invece va utilizzata quando il versamento effettuato non corrisponde a nessuna rata (ad esempio il condomino ha versato 200,00 invece di versare la rata dell importo esatto di 205,00 oppure ha fatto un unico bonifico con il quale ha pagato la prima e la seconda rata). Per utilizzare la modalità manuale premere tasto destro del mouse e selezionare Situazione personale : il programma aprirà la classica schermata Situazione personale da cui sarà possibile registrare l incasso. Come registrare i pagamenti dei Modelli F24 Tramite il file RH è possibile la registrazione dei pagamenti dei modelli F24 purché siano stati generati con il programma. Per effettuare questa operazione selezionare i movimenti corrispondenti ai pagamenti di deleghe F24, premere tasto destro del mouse e selezionare il comando Registra pagamento F24. Il programma cercherà di associare il movimento presente nel file RH con uno dei modelli F24 ancora da confermare e presenterà la lista dei pagamenti che sarà in grado di importare. Come registrare i movimenti generici presenti nel file RH Per movimenti generici si intendono quelle operazioni tipo prelevamento contanti o giroconto da cassa a banca (il versamento di contanti da parte dell amministratore): è possibile registrare queste operazioni nei movimenti generici utilizzando il comando apposito presente nel menu (premere tasto destro del mouse). Opzioni personalizzabili Nel file RH la banca comunica, per ogni movimento, la data operazione e la data valuta : per definire come utilizzare queste informazioni durante l inserimento di questi movimenti nel bilancio condominiale vedere le opzioni disponibili nel menu Configurazione - Opzioni programma sezione Flussi telematici (opzione sulla sinistra). 6

7 Cosa non si può registrare tramite la Rendicontazione RH Tramite queste funzioni di rendicontazione NON si possono inserire nel bilancio le fatture dei fornitori o le spese relative alle utenze in quanto la banca, nel file RH, non riporta informazioni quali numero fattura, data fattura, imponibile, iva, ecc. e quindi sarebbe impossibile, per il programma, creare una registrazione contabile comprensiva della sezione Fiscali. Per importare utenze (Enel, Unogas, Duferco, Eon, ecc.) utilizzare le funzioni presenti nel programma dedicate all importazione di questo tipo di dati (menu Strumenti Importazione manuale utenze/fatture) Per importare fatture di altri fornitori utilizzare la funzione di importazione da file CSV oppure attivare il servizio Multifatture by Multidialogo ((menu Strumenti Importazione manuale utenze/fatture oppure menu Strumenti Importazione automatica fatture e pagamenti) Utilizzando queste funzioni è anche possibile importare direttamente il file PDF con la fattura (per i fornitori che forniscono il file). Per quanto riguarda la causale 26 Vostra disposizione a favore di (in pratica i bonifici fatti dal condominio per pagare i fornitori) al momento non è possibile gestirla tramite questa versione della rendicontazione RH perché il nostro programma prevede già una funzione dedicata alla gestione telematica dei bonifici ai fornitori (in un prossimo aggiornamento sarà inserita la possibilità di registrare questi pagamenti anche da parte dei clienti che non generano i nostri file per i bonifici telematici). 7