GECO, tramite il modulo di postalizzazione, permette all amministratore di inviare direttamente da programma raccomandate, prioritarie, e SMS.

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2 GECO, tramite il modulo di postalizzazione, permette all amministratore di inviare direttamente da programma raccomandate, prioritarie, e SMS. Nel caso di invio cartaceo invece di stampare i documenti e preparare le buste, sarà GECO a contattare uno dei nostri partner i quali gestiranno tutta la preparazione dell invio, dalla stampa dei documenti alla preparazione delle buste fino all invio al vettore (Poste Italiane, Nexive, JPost, ecc.). Nel caso di sarà GECO a preoccuparsi di preparare i messaggi per ogni destinatario anche in caso in cui ogni persona debba ricevere un documento diverso da quello inviato agli altri. Ogni documento prodotto all'interno di GECO può essere postalizzato in maniera automatica e per ogni invio sarà disponibile la tracciabilità completa. Il documento è stato stampato? La busta è stata preparata? E' stata consegnata al postino? Il destinatario l'ha già ricevuta? 2

3 Utilizzando il servizio di postalizzazione per inviare le comunicazioni cartacee NON sarà più necessario: stampare i documenti (quindi risparmio dei costi di stampa quali carta, toner, ecc.) preparare le buste (non dovrete più acquistare buste, stampare i dati del destinatario o utilizzare etichette, ecc.) stampare la distinta delle raccomandate e fare la fila in posta (tempo guadagnato per fare altre cose!) Se prima per preparare l invio della documentazione (convocazione assemblea, rendiconto delle spese, preventivo e prospetto rate, ecc.) erano necessarie ore di lavoro, adesso in pochi minuti sarete in grado di predisporre i documenti da inviare a tutte le persone del condominio! 3

4 Per richiedere l attivazione del servizio: menu postalizzazione / sms informazioni e licenze Nella schermata di presentazione del servizio premere il pulsante Utenti ed utilizzare i pulsanti per richiedere l attivazione del servizio. Utilizzare il pulsante Attiva il servizio con i dati del singolo amministratore in caso nello studio siano presenti più amministratori e sia necessaria una fatturazione separata 4

5 Al momento della richiesta di attivazione del servizio il programma chiederà di indicare con quale partner di GECO attivare la postalizzazione (al momento della realizzazione di questo manuale i partner disponibili sono Multidialogo e Documenti Postali ). N.B. L integrazione di GECO con i vari partner può differenziarsi per alcune funzionalità, vedere le prossime pagine per i dettagli. Dopo aver scelto il fornitore, GECO aprirà la pagina online dove inserire i propri dati per registrarsi al servizio: conclusa la registrazione è necessario attendere l di conferma contenente i dati (utente e password) con cui configurare GECO. Dopo aver ricevuto utente e password creare il nuovo utente 5

6 Tra i principali dati da inserire in GECO durante la creazione dell utente per la postalizzazione: Scheda Impostazioni licenza Inserire utente e password comunicati dal fornitore del servizio ed indicare l dove ricevere eventuali notifiche e/o avvisi (questi avvisi riguardano lo stato delle spedizioni effettuate, utilizzare quindi un indirizzo che viene controllato frequentemente) 6

7 Scheda Impostazioni generali In questa scheda indicare la cartella dove saranno archiviati i documenti inviati e qual è l amministratore (mittente) collegato a questo utente in caso in GECO siano presenti vari amministratori. E possibile indicare se dovrà essere indicato come mittente questo amministratore anche quando le spedizioni saranno fatturate al condominio (casella Se possibile includi ). Mittente con casella attiva: Condominio XXX c/o Amministratore YYY (indirizzo dell amministratore) Mittente con casella non attiva: Condominio XXX (indirizzo del condominio) 7

8 Effettuare con GECO una spedizione postale cartacea o via significa preparare una serie di documenti PDF (preventivo, prospetto rate, convocazione assemblea, ecc.) ed indicare i destinatari per ogni documento presente nel flusso postale. I documenti da inviare possono essere sia documenti creati direttamente da GECO che documenti generati al di fuori del programma (quindi file Excel, Word, ecc.): l unica condizione è che siano documenti salvati in formato PDF. I passi necessari per effettuare un invio con GECO sono i seguenti: - Preparare i documenti da inviare (eventualmente raggruppandoli in un unica cartella ad esempio sul desktop) - Creare un flusso, indicando il tipo di spedizione ( , posta, ecc.) - Inserire nel flusso i documenti da inviare e indicare i destinatari - Confermare l invio del flusso 8

9 In questo esempio creeremo un flusso contenente più destinatari, alcuni che riceveranno i documenti in forma cartacea, altri via ed a tutti invieremo anche un SMS con un avviso riguardante questa spedizione. Questo invio riguarderà vari documenti generati da GECO (rendiconto, preventivo, rate, ecc.), si consiglia di creare una cartella temporanea (ad esempio sul desktop) e copiare qui dentro tutti i documenti da inviare. Per questo esempio creare una cartella sul desktop e chiamarla Prova invio. Nei prossimi passaggi sarà mostrato come far generare a GECO i PDF e come copiarli nella cartella appena creata. 9

10 I file da inviare saranno creati da GECO e riguarderanno: Rendiconto (inviato a tutti i condomini) Preventivo (inviato a tutti i condomini) Rate 2018 (ogni destinatario riceverà un prospetto personalizzato) Per preparare documenti generati da GECO è sufficiente dare il classico comando di stampa e, quando appare a video l anteprima, premere il pulsante Esporta. Iniziamo con il Rendiconto

11 Per trasformare in PDF questo documento premere il pulsante Esporta file unico (togliere eventuali spunte dalle caselle Apri automaticamente il file esportato e Esporta in un file temporaneo ). Salvare il file nella cartella creata poco fa sul desktop ( Prova invio ): Comando di creazione PDF 11

12 Procedere nello stesso modo per creare il PDF del Preventivo Completata l operazione nella cartella temporanea ( Prova invio ) dovrebbero esserci questi due file: Vediamo ora come creare i PDF con i documenti personali con i bollettini di richiesta rate 12

13 In questo esempio, per inviare il prospetto delle rate, utilizzeremo la stampa Bollettini triplo / singolo ): aprire l anteprima e premere il pulsante Esporta. 13

14 A differenza di preventivo e rendiconto che sono documenti uguali per tutti, i bollettini delle rate sono considerati documenti personali in quanto differenti per ogni nominativo (ogni bollettino riguarda una persona / unità immobiliare diversa). Per generare i PDF, contrariamente da quanto fatto per Preventivo e Rendiconto, useremo il comando Esporta file personali che dirà a GECO di generare un PDF per ogni nominativo. Procedere con l operazione e salvare anche questi PDF nella cartella Prova invio sul desktop. 14

15 A questo punto nella cartella temporanea ( Prova invio ) dovrebbero esserci questi file: preventivo, rendiconto ed i file con i bollettini personali. Siamo ora pronti per dire a GECO di inviare questi file come spiegato nei prossimi passaggi. 15

16 Per inviare documenti via posta o utilizzare il comando Nuovo flusso presente nel menu Postalizzazione / SMS della schermata principale di GECO. Per indicare che il flusso conterrà sia invii postali che (ed anche invii SMS) va selezionato il tipo Multiplo nella casella apposita. Le scelte disponibili sono: - Posta: l invio avverrà solo cartaceo, quindi posta tradizionale - l invio avverrà solo tramite posta elettronica - SMS: l invio conterrà solo SMS - Multiplo: l invio potrà contenere posta cartacea, e SMS 16

17 Selezionare l utente (Licenza) che effettuerà l invio ed eventualmente l esercizio da associare a questo invio (necessario in caso si voglia che la fattura venga emessa al condominio e si voglia contabilizzare automaticamente i costi di invio nel rendiconto dell esercizio selezionato). Dopo aver dato una descrizione a questo invio la schermata sarà simile a questa: Il passaggio successivo consisterà nella selezione dei documenti da inviare. 17

18 Per aggiungere a questa spedizione documenti PDF, selezionare il comando Aggiungi documenti nella parte sinistra della schermata: Si aprirà la schermata di selezione file, spostarsi nella cartella Prova invio presente sul desktop e selezionare tutti i file contenuti. Il programma elaborerà i documenti selezionati e cercherà di collegare automaticamente 18

19 Apparirà un riepilogo che mostrerà quali documenti sono stati assegnati ad ogni nominativo e/o eventuali altri avvisi: 19

20 Vediamo in dettaglio il risultato dell inclusione di questi documenti nel flusso da inviare: - Questi documenti (i bollettini con le rate personali) sono stati assegnati automaticamente ai destinatari corretti e saranno spediti per posta cartacea - Il Dott. Drome Dario invece riceverà i suoi bollettini per invece di riceverli in formato cartaceo 20

21 Perché alcuni destinatari riceveranno i documenti via ed altri via posta cartacea? I motivi in questo caso sono 2: 1) Il flusso è stato indicato come Tipo invio: Multiplo che praticamente fa scegliere a GECO la modalità di invio per ogni destinatario (se avessimo impostato come Tipo Invio posta o , tutti i destinatari avrebbero avuto questa unica modalità di spedizione indipendentemente da quanto indicato nella scheda anagrafica della persona) 2) Nella scheda personale del Dott. Drome Dario è stato indicato che questa persona preferisce ricevere le comunicazioni via (impostare questa funzione nella scheda anagrafica della persona - pulsante Note / Contatto ) 21

22 Nel riepilogo vengono mostrati due segnalazioni riferite ai PDF del preventivo e del rendiconto: A differenza dei file personali in questo caso GECO non può assegnare automaticamente questi documenti alle persone e quindi richiede l intervento manuale dell utente: premere Seleziona per indicare i destinatari. 22

23 Per questo esempio inviamo i due file a tutte le persone del condominio: Selezionare tutti i nominativi e premere OK 23

24 I due documenti saranno inviati ai destinatari selezionati, anche in questo caso GECO ha selezionato l invio per per il Dott. Drome Dario: premere OK per confermare. 24

25 A questo punto abbiamo completato l inserimento dei documenti nel flusso. La scheda Flusso postali mostra che per 10 destinatari saranno inviati in modalità cartacea i seguenti documenti. 25

26 Per visualizzare i dettagli dell invio tramite premere il pulsante Flusso da questa schermata sarà possibile inserire l oggetto ed il testo dell che sarà inviata. 26

27 Per completare l invio manca l inserimento del messaggio SMS da inviare (operazione facoltativa, in questo esempio utilizzeremo anche questa funzione): premere il pusante Flusso SMS e fare click su Crea / modifica testo ed inserire il messaggio da inviare. 27

28 Premere il pulsante Aggiungi destinatari per selezionare le persone a cui inviare l SMS e nella schermata successiva premere Seleziona. 28

29 Il programma mostrerà ora i nominativi disponibili: perché in questo esempio ne mostra solo 3 quando le persone coinvolte nell invio dei documenti sono di più? Come nel caso della scelta tra invio postale e invio per , nella scheda della singola persona si può indicare se permettere o meno l invio degli SMS: in questo caso solo 3 persone hanno dato il permesso all invio degli SMS (per mostrare tutte le persone attivare la scelta Tutti ) 29

30 Con la selezione dei destinatari dell SMS il flusso è pronto per la spedizione: premere il pulsante Invia flusso per inviare i documenti. La schermata di invio del flusso può variare in base al partner selezionato (Multidialogo o Documenti Postali): principalmente le differenze riguardano i vettori postali supportati ed i tipi di spedizione postale cartacea/sms disponibili (per ulteriori informazioni contattare direttamente Multidialogo o Documenti Postali). 30

31 La prima scelta da effettuare riguarda il tipo di fatturazione richiesta: - l invio sarà fatturato allo studio - l invio sarà fatturato al condominio In caso di fatturazione al condominio è possibile richiedere che ogni invio venga fatturato separatamente ( Singolo invio ) oppure in base alle impostazioni predefinite concordate con il partner che effettuerà l invio ( Standard ). Selezionando la modalità Singolo invio sarà possibile far importare a GECO le fatture emesse e sarà possibile includerle automaticamente nel rendiconto. In caso di fatturazione Standard questa possibilità potrebbe non essere disponibile in quanto una singola fattura potrebbe riferirsi a più di un invio e potrebbe anche riguardare esercizi contabili differenti. 31

32 Dopo aver selezionato il tipo di fatturazione desiderata sarà necessario indicare le modalità di spedizione per ogni tipo di invio presente nel flusso. Nell esempio corrente andrà indicato: scelta del vettore postale (Poste Italiane o altro), tipologia di spedizione (prioritaria, raccomandata, ecc), caratteristiche del servizio (bianco e nero o colore, fronte retro, ecc.). se inviare tramite PEC o tramite posta elettronica normale tipologia di SMS da utilizzare 32

33 Per confermare l invio premere il pulsante Invia in basso a destra. GECO preparerà i documenti da inviare e li invierà al partner selezionato il quale provvederà alla gestione della spedizione (stampa dei documenti, preparazione delle buste, ecc.) e preparerà un preventivo di spesa per la spedizione corrente. A questo punto la spedizione è pronta e l unica operazione mancante è l accettazione da parte dell amministratore, del preventivo proposto. Il preventivo verrà inviato via all amministratore e questo messaggio conterrà tutte le istruzioni per accettare la spesa e sbloccare l invio dei documenti. 33

34 La rendicontazione dell invio permette di importare le fatture relative alle spedizioni fatte da GECO direttamente nel bilancio condominiale. Tramite la rendicontazione automatica l amministratore sarà in grado di ripartire la spesa relativa ad una certa spedizione sia tramite spese personali che assegnando la spesa ad un capitolo di spesa con ripartizione tramite tabella millesimale. GECO sarà inoltre in grado di importare e collegare automaticamente a questa spesa il PDF con la fattura. In base al partner selezionato (Multidialogo o Documenti Postali) la modalità di registrazione delle fatture varierà leggermente come mostrato nelle pagine seguenti. 34

35 Documenti Postali invierà periodicamente all amministratore un con allegato il file in formato ZIP con i dati delle fatture da importare in GECO. Per procedere con l importazione è necessario scaricare questo file, scompattarlo ed estrarre il contenuto in una cartella temporanea. Dal menu Postalizzazione / SMS selezionare il comando Contabilizza invii Documenti Postali e selezionare il file XML presente nel file ZIP ricevuto per . Ecco un esempio di riepilogo che mostra le fatture disponibili: Premere OK per procedere con la selezione delle fatture da importare. 35

36 Per contabilizzare gli invii di Multidialogo utilizzare il comando Menu Postalizzazione / SMS Stato attuale dei flussi inviati. Tramite questa schermata sarà possibile avere un riepilogo in tempo reale dello stato delle spedizioni effettuate con Multidialogo e procedere con la rendicontazione delle stesse. In questo esempio viene mostrato lo stato di 5 spedizioni: selezionarne una e premere Contabilizza per creare la spesa nel bilancio del condominio. 36

37 Per ogni fattura da importare / invio da contabilizzare GECO chiederà di indicare le modalità di creazione della spesa nel bilancio. In questo esempio si sta importando la fattura n.3000/2018 intestata al condominio EMILIA che rappresenta un flusso composto da un invio multiplo (è presente una parte cartacea, una parte SMS e una parte ). Per ogni tipologia di invio presente in questa spedizione si potranno indicare le modalità di addebito della spesa. Fare click qui per definire le modalità di contabilizzazione della spesa 37

38 Fare click sul link per selezionare le modalità di contabilizzazione della parte cartacea di questo invio: E possibile addebitare gli importi tramite una spesa personale oppure inserendo questo importo in un conto di spesa condominiale, sia selezionando un singolo sottocapitolo più sottoconti (anche tramite una regola di ripartizione). Dopo aver selezionato la modalità desiderata premere OK. 38

39 Impostare le modalità di contabilizzazione anche per la parte ed SMS e premere OK, il programma aprirà la schermata con la registrazione contabile impostata utilizzando i criteri appena definiti e sarà possibile salvarla nel rendiconto. Se è stata attivata la gestione degli allegati il programma collegherà a questa registrazione anche il PDF con la fattura appena importata. Termina qui l esempio di preparazione, invio e contabilizzazione di una spedizione tramite GECO. 39

40 Aprendo l agenda di GECO è possibile inviare automaticamente un o un sms ai condomini con cui ricordare l approssimarsi di una scadenza. E possibile selezionare la convocazione dell assemblea o la scadenza di una rata per dire a GECO di preparare un avviso: per questo esempio verrà selezionata la convocazione dell assemblea del 05/09/

41 Dopo aver selezionato l elemento in agenda fare click sul pulsante Invia comunicazione presente nel box Strumenti sulla sinistra. Comparirà la schermata da cui poter scegliere il tipo di invio (SMS o ) e il modello di testo da utilizzare. Scelta tra SMS ed Tipo di testo da utilizzare Comandi per creare o modificare i modelli di testo GECO prevede già, per ogni categoria di avviso, un testo pre-impostato per inviare l avviso via ed uno per inviare l avviso via SMS: contattare l assistenza per informazioni su come aggiungere nuovi modelli o modificare quelli esistenti. Premere OK per creare il flusso da inviare. 41

42 Come per l agenda, anche dalla lista dei morosi è possibile inviare degli avvisi con i quali avvertire il condomino: normalmente questi avvisi vengono utilizzati prima di inviare un sollecito vero e proprio. Il funzionamento è simile a quanto visto per l agenda: Selezionare le persone a cui si desidera inviare l avviso Premere il pulsante Invia promemoria presente nel box Strumenti Selezionare il tipo di invio ed il testo da utilizzare In questo modo sarà quindi possibile inviare una comunicazione bonaria in sostituzione di un sollecito o una messa in mora. Grazie a questa funzione, inviare decine di richiederà pochi secondi ed ogni persona riceverà un messaggio personalizzato con i propri dati anagrafici e contabili. 42

43 Con GECO sarete in grado di preparare , invii cartacei ed sms inviando il tutto in pochi secondi. Dal momento in cui la spedizione viene effettuata correttamente e GECO assegna un codice di spedizione, la gestione della stessa viene affidata al partner selezionato (Multidialogo o Documenti Postali). Per informazioni su modalità di fatturazione, su come sbloccare le spedizioni pronte ma in attesa di pagamento, per prendere visione dei listini con i costi di invio, stampa e spedizione, per informazioni su come visionare le ricevute di ritorno della raccomandate, ecc. fare riferimento al fornitore del servizio: MULTIDIALOGO - DOCUMENTI POSTALI