STAMPA ED INVIO DEI DOCUMENTI AL CLIENTE

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1 STAMPA ED INVIO DEI DOCUMENTI AL CLIENTE Alcuni dei documenti emessi possono essere stampati, in generale le stampe sono disponibili per i documenti che devono essere consegnati a terzi. Se per il documento che si sta inserendo non è disponibile la stampa (ad esempio una fattura del fornitore) al termine dell inserimento appare questo messaggio: Confermando, il documento viene salvato in archivio. Quando invece è disponibile la stampa, al termine viene richiesto se stampare o meno tale documento sulla stampante a video in PDF, generando un file che potrà essere salvato sulla macchina locale. E però possibile, stampare su altri dispositivi utilizzando il pulsante Cambia Stampante (F8 da tastiera) Si apre così l elenco di tutte le stampanti disponibili (per approfondimenti si veda la guida Le stampanti e le ) Pagina 1 di 5

2 Le stampanti disponibili sono quelle di tipo: File genera un file in una cartella specificata al momento della stampa, nel formato presente nella stampante (default.txt) Word apre a video un file rtf Excel apre a video un file xml Excel Stampante predefinita stampa il documento su carta, utilizzando la stampante predefinita della macchina sulla quale si sta lavorando (stampante di sistema) Stampante da richiedere permette di stampare su carta, scegliendo su quale stampante di sistema stampare il documento Invio permette di inviare via mail il documento al cliente Video - apre a video il documento in formato pdf Docuvision se è stata attivata la App, permette di stampare in cloud il documento e conservarlo digitalmente (si veda la guida Docuvision - il documentale di Passepartout ) INVIO DOCUMENTI VIA Nel caso si voglia inviare un documento via direttamente all intestatario dello stesso si potrà selezionare la stampante Invio . E consigliato configurare e personalizzare la stampante, dalla funzione Stampanti e Mail del menù Impostazioni : Pagina 2 di 5

3 La stampante invio è preinstallata con il codice 7; la si può modificare oppure se ne può creare una nuova. Creando una nuova stampante con il pulsante Nuova (F4 da tastiera), compilare la videata come nell immagine seguente: Nel campo Nome stampante inserire una descrizione che permetta di riconoscere che la stampante sarà da utilizzarsi per l invio dei documenti. Che si stia creando una nuova stampante o modificando quella esistente, premere il pulsante Impostazioni dispositivo (F5) per accedere alla seguente videata: Compilare il campo destinatario utilizzando il pulsante Speciali[F2]. Selezionare con il pulsante Seleziona (Invio da tastera), l opzione [IntestocStp Autom] che corrisponde all intestatario del documento che, a seconda del caso, può essere il cliente, il fornitore oppure un contatto. Si può inviare la stampa a molteplici destinatari. Pagina 3 di 5

4 Dall elenco sopra riportato si possono includere i seguenti destinatari: [Destinatario DocMag] Destinatario del documento di magazzino, presente nel campo Destinatario dei Riferimenti Trasporto nei Totali documento. [Indiriz. Sped. DocMag] Indirizzo di spedizione scelto tramite F5 nel campo Des dei Riferimenti Trasporto nei Totali documento. Vettore presente nel campo Vettore dei Riferimenti Trasporto nei Totali documento. [Vettore DocMag]. Per ognuno, è poi possibile includere anche uno o più referenti codificati nelle rispettive anagrafiche (si veda la guida I referenti di clienti e fornitori ), cliccare sul pulsante Referenti[F2] e selezionare il reparto a cui spedire il documento come ad esempio Ordini. Confermare l inserimento con il pulsante OK. La mail sarà inviata solo ed esclusivamente se nell anagrafica dei soggetti selezionati è indicato l indirizzo di posta elettronica. Completare la videata del Dispositivo aggiungendo l oggetto ed il testo della e definendo il nome dell allegato (se non si imposta nulla, il documento sarà inviato con il nome pagina001, pagina002, ecc ) Nei tre campi, tramite delle variabili, si può comporre il riferimento del documento. Pagina 4 di 5

5 Impostare il campo oggetto nel seguente modo: Invio [des] nr. [nd] del [gdd]/[mdd]/[add] da parte di ACME S.R.L. e si ottiene il seguente risultato: Invio FATTURA nr del 17/11/2014 da parte di ACME S.R.L. Comporre il testo nel seguente modo: Spett.le [rcf], ci pregiamo di inviarvi il nostro documento [des] con numero [sd]/[nd] emesso il [gdd]/[mdd]/[add]. Cordiali saluti e si ottiene il seguente risultato: Spett.le Rossi Mario snc, ci pregiamo di inviarvi il nostro documento FATTURA con numero 01/ emesso il 17/11/2014. Cordiali saluti Infine indicare [rif] nel campo Nome allegato e la procedura comporrà automaticamente il nome del file allegato con i riferimenti del documento (nell esempio ft114del ). E infine possibile impostare anche la propria firma. La mail ricevuta dal cliente, sarà: Pagina 5 di 5