REVISIONE DESCRIZIONE EMISSIONE

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1 TITOLO DOCUMENTO: TIPO DOCUMENTO: Manuale utente EMESSO DA: Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. DATA EMISSIONE N. ALLEGATI: STATO: 14/12/2012 Rilasciato REDATTO: Galetta F. VERIFICATO: Donatone M. APPROVATO: Donatone M. LISTA DI DISTRIBUZIONE: Telecom Italia Trust Technologies s.r.l REGISTRO DELLE MODIFICHE REVISIONE DESCRIZIONE EMISSIONE 00 Prima emissione 10/02/ generale documento 15/04/ generale documento 20/06/ Aggiornata sezione opzioni (par ) 17/10/ Aggiornata schermata recupero password pag. 5 04/11/ Aggiornata parte relativa al recupero password dimenticata 08/11/ Aggiunta descrizione download archivi mensili 14/12/ Modificata ragione sociale 02/01/2014 Documento Interno Pag. 1 di 23

2 Indice degli argomenti 1 Scopo WEBMAIL Accesso alla webmail Password dimenticata? Recupero password dimenticata tramite sms e codice di reset Recupero password dimenticata tramite risposta a domande segrete di posta elettronica certificata Menù Messaggi Ricevuti Menù Scrivi Messaggio Menù Esito Messaggi Salva Archivi Mensili di gestione Cambia Password Opzioni Rubrica Contatti Liste Rubrica in Scrivi messaggio Documento Interno Pag. 2 di 23

3 1 Scopo Scopo del presente documento è descrivere le caratteristiche della webmail per il servizio PEC Business Documento Interno Pag. 3 di 23

4 2 WEBMAIL 2.1 Accesso alla webmail L accesso alla webmail della piattaforma PEC Business avviene attraverso il sito Sarà visualizzata una schermata per l inserimento delle credenziali, a questo punto inserire le credenziali e cliccare su login per un accesso alla webmail. Al primo accesso alla webmail, dopo aver inserito le credenziali di accesso, verrà chiesto all utente di impostare una nuova password: Una volta compilati i campi e cliccato sul tasto Cambia Password apparirà una schermata di conferma: Documento Interno Pag. 4 di 23

5 A questo punto l utente dovrà inserire le nuove credenziali (casella PEC e nuova password appena impostata) e apparirà la schermata per impostare la modalità che verrà utilizzata per recuperare la password qualora l utente la dimentichi: La prima modalità è il recupero tramite risposta a 2 domande segrete a scelta tra quelle proposte. L utente sceglie 2 domande tra quelle proposte ed inserisce delle risposte, qualora dimentichi la password potrà selezionare le stesse domande impostate in questa fase ed inserendo le risposte che lui stesso aveva impostato potrà in autonomia effettuare un reset della password. La seconda modalità prevede che l utente inserisca un numero di cellulare e qualora dimentichi la password, tramite il link hai dimenticato la password presente nella home page della webmail potrà, inserendo il numero di cellulare impostato in questa fase, ricevere un sms con un codice di reset. Il funzionamento del codice di reset è spiegato più avanti. Documento Interno Pag. 5 di 23

6 Una volta scelta la modalità di recupero password e cliccato su Salva l utente vedrà una schermata di conferma: A questo punto l utente potrà effettuare nuovamente il login e cominciare ad utilizzare la webmail. 2.2 Password dimenticata? In caso si sia dimenticata la password di accesso, utilizzare il link presente nella homepage della webmail Hai dimenticato la password? Clicca qui. Si verrà così reindirizzati ad una pagina in cui l'utente dovrà scegliere la modalità di recupero password precedentemente impostata (SMS o domande segrete). 2.3 Recupero password dimenticata tramite sms e codice di reset Nella modalità SMS verrà richiesto di inserire l'indirizzo e il numero di cellulare precedentemente impostato, al quale, se i dati sono corretti, verrà inviato un SMS contenente il codice di reset. Documento Interno Pag. 6 di 23

7 Una volta ricevuto l sms con il codice di reset, si dovrà utilizzare invece il link in basso Sei in possesso di un codice di reset? Clicca qui. Al click sul link specifico si verrà reindirizzati ad una pagina in cui l'utente dovrà inserire, oltre al codice di reset, il nome utente ( ), la nuova password e la relativa conferma. Se i dati sono corretti, la nuova password sarà aggiornata. L'utente verrà quindi reindirizzato alla pagina di login, dalla quale dovrà effettuare l'accesso tramite la nuova password. Documento Interno Pag. 7 di 23

8 2.4 Recupero password dimenticata tramite risposta a domande segrete Nel caso in cui la modalità prescelta sia, invece, quella delle domande segrete, l'utente dovrà inserire il proprio indirizzo e scegliere dalla lista le 2 domande impostate in precedenza e rispondere ad esse. Nel caso in cui i dati inseriti siano corretti, verrà richiesto all'utente di impostare una nuova password (e relativa conferma). La password sarà aggiornata e l'utente sarà reindirizzato alla pagina di login, dalla quale dovrà effettuare l'accesso tramite la nuova password Dopo il login viene visualizzato l elenco dei messaggi ricevuti presenti nella casella dell utente. Una volta collegati alla webmail si avrà disposizione un interfaccia grafica di tipo HTML con un menù (vedi figura) che prevede 3 funzioni: Documento Interno Pag. 8 di 23

9 Scrivi Messaggio Attraverso questa voce di menu è possibile comporre un nuovo messaggio di posta elettronica certificata Messaggi Ricevuti Visualizza la lista di tutti i messaggi presenti nella propria casella Esito Messaggi Permette di verificare l esito dei messaggi che sono stati inviati dalla propria casella Rubrica Permette di gestire i contatti e le liste di distribuzione personali Nei paragrafi che seguono saranno descritte in maggiore dettaglio queste funzioni. Nella pagina sono inoltre presenti le seguenti funzioni di gestione: Cambia Password Permette di modificare la password per l accesso alla casella. Opzioni Permette di impostare e configurare i servizi di inoltro verso una casella di posta elettronica ordinaria e di avvisi SMS, che permettono di ricevere notifiche su questi canali alla ricezione di un messaggio di posta elettronica certificata nella propria casella. Help Consente di scaricare la guida della webmail Esci Permette di effettuare il logout dalla webmail 2.5 di posta elettronica certificata Menù Messaggi Ricevuti Il menù "Messaggi Ricevuti" consente di visualizzare (vedi figura) l'elenco di tutti i messaggi presenti nella mailbox. Documento Interno Pag. 9 di 23

10 Per ogni messaggio sono indicate le voci che seguono: Sign. - certificazione Da Oggetto Data: Indica la certificazione del messaggio ed è contrassegnata dall'icona. Cliccando sull'icona comparirà una finestra nella quale verranno visualizzati i dati di certificazione relativi al messaggio selezionato. Indica il mittente del messaggio Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Cliccando sull'oggetto si potrà accedere alla lettura al messaggio stesso. Indica la data in cui il messaggio è stato recapitato. Si possono ordinare i messaggi presenti in questa cartella, cliccando sull intestazione di una delle seguenti colonne: Da: ordinato per mittente in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto: in ordine alfabetico sia crescente che decrescente; Data: in ordine sia crescente che decrescente. Inoltre nella sezione superiore si avrà la possibilità di selezionare / deselezionare tutti i messaggi della pagina attraverso la voce «Selezionare: Tutti, Nessuno» ed utilizzando il menu a tendina «Azioni» mostrato in figura effettuare le seguenti operazioni su uno o più messaggi selezionati: Stampa: consente di stampare i messaggi selezionati Salva: consente di effettuare il download dei messaggi selezionati Salva Archivio Mensile: consente di effettuare il download di tutti i messaggi presenti in casella per il mese attualmente visualizzato (questa funzionalità è disponibile solo per i mesi antecedenti a quello corrente) N.B.: per utilizzare correttamente la funzione "Salva archivio mensile"si consiglia di disabilitare eventuali impostazioni o software di blocco popup! Nella sezione superiore, accanto al menu Azioni, è presente un menu a tendina tramite il quale è possibile selezionare il mese per il quale si vogliono visualizzare i messaggi presenti in casella. Di default vengono visualizzati i messaggi ricevuti nel mese corrente. Sempre dalla sezione superiore sarà inoltre possibile scorrere fra le diverse pagine di messaggi presenti per il mese specificato. Documento Interno Pag. 10 di 23

11 2.5.2 Menù Scrivi Messaggio In questa sezione (figura) sarà possibile comporre i messaggi da spedire. Per ogni messaggio sarà possibile specificare: Nome, Cognome: in questi campi il mittente può inserire l identità della persona che invia il messaggio; l inserimento di tali dati è opzionale; A: indica il destinatario del messaggio da inviare (indirizzo/i di posta elettronica certificata e/o ordinaria); Cc: copia carbone: indica gli eventuali destinatari da inserire in copia carbone (indirizzo/i di posta elettronica certificata e/o ordinaria), ovvero tutti quei destinatari che riceveranno il messaggio per conoscenza. Il loro indirizzo di posta sarà visibile nell'intestazione del messaggio; Oggetto: indica l'oggetto della mail che si desidera inviare. Una volta scritto il messaggio da inviare, si potrà scegliere fra una delle seguenti opzioni: Invia: consente di inviare subito la mail. Allega: Pemette di includere uno o più allegati al messaggio. Per selezionare un nuovo allegato si dovrà fare click sul pulsante "Sfoglia", scegliere il file desiderato e aggiungerlo. Da questo momento il file sarà presente nella lista degli allegati; Ricerca PA: consente di ricercare un indirizzo di posta elttronica certificata di una Pubblica Amministrazione presente nel registro pubblico per includerlo nell elenco dei destinatari. Documento Interno Pag. 11 di 23

12 2.5.3 Menù Esito Messaggi Il menù "Esito Messaggi" consente di visualizzare (vedi figura) un rapporto sull esito della spedizione di tutti i messaggi inviati dalla propria casella verso uno o più destinatari. Per ogni messaggio sono indicate le voci che seguono: Mittente Oggetto Data Invio Spedizione Destinatari Consegna Indica il mittente del messaggio Indica qual è l'oggetto del messaggio di posta. Cliccando sull'oggetto si potrà accedere alla lettura al messaggio stesso. Indica la data in cui il messaggio è stato inviato. Viene indicato la fase in cui si trova il messaggio. I possibili valori sono i seguenti: In spedizione Spedito Non spedito Per ogni messaggio cliccando sulla freccia viene visualizzato l elenco completo dei destinatari dello stesso Per ogni messaggio cliccando sulla freccia si vede lo stato attuale del messaggio per tutti i destinatari dello stesso. I possibili valori sono i seguenti: In consegna: tale stato indica che il messaggio (inviato ad un destinatario di PEC) è stato spedito, ma che ancora non è pervenuta in casella la ricevuta di consegna o l avviso di mancata consegna Consegnato: tale stato indica che il messaggio (inviato ad un Documento Interno Pag. 12 di 23

13 destinatario di PEC) è stato spedito, e che nella casella del mittente è pervenuta la ricevuta di consegna Non consegnato: tale stato indica che il messaggio (inviato ad un destinatario di PEC) è stato spedito, e che nella casella del mittente è pervenuto un avviso di mancata consegna Ritardo nella consegna: tale stato indica che il messaggio (inviato ad un destinatario di PEC) è stato spedito, e che nella casella del mittente è pervenuto un pre-avviso di mancata consegna per superamento tempo massimo (12H) Posta Ordinaria: tale stato indica che per il messaggio è stato spedito verso un destinatario di PEO e che non è prevista la ricezione di alcuna ricevuta o avviso che indichi la ricezione o meno dello stesso da parte del destinatario. Si possono ordinare i messaggi presenti in questa cartella, cliccando sull intestazione di una delle seguenti colonne: Mittente: ordinato per mittente in ordine sia crescente che decrescente; Oggetto: in ordine alfabetico sia crescente che decrescente. Data Invio: in ordine sia crescente che decrescente Inoltre nella sezione superiore si avrà la possibilità di selezionare / deselezionare tutti i messaggi della pagina attraverso la voce «Selezionare: Tutti, Nessuno» ed utilizzando il menu a tendina «Azioni» mostrato in figura effettuare le seguenti operazioni su uno o più messaggi selezionati: Stampa: consente di stampare un rapporto sull esito della spedizione per i messaggi selezionati Salva: consente di effettuare il download del rapporto sull esito della spedizione per i messaggi selezionati Salva Archivio Mensile: consente di effettuare il download di tutti i rapporti presenti in casella per il mese mese attualmente visualizzato (questa funzionalità è disponibile solo per i mesi antecedenti a quello corrente) N.B.: per utilizzare correttamente la funzione "Salva archivio mensile"si consiglia di disabilitare eventuali impostazioni o software di blocco popup! Nella sezione superiore, accanto al menu Azioni, è presente un menu a tendina tramite il quale è possibile selezionare il mese per il quale si vogliono visualizzare i rapporti per i messaggi presenti in casella. Di default vengono visualizzati i rapporti per i messaggi ricevuti nel mese corrente. Sempre dalla sezione superiore sarà inoltre possibile scorrere fra le diverse pagine di rapporti presenti per il mese specificato. Documento Interno Pag. 13 di 23

14 2.6 Salva Archivi Mensili I messaggi transitati in casella vengono mantenuti in linea per 24 mesi, trascorsi i quali, non è più possibile recuperarli. Per poter effettuare un backup dei messaggi presenti in casella, nelle pagine di Messaggi Ricevuti ed Esito Messaggi, all interno del menù Azioni è disponibile la funzione di Salva Archivio Mensile : selezionando il mese di interesse ed utilizzando questa funzione è possibile scaricare gli archivi dei messaggi. L archivio generato contiene sempre tutti i messaggi transitati in casella per il mese di riferimento (buste di trasporto, ricevute di accettazione/consegna, avvisi di non accettazione/mancata consegna), sia che il download sia stato effettuato dalla pagina di Messaggi Ricevuti, sia dalla pagina di Esito Messaggi. N.B.: per utilizzare correttamente la funzione "Salva archivio mensile"si consiglia di disabilitare eventuali impostazioni o software di blocco popup! 2.7 di gestione Cambia Password Attraverso questa funzione (figura) sarà possibile modificare in qualsiasi momento la password per l accesso alla propria casella. Per modificare la password, si dovrà scrivere la vecchia password nel campo Password Corrente, la nuova password prima nel campo Password e poi nel campo Conferma Password e infine cliccare su Cambia Password. Per tornare alla schermata precedente senza effettuare operazioni è possibile cliccare su Indietro. Documento Interno Pag. 14 di 23

15 Nota: alcuni browser precompilano il campo Password corrente con asterischi, si consiglia comunque di cancellare tale campo ed inserire la password manualmente. E presente anche una descrizione dei requisiti che deve rispettare la password per essere ritenuta valida Opzioni Le opzioni sono divise in due pagine, come visibile in figura: Nella pagina Opzioni è possibile abilitare due servizi opzionali per ricevere una notifica nel caso in cui nella propria casella sia arrivato un nuovo messaggio di posta elettronica certificata: Documento Interno Pag. 15 di 23

16 Gestione Forward Posta Elettronica Certificata: abilitando questa opzione si possono configurare fino a due caselle di posta elettronica ordinaria nelle quali ricevere l inoltro dei messaggi di PEC pervenuti in casella Gestione avvisi SMS: abilitando questa opzione si possono configurare fino a tre numeri di telefono mobile sui quali ricevere un SMS alla ricezione di un messaggio di PEC in casella. Alla ricezione di un messaggio di PEC la notifica sms e da quel momento per le successive 24 ore, anche se arrivano altri messaggi, non verrà inviata alcuna notifica. Nella pagina di Recupero Password, si possono cambiare le impostazioni per il recupero della stessa. La modalità è la stessa già descritta nel paragrafo del login. 2.8 Rubrica In questa sezione (vedi figura) potrai gestire sia i contatti che le liste di distribuzione personali. Documento Interno Pag. 16 di 23

17 2.7.1 Contatti Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per la ricerca, l inserimento, la modifica e la cancellazione di contatti all interno della rubrica personale. Per ricercare un contatto già presente nella rubrica è sufficiente specificare uno o più criteri (Nome Contatto, Indirizzo (pec), Nome, Cognome e Ragione Sociale) e selezionare il pulsante Cerca. Per effettuare una ricerca con dati parziali, deve essere inserito il carattere asterisco prima e/o dopo il dato parziale di ricerca. Dal pulsante Cerca della pagina principale viene attivata la ricerca dei contatti; se viene inserito il solo asterisco *, vengono ricercati tutti i contatti. Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare un contatto è sufficiente selezionare l apposito check e selezionare il pulsante Elimina. Per effettuare delle modifiche, si deve selezionare l utente (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Quindi viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Documento Interno Pag. 17 di 23

18 Se si desidera inserire un nuovo contatto è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di un nuovo contatto, le informazioni obbligatorie richieste sono: Nome Contatto - nome da attribuire al contatto. Indirizzo (pec) - Indirizzo principale o predefinito, che deve essere di tipo PEC. E possibile inserire più contatti aventi lo stesso Nome Contatto, in quanto non è presente un vincolo di univocità su questo attributo. Relativamente agli indirizzi inseriti, l indirizzo deve essere sia un indirizzo PEC e sia univoco all interno della rubrica. E possibile salvare i dati inseriti, oppure annullare l operazione e tornare alla pagina precedente tramite i pulsanti Salva e Annulla. Di seguito un esempio della pagina di inserimento dati. Ad ogni operazione di inserimento, modifica e cancellazione sui contatti andata a buon fine, si riceverà un messaggio verde in alto a sinistra dello schermo che conferma l operazione eseguita Se l operazione non va a buon fine si riceve invece un messaggio dal sistema con la motivazione Liste Alla selezione di questa voce di menù viene presentata una pagina (vedi figura) per la ricerca, l inserimento, la modifica e la cancellazione delle liste all interno della rubrica personale. Documento Interno Pag. 18 di 23

19 Per ricercare un gruppo già presente nella rubrica è sufficiente specificare il Nome e selezionare il pulsante Cerca. Per effettuare una ricerca con dati parziali, deve essere immesso il carattere asterisco prima e/o dopo il dato parziale di ricerca. Mediante il pulsante Cerca della pagina principale viene attivata la ricerca dei gruppi; se inserito solo l asterisco *, vengono ricercati tutte le liste. Dopo aver effettuato la ricerca, per cancellare un gruppo è sufficiente spuntare l apposito check e selezionare l opzione Elimina. Per effettuare delle modifiche, si deve selezionare il gruppo (selezionando una qualunque delle informazioni visualizzate). Viene presentata la pagina di inserimento delle informazioni, dove possono essere apportate le modifiche di interesse. Se si vuole inserire un nuovo gruppo è sufficiente premere il tasto Aggiungi e inserire le informazioni richieste. Per la modifica e l inserimento di una nuova lista, le informazioni obbligatorie richieste sono: Nome Descrizione Almeno un contatto presente nel gruppo. E possibile inserire più liste aventi lo stesso Nome e Descrizione, in quanto non è presente un vincolo di univocità su questi attributi. Per la creazione di un nuovo gruppo, oltre ai campi Nome e Descrizione è obbligatorio indicare quali mailbox faranno parte del gruppo (Max 50 contatti), aggiungendo nella lista di destra le mailbox dalla lista di sinistra, mediante i pulsanti Aggiungi/Rimuovi. E possibile salvare i dati inseriti, oppure annullare l operazione e tornare alla pagina precedente tramite i pulsanti Salva e Annulla. Nella figura sottostante è mostrata l interfaccia per la creazione/modifica di un gruppo. Documento Interno Pag. 19 di 23

20 Ad ogni operazione di inserimento, modifica e cancellazione sui gruppi, si deve ricevere un messaggio verde in alto a sinistra dello schermo che conferma l operazione eseguita Se l operazione non va a buon fine si riceve invece un messaggio dal sistema con la motivazione. Documento Interno Pag. 20 di 23

21 2.7.3 Rubrica in Scrivi messaggio Nella pagina di composizione nuovo messaggio sono presenti i pulsanti Contatti e Liste che permettono l inserimento dei singoli contatti in to e/o in cc, così come è possibile selezionare una o più liste create in rubrica tramite pulsante apposito. Di seguito un immagine che illustra come appare la pagina di composizione di un messaggio. La pagina di ricerca dei contatti si presenta come segue. Dopo aver cliccato su Contatti : La ricerca può essere fatta anche parzialmente, secondo i criteri esposti in precedenza, e si avrà quindi la possibilità di scelta : Documento Interno Pag. 21 di 23

22 In base alla selezione effettuata, il contatto viene riportato tra i destinatari in TO o quelli in CC nella pagina di composizione del messaggio. Un destinatario può essere selezionato solo per il TO o solo per il CC, mai per entrambi; per confermare l inserimento tra i destinatari premere Inserisci oppure per annullare l operazione premere Annulla e si verrà ridiretti alla composizione messaggi. Analogamente per inserire le liste: Si usa la pagina per la ricerca delle liste, si seleziona la lista o le liste da aggiungere in TO o in CC e si preme il pulsante Inserisci. Le liste selezionate vengono riportate tra i destinatari della mail, se non vuote. Documento Interno Pag. 22 di 23

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