Manuale all utilizzo di Webdesk Fattura Smart

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1 Agenzia B&B S.R.L. - Modena Manuale all utilizzo di Webdesk Fattura Smart Importatore contabile Agenzia B&B S.R.L. - Modena Versione n.1, Novembre 2018

2 Importatore Contabile - Contabilizzazione all interno del programma Ipsoa delle fatture di vendita e di acquisto consegnate dal cliente 1. PRIMO MODO PER RICHIAMARE L IMPORTATORE CONTABILE 2 2. SECONDO MODO PER RICHIAMARE L IMPORTATORE CONTABILE IMPORTATORE CONTABILE INTEGRAZIONI MODULI CONTABILI PRIMA NOTA DELLE REGISTRAZIONI IMPORTATE Pag. 1 di 11

3 Dopo che il cliente, che utilizza Fattura Smart o che ha caricato manualmente i file xml delle fatture direttamente su Webdesk, ha effettuato una consegna fatture (di vendita e/o di acquisto), è possibile, attraverso l utilizzo dell importatore contabile, contabilizzare le fatture in prima nota. 1- Primo Modo Per Richiamare l importatore Contabile L importatore contabile può essere richiamato direttamente all interno della contabilità. Aprendo l azienda, dopo che è stata effettuata una consegna fatture da parte del cliente, apparirà la seguente maschera: rispondendo SI verrà aperta un altra maschera dove sarà possibile procedere con la selezione della consegna da importare Pag. 2 di 11

4 Questa maschera può sempre essere richiamata in qualsiasi momento all interno dell azienda in contabilità premendo il tasto collegamento webdesk Pag. 3 di 11

5 2- Secondo Modo Per Richiamare l importatore Contabile L altro metodo per richiamare l importatore contabile è all interno della Suite Ipsoa: All apertura della Suite Ipsoa verrà evidenziato che ci sono degli aggiornamenti in Webdesk. Cliccando sull icona Webdesk verrà aperta la maschera dove sarà evidenziato che ci sono nuove fatture consegnate dal cliente in attesa di essere contabilizzate. Pag. 4 di 11

6 Cliccando su consegne fatture verrà aperta la maschera dove sono contenute tutte le consegne non ancora contabilizzate e cliccando sull icona di acquisizione evidenziata nella maschera sotto riportata, verrà aperto l importatore contabile. Pag. 5 di 11

7 3- Importatore Contabile Nella maschera dell importatore contabile potrete scegliere fra la vista light, dove vengono visualizzate solo le colonne principali e la vista completa, dove sono visualizzate tutte le colonne. Prima di procedere alla contabilizzazione dovrete controllare la situazione proposta a video correggendo gli eventuali errori visualizzati nella parte bassa della maschera e dovrete anche controllare ed eventualmente modificare le proposte relative a causali, registro iva, conti contabili, codici iva ecc Le segnalazioni di errore devono essere obbligatoriamente sistemate per poter procedere alla contabilizzazione, mentre le segnalazioni di avviso non sono bloccanti. C è anche la possibilità di visualizzare il file pdf della fattura cliccando sull apposito tasto a sinistra della riga. Volendo è possibile, oltre alla registrazione della fattura, effettuare anche contestualmente la registrazione di incasso o pagamento della fattura mettendo l apposito flag nella relativa colonna; poi successivamente dovrete selezionare la scheda scadenze ed inserire la causale ed il conto contabile di incasso/pagamento. Pag. 6 di 11

8 Nel caso in cui non sia possibile apportare tutte le modifiche in un unico momento prima di procedere alla contabilizzazione, è anche possibile salvare (con l apposito pulsante) le modifiche apportate e poi chiudere la maschera per poi riaprirla successivamente per apportare altre modifiche. Pag. 7 di 11

9 Una volta che la situazione è corretta, è possibile importare i movimenti in prima nota cliccando sul pulsante contabilizza. Oltre al tasto contabilizza e presente anche il tasto Respingi che può essere utilizzato quando i documenti visualizzati a video non sono importabili per assenza di informazioni o per altre ragioni. Utilizzando tale funzione l importazione si chiude senza salvare i dati nella contabilità, lo stato del file Pag. 8 di 11

10 nell elenco dei file verrà impostato come Respinto e il cliente di studio riceverà una con lo scarto del file ed eventuale richiesta di reinvio. 4- Integrazioni Moduli Contabili Al termine della contabilizzazione fatture, se presenti documenti per i quali è previsto il collegamento con gli altri moduli contabili (es: nel movimento è stato utilizzato un codice IVA che prevede il collegamento Intrastat oppure è stata utilizzata una causale abilitata per il modulo cespiti, oppure si sta contabilizzando una fattura su un fornitore assoggettato a ritenuta), viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo SI viene visualizzata la seguente griglia nella quale sono riportati i movimenti di Prima Nota appena contabilizzati e che potranno essere collegati ad uno degli altri moduli contabili (Cespiti, Ritenute, Intrastat, Beni usati). Per avviare la maschera di caricamento dei cespiti, delle ritenute, dell intrastat o dei beni usati dovete cliccare sul pulsante a destra nella relativa riga del movimento. In ogni caso questa maschera è anche richiamabile direttamente all interno della contabilità, in un momento successivo alla contabilizzazione, selezionando il pulsante integrazione moduli Pag. 9 di 11

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12 5-Prima Nota Delle Registrazioni Importate Dopo la contabilizzazione i movimenti contabili vengono inseriti all interno della prima nota e quindi sarà possibile richiamarli ed anche modificarli/cancellarli. Sarà anche possibile cliccare sul pulsante sopra evidenziato nella maschera di prima nota per aprire la fattura del movimento in pdf Pag. 11 di 11