Compilazione rapporto di Audit in remoto

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1 Compilazione rapporto di Audit in remoto Manuale utente CSI S.p.A. V.le Lombardia Bollate (MI) Tel Fax Rev /11/09

2 Indice Indice... 2 Manuale Utente... 3 Configurazione... 3 Gestione della base dati... 4 Import base dati... 4 Compilazione rapporto... 5 Struttura generale... 6 Generazione del Rapporto di audit... 7 Invio del rapporto al cliente... 7 Invio della base dati al CSI... 7 Rev. 2.1 Pagina 2 di 7

3 Manuale Utente Avviare l applicazione ciccando sull icona Audit. Dopo la maschera introduttiva il programma si apre sulla finestra principale (dalla quale è possibile richiamare tutte le operazioni disponibili) che funge da contenitore per le maschere di compilazione. Sotto la barra del titolo sono presenti due menù, File e?, mentre sulla sinistra è visibile il menù ad albero Sezioni documento che consente di muoversi tra le varie parti del rapporto di audit. Maschera introduttiva Maschera principale: barra dei menù e sezioni documento Se è disponibile una connessione a internet, l applicazione si collega a sito web del CSI spa per verificare la presenza di una versione aggiornata del programma. In tal caso si consiglia di scaricare e installare l aggiornamento indicato. Configurazione Al primo avvio è necessario settare i parametri di configurazione dell applicazione cliccando sulla voce configurazione nelle sezioni documento. La maschera consente di: - Abilitare o meno il salvataggio automatico delle modifiche operate sulla base dati; è possibile specificare l intervallo di tempo tra un salvataggio e il successivo. - Specificare l indirizzo da utilizzare per l invio della base dati definitiva (e relativo documento generato) al CSI Cert - Indicare la cartella principale che conterrà la sottocartella Audit e tutti i rapporti di audit generati suddivisi per cliente e codice identificativo rapporto Maschera di configurazione Per default si presenta con il valore.. che punta alla cartella di installazione. Se non vi sono particolari esigenze, (ad esempio la necessità di utilizzare ad un altro disco o un disco esterno) mantenendo la configurazione proposta verrà creata una cartella Audit in c:\programmi\rapporto di Audit (per ulteriori informazioni sull organizzazione dei files consultare la guida di installazione). Rev. 2.1 Pagina 3 di 7

4 Gestione della base dati L applicazione consente di compilare i rapporti di audit appoggiandosi alla base dati che verrà recapitata automaticamente via per il servizio e la filiale sotto esame. I file allegati avranno estensione dat e riporteranno nel nome il codice identificativo univoco del servizio/filiale e il nome del cliente. Una volta ottenuta la base dati, e salvata in una cartella a piacimento, è necessario importarla nell applicativo utilizzando la maschera dedicata di gestione dei files, richiamabile cliccando la voce Rapporto di audit nell albero Sezioni documento. Al click si aprirà una maschera che conterrà l elenco di tutti i database importati indicando per ognuno il cliente, l id, il tipo e la data concordata del servizio, l eventuale data di salvataggio dei dati, la data di generazione e di invio del rapporto e di invio del database. In testa all elenco sono disponibili dei filtri per nome utente (accetta stringhe parziali) e per date di generazione e invio. Il pulsante Annulla rimuove i filtri applicati Alla base invece, è presente una pulsantiera per le operazioni principali: Importa: consente di importare una base dati Elimina: elimina la base dati selezionata e la cartella corrispondente. Attenzione: la base dati viene rimossa definitivamente dall elenco, mentre la cartella relativa è inserita nel cestino. E possibile importare nuovamente la base dati originale perdendo però tutte le operazioni eseguite sulla copia eliminata. Apri scheda: apre le maschere di compilazione per il servizio selezionato Apri cartella: apre la cartella contenente tutte le informazioni relative all audit selezionato Chiudi: chiude la maschera Elenco rapporti di audit Import base dati Tramite il pulsante importa i database inviati per ogni servizio vengono acquisiti dall applicazione rendendo possibile la compilazione. Alla pressione del pulsante si apre la maschera standard di ricerca dei file: identificato il file da importare, il sistema verifica se è gia stato importato, segnalando l errore e annullando l operazione. In caso contrario la visita verrà inserita in elenco. Rev. 2.1 Pagina 4 di 7

5 Compilazione rapporto Dall elenco delle visite disponibili è sufficiente un doppio click sulla visita, o la pressione del pulsante Apri schede per visualizzare la maschera di login e successivamente le schede per la compilazione del rapporto. All apertura vengono richieste user e password in modo da garantire la compilazione di un determinato rapporto al legittimo RGVI. Password e utente sono le stesse utilizzate per le operazioni di prenotazione via web; in caso di dati errati l accesso viene negato, altrimenti viene visualizzata la scheda Dati audit che presenta un riepilogo delle informazioni relative alla visita. Il menù ad albero a sinistra è contestuale al tipo di visita in esame presentando schede differenti per audit di Fase 1 o di Fase 2/Sorveglianze. L apertura della base dati abilita la pulsantiera ai piedi dell albero Sezioni documento. Nel dettaglio: salva tutte le modifiche in corso Chiude il rapporto di audit mostrando la maschera di selezione dei rapporti Genera il rapporto in PDF Invia il rapporto via al cliente Invia la base dati al CSI Apre la cartella del rapporto di audit Nella barra di stato vengono riportati il percorso e nome file del database corrente, la data e l ora dell ultimo salvataggio effettuato e le informazioni relative allo stato della tastiera (Maiuscolo abilitato, tastierino numerico on/off e insert) oltre alla data e l ora corrente. Rev. 2.1 Pagina 5 di 7

6 Struttura generale A database aperto è possibile muoversi nelle varie sezioni del documento con il menù a sinistra o con i pulsanti avanti e indietro presenti in tutte le schede. Il pulsante Salva consente di memorizzare tutte le modifiche effettuate in tutte le schede, non solo quella al momento attiva; analoga funzionalità è data dal pulsante Salva tutto nella pulsantiera in basso a sinistra. L utente può liberamente editare tutti i campi abilitati (identificati, con le impostazioni video standard, dallo sfondo bianco); le informazioni inserite verranno poi riportate nel documento Word. In qualsiasi momento è possibile interrompere la compilazione chiudendo il database con il pulsante Esci presente in ogni scheda, o con il pulsante Chiudi scheda audit nella pulsantiera. La voce di menù File>Exit chiude invece l intera applicazione. Controlli aggiuntivi Per la compilazione delle tabelle che non prevedono un numero di righe fisso è possibile, tramite due pulsanti, inserire nuove righe o eliminare le righe presenti: Aggiunge una nuova riga Elimina la riga selezionata dal cursore Inoltre, è prevista, per alcuni controlli, la possibilità di utilizzare dei valori di default: Carica il valore di default per il controllo Setta il contenuto del controllo come valore di default In pratica è possibile salvare il contenuto di un particolare controllo e richiamarlo all occorrenza, anche su base dati differenti; i valori sono infatti legati all applicativo, non alla visita in esame. Per le colonne che prevedono la selezione di valori da un elenco, è possibile compilare l intera colonna utilizzando il tasto destro del mouse. Alla pressione del tasto un menù presenterà l elenco dei valori possibili per la colonna: il valore scelto verrà automaticamente riportato in tutte le celle della colonna. 1. Click pulsante destro 2. Selezione valori da elenco 3. Compilazione automatica Rev. 2.1 Pagina 6 di 7

7 Generazione del Rapporto di audit Terminata la compilazione della base dati utilizzare il pulsante Genera Rapporto per creare il rapporto di audit in formato PDF nella cartella dedicata all audit. Qualora il file fosse già presente un messaggio ne richiederà la sovrascrittura. Esempio di rapporto generato Dell operazione di generazione viene tenuta traccia nella base dati e nell elenco rapporti disponibili in modo da avere sotto controllo lo stato di ogni rapporto. Invio del rapporto al cliente Per inviare il rapporto in pdf al cliente utilizzare il pulsante Invia documento via . Automaticamente il sistema ricerca il file pdf relativo alla visita e lo allega ad una mail preimpostata. Nel caso non sia possibile risalire al documento l operazione dovrà essere svolta manualmente cercando il file pdf tra le varie cartelle. Invio della base dati al CSI L invio della base dati al CSI conclude l iter del rapporto. La base dati rimane comunque sul disco per eventuali consultazioni, ma alla nuova apertura della scheda un messaggio avvisa l utente dell avvenuto invio. Per Impostare la mail utilizzare il pulsante Invia database al CSI. Rev. 2.1 Pagina 7 di 7