I vantaggi della fatturazione elettronica

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1 I vantaggi della fatturazione elettronica di Redazione, Business Partner 4 You Pubblicato il 14 maggio 2018 Lunghi tempi di creazione e archiviazione, ingenti spese postali o di stampa, piccoli errori che compromettono e allungano all infinito il tuo lavoro. Se anche tu ti riconosci in almeno una di queste problematiche e l elenco potrebbe essere ancora molto lungo a cui va incontro qualunque commercialista quando si parla di fatturazione, forse ti conviene dedicare qualche minuto del tuo prezioso tempo alla lettura di questo articolo incentrato, per l appunto, ai vantaggi della digitalizzazione delle pratiche e dei documenti economici. La dematerializzazione delle fatture e, più in generale, la gestione elettronica delle stesse sono infatti oggi imprescindibili facilitatori per la collaborazione e l integrazione tra i diversi soggetti economici produttori, fornitori, distributori e clienti finali e costituiscono un importante leva strategica di sviluppo verso un innovazione sostenibile. Ma prima di elencarti i 10 e più vantaggi del passaggio alla fatturazione elettronica, ti consigliamo di non abbatterti: anche se la legge che regola la possibilità di trasmettere e conservare fatture tra operatori privati è in vigore da oltre un anno (1 gennaio 2017), sono ancora molte le resistenze all utilizzo professionale della fatturazione elettronica. E questo, nonostante una lunga lista di incentivi statali che ti elencheremo, proseguendo nella lettura. 1

2 Che cos è la fattura elettronica? Prima di addentrarci nei privilegi di cui potrai usufruire abbandonando la carta per le tue fatture, è giusto dedicare qualche riga alla loro definizione. Con il termine Fatturazione elettronica si identifica il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all emissione/ricezione e alla conservazione, valida per 10 anni. E opportuno innanzitutto distinguere tra le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione e quelle emesse verso un impresa. La grossa differenza allo stato attuale (dettata soprattutto dalla legge) è che tutte le fatture emesse verso la PA devono essere elettroniche, a differenza di quanto può ancora avvenire in una logica B2B. Secondo i dati dell Agenzia delle Entrate riguardanti il 2017, sono state gestite 30,2 miliardi di fatture PA e 111 mila relative alle operazioni tra imprese. I 6 vantaggi concreti della Fatturazione Elettronica Ecco quindi la lista dei 6 vantaggi pratici della fatturazione elettronica, stilata per te dai professionisti di Business Partner 4U. Se hai ancora dubbi su che cosa può concretamente portare al singolo o all impresa l uso di questo strumento innovativo, ti consigliamo di leggere attentamente. Fatturazione elettronica: risparmio di tempo, denaro, spazio I vantaggi più semplici da descrivere nel passaggio a una fattura elettronica sono innanzitutto quelli legati al tempo, denaro e spazio. In particolare un ottimo 2

3 sistema di fatturazione elettronica ti permette di: diminuire il tempo dedicato alla creazione, invio ed archiviazione di una fattura; risparmiare su spese di spedizione postale e di stampa dei documenti, che devi sostenere invece in un sistema tradizionale; archiviare le fatture in maniera elettronica, evitando così di custodire le fatture in enormi registri che richiedono spazio fisico. Fatturazione elettronica: semplicità e facilità di utilizzo Un buon sistema di fatturazione elettronica (che potrai ottenere utilizzando uno dei tanti software presenti sul mercato) ti offre assistenza continua e funzionerà in maniera immediata e standardizzata, a differenza di quelli presenti per la creazione di tradizionali fatture. In questo modo un qualsiasi nuovo dipendente potrà occuparsi in autonomia della gestione amministrativa senza corsi o training per l utilizzo di programmi specifici. La digitalizzazione dei processi amministrativi potrà essere utilizzata per incrementare il rendimento del personale, sottraendolo da compiti manuali e ripetitivi, e liberando tempo per attività a più elevato valore aggiunto per l impresa/studio. Inoltre il sistema di fatturazione elettronico è utilizzabile mediante internet e ti permetterà di creare fatture ovunque, anche lontano dal tuo ufficio. Fatturazione elettronica: sicurezza nella gestione dei dati I dati sensibili sono maggiormente protetti, grazie anche al fatto che l invio delle fatture elettroniche verso la PA è regolato dal Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti. 3

4 Fatturazione elettronica: soddisfazione della clientela e costumer service personalizzato Grazie alla digitalizzazione dei processi di gestione amministrativa sarà più semplice gestire ed elevare la qualità e l efficienza della relazione con il cliente. Due semplici casistiche possono aiutare a capire immediatamente i vantaggi: l avvio di relazioni di fornitura a grandi imprese che già hanno effettuato la migrazione alla fatturazione elettronica e che richiedono tale requisito ai propri fornitori. Questo discorso vale ancora di più per finanziamenti/ bandi della PA. l assistenza continuativa in tutte le fasi, tramite chat telematiche che internet permette di utilizzare semplicemente. Fatturazione elettronica: riduzioni fiscali Per chi è impresa o libero professionista ed emette fattura elettronica verso un altra impresa lo Stato prevede sempre agevolazioni. Le agevolazioni riguardano l esonero dalle seguenti comunicazioni: comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA (spesometro trimestrale); comunicazione delle operazioni effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA domiciliati in Stati black list ; comunicazione dei dati dei contratti stipulati dalle società di leasing (ovvero dai soggetti che svolgono attività di locazione e noleggio); rimborso dell IVA con canale prioritario, vale a dire entro tre mesi dalla 4

5 presentazione della dichiarazione annuale senza la necessità del visto di conformità nel caso in cui il credito IVA sia maggiore di euro e il contribuente sia un impresa individuale o società in regime di contabilità semplificata. Fatturazione elettronica: traccia dei movimenti e controlli fiscali semplificati L utilizzo della fatturazione elettronica ti permette infine di semplificare due dei processi che creano più grattacapi a tutti gli studi commerciali. Potrai infatti tenere facilmente memoria dell invio e la ricezione dei documenti dei tuoi clienti e, grazie all indicizzazione, reperire e consultare con facilità le fatture in qualsiasi momento in caso di controllo fiscale. Che stai aspettando allora? Per maggiori informazioni o consigli sui miglior software di fatturazione elettronica, ti consigliamo di chiedere aiuto ai professionisti di Business Partner 4 You. Business Partner 4 You 14 maggio