GESTIONE DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO IN OUTSOURCING. Modelli operativi per le registrazioni contabili delle Associazioni di Categoria

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1 GESTIONE DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO IN OUTSOURCING Modelli operativi per le registrazioni contabili delle Associazioni di Categoria

2 Chi siamo Il Gruppo Indicom nasce nel 2001 con lo scopo di offrire servizi di Document Management e Business Process Outsourcing a piccole, medie e grandi imprese. Grazie all esperienza maturata in 15 anni di attività, oggi contiamo più di 1000 Clienti fra Aziende, Associazioni di categoria e Studi di Professionisti che si affidano a noi per la riduzione dei costi operativi e l ottimizzazione delle performance delle attività amministrative. Le nostre certificazioni: ISO 9001:2008 per i processi di Archiviazione ottica e Gestione del Ciclo Passivo, e per la progettazione ed erogazione dei servizi di Conservazione digitale a Norma e Fatturazione Elettronica. ISO/IEC che definisce i requisiti per la gestione della sicurezza logica, fisica e organizzativa delle informazioni e dei documenti legati al processo di conservazione digitale. In fase di accreditamento Agid Agenzia per l Italia Digitale. Page 2

3 I numeri del Gruppo Page 3

4 MODELLI OPERATIVI A CONFRONTO

5 Primo Modello - Registrazione presso la sede dell Associazione Presa in carico cartelle degli Associati Identificazione, suddivisione e ordinamento fatture attive/passive Gli operatori Indicom effettuano le registrazioni contabili presso la sede dell Associazione Le fatture cartacee vengono riposte nelle cartelle degli Associati Vantaggi Svantaggi Gestione efficace picchi di lavoro Nessun costo di configurazione/start-up I documenti vengono gestiti internamente all Associazione Nessuna creazione di utenze esterne per l accesso al gestionale utilizzato Flessibilità ridotta e potenziali costi fissi (es. momentanea non disponibilità delle cartelle Associati, blocco postazione, ecc.) Maggiore dispersione per il supporto operatori Nessuna innovazione in termini di efficienza nel processo di registrazione Poche/nessuna possibilità di adottare soluzioni di gestione delle immagini Page 5

6 Secondo Modello - Registrazione presso Indicom: ritiro dei documenti presso l Associazione SOLUZIONE OCR Ritiro fatture Associati presso sede Associazione DATA ENTRY MANUALE + + Estrazione dati fattura con OCR + validazione Data entry su ERP Cliente Opzione 2: scansione fatture Invio file dati ad Associazione per importazione su gestionale Archiviazione ottica e/o Conservazione digitale Opzione 1: restituzione documenti all Associazione Consultazione web immagini Conservazione digitale Vantaggi Svantaggi Vantaggi Svantaggi Riduzione dei costi Riduzione dei tempi Assorbimento di grandi volumi Forte innovazione di processo Possibile integrazione con gestione elettronica documentale Costi di startup/configurazione Prevedere l uscita temporanea dei documenti dall Associazione Flessibilità Completo monitoraggio e tracciabilità Gestione personale a carico Indicom al 100% Gestione efficace picchi Possibile integrazione con gestione documentale Prevedere l uscita temporanea dei documenti dall Associazione Minore efficienza di processo rispetto alla soluzione OCR Page 6

7 Terzo Modello - Registrazione presso Indicom: scansione documenti presso l Associazione ASSOCIAZIONE Scansione dei documenti effettuata periodicamente da operatori Indicom o da operatori dell Associazione SOLUZIONE OCR DATA ENTRY MANUALE Estrazione dati con OCR, validazione e invio file all Associazione + + Contabilizzazione da immagine Consultazione web Conservazione digitale Consultazione web Conservazione digitale Vantaggi Svantaggi Vantaggi Svantaggi Mantenimento documenti all interno Riduzione dei costi Riduzione dei tempi Forte innovazione di processo Possibile integrazione con gestione documentale Costi di startup/configurazione Eventuale operatività per la scansione Flessibilità Completo monitoraggio e tracciabilità Gestione personale a carico Indicom al 100% Gestione efficace picchi Possibile integrazione con gestione documentale Mantenimento documenti all interno Eventuale operatività per la scansione Minore efficienza di processo rispetto alla soluzione OCR Page 7

8 Contatti Valentina Maniglio Sales Area Manager Stefano Gibin BPO Sales Manager Page 8