Chi è Adiuto. Cultura e tecnologia nella gestione documentale

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2 Cultura e tecnologia nella gestione documentale Chi è Adiuto Attiva dal 2001, Adiuto affronta e risolve le problematiche di gestione elettronica documentale. Grazie alla sua innovativa suite documentale offre soluzioni complete nell ambito della: gestione dei documenti; automazione dell archiviazione documentale; distribuzione controllata dei documenti; conservazione sostitutiva ; gestione della conoscenza.

3 A chi si rivolge Adiuto Adiuto ha acquisito negli anni circa 500 clienti dei più vari settori merceologici, avvalendosi di una rete di circa 70 rivenditori sparsi per tutta Italia gestita da 2 area manager e 10 sales manager che lavorano in modo diretto con il cliente finale.

4 Caratteristiche generali Flessibile: Adattabile all organizzazione e ai processi dei Clienti Modulare: Espandibile nel tempo = investimento/spesa graduale Non invasiva: Basso impatto sull infrastruttura ICT esistente Pervasiva: Fruibile via web da qualsiasi postazione di lavoro Interoperabile: Scambio dati con applicativi esistenti Integrabile: Abilitazione servizi di gestione documenti da applicativi in uso Facile da utilizzare: Interfaccia utente auto-configurante in base ad utente Rapido avvio in produzione: Poche giornate di lavoro per rendere l azienda operativa Sicura: Profilazione degli utenti per garantire accessi e diritti sui documenti

5 Cultura e tecnologia nella gestione documentale Vantaggi economici quantificabili Archiviazione Digitale Riduzione dei costi delle ricerche Trasmissione dei documenti per via telematica Controllo della documentazione senza perdite di dati Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto Conservazione Sostitutiva Legale Spazio: eliminazione dei costi di affitto o degli spazi per la conservazione della carta Riduzione dei costi di archiviazione cartacea Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa Workflow Flessibilità di gestione dei documenti Creazione di flussi documentali per monitorare tutto il ciclo di vita del documento Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo

6 Cultura e tecnologia nella gestione documentale Vantaggi economici NON quantificabili Maggiore qualità del servizio ed efficienza minori errori nelle attività svolte automaticamente maggiore tempo disponibile per le attività non automatiche Valorizzazione delle risorse umane: gli aspetti più ripetitivi e monotoni dell attività del processo vengono svolti automaticamente flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato secondo esigenza Sicurezza e rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti Integrazione delle immagini dei documenti ai dati gestionali Flessibilità di gestione dei documenti per la maggior relazione fra tutti i documenti in ogni attività aziendale Facilità nelle ricerche per qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento

7 Payback Time Rapporto 2010 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano

8 I moduli della suite documentale di Adiuto La piattaforma per la gestione elettronica documentale integrata L integrazione con il mondo MS-Office e Lotus Notes La soluzione di Workflow documentale Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali

9 Gli obiettivi Con i moduli di è possibile: Governare la produzione e l acquisizione; Organizzare la catalogazione e l archiviazione; Regolamentare le autorizzazioni di accesso; Controllare la conservazione e la trasmissione; Semplificare ed accelerare la ricerca e la consultazione; Rendere tempestive ed efficienti le comunicazioni. Ridurre e, quando possibile, eliminare il supporto cartaceo

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11 RICERCA CONSULTAZIONE INSERIMENTO STAMPA MASSIVA DA HOST SISTEMI IBM AS/400 Lo scenario E-Navigabile Full Text Single Sign ON SINCRONIZZAZIONE ANAGRAFICHE INDICIZZAZIONE FILE OFFICE E INSERIMENTO DOCUMENTI CICLO PASSIVO GESTIONE WORKFLOW MS Office e Lotus Notes CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A VALIDITÀ FISCALE E LEGALE Sistema di Gestione documentale (ERP, CRM, Portali)

12 La struttura APPLICATIVI AZIENDALI ERP DATABASE SISTEMI OPERATIVI Linux System

13 Caratteristiche tecniche Multi-azienda: Una singola installazione può gestire più aziende Multi-database: SQL Server, MSDE, MySQL, Oracle, DB2 Multi-piattaforma: IBM OS400, Microsoft Windows, Linux Multi-lingua: Linguaggio differenziabile per singolo utente Multi-Web Server: Tomcat Apache, B.E.A, WebSphere Multi-sede: In caso di sedi distaccate è possibile definire la sede di riferimento per ogni singolo utente Multi-formato: Qualsiasi formato file gestibile

14 Architettura UTILIZZO AMMINISTRAZIONE UTENTE + PASSWORD FTP SERVER WEB SERVER & AdiJed

15 Architettura UTILIZZO ID+PWD Single-Sign-on AMMINISTRAZIONE Web browser WEB SERVER & AdiJed Applet JAVA FTP SERVER FTP SERVER Database FTP SERVER

16 Potenzialità Integrazione Ciclo Attivo/Passivo Workflow Conservazione Sostitutiva

17 Integrazione

18 Ciclo Attivo ERP System Gestori di spool AdImmission AdImport

19 Ciclo Passivo (scanner) AdiSplitter AdImmission AdImport

20 Ciclo Passivo (MFP) AdiMFP AdImmission AdImport

21 Workflow è la sequenza di fasi, attività e decisioni legate tra loro, che definiscono un processo aziendale. AdiJobs permette l automatizzazione di processi che implicano il passaggio di dati e documenti fra reparti aziendali; la presenza di diversi livelli di approvazione; il collegamento di utenti distanti tra loro.

22 Conservazione Sostitutiva Documenti Informatici DOCUMENTO INFORMATICO FIRMA SERVER o CD MARCA

23 Conservazione Sostitutiva Documenti Analogici SCANNER DOCUMENTO CARTACEO FIRMA MFP MARCA DISTRUZIONE CARTACEO SERVER o CD

24 Punti di forza Tecnologia evoluta, il prodotto è interamente web; Modulare nelle funzionalità; Estremamente flessibile; Personalizzabile per singolo utente; Garantisce tempi brevi di installazione e avviamento; Integrabile con gestionali ed altri prodotti software; Funzionalità intuitiva per l utente finale.

25 il tempo è l unico vero capitale che un essere umano ha, e l unico che non può permettersi di perdere. Thomas Edison

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