Portale Web e Archivio FAX

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1 La gestione manuale dei fax è ormai sorpassata. Un server fax professionale come FaxBox offre un notevole risparmio di tempi e migliora l'immagine dell'azienda ed il servizio alla clientela: la procedura di invio di un fax è elettronica e quindi più immediata ed i fax in arrivo sono automaticamente integrati nel portale web e nel flusso quotidiano di posta elettronica. Portale Web e Archivio FAX La maggiore potenzialità di FaxBox è la flessibilità nella modalità di invio fax e l archiviazione documentale dei fax stessi (sia dei spediti che dei ricevuti). Un fax può essere inviato da: una qualsiasi postazione dotata di un web browser (es. Internet Explorer). In questa modalità non è richiesta l installazione di alcun software aggiuntivo. Si possono allegare al fax documenti Microsoft Office (es. Word), immagini, file PDF, ecc. una qualsiasi postazione con installato un driver per una specifica stampante di rete. un fax cartaceo opportunamente interfacciato al sistema. Tutti i fax in transito vengono archiviati su disco fisso in modo che la storia di tutte le comunicazioni fax aziendali divenga visibile tramite il portale web. Inoltre, attraverso il modulo opzionale che consente l interfacciamento del FaxBox con gestionali e/o anagrafiche aziendali, è possibile associare ciascun fax ad uno specifico cliente/fornitore/ in modo da rendere estremamente semplice, in qualsiasi momento successivo, risalire a tutto l insieme delle comunicazioni fax avute con lo specifico cliente/fornitore/. Il portale web è predisposto per limitare la visibilità e la modifica/inoltro dei fax inviati e ricevuti sulla base di una autenticazione utente, definendo così differenti ed opportuni livelli di accesso, visibilità ed interazione. FaxBox archivia tutti i fax su un database SQL; e disponibile un modulo opzionale per l integrazione con un eventuale server di gestione documentale già presente in azienda.

2 Supporto di Fax over IP (FOIP) FaxBox offre la funzionalità Fax over IP (FOIP), che consente di inviare fax tramite apparati fax manuali tradizionali affiancando all apparato stesso un convertitore fax analogico/foip. L uso del fax manuale tradizionale rimane del tutto invariato, ma in questo modo si ottiene immediatamente l archiviazione e la storicizzazione di tutti i fax inviati e ricevuti con l apparato fax manuale tradizionale. Nel caso l azienda possieda sedi decentrate, con tale soluzione diviene semplicissimo ed a costo zero centralizzare le linee telefoniche di invio/ricezione dei fax pur disponendo/distribuendo apparati di invio manuale tradizionale nelle varie sedi senza acquisire linee telefoniche aggiuntive nelle sedi stesse. Smistamento automatico dei fax recapitati o ricevuti FaxBox è in grado di smistare i fax in arrivo in modo automatico nella casella di posta dell'utente o verso una stampante specifica, in base a un numero DID/DDI/DTMF o alla linea che ha ricevuto il fax. In ogni caso, tutti i fax vengono comunque archiviati su disco fisso e resi visibili tramite il portale web. Supporto clustering (backup) Grazie alla sua infrastruttura flessibile, FaxBox può essere affiancato, con costi decisamente ridotti, con un server di backup. In caso di crash del server principale, il server di backup, continuamente allineato, subentrerà garantendo che nessun dato sia perduto. Server fax multi linee scalabile FaxBox è un server fax solido ed affidabile, capace di scalare fino a 240 linee telefoniche per singolo server fax, il tutto avvalendosi di schede ISDN attive; per installazioni di dimensioni ridotte è comunque possibile avvalersi anche di semplici modem analogici. L uso di schede ISDN attive, estremamente economiche, consente di ottenere trasmissioni fax e smistamento di fax in entrata multi linee.

3 Ricezione dei fax nel client di posta elettronica in formato fax o PDF FaxBox smista i fax nella cartella di Posta in arrivo dell'utente in formato Adobe PDF. Questo consente agli utenti di essere tempestivamente informati dell avvenuta ricezione di un fax a loro indirizzato attraverso l uso di un normale client di posta elettronica (es. Outlook) o un client di posta elettronica basato sul web (es. Outlook Web access). La ricezione dei fax in formato PDF ne consente un eventuale semplice inoltro e permette una facile integrazione con i sistemi di archiviazione dei documenti e/o con i software/procedure di workflow. Invio di fax da qualsiasi applicazione e possibilità di allegare documenti Al fine di inviare un fax, l utente stampa il documento desiderato sulla stampante di rete FaxBox oppure, solo però utilizzando il portale web, può allegare documenti diversi ad un singolo fax. L utente può allegare documenti in formato Microsoft Office, PDF, HTML ed altri: tali allegati sono convertiti in formato fax sul FaxBox. La conferma dell avvenuta trasmissione (o l eventuale notifica di errore) sarà visibile sul portale web o potrà essere inoltrata direttamente via posta elettronica. Supporto Citrix I client di FaxBox (web o stampante di rete) possono tranquillamente funzionare all interno di un server terminale Citrix o similari.

4 Alcuni screenshot del portale web di faxbox

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