Archiviazione e gestione documenti per studi commercialisti

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1 Archiviazione e gestione documenti per studi commercialisti

2 ScanDataCenter è una suite per l archiviazione dei documenti cartacei ed elettronici che ne rende immediata la ricerca e la divulgazione sia tramite la rete aziendale che tramite l implementazione dei servizi web esterni. Questo documento spiega il possibile utilizzo di questo software negli studi professionali di commercialisti.

3 Uno dei problemi che vive quotidianamente uno studio professionale è quello della gestione dei documenti con il quali si ha a che fare quotidianamente. Ciò riguarda sia i documenti redatti dallo studio stesso come i dichiarativi, circolari per i propri clienti, bilanci e cosi via sia i documenti ricevuti a vario titolo come fatture, estratti conto e vari documenti contabili. La gestione di una mole cosi elevata di documenti può risultare onerosa. Ad esempio continue telefonate allo studio con richieste da parte dei clienti di documenti (magari già inviati tempestivamente via dalla segreteria ), generano continue perdite di tempo e costi difficilmente recuperabili. Gli obbiettivi della piattaforma, come esposto nella prossima slide, sono quelli di rendere molto più agevole la gestione documentale dello studio.

4 Obbiettivi: riduzione complessiva dei costi dello studio tramite: - miglioramento dell archiviazione dei documenti in studio - riduzione degli spazi dell archivio cartaceo - diminuzione dei tempi di ricerca delle pratiche - riduzione dei tempi di risposta ai clienti - riduzione del tempo impiegato nello studio per rispondere alle richieste telefoniche dei clienti.

5 Come funziona: - installazione di scandatacenter server - implementazione tramite scanner rotativo o fotocopiatore multifunzione (di solito già presente nello studio) per il caricamento dei documenti cartacei. - implementazione diretta con caricamento in archivio di documenti, (circolari, atti e quant altro) già esistente in formato elettronico PDF o microsoft word (tramite tasto archivia in scandatacenter ). -Creazione di apposite aree accessibili dall esterno unicamente da ciascun cliente autorizzato (con relative protezioni come da 196/03).

6 Requisiti: Cosa serve nella pratica per mettere in funzione questo sistema nello studio? Di uno scanner multipagina veloce (anche un fotocopiatore multifunzione) E sufficiente disporre di una linea adsl con indirizzo ip statico (le adsl di alice business sono già fornite di base di queste caratteristiche) Di un firewall di protezione Di un server dedicato al contenimento degli archivi documentali (windows xp o windows 2003 server) Di un sistema di backup

7 Dettagli operativi: La suite ScanDataCenter è suddivisa in due moduli principali: - La parte client (ovvero quella che si installa sui personal computer) che si occupa del caricamento dei documenti per poi riversarli nel server. - La parte server che si occupa di gestire il motore di ricerca web ed il contenimento di tutti gli archivi. - I documenti da archiviare, possono essere sia in formato cartaceo, e quindi digitalizzati dallo scanner, oppure in formato elettronico PDF (con un plug-in aggiuntivo è possibile archiviare direttamente da microsoft WORD)

8 Creazione delle aree cliente: Ogni cliente avrà la propria area riservata nella quale potrà accedere dall esterno per consultare tutta la propria documentazione. Ci possono essere aree condivise, nelle quali si possono caricare documenti (come le circolari) fruibili da più clienti. La cosa più interessante riguarda le informazioni che vengono mandate dal sistema in automatico ai clienti: E possibile che il sistema mandi in automatico ai clienti gli avvisi del caricamento dei vari documenti vie .

9 Le ricerche: ScanDataCenter dispone di un sistema di ricerca all avanguardia nel mondo dell archiviazione documentale. Il suo motore opera con un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) di elevata qualità, che è in grado di catturare tutto il testo dei documenti acquisiti (purché dattiloscritti) e di metterlo a disposizione per le ricerche. La ricerca pertanto, potrà avvenire sia per i campi digitati manualmente durante la fase di caricamento come oggetto, nominativo, date, ecc, sia per tutto il testo rilevato durante la fase di acquisizione con il sistema OCR.

10 Per qualsiasi chiarimento: Start informatica srl Via Abbate Tommaso 43, Quarto d Altino (VE)

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