Servizio di. Archiviazione digitale e conservazione sostitutiva

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1 Servizio di Archiviazione digitale e conservazione sostitutiva

2 Cos è un archivio digitale? Un archivio digitale è un sistema di conservazione online dei documenti, che permette di ordinarli e categorizzarli in modo tale da essere velocemente ricercabili. I documenti vengono gestiti dal server del cliente oppure da una piattaforma appartente alla categoria dei DMS (Data Managing System) fornita da Alveare, totalmente configurabile in base alle necessità dell'utilizzatore. È semplice da usare basta avere accesso ad internet. È riservato i dati vengono conservati su server protetti, e vi si accede tramite username e password. È sicuro regolarmente vengono effettuate automaticamente copie di backup dei dati. È pratico basta digitare una parola chiave relativa al documento cercato e vi si accede istantaneamente. o È flessibile il sistema accetta sia scansioni di documenti cartacei che documenti nativamente digitali (mail, fogli di calcolo, testi, dati su usb key, cd, floppy disk, etc.), di qualsiasi dimensione e formato. Ha valore legale nel caso di conservazione sostitutiva, l'apposizione di superimpronta, firma digitale e marca temporale rende i documenti validi ai fini legali e fiscali. DOC XLS Documenti Mappe Fatture Progetti Certificazioni Documenti digitali

3 Differenza tra archivi cartacei ed archivi digitali La ricerca di un documento in un archivio cartaceo Ufficio B Sala C Ufficio A Archivio Sala fotocopie Archivio storico

4 Differenza tra archivi cartacei ed archivi digitali La ricerca di un documento in un archivio digitale Ufficio B Sala C Ufficio A Cloud Sala fotocopie

5 I vantaggi dell archivio digitale Minori tempi di ricerca i documenti vengono trovati istantaneamente. Trasmissione e download i documenti possono essere salvati in locale o inviati via internet con un click. Controllo automatico in ogni momento è possibile interrogare il sistema per conoscere i dati in proprio possesso. Produttività l organizzazione è più efficente e il personale è avantaggiato nell adempimento delle proprie mansioni. Riduzione dei costi meno materiale di consumo (carta, cartucce, scaffali, etc.), niente tempo sprecato cercando documenti. Più spazio a disposizione in caso di conservazione sostitutiva, i documenti cartacei possono essere distrutti. Multidevice l archivio è accessibile da ogni dispositivo in grado di connettersi ad internet. Come fa Alveare a creare un archivio digitale?

6 Creare un archivio digitale: Normalizzazione Normalizzazione: I documenti cartacei devono essere scansiti, ma per essere accettati dallo scanner è necessario un trattamento preliminare. Per i documenti nativamente digitali, che non necessitano di essere scansiti, questa operazione non è necessaria. 1. Classificazione e divisione A B C 2. Identificazione 3. Preparazione per scansione

7 Creare un archivio digitale: Digitalizzazione Digitalizzazione: Tramite uno scanner, si trasformano i documenti cartacei in file. 4. Scansione 5. Ricomposizione dell originale fisico

8 Creare un archivio digitale: Indicizzazione Indicizzazione: I documenti, sia scansiti che nativamente digitali, vengono resi ricercabili tramite «etichette» virtuali (indici). 6. Valorizzazione campi chiave Nome: Giovanni Verdi Indirizzo: Via I Maggio Città: Milano Importo: 30 Data: 24/11/2014 XYZ ABC Giovanni Verdi Via I Maggio Milano 123

9 Creare un archivio digitale: Cloud DMS: Piattaforma elettronica su Internet che permette l accesso riservato e protetto ai documenti tramite qualsiasi dispositivo in grado di accedere al web (pc, smartphone, tablet, etc.) 7. Caricamento su DMS Ora il documento è ricercabile. CERCA. Giovanni Verdi Milano Giovanni Verdi Via I Maggio

10 Schema dell archiviazione digitale Documenti cartacei Digitalizzazione Indicizzazione Cloud Ricerca File elettronici

11 Presentazione della Cooperativa Alveare Alveare è una cooperativa sociale di tipo B, finalizzata all'inserimento lavorativo di persone svantaggiate. Al suo interno, professionisti nelle proprie aree di competenza svolgono il lavoro ed affiancano le persone nella loro crescita lavorativa. Lo scopo di Alveare è il perseguimento dell'interesse generale della comunità, nel rispetto della Legge e del suo Statuto, dei criteri di razionalità economica e di efficiente impiego di tutte le risorse disponibili. Il suo obiettivo primario è l' integrazione sociale, attraverso lo strumento del lavoro, di soggetti in difficoltà: disabili fisici e psichici, giovani in cerca di prima occupazione, immigrati, ex tossicodipendenti, detenuti; tutto questo senza trascurare di incrementare e diversificare le attività per accrescere le possibilità di inserimenti lavorativi. Via IV Novembre, Bollate (MI) /

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