GUIDA AL CALCOLO DEI COSTI DELLE ATTIVITA DI RICERCA DOCUMENTALE

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1 GUIDA AL CALCOLO DEI COSTI DELLE ATTIVITA DI RICERCA DOCUMENTALE L applicazione elaborata da Nordest Informatica e disponibile all interno del sito è finalizzata a fornirvi un ipotesi dell impatto economico delle operazioni che quotidianamente svolgete per ricercare documenti cartacei. I costi di ricerca Le attività di ricerca di documenti cartacei generano costi che spesso le aziende non sono abituate a considerare, sottovalutando come questi siano direttamente imputabili al tempo impiegato dal personale per realizzarle. Tali costi possono essere ridotti tramite applicazioni per la gestione elettronica dei documenti, quali Knos, che permettono di creare un archivio digitale in cui ogni documento è facilmente reperibile e conservabile in maniera univoca, abbattendo drasticamente il tempo delle operazioni di ricerca e il numero di duplicazioni. Naturalmente la gestione di documenti cartacei comporta anche costi imputabili ai mezzi di conservazione (scaffali, faldoni, cartelline, carta ecc..), che però possono essere ridotti solo attraverso la conservazione sostitutiva, la cui introduzione deve essere valutata in base allo specifico contesto aziendale: per questo tali costi non vengono considerati nell applicazione di calcolo da noi elaborata. Al contrario, l utilizzo di un applicazione documentale per le procedure di ricerca e archiviazione porta benefici a qualunque tipologia di impresa in termini di risparmio temporale e quindi economico, anche perché utilizzabile per qualsiasi documento. Inoltre, l introduzione di procedure elettroniche di ricerca e archiviazione rappresenta frequentemente il primo step di un percorso graduale di digitalizzazione che può trovare il suo punto d arrivo nella conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali. I documenti costosi Per ragioni pratiche (ovvero la necessità di limitare il contesto di riferimento), l applicazione di calcolo fa riferimento ai soli documenti del ciclo attivo e passivo. Ci preme comunque sottolineare che, aldilà della nostra applicazione, nel computo totale e reale dell impatto economico della normale attività di ricerca documentale non digitalizzata, un azienda dovrebbe tenere conto anche del tempo e dei costi sostenuti per la gestione di tutti gli altri documenti aziendali (documenti generici, listini, offerte, , disegni Autocad, ecc..).

2 Come vengono calcolati i costi I costi che un azienda deve sopportare per le attività di ricerca di documenti cartacei sono riferibili al tempo impiegato dal personale per queste operazioni, rapportato ovviamente al numero di documenti gestiti e all entità delle loro duplicazioni. Per ottenere una stima di quanto la vostra azienda spende in attività di ricerca documentale, vengono considerati gli elementi illustrati nell elenco riportato più sotto; i primi quattro punti corrispondono ad informazioni specifiche della vostra azienda, mentre i rimanenti sono da noi ipotizzati sulla base dell esperienza quotidiana. I risultati non hanno perciò pretesa di validità assoluta. Importante: 1. fatta eccezione per i campi dell applicazione relativi al numero medio di fogli, nell utilizzo dell applicazione è necessario digitare le cifre senza punteggiatura e decimali (ad esempio, dovendo indicare la cifra di trentamila euro e cinquanta centesimi, digitate e non ,50). 2. dato che i risultati forniti hanno valore indicativo, nell applicazione le cifre indicanti il costo annuo di ricerca, il costo annuo di duplicazione e il costo annuale vengono arrotondate eliminando la loro componente decimale. Dati utilizzati per il calcolo Numero di documenti gestiti in un anno tra ciclo attivo e passivo. Ipotizziamo che un azienda gestisca annualmente la seguente quantità di documenti Numero documenti del ciclo attivo: Numero documenti del ciclo passivo: 800 Numero medio di fogli per ciascun documento del ciclo attivo e passivo: quanti fogli in media caratterizzano i documenti del ciclo attivo e passivo. Potremmo ipotizzare che mediamente metà dei documenti dell azienda in questione siano composti da un foglio, un quarto da tre e un quarto da due (sia nel ciclo attivo che passivo); ne risulterebbe quanto segue: Numero medio fogli per documento ciclo attivo: 1.7 Numero medio fogli per documento ciclo passivo: 1.7 Costo medio annuo di un singolo dipendente: l ammontare medio del costo del personale (in seguito indicato come utenti o utente) che normalmente nel suo lavoro svolge attività di ricerca e archiviazione di documenti del ciclo attivo e passivo; viene considerata la retribuzione, tenendo conto di eventuali tredicesime e quattordicesime mensilità, nonché il corrispondente costo per l azienda (indicativamente il doppio della retribuzione).

3 Ipotizziamo che nell azienda siano coinvolti in queste operazioni 4 utenti, di cui 2 con una retribuzione mensile di euro, uno retribuito euro e un altro euro. Totale retribuzione utenti per 13 mensilità: [(1.200x13) x 2] + (1.500 x 13) + (2.000 x 13) = euro Costo annuale degli utenti: x 2 = euro Costo medio annuo del singolo utente coinvolto: /4 = euro Numero di utenti che ricercano documenti: il numero delle persone che nella vostra azienda sono coinvolte in attività che implicano la ricerca e duplicazione di documenti del ciclo attivo e passivo; con riferimento all esempio precedente, verranno indicati 4 utenti. Numero totale di fogli gestiti: questo dato è ottenuto sommando il numero di documenti del ciclo attivo e passivo moltiplicato per il rispettivo numero di fogli che li compongono in media, ovvero (numero documenti ciclo attivo x numero medio di fogli) + (numero documenti ciclo passivo x numero medio di fogli). Numero (annuale) documenti del ciclo attivo: Numero medio di fogli: 1,7 Numero (annuale) documenti del ciclo passivo: 800 Numero medio di fogli: 1,7 Numero totale di fogli gestiti annualmente in media: (1.000 x 1,7) + (800 x 1,7) = 3060 Movimentazione dell archivio: 30% da noi ipotizzato come standard. Tempo medio di ricerca: il tempo impiegato in media da una persona per raggiungere il documento, ricercarlo e riposizionare la cartella e/o il documento al suo posto. La nostra stima è di 2 minuti e si riferisce alla nostra esperienza quotidiana e ad un archivio cartaceo ben organizzato; tale computo temporale potrebbe essere superiore nel caso di un azienda in cui queste condizioni non sussistano. Costo al minuto di un singolo utente: tale dato risulta dal rapporto tra costo medio giornaliero del personale addetto ad attività di ricerca documentale (costo medio annuo del singolo dipendente/230 giorni lavorativi) e il numero di minuti lavorati in un giorno (480) considerando una giornata di otto ore. : Costo medio annuo del singolo utente coinvolto: euro Costo medio giornaliero del singolo utente coinvolto: /230; il valore così ottenuto è di circa 166,74 euro.

4 Costo al minuto del singolo utente coinvolto: 166,74/480; il valore così ottenuto è di circa 0,35 euro. Numero di documenti duplicati: in base alla nostra esperienza, consideriamo che un quarto dei documenti gestiti in un anno da un azienda possa essere duplicato, stima mantenuta bassa per precauzione. Tempo medio di duplicazione: il tempo impiegato in media da una persona per duplicare un documento; comprende operazioni quali raggiungere il documento, ricercarlo, fotocopiarlo, consegnarlo a chi ne ha fatto richiesta, reinserire il documento originale nella cartella. Abbiamo considerato indicativamente un tempo doppio rispetto al precedente (4 minuti), ma potrebbe anche essere più elevato a seconda degli spazi fisici di spostamento e della tipologia di organizzazione dell archivio. Il costo annuo di ricerca si riferisce all attività di un singolo addetto e risulta dalla seguente moltiplicazione costo al minuto di un singolo utente x tempo medio di ricerca x numero totale di fogli gestiti (considerando una movimentazione degli stessi pari al 30%). Costo annuo di ricerca per singolo utente: 0,35 x 2 x (3060x30%); il valore così ottenuto è di circa 637 euro. Il costo annuo di duplicazione si riferisce all attività di un singolo addetto ed equivale al costo che l azienda deve sostenere per fare fronte alle attività connesse alla ricerca e duplicazione dei documenti; la cifra ottenuta risulta dalla seguente operazione: costo al minuto di un singolo utente x tempo medio di duplicazione x (numero totale di fogli gestiti x 0,25) Il coefficiente di 0,25 si riferisce al quarto di documenti aziendali che ipotizziamo venga duplicato nel corso dell anno, dato che potrebbe essere naturalmente più elevato a seconda dei contesti. Costo annuo di duplicazione per singolo utente: 0,35 x 4 x (3060 x 0,25); il valore così ottenuto è di circa euro. Il costo totale di ricerca che vi forniamo risulta dalla somma del costo annuo di ricerca e di duplicazione moltiplicato per il numero di utenti addetti ad attività di ricerca e duplicazione documentale. Costo annuo di ricerca: (637, ,96) x 4; il valore così ottenuto è di circa euro

5 Come già sottolineato nel presente documento, i costi totali che otterrete non hanno dunque pretese di validità certa e assoluta, ma sono finalizzati a fornire un idea, per quanto ipotetica, di quale peso operazioni compiute quotidianamente possano avere in termini economici. Naturalmente tali considerazioni si legano al motivo per cui Nordest Informatica comprende nella sua offerta tecnologica un applicazione web based di gestione documentale come Knos, il cui scopo è quello di incidere sulla qualità delle procedure di archiviazione e sulla velocizzazione dei tempi di ricerca.

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