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2 La nostra azienda produce stampi per materie plastiche, lavoriamo molto con l'estero, per il settore automobilistico tedesco e per grandi aziende nel settore della raccorderia.

3 I flussi documentali Procedure documentali del cliente; Procedure documentali interne; Sistema Qualità ISO9001:2000; Varietà dei formati documentali

4 Il flusso di documentazioni commerciali e tecniche con i nostri clienti e notevole I nostri clienti sono aziende ben strutturate, con procedure documentali finalizzate a garantirgli l'avanzamento nella realizzazione dei progetti ed elevati standard qualitativi. Ciò comporta a noi di dover ricevere, compilare, rispedire e archiviare una gran mole di contratti, specifiche, documenti d'avanzamento, certificati...; La Marra ha elaborato, delle sue procedure documentali sia di carattere commerciale che tecnico. Le commesse si sviluppano e si portano a compimento in un arco temporale di alcuni mesi, anche con modifiche delle specifiche originali, e quindi la documentazione è destinati ad essere alla fine numericamente rilevanti. Alcuni anni fa abbiamo conseguito la certificazione ISO9001 e ciò ha inevitabilmente aggiunto una serie di passaggi documentali obbligati che hanno lo scopo di evidenziare il controllo sistematico del processo produttivo fin dalla richiesta di offerta fino ai verbali di validazione finale; la mole delle registrazioni del sistema qualità si è andato a sommare alla già rilevante quantità di documentazione interna/esterna. Sia per la documentazione che viene dall'esterno che per quella che viene prodotta in Marra esiste il problema della varietà del formato. Al supporto cartaceo classico ed al fax si affiancano tutti i dati CAD che arrivano via ISDN e/o . Quest'ultimo mezzo di comunicazione ha incrementato in maniera esponenziale il flusso d'informazioni ma ha anche evidenziato l'esigenza di rendere disponibili le non solo al destianatario originale, ovviamente senza inutili e pericolosi inoltri. Inoltre lavorando per la gran parte con l'estero la maggior parte dei documenti esistono e devono essere conservati in duplice copia: l'originale e la traduzione

5 Esigenze nella gestione della documentazione Disponibilità delle informazioni per tutti i soggetti che collaborano alla commessa; La reperibilità dell'informazione archiviata non può essere legata alle scelte di chi si è trovato nelle condizioni di doverla registrare.

6 La documentzione deve essere disponibile ed accessibile a tutti i soggetti che collaborano in un team per sviluppare e seguire nella fase di realizzazione la commessa. Inoltre terminata la commessa è necessario garantirne la conservazione e l'accesso in qualunque momento perchè non è raro che il cliente decida di modificare le specifiche dell'articolo e quindi anche le caratteristiche dello stampo. La documentazione di ogni tipo (commerciale, tecnica e progettuale) devono quindi essere reperibili e consultabili facilmente. Tanto più che non è da escludere che uno o più soggetti del team, che aveva gestito il progetto originale, possa non essere più dipendenti della ditta e quindi La reperibilità dell'informazione archiviata non può essere legata alle scelte di chi si è trovato nelle condizioni di doverla registrare il metodo utilizzato prima dell'adozione di iknow era molto semplice: vi era due cartelline, una con tutta la documentazione commerciale ed una con quella tecnica che erano a disposizione del resp. commerciale e di quello tecnico del progetto. All'interno delle cartelline venivano conservate tutte le informazioni. Anche i modelli del sistema qualità confluivano all'interno delle carte. Come si capisce l'informazione non era esattamente disponibile per tutti ed i documenti non erano generalmente ordinati secondo una sequenza logica.

7 Implementazione del sistema di archiviazione documentale Evoluzione della cartella commessa; Documentazione commerciale; Documentazione tecnica.

8 La documentazione Logical System è un nostro partner da oramai molti anni, abbiamo il loro gestionale, conosciamo le professionalità ed il know-how; è quindi stato per noi naturale rivolgerci a loro per individuare una soluzione software idonea per le nostre esigenze. Evidentemente i tempi erano maturi per entrambi, visto che iknow era già una realtà, giovane ma con alcune installazioni importanti alle spalle, e con molte potenzialità di crescita nel tempo. La nostra idea di avere un software ci archiviazione documentale che contemporaneamente archiviasse le informazioni, provenienti da tutte le possibili fonti di trasmissione/ricezione e presentasse i documenti secondo un ordine sequenziale tra le varie tipologie, quasi come in un rapporto di causa ed effetto tra i vari modelli di archiviazione si è rispecchiata in quella che era la flessibilità del software iknow. Nulla impedisce all'utente di archiviare documenti slegati da un qualsiasi contesto piuttosto che l'intera struttura documentale della commessa, dalla richiesta di offerta al verbale di validazione, senza tralasciare nessun fax o con le relative traduzioni. Fusione tra i flussi d'informazione commerciale, tecnico del produttivo del sistema qualità sono stati fatti confluire in due strutture legate a loro volta tra loro dall'identificativo della commessa....descrizione degli esempi di struttura

9 Stato dell'implementazione e benefici raggiunti L'archiviazione; La disponibilità; La sicurezza.

10 anche se chi archivia tende cmq ad avere una copia cartacea: quindi l'ottica con cui viene inquadrato iknow è quella dello strumento di salvataggio (permette comunque i backup centralizzati dei documenti) e la possibilità di rendere disponibile il documento per gli altri utenti senza far girare la cartellina stampo. La reperibiltà delle informazioni è certamente migliorata non solo perchè si sa esattamente dove cercare i documenti. Tuttavia lo strumento di ricerca preferito non è ancora il motore interno ma la struttura di archiviazione. Il motore di ricerca viene vesti ottimale per internet i non per un software che pur essendo utilizzato mediante il browser, non è internet è un software. Come detto è migliorata moltissimo la sicurezza in termini di backup...i documenti sono tutti sul server e il backup è centralizzato e giornaliero. Non più tanti pc che tengono le informazioni e ogni utente che si doveva ingegnare per programmarsi i backup. Inoltre la possibilità di gestire i profili degli utenti e i privilegi di accesso dei modelli di archiviazione e di tutti i campi hanno hanno garantito una elevata sicurezza alle informazioni, Potendo limitare così l'accesso alle stesse esclusivamente agli operatori effettivamente interessati.

11 Sviluppi futuri Lavorare sulla percezione che gli operatori hanno dello strumento di archiviazione documentale; Intervenire sull'analisi iniziale per renderne maggiormente flessibile l'uso

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