MC2 SERVIZI INFORMATICI S.r.l. LA DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

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1 MC2 SERVIZI INFORMATICI S.r.l. LA DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

2 QUANTO COSTA...? Quanto vi costano gli archivi? Quanto tempo impiegate per ricercare documenti? Quante volte vi capita di non trovare quello che cercate? Quanto desiderate una soluzione che vi permetta di disporre sempre di informazioni necessarie per svolgere le vostre attività, quali contratti, preventivi, costi, fatture e DDT, corrispondenza, progetti e quant'altro? Quanto costa stampare documenti che avete già sui vostri PC? Quanto è importante accedere ai vostri dati e documenti anche fuori dall'ufficio? Dateci la vostra carta......e noi la trasformeremo in un documento digitale.

3 I COSTI DELLA CARTA... I documenti ci servono per prendere decisioni, se per avere a disposizione questi documenti dobbiamo aspettare 5, 10 minuti oppure 1 ora, o addirittura una giornata, la nostra decisione slitta nel tempo con conseguenze sull'efficienza dell azienda, sui costi, sul profitto, sul servizio e di riflesso sull'immagine aziendale. Offerte, verbali, disegni, manuali, fatture, bolle, progetti, moduli in genere, documenti manoscritti o dattiloscritti, di valore storico e non, diventano un unico archivio elettronico. Con il servizio di digitalizzazione trasformiamo il documento cartaceo in un file. Il file creato può essere in ogni momento: 1. visualizzato, 2. stampato, 3. inviato per posta elettronica, 4. inviato per fax, 5. condiviso da più utenti della rete. Avrete la disponibilità delle informazioni aziendali: 1) In tempo reale 2) In qualunque luogo vi troviate 3) In maniera condivisa Con l'ovvio vantaggio di non dover fare copie o ricerche in archivi polverosi.

4 SCANSIONE ED ELABORAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Il servizio viene svolto in breve tempo dalla nostra società, attraverso la propria organizzazione e con strumenti altamente professionali idonei a garantire servizi di elevata qualità. Fasi Operative: Analisi delle esigenze del cliente Acquisizione/scansione del documento cartaceo in immagine in formato elettronico presso la sede del cliente o presso i nostri laboratori Archiviazione su supporti digitali (HD, CD, DVD) con indici per la ricerca e la consultazione (fase di indicizzazione). Digitazione manuale ed automatica delle informazioni necessarie per la ricerca Se necessario si utilizzano le più moderne tecnologie di riconoscimento dei caratteri (OCR) Installazione sul server del cliente degli archivi e del software di gestione per la ricerca, consultazione e stampa dei documenti. UNA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO Grazie al servizio di digitalizzazione e al nostro software, rintracciare un documento diventa facile ed economico, basta digitare l'indice desiderato ed il documento apparirà sul proprio schermo all'istante, senza doversi spostare dalla propria postazione con risparmi di tempo e quindi riduzione di costi. Vantaggi ottenibili: Riorganizzazione degli archivi cartacei ed ottimizzazione degli spazi all interno degli uffici Forte risparmio di tempo per il personale nella ricerca delle informazioni Ridotti tempi di reazione nei processi decisionali Riduzione dei costi legati alla gestione documentale Massima sicurezza e controllo nella gestione dei documenti Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale Garanzia di salvaguardia dei dati Miglior servizio verso i clienti e fornitori

5 FASI OPERATIVE DEL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE Il servizio messo a punto dalla nostra azienda prevede le seguenti fasi operative: ANALIZZARE LE ESIGENZE DEL CLIENTE La migrazione di un archivio cartaceo su supporto informatico è una decisione strategica per l'azienda. In fase di analisi e di definizione del progetto vengono esaminati i documenti che per tipologia, frequenza di consultazione e formato si prestano effettivamente, a fronte di concreti benefici, ad una gestione informatica. Viene stilato un piano di lavoro che sarà condiviso con il cliente al fine di stabilire modalità operative, tempistiche, costi. Viene inoltre stabilito il luogo più opportuno per svolgere l attività in ragione delle esigenze manifestate, può essere la sede del cliente oppure il nostro centro servizi. OPERARE LA SCANSIONE DEI DOCUMENTI La digitalizzazione di documenti è un processo che consente di trasferire su supporto informatico tutto il materiale cartaceo che solitamente caratterizza transizioni commerciali, rapporti con i clienti e molto altro ancora. Il documento originale può essere storico, pregresso e corrente, di qualunque formato e su qualunque supporto. Le attività riguardano: Ritiro della documentazione presso il cliente con controllo e catalogazione del materiale ritirato Preparazione dei documenti alla scansione con rimozione dei punti metallici, raddrizzamento pagine capovolte o piegate, ecc. Scansione dei documenti cartacei per mezzo di scanner professionali. Riconsegna dei documenti al cliente con scatole catalogate ed etichettate. OPERARE LA FASE DI INDICIZZAZIONE DEI DOCUMENTI Il documento cartaceo acquisito viene codificato o indicizzato tramite chiavi di ricerca definite con l'utente. I dati vengono di norma imputati manualmente partendo dall immagine digitalizzata. Alla registrazione dati tradizionale MC2 aggiunge il data entry elettronico o da immagine, applicabile in maniera ottimale per quel genere di documenti che presentino campi rilevabili con tecnologie di lettura ottica OCR (Optical Characters Recognition). FORNIRE I DOCUMENTI IN FORMATO DIGITALE Terminata la fase di scansione, i dati e le immagini vengono forniti su supporto informatico (CD, DVD) dotati di software di gestione. Le immagini o i documenti di testo forniti possono essere in ogni momento visualizzati, stampati, inviati per posta elettronica o per fax all interno dell azienda o condivisi da più utenti della rete. Il software fornito sarà installato sul server del cliente oppure su singole postazioni.

6 LA NOSTRA AZIENDA È AL VOSTRO SERVIZIO ANCHE PER: Progettare e realizzare procedure informatiche mirate a specifiche necessità aziendali; Fornitura e assistenza Hardware Software; Progettazione e installazione di reti Wi-Fi; Tracciabilità dei documenti attraverso tag RFID o Codici a Barre (Barcode); Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura dei barcode; Fornitura di Hardware e software per la lettura e la scrittura di tag RFID; Contatti Telefono Fax Mail Commerciale Amministrazione Supporto tecnico Informazioni generiche Visitate il nostro sito web:

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