Archiviazione Documentale

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1 Archiviazione Documentale Il Progetto OPEN SOURCE tutto Italiano per la Gestione Elettronica della documentazione, firma digitale, conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica e protocollo informatico. Pag 1 di 8

2 Perché un sistema di Gestione Elettronica Documentale in Azienda Non c è organizzazione che possa operare in assenza di informazioni: crescita esponenziale del volume dei documenti e degli archivi necessità di ottimizzare gli spazi rendere più agevole la ricerca dell informazione Saper gestire le informazioni è vitale e strategico per ogni attività dell azienda Affinché ciò avvenga è necessario che le informazioni siano: corrette ed aggiornate tempestive chiare predisposte in modo utile (catalogate univocamente) ricercabili con semplicità (funzioni di ricerca) disponibili e integre nel tempo per chi ne è autorizzato Un sistema di Gestione Elettronica Documentale permette di : Semplificare le procedure di archiviazione e ricerca Ridurre i tempi di ricerca dei documenti incrementando efficienza e produttività Ridurre i tempi delle decisioni Migliorare l immagine e il brand aziendale: migliore risposta ai clienti Consentire accesso simultaneo ai medesimi archivi: migliorare la condivisione delle informazioni Ridurre i costi visibili (armadi e spazi) e invisibili (tempi di ricerca e archiviazione) I rischi di deperimento o di fruibilità delle informazioni diminuisce Assicurare che il documento sia accessibile solo al personale autorizzato Ridurre i rischi di deperimento o di fruibilità delle informazioni Recuperare personale per dedicarlo ad attività più produttive (incremento dell efficienza operativa e della soddisfazione del personale) Pag 2 di 8

3 I processi Aziendali coinvolti nell automatizzazione di archiviazione sostitutiva Pag 3 di 8

4 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Oggi è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza ai fini tributari. La normativa è: CHIARA - COMPLETA - FLESSIBILE I libri, le scritture contabili, le fatture e tutti i documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, possono essere conservati su supporti informatici. Tale forma di conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostitutiva della copia cartacea, se questa è svolta secondo le procedure previste dalla normativa. L azienda può scegliere se optare o meno per il regime di conservazione sostitutiva o mantenere la conservazione tradizionale dei documenti fiscali. L azienda non è obbligata alla conservazione sostitutiva di tutti i documenti fiscali ma può scegliere di volta in volta per quali tipologie di documenti procedere alla conservazione in modalità sostitutiva. L azienda può iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti in qualunque momento dell anno, purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per il periodo di imposta. LE REGOLE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il Documento informatico deve essere statico non modificabile: documento redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di creazione e accesso. Richiede la Sottoscrizione elettronica (apposizione della firma digitale) e l apposizione della Marca temporale (evidenza informatica che permette di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale, cioè informazione contenente data e ora associata a uno o più documenti informatici) Memorizzazione su supporti che garantiscano leggibilità nel tempo. I Documenti analogici richiedono la memorizzazione via scansione. Intervento di un pubblico ufficiale per i documenti UNICI. Pag 4 di 8

5 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La normativa relativa alla conservazione sostitutiva dei documenti individua una figura che presiede al compimento corretto degli adempimenti previsti dalla legge. Tale figura è denominata Responsabile della Conservazione, può anche essere un persona esterna all azienda. Definisce le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione ed organizza le procedure di sicurezza. Deve garantire la corretta conservazione, l accessibilità ai documenti e la loro esibizione. COSA FA SINEKARTA Sinekarta si adatta a qualsiasi esigenza, integrandosi con i sistemi e programmi già presenti c/o il cliente. Sinekarta è il software open source nato nell era post internet che basandosi sul Enterprise Content Management Alfresco gestisce e risolve le problematiche di gestione elettronica documentale e diffonde la cultura dell archiviazione documentale fornendo supporto consulenziale, tecnologico e legale in ambito di conservazione ottica sostitutiva in conformità con la normativa vigente in Italia. Grazie all innovativo connubio con Alfresco e Toshiba, Sinekarta offre a committenti pubblici e privati soluzioni complete negli ambiti: Automatizzazione dell archiviazione documentale; Distribuzione controllata dei documenti; Conservazione sostitutiva; Firma Digitale; Fatturazione Elettronica; Protocollo Informatico; Gestione della conoscenza. Gli applicativi di Sinekarta aiutano la gestione di aziende di tutte le dimensioni per: organizzare, conservare, gestire, consultare, distribuire, Convalidare i documenti provenienti da sistemi gestionali, applicativi d ufficio, posta elettronica, fax, scanner e altre fonti siano essi in formato cartaceo sia digitale. Sinekarta si adatta a qualsiasi esigenza, integrandosi con i sistemi e programmi già presenti c/o il cliente Sinekarta è tecnicamente evoluto, basato su tecnologia web e sviluppato completamente in JAVA. Multi-azienda: una singola installazione può gestire più imprese; Multi-database: SQL Server, Oracle, MSDE,My-Sql Multi-piattaforma: Microsoft Windows, Linux, Unix; Multi-lingua: linguaggio differenziabile per singolo utente; Multi-formato: non c è limite alla tipologia di file gestibili (Documenti elettronici Audio Video) Pag 5 di 8

6 LA SUITE DOCUMENTALE SINEKARTA Ciclo Passivo Scansione da scanner Sinekarta, è un sistema modulare basato su Alfresco, soluzione Open Source che consente di adattare nel tempo le funzionalità alle evoluzioni delle esigenze aziendali. Con Sinekarta, integrazione di Alfresco è possibile: definire le famiglie e categorie dei documenti, profilare gli utenti (definizione dei livelli di autorizzazione), importare in modo sistematico e schedulato tutti i documenti provenienti dai sistemi gestionali (ciclo attivo), importare i documenti aventi origine cartacea in modalità automatica leggendo dagli stessi i codici a barre grazie all integrazione con gli scanner (ciclo passivo), Indicizzare i documenti per le operazioni di ricerca e consultazione riducendo al minimo le operazioni di immissione dati da parte degli utenti. Consultare e ricercare via web tutti i documenti in modo semplice e intuitivo. Definire collegamenti logici tra documenti e associare ad essi degli allegati Gestire i flussi approvativi dei documenti (Work-Flow Managemente). Essendo Alfresco un software Open Source, molte delle funzionalità proposte sono gratuite nella versione comunity Server e scaricabili da chiunque da Internet, senza vincoli legati a numero utenti e licenze. Pag 6 di 8

7 I Moduli di Sinekarta Enterprise SK-Indici è il modulo che consente di arricchire i documenti archiviati con indici di ricerca che ne consentono la facile reperibilità e il collegamento tra documenti. SK-Scan è il modulo che integra gli scanner con Sinekarta. SK-Barcode è il modulo che, in combinazione al modulo SK-scan, consente l acquisizione automatizzata e massiva dei documenti aventi origine cartacea tramite qualsiasi scanner. SK-Firma la firma digitale consente di creare documenti elettronici con piena validità legale. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini,amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni. L Italia è all avanguardia nell uso legale della firma digitale. È il primo paese ad avere attribuito fin dal 1997 piena validità giuridica ai documenti elettronici e conta la maggiore diffusione di firme in Europa. SK-Conservazione è il modulo che consente il passaggio dei documenti in conservazione sostitutiva con l applicazione di marca temporale e firma digitale secondo le norme Cnipa. Pag 7 di 8

8 I Moduli aggiuntivi di Sinekarta Enterprise SK Manuale è il Manuale della conservazione Sostitutiva, un documento obbligatorio per la conservazione sostitutiva dei documenti aventi valore fiscale. Descrive tutti i passaggi, le procedure e le tipologie dei documenti portati in ottica sostitutiva. Viene redatto da personale qualificato ed è un documento unico, in quanto ogni azienda adotta procedure diverse ed uniche. SK- Protocollo informatico (o Sinekarta PI ) è un applicazione che consente ad aziende, organizzazioni e pubbliche amministrazioni di protocollare i documenti in Alfresco in modo conforme alle specifiche DigitPA (Quaderno CNIPA nr. 21, e documenti correlati). Requisiti base per il funzionamento Compatibilità con ambiente: Windows, Linux, Unix; Database utilizzati: Oracle, DB2, MS SQL Server, MySQL; Terminali: Qualsiasi PC con qualsiasi Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera); Integrabile con sistemi gestionali (es:erp CRM, SCM) anche su iseries e con i software tipici degli uffici (es: MS Office, posta elettronica) già presenti presso il cliente. Web Server (requisiti minimi): Processore: Intel Xeon 2GHz con 2MB L3 di cache o superiore; RAM: Minimo 3.0 GB (dipendente dal numero di accessi) ; Sistema operativo: Windows Server,Linux; SW applicativo: Tomcat 6.0 o superiore JDK o superiore; Database: MS SQL Server, Oracle 10, MySQL. Client: Compatibile con qualsiasi sistema operativo e Browser. Pag 8 di 8