SCRIVANIA DIGITALE Soluzione per la dematerializzazione dei documenti del ciclo passivo.

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1 Soluzione per la dematerializzazione dei documenti del ciclo passivo.

2 La soluzione per la dematerializzazione dei documenti del ciclo passivo. I benefici della trasformazione dei Kelyan Specializzata nella realizzazione di soluzioni che migliorano l efficienza e il costo dei processi aziendali Presenta Scrivania Digitale documenti cartacei in documenti digitali sono ormai ben noti. Kelyan ha sviluppato una soluzione in grado di automatizzare il processo di controllo e di inserimento in prima nota delle fatture passive, indipendentemente dai canali di ricezione delle fatture edai volumi di documenti trattati: Scrivania Digitale.

3 Scrivania Digitale consente l automazione del ciclo passivo dalla ricezione alla registrazione della fattura tramite: L acquisizione delle fatture passive direttamente dalla fonte; La gestione dei differenti formati; Il riconoscimento delle informazioni chiave contenute per la specifica classificazione documentale; L integrazione con le informazioni dal database aziendale e l inserimento di informazioni complementari; La conferma delle informazioni o la loro correzione; La registrazione automatica delle fatture nel sistema gestionale o ERP; L'automazione dei controlli e dei processi di autorizzazione; L'archiviazione del documento e la sua eventuale conservazione a norma; Scrivania Digitale Più spazio disponibile, più trasparenza, velocità ed efficienza nei processi, miglior gestione delle informazioni, maggior controllo e sicurezza, minore impatto ambientale.

4 Vantaggi Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti: componenti di riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfaccia ad elevata usabilità. Memorizzazione di eventuali correzioni dell operatore per future interpretazioni ed indicizzazioni. Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: Firma Digitale, Protocollo IVA. Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettono una forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione e bassi costi di setup. Archiviazione digitale del documento validato e successivamente può essere portato in Conservazione Sostitutiva; Il tutto all interno del Cloud Kelyan. Ritorno dell Investimento: Forte riduzione del personale addetto e dei costi di archiviazione

5 Funzionamento Scrivania Digitale è un sistema dotato di due macro funzioni cooperanti: Acquisizione multicanale e lavorazione di documenti elettronici. Scambio di informazioni strutturate con i sistemi gestionali aziendali. I flussi di documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono. Il servizio di lettura ottica (OCR) estrae e riconosce le informazioni chiave per la specifica classe documentale. Le informazioni sono integrate con quanto presente nei database in azienda. Per particolari documenti/processi, il sistema associa informazioni aggiuntive, ad esempio la Firma Digitale. Il documento e gli indici estratti sono presentati all utente per conferma o correzione. Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall operatore per future interpretazioni e indicizzazioni. Il documento validato viene registrato su un archivio Cloud portato in conservazione sostitutiva. I documenti acquisiti possono essere legati ai sistemi gestionali per successive lavorazioni e condivisioni.

6 Acquisizione Documenti & Servizio Cloud OCR Il sistema controlla l'arrivo delle fatture via mail/pec, le indicizza in automatico e le raggruppa in appositi faldoni virtuali. Le fatture cartacee vengono scannerizzate tramite dispositivo collegato ed inviate automaticamente ad un servizio esterno che crea i rispettivi documenti digitali. Il servizio garantisce il 100% di riconoscimento dei dati attraverso l integrazione con una specifica attività di verifica ed eventuale correzione da parte di personale umano. I documenti e i dati rilevati sono restituiti entro un termine predefinito alla Scrivania Digitale: l operatore addetto alla lavorazione in azienda potrà visualizzarli in appositi faldoni virtuali, controllarli e confermare la classificazione finale. Eventuali input manuali sono notificati al sistema, che li memorizza e, in funzione della casistica maggiormente ricorrente, li auto apprende come nuove regole di indicizzazione e classificazione.

7 Automazione di Processo A seguito dell'attività di riconoscimento, il sistema esegue una serie di controlli automatici che permettono di verificare la congruità delle fatture e il ricongiungimento con bolle e/o ordini già inseriti nel sistema gestionale, in modo da automatizzare il processo di registrazione in prima nota e la relativa attribuzione dei sotto conti per la contabilità analitica. Il sistema mette in evidenza tutti i documenti per i quali sono state rilevate anomalie, in modo da poterli verificare e correggere. In base all'anomalia rilevata, si può scatenare un processo di workflow che permette di ridurre i tempi di approvazione e il rilevamento di dati mancanti. I risultati della lavorazione del documento saranno visibili all utente, che potrà eseguire attività di verifica, conferma, correzione o completamento dei dati, attraverso il touch screen dei dispositivi mobile. Eventuali correzioni e integrazioni eseguite dall operatore saranno registrate nel sistema per future interpretazioni.

8 Firma Digitale & Protocollo IVA Attraverso un servizio Cloud, il sistema sarà in grado di aggiungere ulteriori informazioni al documento acquisito. Sarà infatti possibile: Apporre una firma digitale e/o una marca temporale sul documento per congelare l istante di ricevimento. Sono abilitate modalità difirmalocalecontokenedifirma remota. Apporre un timbro virtuale per eventuali esigenze fiscali legate alla conservazione sostitutiva. Archiviazione & Conservazione Sostitutiva Il documento validato sarà archiviato digitalmente in uno spazio Cloud dedicato, dotato di strumenti di ricerca che permettono il ritrovamento facile ed immediato di tutta la documentazione acquisita. Mediante opportune profilazioni, sarà consentito l accesso ai documenti archiviati anche ad utenti esterni. Il documento potrà essere successivamente portato in conservazione sostitutiva. Processi più Veloci Archiviazione Sicura

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