Verifica Firma Digitale dei documenti

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1 Verifica Firma Digitale dei documenti Manuale d uso Fornitore Formati utilizzati e modalità di verifica documenti

2 Obiettivi e struttura del documento Il presente documento mira a supportare i fornitori di Enel nelle attività di visualizzazione e verifica di documenti digitali (con firma digitale e marca temporale). In tale ottica sono state create delle sezioni dedicate per illustrare: i formati previsti da Enel per i documenti digitali; le modalità di verifica dei documenti in funzione del formato utilizzato. Dove necessario, sono riportati i passi operativi da compiere e illustrate le schermate di riferimento.

3 Formati utilizzati nel processo di acquisto 3

4 Formati utilizzati nel processo di acquisto Al fine di garantire la massima affidabilità e validità legale degli scambi documentali nel processo di acquisto, Enel produce e richiede ai propri fornitori esclusivamente documenti dotati di firma digitale e marca temporale I formati previsti sono essenzialmente (*) : pdf e p7m Dal mese di settembre 010 Enel ha adottato lo standard PDF quale formato di produzione dei documenti firmati dai suoi procuratori in quanto tale formato: consente un immediata visualizzazione del file e delle informazioni di Firma Digitale/Marca Temporale permette la visualizzazione con qualsiasi visualizzatore pdf compatibile - oggi disponibili per tutti i sistemi operativi, compresi i dispositivi mobili (*) Il formato m7m, benché previsto da alcuni software di firma digitale con marca temporale, non è attualmente accettato da Enel 4

5 Modalità di verifica dei documenti firmati digitalmente 5

6 Note generali La procedura di verifica della firma digitale apposta ad un documento informatico consiste sostanzialmente nel verificare che: il documento non sia stato modificato dopo la firma; il certificato del sottoscrittore sia garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell'elenco Pubblico dei Certificatori; il certificato del sottoscrittore non sia scaduto; il certificato del sottoscrittore non sia stato sospeso o revocato. Per eseguire queste verifiche, oltre che per rendere leggibile il contenuto del documento, sono utilizzati specifici software forniti dai certificatori ai titolari dei certificati Coloro che non sono dotati di un kit di firma digitale possono altresì utilizzare dei software disponibili per uso personale a titolo gratuito 6

7 Formato PDF - configurazione programma Acrobat (1/) Per poter correttamente verificare la firma digitale (e la marca temporale) di documenti in formato pdf è necessario procedere all installazione di un add-on (*) per Adobe Acrobat e Acrobat Reader. Passo 1: Recarsi all indirizzo e scaricare l add-on (*) per la firma digitale (1) (*) L'add-on per la firma digitale è uno strumento aggiuntivo gratuito per Adobe Acrobat e Adobe Reader offerto da Adobe Systems Italia. Semplifica la messa a punto delle funzioni di firma digitale e rende più immediate le operazioni di verifica, nel rispetto dei requisiti della normativa vigente in Italia e nell Unione Europea. Installa l'elenco Pubblico dei Certificatori Accreditati presso AgID e permette di mantenerlo aggiornato nel tempo. 1 7

8 Formato PDF - configurazione programma Acrobat (/) Passo : Procedere con l installazione di Adobe Add-on per la Firma Digitale. Passo 3: Alla prima esecuzione di Acrobat Reader, successiva all installazione dell add-on, viene richiesto di aggiornare l'elenco Pubblico dei Certificatori Accreditati presso AgID. Un analogo messaggio verrà automaticamente mostrato ogni volta in cui sarà nuovamente necessario effettuare l aggiornamento dell elenco. Selezionare l opzione (1) e cliccare su OK () per procedere. 1 8

9 Formato PDF - verifica con Acrobat 8 (*) (1/4) Per verificare che il documento pdf sia conforme a quanto previsto da Enel aprirlo e visualizzare le principali informazioni di firma, quali ad esempio il sottoscrittore e la data di firma, selezionando l icona evidenziata (1) e aprendo la sezione Firme () 1 (*) Analoga verifica può essere svolta utilizzando altri software di gestione del formato pdf, con modalità operative differenti in funzione del software utilizzato. 9

10 Formato PDF - verifica con Acrobat 8 (*) (/4) Le informazioni visualizzate nella sezione Firme destinatari consentono di verificare: il nominativo e l del procuratore che ha sottoscritto il documento (1) l integrità del documento, ovvero che non abbia subito modifiche dopo l apposizione della firma () Ia data e ora di sottoscrizione del documento, sia in ora locale italiana che secondo l ora di Greenwich (3) 1 3 (*) Analoga verifica può essere svolta utilizzando altri software di gestione del formato pdf, con modalità operative differenti in funzione del software utilizzato. 10

11 Formato PDF - verifica con Acrobat 8 (*) (3/4) Cliccando con il pulsante destro sulla firma e selezionando "Mostra proprietà firma... (1) è possibile ottenere informazioni di maggior dettaglio quali: verifica della non modifica del documento a valle della firma (), presenza della marca temporale (3) 1 3 (*) Analoga verifica può essere svolta utilizzando altri software di gestione del formato pdf, con modalità operative differenti in funzione del software utilizzato. 11

12 Formato PDF - verifica con Acrobat 8 (*) (4/4) Cliccando sul tab Data/Ora (1) è possibile verificare la marca temporale del documento e l ente che l ha emessa (). Cliccando su Mostra certificato (3) si ottengono ulteriori dettagli sull ente emittente (4) (*) Analoga verifica può essere svolta utilizzando altri software di gestione del formato pdf, con modalità operative differenti in funzione del software utilizzato. 1

13 Formato PDF (generato tramite sistema di protocollo Enel) Alcuni documenti vengono prima protocollati da Enel (1) e poi inviati al fornitore. In questi casi non è necessario verificarne la firma, attraverso i passi illustrati nelle precedenti slide in quanto il fornitore ha comunque a disposizione le informazioni che ne attestano la conformità alla versione originale (). 1 Unità Acquisti Data Firma Digitale Numero progressivo 13

14 Formato P7M - verifica con Dike 5.0 (*) Aprendo li documento il sistema restituisce la seguente schermata nella quale è possibile verificare che il documento è stato correttamente firmato (1) e che è presente la marca temporale () 1 (*) Analoga verifica può essere svolta utilizzando altri software di gestione del formato p7m, con modalità operative differenti in funzione del software utilizzato. 14