Gestione documentale e Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA. L esperienza di Postecom

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1 Gestione documentale e Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA L esperienza di Postecom Roma, 15 maggio 2008

2 Postecom: 7 anni di gestione documentale Lancio servizio Bollettino Report per la pubblicazione online dei bollettini incassati presso i uffici postali. Miglioramento del servizio: da 20 giorni a 48 ore Miglioramento dell immagine di Poste Italiane Predisposizione per la Conservazione sostitutiva dei Bollettini Evoluzione Normativa: Abilitazione per la completa digitalizzazione H 2007 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali. Conservazione di circa 1,4 miliardi di immagini l anno Eliminazione di circa 720 tonnellate di carta l anno (3 piani di un palazzo, il peso di circa autovetture) Fatturazione elettronica e conservazione fatture attive di Poste Italiane Eliminazione della gestione cartacea e miglioramento efficienza Eliminazione di circa 600 faldoni l anno di fatture Predisposizione per il ciclo passivo Gestione a Norma CNIPA di documenti Soluzione fornita in outsourcing con investimenti nulli da parte del cliente Prezzo competitivo e dipendente dai volumi Possibilità di coprire l intera catena del valore

3 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali 3 Il primo progetto: la Conservazione sostitutiva dei Bollettini postali

4 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali 4 Postecom da Agosto 2001 eroga per BancoPosta il servizio Bollettino Report. Questo servizio, pensato per la clientela Business, permette di visualizzare da Web le immagini dei Bollettini di Versamento Postale accreditati sul proprio conto corrente postale. In ottica evolutiva di gestione del prodotto, dal Dicembre 2005 il servizio è stato implementato rilasciando anche la funzione di Conservazione Sostitutiva di tutte le immagini dei Bollettini. Ogni anno, presso i Uffici Postali d Italia, vengono incassati più di 600 milioni di Bollettini. La carta gestita annualmente ha: -un peso di circa 720 tonnellate (circa automobili) -un volume di circa m 3 (uno stabile di 3 piani)

5 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali 5 Ciclo di vita del Bollettino Pagamento del Bollettino presso un Ufficio Postale Spedizione dei bollettini al CUAS di riferimento Situazione fino al 2005 Bollettino Bollettini CUAS Scansione e microfilmatura dei Bollettini Invio al fatturatore Bollettini Immagini Pubblicazione sul Web delle immagini dei Bollettini Microfilm Bollettino Report

6 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali 6 Ciclo di vita del Bollettino Pagamento del Bollettino presso un Ufficio Postale Spedizione dei bollettini al CUAS di riferimento Situazione dal 2006 Bollettino Bollettini CUAS Macero del Cartaceo Scansione dei Bollettini Bollettini Immagini Pubblicazione sul Web delle immagini dei Bollettini Spedizione Liste di Rendicontazione Conservazione Sostitutiva delle Immagini Bollettino Report Spedizione CD DVD Stampa Repository Immagini a norma CNIPA

7 Conservazione sostitutiva dei bollettini postali 7 Il progetto di Conservazione Sostitutiva dei Bollettini Postali ha prodotto enormi vantaggi, quali: Eliminazione di una considerevole quantità di documenti cartacei Contenimento dei costi relativi alla gestione delle lavorazioni dei Bollettini Postali (backoffice e rendicontazioni) Snellimento nella gestione degli archivi e conseguente semplicità delle fasi di consultazione e recupero delle informazioni Garanzia dell inalterabilità delle informazioni storicizzate per il periodo previsto dalla normativa vigente, 10 anni (vedi deperimento originali e supporti microfilm, stoccaggio )

8 Gestione a norma 8 La creazione del servizio: Gestione a norma CNIPA dei documenti

9 Gestione a norma 9 Gestione a norma Il servizio consente la Gestione a Norma CNIPA dei documenti. Soddisfa quindi la necessità del cliente, sia pubblico che privato, di avere la documentazione conservata secondo la normativa vigente con la possibilità di eliminare i documenti cartacei. La consultazione dei documenti conservati, da parte degli utenti abilitati al servizio avviene attraverso interfacce web sicure, mediante funzionalità di ricerca puntuali od avanzate, in base ai criteri di ricerca dipendenti dal tipo di documentazione da conservare e dalle peculiari esigenze del cliente. Il progetto è realizzato in outsourcing e si presta all integrazione con altre soluzioni di gestione documentale (vedi protocollo informatico o sistemi ERP) in quanto è trasparente rispetto ai tipi di file da archiviare e agli attributi dei documenti stessi.

10 Gestione a norma 10 Requisiti del servizio Completa aderenza al quadro normativo di riferimento Deliberazione CNIPA 11/2004, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico Codice dell'amministrazione digitale Possibilità, per ogni azienda, di gestire più classi documentali Accesso al sistema documentale tramite interfacce Web-https e Web Services Ricerca dei documenti in base a tutti gli attributi della Classe Documentale

11 Gestione a norma 11 Requisiti del servizio Mantenimento dei documenti in linea per tutto il periodo di conservazione (5, 10 anni o più) Gestione delle utenze con possibilità di autorizzare l accesso soltanto alle classi documentali di competenza Possibilità di definire il Responsabile della Conservazione per ogni classe documentale Realizzazione delle copie di backup su CD-ROM autoconsistente Completo monitoraggio delle fasi di elaborazione dei documenti Utilizzo dei certificati digitali e delle marche temporali di Postecom CA1 (Certification Authority accreditata presso il CNIPA)

12 Processo di conservazione 12 Formattazione flusso dati secondo lo standard Cliente Postecom Invio flusso dati Verifiche formali sui flussi caricamento attributi Apposizione firma digitale Marca temporale Generazione dei supporti di backup Pubblicazione web per Consultazione del cliente Gli utenti profilati possono consultare online tutti i documenti

13 Processo di conservazione 13 Creazione di un lotto di documenti Il File di indice e i documenti da conservare vengono inseriti in un lotto Il lotto viene inviato al sistema di Gestione a Norma Il sistema provvede all indicizzazione di tutti i documenti e alla conservazione sostitutiva dell intero lotto. Lotto File di indice + documenti Server Gestione a Norma

14 Processo di conservazione 14 I Lotti di documenti ed i relativi file di Indice, inviati al sistema e per i quali è stata autorizzata l attivazione del processo di conservazione a Norma, sono sottoposti al seguente processo: Flusso di Documenti dal cliente 1 2 FingerPrint write API FingerPrint File di Indice dei documenti generazione delle impronte hash del Lotto di documenti e del file di Indice e conseguente memorizzazione delle stesse su un opportuno sistema di storage ad alta affidabilità; 3 - creazione del file di chiusura contenente le impronte hash del Lotto e del file di Indice; write API apposizione della marca temporale e della firma digitale al file di chiusura e conseguente memorizzazione all interno del sistema di storage: FingerPrint 4 Marca Temporale Firma Digitale 5 FingerPrint Sincronizzazione dei dati con il sistema di Disaster Recovery; 3 File di Chiusura 3

15 Il responsabile della conservazione 15 Il responsabile della conservazione (art. 5 comma 1 CNIPA 11/04): Definisce le caratteristiche del sistema di conservazione Archivia e rende disponibili le seguenti informazioni: Descrizione del contenuto dell insieme dei documenti Estremi identificativi del responsabile della conservazione Indicazione delle copie di sicurezza Mantiene un archivio del SW e delle sue versioni Verifica la corretta funzionalità del sistema Adotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema Verifica periodicamente l effettiva leggibilità dei documenti Può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività. Postecom si propone come Responsabile della Conservazione, il cliente affida in toto il servizio di Conservazione a Postecom

16 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 16 La prima applicazione: Fatturazione Elettronica per Poste Italiane

17 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 17 Ciclo di vita della Fattura Poste Italiane Postel Predisposizione e Contabilizzazione Predisposizione Fatture PI Stampa,Imbusta mento ed Invio Archiviazione / Conservazione Situazione fino al Predisposizione Fatture PEIE/Postel Fattura e Bollettino premarcato Postecom Predisposizione Fatture Servizi

18 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 18 Poste Italiane Postel Predisposizione e Contabilizzazione Predisposizione Fatture PI Contabilizzazione Ciclo di vita della Fatture Workflow Stampa,Imbusta mento ed Invio Fattura e Bollettino premarcato Archiviazione/ Conservazione Situazione dal 2007 Fatture Servizi online Fattura FIRMA FIRMA e MARCA Conservazione sostitutiva immagini

19 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 19 La Classe Documentale: Fatture Il formato elettronico dei file è: PDF firmato Il periodo di conservazione è: 10 anni Il set di attributi è il seguente: Numero fattura - VARCHAR2 [64] Data fattura - DATE Data emissione - DATE Codice cliente - VARCHAR2 [64] Destinatario - VARCHAR2 [256] Importo fattura - NUMBER [10,2] Data scadenza pagamento - DATE

20 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 20 La Classe Documentale: Fatture Il File di Indice relativo alle Fatture è un documento XML che contiene tutti gli attributi dei documenti costituenti un lotto: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <fatture> <documento> <numero_fattura> </numero_fattura> <data_fattura> </data_fattura> <data_emissione> </data_emissione> <codice_cliente>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</codice_cliente> <destinatario>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</destinatario> <importo_fattura>16.50</totale_fattura> <data_scadenza_pagamento> </data_scadenza_pagamento> <file size="30720">fattura_ pdf</file> </documento> </fatture>

21 Fatturazione elettronica per Poste Italiane 21 Creazione e invio del lotto di documenti

22 22 Alcuni numeri dei servizi erogati Classe documentale Data inizio Documenti Storage del servizio conservati allocato Bollettini postali Dicembre TB Fatture Poste Gennaio GB Fatture Postecom Gennaio GB Ricevute PEC Ottobre MB (*) dati aggiornati al 14/5/08

23 23 Alcuni progetti di conservazione in fase di avvio Referti medici per l Ospedale di Treviso Sequenziali ministeriali dei modelli 730 per Caf Cisl Attestati ISVAP di frequenza dei corsi e-learning per Poste Italiane Libri paga, libri matricola e CUD dei dirigenti per Poste Italiane

24 Un anno di fatture di Poste Italiane 24

25 Domande e Risposte 25

26 26 Grazie e arrivederci Riccardo Fasoli

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