SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LIBRI FISCALI OBBLIGATORI

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1 SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LIBRI FISCALI OBBLIGATORI Nell ambito della propria gamma di soluzioni di gestione documentale e conservazione sostitutiva DeltaDator propone un innovativo servizio in outsourcing, che consente alle aziende di conservare i propri libri contabili in formato elettronico anziché cartaceo come consentito dalla normativa. Molteplici i vantaggi, dalla semplificazione dell iter amministrativo, riducendo tempi e impegno del personale, all eliminazione dei costi di stampa e stoccaggio del cartaceo e riduzione del costo di vidimazione. L attività di service avviene in remoto, tramite spedizione dei file via ftp e successivo invio tramite corriere dell'output (CD/DVD autoconsultanti di facile utilizzo). La trasformazione consente l'indicizzazione per chiavi (ad es. Società, Tipo documento, Anno, Mese) ed una ricerca full-text (ricerca libera per contenuto all interno dei singoli documenti). Il servizio rende possibile l archiviazione di qualsiasi tipologia di documento generato da spool. E così possibile applicare la conservazione sostitutiva fiscale alle seguenti stampe: Libro giornale Registri IVA vendite Registri IVA acquisti Registri dei corrispettivi Registri IVA riepilogativo Mastri Libro inventari Libro giornale di magazzino Libro dei cespiti Per tali tipologie NON e prevista la vidimazione preventiva, inoltre e possibile applicare la normativa che consente di applicare l imposta di bollo virtuale (si veda nelle pagine successive). I documenti elaborati dal service sono memorizzati su CD/DVD per una rapida e semplice consultazione su QUALSIASI pc (si veda schermata di esempio di consultazione). Il servizio di creazione dei volumi fiscali prevede che DeltaDator si faccia carico di tutte le procedure operative e tecniche previste dalla normativa e finalizzate alla conservazione fiscale.

2 Responsabilità La normativa impone che venga nominato un Responsabile della Conservazione (tipicamente l amministratore Delegato o il Resp. Amministrativo); tale figura è indicata come il Responsabile dell intero processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti. E previsto che il Responsabile della Conservazione nomini un eventuale Operatore Delegato che può anche essere un soggetto esterno quali l azienda di service. DeltaDator, o le aziende da essa delegate, non saranno responsabili del contenuto dei documenti, tale ruolo è e rimane del cliente finale. Compiti del Responsabile I compiti del responsabile sono specificati nella Delibera CNIPA num. 11 del Piu esattamente questa figura deve: 1. definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione, 2. organizzare il contenuto dei volumi fiscali garantendone la leggibilità nel tempo, 3. archiviare le informazioni rendendo disponibili strumenti adeguati che ne consentano la lettura, 4. garantire la tracciabilità dei dati per una corretta conservazione, 5. documentare e verbalizzare le procedure adottate nonché la struttura degli archivi stessi. Delega delle funzioni e dell attività di Responsabile al service I commi 2 e 3 dell art. 5 della delibera CNIPA num. 11 citano: il Responsabile del procedimento di Conservazione Sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di Conservazione Sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Normativa di riferimento Di seguito vengono elencate le normative in vigore alla data del presente documento. Tali normative verranno applicate nei termini per il servizio di creazione dei volumi fiscali e di tenuta dei volumi stessi. DeltaDator, o le aziende da essa delegate, si impegnano ad implementare gli aggiornamenti del software tempestivamente a fronte di eventuali aggiornamenti normativi.

3 D.M. 23 gennaio 2004 Emissione, conservazione ed esibizione elettronica dei documenti rilevanti ai fini fiscali. Deliberazione Cnipa n. 11/2004 Stabilisce le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali. Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 Circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Esempio videata Consultazione

4 Riferimenti normativi Vidimazione Bollatura, numerazione e vidimazione I libri e registri contabili erano, in generale, soggetti a obblighi di bollatura iniziale, numerazione e vidimazione annuale prima che fossero posti in uso, da parte dell'ufficio del registro delle imprese (ora presso le camere di commercio), i notai o gli Uffici delle Entrate (per i registri obbligatori ai fini fiscali). Peraltro, a seguito di successivi interventi normativi (art. 7-bis, D.L. n. 357/1994; L. n. 383/2001; circ , n. 92/E), gli obblighi di vidimazione e bollatura sono stati eliminati per la maggior parte delle scritture contabili e, pertanto, tali adempimenti sono divenuti facoltativi. I libri per i quali non è obbligatoria la bollatura e la vidimazione annuale sono i seguenti: - libro giornale - libro degli inventari - registri obbligatori ai soli fini IVA - registri obbligatori ai soli fini delle imposte sul reddito (ad esempio il registro dei beni ammortizzabili) Continuano, invece, a essere soggetti all'obbligo di bollatura iniziale: - i libri sociali obbligatori delle società di capitali (a eccezione del libro giornale e del libro degli inventari) - ogni altro libro o registro per il quale la bollatura è obbligatoria in base a una specifica disposizione di legge Numerazione Le pagine delle scritture contabili devono essere numerate progressivamente per ciascun anno (ad eccezione delle scritture ausiliarie e di magazzino), con l'indicazione in ciascuna pagina dell'anno di riferimento (nel caso di società con esercizio non coincidente con l'anno solare si deve indicare il primo dei due anni solari cui si riferisce la contabilità; per le scritture di rettifica registrate nell'anno successivo a quello di riferimento, si indica invece l'anno in cui è effettuata la rilevazione). - La numerazione, progressiva nell'ambito di ciascun registro (anche sezionale o per blocchi di pagine), deve essere effettuata direttamente dall'imprenditore, anche non preventivamente ma via via che utilizza le pagine del registro. Nel caso l'imprenditore voglia (facoltativamente) fare bollare inizialmente o vidimare annualmente i libri, la numerazione delle pagine deve essere apposta prima della vidimazione con l'indicazione dell'anno di riferimento (in base ai criteri illustrati dalla circ. min. ind n. 3407/C; per quanto concerne i particolari della modalità di numerazione: circ , n. 92/E, circ , n. 6/E; ris n. 85/E, circ n. 64/E, ris n. 9/E; ris. DRE Veneto , n ).

5 Imposta di bollo sui documenti informatici L'imposta di bollo sui documenti informatici è assolta sulla base di una comunicazione dell'interessato all'ufficio delle entrate competente del numero presuntivo degli atti, documenti e registri soggetti all'imposta (la comunicazione deve contenere anche l'indicazione degli estremi del versamento effettuato in relazione all'imposta presunta). Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, l'interessato conguaglia l'imposta dovuta in relazione agli atti, documenti, registri e libri dell'anno solare precedente (potendo anche richiedere il rimborso o procedere alla compensazione dell'eccedenza); l'imposta complessivamente dovuta per l'anno precedente è la base di commisurazione dell'imposta presunta dell'anno in corso. L'imposta di bollo sui libri e registri tenuti su supporto di memorizzazione ottica (o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati) è dovuta nella misura di 14,62 o 29,24 (ovvero nella maggior misura stabilita annualmente) ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse da versare con modulo F23 e codice tributo 456T.