Vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali

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1 Vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali 1

2 Libri contabili tenuti in forma cartacea Libri contabili tenuti con sistemi meccanografici Libri contabili elettronici - Sono formati ed aggiornati direttamente su carta - Sono aggiornati e vengono stampati entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni - Non sono stampati e sono resi immodificabili entro la data dell ultima registrazione di periodo o comunque non oltre tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni 2

3 Le scritture contabili elettroniche art. 3 DM 23 gennaio 2004 DOCUMENTI E LIBRI CONTABILI ELETTRONICI Fase 1: memorizzazione del documento Fase 2: sottoscrizione elettronica e marcatura temporale del responsabile 3 3

4 Le scritture contabili non elettroniche art. 4 DM 23 gennaio 2004 DOCUMENTI E LIBRI CONTABILI NON ELETTRONICI Fase 1: memorizzazione dell immagine del documento Fase 2: sottoscrizione elettronica e marca temporale del responsabile Fase 3 (eventuale): sottoscrizione elettronica e marca temporale di un pubblico ufficiale 4 4

5 Scritture elettroniche e scritture non elettroniche Perché è importante distinguerle? Perché discendono regole diverse sulla conservazione (si veda la diversa procedura di memorizzazione del documento ovvero dell immagine del documento ovvero il possibile intervento del p.u.) Perché, al di là del diverso impatto sulla conservazione, l imposta di bollo deve essere diversamente assolta in quanto, mentre per i registri tradizionali (compresi quelli meccanografici conservati sostitutivamente) il bollo è assolto preventivamente sulla base del numero delle pagine di cui si compone il registro, per le scritture elettroniche il bollo viene assolto secondo le diverse regole di cui all art. 7 del DM (ossia mediante il sistema delle comunicazioni a preventivo e consuntivo, sulla base del numero di registrazioni). 5

6 Opzioni concesse al contribuente Il procedimento descritto dal DM 23 gennaio consente di fatto di: a) Tenere le scritture contabili DIRETTAMENTE in formato elettronico b) Conservare le scritture contabili tradizionali in formato elettronico c) Dematerializzare progressivamente tutti gli archivi pregressi 6

7 Le scritture contabili elettroniche (articolo 3, comma 1, lettera a) del DM 23 gennaio 2004) 1- Formazione I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno la forma di documenti statici non modificabili - Redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, ed immutabile nel tempo - Non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile,tale da attivare funzionalità che possano modificare gli atti,i fatti o i dati rappresentati 7

8 Riferimento e marca temporale Riferimento temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici Marca temporale Evidenza informatica che consente la validazione temporale 8

9 Le scritture contabili elettroniche (articolo 3 del DM 23 gennaio 2004) Considerato che sono soggette a continuo aggiornamento soddisfano il requisito di staticità e modificabilità Al momento dell ultima registrazione di periodo o comunque non oltre il termine ultimo di conservazione Tale interpretazione appare oggi confermata dal nuovo testo dell articolo 2215 bis c.c. come modificato dal DL 98/2011 secondo cui «Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di naturatributaria,ilterminedicuialterzocommaoperasecondole norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni». 9

10 La conservazione sostitutiva delle scritture contabili Ai sensi dell articolo 4, il processo di conservazione sostitutiva dei documenti diversi da quelli che hanno le caratteristiche dei documenti elettronici fiscalmente rilevanti si articola in: - FASE 1: memorizzazione dell immagine del documento nel rispetto delle garanzie previste dal precedente articolo 3 (vd slide precedente) FASE 2: termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale, come previsto dall articolo 3, da parte del responsabile della conservazione FASE 3: intervento del p.u. (per i documenti analogici originali unici). 10

11 La distruzione degli archivi Completata la procedura di cui alla slide precedente, ed anche prima dell invio dell impronta dell archivio informatico, è possibile procedere alla distruzione dell archivio cartaceo. 11

12 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali Ai sensi dell articolo 4, comma 2 del DM, la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o più tipologie di documenti; la stessa regola vale, in via interpretativa, anche per i documenti elettronici. Ciò significa che il contribuente è libero di scegliere in quale formato tenere e conservare i singoli registri, potendo gestire autonomamente il libro giornale, ad esempio, rispetto ai libri iva o al libro degli inventari. Questa regola va coordinata con quella secondo la memorizzazione deve rispettare l ordine cronologico dei documenti, senza soluzione di continuità per periodo d imposta. Da ciò discende l impossibilità di tenere lo stesso libro (ad esempio libro giornale), uno in forma cartacea e l altro elettronica ripartendo tra l uno e l altro le registrazioni di periodo. 12

13 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali La regola appena esaminata, che per i libri e le scritture appare certamente ovvia, se applicata anche alle fatture come tipologia documentale unitariamente considerata, implica che ove il contribuente decida di procedere alla conservazione elettronica di alcune fatture dovrà operare uniformemente per tutte le fatture relative al medesimo periodo. Ciò significa per il contribuente che aver prestato il consenso alla ricezione anche di una sola fattura elettronica (il che lo obbliga a conservare nello stesso formato la fattura a norma dell articolo 39 del D.P.R. 633/72) implica la conservazione di tutte le fatture (anche analogiche) nelle stesse forme. 13

14 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali Questo principio eccessivamente rigido è stato corretto, in sede interpretativa, con riferimento a tutti i casi in cui il contribuente non è nelle condizioni di dare o ricevere l assenso per la ricezione o la trasmissione elettronica delle fatture. In questo caso la conservazione nel rispetto delle garanzie richieste dalla legge può essere effettuata individuando all interno di ciascuna categoria (fatture attive/fatture passive) diverse tipologie distinguibili tra di loro (fatture elettroniche/fatture analogiche) distinte da diverse serie di numerazione progressiva e registrate in appositi registri sezionali, come peraltro già consentito in passato dalla prassi amministrativa. 14

15 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali L alternativa tra l istituzione di appositi registri sezionali o la creazione di blocchisezionalidistintidiununicoregistro è rimessa alla scelta del contribuente, a condizione che le fatture siano annotate e numerate progressivamente con distinta serie numerica (alfabetica o alfanumerica) in ordine cronologico e senza soluzioni di continuità per periodo d imposta. Tale soluzione trova conforto nei chiarimenti resi con la circolare 23 febbraio 1994, n. 13/E, in relazione alla registrazione delle operazioni intracomunitarie. 15

16 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali Analoga eccezione è stata prevista, sempre in via interpretativa, ogni qualvolta un soggetto eserciti più attività gestite con contabilità separata; in tali casi, è consentito emettere nei confronti del medesimo cliente sia fatture in formato analogico riferite ad un settore omogeneo di attività, da trasmettere attraverso i canali tradizionali, annotare in appositi registri sezionali e conservare in formato analogico, sia fatture elettroniche relative a diverso ed altrettanto omogeneo settore di attività, da trasmettere elettronicamente o attraverso canali tradizionali, annotare in sezionali distinti e conservare in formato elettronico (RIS. 167/E del 2007). 16

17 La conservazione delle scritture contabili ai fini fiscali Da ultimo, con la Ris. 260/E del 2008 è stata ammessa la conservazione delle fatture analogiche ed elettroniche tramite l utilizzo di registri sezionali anche in assenza di una contabilità separata per ciascuna attività, purché sia garantita l omogeneità della conservazione per tipologie documentali con riferimento alle diverse linee di attività. In definitiva il contribuente è tenuto all adozione di un unica modalità di conservazione per ciascun cliente (o fornitore) quando ciò sia materialmente possibile e non comprometta le scelte operative e gestionali ovvero non comporti oneri eccessivi; la conservazione uniforme va esclusa quando il destinatario della fattura potrebbe prestare il consenso a ricevere fatture elettroniche soltanto per alcune tipologie di operazioni ovvero anche nel corso del periodo d imposta, quando i registri sezionali risultano già istituiti e, dunque, le fatture inviate o ricevute da un dato cliente o fornitore siano state già annotate in un sezionale (o in un blocco sezionale) piuttosto che in un altro. 17

18 I tempi della conservazione 1 di 4 Il DM del 23 gennaio 2004 prevede che la conservazione debba essere effettuata: -perlefatture elettroniche entro 15 giorni (si ricorda che questo termine non vale per le fatture analogiche per le quali l apposizione di un termine non avrebbe senso; per queste infatti permane l obbligo della conservazione della carta e, qualora il contribuente intenda effettuare la conservazione sostitutiva ai sensi dell articolo 4, deve tenere il cartaceo finché non chiude il processo di conservazione mediante l intervento del responsabile e del p.u.). 18

19 I tempi della conservazione 2 di 4 Per i documenti diversi dalle fatture, i libri ed i registri il processo di conservazione deve essere concluso con cadenza annuale. Il termine entro cui effettuare (e concludere) il processo di conservazione dei documenti diversi dalle fatture formati su supporti informatici coincide col termine previsto dall articolo 7, comma 4 ter, ossia entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni relative al periodo cui si riferiscono i dati conservati. Ciò significa che entro questo termine devono essere apposte la firma elettronica qualificata e la marca temporale da parte del responsabile della conservazione. 19

20 I tempi della conservazione 3 di 4 Al riguardo, si tenga presente che, per effetto delle modifiche apportate dall articolo 1, comma 161, della legge finanziaria per il 2008, lo spostamento del termine per procedere alla stampa dei registri tenuti su supporti meccanografici (ai sensi dell articolo 7, comma 4 ter) produce effetto anche sul perfezionamento del termine di conservazione dei documenti diversi dalle fatture il quale dovrà chiudersi pertanto non oltre tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale. Quando si tratta della conservazione di documenti non collegati a tributi per i quali è prevista la dichiarazione, la conservazione deve essere effettuata, in base alla data di formazione del documento, con cadenza annuale e completata pertanto entro un anno. 20

21 I tempi della conservazione 4 di 4 Poiché la legge fa riferimento alla cadenza almeno annuale, resta sempre salva la possibilità per i contribuenti di procedere alla conservazione sia delle fatture che dei restanti libri e registri ad intervalli più ravvicinati. Qualora siano in corso ispezioni e verifiche da parte degli organi competenti il processo di conservazione di fatture, registri e libri deve essere anticipato al momento dell ispezione ovvero, in alternativa, i predetti documenti e le predette scritture devono essere stampate. 21

22 La trasmissione dell impronta dell archivio: finalità L articolo 5 del decreto introduce un adempimento estraneo alla disciplina generale della conservazione dei documenti informatici tracciata dalle delibere AIPA e CNIPA prima e dal CAD poi. Si tratta di un adempimento di rilievo fiscale, a garanzia della correttezza del processo di conservazione e dell inalterabilità del risultato, in base al quale i soggetti interessati o il responsabile della conservazione al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmettono per via telematica all Agenzia delle entrate una comunicazione contenente l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. 22

23 Provvedimento AdE 25/10/2010 Con il Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle entrate 25/10/2010 (in vigore dall 11/11/2010) sono state definite le specifiche tecniche della comunicazione. Effetti: estende la validità dei documenti contenuti nell archivio informatico fino a che permane l obbligo di conservazione (anche oltre il termine di conservazione decennale del c.c., fino a quando non si siano definiti i termini di accertamento per il relativo periodo di imposta). In tal modo comporta una proroga della marca temporale, soggetta a scadenza. L invio dell impronta, di fatto, consente: di estendere la validità dei documenti conservati fino a che permane, ai fini tributari, l obbligo di conservazione dei documenti stessi; di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione, i dati relativi ai responsabili e dei soggetti delegati; ai verificatori, al momento dell accesso, il riscontro dell impronta dell archivio informatico rispetto a quella trasmessa telematicamente dal contribuente. 23

24 Soggetti obbligati all adempimento Soggetti obbligati: contribuente, responsabile della conservazione o soggetto da quest ultimo delegato. Le modalità di trasmissione contemplate dal provvedimento sono due: Servizio telematico Entratel o Internet; Attraverso gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui ai commi 2 bis e 3 del DPR 633/72 (dottori commercialisti, consulenti lavoro, periti commerciali, ragionieri, caf etc ) 24

25 Oggetto dell invio Oggetto dell invio: impronta dell archivio informatico e la marca temporale. Se il contribuente ha più archivi può decidere se effettuare un unica comunicazione dell impronta complessiva (previa creazione di unico file, cd. superimpronta ) e della relativa marca ovvero inviare tante comunicazioni contenenti le impronte quanti sono gli archivi (e relative marche). 25

26 Termini per l invio Termini: la trasmissione dell impronta deve avvenire entro il 4 mese successivo alla scadenza del termine della presentazione della dichiarazione dei redditi. Disposizione transitoria: entro il termine previsto per l invio dell impronta relativa al periodo di imposta in corso al devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte dei periodi di imposta antecedenti a quelli in corso al

27 Termini per l invio Semplificazione: Per i contribuenti con periodi d imposta a cavallo, il Provvedimento prevede che l invio dell impronta deve essere effettuato entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Ne consegue che entro tale termine le imprese con esercizio sociale non coincidente con l anno solare dovranno inviare tutti gli archivi afferenti ad un intero periodo di imposta, ancorchè a cavallo di due anni. Entro lo stesso termine devono inviare anche l impronta degli archivi IVA. La Circolare n. 5/2012 ha precisato che, superando l interpretazione della Circolare 36/2006, anche le fatture emesse e/o ricevute nel periodo d imposta non coincidente con l anno solare dovranno essere comunicate con la stessa tempistica, posto che il Provvedimento non prevede differenti scadenze collegate alle dichiarazioni dei redditi e alle dichiarazioni IVA. 27

28 Prospettive del futuro Per le imprese le facoltà offerte dal decreto comportano: Abbattimento, nel medio periodo, dei costi aziendali; Semplificazione, nel medio/lungo periodo, degli adempimenti fiscali; Minore invasività delle attività di controllo dell Amministrazione finanziaria. Per l Amministrazione: Riduzione dei tempi (e quindi anche dei costi) operativi dei controlli (medio/lungo periodo); Maggiore affidabilità dei contribuenti (medio/lungo periodo). Per entrambi: Maggiore trasparenza nei rapporti fisco/contribuenteconservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali 28

29 Imposta di bollo Modalità di calcolo dell imposta; comunicazioni, dichiarazioni e versamenti 29 29

30 L imposta di bollo L imposta di bollo è dovuta su fatture, libri, registri ed altri documenti a prescindere se cartacei o elettronici. In particolare: per fatture, note, conti e simili è dovuto l importo di euro 1,81 quando l importo supera 77,47 euro, salvo che la quietanza sia apposta su un documento assoggettato ad imposta di bollo NB: L IMPORTO NON VARIA SE LA FATTURA è ELETTRONICA Sono esenti da imposta di bollo: - le operazioni interamente assoggettate ad Iva - le fatture all esportazione e le cessioni intracomunitarie 30

31 L imposta di bollo Per libro giornale, libro degli inventari e ogni altro libro tenuto a norma degli artt e 2216 c.c l imposta è dovuta nella misura di euro 14,62 per ogni cento pagine NB: SE IL REGISTRO è INFORMATICO L IMPOSTA è DOVUTA NELLA MISURA DI 14,62 PER OGNI 2500 REGISTRAZIONI O FRAZIONI DI ESSE (art. 7 DM 23 gennaio 2004) 31

32 L imposta di bollo Il Dm 23 gennaio 2004 ha previsto una diversa modalità di determinazione dell imposta legata alla impossibilità di parlare di pagine per i documenti informatici, assumendo come base di riferimento le registrazioni. È venuto meno, per i registri informatici l obbligo di vidimazione; la Circolare 36/2006 ha fugato ogni dubbio anche in ordine alla eventualità che il corrispondente cartaceo di un registro tenuto su supporti alternativi sia sottoposto a vidimazione; tale obbligo non sussiste, infatti, per libri e registri elettronici. Ciò, tuttavia, non fa venire meno l obbligo di pagare l imposta di bollo con le specifiche modalità previste dallo stesso decreto. 32

33 L imposta di bollo Il concetto di registrazione è stato chiarito con la Risoluzione 161 del 2007 ove si legge che per registrazione si intende, in linea di massima, il singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Ad esempio, per il libro degli inventari deve guardarsi alla registrazione di ogni cespite, mentre per il libro giornale ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio 33

34 L imposta di bollo Il pagamento dell imposta di bollo si articola sulla combinazione di due comunicazioni, preventiva e consuntiva, sulla falsariga di quelle previste per il bollo virtuale (quest ultima resta, in ogni caso, una procedura del tutto autonoma; per i libri, registri e documenti non ricompresi nel DM 23 gennaio 2004, il contribuente, infatti, può avvalersi dell autorizzazione rilasciata ai fini del pagamento del bollo virtuale). Le comunicazioni devono essere inviate dalla persona fisica o giuridica tenuta al pagamento del tributo all Agenzia delle entrate competente in base al domicilio fiscale del contribuente. 34

35 L imposta di bollo La prima comunicazione deve essere inviata anteriormente all avvio del processo di conservazione; essa contiene: L indicazione del numero presuntivo di atti, di libri e di registri, distinti per tipologie sulla base delle diverse voci della Tariffa, che saranno emessi o utilizzati nell anno; L imposta dovuta per ciascun documento; L importo dell imposta dovuta per ciascuna tipologia contemplata dalla tariffa; L importo totale e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta. Il versamento si esegue con il modello F23 e utilizzando il Codice tributo 458T 35

36 L imposta di bollo Entro il mese di gennaio dell anno successivo, il soggetto tenuto al pagamento del tributo presenta all Ufficio delle entrate competente una comunicazione a consuntivo contenente: L indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente, con separata specificazione dell importo dovuto per ciascuna tipologia documentale; Gli estremi del versamento della maggiore imposta dovuta o la richiesta di rimborso o compensazione. 36

37 L imposta di bollo L importo complessivo risultante dalla comunicazione viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta dovuta per l anno in corso. La maggiore imposta dovuta per l anno precedente, risultante dalla comunicazione consuntiva, deve essere versata contestualmente all acconto dell imposta dovuta per l anno in corso. L eventuale eccedenza di imposta risultante dalla comunicazione consuntiva può essere compensata scomputandola dall acconto dell imposta per l anno in corso; in alternativa il contribuente può chiederne il rimborso. 37