La Conservazione Sostitutiva dei Libri Contabili alla luce delle novità normative. Relatore Avv. Valentina Frediani

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1 La Conservazione Sostitutiva dei Libri Contabili alla luce delle novità normative Relatore Avv. Valentina Frediani

2 2 La conservazione elettronica dei documenti e le formalità da rispettare L argomento attualmente trova giustificazione negli artt. 43, 44 e 44 bis del Cad. In particolare: il sistema di conservazione sostitutiva va inteso come un insieme di regole, procedure organizzative e strumenti informatici che concorrono a garantire il raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall art. 44, comma 1, Cad, ossia: a) l identificazione certa del soggetto che ha formato il documento; b) l integrità del documento; c) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo n. 196/2003.

3 3 La conservazione elettronica dei documenti e le formalità da rispettare: (in particolare modalità di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici) art. 7 del Decreto Ministro dell Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004 L interessato presenta all Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno, nonché l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta. Entro il mese di gennaio dell anno successivo è presentata dell interessato all ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso.

4 4 La conservazione elettronica dei documenti e le formalità da rispettare: (in particolare) Conservazione sostitutiva di documenti informatici Art. 3 della Delibera CNIPA n. 11/2004 Ø Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, anche sottoscritti, e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Ø Ø In sostanza l azienda produce, con la medesima tempistica della stampa cartacea, un file privo di macrositruzioni e codici eseguibili, e successivamente appone la firma digitale ed il riferimento temporale del soggetto emittente, ed infine chiude il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale. La conservazione siffatta è pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali

5 5 Il concetto di marca temporale La marca temporale determina la data e l ora del documento, rendendolo opponibile ai terzi ai sensi dell'articolo 20, comma 3, del Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005 modificato con D.lgs. 235/2010). Dal punto di vista operativo, il servizio di marca temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di un soggetto terzo "certificatore" di una firma digitale del documento cui è associata l'informazione relativa a una data e a un'ora certa. La data e l ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. E nel caso il documento così marcato acquista validità ventennale.

6 6 La conservazione elettronica dei documenti e le formalità da rispettare: (in particolare) La conservazione sostitutiva di documenti analogici Art. 4 della Delibera Cnipa n. 11/2004 Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. In sostanza l azienda stampa su carta le scritture contabili, e successivamente, previa scansione produce un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili su cui appone il riferimento temporale e la firma digitale del detentore, chiudendo, infine, il processo di conservazione sostitutiva previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale.

7 7 La conservazione sostitutiva dei documenti. Formalità da rispettare (in particolare la distruzione del documento analogico) L art. 4 del Decreto Ministeriale del 23 gennaio La distruzione del documento cartaceo potrà avvenire solo successivamente al completamento del processo di conservazione. La norma subordina tale facoltà infatti al preventivo completamento della procedura di conservazione digitale.

8 8 L art. 5 nello specifico I Compiti del Responsabile della Conservazione c)mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione; e) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l apposizione del riferimento temporale h) Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

9 9 Adempimenti di legge e novità normative Impronta relativa ai documenti informatici Dalle previsioni del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004 al Provvedimento attuativo dell Agenzia dell Entrate del 25 ottobre 2010 Il provvedimento firmato dal direttore dell Agenzia detta le istruzioni che il responsabile della conservazione dovrà seguire per trasmettere telematicamente alle Entrate l impronta digitale dell archivio informatico dei documenti fiscalmente rilevanti, con riferimento ai periodi di imposta 2010 e precedenti. La comunicazione deve essere inviata esclusivamente tramite il canale Entratel e Fisconline e deve contenere, tra le altre informazioni, i dati identificativi dell interessato, del responsabile della conservazione o del suo eventuale delegato, l elenco dei documenti cui si riferisce l impronta, l indicazione del luogo in cui è conservata l evidenza informatica da cui è stata generata l impronta, la marca temporale apposta all archivio.

10 10 Adempimenti di legge e novità normative Impronta relativa ai documenti informatici q Obiettivi: Ø Ø Ø estendere nel tempo la validità dei documenti ai fini fiscali fino a che permane l obbligo di conservazione dei documenti stessi, costituendo garanzia nei confronti dell'agenzia delle Entrate; Novità della marca temporale; agevolare la funzione del controllo da parte degli uffici; consentire all amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che utilizzano sistemi di conservazione sostitutiva.

11 11 La validità giuridica dei documenti informatici: Principi generali Art. 21, commi 2 e 2 bis, CAD New. Un documento informatico, una volta sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità, ha efficacia prevista dall art c.c. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Le scritture private di cui all art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, c.c. se fatte con documento informatico, sono sottoscritte a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

12 12 Manuale della conservazione sostitutiva (in generale) Costituisce uno dei primi documenti, insieme all atto di nomina del responsabile della conservazione, ad essere acquisito dai verificatori in sede di controllo. La lettura del manuale permette di ottenere una serie di informazioni quali la tipologia di documenti assoggettata a conservazione sostitutiva, le modalità con cui si struttura il relativo processo, i supporti di memorizzazione dei documenti nonché la Certification Autorithy utilizzate ai fini del rilascio di firma digitale e marca temporale. Un nuovo obbligo introdotto dalle novità normative?

13 13 Manuale della conservazione sostitutiva (in particolare) I principali contenuti del manuale sono seguenti: Versione e data del manuale; Organigramma e dati del cliente; Definizioni dei termini tecnici utilizzati; Normativa e prassi di riferimento; Individuazione dei soggetti responsabili con indicazione del soggetto responsabile della conservazione e degli eventuali delegati; Descrizione delle procedure di gestione documentale e di conservazione sostitutiva dei documenti, con descrizione del flusso che alimenta l intero processo e delle operazioni da effettuare per garantire la leggibilità nel tempo dei documenti conservati attraverso i cc.dd. riversamenti; Obblighi del soggetto responsabile della conservazione sostitutiva; Procedure di sicurezza adottate; Procedure di gestione della privacy; Procedure di gestione di cc.dd. eventi catastrofici (c.d. Disaster Recovery), al fine di garantire la continuità del processo di conservazione in caso di guasti agli elaboratori elettronici o al dispositivo di firma digitale, ovvero di compromissione del software. Verifica ed attestazione della conformità del sistema ai requisiti previsti da uno standard o da una norma di riferimento; Serie di registri relativi alle verifiche periodiche effettuate, alle comunicazioni inviate all Agenzia delle Entrate.

14 14 La figura del Responsabile della Conservazione sostitutiva Art. 44, comma 1 bis, Cad Il sistema di conservazione sostitutiva dei documenti informatici è gestita da un responsabile che dovrà operare d intesa con il responsabile della tutela dei dati personali Art. 44, comma 1 ter, Cad Il responsabile può delegare ad altri soggetti le proprie attività e può altresì chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall art. 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché ad altri soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche

15 15 I compiti del Responsabile della Conservazione Compiti organizzativi Secondo la legislazione ancora vigente Compiti operativi Compiti di manutenzione e controllo Compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche Compiti di assistenza ed ispezione Compiti di registrazione

16 16 Delega dei compiti del RdC Attraverso un atto di delega, il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può demandare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni

17 17 Individuazione del RdC v Soggetto interno alla struttura aziendale v Soggetto esterno tramite un contratto di outsourcing

18 18 La responsabilità La risoluzione dell Amministrazione finanziaria n. 161/E/2007. In tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Art. 9 del D.lgs n. 472/1997 Quando più persone concorrono in una violazione, ciascuna di esse soggiace alla sanzione per questa disposta. Con ciò l applicazione della sanzione è conseguenza di un azione ed omissione, dolosa o colposa, dell incaricato della conservazione in quanto questi è tenuto a rispondere della sanzione in concorso con il contribuente. Tanto in virtù della disposizione generale di cui all art. 7 del D.lgs. n. 269/2003 per cui: Le sanzioni amministrative relative al rapporto fiscale proprio di società o enti con personalità giuridica sono esclusivamente a carico della persona giuridica

19 19 Controllo del contribuente Controlli (Circolare del 06/12/2006 n. 36) q In caso di accessi, ispezioni e verifiche il contribuente può : Ø Ø esibire all'amministrazione finanziaria i documenti conservati anche in mancanza della comunicazione dell'impronta, della sottoscrizione e della marca temporale, qualora non sia ancora decorso il termine di legge per l'effettuazione di detta comunicazione. esibire documenti informatici non ancora conservati, per i quali non sia ancora decorso il termine di legge per l'effettuazione del processo di conservazione. q In entrambe le circostanze sopra descritte, sarà compito degli organi procedenti richiedere al contribuente il manuale della conservazione dei documenti informatici, acquisire l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

20 20 Prima operazione di controllo i verificatori devono di acquisire il manuale della società che ha adottato un processo di conservazione. Dall analisi del manuale della conservazione, se tenuto e conservato ordinatamente, i verificatori possono già individuare molte informazioni necessarie ad agevolare e semplificare l attività di verifica: dati identificativi del responsabile della conservazione e dell eventuale sostituto e delegati; la tipologia dei documenti portati in conservazione (fatture attive, fatture passive, DDT, libro giornale, ecc); la modalità di conservazione sostitutiva adottata (conservazione sostitutiva di documenti analogici oppure di documenti informatici); la modalità di fatturazione adottata (fatturazione telematica oppure fatturazione elettronica; la tipologia dei supporti di memorizzazione utilizzati); la Certification Authority utilizzata nella firma digitale e marca temporale.

21 21 Seconda operazione di controllo i verificatori devono effettuare necessariamente il confronto fra l impronta comunicata all Agenzia delle entrate ai sensi dell art. 5 del DM 23 gennaio 2004 e quella riscontrata sul campo in sede di accesso presso l azienda. Ulteriori controlli: Ø Controllo sull esistenza, sul contenuto e sulla data dell eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica. Ø Controllo sull osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva e della tempistica nella emissione, ricezione e registrazione delle fatture elettroniche attive e passive.

22 22 Le responsabilità: Potere dell Agenzia delle Entrate in materia di Iva Art. 52 del D.P.R.n. 633/1972 dispone: L ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l accesso viene eseguito, o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali

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