Circolare N.167 del 14 dicembre Obbligo di conservazione delle a contenuto giuridico-commerciale

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1 Circolare N.167 del 14 dicembre 2011 Obbligo di conservazione delle a contenuto giuridico-commerciale

2 Obbligo di conservazione delle a contenuto giuridico-commerciale Gentile cliente con la presente intendiamo informarla che, alla luce del combinato disposto degli articoli 2214 e 2220 del codice civile, le comunicazioni telematiche di rilevanza giuridicocommerciale devono essere conservate per almeno 10 anni. Tali comunicazioni, infatti, rientrano nella più ampia concezione di comunicazione e, pertanto, sono assoggettate alle disposizioni sopra citate disposizioni. Si evidenzia, inoltre, che alla luce di quanto stabilito dall articolo 22 del DPR n. 600/73 le comunicazioni in commento devono essere conservate anche ai fini fiscali. Secondo le indicate disposizioni, quindi, è bene che le comunicazioni commerciali siano conservate al pari delle restanti comunicazioni più tradizionali. 2

3 Premessa Alcune disposizioni di carattere civilistico e fiscale prevedono la conservazione dei documenti con rilevanza giuridica e commerciale. Tra questi rientrano anche le , che quindi devono essere conservate avvalendosi anche di sistemi operativi quali il cloud computing, ovvero un insieme di tecnologie che permettono di memorizzare, archiviare, elaborare dati grazie all utilizzo di alcuni hardware e software distribuite solitamente sotto forma di un servizio reso dal provider al cliente. Le , di fatto, costituiscono documenti informatici e, come tali, sono soggetti alla disciplina delle disposizioni del codice dell amministrazione digitale. Pertanto, le ricevute e/o trasmesse dovranno essere archiviate (avvalendosi di sistemi quali il cloud computing), e conservate con le opportune sicurezze in termini di tutela e riservatezza, in quanto trattasi di corrispondenza di interesse aziendale per la quale vige l obbligo di mantenimento nel tempo. Fanno eccezione, all obbligo di conservazione, alcune comunicazioni di natura non giuridica o commerciale, quali le news letter e i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti attraverso sistemi di posta elettronica aziendale, a prescindere dalla legittimità o meno di un uso privatistico da parte dei lavoratori, di questi mezzi di comunicazione aziendale. Quadro normativo Le principali disposizioni civilistiche in materia di conservazione della documentazione sono le seguenti: Articolo 2214 c.c. (Libri obbligatori e altre scritture contabili): l'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite; Articolo 2220 c.c. (Conservazione delle scritture contabili): Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. 3

4 Appare chiaro dal combinato disposto degli articoli 2214 e 2220 c.c. che le , qualora abbiano contenuto giuridico-commerciale devono essere al pari degli altri documenti conservate per 10 anni. Come sopra anticipato brevemente, però, l obbligo di conservazione viene ribadito anche dalla disciplina fiscale e, in particolare, dall articolo 22 del DPR n. 600/73 il quale stabilisce che la conservazione degli originali delle lettere e dei telegrammi ricevuti per ciascun affare devono essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d imposta. OSSERVA Ricordiamo che secondo quanto stabilito dall articolo 43 dello stesso DPR n. 600/73 gli avvisi di accertamento devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla, l'avviso di accertamento può essere notificato fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata. In caso di violazione che comporta obbligo di denuncia ai sensi dell'articolo 331 del codice di procedura penale per uno dei reati previsti dal decreto legislativo 10 marzo 2000, n. 74, i termini indicati sono raddoppiati relativamente al periodo di imposta in cui è stata commessa la violazione (pertanto i termini di accertamento possono diventare di 8 o 10 anni). Il documento informatico secondo il Codice dell Amministrazione Digitale Il Codice dell'amministrazione Digitale (D.Lgs 7 marzo 2005, n.82) definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il CAD sancisce, inoltre, che Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l efficacia prevista dall articolo 2702 del codice civile. L utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. La firma digitale garantisce per il documento informatico gli stessi requisiti che la firma autografa garantisce per il documento cartaceo, fornendo in più garanzia di immodificabilità dell oggetto della sottoscrizione. OSSERVA La procedura di marcatura temporale attesta l esistenza di un documento informatico rispetto a una data certa. Tale procedura, che deve essere resa disponibile ai propri titolari di 4

5 firma digitale da ogni certificatore, prevede la generazione di una marca temporale che fornisce un riferimento temporale opponibile ai terzi atto a dimostrare l esistenza di un documento informatico in un dato momento. Modalità di conservazione I messaggi di posta elettronica, al pari delle scritture contabili, possono essere conservati sotto forma di registrazione su supporti immagini, a condizione che possano in ogni momento essere rese leggibili. Le a contenuto giuridico e commerciale, quindi, possono essere conservate per il periodo previsto dalla disciplina civilistica e fiscale su supporti informatici. Al riguardo evidenziamo che ai sensi dell art bis Cod. civ., in tema di documentazione informatica : DOCUMENTAZIONE INFORMATICA Tenuta con strumenti I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui informatici tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Consultazione della Le registrazioni contenute nei documenti elettronici debbono documentazione essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Numerazione progressiva, vidimazione Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Firma digitale e Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, marcatura temporale la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all atto di una nuova registrazione, e da tale 5

6 Efficacia probatoria apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici hanno l efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. L efficacia probatoria della conservazione informatica Ricordiamo che, secondo quanto stabilito dalle disposizioni del nostro codice civile, la conservazione informatica della documentazione con rilevanza giuridica-fiscale ha la seguente efficacia probatoria: i libri e le altre scritture contabili delle imprese soggette a registrazione fanno prova contro l'imprenditore. Tuttavia, chi vuol trarne vantaggio non può scindere il contenuto (articolo 2709 cc.); i libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all'esercizio dell'impresa (articolo 2710 cc.). Comunicazioni escluse Devono considerarsi esclusi dall'obbligo di conservazione: i messaggi a contenuto non commerciale (ad esempio le newsletter) in quanto non impegnano l'azienda sia dal punto di vista giuridico che commerciale; i messaggi di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti attraverso sistemi di posta elettronica aziendale. Questo anche a prescindere dalla legittimità o meno di un uso privatistico di questi mezzi da parte dei lavoratori, secondo le politiche interne aziendali che dovrebbero essere in ogni caso adottate. Casi particolari: chiusura e raddoppio dei termini di accertamento Come abbiamo anticipato sopra, nel caso in cui sia contestato un reato fiscale i termini di accertamento a cui l articolo 22 del DPR 600/73 ancora la tenuta della documentazione ai fini fiscali possono essere raddoppiati. Al riguardo evidenziamo che per espressa ammissione della Corte Costituzionale i termini di accertamento possono essere raddoppiati anche nel caso in cui la denuncia del reato penale fiscale sia avvenuta dopo i termini ordinari: nonostante il soggetto, quindi, sia formalmente libero da qualsiasi adempimento in materia di tenuta delle scritture e della documentazione fiscale perché è spirato il termine di accertamento, l amministrazione finanziaria nel caso di contestazione 6

7 successiva di un reato penale fiscale può richiedere comunque la documentazione al contribuente per procedere poi all accertamento di eventuali inadempimenti fiscali. Nel dettaglio, con la sentenza n. 247 del , depositata in data la Corte Costituzionale ha confermato la legittimità del raddoppio dei termini di accertamento in caso di reato previsto dal DL 223/2006. L articolo 37 commi 24-26, infatti, prevede che in caso di violazione che comporta obbligo di denuncia ai sensi dell'articolo 331 del codice di procedura penale per uno dei reati previsti dal decreto legislativo 10 marzo 2000, n. 74, ovvero i reati fiscali, i termini di accertamento sono raddoppiati relativamente al periodo di imposta in cui è stata commessa la violazione. A tal proposito, la Corte ha stabilito che è costituzionale la normativa che dispone il raddoppio dei termini per la decadenza dell'azione di accertamento in presenza di un reato tributario anche se la constatazione della violazione penale è stata effettuata quando già i termini ordinari di accertamento erano decaduti. Pertanto, qualora ad esempio la violazione penale venga accertata, l anno successivo alla scadenza del termine previsto per l accertamento tributario, questo potrà essere comunque svolto negli anni successivi, seppure nel limite del doppio del termine ordinario (di 4 anni, raddoppiato a 8). La Corte, però stabilisce che compete al giudice tributario, se richiesto dal contribuente, accertare se l'amministrazione: abbia agito con imparzialità; abbia, invece, fatto un uso pretestuoso e strumentale della normativa per fruire ingiustificatamente di un più ampio termine di accertamento. 7