Le copie in ambiente digitale: ha ancora un senso il concetto di copia?

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1 Università degli studi dell'insubria L'amministrazione digitale italiana a 10 anni dal CAD ( ): e poi? Le copie in ambiente digitale: ha ancora un senso il concetto di copia? Gea Arcella Notaio in Tavagnacco Varese, 6 marzo 2015

2 Le copie : caratteristiche La copia è un documento che rappresenta un altro documento in modo giuridicamente rilevante la sua efficacia probatoria dipende: - da quella dell'originale rappresentato e - dal soggetto emittente. 2

3 Le copie : caratteristiche Nella copia oggetto di riproduzione è il contenuto del documento non il contenente né la sua forma. La copia è giuridicamente differente dalla mera riproduzione la quale: non è corredata da alcuna dichiarazione imputabile ad un soggetto viene presa in considerazione solo per la sua efficacia rappresentativa (es. art c.c.) 3

4 Le copie : la procedura di certificazione Elementi essenziali: - la disponibilità del documento originale - confronto e collazione con l originale - riproduzione dello stesso in tutti i suoi elementi - attestazione di conformità della copia all originale da parte del P.U. - scopo e finalità della copia 4

5 Il documento Documento cartaceo Documento informatico identità e differenze 5

6 Il documento informatico Caratteristiche : Sequenza di simboli binari (bit), che assumono il valore di 0 e 1 Indifferente al supporto su cui è temporaneamente memorizzato Richiede strumenti tecnici per la sua fruizione 6

7 Gli originali e le copie informatici COPIA o DUPLICATO? nella versione originale del CAD all'art. 1 non c'era nessun riferimento né alle copie né ai duplicati Le copie ed i duplicati erano disciplinati da un unico articolo, il 23, che prevedeva solo le copie digitali, sia di documenti informatici che cartacei, nessuna norma disciplinava il passaggio dal digitale al cartaceo 7

8 Gli originali e le copie informatici COPIA o DUPLICATO In informatica si utilizza il concetto di copia: - se muta il supporto del documento originario da analogico ad informatico o viceversa - tutte le volte in cui si procede alla riproduzione di un contenuto modificando la rappresentazione informatica dell'originale 8

9 Gli originali e le copie informatici nel Cad vigente 4 definizioni all'art. 1: i- bis), i- ter), i- quater), i- quinquies) 4 articoli dedicati alle copie: 22, 23, 23 bis, 23 ter, 1 articolo dedicato alle riproduzioni: 23 quater 9

10 La copia informatica dell'originale analogico copia informatica di documento analogico: documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto e - copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Art. 1.,lett.i-bis e i-ter D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale 10

11 La copia informatica dell'originale analogico - 2 1) Copie informatiche di documenti analogici: spedite o rilasciate dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 c.c., se ad esse è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. 2) Copie per immagine su supporto informatico di documenti originali analogici: hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. 3) Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta. Art. 22. D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale 11

12 La copia informatica dell'originale analogico - 3 Le regole tecniche del 2014 sulle copie per immagine: a) la certificazione di processo, la firma eventuale del soggetto che esegue la copia b1)l'attestazione di conformità come elemento inserito nel documento informatico contenete la copia per immagine b2)l'attestazione di conformità come documento informatico separato contenete un riferimento temporale ed una impronta di ogni copia per immagine Art. 4 D.P.C.M. 13 novembre 2014 Regole Tecniche in materia di formazione trasmissione e copia del documento informatico 12

13 La copia cartacea del documento informatico-1 1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Art. 23. D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale 13

14 Le componenti del documento informatico che ne condizionano la validità giuridica -2 - il formato del documento (v. art 4 Regole tecniche 2013) - la tipologia di firma con cui è sottoscritto (v. art. 21, commi 1, 2 e 2 bis CAD) - lo stato di validità dell'eventuale certificato associato alla firma (v. art. 21, comma 3 CAD) - l'eventuale esistenza di un riferimento temporale (v. art. 62 Regole Tecniche 2013): marca temporale o assoggettamento a conservazione (v. art. 41 Regole Tecniche 2013 ) 14

15 Il timbro digitale o glifo -3 Nel rapporto tra la pubblica amministrazione i suoi utenti (cittadini e imprese) esistono numerosi casi in cui documenti informatici autentici, possono attraversare, nel corso del loro ciclo di vita, uno o più passaggi attraverso la carta. Nasce l'esigenza di creare un equivalenza tra documento digitale e sua versione cartacea

16 Il timbro digitale o glifo -4 Definizione: Rappresentazione bidimensionale di un dato o di un documento informatico stampabile su carta dalla quale è possibile risalire all'originario dato/documento informatico rappresentato nel glifo stesso.

17 Il timbro digitale o glifo - 5 Valore legale: 5. Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici puo' essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'agenzia per l'italia digitale, tramite il quale e' possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non puo' essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilita'. art. 23 ter D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale

18 Il timbro digitale o glifo - 6 Con la stampa su carta vengono meno i contrassegni di validità dell'originario documento informatico: - non viene riprodotta nella stampa su carta in nessun modo l'esistenza di una firma digitale o di una marca temporale Il glifo ha valore unicamente nella misura in cui permette la collazione tra il documento cartaceo ed il documento informatico riprodotto a stampa. Esso è mera riproduzione di un documento informatico a cui è necessario risalire per appurarne l'autenticità e l'integrità. Il glifo non è il documento informatico, è solo un diverso tipo di supporto del documento informatico.

19 Le copie nella legge notarile Il passaggio dal cartaceo al digitale e viceversa attraverso le copie nella legge notarile: Le allegazioni in particolare art. 57-bis l. not. 19

20 Gli allegati 1. Quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell'articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell'articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto. Art. 57-bis 20

21 La conversione del formato per l'allegazione È una copia propriamente detta con delle caratteristiche peculiari : non è destinata alla circolazione al contrario alla sua stabile incorporazione in un altro documento 21

22 La copia informatica ed il duplicato dell'originale informatico - copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui e' tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari; - duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario; Art. 1, lett. i- quater) ed i-quinquies) D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale 22

23 Duplicati e copie informatiche di documenti informatici 1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformita' alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformita' all'originale, in tutti le sue componenti, e' attestata da un pubblico ufficiale a cio' autorizzato o se la conformita' non e' espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico. Art. 23 bis D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale 23

24 Duplicati di documenti informatici Le regole tecniche del 2014 sui duplicati Processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico originario Art. 5 D.P.C.M. 13 novembre 2014 Regole Tecniche in materia di formazione trasmissione e copia del documento informatico 24

25 Copie ed estratti informatici di documenti informatici Le regole tecniche del 2014 sulle copie informatiche a)la certificazione di processo per garantire la conformità delle informazioni tra originale e copia, la firma digitale o qualificata di chi effettua la copia per garantirne l'efficacia probatoria pari all'originale, salvo disconoscimento b1)l'attestazione di conformità come elemento inserito nel documento informatico contenete la copia o l'estratto informatico b2)l'attestazione di conformità come documento informatico separato contenete un riferimento temporale ed una impronta di ogni copia o estratto informatico Art. 6 D.P.C.M. 13 novembre 2014 Regole Tecniche in materia di formazione trasmissione e copia del documento informatico 25

26 Conclusioni Copia versus Duplicato...forse non avremo più bisogno degli amanuensi ma delle copie si Grazie per l'attenzione 26