La Conservazione Digitale dei Documenti un'opportunità per le imprese e le PPAA Palermo, 18 febbraio 2015

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1 La Conservazione Digitale dei Documenti un'opportunità per le imprese e le PPAA Palermo, 18 febbraio 2015 Filippo Ciaravella Arancia-ICT Srl 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 1

2 Un lungo viaggio normativo Delibera CNIPA del 19 Febbraio 2004 n. 11 (Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti) Dlgs 7 marzo 2005, N. 82 (CAD Codice dell Amministrazione Digitale) Dlgs 30 dicembre 2010, n. 235 (modifiche ed integrazioni introdotte al CAD) DL 9 febbraio 2012, n. 5 coordinato con la legge di conversione 4 aprile 2012, n. 35 (modifiche ed integrazioni introdotte al CAD) DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione) 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 2

3 Un lungo viaggio normativo L Agenzia per l Italia Digitale (AgID) ex DigitPA, ex CNIPA Un lungo viaggio normativo non ancora terminato: il ruolo dell ANORC 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 3

4 Conservazione digitale:tutto chiaro? 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 4

5 Dematerializzazione Vs Digitalizzazione Dematerializzazione dei documenti cartacei: conversione in digitale (immagine & contenuti), al fine di un loro impiego più efficace e sicuro Digitalizzazione: produzione, utilizzo e scambio di documenti in formato digitale avulsi da qualsiasi supporto fisico 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 5

6 Documento Analogico vs. Documento Digitale Analogico Documento stampato Invio per posta Invio per raccomandata Firma Data/ora certa Fascicolo Fattura. Digitale Documento elettronico Invio per Invio per PEC Firma digitale Marca temporale Fascicolo elettronico Fattura elettronica digitale o elettronico 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 6

7 Quale risparmio per la PA I risparmi stimati: almeno 500 milioni di euro annui Il Codice dell Amministrazione Digitale si aspetta: Riduzione di almeno 1 milione di pagine l anno Risparmio del 90% dei costi di carta (e del relativo impatto ecologico) per circa 6 milioni di euro l anno (*) La PEC produrrà un risparmio a regime di 200 milioni di euro per la riduzione delle raccomandate ai cittadini La sanità elettronica ridurrà i costi migliorando i servizi (previsto un risparmio di oltre 200 milioni all anno) (*) che diventano 50 Milioni considerando il costo stampa 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 7

8 Il paradosso dell informazione 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 8

9 Evoluzione Vs. Rivoluzione 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 9

10 Archivi Cartacei Vs Archivi Digitali Sempre troppi!! Troppi e irreperibili!! 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 10

11 La crescita esponenziale delle informazioni 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 11

12 DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione) Ruoli e responsabilità Produttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da conservare Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di interesse 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 12

13 Ruoli e responsabilità 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 13

14 I formati indicati per la conservazione (Allegato 2) Documenti PDF - PDF/A TXT Office Open XML (.docx,.xlsx,.pptx) Open Document Format (.ods,.odp,.odg,.odb) Immagini TIFF JPG/JPEG XML (extensible Markup Language) Messaggi di posta elettronica Qualunque altro formato: Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni. 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 14

15 Conservare nel tempo i dati digitali Le informazioni in formato digitale si affidano per la loro sopravvivenza ai dispositivi fisici Protezione contro la perdita delle registrazioni nel periodo in cui le informazioni sono attuali nel periodo di conservazione Duplicabilità delle informazioni digitali Opportune strategie di Replica (le stesse informazioni sono mantenute aggiornate in siti differenti) o Copia Back-up, Recovery/Restart Disaster Recovery 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 15

16 Conservare nel tempo i dati digitali supporti consumer vs professionali I CD, DVD, Blu-ray e HD-DVD registrabili ( consumer ), sono stati pensati per applicazioni d intrattenimento o per distribuire quantità di informazioni a costi ridotti Adottare tecnologie consumer per la conservazione a lungo termine è quantomeno imprudente Meglio i supporti professionali : Dischi Magnetici (tecnologia RAID, SSD); Nastri Magnetici, Dischi Ottici Meglio ancora il CLOUD 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 16

17 Metodologie e Strategie Approccio metodologico lascio il pregresso in cartaceo, digitalizzo da oggi graduale (.comincio dai documenti +voluminosi) totale (tutti i processi, tutti i documenti aziendali) Approccio realizzativo fai da te assistito da consulenti Strategia di Conservazione in house outsourcing mista 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 17

18 Il Responsabile della Conservazione È il custode dell autenticità e della corretta conservazione del documento privo di peso 18

19 DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione) Il Responsabile della Conservazione (art.7) opera d'intesa con: il responsabile del trattamento dei dati personali il responsabile della sicurezza il responsabile dei sistemi informativi il responsabile della gestione documentale può delegare lo svolgimento del processo di Conservazione, o di parte di esso, ad uno o più soggetti (anche esterni, mediante contratto o convenzione di servizio) 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 19

20 Il Responsabile della Conservazione (art.7) DEVE: Definire le caratteristiche del Sistema di Conservazione e predisporre il manuale di conservazione Gestire il processo di conservazione a norma Generare il Rapporto di Versamento (RdV) Generare e sottoscrivere il Pacchetto di Distribuzione (PdD) Monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione Verificare periodicamente, con cadenza <5, l integrità e la leggibilità dei documenti (supporti di memorizzazione e formati digitali) Provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico Garantire la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 20

21 Il Responsabile della Conservazione Nelle PPAA il ruolo del Responsabile della conservazione: DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato PUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione documentale PUO essere delegato in tutto o in parte a professionisti esterni La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per privati e PA che formano i loro documenti informatici Il responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al CAD e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 21

22 Nuove professioni La digitalizzazione ha aperto la strada all avvento di NUOVE FIGURE PROFESSIONALI deputate a gestire i documenti informatici 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 22

23 Conservare la memoria digitale 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 23

24 La Conservazione Digitale dei Documenti un'opportunità per le imprese e le PPAA 17/02/2015 Conservazione Digitale dei Documenti 24

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