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1 La dematerializzazione e la conservazione sostitutiva Contenuti La dematerializzazione della PA Gli obiettivi I risparmi La conservazione sostitutiva La Normativa riferimento Concetto d archivio Il documento analogico (unico e non) Il documento informatico Considerazioni sulla conservazione Il cartaceo Il gitale 2 Dematerializzazione Termine che identifica la tendenza a sostituire la documentazione amministrativa su supporto trazionale (solitamente cartaceo) in favore del documento informatico al quale la normativa ha conferito pieno valore giurico La dematerializzazione dei delle P.A. (Art.42 Coce PA gitale) Le pubbliche amministrazioni valutano in termini rapporto costi e benefici il recupero su supporto informatico dei e degli atti dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla presposizione dei conseguenti piani sostituzione degli archivi con archivi informatici (Art.43 Coce PA gitale comma 1 - Riproduzione dei ) I degli archivi, le scritture, ove prodotti su supporti informatici, sono vali e rilevanti a tutti gli effetti legge 3 4 1

2 Gli obiettivi della dematerializzazione Evitare la produzione nuova carta Gestire il transitorio, governando il passaggio dai fascicoli ai fascicoli informatici Utilizzo massimari dei massimari scarto Approfonre gli aspetti tecnologici (supporti, formati) Attuare interventi formativi per fornire la spinta psicologica del stacco dalla carta Gestione documentale trazionale in Italia Acquisizione Stampa/ Produzione 115 miliar pagine stampate, cui 19,5 miliar inutilizzate Costo: 287 euro all anno Distribuzione Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento Archiviazione 1 documento perduto su 20 3% dei archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale mea del tempo ogni impiegato speso in attività gestione documentale 5 Fonte: Elaborazioni Patrizio Geri NetConsulting Comune su fonti Pisa IPSOS - Direzione Global e Sistemi Xplor Italia Informativi Research, Risparmi complessivi dall uso gitali PA Trasm. Trasm. telematica telematica certificati certificati certificati certificati PA + aziende PEC PEC raccomandate raccomandate A/R A/R PA + Aziende Fattur.Elettronica Fattur.Elettronica e e Conservaz. Conservaz. Sost. Sost. 1,4 miliar 1,4 miliar fatture cartacee fatture cartacee e doc. contabili e doc. contabili PA Cedolino Cedolino elettronico elettronico 3,5 3,5 cedolini cedolini al al mese mese Cosa significa conservazione sostitutiva Grazie alla riforma della Pubblica Amministrazione è ora possibile trasferire gli archivi su supporti informatici, mantenendo inalterata l'efficacia legale dei informatici così creati 472,5 Mln 472,5 Mln 720 Mln 720 Mln 14 Mld 14 Mld 882 Mln 882 Mln Risparmio Risparmio complessivo: complessivo: Miliar Miliar Euro Euro Fonte: Elaborazioni Patrizio NetConsulting Geri Comune su fonti MIT, Pisa CNIPA, - Direzione CNEL, UPU, Sistemi BVA e Arthur Informativi D. Little

3 Definizioni (1) Archivio Corrente insieme delle pratiche relative ad affari in corso Archivio deposito documentazione relativa ad affari esauriti e interesse sporaco Archivio storico documentazione che ha perso rilevanza giuricoamministrativa e destinata, previa operazioni scarto, alla conservazione permanente 9 Definizioni (2) Documento analogico (Delibera CNIPA n.11/2004 art.1) Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui (es. carta, microfilm, nastri magnetici auo/video) Documento analogico originale Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso terzi (es. concessioni elizie, ecc) Supporto ottico memorizzazione Mezzo fisico che consente la memorizzazione informatici meante tecnologie laser (es. schi ottici, DVD) 10 CNIPA - Delibera n.11/2004 (1) Delib. CNIPA n.11/2004 (2) Sudvide i in due gran categorie : Documenti informatici Documenti analogici Definisce le modalità conservazione delle due categorie Evidenzia la stinzione tra conservazione documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest ultimo caso il ricorso al Pubblico Ufficiale/Notaio Art.3 Documenti informatici - comma 1 Il processo conservazione sostitutiva informatici avviene meante memorizzazione su supporti ottici e termina con l apposizione sull insieme o su evidenza informatica del riferimento temporale e della firma gitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo

4 Delib. CNIPA n.11/2004 (3) Art.4 Documenti analogici - comma 1 Il processo conservazione sostitutiva analogici avviene meante memorizzazione della relativa immagine su supporti ottici e termina con l apposizione sull insieme del riferimento temporale e della firma gitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo Delib. CNIPA n.11/2004 (4) Art.4 Documenti analogici - comma 4 Il processo conservazione sostitutiva analogici originali unici si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma gitale da parte un pubblico ufficiale per attestare la conformità quanto memorizzato al documento d origine Schema Considerazioni Conservare comporta garantire: un ragionevole rapporto costi-benefici dei processi supporto al reperimento delle informazioni sia per fini amministrativi che per ragioni storico-culturali accettabili rischi deperimento o non accessibilità alle informazioni sufficienti livelli sicurezza per garantire l autenticita e la valità giurica delle informazioni conservate

5 Conservazione dei Reperimento delle informazioni aggregazione fisica dei omogenei nello stesso fascicolo uso strumenti classificazione (titolario) Rischio deperimento locali adeguati carta ed inchiostro non deperibili, ecc Autenticità e valità giurica firme autografe sigilli, punzoni, ecc Conservazione dei informatici Reperimento delle informazioni aggregazioni logiche dei sofisticati strumenti ricerca Rischio deperimento adeguata conservazione dei supporti gestione obsolescenza tecnologica Autenticità e valità giurica firma gitale time stamping (marcatura temporale) Rapporto costi-benefici dei processi gestione dei Siti utili

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