Master in. Regolazione delle attività e dei mercati finanziari

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1 Master in Regolazione delle attività e dei mercati finanziari Digitalizzazione dei processi e dei flussi documentali: aspetti organizzativi e procedure da sviluppare Prof. Nunzio Casalino - Obiettivi migliorare l efficienza nelle organizzazioni, ottenendo un forte cambiamento, favorendo il ciclo di convergenza digitale fra processi amministrativi, servizi e nuove tecnologie; realizzare l interoperabilità e la piena cooperazione fra varie organizzazioni sfruttando le tecnologie di collaborazione ed integrazione di processi e la condivisione degli archivi e delle informazioni, per ridurre i tempi e semplificare le procedure; migliorare la trasparenza ed il controllo attraverso strumenti che consentano la tracciabilità dei processi, responsabilità, un efficace controllo di gestione e supporti decisionali alla programmazione e alla gestione delle finanze; progressiva eliminazione di documentazione cartacea; riduzione drastica di oneri burocratici ex-ante ed attivazione di controlli ex-post. 1

2 Situazione attuale della gestione documentale Il flusso documentale vale almeno il 3% del PIL Fonte: NetConsulting 3% se si considerano i soli documenti contabili-amministrativi (fatture attive e passive, libri giornale, cedolini paga, note spese...) 5% se si considerano tutte le tipologie di documenti prodotti dalla PA e dalle aziende (documenti contabili-amministrativi, commerciali, di marketing, documentazione tecnica...) Un risparmio di appena il 10% vale 3 miliardi di euro Pagine stampate all anno: > 100 miliardi Costo carta per pagina: 1,5 cent Valore economico: 1,5 miliardi di Euro Vita media del 30% delle pagine: 5 minuti Quadro normativo di base completo (Doc. amministrativi in generale e fiscali) Quadro normativo in itinere (Giudiziari - atti processuali e casellari, Catastali - autonomie locali, Popolazione anagrafe, Sanitari-cartelle cliniche, Lavoro-libro matricola e libro paga) Costi di trattamento 80% dei documenti prodotti in azienda (ciclo attivo, ciclo passivo, amministrazione e contabilità) Costi di redazione (hardware, software, carta, data entry) Invio (spese postali, buste, imbustamento ) Archiviazione (classificazione, ricerche, duplicati, spazio e attrezzatura archivio, distruzione in giorni uomo full-time equivalenti) Gestione degli incassi (controllo, solleciti pagamento, data entry) Ricezione (controllo, classificazione, smistamento, riscontro con gli ordini, data entry) Dispute e controversie (errori di fatturazione, richieste invio copia fatture) Altri costi nascosti (tempo di ricerca di un documento nei vari faldoni archiviati) 2

3 Riferimenti normativi e di prassi D.l. 10 Giugno 1994 n 357, art. 7 e 7-bis; Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio 13 dicembre 1999, n. 1999/93/CE; D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; Direttiva Comunitaria 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001; D.M. 23 gennaio 2004; Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 (e note esplicative); D.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52; D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82; Circolare Agenzia Entrate 19 Ottobre 2005 n. 45; D.lgs. 4 aprile 2006, n. 159; Circolare Agenzia Entrate 6 Dicembre 2006 n. 36 e successive Nuovo Codice Amministrazione Digitale 22 dicembre 2010 Decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n Dal6giugno,datadientratainvigoredeldecreto,sonooperative le regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso le amministrazioni statali. La tempistica di decorrenza dell obbligo è fissata in 12 mesi dall entrata in vigore del regolamento per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale; in 24 mesi per le altre amministrazioni incluse nell elenco Istat, a eccezione delle amministrazioni locali, per le quali la data di decorrenza sarà determinata con decreto del ministro dell Economia, di concerto con il ministro per la Pubblica amministrazione, d intesa con la Conferenza Unificata. 3

4 Decreto MEF 3 aprile 2013, n. 55 Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. A livello normativo, quindi, tutte le PA destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all invio del documento in forma elettronica. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno invece gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità di fatturazione elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. Ed è proprio questa, la parte che certifica la volontà di dematerializzare quanto più possibile il sistema di fatturazione. La dematerializzazione Insieme di azioni miranti a risolvere gli inconvenienti della materialità della carta: spostamento, conservazione e ricerca Comprende due azioni diverse: eliminazione di archivi di carta esistenti (il passato) riduzione della produzione di nuovi documenti cartacei (il futuro) Gli obiettivi Riduzione dei costi Aumento delle performance Percezione ottenimento di benefici per tutta l organizzazione Gli approcci e le strategie di intervento La strategia di digitalizzazione I modelli di governance Misurazione dell impatto organizzativo 4

5 Approcci alla dematerializzazione Sostituzione di documenti originali cartacei con riproduzioni fotografiche o digitali Introduzione del documento informatico nativo, produzione di documenti originali direttamente in formato elettronico Semplificazione, eliminazione o riduzione della produzione di certe tipologie di documenti (sia cartacei che digitali) a seguito di processi di reingegnerizzazione o di modifica delle procedure amministrative; Documenti in ingresso Un modello dinamico di riferimento Ricezione Archivio di deposito Protocollazione Assegnazione: Segnatura Responsabile Registrazione procedimento Ufficio incaricato Archivio corrente Fascicolazione Gestione del procedimento Titolario di Classificazione e conservazione Formazione, gestione Invio Protocollazione Segnatura Registrazione Fascicolazione Gestione del procedimento Documenti in uscita 5

6 Documento analogico unico Originale non unico Copia (matrice di una manifestazione di volontà) Documento originale non unico Documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi e dunque indifferentemente: deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi. 6

7 Documento originale unico Documento analogico il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Precisazione: l assegno bancario o la cambiale ricevuti dal beneficiario o prenditore soggetto IVA rientrano nella categoria dei documenti originali non unici allorquando ne è prescritta l annotazione in libri o registri obbligatori (e dunque attraverso questi è possibile ricostruire il contenuto del documento). I Conservatori accreditati Il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (22 dicembre 2010) introduce, Supply chain accanto al Responsabile della conservazione, lafiguradei Conservatori accreditati: soggetti che ottengono dall AgID (ex DigitPA - CNIPA) il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza ed affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici (art. 44 bis). I soggetti pubblici e privati che vogliano avviare il processo di dematerializzazione possono: Gestire in proprio il sistema di conservazione sostitutiva, senza alcuna certificazione. Una scelta debole che espone il soggetto alla contestazione di scarsa garanzia del rispetto della normativa in materia. Gestirlo in proprio sottoponendolo al vaglio di un conservatore accreditato che attesti la sicurezza, ma con evidenti nuove voci di costo. Scegliere la gestione esterna integrale di tutto il processo, con automatica certificazione. 7

8 Costi della fattura Gestione fatture: 1,4 mld di fatture l anno; almeno 7 ogni fattura; costo totale: 10 miliardi l anno Fonte: CNIPA 2005 Costo medio di trattamento: fattura cartacea stimato tra i 9 e i 18 (att./pass.) con un incidenza del costo in capo al ricevente-cliente per circa 2/3 e per circa 1/3 in capo all emittente fornitore Fattura elettronica stimato tra i 4 e i 9 Risparmio del 50% circa Fonte: Studio Arthur D. Little e BVA 2007 CNR fatture passive, attive, collaboratori (rapporto ciclo passivo 12,5 a 1) Benefici Economici (Riduzione costi amministrativi e contabili) Organizzativi (accesso on-line da parte di diverse aree aziendali, integrazione con i principali sistemi informativi ERP, possibilità di esternalizzare la fatturazione e l elaborazione dei dati contabili) Logistici (eliminazione degli spazi destinati agli archivi ed eliminazione fisica dei documenti archiviati) Fisco (armonizzare la legislazione dei Paesi UE ai fini IVA in previsione dell IVA europea e controlli incrociati) Rapporti con i terzi (maggiore interazione tra fatturazione, pagamenti, incassi e finanziamenti con le banche) 8

9 I costi della fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Fattura tradizionale Costi fattura attiva: ~9 Redazione della fattura Invio della fattura Ricerca e archiviazione Gestione degli incassi Copie allegate Dispute e controversie Fattura elettronica Costi fattura attiva: ~4 Redazione della fattura Invio della fattura Ricerca e archiviazione Gestione degli incassi Copie allegate Dispute e controversie Costi fattura passiva: ~18 Ricevimento della fattura Controllo e smistamento Ricerca e archiviazione Gestione dei pagamenti Copie allegate Dispute e controversie Fonte: NetConsulting su dati BVA e Arthur D. Little Costi fattura passiva: ~9 Ricevimento della fattura Controllo e smistamento Ricerca e archiviazione Gestione dei pagamenti Copie allegate Dispute e controversie Documenti informatici rilevanti ai fini tributari Devono essere documenti statici non modificabili Devono essere emessi con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale Devono essere memorizzati su supporti di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, dove sia assicurato l ordine cronologico e la non soluzione di continuità per ogni periodo d imposta Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici In caso di verifiche, controlli e/o ispezioni, possono essere esibiti N.B. il processo di conservazione sostitutiva deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altri documenti fiscali 9

10 In concreto: la conservazione deliberazione CNIPA n. 11/2004 conserva i documenti, garantendone l integrità e l autenticità nel tempo deve consentire l accesso e l esibizione del singolo documento nel tempo, nel rispetto della privacy comporta continue verifiche del sistema informativo per mantenere le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici viene gestita dal Responsabile della conservazione In concreto: le attività preliminari progettazione e formazione degli archivi digitali (complessi strutturati di contenuti e relazioni, per la tenuta del sistema informativo, dei suoi contenuti e della sua struttura) assegnazione delle responsabilità e predisposizione degli strumenti archivistici (titolario di classificazione e massimario di scarto) individuazione dei metadati (profilo dei documenti che descrivono i documenti e gli aggregati logicamente superiori, nel tempo e nello spazio) valutazione dell opportunità di sostituire i documenti cartacei con documenti informatici e attuazione delle politiche di scarto individuazione del sistema informativo e adozione delle misure di sicurezza fisiche e logiche del sistema 10

11 Profilo del Responsabile della conservazione è una figura non (ancora) prevista dai contratti nazionali in vigore per le attività attribuite e le responsabilità assegnate, deve riunire in sé conoscenze archivistiche, informatiche, organizzative, giuridico-amministrative può delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura può affidare in tutto o in parte le attività del processo di conservazione a soggetti terzi (outsourcing) esistono già iniziative di formazione professionale e Master Outsourcing elettronico intero processo processo di conservazione sostitutiva affidabile, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati (sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla delibera CNIPA 11/2004) servizio di gestione in outsourcing dell intero processo di fatturazione tramite sistemi web-based per la trasmissione e l archiviazione in modalità ASP (semplice, sicura ed economica) trasferire all esterno un processo aziendale non strategico con una rilevante componente tecnologica, quale la gestione elettronica dell intero ciclo di fatturazione integrazione dei dati contenuti nelle fatture con il software gestionale e con i sistemi di incasso e di pagamento della banca visualizzazione in formato immagine di tutte le fatture passive pervenute sia in formato elettronico che cartaceo, importazione automatica sugli ERP aziendali in formato XML (protocollo SSL) 11

12 Contratto di outsourcing Un contratto di outsourcing dovrebbe contenere: compiti affidati all outsourcer e le sue responsabilità sola conservazione sostitutiva del documento e obbligo per il cliente di inoltrare i documenti contabili entro brevissimo tempo dalla loro emissione durata contrattuale ed eventuali proroghe, periodo di startup del progetto, eventuale servizio di formazione del personale condizioni di recesso e risoluzione (con descrizione di inadempimenti in materia di sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione, ecc.) definizione sistemi di report informativi e resoconti del processo di conservazione, tempi di gestione delle anomalie e di assistenza tecnica includere uno S.L.A. (Service Level Agreement), per le procedure informatiche utilizzate, tempi di lavorazione, rispetto di privacy e sicurezza Step per la realizzazione di un progetto di conservazione sostitutiva Analisi delle tipologie di documenti e dei processi Valutazione dei costi della conservazione cartacea e della conservazione sostitutiva Determinazione delle priorità di tipologia di documenti da conservare in maniera sostitutiva Definizione di un team di progetto in funzione della tipologia di documenti Valutazione delle soluzioni (on-site e ASP) e dei fornitori Definizioni di obiettivi, modalità e tempi di progetto Costituzione di un team di progetto (referenti interni + risorse del fornitore) Avvio del progetto 12

13 Organizzazione degli archivi e livelli di servizio Tecnologie e organizzazione dipendono dai servizi e dai loro livelli ottimali. Servizio: data una matricola, consegna di un fascicolo di un dipendente in originale Indicatore: tempo che trascorre tra la richiesta e la consegna del fascicolo Livello ottimale: entro 4 ore il livello di servizio ottimale è il valore minimo che non provoca impatti negativi sulle performance o sui costi dei processi di lavoro che usano il servizio Servizio Consegna fascicolo originale a funzionario Reinserimento fascicolo in archivio Visione urgente fascicolo Livello attuale 10 giorni 15 giorni 2 giorni Livello ottimale 4 ore 6 ore 2 ore Tecnologie, organizzazione e livelli di servizio Relazione tra organizzazione, tecnologie e livelli di servizio Archivio fisico non ordinato non informatizzato Archivio fisico ordinato informatizzato Archivio totalmente informatizzato 1) Aumentare i livelli di servizio del sistema archivio comporta un investimento ingente 2) Predisporre un sistema che eroghi livelli di Servizio in tempo reale anche quando non necessario è un inutile spreco di risorse Archivio su Cloud 13

14 Soluzione mista per gestire la transizione Dematerializzazione mirata Dematerializzazione progressiva Mantenimento dell archivio cartaceo ed ottimizzazione dei processi di gestione/accesso Integrazione: tra la gestione corrente (totalmente informatizzata) l'accesso all archivio di deposito (parzialmente informatizzato) REGISTRO INFORMATICO Scansione on demand ARCHIVIO FISICO CED Accesso fascicoli già informatizzati Rete DIPENDENTI/UTENTI Fascicoli restituiti Fascicoli richiesti Flusso informatico Flusso fisico 14

15 D.Lgs. 20/2/2004, n. 52 e D.M.E.F. 23/1/2004 La fattura è il principale strumento di rappresentazione documentale di un operazione commerciale nonché il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina IVA Obbligo di emettere fattura fa carico al soggetto d imposta Fatturazione elettronica (dematerializzazione dell intero ciclo di vita) Emissione, conservazione, esibizione delle fatture anche analogiche Fatturazione da parte di un terzo (outsourcing) La conservazione digitale è consentita, ad esempio, in relazione alla seguente documentazione rilevante ai fini tributari: fatture, lettere e telegrammi ricevuti e relative copie libro giornale e libro degli inventari registri prescritti ai fini dell IVA scritture ausiliarie di magazzino registro dei beni ammortizzabili Riflessioni complessità superiore al previsto a causa della prevalenza delle questioni giuridico-fiscali su quelle tecniche acquisizione ed integrazione dei dati standard della fattura con i software gestionali o ERP (OCR per quelle cartacee?) significativa azione di sensibilizzazione e di formazione tramite associazioni di categoria specificare i formati elettronici da utilizzare per la conservazione: aperti e standard (indipendenza, interoperabilità, durata) è opportuno individuare supporti digitali per la conservazione diversificati, affidabili per tecnologia e gestione nel lungo periodo creazione di affidabili servizi di gestione in ASP, dato l elevato numero di potenziali utilizzatori (PAC e PAL, PMI) costituzionedidepositidigitaliterritorialiavvalendosidistrutture pubbliche consortili 15

16 Conclusioni e obiettivi futuri Quelli illustrati sono presupposti tecnici, per l attuazione concreta necessitano: gestione dei documenti fiscali gestiti in modalità tradizionale nella PA, necessità di una ridefinizione dei processi nelle PA interventi formativi per fornire la spinta psicologica al distacco dalla carta cambiamento di mentalità nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativi impegno della Direzione a promuovere un cambiamento radicale Politica dei piccoli passi L innovazione presuppone il coraggio di osare, di percorrere nuove strade, di affrontare le critiche di chi teme le novità Alcuni dati 16

17 Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento Le attività della gestione documentale Acquisizione documenti e trasformazione in formato elettronico Condivisione documenti e gestione workflow Archiviazione sostitutiva documenti elettronici Eventuale Distribuzione gestione documenti a archivio soggetti esterni documenti cartacei Documento digitale = Elemento cardine nella gestione documentale Principali ambiti di gestione di documenti digitali Fatturazione elettronica Cedolino stipendi elettronico Posta Elettronica Certificata (PEC) Archiviazione e conservazione sostitutiva Codice dell Amministrazione Digitale 17

18 La normativa di riferimento per il documento digitale Normativa Cosa definisce Impatto su gestione documentale Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali. Rappresenta l ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica. Impatto elevato soprattutto nell Industria e nel Commercio DPR n. 68 del 11/02/2005 Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Fonte: NetConsulting, 2006 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Istituisce il Codice dell Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese Dal 1 gennaio 2006, rappresenta, per l intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale. Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting,

19 Esigenze di gestione documentale Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Riduzione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Fonte: NetConsulting, 2006 Propensione all adozione del documento digitale priorità per settore Fonte: NetConsulting, 2006 Alta Medio-Alta 19

20 Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei Potenziali aree di riduzione flussi cartacei Fonte: NetConsulting, 2006 Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Fonte: NetConsulting,

21 Obiettivi progetti Fonte: NetConsulting, 2006 I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Acquisizione documenti Stampa/ Produzione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all anno Distribuzione documenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento Archiviazione documenti 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research,

22 I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Costi gestione documentale tradizionale Tutte le tipologie di documenti: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 5% Personale Archiviazione Ricerca documenti 70 Mld di Euro Carta Stampa Copia Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006 Documenti contabili-amministrativi: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 3% 42 Mld di Euro I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Costo fattura tradizionale Fattura attiva 9 euro Costi: redazione della fattura invio della fattura archivio gestione degli incassi copie allegate dispute e controversie Fattura passiva 13 euro Risparmio 50-60% Costi: ricevimento della fattura controllo e smistamento archivio gestione dei pagamenti copie allegate dispute e controversie Costo fattura elettronica Fattura attiva 4 euro Fattura passiva 9 euro costi per l acquisto di carta, buste e francobolli Costidiarchiviazione tempo destinato all archiviazione ed alle successive ricerche ritardi e disguidi dall inoltro cartaceo delle fatture costi di distruzione delle fatture Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001) 22

23 I risparmi ottenibili: cedolino elettronico Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico Imbustamento Spedizione Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006 Risparmio: 90% Invio via I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC) Raccomandata A/R PEC Affrancatura + Carta + Busta + Archiviazione 3,29 0,35 Risparmio: 90% Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie,

24 Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali Valori in % su totali rispondenti Fonte: NetConsulting, 2006 Indicatori di efficienza dei progetti: rilevanza e variazione media per processo/area aziendale Alta Medio-Alta Media Medio-bassa Bassa Fonte: NetConsulting,

25 I risparmi potenziali dall utilizzo del documento digitale nella PA Codice Amministrazione Digitale Trasmissione telematica certificati Posta Elettronica Certificata Cedolino elettronico Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 360 Mln di Risparmio: 882 Mln di Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNIPA Risparmi complessivi dall uso di documenti digitali PA Trasmissione telematica certificati PA + aziende PEC Aziende Fatturazione Elettronica e Conservaz. Sost. PA Cedolino elettronico 35 milioni di certificati cartacei 245 milioni di raccomandate A/R 1,4 miliardi di fatture cartaceee e doc. contabili 3,5 milioni di cedolini cartacei al mese Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 720 Mln di Risparmio: 14 Mld di Risparmio: 882 Mln di Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little

26 Considerazioni conclusive Crescente importanza documento digitale: Evoluzione normativa Riconoscimento benefici (risparmi e ottimizzazione processi) Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistema- Paese: miliardi di Euro Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro Considerazioni conclusive Elevata propensione di enti ed aziende a sostituire documenti cartacei con digitali Processi core (gestione pratiche), Amministrazione/Finanza, Acquisti/Ciclo Passivo e Personale come principali aree di interesse per i progetti conclusi ed in corso Necessità di evidenziare indicatori di efficacia specifici per i progetti di adozione del documento digitale per superare vincoli organizzativi e culturali 26

27 La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale Circa aziende Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti) Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti Penetrazione per settore Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006 Il mercato della gestione documentale Valori in mln di Euro 789,6 818,3 3.6% 6.8% 3.9% 7.6% 850,6 3.8% 4.3% 3.0% 1.2% 2.9% 0.8% Fonte: NetConsulting,

28 Da gestione documentale a Enterprise Content Management Oggi Domani Documenti cartacei Documenti in diversi formati Doc. cartacei Pagine Web Record di DB Fax Documenti elettronici Documenti elettronici Archiviazione Processi? Ottimizzazione processi Sicurezza Gestione workflow Archiviazione Integrazione con sistemi aziendali Fonte: NetConsulting, 2006 Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA Imprese Stimoli PA Vincoli Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Fonte: NetConsulting,

29 La normativa di riferimento per il documento digitale Normativa Cosa definisce Impatto su gestione documentale Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali. Istituisce la fatturazione elettronica. Rappresenta l ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti Impatto elevato soprattutto nell Industria e nel Commercio DPR n. 68 del 11/02/2005 Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Istituisce il Codice dell Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese Dal 1 gennaio 2006, rappresenta, per l intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale. 29

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