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1 La transizione al digitale per gli enti pubblici locali opportunità e criticità operative sala Zodiaco Sede della Provincia di Bologna Mercoledì, 26 novembre 2014 slide 1 di 23

2 Gli argomenti Saluti e introduzione Il Codice dell Amministrazione Digitale profili giuridici e ricadute pratiche sulle attività degli Enti Locali La fatturazione elettronica estesa agli Enti Locali, profili fiscali e aspetti amministrativi Il documento informatico e la conservazione sostitutiva per gli Enti Locali Gli strumenti di supporto agli Enti Locali offerti dalla Regione Emilia Romagna, aspetti operativi e strumenti pratici I flussi documentali nel sistema di accreditamento regionale Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 2 di 23

3 La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente nuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 3 di 23

4 I sistemi di gestione documentale I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di: Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei dati Documento informatico Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative Flussi documentali e protocollo Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita Dematerializzazione Supportare l archiviazione dei documenti informatici e delle copie Conservazione Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 4 di 23

5 documento informatico Il CAD definisce il documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Tale definizione è il frutto delle evoluzioni che hanno riguardato questo ambito e sottolinea al tempo stesso l importanza del documento informatico quale elemento indispensabile per la dematerializzazione dell azione amministrativa Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 5 di 23

6 flussi documentali La gestione dei flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall amministrazione per l esecuzione dei procedimenti di pertinenza Consente la corretta registrazione di protocollo, l assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici L AGID definisce inoltre attraverso le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione del protocollo Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 6 di 23

7 dematerializzazione Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata, all interno delle strutture amministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pieno valore giuridico. Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 7 di 23

8 timbro digitale L apposizione del contrassegno a stampa (timbro digitale) è utile per la verifica della corrispondenza del documento analogico riprodotto in remoto rispetto all originale informatico Attraverso la circolare n. 62 del 30 aprile 2013 l Agenzia ha emanato le linee guida per la generazione, apposizione e verifica del contrassegno elettronico che può sostituire a tutti gli effetti di legge la firma autografa in un ottica di progressiva dematerializzazione dell intero sistema di gestione documentale Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 8 di 23

9 conservazione Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44) Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specifici allegati che ampliano il quadro di riferimento dell attività di conservazione: Glossario/definizioni Formati Standard e specifiche tecniche Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione Metadati Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 9 di 23

10 conservazione Due elementi fondamentali del sistema di conservazione il responsabile e il manuale: Il responsabile della conservazione: soggetto, interno all'ente, che per legge ha l'obbligo di conservazione di un determinato documento: definisce e attua le politiche del sistema di conservazione governa la gestione del sistema con piena responsabilità e autonomia può, sotto la propria responsabilità, delegare lo svolgimento del processo di conservazione - o parte di esso - a uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 10 di 23

11 conservazione Il manuale della conservazione è un «documento informatico» che deve illustrare dettagliatamente: i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti le tipologie dei documenti conservati il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione le procedure per la produzione di duplicati o copie le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 11 di 23

12 Il processo di conservazione sostitutiva 0. acquisizione documento, immagine o nativo digitale? 1. firma digitale e marca temporale, conservazione sostitutiva di documento informatico o analogico? 2. indicizzazione 3. produzione del lotto di conservazione 4. chiusura del lotto di conservazione firma e marcatura da parte del Resp. della Conservazione 5. distruzione del cartaceo 6. comunicazione all AdE dell impronta e della marca temporale, tempistica? 4 mese successivo presentazione dichiarazioni dei redditi Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 12 di 23

13 Vantaggi della conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva genera efficienza interna L efficienza interna si traduce in riduzione: dei tempi di manodopera la gestione elettronica dei documenti porta con sé il vantaggio in termini di riduzione dei tempi di ricerca dell informazione degli spazi fisici dedicati agli archivi, meglio far spazio alla carta o alle competenze? dei costi dei materiali di stampa Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 13 di 23

14 L analisi di Osservatorio ICT & Professionisti Fonte: Osservatorio ICT & Professionisti School of Mangement del Politecnico di Milano il Quaderno del Fare Dati di sintesi: Le PA acquirenti sono? 11 mila Le dimensioni medie dei fornitori sono? 80% micro e piccole imprese Quante fatture riceve la PA in un anno? Tra i 55 e 65 milioni Risparmio a regime? Un miliardo di euro l anno Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 14 di 23

15 Risparmi sui progetti di Fatturazione Elettronica Fonte: Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano Solo scambio di fattura risparmio nel costo di gestione del processo di fatturazione pari a circa 4 a documento, lato emittente Ricezione di fatture in formato elettronico strutturato risparmio fino a 8 a documento Progetti di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi nell ambito del Ciclo dell Ordine risparmio, nella singola impresa, i risparmiati a ciclo Il risparmio più importante si ottiene con la completa gestione elettronica dell intero ciclo dell ordine, dalla composizione dell ordine all archiviazione della documentazione relativa al pagamento/incasso generato dall ordine stesso Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 15 di 23

16 I principi del Ciclo Ordine-Pagamento Integrazione: il ciclo deve essere gestito come un unico processo integrato, sia all interno delle organizzazioni sia nelle relazioni di interfaccia tra cliente e fornitore, attenzione ai parametri di prestazione complessivi e ai workflow che legano tra loro le diverse attività nelle fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento Dematerializzazione: i principali documenti del Ciclo dell Ordine (ordine, conferma d ordine, avviso di spedizione, do-cumento di trasporto, Fattura, avviso di pagamento ecc.) possono essere prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico Significativo miglioramento delle prestazioni di processo, si risparmia fino a circa l 80% dei costi complessivi del processo Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 16 di 23

17 I dati sulla fatturazione elettronica Audizione Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti Esperti Contabili al Senato della Repubblica, commissione Anagrafe Tributaria I numeri: gli scarti a regime sono il 20% medio, in discesa dopo un dato di picco iniziale del 40% circa gran parte degli scarti sono dovuti a problemi tecnici Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 17 di 23

18 Le proposte di ODCEC sulla fattura elettronica Proposte: lavorare con SOGEI per la scrittura delle regole tecniche L Agenzia delle Entrate fornisca gratuitamente in ambiente PA la possibilità di caricare i documenti in conservazione sostitutiva: risparmio di costi maggiore efficienza ed efficacia dei controlli dell Amministrazione eliminazione della duplicazione degli archivi aggiungere livelli di dettaglio alla FE per facilitare la spending review Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 18 di 23

19 La rete ad alta tecnologia della Regione E-R La Regione Emilia-Romagna ha iniziato a progettare e sviluppare un sistema regionale per la ricerca industriale e per il trasferimento tecnologico nel 2002 (con la Legge regionale 7/2002) L obiettivo era il coinvolgimento di Università e Istituti di ricerca, al fine di rafforzare la collaborazione tra mondo della ricerca e sistema produttivo, tramite il trasferimento tecnologico dei risultati ottenuti La Rete nasce per promuovere la trasformazione dei sistemi produttivi, dei distretti e delle filiere, verso un più elevato dinamismo tecnologico e un maggior impegno nella ricerca e sviluppo Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 19 di 23

20 L'accreditamento delle strutture di ricerca industriale e trasferimento tecnologico L'accreditamento delle strutture di ricerca industriale e trasferimento tecnologico è lo strumento di qualificazione attraverso il quale la Regione intende caratterizzare l appartenenza alla Rete Alta Tecnologia dell Emilia-Romagna Valorizzando l attitudine a rispondere in maniera professionale alle esigenze della committenza esterna, formata dalle imprese regionali e dagli altri soggetti, pubblici e privati, che necessitano di supporti esterni per la ricerca e l innovazione Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 20 di 23

21 I requisiti per l accreditamento In sintesi le strutture accreditate sono suddivise in: Centri per l innovazione Laboratori di ricerca Questi soggetti per accreditarsi devono dimostrare la conformità del loro sistema di gestione ai requisiti definiti nel Disciplinare per l Accreditamento La seguente check-list in 10 punti rappresenta la traduzione pratica dei requisiti Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 21 di 23

22 L Agenda CISA sta implementando un sistema di efficienza dei propri processi, secondo alcune fasi già pianificate, l agenda: Obiettivo 2014 digitalizzazione dell archivio e del protocollo, mediante scansione ottica dei documenti conservazione sostitutiva delle scritture contabili Obiettivo 2015 fatturazione elettronica ciclo attivo fatturazione elettronica ciclo passivo conservazione sostitutiva registri IVA e libri contabili conservazione sostitutiva libri associativi Obiettivo 2017 conservazione sostitutiva del documenti di protocollo digitalizzazione completa e conservazione sostitutiva dei documenti di progetto (tutto il ciclo dell ordine) Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 22 di 23

23 Un traguardo ambizioso A partire dal 2017 diventare la prima struttura zero carta della Regione Emilia Romagna! Grazie a tutti per l attenzione Intervento di D. Antonelli del 26 novembre 2014 slide 23 di 23

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